小型公司采購管理流程

1、小型公司采購管理流程目 錄第一章 總 則第二章 計劃及預算管理第三章 限額標準（含）以上采購程序第四章 限額標準以下采購方式和要求第五章 限額標準以下采購程序第六章 計劃外采購程序第七章 采購公告、公示第八章 采購代理機構及供應商第九章 合同、驗收、檔案第十章 監(jiān)督管理及法律責任第一章 總 則第一條 為進一步規(guī)范XX公司（以下簡稱公司）采購行為，加強國有資產監(jiān)督和管理，保證質量，節(jié)約資金，提高經濟效益，促進廉政建設，從源頭上預防腐敗，根據中華人民共和國政府采購法、中華人民共和國招標投標法、XX州市國有企業(yè)采購管理辦法（試行）（XX政發(fā)201270 號）、關于公布2012 年XX州市國有企業(yè)采購

2、目錄及標準的通知（XX政辦2012164 號）、關于進一步規(guī)范XX州市國有企業(yè)采購有關事項的通知（XX國資委2012182 號）、XX州市工業(yè)投資集團有限公司采購管理辦法（XX工集【2015】93號）等有關采購、招投標的法律法規(guī)和政策文件，結合本公司的實際情況，制定本辦法。第二條 本辦法適用于公司的貨物、服務采購和子公司限額以上采購。企業(yè)工程建設必須進行招投標的，按照相關法律法規(guī)制度執(zhí)行。第三條 定義（一）本辦法所稱貨物，是指形成固定資產類的物品和低值易耗的辦公用品；（二）本辦法所稱服務，是指咨詢服務、物業(yè)服務、保險服務等；（三）本辦法所稱采購，是指以合同方式有償取得貨物和服務的行為，包括購買

3、、租賃、委托等。第四條 公司采購辦負責公司的貨物、服務采購的管理工作，與市工投集團采購辦工作對接，指導各部室采購工作。第五條 采購應當遵循公開、公平、公正和競爭、擇優(yōu)、誠信的原則。第六條 公司根據有關法律法規(guī)和本辦法，制定符合自己本單位實際情況的采購管理辦法，并上報集團采購辦備案。第二章 計劃及預算管理第七條 公司根據工作需要，每年12月20 日前向集團采購辦報下一年度采購計劃、預算，公司需同時上報本年度采購總結，由集團匯總審議確定并上報市國資委。確定的采購項目按采購程序進行采購。第八條 為加強采購工作的計劃性、科學性和有效性，采購工作納入部室年度資產安全性指標考核之中，并根據計劃外采購的性質

4、、數量，將計劃外采購也納入考核之中。第九條 年度采購及預算計劃應盡量做到適用、有效、節(jié)約、合理。第三章 限額標準（含）以上采購程序第十條 采購限額標準定義：服務類、貨物（通用）類50萬元（含）；貨物（生產經營專用）類100萬元（含）。第十一條 采購單項合同預算金額在限額標準（含）以上的項目，按照市有關文件執(zhí)行，主要程序如下：1由公司向集團提出書面申請，采購申請包含采購主體、采購內容、采購方式、預算資金及來源等“四要素”（以下簡稱“四要素”）（附件1）；2. 集團采購辦初審后報集團會議審議，并形成包含“四要素”的會議紀要；3.公司填寫XX州市國有企業(yè)采購方式審核表（附件2）；4. 由集團向市國資

5、委行文該采購項目的采購方式申請報告；如有其他規(guī)定的，履行相關規(guī)定后再報國資委；5. 將采購申請報告、會議紀要和采購方式審核表報市國資委采購辦核準，經核準后進入市“公共資源交易中心”，按照“交易中心”規(guī)定程序采購；6由集團監(jiān)察監(jiān)事審計室對采購各個環(huán)節(jié)進行監(jiān)督。第四章 限額標準以下采購方式和要求第十二條 公司限額標準以下采購方式：（一）公開招標；（二）邀請招標；（三）競爭性談判；（四）單一來源采購；（五）詢價；（六）經集團會議認定的其他采購方式。第十三條 公開招標，是指采購人或采購代理機構以招標公告的方式邀請不特定的供應商參加投標。第十四條 采用公開招標方式采購的，自采購文件開始發(fā)出之日起至投標人

6、提交投標文件截止之日止，不得少于十個工作日。采購文件發(fā)售時間一般不得少于五個工作日。第十五條 公開招標采購評標應當遵循下列工作程序：（一）投標文件初審。初審分為資格性檢查和符合性檢查。（二）澄清有關問題。投標人的澄清、說明或者補正應當采用書面形式，由其授權的代表簽字，并不得超出投標文件的范圍或者改變投標文件的實質性內容。（三）比較與評價。（四）推薦中標候選供應商名單。中標候選供應商數量應當根據采購需要確定，但必須按順序排列中標候選供應商，第一中標候選供應商放棄中標的，排名第二或第三候選供應商是否為中標供應商由采購小組決定，或重新組織采購。（五）編寫評標報告。評標報告是評標委員會根據全體評標成員

7、簽字的原始評標記錄和評標結果編寫的報告。第十六條 出現下列情況之一的，應當在資格性、符合性檢查時按照無效投標處理：（一）應交未交投標保證金的；（二）未按照采購文件規(guī)定要求密封、簽署、蓋章的；（三）不具備采購文件中規(guī)定資格要求的；（四）不符合法律法規(guī)和采購文件中規(guī)定的其他實質性要求的。第十七條 在公開招標采購中，出現下列情形之一的，應予廢標：（一）符合專業(yè)條件的供應商或者對采購文件作實質響應的供應商不足三家的，但滿足本辦法第三十四條規(guī)定的情形除外；（二）出現影響采購公正的違法、違規(guī)行為的；（三）投標人的報價均超過了采購預算，采購人不能支付的；（四）因重大變故，采購任務取消的。廢標后，采購人應當將

8、廢標理由通知所有投標人。除采購任務取消情形外，應當重新組織招標。第十八條 邀請招標，是指招標人以投標邀請書的方式邀請?zhí)囟ǖ姆ㄈ嘶蛘咂渌M織投標。第十九條 符合下列情況之一的，可以采用邀請招標方式采購：（一）具有特殊性，只能從有限范圍的供應商處采購的；（二）采用公開招標方式費用占國有企業(yè)采購項目總價值的比例過大的；（三）集團會議認定的。第二十條 采用邀請招標方式采購的，采購人應當發(fā)布資格預審公告，公布投標人資格條件。資格預審公告的期限不得少于七個工作日。投標人應當在資格預審公告期結束之日起三個工作日前，按公告要求提交資格證明文件。采購人從預審合格投標人中隨機選擇三家以上的投標人，并向其發(fā)出投標邀

9、請書。第二十一條 競爭性談判采購，是指采購人或采購代理機構組織談判小組，與符合資格條件供應商進行談判，采購人根據符合采購需求、質量和服務相等且報價最低的原則確定成交供應商的采購方式。第二十二條 符合下列情形之一的，可以采用競爭性談判采購：（一）招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立或者中標供應商棄標的；（二）技術復雜或者性質特殊，不能確定詳細規(guī)格或者具體要求的；（三）采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的；（四）不能事先計算出價格總額的；（五）集團會議認定的。第二十三條 采用競爭性談判方式采購的，應當遵循下列程序：（一）成立談判小組。談判小組由采購人的代表和有關專家共三人以上

10、的單數組成。（二）制定談判文件。談判文件應當明確談判程序、談判內容、合同草案的條款以及評定成交的標準等事項。（三）確定邀請參加談判的供應商名單。談判小組從符合相應資格條件的供應商名單中確定不少于三家的供應商參加談判，并向其提供談判文件。（四）談判。談判小組所有成員集中與單一供應商分別進行談判，談判不超過三輪。在談判中，談判的任何一方不得透露與談判有關的其他供應商的技術資料、價格和其他信息。談判文件有實質性變動的，談判小組應當以書面形式通知所有參加談判的供應商。（五）確定成交供應商。談判結束后，談判小組應當要求所有參加談判的供應商在規(guī)定時間內進行最后報價，采購人從談判小組提出的成交候選人中根據符

11、合采購需求、質量和服務相等且報價最低的原則確定成交供應商，并將結果通知所有參加談判的未成交的供應商。第二十四條 競爭性談判從談判文件發(fā)出之日起至提交響應性文件截止之日不得少于七個工作日，競爭性談判文件發(fā)售時間一般不得少于五個工作日。第二十五條 單一來源采購，是指采購人從某一特定供應商處采購貨物或服務的采購方式。第二十六條 符合下列情形之一的，可以采用單一來源方式采購：（一）技術復雜，有特殊要求或者受自然環(huán)境限制，只能從唯一供應商處采購的；（二）必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續(xù)從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的；（三）發(fā)生了不可預見的緊急情況不能

12、從其他供應商處采購的；（四）公開招標中僅有唯一供應商滿足采購需求的。第二十七條 采用單一來源方式采購的，采購人與供應商應當遵循本辦法規(guī)定的原則，在保證采購項目質量和雙方商定合理價格的基礎上進行采購。采購實施過程可參照競爭性談判進行。第二十八條 單一來源采購響應供應商須提供最近一年內同類貨物或服務銷售合同，其合同單價將作為本次采購成交價格的參考。第二十九條 詢價采購，是指采購人或采購代理機構按照規(guī)定程序，邀請符合資格條件的供應商進行一次性密封報價，采購人根據符合采購需求、質量和服務相等且報價最低的原則確定成交供應商的采購方式。第三十條 采購的貨物規(guī)格、標準統一、現貨貨源充足且價格變化幅度小的采購

13、項目，或集團會議認定的采購項目，可以采用詢價方式采購。第三十一條 采用詢價方式采購的，應當遵循下列程序：（一）成立詢價小組。采購小組即為詢價小組。詢價小組應當對采購項目的價格構成和評定成交的標準等事項做出規(guī)定；（二）確定被詢價的供應商名單。詢價小組根據采購需求，從符合相應資格條件的供應商名單中確定不少于三家的供應商，并向其發(fā)出詢價通知書讓其報價；（三）詢價。詢價小組要求被詢價的供應商一次報出不得更改的價格；（四）確定成交供應商。采購人根據符合采購需求、質量和服務相等且報價最低的原則確定成交供應商，并將結果通知所有被詢價的未成交的供應商。第三十二條 詢價采購自詢價文件開始發(fā)出之日起至提交報價文件

14、截止之日不得少于七個工作日。詢價文件發(fā)售時間一般不得少于五個工作日。第三十三條 經集團會議認定的其他采購方式，是指急需的采購項目、涉及集團戰(zhàn)略合作伙伴的采購項目、外部機構指定的采購項目等情形的協議采購方式。第三十四條 采購響應（指投標或談判、報價）截止時間止及評審期間，出現有效供應商不足三家的情形，如采購公告事先已按照程序公開發(fā)布，且無重大異議，由采購小組出具意見，經公司主要負責人同意后，可以按原采購方式繼續(xù)進行采購活動。第三十五條 采購人應當在采購文件中明確投標保證金的數額及交納辦法，保證金數額不得超過采購項目預算的1 。投標人未按采購文件要求交納保證金的，應當拒絕接收投標人的投標文件。聯合

15、體投標的，可以由聯合體中的一方或者共同提交投標保證金，以一方名義提交投標保證金的，聯合體各方應聯合出具投標保證金協議書，其提交的投標保證金對聯合體內各方均具有約束力。第三十六條 采購人或采購代理機構應當在中標通知書發(fā)出后三個工作日內退還未中標供應商的投標保證金，在采購合同簽訂后三個工作日內退還中標供應商的投標保證金。第三十七條 以招標方式采購的，對已發(fā)布采購文件進行必要修改或澄清的，應當在采購文件發(fā)售截止時間三個工作日前發(fā)布更正公告；對延長截止時間和開標時間的，應至少在提交投標文件截止時間三個工作日前發(fā)布變更公告。對非招標采購方式的項目，至少在采購文件發(fā)售截止時間三個工作日前修改變更采購文件及

16、公告，并書面通知所有采購文件的收受人。該澄清或者修改的內容為采購文件的組成部分。第五章 限額標準以下采購程序第三十八條 采購單項合同預算金額在采購限額標準以下的項目：（一）采購單項合同預算金額在采購限額標準以下，10萬元（含）以上的項目，以委托代理機構采購為主：1由相關部室按照XX州市工業(yè)集團國企采購審批表（附件3）履行程序，經集團總經理審核后，報集團董事長審批；2. 成立采購小組，采購小組由采購該項目的部室分管領導、申請部室、采購辦和監(jiān)察監(jiān)事審計室參加，組長由該分管領導擔任；3委托代理機構采購的，由集團監(jiān)察監(jiān)事審計室負責在市國資委中介機構庫中隨機抽取采購代理機構；4.編制、發(fā)布采購文件和采購

17、公告；5根據確定的采購方式，按相應規(guī)定執(zhí)行采購，采購結果由采購小組按程序確認；166集團監(jiān)察監(jiān)事審計室對采購各個環(huán)節(jié)進行監(jiān)督。（二）采購單項合同預算金額在10 萬元以下，1 萬元（含）以上的項目，以自主采購為主：1由相關部室按照XX州市工業(yè)集團國企采購審批表（附件3）履行程序，報集團總經理審批；2. 成立采購小組，采購小組由采購申請部門、采購辦和監(jiān)察監(jiān)事審計室參加，組長由采購申請部門負責人擔任；3如委托代理機構采購的，由集團監(jiān)察監(jiān)事審計室負責在市國資委中介機構庫中隨機抽取采購代理機構；4. 編制、發(fā)布采購文件和采購公告；5根據確定的采購方式，按相應規(guī)定執(zhí)行采購，采購結果由采購小組按程序確認；6

18、集團監(jiān)察監(jiān)事審計室對采購各個環(huán)節(jié)進行監(jiān)。（三）單項合同預算金額在1萬元以下的零星采購：單項合同預算金額在1 萬元以下的零星采購需填寫XX州市工業(yè)集團國企零星采購審批表（附件4）。11000元以上的項目:通用物品采購由集團辦公室負責提出申購計劃，并經辦公室負責人及分管領導審核，報集團總經理審批; 專用物品由集團各業(yè)務部室提出申購計劃，經業(yè)務部室分管領導及辦公室負責人和17辦公室分管領導審核，報集團總經理審批。21000元（含）以下的項目：經集團辦公室負責人審批后，通用物品由集團辦公室負責辦理采購事項，專用物品由集團申請部門負責辦理采購事項。3通用物品是指常用的辦公用品；專用物品是指集團各業(yè)務部室

19、專項或定制的采購物品。4零星采購活動必須通過正當的渠道和方式，堅持“品種規(guī)格對路、價格合理、品質優(yōu)良、交貨及時、貨物多家比較”的采購原則。5零星采購可不發(fā)采購公告和公示。第六章 計劃外采購程序第三十九條 部室或子公司限額以上計劃外采購按照第三章程序執(zhí)行。子公司限額以下計劃外采購按照各子公司采購管理辦法執(zhí)行。第四十條 10 萬元以下計劃外采購按照第三十八條第(二)、（三）程序執(zhí)行。第四十一條 限額以下，10 萬元（含）以上計劃外采購項目：1集團部室向集團提出書面申請，采購申請應包含“四要18素”（附件1）；2采購辦初審后報集團會議審議，并形成會議紀要，會議紀要應包含“四要素”；3成立采購小組，采

20、購小組由采購該項目的部室分管領導、申請部室、采購辦和監(jiān)察監(jiān)事審計室參加，組長由該分管領導擔任；4以委托代理機構采購為主，代理機構由集團監(jiān)察監(jiān)事審計室負責在市國資委中介機構庫中隨機抽?。?編制、發(fā)布采購文件和采購公告；6根據確定的采購方式，按相應規(guī)定執(zhí)行采購，采購結果由采購小組按程序確認；7集團監(jiān)察監(jiān)事審計室對采購各個環(huán)節(jié)進行監(jiān)督。第七章 采購公告、公示第四十二條 采購公告1除零星采購外，采購公告應在集團和市國資委網站發(fā)布，根據需要可在其他媒體上發(fā)布。2采購公告期限至少5個工作日。第四十三條 中標公示中標公示在采購公告所對應的網站發(fā)布，公示期限至少3個19工作日。第八章 采購代理機構及供應商第四

21、十四條 采購代理機構應選用市國資委中介機構庫內的采購代理機構。第四十五條 供應商是指向采購人提供貨物或者服務的法人、其他組織和自然人。供應商參加國有企業(yè)采購活動應當具備下列條件:（一）具有獨立承擔民事責任的能力；（二）具有良好的商業(yè)信譽和健全的財務會計制度；（三）具有履行合同所必需的設備和專業(yè)技術、售后保障等能力；（四）有依法繳納稅收和社會保障資金的良好記錄；（五）參加采購、招投標等活動前三年內，在經營活動中沒有重大違法記錄和行賄記錄；（六）法律、行政法規(guī)規(guī)定的其他條件。第四十六條 兩個以上的供應商可以組成一個聯合體，以一個供應商的身份共同參加國有企業(yè)采購。以聯合體形式進行國有企業(yè)采購的，參加聯合體的供應商均應當具備規(guī)定的條件，并應當向采購人提交聯合協議，載明聯合20體各方承擔的權利和義務。聯合體各方應當共同與采購人簽訂采購合同，就采購合同約定的事項對采購人承擔連帶責任。第九章 合同、驗收、檔案第四十七條 中標單位確定后，招標單位應當向