有效會議管理

1、有效會議管理有效會議管理行政管理專業(yè)化標(biāo)準(zhǔn)化系列教材行政管理專業(yè)化標(biāo)準(zhǔn)化系列教材 調(diào)查發(fā)現(xiàn)，在浪費時間的事情列表上，會議總調(diào)查發(fā)現(xiàn)，在浪費時間的事情列表上，會議總居于首位。因為會議通常都沒有很好的組織和召開。居于首位。因為會議通常都沒有很好的組織和召開。 會議是一種管理的手段 會議是管理溝通的方式 會議體現(xiàn)了團(tuán)隊管理能力 會議是人際交往的平臺 會議是一種非程序化解決方案一夫當(dāng)關(guān)的英雄時代已經(jīng)過去；我們必須與他人愉快合作才能順利成事。會議是團(tuán)隊合作最常用的溝通協(xié)調(diào)方式，會議的能力是現(xiàn)代人必備的團(tuán)隊工作能力；90%以上的重大決策是通過會議制定的。企業(yè)花在開會上的時間越來越多 開會頻率越來越高每天都

2、在開會，您會開會嗎？本課程學(xué)習(xí)的目標(biāo)本課程學(xué)習(xí)的目標(biāo)1.了解會議的目的、種類和體系2.掌握會議操作流程3.了解會議效率不高的原因及對策4.掌握有效為會議做準(zhǔn)備的要領(lǐng)5.掌握會議中的溝通和反饋技巧6.掌握會議主持人的會議管理技巧7.學(xué)會提高會議效率和質(zhì)量的技巧會議常識會議常識會議管理流程會議管理流程課程回顧課程回顧開會的原因開會的原因會議的成本會議的成本效率不高的原因效率不高的原因會前準(zhǔn)備會前準(zhǔn)備會中控制會中控制會后追蹤會后追蹤高效會議清單高效會議清單情景模擬情景模擬課程結(jié)構(gòu)課程結(jié)構(gòu)會議常識會議常識開會的原因開會的原因會議的成本會議的成本影響效率的原因影響效率的原因會議常識會議常識 會議是一個集

3、思廣益的渠道 會議顯示一個組織或一個部門的存在 會議是一種群體溝通的方式，是群體成員間思想、情感、信思想、情感、信息和行為息和行為的交流過程算算看，你一算算看，你一周內(nèi)總共周內(nèi)總共開了幾個會？為會議花掉多少時間？因為開會達(dá)成幾項共識？因為開會完成幾個結(jié)論？因為開會加了多久的班？因為開會失去多少關(guān)鍵時刻？因為開會耽誤多少工作？人際交往的主要形式是溝通人際交往的主要形式是溝通管理的過程控制依賴于溝通管理的過程控制依賴于溝通溝通是解決問題的手段溝通是解決問題的手段問題的產(chǎn)生來自于溝通的障礙問題的產(chǎn)生來自于溝通的障礙為什么要開會？為什么要開會？開會的目的開會的目的開展有效溝通開展有效溝通傳達(dá)重要資訊傳

4、達(dá)重要資訊協(xié)調(diào)員工矛盾協(xié)調(diào)員工矛盾項目執(zhí)行追蹤項目執(zhí)行追蹤達(dá)成協(xié)議與解決問題達(dá)成協(xié)議與解決問題資源共享資源共享開發(fā)創(chuàng)意開發(fā)創(chuàng)意激勵士氣激勵士氣 管理者必須盡早有效的進(jìn)行溝通。他們必須對組織的未來發(fā)展方向產(chǎn)生共識。如果他們不能在這些“計劃”上統(tǒng)一步調(diào)，那么他們就會向不同方向用力，團(tuán)隊/組織就會垮臺。明茲伯格明茲伯格制定決策制定決策 解決問題解決問題交流匯報交流匯報為什么要開會？為什么要開會？會議的基本模式會議的基本模式觀念情感意向信息行為傳遞者1、編碼2、傳遞通道：甲乙 接受者1、譯碼2、內(nèi)心反映觀念情感意向信息行為 接受者1、譯碼2、內(nèi)心反映個體甲通道：甲乙傳遞者1、編碼2、傳遞個體乙干擾變量

5、 包括六個基本要素：傳遞者、接受者、溝通內(nèi)容、包括六個基本要素：傳遞者、接受者、溝通內(nèi)容、 通道、干擾和反饋通道、干擾和反饋為什么要開會？為什么要開會？會議分類與頻率會議分類與頻率 按人數(shù)分類按人數(shù)分類按開會方式分類按開會方式分類 按開會目的分類按開會目的分類1.1.團(tuán)隊會議團(tuán)隊會議2.2.一對一會議一對一會議1.1.面對面會議面對面會議2.2.電話會議電話會議3.3.視頻會議視頻會議1.1.宣布人事安排、講解政策的會議宣布人事安排、講解政策的會議2.2.當(dāng)眾表揚或批評別人的會議當(dāng)眾表揚或批評別人的會議3.3.臨時處理突發(fā)事件的會議臨時處理突發(fā)事件的會議4.4.固定的團(tuán)隊會議固定的團(tuán)隊會議5.

6、5.集思廣益的會議集思廣益的會議會議類別會議類別建議頻率建議頻率注意事項注意事項固定例會固定例會至少每月一次至少每月一次不能多于每周一次，否則容易形成拖沓的不良習(xí)慣；將會不能多于每周一次，否則容易形成拖沓的不良習(xí)慣；將會議時間記錄在筆記本上，以防因一時疏忽造成工作上的被議時間記錄在筆記本上，以防因一時疏忽造成工作上的被動。動。全體會議全體會議至少每季度一至少每季度一次次注意事項：利用全體大會通報政策，但不能頻繁，否則會注意事項：利用全體大會通報政策，但不能頻繁，否則會給公司造成沉重的負(fù)擔(dān)。給公司造成沉重的負(fù)擔(dān)。處理突發(fā)事處理突發(fā)事件的會議件的會議隨時隨時切忌太頻繁，否則會使員工感覺日日有危機，

7、會讓公司陷切忌太頻繁，否則會使員工感覺日日有危機，會讓公司陷入工作無序的可怕境地。入工作無序的可怕境地。一對一會議一對一會議按需要按需要可以按需要天天發(fā)生，但是會議長度最好不要超過可以按需要天天發(fā)生，但是會議長度最好不要超過1 1小時。小時。無論是對危機作出反應(yīng)，還是制定長期計劃，有效溝通來自于對聽眾激情的敏銳洞察力無論是對危機作出反應(yīng)，還是制定長期計劃，有效溝通來自于對聽眾激情的敏銳洞察力開會讓您開會讓您小組面對面溝通眾多訊息一次交流融合意見凝聚共識分派工作，公平合理但但開會開會也也讓您讓您工作時間被分割人多口雜，討論耗時晚上加班沒有產(chǎn)能別人發(fā)言比自己開口多耽誤重要工作或客戶會議成本會議成本

8、會議成本的計算會議成本的計算1.1.會議的時間成本會議的時間成本會議成本的計算會議成本的計算2.2.會議的直接成本會議的直接成本3.3.效率損失成本效率損失成本會議成本的計算會議成本的計算思考：會議低效的原因？思考：會議低效的原因？現(xiàn)實中，僅有現(xiàn)實中，僅有4949稱得上是有效率的會議，會議浪費了經(jīng)理人稱得上是有效率的會議，會議浪費了經(jīng)理人1 13 3還多的時間還多的時間什么是必要的會議？什么是必要的會議？ 會議目的單純化會議目的單純化 會議資料有準(zhǔn)備會議資料有準(zhǔn)備 會前先行溝通會前先行溝通 書面解決無法當(dāng)場決定的事項書面解決無法當(dāng)場決定的事項 報告內(nèi)容有摘要報告內(nèi)容有摘要 有負(fù)責(zé)會后考核的部門

9、有負(fù)責(zé)會后考核的部門 不開會不開會的五個的五個如果如果已按慣例每周聚會已按慣例每周聚會會議成本太大會議成本太大還有比開會更好的方法還有比開會更好的方法沒什么特別的事情要討論沒什么特別的事情要討論你是唯一做決策并且你是唯一做決策并且知道該怎么做的人知道該怎么做的人（開會讓他人參與只（開會讓他人參與只能把問題弄糟）能把問題弄糟）必開會必開會的五個的五個如果如果必須把信息同必須把信息同 時傳達(dá)給很多人時傳達(dá)給很多人 有些事情需要當(dāng)有些事情需要當(dāng)眾表揚或批評眾表揚或批評 要讓別人參與決要讓別人參與決策以集思廣益策以集思廣益聽取部門匯報工作聽取部門匯報工作給小組委派任務(wù)給小組委派任務(wù)高效會議的特征高效會

10、議的特征高效會議的八大特征高效會議的八大特征 只有必要時才召集只有必要時才召集 好好籌劃過好好籌劃過 擬訂和分發(fā)了議程表擬訂和分發(fā)了議程表 遵守時間遵守時間 一切按部就班一切按部就班 請了最有經(jīng)驗的和有才能的人出席請了最有經(jīng)驗的和有才能的人出席 作出了評論和歸納作出了評論和歸納 記錄所有決定、建議和負(fù)責(zé)人記錄所有決定、建議和負(fù)責(zé)人有效會議溝通的特征有效會議溝通的特征準(zhǔn)確：準(zhǔn)確：不準(zhǔn)確的典型形式包括：數(shù)據(jù)不足；資料解釋錯誤；對關(guān)鍵因素的無知；沒有意識到的偏見；夸張清晰：清晰：“KISS”原則Keep It Simple and Stupid：邏輯清晰；表達(dá)清晰簡潔：簡潔：繁瑣的會議意味著重點不突

11、出活力：活力：應(yīng)該生動并易于記憶項項 次次 原因原因 具體表現(xiàn)具體表現(xiàn) 1時間 會議安排在即將就餐的時間，每個人都饑腸轆，無心開會。2地點 會議地點設(shè)在辦公室，致使會議被頻繁打斷，無法正常進(jìn)行。3開會對象的選擇 必須出席會議的人未到，通知來的是一些可有可無的參加者。4主持人的技能會議主持人缺乏影響力、說服力，被參會者牽著鼻子跑，無法達(dá)到會議意圖。5參會者的技能 參會者發(fā)言混亂，既不知如何表意，又不知如何引退，致使會議失敗。6會議的準(zhǔn)備工作 開會前沒有通知與會者相關(guān)事宜，致使會議拖沓而無成效。7開會的原因、目的和結(jié)果開會的原因、目的和結(jié)果在會議進(jìn)行中忽然發(fā)現(xiàn)皆不明確，致使會議毫無意義、宣告失敗。

12、會議低效的原因會議低效的原因會議信息傳遞的歪曲會議信息傳遞的歪曲溝通中的參考框架，過去的經(jīng)驗和期望的影響溝通中的參考框架，過去的經(jīng)驗和期望的影響傳遞者和接受者差異性傳遞者和接受者差異性知覺的選擇性知覺的選擇性語義上的差異語義上的差異對溝通內(nèi)容價值的判斷對溝通內(nèi)容價值的判斷多層次的組織過濾多層次的組織過濾溝通的時機溝通的時機溝通信息太多、太集中溝通信息太多、太集中否定反面的意見和先入為主否定反面的意見和先入為主溝通技能溝通技能溝通氣氛溝通氣氛溝通雙方的信任程度溝通雙方的信任程度德魯克：溝通的四項基本原則德魯克：溝通的四項基本原則溝通是理解力溝通是理解力溝通是期望溝通是期望溝通創(chuàng)造要求溝通創(chuàng)造要求

13、溝通和信息是不同的，實際上它溝通和信息是不同的，實際上它們大部分是相對的們大部分是相對的會議管理流程會議管理流程會中控制會中控制會議前準(zhǔn)備會議前準(zhǔn)備會后追蹤會后追蹤會議管理流程會議管理流程有效借助團(tuán)隊的集思廣益,解決個人無法完成的問題 ,達(dá)到會議目標(biāo)。 和諧營造和諧的氣氛,使成員對團(tuán)隊有安全感、信任感、認(rèn)同感，發(fā)揮個人才能。 參與參與的人用心關(guān)注,才能讓會議得到健全發(fā)展。 效率當(dāng)一個會議成功的要素具備后,能在預(yù)定的時間內(nèi)完成開會,這就是效率。 學(xué)習(xí)在參與開會的同時有更多學(xué)習(xí)的機會1.1.明確會議舉行的目的明確會議舉行的目的2.2.合理安排會議時間合理安排會議時間3. 3. 邀請適當(dāng)邀請適當(dāng)?shù)娜?/p>

14、出席的人出席4. 4. 準(zhǔn)備準(zhǔn)備背景背景資資料料5. 5. 設(shè)設(shè)定定會議議程會議議程會前準(zhǔn)備會前準(zhǔn)備明確舉行會議的目的明確舉行會議的目的 信息傳播共享 動員激勵 問題解決和決策制定準(zhǔn)備背景資料準(zhǔn)備背景資料 有用的信息提前發(fā)布到公告欄里。 提前發(fā)放會議資料，讓與會者做好準(zhǔn)備。 會議結(jié)束2-3天內(nèi)，所有與會者應(yīng)拿到會議記錄。會前準(zhǔn)備會前準(zhǔn)備合理安排會議時間合理安排會議時間不要遲到不要遲到 浪費時間等于浪費生命，浪費別人的時間等于謀財害命！不要隨意推遲和變更開會時間不要隨意推遲和變更開會時間打亂原定計劃會影響與會人員的其他工作安排，有些人可能因此不能出席會議；還會導(dǎo)致召集部門（人）的威信下降。嚴(yán)格按

15、照議程進(jìn)行，不要超時嚴(yán)格按照議程進(jìn)行，不要超時會前準(zhǔn)備會前準(zhǔn)備邀請適當(dāng)?shù)娜藚堖m當(dāng)?shù)娜藚藛T的選擇參會人員的選擇 知情者 決策參與者 執(zhí)行者 重大關(guān)系人 預(yù)約參會人員預(yù)約參會人員 找出最適宜所有參會人的開會時間。 會議通知（目的、時間、地點）。制定議程制定議程 列出團(tuán)隊會議的目標(biāo) 為會議制定規(guī)則 確定與會者名單 確定會議召開的時間、地點和持續(xù)時長 指定會議角色會前準(zhǔn)備會前準(zhǔn)備5W1H5W1H法法Where-Who-When-What-Why-HowWhere-Who-When-What-Why-How 會議準(zhǔn)備工作核對單會議準(zhǔn)備工作核對單1.1.了解會議的目的了解會議的目的3.3.確

16、定會議的形式確定會議的形式5.5.決定會議的時間決定會議的時間7.7.決定會議的地點決定會議的地點9.9.確定出席人數(shù)確定出席人數(shù)11.11.是否準(zhǔn)備會議名簽是否準(zhǔn)備會議名簽13.13.是否安排與會者住宿是否安排與會者住宿15.15.確定視聽教材確定視聽教材17.17.準(zhǔn)備會場周邊位置圖準(zhǔn)備會場周邊位置圖19.19.確定自己人的相關(guān)資料確定自己人的相關(guān)資料2.2.是否一定要開會是否一定要開會4.4.安排會議的議程安排會議的議程6.6.確定會議的主持人確定會議的主持人8.8.研究會場如何布置研究會場如何布置10.10.安排出席者座位安排出席者座位12.12.是否安排交通工具是否安排交通工具14.

17、14.是否發(fā)出了會議通知是否發(fā)出了會議通知16.16.確定輔助教材確定輔助教材18.18.是否要求與會者準(zhǔn)備資料是否要求與會者準(zhǔn)備資料20.20.是否安排會后娛樂并做好事先通知是否安排會后娛樂并做好事先通知由重要到不重要由重要到不重要會議開始時即討論重要議題,以免延誤時影響到后面重要議題。由不尖銳到尖銳由不尖銳到尖銳將尖銳議題挪后,讓與會人員建立默契和信任感,再接觸尖銳議題,使氣氛不尷尬。由容易到困難由容易到困難讓大家漸漸融入會議進(jìn)行的節(jié)奏,不要開始就接觸未熟悉的會議造成挫折感。會前準(zhǔn)備會前準(zhǔn)備會議議程設(shè)計會議議程設(shè)計題目1.前言2.跟進(jìn)上一次會議的決議/行動3.行動狀況報告4.為下星期/月作

18、出計劃5.里程碑6.后續(xù)步驟希望達(dá)到的成果-清楚知道我們今天嘗試達(dá)到的成果和我們?nèi)绾巫龅?了解我們直到目前為止的業(yè)績，讓我們可在中途進(jìn)行修訂-了解每項活動根據(jù)計劃進(jìn)行的狀況-列出問題和得出建議 時間（分）101050會中控制會中控制會議議程會議議程會議的會議的準(zhǔn)備準(zhǔn)備會后的會后的跟蹤跟蹤兩個基本點兩個基本點一個中心一個中心會中控制會中控制會議基本規(guī)則與注意事項會議基本規(guī)則與注意事項會議基本規(guī)則會議基本規(guī)則1.參會者要將工作安排交給會議主席2.超過1小時的會議要有書面的通知3.所有參會者都要有準(zhǔn)備發(fā)言的心態(tài)4.會議要能準(zhǔn)時開始、準(zhǔn)時結(jié)束5.負(fù)責(zé)人對決議能否達(dá)成負(fù)主要責(zé)任6.在會上要維護(hù)別人的尊嚴(yán)

19、7.要有人提出不同的意見8.會后要能拿到書面的記錄9.參會者要履行反饋職責(zé)10.要請第三方監(jiān)控會議質(zhì)量會議注意事項會議注意事項1.要守時,堅持到底 2.要做事前準(zhǔn)備 3.針對主題發(fā)言,簡短扼要 4.對事不對人5.予以真誠的肯定及贊美 6.傾聽他人發(fā)言 7.用積極的話代替消極發(fā)言 8.以探詢、謙虛代替主觀論斷會中控制會中控制開場白開場白 歡迎詞 講明會議背景及目的：除了會議召開的背景，也可讓與會人員自我介紹，并說明對會議的期待，以促進(jìn)與會人員及會議氣氛的融洽。 宣布會議議程：會議中欲討論之事項及其先后順序和預(yù)估時間。 制定紀(jì)律規(guī)則與會者行為守則與會者行為守則會前充分準(zhǔn)備；會后總結(jié)會中全情投入，貢

20、獻(xiàn)創(chuàng)意與意見以解決問題為己任保持開放心態(tài)，摒除部門之見耐心聆聽，尊重他人意見；盡可能獲取信息勇于發(fā)言，言之有物不進(jìn)行人身攻擊；避免出現(xiàn)不當(dāng)肢體語言會中控制會中控制 會議主持會議主持（掌握與控制會議節(jié)奏）（掌握與控制會議節(jié)奏）主持人作用鼓勵發(fā)言：讓大家暢所欲言。鼓勵發(fā)言：讓大家暢所欲言。分配工作：鼓勵大家主動認(rèn)領(lǐng)工作。分配工作：鼓勵大家主動認(rèn)領(lǐng)工作。激發(fā)創(chuàng)意：提出觀點，激發(fā)大家創(chuàng)意。激發(fā)創(chuàng)意：提出觀點，激發(fā)大家創(chuàng)意。提出問題：讓與會人員了解狀況。提出問題：讓與會人員了解狀況。 感情支持：創(chuàng)造和諧氣氛。感情支持：創(chuàng)造和諧氣氛。主持人會前準(zhǔn)備主持人注意事項獨占發(fā)言獨占發(fā)言 占用大家交流意見時間。占用

21、大家交流意見時間。容忍支持容忍支持 不可情緒化與他人沖突。不可情緒化與他人沖突。優(yōu)柔寡斷優(yōu)柔寡斷 對決議事項要果斷明確。對決議事項要果斷明確。 保持理性保持理性 站在中立立場化解沖突。站在中立立場化解沖突。操控議程操控議程 應(yīng)以流程引導(dǎo)會議進(jìn)行。應(yīng)以流程引導(dǎo)會議進(jìn)行。設(shè)定溝通目標(biāo)設(shè)定溝通目標(biāo)制訂行動計劃制訂行動計劃預(yù)備可能的爭執(zhí)預(yù)備可能的爭執(zhí)主持人發(fā)言多的原因?qū)h的議題特別熟悉對會議的議題特別熟悉地位最高而且聲音較大地位最高而且聲音較大負(fù)擔(dān)較多的行政責(zé)任負(fù)擔(dān)較多的行政責(zé)任主持人發(fā)言時間應(yīng)掌握在20%以內(nèi)，保證每個人發(fā)言機會均等，形成互動的會議氛圍。短話長短話長說說獨占發(fā)言獨占發(fā)言人身攻人身攻

22、擊擊時間不足時間不足為反對而反對為反對而反對離題離題爭功諉過爭功諉過爭議爭議抱怨抱怨常見問題常見問題會中控制會中控制會議中的常見問題會議中的常見問題會中控制會中控制會議常見問題的對策會議常見問題的對策人身攻擊人身攻擊對雙方進(jìn)行安撫重申議事規(guī)則重提主體進(jìn)行討論離題離題兜一圈切回主題給予肯定再切斷話題將離題的議題留置最后再做討論請他做歸納或替他做歸納事先請將規(guī)則講清楚發(fā)言限定時間爭議爭議暫停該項議題，容后再議參與第三者的意見將雙方意見列表比較進(jìn)行不記名投票重整雙方意見提出新的方案重申共同利益抱怨抱怨同情其不滿的情緒歸納其不滿的原因?qū)で蠼鉀Q的方法獨占發(fā)言獨占發(fā)言主持人制止其行為。說明規(guī)則強制執(zhí)行嘮嘮

23、叨叨嘮嘮叨叨清楚其具體的想法不要粗魯打斷對發(fā)言予以認(rèn)可爭功諉過爭功諉過主持人應(yīng)制止不當(dāng)發(fā)言,并給予其適當(dāng)肯定。引導(dǎo)組織成員彼此說出對方的優(yōu)點,讓大家都能受到適當(dāng)?shù)目隙〞r間不足時間不足選擇重要的議題進(jìn)行討論。限制發(fā)言人數(shù)(可事先登記)限制發(fā)言時間征求與會人意見，是否挪到下次會議為反對而反對為反對而反對請他提出更好的對策。引導(dǎo)他思考是否有考慮周全不斷施壓不參與發(fā)言不參與發(fā)言設(shè)置暗樁,帶動與會人員的熱烈參與,有拋磚引玉的效果。主動出擊,適時發(fā)問,塑造發(fā)言機會,且予以正向肯定與鼓勵。有效傾聽與良好溝通。會中控制會中控制會議常見問題的對策會議常見問題的對策會中控制會中控制會議常見問題的對策會議常見問題的

24、對策與與“cicadacicada蟬蟬”相遇相遇講故事（和討論的主題無關(guān)）講了很長才進(jìn)入主題講的太模糊，沒有具體事例拒絕傾聽別人的主要觀點對于對于“cicadacicada蟬蟬”的解決的解決可用話語或非語言的暗示事先提醒關(guān)于會議的程序和時間限制用總結(jié)的方式結(jié)束與與“sharkshark鯊魚鯊魚”相遇相遇 有攻擊別人的傾向 總是給予消極的、否定的意見對付對付“sharkshark鯊魚鯊魚”型發(fā)言者的辦法型發(fā)言者的辦法 非語言性打斷 重申會議規(guī)范 反問法與與“donkeydonkey驢驢”相遇相遇 過于敏感 防衛(wèi)性很強，心中有面墻 不能站在別人的立場看問題對付對付“donkeydonkey驢驢”型

25、發(fā)言者的辦法型發(fā)言者的辦法 點名發(fā)言 重復(fù)問題 突出他的貢獻(xiàn)與與“crabcrab螃蟹（跑題者）螃蟹（跑題者）”相遇相遇 開會的同時一并做別的工作 私自進(jìn)入小團(tuán)體討論 時常接電話 瞌睡 其他：以筆敲桌，背對發(fā)言者，故意看別處對對“crabcrab螃蟹螃蟹”型發(fā)言者的辦法型發(fā)言者的辦法 強調(diào)時間壓力 重申會議規(guī)范 帶入別人 短暫沉默會中控制會中控制與會者的傾聽責(zé)任與會者的傾聽責(zé)任發(fā)言內(nèi)容要有組織適時發(fā)言一次只討論一個重點口齒清晰，陳述有力一針見血音量適當(dāng)解釋方式讓人易懂口吻要自信在要點處可稍加大音量 傾聽是暫時忘掉自我的思想、期待、成見和愿望。全神貫注的理解談話者的內(nèi)容，與他一起去體驗，感受整個

26、過程。這是一種管理技巧，可以通過學(xué)習(xí)和鍛煉得到提高。會中控制會中控制會議溝通會議溝通別人行動的別人行動的 20%20%別人聽懂的別人聽懂的40%40%別人聽到的別人聽到的60%60%你嘴上說的你嘴上說的 80%80%你心里想的你心里想的 100%100%溝通的漏斗溝通的漏斗自己自己對方對方設(shè)身處地設(shè)身處地溝通的金三角溝通的金三角 環(huán)環(huán) 境境話題話題5%20%5%20%工作層面工作層面80%95%80%95%關(guān)系層面關(guān)系層面溝通的冰山模式溝通的冰山模式會中控制會中控制會議溝通會議溝通有效溝通原則有效溝通原則 有明確的溝通目標(biāo) 有明確的時間約束 重視每一個細(xì)節(jié) 積極傾聽 努力達(dá)成目標(biāo)如何建立信任如

27、何建立信任 找共同點 適當(dāng)展示自己的能力和水平 適當(dāng)暴露自己脆弱的地方 不必說出所有的真相造成溝通困難的因素造成溝通困難的因素 缺乏自信，主要因為知識和信息掌握不夠 重點強調(diào)不足或條理不清 不能積極聆聽，有偏見，先入為主，判斷錯誤 按自己的思路思考，忽略他人的需求 失去耐心，造成爭執(zhí) 準(zhǔn)備不充分，沒有慎重思考就發(fā)表意見 時間不充分 情緒不好 語言不通 大腦過濾 記憶力差會中控制會中控制會議溝通會議溝通如何讓大家發(fā)言如何讓大家發(fā)言塑造會議歡樂、和諧的氣氛。 建立包容、安全的討論環(huán)境。 保持客觀,對事不對人。 不以言立人,不以言廢人。 帶動與會人員的參與。 主動、適時發(fā)問，塑造發(fā)言機會，予以正向肯

28、定與鼓勵。 有效傾聽與良好溝通。提問的技巧提問的技巧封閉性問題：要求進(jìn)行簡單的回答開放性問題：鼓勵自由發(fā)揮。假設(shè)性問題：用于應(yīng)變、解決問題能力和思維能力。連串性提問：主要在壓力情景下的反映能力引導(dǎo)性提問；主要用于引發(fā)面試人的思考提問題時常見問題提問題時常見問題問題過于寬泛開始的問題太難問引導(dǎo)性問題可能是最封閉的問題提問之前已經(jīng)表示不贊同找不到提問的內(nèi)容主持會議的原則主持會議的原則以人為本停止操控目標(biāo)與過程兼得對事不對人 感覺與理性兼顧解決問題也處理情緒會中控制會中控制會議決策會議決策如何達(dá)成決議如何達(dá)成決議彼德彼德德魯克決議法：德魯克決議法： 用足夠多的時間檢視困難所在，并是參會者達(dá)成共識列舉

29、或圖示各提案并開始討論客觀比較各提案的優(yōu)劣，避免意氣之爭估計各提案之獲益律估計有無采集更多參考資料的需要征求反對意見以中立角度檢視正反意見尋求與會者對各提案之認(rèn)同對提案做適當(dāng)?shù)男拚c妥協(xié)確認(rèn)議事結(jié)果組成或指定議案執(zhí)行的監(jiān)督單位。共識法共識法多數(shù)票通過法多數(shù)票通過法權(quán)威決策法權(quán)威決策法無異議決策法無異議決策法影響群體決策的因素影響群體決策的因素心理定勢自尊、自信從眾行為合理化動機權(quán)威效應(yīng)責(zé)任擴散、風(fēng)險轉(zhuǎn)移會中控制會中控制會議記錄會議記錄會議記錄要點會議記錄要點 時間 地點 與會人 議題 重要發(fā)言 行動方案 會議決策或結(jié)論 完成時限 執(zhí)行追蹤檢驗會議記錄技巧會議記錄技巧 活用5W2H:即what、

30、where、when、who、why、how、how much. 掌握主詞、動詞、形容詞 明確數(shù)字 運用關(guān)鍵詞 列點說明：可了解發(fā)言重點，歸納出主題方向 一言以蔽之 反應(yīng)快、寫字快、 知識面廣 記憶力特別強 組織能力強 傾聽能力強 總結(jié)能力強記錄者能力記錄者能力會后追蹤會后追蹤會議記錄發(fā)放執(zhí)行督促按會議決議追蹤檢驗準(zhǔn)備下階段會議會議的結(jié)束會議的結(jié)束討論的主題要有結(jié)論形成會議記要形成執(zhí)行文件明確未決議的問題明確下一次議題注意處理未被尊重的意見感謝與會者參會者會后跟進(jìn)參會者會后跟進(jìn)拿到會議記錄以后要細(xì)讀分析不同參會者的眾生相考慮自己任務(wù)的完成方法會議是一項新任務(wù)的開始主持人的會后跟進(jìn)主持人的會后跟

31、進(jìn)請大家填寫會議評估表針對意見做出改進(jìn)措施詢問和聯(lián)絡(luò)缺席的同事制定跟進(jìn)計劃，負(fù)責(zé)跟進(jìn)如有需要找高層協(xié)助如計劃進(jìn)行順利，取消下次會議會議之后檢討得失課程回顧課程回顧情景模擬情景模擬高效會議清單高效會議清單有效會議的方法有效會議的方法只有必要時才開會 會前要做準(zhǔn)備事先頒發(fā)議程準(zhǔn)時開會準(zhǔn)時結(jié)束有意識把握會議的方向注意力集中在政策和行動上會議記錄應(yīng)闡明最后的結(jié)論會議成功只有用結(jié)果衡量強調(diào)實施所有的決定鼓勵沉默人發(fā)言，闡明糊涂觀點，刪除重復(fù)話題有效的團(tuán)隊（有效的團(tuán)隊（TeamTeam）會議）會議明確角色有針對性的目標(biāo)大家已同意的程序成熟的關(guān)系MTEA七種會議陷阱七種會議陷阱員工會議太頻繁 會議時間太長

32、會前缺乏準(zhǔn)備主持人話說得太多 討論結(jié)構(gòu)松散 發(fā)言內(nèi)容重復(fù) 會議常流于形式 團(tuán)隊式工作會議指引團(tuán)隊式工作會議指引有針對性的目標(biāo)有針對性的目標(biāo)明確角色明確角色大家同意的程序大家同意的程序成熟的關(guān)系成熟的關(guān)系找出每個人的需要公開 個人的目標(biāo)-發(fā)展需要-生活方式在小組目標(biāo)上達(dá)成協(xié)議-發(fā)展需要-生活方式分享客戶的目標(biāo)-最后成果-建立技能清楚說明麥肯錫的目標(biāo)-客戶開發(fā)-業(yè)務(wù)發(fā)展在誰做什么工作上達(dá)成協(xié)議厘定工作方面的角色-了解工作和最后成果-把你的技能和發(fā)展需要與工作配合-建立你的工作責(zé)任歸屬設(shè)計流程中的角色-了解所需角色-觀察是否有人扮演所需角色-愿意采取行動重新保持流程的平衡計劃有效率地運用時間設(shè)定溝通

33、上的期望-就相互交流的方式和頻率達(dá)成協(xié)議-了解驅(qū)使他人參與所需的職權(quán)設(shè)定取得最后成果的限期設(shè)立檢查點-同意檢討流程-制定反饋和指導(dǎo)協(xié)議建立有建設(shè)性的氣氛老老實實講-要坦白、直率-提出和接受他人反饋-不要回避確保有平衡的參與-聆聽-尋求意見-測試?yán)斫獬潭?共識語調(diào)要保持正面-根據(jù)目標(biāo)來連成一體-爭論時不要作人身攻擊-適當(dāng)時提供解決方案或選擇，而不是提出問題有效召開會議的規(guī)則有效召開會議的規(guī)則 會議時間安排不超過30分鐘，除非是關(guān)鍵的檢討會或者季度、月度經(jīng)營分析會。 所有會議應(yīng)有清晰書面的議程和明確的目標(biāo)（如“會議結(jié)束時我們應(yīng)已完成/決定了什么事情？”）。 會議主持人應(yīng)控制進(jìn)度/議程和需要時調(diào)整小組的進(jìn)度。 主持人應(yīng)總結(jié)每個議程項目的重點或就各項目作出決策，帶領(lǐng)小組討論另一題目。 會議結(jié)束時，應(yīng)有清晰的