從文體學(xué)角度看商務(wù)英語信函的寫作特征

1、第11卷第4期天津職業(yè)院校聯(lián)合學(xué)報(bào)N O. 4Vol. 11從文體學(xué)角度看商務(wù)英語信函的寫作特征郭鵬(天津?qū)ν饨?jīng)濟(jì)貿(mào)易職業(yè)學(xué)院, 天津市300221摘要:商務(wù)英語信函寫作應(yīng)按照英語文體要求來撰寫, 要注重寫作技巧, 實(shí)現(xiàn)特定的交際目標(biāo)。關(guān)鍵詞:商務(wù)英語信函; 文體和語體特征; 寫作特點(diǎn)中圖分類號:G319. 1文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A文章編號:1673-582X (2009 04-0073-04商務(wù)英文信函是國際商務(wù)活動的重要載體, 是商務(wù)活動中常用的一種信函。隨著現(xiàn)代社會的發(fā)展, 商務(wù)信函用以開展業(yè)務(wù)、洽談生意、磋商問題、交流信息等, 其作用顯得愈發(fā)重要。一、文體學(xué)及商務(wù)英語文體文體學(xué)是一門運(yùn)用現(xiàn)代語

2、言學(xué)理論和方法研究文體的科學(xué)。文體學(xué)認(rèn)為, 的, 其用法隨著使用場合或語域(register 的改變而變化。、體式上。of 而形成的口語語體和書面語體; 如:、法律語體、宗教語體、科技語體等; , 其所涉及文體分別屬于口語體和文學(xué)文體, :A 。A :How do do ? B :How do you do ?A :Hi , Bill. B :Hi !A :Excuse f or being late. Iwas held up by the traffic. B :That sall right. Come in and join us , please. 文學(xué)文體:Then she rea

3、ches into her pocket , and p ull out a red apple. A beautif ul , shiny red apple. O h , how long has it been since I have seen one ! She looks cautiously to the lef t and to the right , and then with a smile of triump h , quickly throws the apple over the f ence. I run to pick it up , holding it in

4、my trembling , f rozen f ingers. In my words of death , this ap 2ple is an exp ression of lif e , of love. I glance up in time to see the girl disappearing into the distance.上面兩篇是較為典型的口語體和文學(xué)文體的英語變體的例子。口語體用于人物對話, 常使用具有鮮明口語色彩的詞語, 使得口語具有生動活潑, 通俗易懂的特點(diǎn)。而文學(xué)文體使用的是創(chuàng)作文學(xué)作品的語言, 字里行間充滿了大量的生動的描述性的詞語, 我們把文學(xué)語言稱為藝術(shù)

5、語言。這兩種文體均屬于英語變體的范疇, 是隨著語言的應(yīng)用的場合的改變而變化, 是為語言的應(yīng)用而服務(wù)的文體形式。商務(wù)英語也是區(qū)別于其他文體的一種語言的變體。經(jīng)過多年的發(fā)展, 其詞語和句式在用法上已經(jīng)打下了深深的行業(yè)印記, 并且已經(jīng)形成了一套較為完整的特有的語言表達(dá)形式。一方面, 商務(wù)英語具備普通英語的語言學(xué)特征, 與此同時, 商務(wù)英語又是商務(wù)知識、管理技能和英語語言的有機(jī)結(jié)合, 因而其本身又具獨(dú)特性。商務(wù)英語和普通英語的差異, 主要體現(xiàn)在目的和意義上。商務(wù)英語是跨越國界進(jìn)行商貿(mào)往來的語言載體, 因此, 用于商務(wù)溝通的商務(wù)英語有其特有的語式, 其中以商務(wù)函電為代表。通常, 商務(wù)函電的內(nèi)容和讀者均有

6、很強(qiáng)的針對性。就內(nèi)容而言, 商務(wù)函電涉收稿日期:2009-01-20作者簡介:郭鵬(1976- , 女, 天津市人, 天津?qū)ν饨?jīng)濟(jì)貿(mào)易職業(yè)學(xué)院助教, 從事外語教學(xué)研究。73及的是商品、詢盤、報(bào)盤、訂貨、合同、付款方式、運(yùn)輸、保險、索賠及仲裁等方面; 至于收信人和發(fā)信人, 則主要為國際商務(wù)領(lǐng)域內(nèi)各層次的專業(yè)人士。由于深諳商場中“時間就是金錢”的道理, 大都惜時如金并且工作效率極高。這種行業(yè)行為準(zhǔn)則表現(xiàn)在日常的函電往來中, 形成了獨(dú)有的特色, 即行文簡潔、條理清晰、選詞恰當(dāng)。另一方面商務(wù)英語信函的寫作風(fēng)格代表了公司及個人的形象和職業(yè)素養(yǎng), 因此信中要措辭委婉, 禮貌得體, 有時還帶有慣用術(shù)語、套語

7、、行話, 專業(yè)色彩濃厚, 表現(xiàn)出較為獨(dú)特、在文體上自成一路的風(fēng)格特征。在商務(wù)英語信函中表現(xiàn)得最為典型的當(dāng)數(shù)陸墨珠先生歸納出的“7C ”特點(diǎn), 即“完整、簡潔、具體、正確、清晰、體諒、禮貌”, 而在這“7C ”的特點(diǎn)中, 最具有代表性的應(yīng)是體諒、禮貌的特點(diǎn)。禮貌、體諒指的是商務(wù)英語信函從對方角度出發(fā), 措辭婉轉(zhuǎn), 注重禮貌, 講究策略, 著重正面、肯定地談問題, 避免從否定的角度談問題。二、商務(wù)英語信函的寫作技巧(一 被動語態(tài)在商務(wù)英語信函中的應(yīng)用商務(wù)英語信函是商務(wù)運(yùn)作中雙方關(guān)于業(yè)務(wù)往來的通信, 由于這些信函涉及到雙方的權(quán)利和義務(wù), 很多時候, 商務(wù)信函可以作為解決商務(wù)活動爭端的法律依據(jù), 所以

8、商務(wù)信函特別注重所傳達(dá)信息的準(zhǔn)確性和規(guī)范性, 注意措辭和語氣上的禮貌、委婉、嚴(yán)謹(jǐn), 即使有時表示不滿情緒和反對意見時, 仍然要講究說話的策略。所以, 在商務(wù)信函中, 寫信人往往借助于一些語言手段來表現(xiàn)這些語氣, 又準(zhǔn)確地傳達(dá)出要表示的意思。商務(wù)信函要用一些語言手段來禮貌委婉地要求對方做某事, 單純的命令的口吻會使事情適得其反, 被動語態(tài)在英語信函中的應(yīng)用就是非常好的語言手段之一。有的時候在涉及到負(fù)面的消息、存在的問題或關(guān)系到對方的責(zé)任、過失時為了避免語言過于直接, 商務(wù)英語信函多用被動語態(tài), 因此被動語態(tài)又被稱為“商務(wù)得體語態(tài)”, 例如:1. You p romised to issue th

9、e L/C bef ore 15th J uly , and you have p ut us into great trouble through the long delay. 你們本來承諾在7月15日前開出信用證, 可是由于長時間的延誤, 2. The L/C was promised to be issued bef ore 15th , J uly , and have p ut the long delay.信用證本來約定在7月15日前開出, 。在1. , , ; 而在2. 句中使用了被動語態(tài), , 這樣就能給生意伙伴留一點(diǎn)面子和余地, , 。, 適時地把英語的被動語態(tài)轉(zhuǎn)化成主動語

10、態(tài), 保持原文的。例如:Your conf irmation on this point would be app reciated. 該句應(yīng)譯成:若貴方給予確認(rèn), 我方將不勝感激。根據(jù)漢語的句法特點(diǎn)我們把被動語態(tài)轉(zhuǎn)化成了主動語態(tài), 并且加上“貴方”保留了原文語氣特點(diǎn)。(二 為人熟知的商務(wù)縮略語及專業(yè)術(shù)語的選用縮略語在商務(wù)信函中的使用體現(xiàn)了寫信人的專業(yè)水平, 收信人從來信中的縮略語和專業(yè)術(shù)語的使用可以看出寫信人是否是職場中的專業(yè)人士, 其次恰當(dāng)?shù)氖褂每s略語可以節(jié)省許多文字, 使信的內(nèi)容更加的簡明扼要, 從而寫信人和看信人都能更加方便快捷地理解信的內(nèi)容, 同時也節(jié)約了很多時間。這一點(diǎn)與商務(wù)函電本

11、身的性質(zhì)緊密相關(guān), 同時也反映出21世紀(jì)快捷溝通的特點(diǎn)。需要特別注意的是, 切忌亂用縮略語, 不可以使用自己單方面創(chuàng)造出來的縮略語, 要盡可能地使用那些大家通用的或本專業(yè)常見的縮略語。因商務(wù)信函涉及到各個方面的內(nèi)容, 還會有很多其他的專業(yè)術(shù)語, 例如:asper =according to , per =by 等, 有些術(shù)語中詞的意義與普通的解釋有所不同, 有其特定的專業(yè)含義。例如:acceptance一詞表示“接受”, 如acceptance of an order , 但在acceptance of a draf t 中表示“承兌”, 指“承兌匯票”; conf irm 一詞表示“確認(rèn)”,

12、 而在Conf irmed Irrevocable L/C 中表示“保兌的”不可撤銷的信用證; honor 一般情況下指“尊敬”或者“榮譽(yù)”, 而在貿(mào)易領(lǐng)域表示“兌付”, 如honor check 意為“兌付支票”?？傊? 在英文的起草過程中, 恰到好處地運(yùn)用縮略語及術(shù)語, 可以令信函既簡潔又經(jīng)濟(jì), 也能體現(xiàn)出寫信人的專業(yè)水平, 最終能為整封信增色不少, 起到畫龍點(diǎn)睛的作用。(三 表達(dá)特定的語氣對功能句式相應(yīng)的選用不同種類的商務(wù)信函通過語氣和情態(tài)系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)不同的言語功能和交際目的。由于商務(wù)信函具有措辭禮貌、語氣委婉的特點(diǎn), 因此在表達(dá)感謝、請求、滿意、拒絕、道歉等具體的言語功能時, 遣詞造句都

13、十分講究策略。(1 英語商務(wù)信函通過大量使用表達(dá)時態(tài)與情態(tài)的助動詞以及表達(dá)意愿的謂語形容詞來實(shí)現(xiàn)提供或愿意干某事的語言功能, 從而幫助買賣雙方建立一定的社會聯(lián)系。如在提供句中, 處于被動地位的寫信人常選用一些表達(dá)意愿的形容詞來實(shí)現(xiàn)人際功能。如We are willing/anxious to , 有時是與頻率副詞連用, 如We are always pleased to 。74(2 有時單純的祈使句有很強(qiáng)的命令的口吻, 但出于禮貌的需要, 寫信人常用陳述句的陳述語氣來表達(dá)祈使的功能, 從而體現(xiàn)了信函雙方之間的平等合作關(guān)系。以下幾種表達(dá)形式就是為了表達(dá)“請”這個命令功能:We should be

14、 glad/pleased to We should be gratef ul/obliged if you could It would be appreciated if you could We wish to invite/draw/call your attention to (3 在向?qū)Ψ秸f明某種對雙方貿(mào)易開展不利的情況, 或者在表達(dá)遺憾不滿情緒時, 寫信人需要通過間接含蓄的言語手段, 婉轉(zhuǎn)地表示拒絕, 以獲得最佳的英語語義與文體效果?？梢允褂眠@些句式:使用過去時態(tài), 如Would you 、Could you 、I wondered 等; 虛擬語氣; 巧用否定句, 如I maf

15、raid that +否定句等; 以及一些禮貌委婉拒絕的標(biāo)記語, 如we regret that , we regret to do 和we are sorry that 等, 都可以起到緩和語氣、避免生硬的作用, 注意:信中出現(xiàn)這樣句式的雖字面看上去保持了禮貌客氣與委婉, 但對于收信人來說則表明事情出現(xiàn)了麻煩, 進(jìn)展得并不順利。例如:However desirous we may be of developing business with you , we regret that we can not entertain your counterof 2f er ,as our price

16、 is quite reasonable.盡管我方渴望能與貴方發(fā)展業(yè)務(wù), 很遺憾我方不能考慮貴方的還盤, 因?yàn)槲覀兊膬r格是相當(dāng)合理的。寫信人使用we regret that 這個句式加上may 與cannot 兩個情態(tài)助動詞以及表示意愿的形容詞desirous , 同時通過陳述客觀事實(shí)等言語手段來委婉客氣地實(shí)現(xiàn)了拒絕的功能, 沒有傷害到對方, 又清楚地表達(dá)了自己的意思。(四 連接詞在商務(wù)英語信中的使用作為精心準(zhǔn)備的書面語篇, 為了有效地傳遞商貿(mào)信息, , 使包含了多項(xiàng)信息的一段話更連貫, 各句之間銜接更緊密。譬如, 當(dāng)在信件中陳述數(shù)項(xiàng)理由或進(jìn)一步說明看法時, 常用、in 來銜接; 當(dāng)意思轉(zhuǎn)折時

17、, 常用however 或otherwise ; or your inf ormation , in reply 來表達(dá)。例如:However ,in , we are prepared to allow you a discount of 5%provid 2ed your f or a 5pairs. If you f ind our p roposal acceptable ,please let us have your or 2der at an date.然而, , 我們準(zhǔn)備給5%折扣, 條件是貴方起訂量達(dá)到5000雙。如果此建議可接受, 請?jiān)缛崭嬷F方訂量。英文信函中使用恰當(dāng)?shù)倪B

18、接詞不但使全文成為意義連貫、銜接自然的語篇, 還能有效地提高一封信整體的寫作水平, 起到事半功倍的作用。(五 商務(wù)英語信函中虛擬語氣的運(yùn)用在英語中, 隨著說話人意圖的不同, 動詞需用不同的形式, 稱為語氣。英語中共有三種語氣:陳述語氣、祈使語氣和虛擬語氣。虛擬語氣除了可以表示主觀愿望和假想虛擬的情況外, 還可以使寫信人的語氣顯得比較客氣委婉。在英文信函中, 寫信人如果用陳述語氣提出建議時, 就會顯得過于肯定, 有時甚至顯得自以為是。因此, 為了使語氣顯得更加客氣委婉. 我們常用虛擬語氣來表示委婉禮貌, 這時謂語多由should , would ,could , might 加動詞原型構(gòu)成。當(dāng)我

19、們向?qū)Ψ教岢鲆髸r, 分別用這兩種形式來表達(dá), 例:1. We would like you to hasten ship ment upon receipt of this letter.我們希望你公司收到此信后, 盡快交貨。2. We want you to hasten ship ment upon receipt of this letter.我們要求你公司收到此信后, 盡快交貨。從以上例子中, 我們不難發(fā)現(xiàn), 句型1從語法角度來講肯定要比句型2顯得客氣委婉, 容易讓對方接受。因此在寫信時如果能恰當(dāng)?shù)氖褂锰摂M語氣, 不僅能使英文信函的語氣委婉客氣, 還能使信中的句子顯得很地道專業(yè)而且簡

20、潔, 當(dāng)然這一技巧的運(yùn)用需要比較過硬的英文語法的基本功, 但也可以通過背誦現(xiàn)成的英文句子來快速的掌握, 寫信時只要注意在恰當(dāng)?shù)沫h(huán)境中使用就可以了。(六 地道的英文句式的使用商務(wù)英語信函中對寫出的最終的每個英語句子要求標(biāo)準(zhǔn)都很高, 寫信時絕不能僅僅滿足于沒有語法錯誤的英文句子, 而是要求不但句子正確, 還要看是否用上了足夠地道英文句式, 比如可以使用it 做形式主語, 定語從句, 被動語75 態(tài)和虛擬語氣等句式。例如, 翻譯以下兩句話:1. 促進(jìn)貿(mào)易需要共同努力?？勺g成:Promoting business needs joint eff orts.更好的譯法:Itneeds joint eff

21、 orts to promote business.2. 我們有一個客戶對你方的新產(chǎn)品感興趣。可譯成:One of our clients is interested in your new p roducts.更好的譯法:We have a client w ho is interested in your new products.以上兩個句子的第一種譯法都沒有語法錯誤, 單獨(dú)考察這個句子似乎是沒有問題的, 但是如果我們把它放到一封英文信中, 顯然需要更高的標(biāo)準(zhǔn), 那么就需要用上更地道的英文句式, 使句子寫法更地道, 更好的譯法是我們將兩句分別使用it 做形式主語, 動詞不定式做真正主語和定語從句標(biāo)準(zhǔn)的英文句式, 最終的譯法使句子放到英文信中顯得更符合英文的說話習(xí)慣, 能夠使整封英文信的寫作水平得以提升, 達(dá)到了很好的寫作效果。三、結(jié)語商務(wù)英語信函作為語篇, 具有特定的交際目的, 承載一定的交際功能, 因而呈現(xiàn)出獨(dú)特的語言特點(diǎn)和語篇特點(diǎn)。本文從文體和語體學(xué)的角度引出商務(wù)英語信函的寫作特點(diǎn), 拋開了固有的“7C ”原則, 從新的視角對英語信函的寫作特點(diǎn)進(jìn)行話語分析, 當(dāng)然這項(xiàng)研究還有待進(jìn)一步深入。對于國際商務(wù)英語信函話語特點(diǎn)的分析和把握