公司物資采購(gòu)財(cái)務(wù)管理制度

1、工程物資采購(gòu)財(cái)務(wù)管理制度目錄第一章總則第二章采購(gòu)原則第三章物資采購(gòu)價(jià)格管理第四章合同簽訂與內(nèi)部審核第五章采購(gòu)物資入庫(kù)及出庫(kù)管理第六章資金付款及報(bào)賬管理第七章有關(guān)責(zé)任第八章附則一、總則為了進(jìn)一步規(guī)范物資采購(gòu)行為，加強(qiáng)物資采購(gòu)監(jiān)督管理，根據(jù)國(guó)家要求，為提高公司經(jīng)濟(jì)效益，特制訂本制度。本制度是對(duì)公司購(gòu)買(mǎi)材料、工具、配件、五金電器、勞保用品、辦公用品等物資的財(cái)務(wù)行為的基本規(guī)范。二 、采購(gòu)原則物資采購(gòu)按照采購(gòu)金額的大小，實(shí)行分級(jí)分權(quán)管理。除項(xiàng)目施工有特殊要求或僅有唯一供貨單位外，其余每一物資采購(gòu)均應(yīng)選擇三家以上的供貨單位實(shí)行比質(zhì)比價(jià)，同等產(chǎn)品比質(zhì)量，同等質(zhì)量比價(jià)格，同等價(jià)格比信譽(yù)，嚴(yán)格價(jià)格和質(zhì)量監(jiān)督。供

2、貨單位選擇和采購(gòu)價(jià)格的確定，應(yīng)做到公開(kāi)、公平、公正，不搞個(gè)人特權(quán)和人情交易。三 、物資采購(gòu)價(jià)格管理公司對(duì)大宗原輔材料、定點(diǎn)采購(gòu)材料應(yīng)逐步實(shí)行招標(biāo)采購(gòu)管理。選點(diǎn)定點(diǎn)原則及具體做法按公司財(cái)務(wù)管理制度文件執(zhí)行。公司對(duì)非定點(diǎn)采購(gòu)材料、零星采購(gòu)材料，年累計(jì)采購(gòu)金額較大的，也應(yīng)盡量實(shí)行招標(biāo)采購(gòu)。公司成立專(zhuān)門(mén)的招標(biāo)評(píng)審工作機(jī)構(gòu)，由采購(gòu)、質(zhì)量、技術(shù)、財(cái)務(wù)部門(mén)及相應(yīng)的副總經(jīng)理共同負(fù)責(zé)招標(biāo)工作。各部門(mén)在招標(biāo)管理中的職責(zé)如下：采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)提供招標(biāo)單位資料，擬定招標(biāo)方案。工程、設(shè)計(jì)部門(mén)依據(jù)采購(gòu)部門(mén)提供的招標(biāo)單位資料，從技術(shù)、質(zhì)量角度對(duì)招標(biāo)單位的物資（產(chǎn)品）能否符合要求進(jìn)行論證，并做出鑒定意見(jiàn)。財(cái)務(wù)部門(mén)著重進(jìn)行價(jià)格論證

3、，在滿(mǎn)足技術(shù)、質(zhì)量要求的前提下，選擇最低價(jià)位的供應(yīng)商。經(jīng)相應(yīng)部門(mén)論證后，招標(biāo)金額在 10 萬(wàn)元以下的物資采購(gòu)，由招標(biāo)評(píng)審機(jī)構(gòu)集體討論確定中標(biāo)單位，招標(biāo)金額在 10 萬(wàn)元以上的，由招標(biāo)評(píng)審機(jī)構(gòu)提議交總經(jīng)理辦公會(huì)議批準(zhǔn)實(shí)施。各責(zé)任部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)中標(biāo)單位管理，如發(fā)現(xiàn)中標(biāo)單位擅自更改技術(shù)、質(zhì)量要求和價(jià)格，必須及時(shí)向分管副總報(bào)告，后果嚴(yán)重的，應(yīng)取消定點(diǎn)資格。為確保采購(gòu)物資優(yōu)質(zhì)優(yōu)價(jià)，公司對(duì)已經(jīng)定點(diǎn)采購(gòu)的單位，也必須每年進(jìn)行審定，不搞終身制。需要對(duì)招標(biāo)采購(gòu)單位和招標(biāo)采購(gòu)物資作調(diào)整的，由采購(gòu)部門(mén)及相關(guān)部門(mén)提出調(diào)整意見(jiàn)，按同樣的決策程序和管理權(quán)限執(zhí)行。對(duì)不具備招標(biāo)條件的物資采購(gòu)、非定點(diǎn)的物資采購(gòu)、零星采購(gòu)物資按采

4、購(gòu)金額的大小，重點(diǎn)進(jìn)行價(jià)格控制與管理：同一型號(hào)規(guī)格一次采購(gòu)金額在 1 萬(wàn)元以下或年累計(jì)采購(gòu)金額在 10 萬(wàn)元以下的物資 ,由采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后采購(gòu)。同一型號(hào)規(guī)格年累計(jì)采購(gòu)金額在10-20 萬(wàn)元的物資，由采購(gòu)部門(mén)提出三個(gè)以上供貨單位， 進(jìn)行比質(zhì)比價(jià)， 并做出傾向性意見(jiàn)， 經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)價(jià)格會(huì)審后，確定采購(gòu)價(jià)格。當(dāng)意見(jiàn)不一致時(shí)，由分管財(cái)務(wù)副總經(jīng)理最終決定。同一型號(hào)規(guī)格年累計(jì)采購(gòu)金額在 20 萬(wàn)元以上的物資，由采購(gòu)部門(mén)提出三個(gè)以上供貨單位， 進(jìn)行比質(zhì)比價(jià)， 并做出傾向性意見(jiàn)， 經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)價(jià)格會(huì)審后，報(bào)財(cái)務(wù)副總經(jīng)理批準(zhǔn)后采購(gòu)。同一型號(hào)規(guī)格年累計(jì)采購(gòu)金額超過(guò)100 萬(wàn)元的物資，按上述程序?qū)徍撕?，由?cái)務(wù)副總

5、經(jīng)理提交總經(jīng)理辦公會(huì)議決定，批準(zhǔn)實(shí)施。為了保證物資采購(gòu)工作及時(shí)、正常進(jìn)行，凡價(jià)格方案應(yīng)由總經(jīng)理辦公會(huì)議確定的，則應(yīng)在一周內(nèi)給予答復(fù)；其余的則應(yīng)在三天內(nèi)給予答復(fù)；財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)與各采購(gòu)部門(mén)認(rèn)真配合，確保及時(shí)采購(gòu)。四、合同簽訂與內(nèi)部審核凡已進(jìn)行招標(biāo)采購(gòu)的物資必須簽訂合同；非招標(biāo)采購(gòu)物資、非定點(diǎn)采購(gòu)物資、零星采購(gòu)物資在同一供貨單位年內(nèi)采購(gòu)金額滿(mǎn)20 萬(wàn)元以上的，也應(yīng)簽訂合同。如事先不能確定的，應(yīng)及時(shí)與財(cái)務(wù)部門(mén)溝通，并在事后補(bǔ)辦相應(yīng)手續(xù)。合同由采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)外簽訂，但在簽訂之前，必須執(zhí)行公司內(nèi)部的合同簽訂審批規(guī)定。即由采購(gòu)部門(mén)填制內(nèi)部合同審批單，內(nèi)容包括供貨單位名稱(chēng)、采購(gòu)物資名稱(chēng)、型號(hào)、規(guī)格、單價(jià)、總金額

6、等，采購(gòu)部門(mén)按照管理權(quán)限逐級(jí)送審、簽字，經(jīng)批準(zhǔn)后方能對(duì)外簽訂合同。合同正本其中一份應(yīng)由財(cái)務(wù)部門(mén)保留。五、采購(gòu)物資入庫(kù)及出庫(kù)管理物資到場(chǎng)后必須由采購(gòu)部門(mén)組織相關(guān)使用部門(mén)進(jìn)行聯(lián)合驗(yàn)收，合格后方可入庫(kù)。對(duì)不合格物資，采購(gòu)部門(mén)必須與供貨商進(jìn)行協(xié)商，采取退貨、換貨或索賠措施。對(duì)收存入庫(kù)物資進(jìn)行核算、清點(diǎn)后，由倉(cāng)庫(kù)管理員出具入庫(kù)或收料單。入庫(kù)單或收料單一式三聯(lián)，倉(cāng)庫(kù)留存一聯(lián)作為登記倉(cāng)庫(kù)帳用、交采購(gòu)人員或送貨人員一聯(lián)作為采購(gòu)或供貨部門(mén)請(qǐng)款報(bào)銷(xiāo)憑證、交財(cái)務(wù)一聯(lián)作為付款記帳用。循環(huán)使用物資入庫(kù)填寫(xiě)入庫(kù)單，消耗性使用物資入庫(kù)填寫(xiě)收料單。循環(huán)使用物資出庫(kù)填寫(xiě)出庫(kù)單，消耗性使用物資入庫(kù)填寫(xiě)領(lǐng)料單。物料出庫(kù)必須要有出庫(kù)

7、單或領(lǐng)料單，出庫(kù)單或領(lǐng)料單由領(lǐng)用人填寫(xiě)，經(jīng)部門(mén)經(jīng)理復(fù)核，倉(cāng)庫(kù)核量，財(cái)務(wù)審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)，所有字簽完以后交由倉(cāng)庫(kù)發(fā)貨。出庫(kù)單或領(lǐng)料單一式三聯(lián)，領(lǐng)用部門(mén)自己留存一聯(lián)作為部門(mén)留底，供領(lǐng)雙方在確認(rèn)出庫(kù)物料的品種、規(guī)格、數(shù)量和質(zhì)量后把余下二聯(lián)交倉(cāng)庫(kù)，一聯(lián)作為倉(cāng)庫(kù)出庫(kù)記賬用，另一聯(lián)由倉(cāng)庫(kù)交財(cái)務(wù)作為倉(cāng)庫(kù)出料發(fā)貨憑證用。領(lǐng)料人于物料出庫(kù)時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，未及時(shí)當(dāng)場(chǎng)處理的，則該物料視為合格。以舊換新的物資一律交舊領(lǐng)新；對(duì)于各部門(mén)領(lǐng)用的各種工具、辦公用具、設(shè)備，倉(cāng)庫(kù)均要做“各部門(mén)在用工具、辦公用具、設(shè)備臺(tái)賬”，記錄各使用部門(mén)在用情況，并于每年年底盤(pán)點(diǎn)一次相互核對(duì)。銷(xiāo)耗性物資損失或循環(huán)使用物資報(bào)廢時(shí)，倉(cāng)庫(kù)須填寫(xiě)“銷(xiāo)耗性物

8、資損失報(bào)告單”或“循環(huán)使用物資損失報(bào)告單”，經(jīng)有關(guān)技術(shù)人員進(jìn)行查驗(yàn)并在“銷(xiāo)耗性物資損失報(bào)告單”或“循環(huán)使用物資損失報(bào)告單”上簽字認(rèn)可后，入庫(kù)并做好記錄和標(biāo)識(shí)?！颁N(xiāo)耗性物資損失報(bào)告單”或“循環(huán)使用物資損失報(bào)告單”一式兩份，倉(cāng)庫(kù)留存一份作倉(cāng)庫(kù)報(bào)損銷(xiāo)帳用，報(bào)財(cái)務(wù)一份作為財(cái)務(wù)報(bào)損銷(xiāo)帳用。對(duì)消耗性物資有消耗定額的，倉(cāng)庫(kù)保管員應(yīng)協(xié)調(diào)相關(guān)部門(mén)控制發(fā)放，物資管理部門(mén)（如財(cái)務(wù)部）應(yīng)嚴(yán)格控制簽字。六 、資金付款及報(bào)帳管理根據(jù)采購(gòu)資金用款的特殊性，采購(gòu)部門(mén)可在規(guī)定的資金使用計(jì)劃內(nèi)，先向財(cái)務(wù)部門(mén)申請(qǐng)用款。待該項(xiàng)物資發(fā)票報(bào)帳時(shí)，再進(jìn)行審核。財(cái)務(wù)部門(mén)在報(bào)帳時(shí)，應(yīng)當(dāng)對(duì)原始單據(jù)進(jìn)行審核，經(jīng)審核無(wú)誤后方能報(bào)帳。具體審核內(nèi)容如下

9、：有無(wú)書(shū)面合同。合同是否有授權(quán)簽訂的批準(zhǔn)手續(xù)。報(bào)帳發(fā)票的單位、物資名稱(chēng)，數(shù)量，單價(jià)等是否與合同規(guī)定相符。無(wú)合同的付款事項(xiàng)是否符合公司相應(yīng)的規(guī)定。對(duì)審核不符合規(guī)定的付款，財(cái)務(wù)部門(mén)可以拒絕報(bào)帳。財(cái)務(wù)人員在報(bào)帳中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的，應(yīng)及時(shí)報(bào)告或協(xié)調(diào)處理，以便嚴(yán)格制度，落實(shí)責(zé)任。財(cái)務(wù)和物資采購(gòu)部門(mén)應(yīng)同時(shí)對(duì)報(bào)帳物資進(jìn)行基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理，將每一采購(gòu)物資的型號(hào)規(guī)格、供應(yīng)商、采購(gòu)單價(jià)等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)列入微機(jī)管理，為比價(jià)采購(gòu)積累資料。審計(jì)部門(mén)應(yīng)負(fù)責(zé)對(duì)重要采購(gòu)事項(xiàng)進(jìn)行監(jiān)督審計(jì)， 審計(jì)報(bào)告直接對(duì)董事長(zhǎng) （總經(jīng)理）負(fù)責(zé)。七、有關(guān)責(zé)任公司經(jīng)營(yíng)者及其高級(jí)管理人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)真執(zhí)行本規(guī)定，支持公司采購(gòu)部門(mén)、價(jià)格監(jiān)督部門(mén)履行職責(zé)。公司責(zé)任部門(mén)、責(zé)任人員、及責(zé)任部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)按照本制度要求，結(jié)合公司實(shí)際情況，在執(zhí)行中不斷完善物資比價(jià)采購(gòu)管理。凡違反本制度，損害公司利益，造成公司資產(chǎn)流失的部門(mén)和人員應(yīng)當(dāng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任： 給公司造成直接經(jīng)濟(jì)損失的