檔案管理制度及表格

1、檔案管理制度一、目的：為規(guī)范公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性與保密性，特制定本制度。二、歸檔范圍公司的營運資質(zhì)證書包括榮譽證書（含個人以企業(yè)名義獲得的），公司成立各項批準、變更文件，公司規(guī)劃、年度計劃，公司各項固定資產(chǎn)有價資料，公司現(xiàn)行的各項規(guī)章制度，財務審計驗資報告，年度經(jīng)營情況總結，勞動工資人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項目方案、通知、業(yè)務統(tǒng)計數(shù)據(jù)、技術圖紙、技術圖紙電子檔案、照片、聲像等具有參考與歷史記載價值的文件資料。3、 公司的檔案管理由公司檔案室歸口管理，具體工作由檔案管理員負責，電子檔案經(jīng)由網(wǎng)管審查備檔并至檔案管理員辦理入檔手續(xù)。四、 檔案管理

2、員的職責：保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。   四、 資料的收集與整理1.公司的歸檔資料實行“即時歸檔”與“年度歸檔”制度，即：各部門相應一次性辦結的業(yè)務實行即時歸檔，具有連續(xù)性的業(yè)務實行年度歸檔一次。2.在檔案資料歸檔時，由檔案管理員分別向各主管部門收集應該歸檔的原始資料。各主管部門經(jīng)理應積極配合與支持。3.各部門專用的收、發(fā)文件資料，按文件的重要程度確定是否歸檔。凡重要的文件必須把原件放入檔案室。五、資料的分類與歸檔1.公司檔案資料分“綜合類檔案”、“業(yè)務類檔案”、“人事檔案”三大類2.綜合類檔案分：（1）資證系列，（公司營運資質(zhì)

3、證書、榮譽證書，產(chǎn)品型式試驗報告、人員資質(zhì)證書、公司歷史照片、公司文化記錄、年度財務審計報告、批準公司成立的各項文件與公司固定資產(chǎn)的有價證明等，共10小類）（2）文檔類（外來文件、公司紅頭文號文件、各部門業(yè)務制度、非公司產(chǎn)品業(yè)務合同比如各項行政辦公、設備采購合同，共4小類）（3）書籍（技術標準、參考文獻、雜志，共3小類）（4）托管（客戶托管、代理商托管、內(nèi)部托管，共3小類）托管業(yè)務是一項具有發(fā)展性的業(yè)務，主要托管客戶、代理商、內(nèi)部一些重要的文檔、圖紙。3.業(yè)務類檔案分：銷售合同、技術圖紙、工程管理，以產(chǎn)品分類，時間先后為序編目。4.人事檔案（員工錄用登記表，轉(zhuǎn)正、調(diào)崗、升遷手續(xù)，勞動合同，養(yǎng)老

4、保險手冊，工傷檔案等等）5.檔案編號說明：公司檔案以“母-子-序”編號邏輯編制檔案號，具體見目錄表。六、檔案的借閱1. 總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總助、各部門經(jīng)理借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。2. 因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，填寫檔案借閱審批單，由部門經(jīng)理批準送辦公室主任核批。3. 公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調(diào)閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準外借；秘密級檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。密級檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準才能借閱。密級檔案行政類由總經(jīng)理確定，技術類由技術副總與

5、總經(jīng)理共同確定。4. 檔案借閱者必須做到：（1）愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改。（2）注意安全保密，密級檔案禁止擅自翻?。ù_實需復印與借閱流程一樣需相應的人員審批）、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。（3）如發(fā)現(xiàn)故意損壞或丟失公司檔案處以50-500元/次的罰款。 5.檔案管理員對任何人借檔必需嚴格按檔案管理制度執(zhí)行，并認真做好檔案借閱登記登記表，玩忽職守的按情節(jié)情重處以50-500元/次的罰款。七、檔案的銷毀1.公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。2.當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫公司檔案資料銷毀審批表交辦公室主任與各相關業(yè)務部門負責人審核經(jīng)總經(jīng)理批準后執(zhí)行。3. 經(jīng)

6、批準銷毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的公司檔案資料銷毀審批表和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。4. 在銷毀公司檔案資料時，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀。附：檔案室收件登記表、檔案借閱審批單、檔案目錄、檔案借閱登記表、公司檔案資料銷毀審批表*有限公司 二O一八年九月二十八日表1 檔案收存登記表序號檔 案 名 稱入檔時間數(shù)量/頁收檔人送存人領導簽字表二 檔案借閱申請單填表日期： 年 月 日歸還時間： 年 月 日借閱人所在部門職務借閱類別 現(xiàn)場借閱 復印 帶出借閱 其他（請說明） 借閱資料編號借閱資料名稱內(nèi)容借閱用途借閱人簽字部門主管

7、簽字部門經(jīng)理總經(jīng)理/總監(jiān)經(jīng)辦人簽字備注:1、技術資料，部門主管簽字。 2、關于特種設備方面的重要資料需部門經(jīng)理簽字。 3、公司各種證照需總經(jīng)理或總部分管部門總監(jiān)簽字。表二 檔案借閱申請單填表日期： 年 月 日歸還時間： 年 月 日借閱人所在部門職務借閱類別 現(xiàn)場借閱 復印 帶出借閱 其他（請說明） 借閱資料編號借閱資料名稱內(nèi)容借閱用途借閱人簽字部門主管簽字部門經(jīng)理總經(jīng)理/總監(jiān)經(jīng)辦人簽字備注:1、技術資料，部門主管簽字。 2、關于特種設備方面的重要資料需部門經(jīng)理簽字。 3、公司各種證照需總經(jīng)理或總部分管部門總監(jiān)簽字。第 11 頁 共 11 頁表三 檔案借閱登記表表 號：序號日 期檔號文件名利用目的方 式復印份數(shù)借 閱部 門借閱人簽字部門負責人簽字分管領導人簽字歸還日期借閱查閱1234567891011121314表四 檔 案 目 錄 編號： 檔號檔案名稱 密級目次文 號來文單位題名日期頁數(shù)份數(shù)備注123456789101112131415161718