文秘日常工作 文秘和文員的區(qū)別.doc

1、文秘日常工作 文秘和文員的區(qū)別文秘工作不是獨(dú)立的，是附屬于指導(dǎo)的，是完全按指導(dǎo)意圖辦事的。文秘需要忠于職守，守就是守本分，做好本職工作。要做到三不越：不越位、不越職、不越權(quán)。(一)1、簡單的辦公室管理2、文書起草、有一定文字功底3、熟悉office辦公軟件，打字速度快文秘有行政文秘和企業(yè)文秘等幾種，它們之間既有一樣或相似之處，又有不同之處。假如做行政文秘，除具備公文寫作才能、電腦文字處理才能之外，要有較為扎實(shí)的文字功底，還要對(duì)該行政機(jī)關(guān)(政府部門)的業(yè)務(wù)以及與業(yè)務(wù)有關(guān)的法律法規(guī)有一定的理解。假如做企業(yè)文秘，應(yīng)具備企業(yè)合同、協(xié)議等文本的起草才能，有一定的速記才能，有一定的法律法規(guī)功底，當(dāng)然更要有

2、操作電腦、文字處理的根本才能。(二)1 接聽、轉(zhuǎn)接 ;接待來訪人員。2 負(fù)責(zé)辦公室的文秘、信息、機(jī)要和保密工作，做好辦公室檔案搜集、整理工作。3 負(fù)責(zé)總經(jīng)理辦公室的清潔衛(wèi)生。4 做好會(huì)議紀(jì)要。5 負(fù)責(zé)公司公文、信件、郵件、報(bào)刊雜志的分送。6 負(fù)責(zé) 件的收發(fā)工作。7 負(fù)責(zé)辦公室倉庫的保管工作，做好物品出入庫的登記。8 做好公司宣傳專欄的組稿。9 按照公司印信管理規(guī)定，保管使用公章，并對(duì)其負(fù)責(zé)。10 做好公司食堂費(fèi)用支出、流水帳登記，并對(duì)餐費(fèi)做統(tǒng)計(jì)及餐費(fèi)的收納、保管。11 每月環(huán)保報(bào)表的郵寄及社保的打表。12 管理好員工人事檔案材料,建立、完善員工人事檔案的管理，嚴(yán)格借檔手續(xù)。13 社會(huì)保險(xiǎn)的投保

3、、申領(lǐng)。14 統(tǒng)計(jì)每月考勤并交財(cái)務(wù)做帳，留底。15 管理辦公各種財(cái)產(chǎn),合理使用并進(jìn)步財(cái)產(chǎn)的使用效率,提倡節(jié)省。16 承受其他臨時(shí)工作。(三)文秘是要能干且漂亮的,要寫得一手好文章,英文好.懂得與客戶溝通,必要時(shí)要應(yīng)酬。這一行是不太好做，什么都要做，不管是好與壞公與私，只要老板叫你做你就得做，外面太陽多么大要出門時(shí)還是得出門。1.負(fù)責(zé)人事處文秘、公章管理。2.開具各種信函(包括行政介紹信、證明等)和干部(工人)調(diào)動(dòng)通知。3.負(fù)責(zé)各種文件和通知的收發(fā)和督辦工作。4.負(fù)責(zé)本部門的信訪接待和日常事務(wù)工作。5.負(fù)責(zé)人事檔案和文書檔案的管理工作。6.協(xié)助做好人事統(tǒng)計(jì)報(bào)表的統(tǒng)計(jì)工作。7.負(fù)責(zé)人事處網(wǎng)頁的維護(hù)

4、和文件、表格的錄入工作。8.做好本部門計(jì)生、平安保衛(wèi)、保密等工作。9.完成處指導(dǎo)交辦的其他工作。(四)1.擬定、辦理公文擬定公文是指根據(jù)指導(dǎo)者意圖和指導(dǎo)班子的決定精神起草公文或在指導(dǎo)者主持、指導(dǎo)之下，起草指導(dǎo)講話稿。擬定公文是秘書工作的傳統(tǒng)職能?，F(xiàn)代社會(huì)，擬定公文更成為秘書工作的一項(xiàng)極其重要的日常工作。因?yàn)楣木哂邪l(fā)布政令、傳達(dá)意圖、溝通情況、憑證記載等重要功能，因此，擬定公文是一項(xiàng)非常嚴(yán)肅的工作，秘書人員應(yīng)該以高度的責(zé)任心對(duì)待。辦理公文簡稱辦文，是圍繞公文的形成、處理、管理所進(jìn)展的全部工作，反映了公文在機(jī)關(guān)內(nèi)部處理的全過程。辦理公文是秘書工作中一項(xiàng)最根本的工作內(nèi)容，大致可以分為發(fā)文處理和收文

5、處理兩類。其中，發(fā)文過程包括擬制、核簽、繕印、審核、簽發(fā)、立卷、歸檔等主要環(huán)節(jié);收文過程包括簽收、分送、擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦、立卷、歸檔等主要環(huán)節(jié)。在日常工作的發(fā)文和收文過程中，秘書人員都要按照黨和政府公布的公文處理?xiàng)l例、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)辦理，做到分工合理、責(zé)任明確，確保公文處理過程的嚴(yán)謹(jǐn)、標(biāo)準(zhǔn)、優(yōu)質(zhì)、高效，為公文發(fā)揮應(yīng)有的效能創(chuàng)造條件。2.辦理組織會(huì)務(wù)辦理組織會(huì)務(wù)簡稱辦會(huì)，是指機(jī)關(guān)秘書部門或臨時(shí)設(shè)立的會(huì)議秘書機(jī)構(gòu)辦理與會(huì)議有關(guān)的各類詳細(xì)事務(wù)，目的是為指導(dǎo)人開好會(huì)議做會(huì)前、會(huì)中和會(huì)后的各種綜合輔助性效勞。辦會(huì)過程中應(yīng)主要做好以下工作：一是會(huì)議議題的協(xié)調(diào)與安排，應(yīng)與各方面協(xié)調(diào)聯(lián)絡(luò)，將會(huì)上討論決

6、定的事項(xiàng)預(yù)先整理形成文件形式后，再將其中已經(jīng)立題的成熟文件交給主管指導(dǎo)，決定是否提交會(huì)議討論;二是會(huì)議的統(tǒng)籌安排，即從整體上安排好會(huì)議的各項(xiàng)方面事宜，如會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參加人員、會(huì)場布置等;三是會(huì)議文件材料的印發(fā)、傳遞、清退、立卷、歸檔等;四是會(huì)議期間的各項(xiàng)效勞;五是會(huì)議善后工作，如整理睬議記錄、編寫簡報(bào)和會(huì)議紀(jì)要、催促檢查會(huì)議決策的落實(shí)等。3.調(diào)查研究工作調(diào)查研究工作是指圍繞中心工作，針對(duì)當(dāng)前指導(dǎo)關(guān)心和急需解決的有關(guān)問題，調(diào)查理解相關(guān)情況，并進(jìn)展分析p 研究，寫出調(diào)查報(bào)告呈交給指導(dǎo)機(jī)關(guān)或指導(dǎo)人。這是發(fā)揮秘書工作的參謀、助手職能，直接為指導(dǎo)決策效勞的一項(xiàng)重要工作。每一項(xiàng)調(diào)查研究均應(yīng)做好調(diào)

7、查準(zhǔn)備、調(diào)查施行和調(diào)查總結(jié)收尾這三個(gè)階段的工作。其中，準(zhǔn)備階段應(yīng)根據(jù)指導(dǎo)工作的需求確定調(diào)查題目，擬制提綱;施行階段要注意選準(zhǔn)調(diào)查研究對(duì)象，采用多種方式，廣泛搜集、認(rèn)真整理、深化研究調(diào)查得來的材料;總結(jié)收尾階段就是對(duì)調(diào)查研究工作進(jìn)展整體分析p ，在以前階段工作的根底上，寫出調(diào)查報(bào)告。4.信息處理工作秘書信息處理工作是指按照黨政指導(dǎo)機(jī)關(guān)工作的要求，采集與處理信息，為指導(dǎo)正確決策和施行決策效勞的一項(xiàng)工作。但凡指導(dǎo)工作中要掌握的各種動(dòng)態(tài)、情況以及實(shí)際工作領(lǐng)域中帶有苗頭性、傾向性的問題，都需要搜集并及時(shí)反響給指導(dǎo)部門。開展信息處理工作首先要建立和健全信息網(wǎng)絡(luò)，這是搞好信息處理工作的根底;其次要建立一支德

8、才兼?zhèn)?、思路開闊、反響敏捷，具有較強(qiáng)的觀察和分析p 問題才能的信息員隊(duì)伍;最后要實(shí)現(xiàn)信息處理工作手段的現(xiàn)代化，以便快速傳遞和處理信息。開展信息處理工作應(yīng)確保信息的搜集、加工、存儲(chǔ)、輸出、反響等根本環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量。5.溝通協(xié)調(diào)工作對(duì)秘書工作而言，溝通協(xié)調(diào)工作的內(nèi)容極為廣泛，根據(jù)協(xié)調(diào)對(duì)象劃分，有對(duì)上的協(xié)調(diào)(即對(duì)指導(dǎo)者之間和指導(dǎo)機(jī)關(guān)之間的協(xié)調(diào))、對(duì)下的協(xié)調(diào)、同級(jí)之間的協(xié)調(diào)、上下級(jí)雙方的協(xié)調(diào)、同屬部門的協(xié)調(diào)、業(yè)務(wù)工作的協(xié)調(diào)等，而其中最常見的是業(yè)務(wù)工作的協(xié)調(diào)，如會(huì)議協(xié)調(diào)、公文活動(dòng)協(xié)調(diào)、事項(xiàng)協(xié)調(diào)等?？傊才c指導(dǎo)決策和指導(dǎo)工作有關(guān)事項(xiàng)的協(xié)調(diào)，均屬于秘書工作的業(yè)務(wù)范圍。開展秘書協(xié)調(diào)工作時(shí)，可以利用的方式有

9、 協(xié)調(diào)、送文上門協(xié)調(diào)、請(qǐng)人進(jìn)門協(xié)調(diào)、登門拜訪協(xié)調(diào)、召開會(huì)議協(xié)調(diào)等。6.信訪接待工作信訪接待工作是處理群眾來信和接待群眾來訪工作的總稱，是各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體的秘書工作的一項(xiàng)經(jīng)常性的重要工作。收到群眾來信，要及時(shí)拆封，認(rèn)真閱讀，做好摘記，準(zhǔn)確交辦，按“分級(jí)負(fù)責(zé)，歸口辦理”的原那么妥善處理或轉(zhuǎn)交有關(guān)部門辦理。有群眾來訪時(shí)，要熱情接待，認(rèn)真聽記，恰當(dāng)處理。7.監(jiān)視檢查工作監(jiān)視檢查工作的主要內(nèi)容分為三個(gè)方面，即對(duì)黨的道路、方針、政策和黨政機(jī)關(guān)工作部署落實(shí)情況的催促檢查;對(duì)指導(dǎo)人批辦事件承辦情況的催促檢查;對(duì)文件和會(huì)議事項(xiàng)的催促辦理。監(jiān)視檢查工作的詳細(xì)做法主要包括催辦檢查、實(shí)地調(diào)研、日常查辦、綜合反響等工作形式，其工作的最根本的方式就是向下理解情況，向上反映情況。8.公務(wù)接洽工作公務(wù)接洽工作是指辦理指導(dǎo)機(jī)關(guān)、平行單位、下級(jí)組織與本機(jī)關(guān)聯(lián)絡(luò)公務(wù)事宜的接洽工作。這是黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體均不可缺少的一項(xiàng)工作，是作為機(jī)關(guān)“窗口”的秘書工作經(jīng)常性的重要工作內(nèi)容，主要包括：承辦處理各機(jī)關(guān)單位直接派人或通過 形式來本機(jī)關(guān)商洽或聯(lián)絡(luò)的公