物資采購驗(yàn)收管理辦法講解

1、山西保利合盛煤業(yè)有限公司水峪礦物 資 采 購 驗(yàn) 收 管2012年7月1日保利合盛煤業(yè)有限公司水峪礦物資采購驗(yàn)收管理辦法（試行）為認(rèn)真貫徹能源公司關(guān)于物質(zhì)采購、驗(yàn)收會(huì)議精神，實(shí)現(xiàn)煤 礦健康、穩(wěn)定的發(fā)展。根據(jù)礦委的統(tǒng)一安排部署，為強(qiáng)化水峪礦 材料物資采購、驗(yàn)收管理，進(jìn)一步規(guī)范物資管理制度，有效降低 生產(chǎn)成本，降低庫存物資和資金，提高我礦的經(jīng)濟(jì)效益，實(shí)現(xiàn)節(jié) 約型礦井。針對(duì)我公司實(shí)際情況，特制定以下物質(zhì)采購、驗(yàn)收管 理辦法。第一部分采購管理辦法第一條 目的為了使我礦物資采購制度化，科學(xué)化，根據(jù)礦委要求，結(jié)合本礦 實(shí)際情況，制定了物資采購辦法。第二條 范圍物資的采購，包括固定資產(chǎn)與非固定資產(chǎn)的采購均依

2、本辦法執(zhí)行第三條 管理部門供應(yīng)科專人負(fù)責(zé)有關(guān)物資的采購工作，凡物資的采購、驗(yàn)收、保 管及發(fā)放，不管資金來源和供應(yīng)渠道，也不管使用部門，均應(yīng)經(jīng)供應(yīng) 科統(tǒng)一計(jì)劃、統(tǒng)一訂購和統(tǒng)一管理。第四條 物資采購計(jì)劃的編制2物資采購計(jì)劃的編制由各個(gè)生產(chǎn)單位根據(jù)月、 年度生產(chǎn)工作計(jì)劃， 維修檢修計(jì)劃，按材料消耗定額制定出本單位的材料需求計(jì)劃，由供 應(yīng)科匯總后編制出年度物資采購計(jì)劃（初稿）報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)，由分管領(lǐng) 導(dǎo)召集有關(guān)人員開會(huì)進(jìn)行審查，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后有供應(yīng)科負(fù)責(zé)編制物 質(zhì)采購計(jì)劃。根據(jù)采購目錄進(jìn)行劃分，一級(jí)采購能源公司，二級(jí)采購 （分公司），三級(jí)采購（礦供應(yīng)科）。第五條 物資采購合同的簽訂與履行長期、批量訂貨實(shí)行

3、招標(biāo)采購，貨比三家，使用單位應(yīng)對(duì)所需物 資提出詳細(xì)技術(shù)要求，并參與同供貨方進(jìn)行的技術(shù)談判。采購人員指 定專人詢價(jià)，并根據(jù)收集到的報(bào)價(jià)資料，由分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)召集有關(guān)部 門組成招投標(biāo)小組，小組成員集體討論，確定中標(biāo)廠商。物資采購合 同統(tǒng)一由供應(yīng)科簽訂，設(shè)備采購入庫手續(xù)歸口由供應(yīng)科組織辦理。經(jīng) 濟(jì)合同的執(zhí)行應(yīng)做到誰經(jīng)辦誰負(fù)責(zé)，設(shè)備到貨后經(jīng)辦人應(yīng)及時(shí)組織有 關(guān)人員按合同內(nèi)容進(jìn)行驗(yàn)收，使用單位確認(rèn)，供應(yīng)科辦理入庫手續(xù)。第六條 物資的驗(yàn)收物資的正常驗(yàn)收由供應(yīng)科牽頭、企管科、使用單位派技術(shù)人員配 合。物資到貨后，應(yīng)按照合同及有關(guān)規(guī)定驗(yàn)收。驗(yàn)收后發(fā)現(xiàn)有問題， 涉及到違反合同或不滿足合同要求時(shí)，需要進(jìn)行合同的更改

4、或索賠等 有關(guān)事項(xiàng)，由供應(yīng)科牽頭，相關(guān)部門協(xié)助。有關(guān)索賠事項(xiàng)，應(yīng)在訴訟 時(shí)效期間內(nèi)處理質(zhì)量和其他有關(guān)問題，避免經(jīng)濟(jì)上不應(yīng)有的損失。物 資驗(yàn)收后應(yīng)由記帳員填寫“物資驗(yàn)收單”，供應(yīng)科簽字后歸檔。物資 倉庫保管員驗(yàn)收后應(yīng)及時(shí)填寫“入倉單”，作為入帳依據(jù)。第七條 物資（設(shè)備及材料）發(fā)放及發(fā)放前的保管物資倉庫實(shí)行憑單發(fā)料，使用部門領(lǐng)用物資（設(shè)備及材料）時(shí)必 須在“出倉單”上簽字才能生效，記帳員據(jù)此銷帳。物資實(shí)行分類、 分庫保管。物資擺放整齊，標(biāo)識(shí)齊全。物資保管員和記帳員堅(jiān)持每季 度對(duì)帳一次，年終進(jìn)行清倉盤點(diǎn)，做到帳、物、資金三相符。第八條 固定資產(chǎn)的報(bào)廢固定資產(chǎn)報(bào)廢按照規(guī)定的年限執(zhí)行，財(cái)務(wù)科根據(jù)相關(guān)規(guī)定

5、確認(rèn)固 定資產(chǎn)的報(bào)廢。報(bào)廢后的固定資產(chǎn)統(tǒng)一由分公司負(fù)責(zé)處理第九條 罰則違反本辦法規(guī)定，未造成損失的，由企管科提出整改意見，限期 整改；造成損失的，報(bào)經(jīng)理辦公會(huì)議作出紀(jì)律處分和處罰決定。第二部 物資驗(yàn)收管理制度第一條 總則一、本制度規(guī)定了公司物資驗(yàn)收的依據(jù)、時(shí)限、組織方式、程序 及不合格物資的處理方法二、本制度適用于水峪礦的物資驗(yàn)收管理工作。第二條 職責(zé)一、供應(yīng)科：除零星辦公用品外 , 公司所有的設(shè)備、消耗材料等 物資，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各部門，組織、實(shí)施物資全過程驗(yàn)收。二、庫房管理員：負(fù)責(zé)核對(duì)物資的數(shù)量、規(guī)格、種類、生產(chǎn)廠 家、生產(chǎn)日期、標(biāo)簽、外包裝等進(jìn)行核對(duì)驗(yàn)收。三、使用部門（單位） ：按照驗(yàn)收規(guī)范、

6、訂貨協(xié)議和質(zhì)量要求，進(jìn) 行檢驗(yàn)或試驗(yàn)，并填寫檢驗(yàn)報(bào)告單。四、企管部門：根據(jù)礦審批的物質(zhì)采購計(jì)劃，進(jìn)行核對(duì)驗(yàn)收，由 于地質(zhì)條件或其它因素造成，計(jì)劃外采購物質(zhì)，必須由礦主管領(lǐng)導(dǎo)簽 字審批補(bǔ)充計(jì)劃方可驗(yàn)收。五、礦調(diào)度室：參與木料驗(yàn)收，在整個(gè)過程當(dāng)中，調(diào)度負(fù)責(zé)對(duì)木 材丈量和木料的堆放及木料場的管理。六、機(jī)電部門：主要負(fù)責(zé)和參與機(jī)電材料和設(shè)備的驗(yàn)收，負(fù)責(zé)設(shè) 備的運(yùn)行（是否運(yùn)行完好） 、煤安標(biāo)志，開箱驗(yàn)收證書等相關(guān)證件（是 否證件齊全）。第三條 管理內(nèi)容與要求一、 物資驗(yàn)收的依據(jù)（一）物資采購計(jì)劃。（二）訂貨合同、技術(shù)協(xié)議。（三）供貨單位的裝箱單、發(fā)票、貨運(yùn)單、圖紙、隨機(jī)資料、 合格證等。（四）物資驗(yàn)收規(guī)

7、范： 使用部門應(yīng)根據(jù)待驗(yàn)物資的重要性及特性 等，制定相關(guān)物資的驗(yàn)收規(guī)范作為驗(yàn)收的依據(jù)。二、物資到庫驗(yàn)收的時(shí)限（按工作日計(jì)算）一） 大型、新型設(shè)備和專用備品、低值易耗品及主要輔機(jī)備品配件，一般機(jī)電產(chǎn)品、消耗材料到貨后 1-2 天內(nèi)驗(yàn)收完畢；（二）物資到貨后 , 采購員立刻電話或書面通知使用部門，和企 管部門在驗(yàn)收規(guī)定時(shí)限內(nèi)，對(duì)物資進(jìn)行驗(yàn)收，未經(jīng)驗(yàn)收部門驗(yàn)收的物 資一律不準(zhǔn)入庫，進(jìn)行使用。三、驗(yàn)收的分級(jí)及參加人員（一）設(shè)備類：大型（價(jià)值 10 萬元以上）及專用設(shè)備，小型通 用設(shè)備（ 10 萬元以下）。（二）備品配件：1、主機(jī)、主要輔機(jī)備品配件、零星件。 2、一般備品配件（三）低值易耗品、消耗材料：

8、 以上設(shè)備及物質(zhì)材料均由使用部門技術(shù)人員，采購員、保管員， 企管部門人員參加驗(yàn)收方可入庫。四、物資驗(yàn)收的程序和要求（一）驗(yàn)收程序：1、檢查供貨方的 送貨單 是否已注明物資的編碼、 名稱、 數(shù)量、 規(guī)格和訂單編號(hào)等內(nèi)容。2、檢查供貨方提供的質(zhì)量證明文件其是否已提供， 文件是否齊全。3、核對(duì)采購入庫物資是否與采購合同的數(shù)量、規(guī)格和種類相 符，有無超訂單或無訂單的現(xiàn)象。4、檢查其外包裝上是否已按要求貼上物資標(biāo)簽， 標(biāo)簽上是否已標(biāo)明物資編碼、名稱、數(shù)量、規(guī)格、生產(chǎn)廠商和生產(chǎn)日期等內(nèi)容。5、抽查其包裝內(nèi)的數(shù)量、規(guī)格、種類是否與所貼的標(biāo)簽一致。6、使用部門質(zhì)量檢驗(yàn)人員， 按訂貨協(xié)議和質(zhì)量要求， 進(jìn)行檢驗(yàn)和

9、 試驗(yàn)，檢驗(yàn)后應(yīng)做檢驗(yàn)記錄，并填寫物資驗(yàn)收單。（二）實(shí)物驗(yàn)收：對(duì)實(shí)物驗(yàn)收，包括數(shù)量和質(zhì)量兩個(gè)方面1、 物資數(shù)量驗(yàn)收：數(shù)量驗(yàn)收是保證物資數(shù)量準(zhǔn)確不可缺少的措 施，由供應(yīng)部門和企管部門負(fù)責(zé)進(jìn)行，數(shù)量驗(yàn)收的具體要求是：（1） 計(jì)重物資的數(shù)量驗(yàn)收要求（如油品、鋼材等） ： 計(jì)重物資一律按凈重計(jì)算。 國產(chǎn)金屬材料以理論換算交貨的，按理論換算驗(yàn)收。 定尺和按件標(biāo)明重量的物資，可以抽查驗(yàn)收。抽查比例根據(jù)貨 物廠家的信譽(yù)運(yùn)輸情況的和包裝來決定，一般可抽查10 20%。 不能換算或抽查的物資，一律全部過磅計(jì)量。 凡計(jì)重物資驗(yàn)收時(shí)均應(yīng)注意按層次分割，標(biāo)明重量，力求入庫 一次過磅清楚，以便復(fù)查和出庫，減少重復(fù)勞動(dòng)。

10、（2） 計(jì)件物資的數(shù)量驗(yàn)收要求（如軸承、閥門、專用備件等） ： 計(jì)件物資應(yīng)全部清查件數(shù)（帶有附件和成套的機(jī)電設(shè)備須清查 主件、部件、零件和工具等） 。 固定包裝的小件物資， 如內(nèi)包裝完整， 可抽驗(yàn)內(nèi)包裝 5 15%， 無差錯(cuò)或其他問題時(shí)，可不再拆驗(yàn)內(nèi)包裝。 用其他方法計(jì)量的物資 （ 木材、水泥、沙子、石子、料石、膠帶、 玻璃等 ） 按規(guī)定的計(jì)量方法進(jìn)行檢查。（一） 木材數(shù)量、質(zhì)量驗(yàn)收程序要求：a、首先供應(yīng)部門根據(jù)材料使用情況， 及時(shí)采購木料， 防止使 用短缺或過度積壓。b、木料到礦后， 供貨方及時(shí)與供應(yīng)采購人員聯(lián)系， 同時(shí)供應(yīng) 人員通知企管部門和調(diào)度室驗(yàn)收人員到場。c、驗(yàn)收人員到齊后， 供貨方

11、按照驗(yàn)收人員要求在規(guī)定場地對(duì) 木料按規(guī)定進(jìn)行有序碼放， 對(duì)不符合驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)的木料， 禁止卸車。d、供應(yīng)科人員進(jìn)行組織監(jiān)督， 企管負(fù)責(zé)記錄、 調(diào)度負(fù)責(zé)丈量。e、驗(yàn)收人員對(duì)碼放整齊， 標(biāo)準(zhǔn)合格的材料進(jìn)行逐一標(biāo)記驗(yàn)收 登記，清點(diǎn)數(shù)目，核算準(zhǔn)確無誤后，填材料驗(yàn)收單，驗(yàn)收部門人 員簽字，供貨方人員全程參與，簽字后方可生效。（二）水泥數(shù)質(zhì)量驗(yàn)收程序要求a、水泥進(jìn)場時(shí)應(yīng)對(duì)其品種、級(jí)別、包裝或散裝倉號(hào)、出廠 日期等進(jìn)行檢查，并應(yīng)對(duì)其強(qiáng)度、安定性及其他必要的性能指標(biāo) 進(jìn)行復(fù)驗(yàn)，其質(zhì)量必須符合現(xiàn)行國家標(biāo)準(zhǔn)。b、檢查數(shù)量：按同一生產(chǎn)廠家、同一等級(jí)、同一品種、 同一批號(hào)且連續(xù)進(jìn)場的水泥，抽樣檢驗(yàn)。c、檢查產(chǎn)品合格證、出

12、廠檢驗(yàn)報(bào)告和進(jìn)場復(fù)驗(yàn)報(bào)告。d 、水泥袋上應(yīng)清楚標(biāo)明：工廠名稱、生產(chǎn)許可證編號(hào)、品種、名稱、代號(hào)、強(qiáng)度等級(jí)、包裝年、月、日和編號(hào)。e、驗(yàn)收人員對(duì)碼放整齊，標(biāo)準(zhǔn)合格的水泥進(jìn)行驗(yàn)收登記，清 點(diǎn)數(shù)目，核算準(zhǔn)確無誤后，填材料驗(yàn)收單，驗(yàn)收部門人員簽字， 供貨方人員全程參與，簽字后方可生效。（三）沙子數(shù)質(zhì)量驗(yàn)收程序要求a、沙子到礦后，驗(yàn)收人員按沙子的種類分類驗(yàn)收，b、對(duì)沙子進(jìn)行丈量，計(jì)算立方。c、驗(yàn)收人員對(duì)沙子，進(jìn)行驗(yàn)收登記，清點(diǎn)車數(shù)，核算準(zhǔn)確無 誤后，填材料驗(yàn)收單， 驗(yàn)收部門人員簽字， 供貨方人員全程參與， 簽字后方可生效。2、物資的質(zhì)量檢查：包括規(guī)格、尺寸、光潔度、色彩、保養(yǎng)狀 況、氣味等。一般情況下，

13、供應(yīng)科只負(fù)責(zé)對(duì)物資的外觀形態(tài)和一般質(zhì) 量進(jìn)行檢驗(yàn)。3、對(duì)于訂貨合同或技術(shù)協(xié)議中規(guī)定需經(jīng)試用若干時(shí)間或需安裝調(diào) 試再進(jìn)行結(jié)算的物資，除了具備以上檢驗(yàn)程序外，還必須有使用部門 出具的使用報(bào)告或安裝調(diào)試驗(yàn)收情況報(bào)告。五、驗(yàn)收人員職責(zé)：（一） 驗(yàn)收時(shí)，所有參加人員都要樹立高度的責(zé)任心， 認(rèn)真負(fù)責(zé)、 一絲不茍。按計(jì)劃、合同中的型號(hào)參數(shù)、材質(zhì)、技術(shù)要求、配套范圍、 數(shù)量嚴(yán)格檢查， 查數(shù)量有無短少、 查外觀有無損壞、 查參數(shù)有無差錯(cuò)、 查質(zhì)量是否符合要求、配套是否齊全。對(duì)驗(yàn)收中存在的問題，做好詳 細(xì)記錄，分清責(zé)任范圍，并由經(jīng)辦人及時(shí)聯(lián)系解決。（二）驗(yàn)收中的隨機(jī)資料圖紙使用說明等原件必須交機(jī)電科檔案 管理員統(tǒng)

14、一管理，任何部門和個(gè)人不得據(jù)為己有。（三）所有參加驗(yàn)收人員必須本著公平、公正的原則，以科學(xué)的 手段，嚴(yán)格按技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，任何人不得私自隱瞞驗(yàn)收中存在的 技術(shù)、質(zhì)量問題，更不得將存在的問題無原則擴(kuò)大化，造成不必要的 糾紛。（四）對(duì)驗(yàn)收中存在的具體問題，由供應(yīng)科按照驗(yàn)收人員的意見 向供貨廠商提出退換、索賠等解決辦法，任何人不得以“私了”的方 式。（五）驗(yàn)收人員應(yīng)各負(fù)其責(zé)，提出各自的觀點(diǎn)和意見，得出科學(xué) 的結(jié)論，并如實(shí)填寫由供應(yīng)科出具的物資驗(yàn)收記錄單，并簽字確認(rèn)。 對(duì)驗(yàn)收完不履行簽字手續(xù)者，按拒絕參加驗(yàn)收條款承擔(dān)責(zé)任。六、不合格物資的處理方法（一）不合格物資處理方法：經(jīng)驗(yàn)收后不合格的物資，不管由

15、于 誰的過錯(cuò)， 采購員都應(yīng)積極的與供貨廠商聯(lián)系， 解決問題， 辦理索賠， 退貨等，盡力滿足生產(chǎn)需要，減少損失。第四條 檢查與評(píng)價(jià)一、物資到貨后，倉庫保管員未按時(shí)在到貨登記本上填寫所列項(xiàng) 目的。10二、物資未在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)驗(yàn)收完畢的。三、物資到貨后應(yīng)參與配合驗(yàn)收或檢驗(yàn)部門，接到通知后未及時(shí) 參加驗(yàn)收或配合檢驗(yàn)，貽誤了工作進(jìn)度的。四、物資驗(yàn)收后驗(yàn)收人員應(yīng)及時(shí)在驗(yàn)收單（入庫單）上簽字，驗(yàn) 收不合格須注明不合格原因，驗(yàn)收人員驗(yàn)收后不簽字或不注明原因者 或因驗(yàn)收人員技術(shù)水平或責(zé)任心問題，把合格品驗(yàn)收為不合格品或把 不合格品驗(yàn)收為合格品的。五、對(duì)于一些需要做物理試驗(yàn)和化學(xué)成分試驗(yàn)的物資，供應(yīng)科未 及時(shí)通知相關(guān)部門的。六、物資在庫內(nèi)裝卸過程中，由于搬運(yùn)、起吊人員技術(shù)、責(zé)任問 題造成損壞者的。對(duì)有以上情節(jié)之一的，根據(jù)造成后果輕重對(duì)責(zé)任單位及責(zé)任人由 礦考核部門作出相應(yīng)處罰。山西保利合盛煤業(yè)有限公司水峪礦2012年 7 月 1 日物資驗(yàn)收管理制度記錄單附錄1水峪礦物資驗(yàn)收記錄單11水峪礦物資驗(yàn)收記錄單所屬單位2012 年 月 日供貨單位采購方式市場采購到貨日期驗(yàn)收日期驗(yàn)收記錄人合同號(hào)驗(yàn)收內(nèi)容物資名稱規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量生產(chǎn)廠家質(zhì)量備注驗(yàn)收意見使用部門（單位）技術(shù)鑒定供應(yīng)科保管供貨單位12水峪礦設(shè)備開箱驗(yàn)收記錄單13機(jī)組編號(hào)