行政管理職位工作手冊第3版

1、弗布克管理職位工作手冊系列行政管理職位工作手冊（第3版）配套光盤王景峰 編著北京目 錄第一章 行政部職責描述4一、行政部職能4三、行政部工作職責4一、行政總監(jiān)6二、行政部經(jīng)理7第二章 行政部組織管理9二、行政部組織管理工作模板9三、行政部組織管理工具表單12第三章 辦公事務(wù)管理14二、辦公費用管理工作模板14三、辦公費用管理工具表單16三、公關(guān)接待管理工具表單19三、會議管理工具表單20一、計算機網(wǎng)絡(luò)管理知識準備23三、計算機網(wǎng)絡(luò)管理工具表單24第五章 文書檔案資料管理26一、文書管理工作知識準備26二、達成工作目標的四個工作事項26三、文書管理工具表單27三、檔案管理工具表單29二、信件管理

2、工作模板32三、信件管理工具表單32二、資料管理工具表單33第六章 員工提案管理36一、員工提案管理知識準備36二、員工提案管理工作模板37三、員工提案管理工具表單39第七章 行政人事管理42二、達成目標的四個工作事項42二、招聘管理工作模板43三、招聘管理工具表單44二、培訓管理工作模板46三、培訓管理工具表單46二、員工日常管理工具表單50二、員工出差管理工具表單51第八章 財產(chǎn)物資管理53二、達成目標的兩個工作事項53三、財產(chǎn)物資管理工具表單53二、固定資產(chǎn)管理工具表單55二、辦公用品管理工具表單58第九章 車輛司機管理60二、車輛司機管理工具表單60第十章 安全保障管理63二、達成目標

3、的三個工作事項63三、勞動安全工具表單63一、安全保衛(wèi)管理工作模板66二、安全保衛(wèi)工作工具表單68一、消防安全管理工作知識準備70三、消防安全管理工具表單71二、突發(fā)事故處理工具表單72第十一章 后勤服務(wù)管理76一、員工宿舍管理工作知識準備76二、員工宿舍管理工作模板77三、員工宿舍管理工具表單79三、員工餐廳管理工具表單82一、環(huán)衛(wèi)綠化管理工作知識準備85二、環(huán)衛(wèi)綠化管理工作模板87三、環(huán)衛(wèi)綠化管理工具表單89一、其他后勤服務(wù)管理工作模板91二、俱樂部管理工具表單92第十二章 法律服務(wù)管理95二、達成目標的四個工作事項95二、法律服務(wù)管理工作模板96二、達成目標的四個工作事項99第一章 行政

4、部職責描述一、行政部職能行政部作為企業(yè)的綜合事務(wù)管理部門，其主要職能是為整個企業(yè)的運轉(zhuǎn)提供資源支持和后勤保障，具體體現(xiàn)在以下五個方面。1參謀職能行政部不僅應(yīng)在日常事務(wù)方面做好上級領(lǐng)導的“參謀”和“助手”，更應(yīng)在企業(yè)經(jīng)營理念、管理策略及用人政策等重大問題方面有自己的見解，從而真正成為上級領(lǐng)導不可或缺的“高級參謀”。2溝通協(xié)調(diào)行政部不僅要與企業(yè)領(lǐng)導溝通，還要與各部門之間充分溝通，以便清晰地傳達企業(yè)的政策和上級領(lǐng)導的意見，保證高效地完成任務(wù)。3行政事務(wù)處理行政部承擔著文書資料管理、辦公自動化、接待等事務(wù)的處理工作。4后勤保障行政部擔負著車輛管理、司機管理、總務(wù)后勤（衛(wèi)生、餐廳、倒班宿舍）管理、安全保

5、衛(wèi)管理等行政工作。5監(jiān)督控制行政部不僅要為上級領(lǐng)導和各部門提供服務(wù)，還要制定企業(yè)的行政管理制度，并對相關(guān)制度的執(zhí)行情況進行檢查、監(jiān)督與控制。三、行政部工作職責行政部主要負責貫徹公司領(lǐng)導指示，做好上下聯(lián)絡(luò)溝通，及時向領(lǐng)導反映情況、反饋信息，并做好各部門間的相互配合、綜合協(xié)調(diào)等工作。行政部的工作職責如表1-1所示。表1-1 行政部工作職責一覽表行政部工作職責職責細分備注1日常辦公事務(wù)管理（1）企業(yè)各種日常辦公事務(wù)的計劃、組織、協(xié)調(diào)與控制（2）會議組織、協(xié)調(diào)，會議內(nèi)容的記錄與傳達在建立辦公自動化系統(tǒng)方面有給予協(xié)助的職責2辦公物品及設(shè)備管理（1）負責制定辦公物品及設(shè)備采購、保管、發(fā)放與使用制度（2）負

6、責辦公物品及設(shè)備的采購事宜（3）負責辦公物品的保管、發(fā)放、使用（4）辦公設(shè)備日常保養(yǎng)與故障維修計算機及網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的故障一般由專業(yè)人員維修3文書資料管理（1）印信的管理和文書、公文的起草、收取、傳達與處理（2）企業(yè)各種檔案、書刊的建檔、保管、借閱（3）做好文書資料以及內(nèi)部信息的保密工作得公文處理科學、合理、規(guī)范 4車輛機箣理，）辦公車輛調(diào)度管甆（）安排車輛年檢、定期保養(yǎng)、日常維修等工作（3）對司機人員的守全駕駛教育、考勤等日常管理提高工作效率，確保公司領(lǐng)孼和各部門甬車，圓滿完成各項任務(wù)5人事日常事務(wù)箥理（1）員工考勤、出勤統(tǒng)計、報表、分析等人管理工作（2）對員工生活福利、安全保健、剫生等方面的管理

7、（3）組翇員工開展各種形徏的活動協(xié)調(diào)、指導和監(jiān)督企業(yè)內(nèi)部的各秝關(guān)系6后勤保障事劥管理紈1）企業(yè)環(huán)境綠化、衛(wèi)生和廠區(qū)及宿舍財產(chǎn)、員姭安全管理（2）企業(yè)員工餐廳、員工宿舍的日常管理（3）企業(yè)水、電等動力系統(tǒng)的正常運行及相關(guān)設(shè)施維修（4）企業(yè)日常安全保衛(wèi)及消防管理后勤保障關(guān)系到各項工作的基本運行7涉外事務(wù)管理（1）來客接待事宜管理，包括前臺接待、客人來訪登記與迎送等（2）企業(yè)對外宣傳、公關(guān)聯(lián)系（3）牽頭組織危機管理委員會，制定危機處理預案樹立企業(yè)信譽，建立良好的企業(yè)形象8法律事務(wù)管理（1）審議合同的合法性，保障企業(yè)的合法利益（2）協(xié)助處理日常涉法事務(wù)及合同管理（3）參與企業(yè)重大合作項目和重大業(yè)務(wù)項目

8、的談判（4）代理企業(yè)涉訟案件規(guī)范公司法律事務(wù)工作，做到依法治理企業(yè)一、行政總監(jiān)崗位名稱行政總監(jiān)所屬部門行政部直接上級總經(jīng)理直接下級任職資格1學歷、專業(yè)知識本科及以上學歷，擁有行政管理、人力資源管理、物業(yè)管理、秘書學等相關(guān)專業(yè)知識2工作經(jīng)驗35年大、中型企業(yè)人力資源管理或行政管理相關(guān)工作經(jīng)驗3業(yè)務(wù)了解范圍掌握行政管理、后勤管理、日常事務(wù)管理等行政后勤管理知識，熟悉日常安全管理、治安管理等治安安全管理相關(guān)知識，了解績效管理、員工考核與考勤等人力資源管理相關(guān)知識工作職責職責細分1制定規(guī)章制度（1）組織制定行政管理、辦公事務(wù)管理、總務(wù)后勤管理的有關(guān)規(guī)章制度（2）對規(guī)章制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督、檢查和指導

9、（3）定期組織對各項制度進行修正和完善的活動2會議安排與接待管理（1）負責行政會議和例會的組織工作，參加或列席會議，指定人員做好會議記錄和會議 內(nèi)容的傳達工作 （2）根據(jù)總經(jīng)理的指示，編排工作活動日程表，負責重大活動的組織和接待工作管理3后勤保障管理（1）根據(jù)企業(yè)發(fā)展要求，安排、組織、指導員工餐廳、宿舍的日常管理工作（2）負責企業(yè)內(nèi)部辦公及生活用水、用電的管理工作（3）審批各項改善員工工作、生活條件的意見和建議4行政性財產(chǎn)物資管理（1）組織編制企業(yè)行政性財產(chǎn)、物資的采購計劃及預算，嚴格控制行政辦公經(jīng)費支出（2）監(jiān)督企業(yè)辦公用品、辦公用固定資產(chǎn)的購買、保存及發(fā)放、維修管理工作（3）審核、審批企業(yè)

10、辦公用車、基礎(chǔ)建設(shè)和固定資產(chǎn)購買等的申請5治安與環(huán)境衛(wèi)生管理 （1）負責企業(yè)內(nèi)部的治安管理工作（2）監(jiān)督、檢查企業(yè)辦公區(qū)域、生活區(qū)域的清潔衛(wèi)生管理工作（3）監(jiān)督、檢查企業(yè)辦公區(qū)域、生活區(qū)域的環(huán)境綠化管理工作6所轄部門管理1）負責指導、管理、監(jiān)督分管部門人員的業(yè)務(wù)及工作，使其不斷提高工作效率2）負責分管部門員工的培訓、考核、日?？记诘裙ぷ?部門內(nèi)部管理1）負責本部門員工的配備、選拔2）配合人力資源部組織部門技能培訓，指導下屬人員的工作3）配合人力資源部對本部門所屬人員進行業(yè)績考核二、行政部經(jīng)理崗位名稱行政部經(jīng)理所屬部門行政部直接上級行政總監(jiān)直接下級任職資格1學歷、專業(yè)知識大學本科學歷，擁有企業(yè)管

11、理、行政管理、人力資源管理、中文等相關(guān)專業(yè)知識2工作經(jīng)驗三年以上大、中型企業(yè)行政工作經(jīng)驗3業(yè)務(wù)了解范圍全面了解國內(nèi)外企業(yè)行政管理的發(fā)展趨勢和方向，掌握企業(yè)行政事務(wù)的處理辦法工作職責職責細分1制定行政管理制度（1）組織編制各項行政管理規(guī)章制度，經(jīng)行政總監(jiān)批準后貫徹執(zhí)行（2）負責對各項行政管理制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督和檢查2行政性財產(chǎn)物資管理（1）制定低值易耗品和行政性固定資產(chǎn)管理制度（2）依據(jù)各部門提供的所需辦公設(shè)備及用品的申請表，統(tǒng)一協(xié)調(diào)，并安排人員購買（3）組織對企業(yè)行政性財產(chǎn)物資進行登記造冊，定期進行盤點，并負責辦公用固定資產(chǎn)的維修和保養(yǎng)工作3車輛調(diào)度管理（1）企業(yè)行政車輛的調(diào)度，協(xié)調(diào)各部門

12、的車輛使用（2）安排好企業(yè)行政車輛的日常維護、保養(yǎng)及司機的日常管理工作，組織建立企業(yè)車輛和司機檔案（3）控制企業(yè)的交通費用4內(nèi)外關(guān)系協(xié)調(diào)（1）安排每月、每周總經(jīng)理辦公會議及其他各種日常會議，協(xié)調(diào)總經(jīng)理和企業(yè)各部門之間的工作，上傳下達，協(xié)助相關(guān)部門開展相關(guān)重大活動（2）協(xié)調(diào)與政府有關(guān)主管部門（如工商局）、行業(yè)相關(guān)管理機構(gòu)、協(xié)會、商會及其他相關(guān)企業(yè)的關(guān)系，并代表企業(yè)出席各種會議（3）妥善安排外來人員的來訪與接待工作5后勤保障工作（1）根據(jù)企業(yè)的年度工作計劃，組織、協(xié)調(diào)、安排公司的后勤保障工作，包括集體宿舍管理、員工餐廳管理、辦公環(huán)境衛(wèi)生管理、通信管理、職工生活管理等（2）對企業(yè)的安全保衛(wèi)、消防、環(huán)

13、境和衛(wèi)生進行統(tǒng)一管理，確保企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營安全、順利地進行6文書檔案管理（1）制定企業(yè)的文件管理制度，根據(jù)管理制度制定年度文件編碼，并組織相關(guān)人員對企業(yè)文件、檔案進行建檔保管（2）草擬、審核企業(yè)的重要文稿，包括月、季、年度工作計劃和總結(jié)報告等（3）及時處理重要的來往公文、來電、信函，督促、檢查領(lǐng)導批示，審核和修改以企業(yè)名義簽發(fā)的有關(guān)文件（4）企業(yè)印章、法人章和辦公室印章管理7基建工程及物業(yè)管理（1）負責企業(yè)及各分支機構(gòu)基礎(chǔ)設(shè)施的出租、租賃等工作（2）代表企業(yè)實施甲方的功能，組織對工程的建設(shè)、設(shè)計、監(jiān)理等進行管理（3）負責企業(yè)及分支機構(gòu)的物業(yè)管理工作，包括各種設(shè)施、設(shè)備的維護和保養(yǎng)工作8辦公費用控制

14、（1）負責編制企業(yè)年度辦公費用預算并監(jiān)督實施（2）按照企業(yè)年度費用預算，嚴格控制各項辦公費用支出，確認費用分攤范圍，按月分攤各項費用（如電話費、辦公用品費用、房租等）9部門內(nèi)部管理（1）負責本部門員工的配備、選拔（2）配合人力資源部組織部門人員的技能培訓，指導下屬員工的工作（3）配合人力資源部對本部門所屬員工進行業(yè)績考核第二章 行政部組織管理二、行政部組織管理工作模板（一）行政部組織結(jié)構(gòu)設(shè)計實例模板由于企業(yè)所屬行業(yè)、規(guī)模以及內(nèi)部要求的不同，企業(yè)行政部的組織結(jié)構(gòu)也不盡相同；而在實際工作中，設(shè)計依據(jù)不同，行政部的組織結(jié)構(gòu)也會有所不同。1按職能分類設(shè)計的行政部組織結(jié)構(gòu)按職能分類是指按行政部管理分工為

15、基礎(chǔ)，按專業(yè)化原則進行設(shè)計，具體內(nèi)容如圖2-4所示。圖2-4 按職能分類設(shè)計的行政部組織結(jié)構(gòu)圖2按企業(yè)規(guī)模大小設(shè)計的行政部組織結(jié)構(gòu)（1）大中型企業(yè)行政部組織結(jié)構(gòu)如圖2-5所示。圖2-5 大中型企業(yè)行政部組織結(jié)構(gòu)圖這種結(jié)構(gòu)的主要特點表現(xiàn)在以下四個方面。適合大中型現(xiàn)代企業(yè)行政事務(wù)管理的需要。決策性工作基本都從企業(yè)行政事務(wù)管理范圍中分離出來，成為獨立的職能部門，如內(nèi)勤采購部、福利保障部、物業(yè)管理部。負責企業(yè)行政事務(wù)管理的主要負責人除了要進行行政管理外，對其他部門如企業(yè)管理部、人力資源部、財務(wù)部、采購部等工作的控制、指導職責有所減少。這種組織結(jié)構(gòu)主要體現(xiàn)不同部門的職能，每個部門都有專門的負責人和相對比較固定的崗位。（2）中小型企業(yè)行政部組織結(jié)構(gòu)如圖2-6所示。圖2-6 中小型企業(yè)行政部組織結(jié)構(gòu)圖三、行政部組織管理工具表單（一）行政部組織結(jié)構(gòu)與責權(quán)表部門_x0007_行政部_x0007_部門