訂單管理ERP作業(yè)指導(dǎo)書(shū)

1、1 功能概述 該模塊主要用于維護(hù)客戶(hù)報(bào)價(jià),訂單管理,以及出貨(包括退貨和補(bǔ)貨業(yè)務(wù)),可對(duì)訂單和出貨做查詢(xún)統(tǒng)計(jì)分析,查詢(xún)未完成訂單。 該模塊與計(jì)劃模塊,倉(cāng)庫(kù)模塊,財(cái)務(wù)模塊有接口,圖示如下: 生產(chǎn)計(jì)劃訂單管理 出貨出庫(kù)退貨管理 退貨入庫(kù) 應(yīng)收款管理成品倉(cāng)庫(kù) 系統(tǒng)流程如下:2 模塊主界面 各子模塊簡(jiǎn)介項(xiàng)次 序子模塊 操作類(lèi)型 功 能 描 述1報(bào)價(jià)管理操作維護(hù)客戶(hù)報(bào)價(jià)單,新增加報(bào)價(jià)或修改報(bào)價(jià)。2貨品報(bào)價(jià)查詢(xún)操作按客戶(hù)查看最新貨品報(bào)價(jià)數(shù)據(jù)。也可以修改和刪除報(bào)價(jià)。3報(bào)價(jià)查詢(xún)查詢(xún)查詢(xún)客戶(hù)的銷(xiāo)售價(jià)格。4非標(biāo)訂單操作維護(hù)非標(biāo)訂單。 5訂單管理操作維護(hù)正式訂單和備庫(kù)訂單。6訂單查詢(xún)查詢(xún)按照組合條件查詢(xún)客戶(hù)訂單。7

2、訂單統(tǒng)計(jì)查詢(xún)按月份統(tǒng)計(jì)訂單金額.8訂單分析查詢(xún)分析指定客戶(hù)的一段時(shí)間的下單金額圖示。9出貨錄入操作維護(hù)出貨單。 (市場(chǎng)和倉(cāng)庫(kù)) 10退貨管理操作錄入客戶(hù)退貨單。退貨單如果需要補(bǔ)貨那么可以再出貨。11訂單進(jìn)度 查詢(xún) 查詢(xún)未完成的訂單的相關(guān)數(shù)據(jù)。12銷(xiāo)售查詢(xún)查詢(xún)按組合條件查詢(xún)銷(xiāo)售的數(shù)據(jù)。13銷(xiāo)售對(duì)帳查詢(xún)查詢(xún)某客戶(hù)某段時(shí)間的銷(xiāo)售對(duì)帳數(shù)據(jù)。本期應(yīng)收款=本期出貨金額-本期退貨金額。14客戶(hù)投拆操作記錄客戶(hù)投拆的數(shù)據(jù)。3 各操作詳細(xì)說(shuō)明分新增加和已確認(rèn)兩種狀態(tài).否則選擇修改價(jià)格。3.1 報(bào)價(jià)管理第一次報(bào)價(jià)選擇新增價(jià)格,否則選擇修改價(jià)格。說(shuō)明:對(duì)報(bào)價(jià)單做維護(hù)。1 新建:新增加一張報(bào)價(jià)單點(diǎn)新建后可以選擇方式=

3、“新增價(jià)格”或“更改價(jià)格”“新增價(jià)格”是指該貨品對(duì)選擇的客戶(hù)第一次報(bào)價(jià)。“更改價(jià)格”是指已經(jīng)有報(bào)價(jià),現(xiàn)在對(duì)最新的報(bào)價(jià)進(jìn)行調(diào)整價(jià)格,此時(shí)網(wǎng)格的”原價(jià)”自動(dòng)顯示此貨品的最新價(jià)格。2 修改:修改此記錄. 已確認(rèn)的記錄無(wú)法修改！如果之前的單據(jù)錄入錯(cuò)誤,可以再次錄入一張報(bào)價(jià)單！ 3 刪除:刪除此記錄. 如果報(bào)價(jià)單已經(jīng)確認(rèn),那么刪除此報(bào)價(jià)單不會(huì)回滾數(shù)據(jù). 4 確認(rèn):確認(rèn)后單據(jù)生效！自動(dòng)更新最新的報(bào)價(jià)表！ 如果新增加里有此客戶(hù)的訂單,那么確認(rèn)后訂單的單價(jià)自動(dòng)修改為此次報(bào)價(jià)的單價(jià), 但是已經(jīng)確認(rèn)的訂單單價(jià)不受影響。 5 查詢(xún):可以按組合條件查詢(xún)報(bào)價(jià)單。6 復(fù)制:可以把報(bào)價(jià)單據(jù)復(fù)制一份，可以修改客戶(hù)或單價(jià)，這樣

4、無(wú)須重復(fù)操作，節(jié)省時(shí)間。 復(fù)制以后的單據(jù)屬于 新增加 的狀態(tài)。 7匯總:可以按客戶(hù)查詢(xún)最新的報(bào)價(jià)。參見(jiàn)<<貨品報(bào)價(jià)>> 8 選定:選定此報(bào)價(jià)單的客戶(hù)的所有此狀態(tài)的報(bào)價(jià)單；只顯示此客戶(hù)此狀態(tài)的報(bào)價(jià)單。點(diǎn)旁邊的下拉箭頭出現(xiàn)如圖3.2貨品報(bào)價(jià)這是停用的狀態(tài)停用不能再下單確認(rèn)日期查找功能說(shuō)明：按客戶(hù)查詢(xún)此客戶(hù)的最新報(bào)價(jià)！1編輯:可以直接修改最新價(jià)格，但操作之后在報(bào)價(jià)管理.查詢(xún)中沒(méi)有記錄。編輯的權(quán)限=報(bào)價(jià)管理的確認(rèn)權(quán)限！不是”貨品報(bào)價(jià)”的修改權(quán)限！其余刪除批量和復(fù)制設(shè)置的權(quán)限都是這個(gè)權(quán)限！ 2 刪除:可以直接刪除一個(gè)項(xiàng)目，此刪除不影響報(bào)價(jià)管理中的單據(jù)。刪除表示不再接受這個(gè)客戶(hù)的這

5、個(gè)貨品的訂單，終止后續(xù)的交易。 3批量:可以將所有最新的價(jià)格同乘以一個(gè)值或同除一個(gè)值來(lái)調(diào)整最新價(jià)格。 4復(fù)制:點(diǎn)右邊的箭頭,有兩種選擇“選擇復(fù)制”、“全部復(fù)制”。選擇復(fù)制：選擇需要的貨品價(jià)格復(fù)制到另外一家客戶(hù)，作為另外一家的客戶(hù)價(jià)格。全部復(fù)制：將此客戶(hù)的所有貨品價(jià)格一次復(fù)制到另外一家客戶(hù)，作為另家的貨品報(bào)價(jià)。 5客戶(hù):是可以切換查看其它客戶(hù)貨品報(bào)價(jià)記錄。 6設(shè)置:是將報(bào)價(jià)的價(jià)格停用，停用之后不能再下訂單；或者反之,把停用的價(jià)格起用！ 7查找:最下面查找框，可以模糊查找。3.3報(bào)價(jià)查詢(xún)可以按最新確認(rèn)的日期來(lái)查詢(xún)可以按貨品類(lèi)別或指定一個(gè)貨品來(lái)查詢(xún).說(shuō)明：對(duì)銷(xiāo)售報(bào)價(jià)作組合查詢(xún)！1 選定：包括有三個(gè)選

6、擇項(xiàng) 1）按貨品的一級(jí)類(lèi)別；2）按貨品的二級(jí)類(lèi)別；3）指定一個(gè)產(chǎn)品；2 按時(shí)間:也可以選擇報(bào)價(jià)的確認(rèn)截止時(shí)間進(jìn)行查詢(xún)；3 查找：可以按貨品、貨品名稱(chēng)、規(guī)格圖號(hào)進(jìn)行篩選，如圖貨號(hào)：21010202第一行和最后一行貨號(hào)和規(guī)格中都有，而中間幾行只有規(guī)格圖號(hào)中有；3.4 非標(biāo)訂單價(jià)格可以手動(dòng)修改說(shuō)明: 對(duì)非標(biāo)訂單作維護(hù)。1 錄入非標(biāo)訂單, 非標(biāo)訂單允許單價(jià)為零，允許臨時(shí)更改。非標(biāo)訂單的貨品必須是非標(biāo)的成品檔案。2 其它操作同“訂單管理”類(lèi)似。3.5訂單管理雙擊可以看到對(duì)應(yīng)的出貨記錄更改訂單號(hào)說(shuō)明：對(duì)訂單管理作維護(hù)。訂單狀態(tài)分 新增加 已確定 已結(jié)案。新增加:新增加的訂單,還沒(méi)生效。已確定:已確定的訂單

7、,有效的正在使用的訂單,只有此狀態(tài)的訂單才可以安排出貨。已結(jié)案:已經(jīng)完成的訂單,包括手動(dòng)結(jié)案的訂單。1新增：手動(dòng)錄入訂單：點(diǎn)“新增”，錄入訂單號(hào)，再選擇客戶(hù),交貨方式,訂單類(lèi)型,采購(gòu)員,然后按F1或點(diǎn)擊網(wǎng)格標(biāo)題選擇貨品(如下圖),選完貨品后錄入訂單數(shù)量及交期以及送貨地址,最后保存。必須要先有報(bào)價(jià)才能在貨品選擇框里找到,批量訂單(訂單管理)原則上不允許單價(jià)為零.雙擊選擇貨品2修改點(diǎn)“修改”按鈕，可以修改交貨方式，采購(gòu)員，訂單數(shù)，交期，備注；也可以刪除其中一行數(shù)據(jù)，選定要?jiǎng)h除的行，按F5即可刪除，修改完保存。3刪除若客戶(hù)或訂單類(lèi)型錯(cuò)誤，必須點(diǎn)“刪除”重新錄入；4確定 訂單審核后，點(diǎn)“確定”才生效,

8、確定后的訂單在生產(chǎn)計(jì)劃或未完訂單中顯示。 確定后的訂單才可以做出貨計(jì)劃.5 對(duì)確定后訂單再追加，修改，刪除，取消,先點(diǎn)修改出來(lái)如下窗口：1追加：可以在此訂單號(hào)上增加產(chǎn)品。點(diǎn)“追加”后，選擇要追加的貨品，輸入數(shù)量，交期，送貨地址等。2修改：針對(duì)當(dāng)前的明細(xì)記錄修改；先找到需要修改的記錄，再點(diǎn)“修改”可以修改訂單數(shù)、交期、送貨地址等； 如果訂單已經(jīng)制作了對(duì)應(yīng)的生產(chǎn)單,那么對(duì)訂單的修改信息不會(huì)自動(dòng)提示給計(jì)劃部,必須用其它方式聯(lián)系！3刪除：刪除當(dāng)前的明細(xì)記錄,而并非刪除這個(gè)訂單號(hào)的所有貨品。 如果該記錄已經(jīng)制作了生產(chǎn)單,那么此生產(chǎn)單仍然有效,不會(huì)自動(dòng)刪除。4取消：取消當(dāng)前的記錄；取消后不能再出貨。 如果

9、該記錄已經(jīng)制作了生產(chǎn)單,那么此生產(chǎn)單仍然有效。 如下圖：取消后可以再恢復(fù)取消后顯示取消6報(bào)價(jià)：當(dāng)手動(dòng)下訂單時(shí)發(fā)現(xiàn)無(wú)價(jià)格不能下單時(shí)，可以直接點(diǎn)“報(bào)價(jià)”進(jìn)行報(bào)價(jià)后，再下訂單；7更改訂單號(hào)：若訂單號(hào)錯(cuò)誤，可以點(diǎn)擊右下角“更改單號(hào)”按鈕來(lái)調(diào)整訂單號(hào)。8結(jié)案：“訂單結(jié)案” 包括自動(dòng)結(jié)案和手動(dòng)結(jié)案兩種.結(jié)案后，不能再出貨；自動(dòng)結(jié)案:正常情況下該訂單的所有貨品都出完貨后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)結(jié)案此訂單號(hào)(處理周期可以另行設(shè)定)。結(jié)案后在未完訂單就看不到。手動(dòng)結(jié)案:貨沒(méi)交完,客戶(hù)協(xié)商同意不需要交尾數(shù),訂單不必再執(zhí)行,此時(shí)需要手動(dòng)結(jié)案；操作:在已確定狀態(tài)，點(diǎn)跟蹤如下圖：顯示出貨的明細(xì)記錄點(diǎn)結(jié)案后，提示是否結(jié)案，點(diǎn)“是”結(jié)

10、案，此訂單就到已結(jié)案狀態(tài)。注:1) 如果有出貨計(jì)劃正在進(jìn)行則不能結(jié)案!結(jié)案后對(duì)應(yīng)的出貨單不能修改,要修改必須先反結(jié)案。 2) 結(jié)案不可以針對(duì)訂單的某一個(gè)項(xiàng)目,只能針對(duì)整個(gè)訂單。反結(jié)案：結(jié)案后如果有需要,還可以反結(jié)案，反結(jié)案只針對(duì)正式訂單；備貨訂單確定后直接到已結(jié)案狀態(tài)，因備貨訂單不出貨；訂單反結(jié)案操作流程：系統(tǒng)維護(hù)>數(shù)據(jù)維護(hù)>單據(jù)反結(jié)案 選擇單據(jù)號(hào)。 9 雙擊網(wǎng)格出現(xiàn)對(duì)應(yīng)記錄的出貨的流水明細(xì)查詢(xún)中類(lèi)似這種打勾屬選擇此條件3.6訂單查詢(xún)?nèi)掌诳梢园聪聠稳掌诤痛_定日期查詢(xún)說(shuō)明：對(duì)客戶(hù)訂單作綜合條件查詢(xún)。1 訂單查詢(xún)條件日期，可以按下單日期或?qū)徍巳掌诓樵?xún)；客戶(hù)即可以指定具體一個(gè)客戶(hù)的訂單進(jìn)

11、行查詢(xún)；2“匯總”有按客戶(hù)、貨品匯總兩種方式；按客戶(hù)：即同一個(gè)客戶(hù)的訂單匯總在一起；按貨品：即相同貨品的數(shù)量匯總在一起；單擊柱形圖出現(xiàn)上圖3.7訂單統(tǒng)計(jì)單擊線型圖出現(xiàn)下圖說(shuō)明：用圖形按月統(tǒng)計(jì)客戶(hù)訂單金額。訂單統(tǒng)計(jì)是根據(jù)選擇的月份，可以按月統(tǒng)計(jì)客戶(hù)下單的金額；以上兩個(gè)圖分別是柱形圖和線形圖。單擊線型圖出現(xiàn)下圖3.8 訂單分析單擊柱形圖出現(xiàn)上圖說(shuō)明：用圖形按月分析具體一個(gè)客戶(hù)訂單金額。訂單統(tǒng)計(jì)是根據(jù)客戶(hù)統(tǒng)計(jì)選定時(shí)間段，可以按月統(tǒng)計(jì)下單的金額；以上兩個(gè)圖分別是柱形圖和線形圖。3.9 出貨錄入1出貨或補(bǔ)貨2雙擊可以出現(xiàn)此項(xiàng)目的出貨流水記錄。說(shuō)明：對(duì)出貨單做維護(hù)。出貨的流程是：1) 制單(市場(chǎng))：制作出

12、貨單，根據(jù)訂單或退貨單做出貨單。2) 批準(zhǔn)( ): 批準(zhǔn)出貨。3) 出庫(kù)(倉(cāng)庫(kù)): 倉(cāng)庫(kù)根據(jù)出貨單出貨,點(diǎn)出庫(kù)后單據(jù)生效。4) 審核(財(cái)務(wù)): 核對(duì)單據(jù)是否與系統(tǒng)一致。 其中步驟3出庫(kù)是在成品倉(cāng)庫(kù)的<<出貨出庫(kù)>>中操作,其余流程在此處操作。1 新增點(diǎn)“新增”，選擇出貨類(lèi)型和客戶(hù)，然后按F1或點(diǎn)擊網(wǎng)格標(biāo)題選擇貨品，如下圖。選完貨品后錄入出貨數(shù)量,最后保存即可。出貨數(shù)量不能超過(guò)訂單的余數(shù),否則系統(tǒng)會(huì)提示。編輯或非編輯狀態(tài)雙擊明細(xì)記錄就會(huì)顯示這個(gè)項(xiàng)目的出貨流水帳。出貨類(lèi)型的選擇有兩個(gè),區(qū)別見(jiàn)<<退貨管理>>。 1雙擊即可選擇此項(xiàng)目出貨2可以按訂單號(hào)和

13、產(chǎn)品搜索2批準(zhǔn) 授權(quán)批準(zhǔn)出貨。批準(zhǔn)后可提示倉(cāng)庫(kù)。3出庫(kù) 請(qǐng)參考成品倉(cāng)庫(kù)<<出貨出庫(kù)>>3審核 送貨回單后,確認(rèn)單據(jù)與系統(tǒng)數(shù)據(jù)無(wú)誤,點(diǎn)審核,審核后的單據(jù)只能由管理員維護(hù)。如果回單客戶(hù)有修改,那么必須先對(duì)單據(jù)修改再審核。4 刪除 刪除整張單據(jù)。如果倉(cāng)庫(kù)已經(jīng)出貨,則需要所有對(duì)應(yīng)訂單都處于未結(jié)案狀態(tài)才可以刪除。 如果要?jiǎng)h除其中一項(xiàng),那么是用修改操作。5修改 修改出貨單,未出庫(kù)前可以對(duì)整張單修改,出庫(kù)后只能逐項(xiàng)修改。 下圖是出庫(kù)后對(duì)出貨單做修改：調(diào)整PO: 當(dāng)出貨單的PO與實(shí)際交貨的PO不一致的時(shí)候,或者一個(gè)PO實(shí)際交了兩個(gè)的時(shí)候,用此功能調(diào)整！ 調(diào)整的PO的貨品必須與原PO一致

14、！數(shù)量總和不變。先定位需要調(diào)整PO的明細(xì)記錄上,然后點(diǎn)”調(diào)整PO”.(下圖)2 錄入此PO的數(shù)量 原PO的數(shù)量相應(yīng)減少 1 單擊標(biāo)題選擇其它PO3 錄入完成點(diǎn)確定即可下面的”錄入”把出貨單號(hào)錄入到”物流單號(hào)”一欄(如右圖)。物流單號(hào)全部錄入后,點(diǎn)”簽收”,單據(jù)轉(zhuǎn)變?yōu)椤币押炇铡贝龑徍?。物流單?hào)沒(méi)有全部錄入則不允許簽收。3.10 退貨管理是否補(bǔ)貨無(wú)有訂單確定后雙擊明細(xì)記錄可以出現(xiàn)入庫(kù)和補(bǔ)貨的跟蹤窗口退貨原因說(shuō)明：a) 對(duì)客戶(hù)退貨單做維護(hù)。退貨單確認(rèn)后不管是否要退貨,均沖減銷(xiāo)售金額(在銷(xiāo)售查詢(xún)里金額顯示負(fù)數(shù),匯總時(shí)從銷(xiāo)售總額里扣減,如果需要補(bǔ)貨,則補(bǔ)貨后又重新作為銷(xiāo)售的正數(shù)處理）。 b) 此處退貨管

15、理是確認(rèn)客戶(hù)有這個(gè)退貨的項(xiàng)目,不表示退貨的成品回到倉(cāng)庫(kù)。退貨的成品可以退回倉(cāng)庫(kù),也可能不退回倉(cāng)庫(kù)。c) 不良退回倉(cāng)庫(kù),是在成品倉(cāng)庫(kù)的退貨入庫(kù)里操作,但必須先有退貨單,才能做退貨入庫(kù)。d) 退貨要求分不補(bǔ)貨和要補(bǔ)貨兩種,不補(bǔ)貨只扣款；要補(bǔ)貨是按此退貨單補(bǔ)貨,退貨的數(shù)量不沖減原訂單的出貨數(shù),出貨時(shí)選擇的出貨方式是”補(bǔ)貨”。(正常按訂單出貨方式是選擇”出貨”)1新增1)退貨管理根據(jù)客戶(hù)的退貨單號(hào)由市場(chǎng)部錄入,錄單時(shí)有兩種類(lèi)型:有訂單和無(wú)訂單.a)有訂單表示在系統(tǒng)中出過(guò)貨，無(wú)訂單表示異常退貨，系統(tǒng)中沒(méi)有出過(guò)此訂單號(hào)的貨或已經(jīng)無(wú)法確定是哪個(gè)訂單的貨；有訂單的退貨不沖減原來(lái)訂單的出貨數(shù)。 b)有訂單則退貨

16、的單價(jià)跟之前的單價(jià)一樣,無(wú)訂單則單價(jià)按最新報(bào)價(jià)。3)退貨原因：編輯狀態(tài)把鼠標(biāo)定位到備注欄，即出現(xiàn)箭頭可以選擇；點(diǎn)擊小箭頭出現(xiàn)右邊選擇窗口。2確定 點(diǎn)確定后需要補(bǔ)貨的到已確定狀態(tài),需要補(bǔ)貨的可以在<<未完訂單>>里選擇類(lèi)型為全部或退貨就可以看到所有需要補(bǔ)貨的單。無(wú)需補(bǔ)貨的確定后就到已結(jié)案狀態(tài)。3 雙擊明細(xì)記錄可以看到此項(xiàng)目的退貨入庫(kù)流水記錄和補(bǔ)貨記錄。3.11 未完訂單未出完數(shù)訂單數(shù)量已出貨數(shù)量說(shuō)明：對(duì)未完成訂單的查詢(xún)。1跟蹤：是查看選定記錄的出貨明細(xì)記錄；(如下圖)2匯總：是所有未完工單，按貨品匯總數(shù)量和；3查詢(xún)：查詢(xún)截止日期的未完訂單明細(xì)；4查詢(xún)B：查詢(xún)交期在一段時(shí)間的未完訂單明細(xì)；5分析：是對(duì)這個(gè)貨品的車(chē)間在制數(shù)、庫(kù)存、需求數(shù)量查看；6修改：修改訂單的交期。3.12 銷(xiāo)售查詢(xún)說(shuō)明：對(duì)出貨和退貨的數(shù)據(jù)做查詢(xún)。1查詢(xún):可以按出貨日期、客戶(hù)、物料類(lèi)別或查指定貨號(hào)的出貨情況。 金額為負(fù)數(shù)的表示是退貨。退貨是指訂單管理的<<退貨管理>>的退貨,不是退貨入庫(kù)。 出貨單只要倉(cāng)庫(kù)出庫(kù)即在統(tǒng)計(jì)范圍,不管是否審核。2