工作分析方法--觀察法

1、5.1觀察分析法5.1. 1觀察分析法概述1.觀察分析法的含義 觀察分析法就是工作分析人員在工作現(xiàn)場.下，運用感覺器官或在其他工具(如視聽器材:錄像機、照相機、錄音機等)的協(xié) 助下，針對某些特定的作業(yè)活動，通過觀察將有關(guān)工作的內(nèi)容、方法、程序、設(shè)備、 工作環(huán)境等信息記錄下來，并在此基礎(chǔ)上歸納分析有關(guān)的工作因素，達到分析目的 的一種方法。 2.觀察分析法的種類 在實際情景中觀察時，可以根據(jù)觀察者所處的情景特點分為自然觀察和控制觀察兩 種。自然觀察是在完全自然的情景下，工作分析人員對任職者工作的觀察。一般被觀察 者并不知道自己正處于被觀察之中。如搬運工的職位，他的T作基本上是以一天為一個 周期，職

2、位分析人員可以一整天跟隨著搬運工進行直接工作觀察?？刂朴^察是在限定條 件下所進行的觀察。例如，為了進行時間一動作分析，觀察者需要系統(tǒng)地觀察工作的操 作模式。再如機場的安全檢查工作，除了有正常的工作程序以外，還有很多突發(fā)事件需 要處理，如盤問可疑人員、緊急事務(wù)處理等，職位分析人員可通過觀察機場安檢人員處 理突發(fā)事件的演習過程，來收集該項工作的信息。 根據(jù)觀察者和被觀察者之間的關(guān)系，還可以把觀察方法分為參與觀察和非參與觀察 兩種。參與觀察是指觀察者直接參與被觀察者的活動，并在共同活動中進行觀察的方 法。而觀察者不參與被觀察者的活動，以旁觀者的身份進行觀察的方法稱為非參與 觀察。 觀察法一般適用于工

3、作周期很短、工作任務(wù)單一、重復(fù)性強、易于觀察的生產(chǎn)性 工作職位。對于某些工作周期較長的工作，為了能完整地觀察到員工的所有工作， 必須分階段進行觀察。如籌辦大型會議的工作人員，該職位的工作從會議的立項開始 到會議閉幕，往往歷時較長，為了能夠觀察到任職者的各項工作任務(wù)，必須分階段進行 觀察，職位分析人員應(yīng)隨時進行記錄，必要時可以使用錄影設(shè)備，以便確保收集到的信 息充分、可靠。 5.1.2觀察分析法的設(shè)計與運用 1.觀察法的使用條件 (1)所分析的職位工作任務(wù)應(yīng)相對穩(wěn)定，在一定時期內(nèi)，工作職責、工作內(nèi)容、工 作程序、工作環(huán)境不會發(fā)生明顯變化。 (2)一般來說，觀察分析法適用于外顯特征較明顯、工作標準

4、化程度高、周期較短 的崗位工作，如生產(chǎn)線上工人的工作、會計員的工作等。不適合心理素質(zhì)的分析及工作 循環(huán)周期很長的、腦力勞動的工作。 (3)工作分析人員要有豐富的實際操作經(jīng)驗，善于從表象中發(fā)現(xiàn)和提煉工作的 特征。 2.觀察提綱的設(shè)計 運用觀察分析法，最基本的是要準備一份觀察提綱。有了觀察提綱，才可以做到有 的放矢。在設(shè)計觀察提綱時，應(yīng)從工作分析的目的出發(fā)，從工作過程的各個角度提示工 作分析人員如何觀察，應(yīng)觀察哪些方面，觀察的重點在哪兒。只有這樣，收集的信息才 會更全面、更準確。如表5-7所示。 5.1.3觀察分析法的基本程序 一般說來進行職位分析觀察主要包括五 個操作階段，如圖5-4所示。 圖5

5、-4觀察法的實施流程1.確定觀察目標 針對不同的目的，將會有不同的觀察對 象、觀察視角和內(nèi)容，因此必須首先明確觀 察的基本目標。一般來說觀察的對象主要有 個體、部門和組織三個層面。應(yīng)根據(jù)目標職 位的影響范圍來確定觀察的層面，若目標職 位涉及整個組織的運行，則將其置于組織層 面，以此類推。 2.掌握現(xiàn)有信息 (1)檢查現(xiàn)有的文件資料，形成職位的總 體概念，包括工作的目標、工作主要職責、 工作流程、工作關(guān)系等。 (2)選擇一個管理人員或有經(jīng)驗的員工進行面談，以便了解工作的整體情況。 (3)準備一個初步的觀察任務(wù)清單，作為觀察的框架。(4)對現(xiàn)有資料和數(shù)據(jù)不清楚的項目作出重點的標注。 3.觀察計劃的

6、制訂 由于所觀察的工作應(yīng)具有代表性，所以觀察前應(yīng)確定觀察計劃工作，計劃工作中應(yīng) 含有觀察對象、觀察提綱、觀察內(nèi)容、觀察時刻、觀察位置等。 1)確定觀察對象 從目標職位任職者中選擇合適的觀察對象，一般選擇3 -5位典型的任職者作為觀察對象，或者是選取工作表現(xiàn)和績效典型的任職者作為觀察對象。同時對于選定的對象，如果觀察時不可避免地會被被觀察者發(fā)現(xiàn)，那么進行相關(guān)培訓(xùn)將是十分必要的。 通過培訓(xùn)，應(yīng)向他們說明職位分析的目的、操作流程及最終的影響等，消除其戒備心理。 2)設(shè)計觀察提綱 明確觀察的具體內(nèi)容，開發(fā)便于記錄、分析信息的結(jié)構(gòu)化表格，記錄的問題應(yīng)結(jié)構(gòu)簡單，并反映工作有關(guān)內(nèi)容，避免機械記錄。 3)確定

7、觀察時間地點 為了不影響組織日常運營，觀察時間、地點應(yīng)事先確定。觀察的時間、地點應(yīng)為該 職位的典型、常規(guī)的工作時間、地點。在選擇時間和地點時，應(yīng)考慮觀察法的經(jīng)濟性。 同時在收集完整信息的前提下，盡量減少時間跨度和空間的轉(zhuǎn)移。同時，觀察的時間、 地點盡可能全面、完整。對于周期性工作崗位，觀察的時間最好覆蓋某一典型的工作 周期。 4)設(shè)備工具的確定 在觀察過程中，應(yīng)采用一些輔助的手段幫助觀察員進行記錄，常用的設(shè)備包括錄 音機、攝像機等。但是大量設(shè)備的運用會給任職者造成t作壓力，從而不知不覺中 改變自己慣常的行為方式，造成信息誤差。因此，各種記錄設(shè)備應(yīng)放置于較為隱蔽、 任職者無法看到的位置。另外其他

8、計時、度量的工具應(yīng)根據(jù)實際觀察的需要予以 配備。 4.觀察實施 1）觀察分析人員的選拔與培訓(xùn) 觀察分析人員的選拔和培訓(xùn)是整個觀察法操作過程中最重要的環(huán)節(jié)，培訓(xùn)質(zhì)量的 高低將直接影響職位分析的成敗。一般來說，選拔的觀察人員需要具備公正客觀的 態(tài)度、較強的語言和文字表達能力以及對行為理解把握的能力。對于某些特殊的工 作，還需要有較強的體力等。對觀察人員進行培訓(xùn)的主要日的是增強觀察過程的可 信度，使信息收集更加準確o因此，培訓(xùn)的內(nèi)容應(yīng)包括職位分析的目的和特點、研 究設(shè)計的解釋說明、觀察法的操作辦法及要點，以及如何較少或避免觀察過程中的誤 差和錯誤。 2)觀察過程 觀察記錄質(zhì)量的好壞更是直接影響工作分

9、析的結(jié)果，因此在觀察記錄的過程中，工作分析人員一定要嚴格遵守觀察記錄的流程要求，完成對目標職位每個環(huán)節(jié)的記錄工作。觀察過程中要注意以下事項。 (1)盡量不要影響員工的工作。這是最基本的原則。如果不能保證觀察者的隱秘性，可以用適當?shù)姆绞浇榻B給員工，使影響減到最小。 (2)工作分析人員應(yīng)與工作者保持一定距離，應(yīng)選擇便于觀察且不影響工作的 位置。 (3)觀察后的溝通是十分必要的，工作分析人員可以在工作間歇(如喝水、簡短休 息)時，與工作者就觀察過程中的某些疑問進行探討。 (4)與任職者建立良好的相互信任關(guān)系是觀察工作能否順利開展的基礎(chǔ)。為了保證 任職者積極主動地配合觀察工作，工作分析人員應(yīng)承諾尊重隱

10、私權(quán)并保證信息的匿名性。 5.數(shù)據(jù)的整理與分析 (1)觀察結(jié)束后應(yīng)對收集的信息數(shù)據(jù)進行歸類整理，檢查最初的任務(wù)和問題清單， 確保每一項均己被觀察到和得到確認。 (2)對于結(jié)構(gòu)化的觀察結(jié)果，進行編碼，錄入計算機，進行數(shù)據(jù)分析;對于非結(jié)構(gòu)化調(diào)查，則應(yīng)按照一定的邏輯順序進行整理排列，形成一份描述性的報告。 (3)進行信息的合并，把收集到的各種工作信息合并為一個綜合的工作描述，可以 加上個人意見。 (4)把工作描述分發(fā)給工作承擔者及其主管，并附上反饋意見表。 (5)根據(jù)反饋意見表，進一步分析觀察數(shù)據(jù)，補充遺漏、明確含糊的地方，形成完 整的工作描述。 5.1.4觀察分析法的特點1.優(yōu)點 (1)觀察法收集到的信息多為第一手資料，基本上排除了主觀因素的影響，比較客 觀和準確。 (2)收集信息非常廣泛，在觀察過程中，除了能有效了解工作內(nèi)容、工作特征外， 還能發(fā)現(xiàn)工作中的正式行為和非正式行為、工作人員的工作態(tài)度及影響高績效的因素 等，從而提供工作外在特征方面最有深度的信息，為獲得工作情景資料提供有效的 途徑。 (3)觀察法在收集信息目的性方面有較大的靈活性，可以根據(jù)職位分析的實際需 要，有選擇地收集各種不同的信息。 2.缺點 (1)適用范圍較窄，對于需要運用分析能力和帶有創(chuàng)造性的智力工作，以及需處理 緊急情況的工作不適用。 (2)觀察法的工作