NVQ企業(yè)行政管理培訓(xùn)講義

1、第一管理資源網(wǎng)（），海量管理資料免費(fèi)下載！2022-2-13NVQNVQ企業(yè)行政管理企業(yè)行政管理（二級(jí)）（二級(jí)）課程講義課程講義孔昭林孔昭林第一管理資源網(wǎng)（），海量管理資料免費(fèi)下載！2022-2-13 第五單元：工作交流、個(gè)人效率和團(tuán)隊(duì)第五單元：工作交流、個(gè)人效率和團(tuán)隊(duì)精神精神 標(biāo)準(zhǔn)與大綱：標(biāo)準(zhǔn)與大綱： 計(jì)劃課時(shí)：計(jì)劃課時(shí)：1414 根據(jù)交流目標(biāo)選擇不同的交流方式； 會(huì)議以及遠(yuǎn)程會(huì)議的基本要求； 工作日志管理以及安排事務(wù)性約會(huì)； 撰寫(xiě)簡(jiǎn)單的書(shū)面交流信函； 設(shè)計(jì)和填寫(xiě)簡(jiǎn)單的表格； 運(yùn)用流程圖行動(dòng)圖等輔助手段幫助溝通； 按照指定日期完成工作準(zhǔn)確無(wú)誤的達(dá)到預(yù)定要求的重要性。第一管理資源網(wǎng)（），海量管

2、理資料免費(fèi)下載！2022-2-13 第五單元第五單元 : 工作交流、個(gè)人效率和團(tuán)隊(duì)工作交流、個(gè)人效率和團(tuán)隊(duì)精神精神 中心思想： 辦公室是個(gè)工作團(tuán)體，每位成員要具有團(tuán)隊(duì)工作精神； 掌握必要的工作交流方法和技能； 提高工作效率，以實(shí)現(xiàn)個(gè)人和團(tuán)隊(duì)目標(biāo)。第一管理資源網(wǎng)（），海量管理資料免費(fèi)下載！2022-2-13 主要內(nèi)容：主要內(nèi)容： 一、一、選擇正確的交流方法（教材選擇正確的交流方法（教材5.1） 二、各種會(huì)議的組織（教材二、各種會(huì)議的組織（教材5.2） 三、使用日志管理工作時(shí)間（教材三、使用日志管理工作時(shí)間（教材5.3） 四、用書(shū)面形式進(jìn)行交流（教材四、用書(shū)面形式進(jìn)行交流（教材5.4、5.5） 五

3、、辦公室中進(jìn)行溝通的輔助工具（教材五、辦公室中進(jìn)行溝通的輔助工具（教材5.6） 六、努力實(shí)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)目標(biāo)（教材六、努力實(shí)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)目標(biāo)（教材5.7、5.8） 七、遵守單位規(guī)定及評(píng)估業(yè)績(jī)（教材七、遵守單位規(guī)定及評(píng)估業(yè)績(jī)（教材5.9） 第一管理資源網(wǎng)（），海量管理資料免費(fèi)下載！2022-2-13交流效率和團(tuán)隊(duì)精神交流效率和團(tuán)隊(duì)精神交交流流方方法法會(huì)會(huì)議議組組織織日日志志管管理理書(shū)書(shū)面面交交流流溝溝通通工工具具團(tuán)團(tuán)隊(duì)隊(duì)目目標(biāo)標(biāo)規(guī)規(guī)定定評(píng)評(píng)估估第一管理資源網(wǎng)（），海量管理資料免費(fèi)下載！2022-2-13 一、一、選擇正確的交流方法（教材選擇正確的交流方法（教材5.1）交交流流方方法法發(fā)送信息的方法及取決因素

4、.利用電子郵件及其他電信工具 利用會(huì)議開(kāi)展交流 利用郵政服務(wù)開(kāi)展交流 第一管理資源網(wǎng)（），海量管理資料免費(fèi)下載！2022-2-13 一、一、選擇正確的交流方法（教材選擇正確的交流方法（教材5.1） 1 1、發(fā)送信息的方法及取決因素 大多數(shù)人發(fā)送信息的方法有大多數(shù)人發(fā)送信息的方法有： （1）傳統(tǒng)的郵寄系統(tǒng) （2）使用電信系統(tǒng)第一管理資源網(wǎng)（），海量管理資料免費(fèi)下載！2022-2-13 通常采用何種信息發(fā)送方法取決于如下通常采用何種信息發(fā)送方法取決于如下因素：因素： （1）信息的緊急程度。如果是緊急信息，則應(yīng)考慮使用電子郵件、傳真或電話。 （2）文件的大小及表現(xiàn)形式，如果一份文件由許多頁(yè)組成，則應(yīng)

5、考慮使用傳統(tǒng)的郵寄方法或使用快遞服務(wù)。 （3）收件人是否需要原件或書(shū)面文本。如果需要，則應(yīng)使用傳統(tǒng)的郵寄方法。第一管理資源網(wǎng)（），海量管理資料免費(fèi)下載！2022-2-13 （4）信息的保密程度或是否內(nèi)附各種票據(jù)。如果收件人的設(shè)備有附加的安全功能，信息可以用電子郵件或傳真發(fā)送，如果沒(méi)有，郵寄服務(wù)或快遞服務(wù)比較合適，如果內(nèi)附發(fā)票、支票等票據(jù)，最好使用掛號(hào)郵寄或快遞服務(wù)。 （5）信息的內(nèi)容是否需要商討，如果是，則電話是最適合的。 （6）有多少人接收信息。如果是要發(fā)送給很多人，可以用傳真或電子郵件。 （7）費(fèi)用比較，在兩種方法都可以發(fā)送信息時(shí)，則選擇費(fèi)用較低的發(fā)送方式。第一管理資源網(wǎng)（），海量管理資料

6、免費(fèi)下載！2022-2-13 2、利用電子郵件及其他電信工具 利用電子郵件進(jìn)行交流的優(yōu)缺點(diǎn)： 電子郵件是在計(jì)算機(jī)終端上編寫(xiě)信息，并通過(guò)電信系統(tǒng)發(fā)送給其它計(jì)算機(jī)終端。信息可以錄入或掃描錄入，并通過(guò)郵箱系統(tǒng)發(fā)送，郵件被閱讀前一直儲(chǔ)存在收件人的郵箱內(nèi)，用戶可以存儲(chǔ)、刪除、打印信息，同時(shí)可以回信、轉(zhuǎn)發(fā)和檢查發(fā)送的信息是否已被收件人收到。 第一管理資源網(wǎng)（），海量管理資料免費(fèi)下載！2022-2-13 電子郵件的優(yōu)點(diǎn)在于：電子郵件的優(yōu)點(diǎn)在于： （1）信息發(fā)送的速度快 （2）費(fèi)用低廉，內(nèi)部局域網(wǎng)使用電子郵件是免費(fèi)的，外部網(wǎng)絡(luò)發(fā)送信息的費(fèi)用不高于本地電話費(fèi)用，同時(shí)減少紙的使用量和發(fā)送紙面信息的郵費(fèi)，節(jié)約企業(yè)運(yùn)

7、營(yíng)成本。 （3）信息能同時(shí)轉(zhuǎn)發(fā)給其他終端，使多個(gè)接收人同時(shí)接受到信息，方便快捷。 （4）使用密碼等功能能保證信息安全。 （5）能發(fā)送多種類(lèi)型的信息，例如文字信息、掃描錄入的圖表及照片等。 （6）正在旅行的工作人員可通過(guò)筆記本電腦隨時(shí)接收和發(fā)送信息，達(dá)到過(guò)程辦公的目的。第一管理資源網(wǎng)（），海量管理資料免費(fèi)下載！2022-2-13 電子郵件的缺點(diǎn)有：電子郵件的缺點(diǎn)有： （1）收件人必須有兼容的設(shè)備 （2）因發(fā)送容易而產(chǎn)生很多垃圾郵件，浪費(fèi)收件人的時(shí)間。 （3）人們需經(jīng)過(guò)一定的學(xué)習(xí)或培訓(xùn)，才能成功熟練地使用電子郵件。第一管理資源網(wǎng)（），海量管理資料免費(fèi)下載！2022-2-13 使用電信工具進(jìn)行書(shū)面交

8、流使用電信工具進(jìn)行書(shū)面交流 除了電子郵件外，傳真、電傳等電信系統(tǒng)也可以進(jìn)行書(shū)面信息的交流，電傳機(jī)曾是信息交流的重要手段，但隨著信息技術(shù)的發(fā)展，很多新的設(shè)備已基本代替了電傳機(jī)的使用，現(xiàn)代企業(yè)很少再使用電傳機(jī)來(lái)交流信息。傳真機(jī)是現(xiàn)代企業(yè)常用的信息交流工具， 第一管理資源網(wǎng)（），海量管理資料免費(fèi)下載！2022-2-13 其優(yōu)點(diǎn)在于： （1）快速，信息能立即收到。 （2）作為一種書(shū)面文件，能作為事實(shí)和數(shù)字的證明，同時(shí)能進(jìn)行歸檔以備查詢， （3）相對(duì)于郵寄而言，費(fèi)用較低。 （4）功能較全的傳真機(jī)也可通過(guò)計(jì)算機(jī)發(fā)送信息。 使用傳真發(fā)送信息時(shí)其缺點(diǎn)在于： （1）傳真信息只能發(fā)送給有傳真機(jī)的單位。 （2）不易

9、保證信息的保密和安全。 （3）想互相商討信息比較因難。 通常在發(fā)送完信息后，還需打電話進(jìn)行跟蹤確認(rèn) 第一管理資源網(wǎng)（），海量管理資料免費(fèi)下載！2022-2-13 3、利用會(huì)議開(kāi)展交流利用會(huì)議開(kāi)展交流 會(huì)議做為信息交流的重要手段之一，其主要功能在于： （1）參會(huì)人員互相交流各自的意見(jiàn)和思想 （2）參會(huì)人員就某一主題互相商討信息 （3）就某些重大問(wèn)題和工作程序進(jìn)行決策 （4）信息發(fā)布第一管理資源網(wǎng)（），海量管理資料免費(fèi)下載！2022-2-13 會(huì)議交流的優(yōu)點(diǎn)在于會(huì)議交流的優(yōu)點(diǎn)在于： （1）面對(duì)面的交流，彼此能更好地理解對(duì)方的意圖 （2）會(huì)議是管理人員與員工相互交流以推行新規(guī)程的重要手段，同時(shí)也給大

10、家提供一個(gè)提出問(wèn)題并對(duì)問(wèn)題進(jìn)行探討，最后達(dá)成共識(shí)的機(jī)會(huì)。 （3）現(xiàn)代會(huì)議能通過(guò)投影儀等設(shè)備更形象地進(jìn)行信息交流。 （4）會(huì)議之后能形成會(huì)議紀(jì)要或書(shū)面決定。 （5）參加會(huì)議的人也可通過(guò)會(huì)議紀(jì)要更深入地理解會(huì)議內(nèi)容。第一管理資源網(wǎng)（），海量管理資料免費(fèi)下載！2022-2-13 會(huì)議交流的缺點(diǎn)在于會(huì)議交流的缺點(diǎn)在于： （1）浪費(fèi)時(shí)間。會(huì)議進(jìn)行中可能會(huì)因?yàn)槟承┤说闹毖圆恢M影響會(huì)議進(jìn)程，也會(huì)因有些人說(shuō)話羅嗦或談?wù)摬幌嚓P(guān)的問(wèn)題而浪費(fèi)時(shí)間的情況。 （2）浪費(fèi)金錢(qián)。有些大型的會(huì)議可能會(huì)花費(fèi)大量的錢(qián)的交通費(fèi)用和住宿費(fèi)用上。 第一管理資源網(wǎng)（），海量管理資料免費(fèi)下載！2022-2-13 4、郵件和快遞服務(wù)在交流中

11、的優(yōu)缺點(diǎn)、郵件和快遞服務(wù)在交流中的優(yōu)缺點(diǎn)是什么？是什么？ 答：盡管現(xiàn)在有很多發(fā)送信息的電子方法，但郵寄和快遞服務(wù)仍是發(fā)送信息的重要手段，郵件和快遞服務(wù)的優(yōu)點(diǎn)在于： （1）收到的紙面信息能歸檔以備查詢。 （2）保密信息能通過(guò)掛號(hào)郵寄或快遞服務(wù)直接交付到收件人手中，因而比電子方法更安全 （3）能獲得發(fā)送和接收憑證。第一管理資源網(wǎng)（），海量管理資料免費(fèi)下載！2022-2-13 （4）能收到文檔的原件 （5）當(dāng)大批量地郵寄信息時(shí)，郵費(fèi)可申請(qǐng)?zhí)厥鈨?yōu)惠 郵件和快遞服務(wù)的缺點(diǎn)： （1）因程序復(fù)雜而浪費(fèi)時(shí)間，需要材料裝袋、信封封口、到郵局郵寄等 （2）費(fèi)用較高，需要紙、信封、郵費(fèi)等支出，如果是航空郵寄大宗文件

12、，則價(jià)格更加昂貴 （3）相比電子系統(tǒng)而言，發(fā)送速度較慢 （4）郵件可能會(huì)丟失或錯(cuò)投第一管理資源網(wǎng)（），海量管理資料免費(fèi)下載！2022-2-13 二、各種會(huì)議的組織（教材二、各種會(huì)議的組織（教材5.2） 1、 會(huì)議的類(lèi)型有哪些？會(huì)議的類(lèi)型有哪些？ 答：會(huì)議的類(lèi)型主要有以下幾種：答：會(huì)議的類(lèi)型主要有以下幾種： （1）正式會(huì)議，如董事會(huì)、股東大會(huì)等）正式會(huì)議，如董事會(huì)、股東大會(huì)等 （2）非正式會(huì)議，如部門(mén)工作會(huì)議等）非正式會(huì)議，如部門(mén)工作會(huì)議等 （3）社團(tuán)會(huì)議，如俱樂(lè)部會(huì)議）社團(tuán)會(huì)議，如俱樂(lè)部會(huì)議 （4）定期會(huì)議，如年度大會(huì)、月總結(jié)會(huì)）定期會(huì)議，如年度大會(huì)、月總結(jié)會(huì) （5）非定期會(huì)議，如緊急會(huì)議、臨

13、時(shí)會(huì)議）非定期會(huì)議，如緊急會(huì)議、臨時(shí)會(huì)議第一管理資源網(wǎng)（），海量管理資料免費(fèi)下載！2022-2-13 2、 會(huì)議議程及主持人的議程是什么？會(huì)議議程及主持人的議程是什么？ 答：會(huì)議議程是會(huì)議上所要討論內(nèi)容及其順序一覽表，通常要在會(huì)議開(kāi)始前發(fā)到參會(huì)人員手中，會(huì)議議程上的項(xiàng)目主要有： （1）會(huì)議者出勤情況介紹 （2）上次會(huì)議記錄的簡(jiǎn)單回顧 （3）上次會(huì)議記錄中存在的問(wèn)題 （4）本次會(huì)議的主要議題（從財(cái)務(wù)項(xiàng)目開(kāi)始討論） （5）本次會(huì)議議程未列出的其它議題 （6）下次會(huì)議的日期和時(shí)間第一管理資源網(wǎng)（），海量管理資料免費(fèi)下載！2022-2-13 2.行政管理人員組織會(huì)議的職責(zé) 1、行政管理人員在會(huì)議之前，

14、會(huì)議期間及、行政管理人員在會(huì)議之前，會(huì)議期間及會(huì)議之后應(yīng)履行的職責(zé)是什么？會(huì)議之后應(yīng)履行的職責(zé)是什么？ （1）行政管理人員在會(huì)議之前的職責(zé)）行政管理人員在會(huì)議之前的職責(zé) （2）行政管理人員在會(huì)議期間的職責(zé)）行政管理人員在會(huì)議期間的職責(zé) （3）行政管理人員在會(huì)議之后的職責(zé)）行政管理人員在會(huì)議之后的職責(zé) 2、做會(huì)議記錄之前應(yīng)做哪些準(zhǔn)備以及會(huì)議、做會(huì)議記錄之前應(yīng)做哪些準(zhǔn)備以及會(huì)議記錄包括哪些內(nèi)容？記錄包括哪些內(nèi)容？ （1）會(huì)議記錄是準(zhǔn)確地記錄會(huì)議進(jìn)行過(guò)程）會(huì)議記錄是準(zhǔn)確地記錄會(huì)議進(jìn)行過(guò)程及所作決定的簡(jiǎn)短報(bào)告。做會(huì)議記錄前，應(yīng)及所作決定的簡(jiǎn)短報(bào)告。做會(huì)議記錄前，應(yīng)做如下準(zhǔn)備工作做如下準(zhǔn)備工作 （2）會(huì)

15、議記錄的內(nèi)容一般包括）會(huì)議記錄的內(nèi)容一般包括 第一管理資源網(wǎng)（），海量管理資料免費(fèi)下載！2022-2-13（3）安排會(huì)議地點(diǎn)應(yīng)考慮哪些因素）安排會(huì)議地點(diǎn)應(yīng)考慮哪些因素 有的會(huì)議在企業(yè)內(nèi)部舉行，而有的則在企業(yè)外部舉行，當(dāng)行政管理人員安排外部會(huì)議時(shí)，會(huì)議地點(diǎn)的安排就顯得非常重要，通常在安排會(huì)議地點(diǎn)時(shí)應(yīng)考慮以下因素 第一管理資源網(wǎng)（），海量管理資料免費(fèi)下載！2022-2-13 3.電話會(huì)議的特點(diǎn)及優(yōu)缺點(diǎn) 電話會(huì)議的特點(diǎn)是：電話會(huì)議允許人們?cè)谙嗑嗪苓h(yuǎn)的不同地方舉行會(huì)議/討論,通過(guò)聲音 聯(lián)系。為了便于討論，會(huì)議應(yīng)提前向國(guó)家電話服務(wù)機(jī)構(gòu)預(yù)訂，以確保參加電話會(huì)議各方電 話線路暢通。 第一管理資源網(wǎng)（），海量

16、管理資料免費(fèi)下載！2022-2-13 4.視頻會(huì)議的特點(diǎn)，需要的設(shè)備及其優(yōu)缺點(diǎn) 視頻會(huì)議是比電話會(huì)議昂貴的一種會(huì)議方式，因?yàn)橐曨l會(huì)議能使人們互相看到，所以 身體語(yǔ)言能幫助理解人們的觀點(diǎn)和情緒。 視頻會(huì)議需要下列設(shè)備：視頻會(huì)議需要下列設(shè)備： 多臺(tái)攝像機(jī),以保證多角度拍攝 一臺(tái)編程處理圖像的計(jì)算機(jī) 通過(guò)電話線連接 至少兩臺(tái)電視監(jiān)視器第一管理資源網(wǎng)（），海量管理資料免費(fèi)下載！2022-2-13 教學(xué)方法： 課堂講授組織討論用各種合適文件、紀(jì)錄等進(jìn)行會(huì)議模擬和演練第一管理資源網(wǎng)（），海量管理資料免費(fèi)下載！2022-2-13 三、使用日志管理工作時(shí)間（教材三、使用日志管理工作時(shí)間（教材5.3）1課時(shí)課時(shí)

17、 1. 手填工作日志的使用方法（見(jiàn)思考題13） 2電子工作日志的使用方法及優(yōu)缺點(diǎn)（見(jiàn)思考題14、15） 教學(xué)方法： 課堂講授討論學(xué)員填寫(xiě)相應(yīng)的模擬日志第一管理資源網(wǎng)（），海量管理資料免費(fèi)下載！2022-2-13 四、用書(shū)面形式進(jìn)行交流（教材四、用書(shū)面形式進(jìn)行交流（教材5。4、5。5）4.5課時(shí)課時(shí) 1留言、短信、備忘錄的寫(xiě)作方法（見(jiàn)思考題16、17、18） 2表格的制備方法（見(jiàn)思考題19、20） 教學(xué)方法： 講述與作要求學(xué)員要做各種簡(jiǎn)單的書(shū)面交流練習(xí)教師給出表格樣本并組織討論學(xué)員要設(shè)計(jì)，填寫(xiě)相應(yīng)的表格第一管理資源網(wǎng)（），海量管理資料免費(fèi)下載！2022-2-13 五、辦公室中進(jìn)行溝通的輔助工具五

18、、辦公室中進(jìn)行溝通的輔助工具（教（教材材5.6）1.5課時(shí)課時(shí) 1. 如何使用流程圖進(jìn)行辦公室溝通（見(jiàn)思考題21） 2. 如何使用計(jì)劃表進(jìn)行辦公室溝通（見(jiàn)思考題22） 3. 如何使用行動(dòng)表進(jìn)行辦公室溝通（見(jiàn)思考題23） 4. 如何使用工作日志進(jìn)行辦公室溝通（見(jiàn)思考題24、25） 教學(xué)方法：組織討論學(xué)員制作各種圖表總結(jié)講授第一管理資源網(wǎng)（），海量管理資料免費(fèi)下載！2022-2-13 六、努力實(shí)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)目標(biāo)（教材六、努力實(shí)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)目標(biāo)（教材5.7，5.8）2課時(shí)課時(shí) 1. 要按時(shí)實(shí)現(xiàn)工作目標(biāo)（見(jiàn)思考題26） 2. 要有團(tuán)隊(duì)工作精神（見(jiàn)思考題27、28） 3. 要爭(zhēng)取首次做對(duì)做好（見(jiàn)思考題29、30、31） 教學(xué)方法：討論學(xué)員進(jìn)行案例研究學(xué)員進(jìn)行有關(guān)文字材料核對(duì)和練習(xí)總結(jié)講授第一管理資源網(wǎng)（），