中小企業(yè)公章、證照管理制度

1、公司公章證照管理制度第一章總則為加強所有證照原件及其申辦原始資料及其重要文件資料的管理，防止遺失并保證按時年檢，特制訂本制度下列證照及資料由專人負(fù)責(zé)統(tǒng)一保管：1. 營業(yè)執(zhí)照、許可證、法人代碼證、批準(zhǔn)證書、稅務(wù)登記證、貸款證、外匯管理登記證、土地證、房產(chǎn)證、新藥證書、GMP認(rèn)證證書等證照原件及其申辦原始資料。2. 所有資信類文件，如驗資報告、審計報告、評估報告、工商聯(lián)合年檢報告等。3. 重要文件，如合作項目合同書、投資項目合同書、公司成立合同書、章程、同事會任命文件等。4. 經(jīng)董事會或總經(jīng)理指定要求專管的文件資料。公司設(shè)機要員1名，全權(quán)負(fù)責(zé)證照及重要文件資料的管理，其職責(zé)如下：1. 建立證照資料

2、目錄及相應(yīng)檔案，以便及時查找。2. 負(fù)責(zé)日常管理，保證證照資料的完好無損，防止任何情況下的遺失損失。3. 負(fù)責(zé)有關(guān)證照的申辦、變更、年檢、延期等工作。4. 嚴(yán)格按照公司的有關(guān)制度辦理有關(guān)借閱、借用、復(fù)印等工作。5. 嚴(yán)格交接轉(zhuǎn)移手續(xù)。證照資料的借閱、借用、復(fù)印管理辦法：1. 公司員工因工作需要必須借閱、借用、復(fù)印證照資料時，應(yīng)先出具書面申請，寫明是由幾擬用證照資料名稱、件數(shù)、歸還期限等，經(jīng)主管副總經(jīng)理同意并簽字確認(rèn)后，可到機要員處辦理相應(yīng)手續(xù)，該主管副總經(jīng)理如不在?？?，可由其授權(quán)的其它負(fù)責(zé)人辦理審批業(yè)務(wù)，但辦理時，必須電話請示其同意。2. 機要員僅憑主管領(lǐng)導(dǎo)審批的申請書辦理借用、借閱、復(fù)印等業(yè)

3、務(wù)，其它任何人員提出的任何要求，均不予受理。3. 凡借閱、借用證照資料，必須在申請日期內(nèi)歸還，不能按時歸還的應(yīng)申請延期，手續(xù)與上述1款相同，但最長不得超過1個月。違規(guī)責(zé)任：1. 凡因保管不善或借用、借閱手續(xù)不齊，導(dǎo)致證照及重要文件資料遺失的，由機要員承擔(dān)補辦費及相關(guān)責(zé)任。2. 凡因借用、借閱人過失而造成的證照資料滅失，由借用、借閱人承擔(dān)補辦費用及相關(guān)責(zé)任。3. 如因機要員主觀原因造成的證照逾期年檢等行政罰款均由機要員自行承擔(dān)。印章管理辦法第一章總則第一條為了切實加強印章管理，確保印章的法定性、權(quán)威性、效用性和安全性，根據(jù)國家印章管理辦法和公司實際情況，特制定本辦法。第二條本辦法中所指印章是在公

4、司發(fā)行或管理的文件、憑證文書等與公司權(quán)利義務(wù)有關(guān)的文件上，因需以公司名稱或有關(guān)部門名義證明其權(quán)威作用而使用的印章。第二章印章的刻制與更換第三條總公司及其部門印章的刻制、更換，均需統(tǒng)一由總裁辦提出申請，報董事長批準(zhǔn)后由總裁辦按照有關(guān)規(guī)定負(fù)責(zé)刻制。第四條各下屬公司印章的刻制、更換，由本公司辦公室提出申請，下屬公司總經(jīng)理審定，報公司總裁批準(zhǔn)。第五條印章的形體和規(guī)格，按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第六條新舊印章的更換時，應(yīng)將舊印章交還總裁辦后，方可領(lǐng)取新印章。第三章印章的頒發(fā)、啟用第七條印章的頒發(fā)，必須正式行文通知。第八條頒發(fā)印章時，嚴(yán)格履行登記和簽收等手續(xù)，并密封包裝，保證安全。領(lǐng)印單位派二人持有本單位負(fù)責(zé)人

5、簽名的證明領(lǐng)取印章。接到頒發(fā)的正式印章，應(yīng)立即向公司總裁辦報告，一遍確認(rèn)印章安全發(fā)到。第九條新印章要做好戳記，并留樣保存，以便備查。第十條印章已用應(yīng)按印章制發(fā)權(quán)限發(fā)布啟用通知，啟用通知上應(yīng)附印模樣式，注明啟用日期、發(fā)放單位和使用范圍。第十一條啟用印模應(yīng)用藍色印油，以示首次使用。第四章印章的保管和交換第十二條集團各類印章必須有專人保管。董事會、集團的正式印章、專用印章、鋼印、手章應(yīng)指定總裁辦公室主任保管；各部門印章由各部門負(fù)責(zé)人保管；各子公司印章由子公司辦公室保管；各子公司業(yè)務(wù)印章由各業(yè)務(wù)部門保管。（1） 保管人員必須嚴(yán)格執(zhí)行保管印章、使用印章的制度和紀(jì)律。印章保管須有記錄，注明印章名稱、頒發(fā)機

6、關(guān)、枚數(shù)、收到日期、啟用日期、領(lǐng)取人、保管人、批準(zhǔn)人、圖樣等信息。（2） 印章保管必須安全可靠，須加鎖保存。特制印章要放在保險柜。（3） 保管人員對所保管的印章，應(yīng)經(jīng)常檢查，及時清潔，細(xì)心保護。（4） 若發(fā)現(xiàn)所保管的印章有異常情況或丟失，應(yīng)保護現(xiàn)場，及時報告領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門，查明情況，及時處理。必要時應(yīng)報告公安機關(guān)協(xié)查。（5） 未經(jīng)批準(zhǔn)，嚴(yán)禁攜帶印章外出使用。第十三條印章移交須辦理手續(xù)，簽署移交手證明，注明移交人、接交人、監(jiān)交人、移交時間、圖樣等信息。第五章印章的使用第十四條印章的使用范圍：（1） 凡屬以集團名義對外發(fā)文、開具介紹信、報送報表等一律使用集團公司章，加蓋集團法人章；（2） 凡屬集團

7、內(nèi)部行文、通知，使用集團內(nèi)部印章；（3） 凡屬以下屬公司名義外發(fā)文、開具介紹信、報送報表等一律使用下屬公司章，加蓋下屬公司法人章；（4） 凡屬部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)加蓋部門印章；（5） 凡屬合同類的用合同專用章；（6） 凡屬財務(wù)會計業(yè)務(wù)的用財務(wù)專用章。第十五條使用公司各級印章，一律實行審批制度，必須填寫用印申請單，并按下列權(quán)限辦理審批手續(xù)。（1） 公司級印章的使用，由用印部門領(lǐng)導(dǎo)簽字申請，交總裁辦，經(jīng)總裁或分管副總裁簽字后方可用印；法律文件、經(jīng)濟合同、對外擔(dān)保、數(shù)額較大的業(yè)務(wù)活動及重大事項必須經(jīng)總裁或總裁指定（委托）專人簽字后方可用印。（2） 部門或子公司印章的使用，須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人或子公司總經(jīng)理簽字同

8、意方可使用。第十六條批準(zhǔn)人和蓋印人對所蓋印章的文書內(nèi)容必須認(rèn)真審閱，公文蓋章時必須檢查原稿是否經(jīng)總裁或副總裁簽發(fā)。對一些必須要經(jīng)辦人親手蓋章的材料，必須有領(lǐng)導(dǎo)明確批示，并登記清楚。第十七條使用印章，一律實行登記制度。（1） 用印時除有留底的表格、文件、介紹信的協(xié)議等，均應(yīng)詳細(xì)登記用印時間、編號、用印單位、內(nèi)容、用印數(shù)、申請人、批準(zhǔn)人等，（2） 代章/因工作急需而又無合適印章，可以采用借章辦法，借章要在落款處加注“借印”、“代”字樣。（3） 使用印章時。保管人應(yīng)對蓋印的文書內(nèi)容、手續(xù)、格式把關(guān)檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時請示領(lǐng)導(dǎo)，妥善解決。（4） 使用印章時，必須保證位置恰當(dāng)、字跡端正、圖形清晰。（5） 嚴(yán)禁在空白的信箋、介紹信、合同上用印，印章保管人長期外出時須將印章妥善移交，以免貽誤工作。第六章印章的停用第十八條有下列情況之一，印章須停用:（1） 機構(gòu)變動或機構(gòu)名稱改變；（2） 上級部門通知改變印章圖樣；（3） 印章使用損壞；（4） 印章遺失或被竊，聲明作廢。第十九條印章停用要提出處理辦法，并報經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，及時將停用印章送制發(fā)機