合同及信息管理方案

1、合同及信息管理方案一、合同管理目標(biāo)監(jiān)理工程師在施工階段實施合同管理的主要目標(biāo)是約束合同各方共同遵守合同規(guī)則，避免各方因責(zé)任的分歧、不嚴(yán)格執(zhí)行合同而出現(xiàn)的合同糾紛以及違約現(xiàn)象的發(fā)生，保證工程建設(shè)項目質(zhì)量、進度、投資三大目標(biāo)的實現(xiàn)。二、合同管理內(nèi)容1. 監(jiān)理工程師按工程變更、洽商流程對工程變更、洽商進行管理。2. 定期按合同協(xié)議書及投標(biāo)書中承諾的要求，對承包人的人員、機具設(shè)備的投入進行檢查、管理。3. 按工程變更、洽商基本流程對因設(shè)計變更、洽商等原因造成的費用變更進行管理。4. 對工程停工及復(fù)工的管理。5. 對工程工程索賠（工期、費用）的管理。6. 對合同執(zhí)行過程中的爭議進行調(diào)解。7. 在合同執(zhí)行

2、過程中，對違約事件進行處理。8. 違約事件的預(yù)控，及時提醒合同雙方認真履約，避免不必要的合同糾紛發(fā)生。三、合同管理方法合同管理的基本方法采用協(xié)助建設(shè)單位訂立施工合同、進行合同分析、合同履行跟蹤與合同文檔管理。監(jiān)理中標(biāo)后，將協(xié)助建設(shè)單位準(zhǔn)備或?qū)彶槭┕ず贤母黜梼?nèi)容，力求使合同全面、完整，并符合國家法律、法規(guī)的規(guī)定，防止或因合同條款的含糊不清或內(nèi)容欠缺而帶來的履行困難及索賠、延期的發(fā)生，充分理解合同內(nèi)容，以便在履行中做出正確的解釋。在實際工作中，由于施工合同與委托監(jiān)理合同內(nèi)容相互交叉，合同本身條款繁多，條款關(guān)系復(fù)雜，合同語言可能有歧義等特點，監(jiān)理工程師在合同管理中對某些條款就存在著不同程度的風(fēng)險。

3、合同分析通過對比分析監(jiān)理合同和施工合同，清晰地確定監(jiān)理單位的服務(wù)范圍、監(jiān)理目標(biāo)、監(jiān)理單位與業(yè)主的義務(wù)權(quán)利、施工單位與業(yè)主的義務(wù)權(quán)利，分析各項工程活動的合同后果，并將其貫徹到各監(jiān)理部和每個成員，依據(jù)合同開展監(jiān)理工作。合同分析著重明晰以下問題：（ 1）工程概況以及工程范圍；在各主要的合同事件中，監(jiān)理、施工單位及業(yè)主之間的義務(wù)及責(zé)任，各主要合同事件之間的關(guān)系；（ 2）監(jiān)理的工期控制目標(biāo)，工程進度計劃及各主要工程設(shè)備材料的進場計劃；（ 3）監(jiān)理的質(zhì)量控制目標(biāo)和所執(zhí)行的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、試驗規(guī)程、驗收流程。（ 4）監(jiān)理的投資控制目標(biāo)，分析施工合同價格的種類、適用的范圍、調(diào)整的條件、方式和流程；監(jiān)理如何處理業(yè)主與

4、施工單位的合同爭執(zhí)問題，包括索賠與反索賠問題；在施工過程中還會遇到許多無法預(yù)見的干擾，所以必須對合同加強跟蹤管理。在合同分析、履行跟蹤的基礎(chǔ)上，高度重視合同的文檔管理，對涉及合同變更的各種文件，如驗收報告、試驗報告、施工單位的索賠報告及其處理意見、會議記錄等及時進入文檔系統(tǒng)，編號、建立索引以便查詢調(diào)用。1. 組織方法（ 1）監(jiān)理并完善監(jiān)理機構(gòu)組織，健全職責(zé)分工及有關(guān)制度，落實合同管理的責(zé)任。（ 2）編制本工程的合同管理工作計劃。（ 3） 建立工程合同管理變更、工程暫停等合同事件的管理制度，明確審核處理責(zé)任。2. 技術(shù)方法（ 1）協(xié)助業(yè)主簽訂簽訂一個嚴(yán)謹(jǐn)?shù)暮贤?，針對本項目，仔細斟酌合同中的各項條

5、款，盡量避免合同缺陷。（ 2）嚴(yán)格控制施工單位的轉(zhuǎn)包與分包，嚴(yán)謹(jǐn)不合法的轉(zhuǎn)包和分包。（ 3）做好合同管理的預(yù)控工作，針對有可能發(fā)生合同爭議及糾紛的部分做好預(yù)測，采取對策，減少施工單位提出各種索賠的可能。（ 4）運用先進的MIS軟件系統(tǒng)實施行之有效的合同管理。3. 經(jīng)濟方法（ 1）按合同編制資金使用計劃，確定、分解投資控制目標(biāo)。（ 2）按合同要求支付工程款，嚴(yán)格控制合同外工程款的發(fā)生。五、重要合同事件管理對施工合同的管理是監(jiān)理進行合同管理的重點，它貫穿于施工監(jiān)理的整個過程中，除去施工合同中質(zhì)量控制條款、進度控制條款以及投資控制條款的具體管理方法，在前面已有詳細論述外，本章對合同履行中的其他重要合

6、同事件工程變更、工程暫停與復(fù)工、工程延期、費用索賠、爭議、違約、分包等問題的管理詳述如下：1 .工程變更任何工程的形式、數(shù)量、質(zhì)量、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)的變更，各方均按合同文件有關(guān)規(guī)定和流程辦理，經(jīng)監(jiān)理審查、批準(zhǔn)實施。增加費用或延長工期的變更均需經(jīng)監(jiān)理審查報業(yè)主批準(zhǔn)后，簽發(fā)工程變更單，監(jiān)理工程師監(jiān)督實施。工程變更可以由業(yè)主、設(shè)計單位、監(jiān)理及施工單位之中的任何一方提出，但所有變更均由總監(jiān)理工程師簽發(fā)工程變更單后方可實施。當(dāng)工程變更涉及安全、環(huán)保等內(nèi)容時，應(yīng)按規(guī)定經(jīng)有關(guān)部門審定。未經(jīng)總監(jiān)理工程師審查同意而實施的工程變更，項目監(jiān)理機構(gòu)不得予以計量。工程變更、洽商流程如下：2 .工程延期延期是指竣工期的延長。如

7、有發(fā)生則按合同文件和監(jiān)理規(guī)范的有關(guān)規(guī)定和流程辦理。經(jīng)監(jiān)理審查延期申請、進行調(diào)查收集資料及協(xié)調(diào)評估、確認延期后，經(jīng)業(yè)主批準(zhǔn)，簽署工程最終延期審批表。如非施工單位責(zé)任或客觀條件引起的延期，業(yè)主承擔(dān)責(zé)任并給予施工單位延期或補償，如施工單位責(zé)任，則應(yīng)向業(yè)主支付拖期損失償金。工程延期的受理流程如下：3.費用索賠根據(jù)合同條件有關(guān)規(guī)定索取的附加支付，監(jiān)理工程師根據(jù)合同文件的有關(guān)規(guī)定和流程進行公正的處理，更主要的是防止不必要的索賠發(fā)生。監(jiān)理受理索賠后，審查索賠申請，進行調(diào)查收集資料及與承包單位和業(yè)填報延期申請表，說明產(chǎn)生變更的原因，并隨附計算資料，施工單位對變更申請進行調(diào)研，專業(yè)監(jiān)理工程師認為理由不充分或變更

8、不當(dāng)，簽發(fā)不同意意見，總監(jiān)理工程師同意專業(yè)監(jiān)理工程師的審批意見，按臨時延期審批表執(zhí)行，并申報最終延期申請施工單位同意，或提出修改后同意，簽發(fā)臨時延期審批表，總監(jiān)理工程師征得建設(shè)單位同意，雙方備案并按此編制新的執(zhí)行計劃，建設(shè)、施工單位嚴(yán)格執(zhí)行新的計劃，施工單位停止申報或修改重報，復(fù)查工程延期及臨時延期情況，簽署工程最終延期申請表，總監(jiān)理工程師征得建設(shè)單位同意，同意專業(yè)監(jiān)理工程師的審批意見，施工單位進行協(xié)商，確認索賠，通過中期支付證書予以支付。索賠受理流程為提交索賠意向、收集資料、調(diào)查、索賠申請審查、索賠評估及報告、索賠確定，總監(jiān)理工程師簽署費用索賠審批表。針對本工程的特點，本監(jiān)理公司將盡力預(yù)控索

9、賠的條件發(fā)生，最大限度保護業(yè)主與與承包人的合法權(quán)益。另外，我們將選派一名合同合同管理經(jīng)驗非常豐富的工程師進駐工地，負責(zé)合同糾紛與索賠事件的處理。工程索賠處理流程如下：4.爭議工程實施期間，各方在執(zhí)行合同過程中，對指令、決定、意見、證書及價值等方面產(chǎn)生爭議，監(jiān)理收到爭議通知后，在合同規(guī)定期限內(nèi)進行全面調(diào)查與取證。同時對爭議做出決定，并書面通知業(yè)主和施工單位，在合同規(guī)定期限內(nèi)，如業(yè)主和施工單位未提出異議，其決定為最終決定。如合同一方提出要求仲裁，在合同規(guī)定期限內(nèi)，雙方進行友好協(xié)商或通過雙方上級主管部門進行調(diào)解。如仍未達成協(xié)議可采用仲裁方式或訴訟方式進行解決。合同爭議調(diào)解處理流程如下：5. 違約及處

10、理業(yè)主如有違約，施工單位提出通知后，監(jiān)理應(yīng)盡快深入調(diào)查、收集掌握有關(guān)情況，澄清事實，按合同規(guī)定進行處理。施工單位如有違約，經(jīng)監(jiān)理確認，書面通知施工單位在短期內(nèi)糾正違約情況。若通知不執(zhí)行，則監(jiān)理書面報告業(yè)主，并辦理扣除施工單位由于違約帶來的損失金額的證明。如監(jiān)理確認施工單位嚴(yán)重違約，按合同規(guī)定進行處理。當(dāng)業(yè)主已部分或全部中止合同后，業(yè)主自行或邀請其他施工單位完成該工程，所增加的一切費用由施工單位承擔(dān)。6. 分包與指定分包監(jiān)理應(yīng)嚴(yán)禁施工單位把大部分工程分包或?qū)訉臃职?。分包?yīng)經(jīng)監(jiān)理審查，報業(yè)主批準(zhǔn)后實施。監(jiān)理對分包的批準(zhǔn)不解除施工單位按合同規(guī)定所應(yīng)承擔(dān)的任何責(zé)任和義務(wù)。分包和指定分包工程的監(jiān)理，由監(jiān)

11、理工程師通過施工單位或直接到分包或指定分包的工程進行監(jiān)督、檢查和抽檢，對發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)由施工單位負責(zé)處理，監(jiān)理不負責(zé)對分包方和指定分包方簽發(fā)支付證書。7. 工程暫停及復(fù)工由于業(yè)主要求、工程質(zhì)量、安全或其他必須暫時停止施工的緊急事件等原因，總監(jiān)理工程師可簽發(fā)工程暫停令。當(dāng)施工暫停原因消失、具備復(fù)工條件時，及時簽署工程復(fù)工報審表。總監(jiān)理工程師在停工期間，宜會同各方根據(jù)施工合同，處理由此引起的與工期、費用等有關(guān)的問題。六、信息管理目標(biāo)信息管理是監(jiān)理工程師進行項目目標(biāo)控制的基礎(chǔ)。信息管理即為信息的收集、處理、存儲、傳遞與應(yīng)用等一系列工作的總稱，信息管理的目標(biāo)是按施工合同和監(jiān)理合同約定及時提交各項信息資料

12、，內(nèi)業(yè)資料做到規(guī)范、全面、完整。七、信息管理內(nèi)容1. 對質(zhì)檢、試驗以及管理用表進行統(tǒng)一，督促承包人提交檢測、試驗以及其它管理資料的編碼體系以及信息資料的管理模式。2. 建立監(jiān)理信息資料的管理體制模式以及編碼體系。3. 建立工程施工監(jiān)理數(shù)據(jù)庫，以輔助施工監(jiān)理進行工程質(zhì)量、進度、投資的三大指標(biāo)的動態(tài)控制。4. 對生產(chǎn)過程中發(fā)生的信息資料進行維護，盡量避免亂、假、錯資料、信息的發(fā)生。5. 維護信息、資料的時效性，督促承包人及時提交和種信息資料，并加以分析、報送業(yè)主6. 維護信息資料的錄存規(guī)范性以符合技術(shù)檔案管理的要求。7. 督促承包人進行竣工資料的整理，保證竣工資料的齊備。八、信息管理方法信息管理的

13、基本方法是通過對工程項目建設(shè)中所產(chǎn)生的所有信息的合理分類、編碼、歸檔，以客觀地記錄和反映項目建設(shè)的整個過程，實現(xiàn)信息全面有效地管理。1 .建立文檔管理制度(1)資料要求：監(jiān)理文檔資料應(yīng)力求完整、準(zhǔn)確、真實，字跡要清晰，簽字要齊全；(2)責(zé)任人：監(jiān)理文檔資料工作明確由項目總監(jiān)理工程師負總責(zé)，專業(yè)監(jiān)理工程師全體成員分工負責(zé)，并配備資料員專人負責(zé)實際的管理工作；2.資料歸檔的主要內(nèi)容1）施工合同文件及委托監(jiān)理合同；2）勘察設(shè)計文件；3）監(jiān)理計劃；4）監(jiān)理實施細則；5）分包單位資格報審表；6）設(shè)計交底與圖紙會審會議紀(jì)要；7）施工組織設(shè)計（方案）報審表；8）工程開工/復(fù)工報審表及工程暫停令；9）測量核驗

14、資料；10）工程進度計劃；11）工程材料、構(gòu)配件、設(shè)備的質(zhì)量證明文件；12）檢查試驗資料；13）工程變更資料；14）隱蔽工程驗收資料；15）工程計量單和工程款支付證書；16）監(jiān)理工程師通知單、工作指令；17）監(jiān)理工作聯(lián)系單；18）報驗申請表；19）會議紀(jì)要；20）來往函件；21）監(jiān)理日志、旁站記錄、巡視記錄；（ 22）監(jiān)理月、季、年報；（ 23）質(zhì)量缺陷與事故的處理文件；（ 24）分部工程、單位工程等驗收資料；（ 25）索賠文件資料；（ 26）竣工結(jié)算審核意見書；（ 27）工程項目施工階段質(zhì)量評估報告等專題報告；（ 28）監(jiān)理工作總結(jié)。3.監(jiān)理文檔資料的驗收、移交和管理辦法：（ 1）由項目總監(jiān)

15、理工程師組織監(jiān)理文檔資料的歸檔工作，并負責(zé)審核簽字驗收；（ 2）由項目總監(jiān)理工程師負責(zé)，于工程竣工驗收后兩個月內(nèi)將監(jiān)理文檔資料送公司總工程師審閱，并與檔案管理人員辦理移交手續(xù)；（ 3）監(jiān)理檔案由公司資料檔案室負責(zé)保管，公司員工需借閱時，應(yīng)辦理借閱與歸還手續(xù)；（ 4）檔案館有要求時，按其有關(guān)規(guī)定執(zhí)行九、完善監(jiān)理檔案監(jiān)理工程師與業(yè)主、承包人或指定分包人之間有關(guān)工程質(zhì)量、進度和費用的一切往來函件和報表都分類編號歸檔保存。監(jiān)理工程師督促承包人在合同規(guī)定時間內(nèi)，向業(yè)主提交完整、準(zhǔn)確、清晰的符合有關(guān)規(guī)定的竣工圖紙、資料和各類檔案并根據(jù)業(yè)主的要求向業(yè)主提交相應(yīng)的監(jiān)理檔案。1. 監(jiān)理記錄（ 1）監(jiān)理工程師按有

16、關(guān)要求認真填寫并做好對各分項工程批準(zhǔn)開工、完成檢驗和材料試驗結(jié)果記錄，尤其是重要部位或隱蔽工程檢驗記錄及隱蔽工程照片錄象妥善保管。（ 2）工程分項開工申請批復(fù)單。監(jiān)理工程師對承包人提交的施工方案、施工設(shè)計圖紙、使用材料、測量基線、水準(zhǔn)點、檢測設(shè)備等審查合格后批準(zhǔn)開工的申請批復(fù)單。（ 3）監(jiān)理工程師掌握承包人每周工作計劃以便進行監(jiān)理工作。（ 4）現(xiàn)場監(jiān)理人員應(yīng)按監(jiān)理日志內(nèi)容填寫，并由監(jiān)理工程師保存，作為監(jiān)理工程師工作發(fā)出指示、解決糾紛的重要依據(jù)。（ 5）監(jiān)理工程師應(yīng)對承包人完成每一分項工程后填報的檢驗申請批復(fù)單進行檢驗，簽認合格后，承包人方能進行下道工序施工。（ 6）監(jiān)理工程師應(yīng)根據(jù)現(xiàn)場檢驗工程

17、質(zhì)量等向承包人發(fā)送監(jiān)理工程師通知單，要求承包人按照規(guī)范糾正質(zhì)量缺陷或停止施工。（ 7）監(jiān)理工程師應(yīng)根據(jù)已批準(zhǔn)的變更申請單，填報工程更改令，作為計量支付的依據(jù)。（ 8）工地例會由總監(jiān)主持，宜每月召開一次，有關(guān)監(jiān)理工程師和承包單位負責(zé)人、業(yè)主或有關(guān)人員參加。紀(jì)要由監(jiān)理工程師簽字后，分送各有關(guān)單位。2. 原始記錄（ 1）現(xiàn)場監(jiān)理人員應(yīng)按合同或規(guī)范對承包人提交的質(zhì)量檢驗報告單，認真審核并簽認后報監(jiān)理工程師備查。（ 2）現(xiàn)場監(jiān)理人員應(yīng)對材料試驗全過程進行旁站監(jiān)理，重要部分和抽檢試驗應(yīng)由現(xiàn)場監(jiān)理人員或監(jiān)理試驗室操作完成，其試驗結(jié)果送監(jiān)理工程師確認。3. 監(jiān)理月報監(jiān)理工程師根據(jù)工程進展情況、存在的問題每月以

18、報告書的格式向業(yè)主報告。工程監(jiān)理月報的主要內(nèi)容：（ 1）本月工程概述；（ 2）工程質(zhì)量、進度、安全、環(huán)保、支付、合同管理的其他事項；（ 3）合同執(zhí)行情況；（ 4）存在的問題及處理情況；（ 5）當(dāng)月監(jiān)理工作小結(jié)；（ 6）下月監(jiān)理工作計劃；（ 7）其他需向業(yè)主報告的情況。4. 監(jiān)理工作報告（總結(jié)）在工程結(jié)束后，監(jiān)理工程師將向業(yè)主提交監(jiān)理工作報告，報告內(nèi)容一般為：（ 1）工程基本概況；（ 2）監(jiān)理部工作起、止時間；（ 3）關(guān)于工程質(zhì)量、工程進度、工程費用控制及合同管理的執(zhí)行情況；（ 4）分項、分部、單位工程質(zhì)量評定；（ 5）工程費用分析；（ 6）對工程建設(shè)中存在問題的處理意見和建議；（ 7）照片或錄相。5. 加強承包人技術(shù)檔案管理加強承包人技術(shù)檔案管理，主要有以下要求：（ 1）真實性要求：杜絕錯、假、亂資料的發(fā)生，以真實的資料來保證工程質(zhì)量的真實性；（ 2）原始性要求：杜絕先施工，后補辦質(zhì)檢資料，力求工程完，資料完；（ 3）正確性要求：從技術(shù)檔案角度和要求，來進行資料的管理，所有的資料必須有原始件，所用質(zhì)檢表格，不得復(fù)印使用，須用鉛印表格，或激光打??；所有質(zhì)檢