S公司工作分析與職務(wù)說(shuō)明書之建立

1、S公司：工作分析與職務(wù)說(shuō)明書之建立作者：未知來(lái)源：易才時(shí)間：2005-11-13一、個(gè)案公司簡(jiǎn)介 S公司創(chuàng)業(yè)之初僅以資本額為舊臺(tái)新幣二仟萬(wàn)，折算新臺(tái)幣僅為五百元之創(chuàng)業(yè)基金作為公司草創(chuàng)之資本，當(dāng)時(shí)員工也只有三十八人。但是經(jīng)過(guò)全體同仁戮力以赴，業(yè)績(jī)逐漸成長(zhǎng)，尤其民國(guó)四十年以后，業(yè)績(jī)大幅擴(kuò)張，分支機(jī)構(gòu)一一增設(shè)，同時(shí)陸續(xù)購(gòu)入自有辦公廳舍，繼而奠定了日后蓬勃發(fā)展的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。 S公司目前主要營(yíng)業(yè)項(xiàng)目有存放款、代收、匯兌、信托、信用卡、外匯等。截至八十七年底，共有六、七十個(gè)營(yíng)業(yè)據(jù)點(diǎn)，員工二千余人。鑒于我國(guó)在加入WTO后，勢(shì)必得面對(duì)外商公司可自由來(lái)臺(tái)灣開業(yè)之競(jìng)爭(zhēng)威脅，加上國(guó)內(nèi)其它同業(yè)相較于本公司之優(yōu)勢(shì)及對(duì)本身

2、所遇到之瓶頸，為了提升競(jìng)爭(zhēng)力，S公司積極投入各項(xiàng)改善方案之規(guī)劃以因應(yīng)環(huán)境潮流，期望以最有效率的方式引領(lǐng)組織迎接未來(lái)的挑戰(zhàn)。 二、研究動(dòng)機(jī)及目的 1、研究動(dòng)機(jī) 在產(chǎn)業(yè)環(huán)境競(jìng)爭(zhēng)激烈情況之下，S公司意識(shí)到若以現(xiàn)存經(jīng)營(yíng)方式將無(wú)法在多變、不確定的環(huán)境變動(dòng)中求生存，更諻論永續(xù)發(fā)展。因此，公司計(jì)劃進(jìn)行一連串的現(xiàn)況分析，從對(duì)內(nèi)管理及對(duì)外經(jīng)營(yíng)兩方面著手發(fā)掘問(wèn)題。 在此計(jì)劃下，公司進(jìn)行了一連串的問(wèn)題分析及診斷，發(fā)現(xiàn)在營(yíng)運(yùn)上若繼續(xù)采以守株待兔而非主動(dòng)出擊的方式招覽客戶，在競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手強(qiáng)勢(shì)激進(jìn)的行銷手法下，將會(huì)喪失許多客戶。有鑒于此，公司決定改變以往被動(dòng)的作法，而以實(shí)際行動(dòng)來(lái)主動(dòng)爭(zhēng)取客戶，并在人員管理上以個(gè)人工作表現(xiàn)為未

3、來(lái)晉升及調(diào)薪的基準(zhǔn)，藉以激勵(lì)員工勤奮努力，創(chuàng)造出高品質(zhì)的服務(wù)來(lái)滿足客戶需求。 但是若要達(dá)到公司所規(guī)劃之目標(biāo)，現(xiàn)行人力資源管理制度并無(wú)法支持公司新政策之推行，原因在于公司并無(wú)有效運(yùn)用人力及激勵(lì)員工。以下即是S 公司在人力資源管理上之問(wèn)題： (1)在人力規(guī)劃方面 Berger(1976)認(rèn)為人力規(guī)劃之主要內(nèi)容包括短程計(jì)劃與長(zhǎng)程計(jì)劃；短程計(jì)劃系根據(jù)組織之目前需求測(cè)定目前人力需求，并進(jìn)一步估計(jì)目前管理資源能力及需求，從而訂定計(jì)劃以彌補(bǔ)能力與需求間的差距；至于長(zhǎng)程計(jì)劃，則系以未來(lái)的組織需求為起點(diǎn)并參考短期計(jì)劃的需求，以測(cè)定未來(lái)的人力需求。 然而，S公司對(duì)于人力需求并無(wú)完善的計(jì)劃，目前以業(yè)務(wù)需要及人力資源

4、部主管經(jīng)驗(yàn)為主要衡量準(zhǔn)則，見有職缺即進(jìn)行遞補(bǔ)，并無(wú)人力需求之規(guī)劃。依此作法，在短期或許能找到遞補(bǔ)人員，但是，對(duì)于公司在長(zhǎng)期的發(fā)展上卻是無(wú)益的。 (2)在招募與遴選方面 S公司在人員招募與遴選上，并沒(méi)有依各部門之需求選取適用人才，而是各部門提出人員需求后，由人力資源部門對(duì)外進(jìn)行招募活動(dòng)，并主觀初步篩選應(yīng)征者進(jìn)行筆試。筆試后，以成績(jī)高低錄取所需名額，并分派至各部門。因此，在任用上，常會(huì)發(fā)生人才并無(wú)適才適所的問(wèn)題，非但員工無(wú)法適應(yīng)，在工作上無(wú)法有所表現(xiàn)，部門亦因派任之工作無(wú)法完成而延誤進(jìn)度。 (3)在薪資管理方面 薪資管理的主要目的在于訂定公平而合理的薪資制度(黃英忠,1997)。S公司現(xiàn)行之薪資制

5、度采年資薪制，員工個(gè)人薪資是依年資及升級(jí)考試而加以調(diào)整并非以績(jī)效表現(xiàn)，雖然同一職等之薪資差距小，影響不大，大約只有一、二百元，但是升等后之薪資差距卻有四、五仟元之多，加上主管加級(jí)津貼有二四萬(wàn)之多，導(dǎo)致員工以追求升等為目的，并不求在工作上有良好的表現(xiàn)。 S公司制度的另一項(xiàng)缺點(diǎn)為同工不同酬。例如，同為柜員，每日負(fù)責(zé)相同的工作，卻只因?yàn)榉?wù)年資之不同，導(dǎo)致薪資有很大的差異。在公司中，若有擁有相同條件，生產(chǎn)力相同的員工，所領(lǐng)的薪資卻不同時(shí)，會(huì)使得員工產(chǎn)生不滿的情緒，讓他們不愿意再多付出努力或選擇離職。另外，也會(huì)因薪資分配的不公平，降低員工的工作意愿，此時(shí)，公司面臨的不只是組織績(jī)效下降，員工因不滿造成的

6、事件，將使得人事成本增加，徒增公司負(fù)擔(dān)。 一般來(lái)說(shuō)，S公司新進(jìn)人員的薪資是高于市場(chǎng)薪資，但是3-5年后之薪資卻低于市場(chǎng)薪資，對(duì)新進(jìn)人員來(lái)說(shuō)，初期是具激勵(lì)效果的，但幾年之后會(huì)對(duì)公司給付的薪資不滿，導(dǎo)致更大的反感與抱怨。 (4)在績(jī)效考核方面 績(jī)效考核制度之考核項(xiàng)目并未針對(duì)工作內(nèi)容、職責(zé)做評(píng)核，即考核項(xiàng)目無(wú)法真正測(cè)出員工工作表現(xiàn)，再者，主管評(píng)核有集中趨勢(shì)，員工的評(píng)等皆差不多，并無(wú)法有效區(qū)辦出績(jī)效好與績(jī)效差的員工。 (5)在晉升與調(diào)任方面 晉升 一般而言，企業(yè)組織晉升員工基于拔擢優(yōu)秀人才、提高員工工作士氣、減低員工流動(dòng)率、有效運(yùn)用人力及激勵(lì)員工發(fā)揮潛力等。以S公司現(xiàn)行制度來(lái)看，員工并不清楚本身在公司

7、的發(fā)展方向，及晉升路徑，而且年資在整個(gè)晉升資格條件占了很大的比重，除了年資及績(jī)效表現(xiàn)之外，對(duì)各職位所需之知識(shí)、技能、證照、所需訓(xùn)練等皆無(wú)正式之規(guī)范，造成在員工具備與職位要求的能力有很大差距，無(wú)法升任有能力、有擔(dān)當(dāng)?shù)膬?yōu)秀人才。 在一般員工晉升上，需具備有服務(wù)年資限制之資格，方能參加晉升考試。但是在這中間會(huì)發(fā)現(xiàn)當(dāng)真正工作表現(xiàn)佳的人因無(wú)法通過(guò)考試而一直無(wú)晉升機(jī)會(huì)；較擅長(zhǎng)于筆試的人，相對(duì)的晉升機(jī)會(huì)則較高，如此一來(lái)，使得員工之工作意愿低，工作表現(xiàn)不佳，也造成了公司的績(jī)效不佳。 在管理職的晉升上，亦因無(wú)明確之知識(shí)、才能、及個(gè)人特質(zhì)之規(guī)范，以致于在升任后發(fā)生了無(wú)法執(zhí)行管理工作的問(wèn)題。 調(diào)任 S公司在調(diào)任員工

8、方面并無(wú)依據(jù)員工之專才及意愿予以調(diào)任，而是由人力資源部門與主管決定，因此，引起員工相當(dāng)大之反彈。 (6)在訓(xùn)練與發(fā)展方面 公司十分重視員工的訓(xùn)練，對(duì)于各職位之教育訓(xùn)練課程均有規(guī)劃，但是對(duì)于各職位所需之知識(shí)與能力尚無(wú)正式之說(shuō)明，造成教育訓(xùn)練供給與需求有所差距，進(jìn)而影響員工的受訓(xùn)志愿與發(fā)展。 根據(jù)上述之問(wèn)題，可以發(fā)現(xiàn)S公司不管在晉升、調(diào)任、訓(xùn)練、績(jī)效考核上都欠缺較客觀的標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)，而薪資之給付亦欠缺公平之衡量準(zhǔn)則。所以，為了改善各項(xiàng)制度，公司對(duì)職位之職責(zé)必須清楚劃分，并規(guī)范勝任各職位所需之知識(shí)及才能。而當(dāng)務(wù)之急應(yīng)著手進(jìn)行工作分析，重視檢公司各類職位之工作內(nèi)容與規(guī)范，并建立一套正式、完整的職務(wù)說(shuō)明書，

9、以作為公司后續(xù)改善之基礎(chǔ)。 2、研究目的 本工作分析方案執(zhí)行之目的如下所述： (1) 建立一套完整的職務(wù)說(shuō)明書，作為公司經(jīng)營(yíng)與人力資源規(guī)劃之基礎(chǔ)。 (2) 建立各職位明確之任用條件，達(dá)到人才選用之適用性，并對(duì)招募遴選制度加以調(diào)整、充補(bǔ)。 (3) 依據(jù)工作內(nèi)容、及考核標(biāo)準(zhǔn)建立公平性與激勵(lì)性之薪資制度。 (4) 配合訓(xùn)練發(fā)展與職涯管理制度，使公司每一位同仁，了解其角色、定位與未來(lái)發(fā)展路徑與條件。 (5) 藉由各職位工作分析的過(guò)程與結(jié)果，使部屬與主管明確知道彼此工作內(nèi)容與目標(biāo)，作為績(jī)效考核依據(jù)之標(biāo)準(zhǔn)及修正之基礎(chǔ)。 (6) 藉由工作分析對(duì)各部門、職位之工作職責(zé)進(jìn)行確認(rèn)和劃分，以奠定日后營(yíng)運(yùn)之順暢。 三

10、、文獻(xiàn)探討 1、工作分析的意義 Milkovich(1999)認(rèn)為工作分析(Job analysis)是指有系統(tǒng)地收集相關(guān)工作信息的過(guò)程。黃英忠(1989)認(rèn)為工作分析又稱職務(wù)分析，是將企業(yè)中各項(xiàng)工作之內(nèi)容、責(zé)任、性質(zhì)與員工所應(yīng)具備的基條件，包括知識(shí)、能力等加以研究分析的過(guò)程。而有系統(tǒng)的的工作分析必須依下列項(xiàng)目來(lái)進(jìn)行，通常稱為“工作分析公式(job analysis formula)”，即：?jiǎn)T工為什么要做？(目的；why)；員工要做什么？(內(nèi)容；what);員工如何做？(方法；how)；所需技術(shù)如何？(程度；skill)。換言之，工作分析是一種在組織內(nèi)所執(zhí)行的管理活動(dòng)，專注于收集、分析、整合工

11、作相關(guān)信息，以提供組織規(guī)劃與設(shè)計(jì)、人力資源管理及其它管理機(jī)能的基礎(chǔ)(Ghorpade,1988)。 2、工作分析的目的 工作分析的主要目的有以下各項(xiàng)，茲分別說(shuō)明之： (1) 工作評(píng)價(jià) 工作評(píng)價(jià)依賴工作分析以說(shuō)明所有工作之需要條件與其職務(wù)，以說(shuō)明工作間之相互關(guān)系；并指出哪一部門應(yīng)包含何種類型之工作。如缺乏此等決定工作相對(duì)價(jià)值之事實(shí)資料，則評(píng)價(jià)人員單憑書面之定義，以從事于縝密的評(píng)價(jià)工作是不可能的。 (2) 建立標(biāo)準(zhǔn) 工作分析可提供機(jī)構(gòu)中所有工作之完整資料，對(duì)各項(xiàng)工作的描述都有清晰明確的全貌，故可指出錯(cuò)誤或重復(fù)之工作程序，以發(fā)覺(jué)其工作程序所需改進(jìn)之處。所以工作分析可謂為簡(jiǎn)化工作與改善程序之主要依據(jù)。

12、 (3) 員工選任 人力資源部門在選拔或任用員工時(shí)，需藉工作分析之指導(dǎo)，才能了解那些職位需要哪些知識(shí)或技術(shù)，以及如何將適當(dāng)?shù)娜瞬虐才庞谶m當(dāng)?shù)穆毼簧稀?(4) 訓(xùn)練 工作分析之說(shuō)明，列出所需職務(wù)、責(zé)任與資格，在指示訓(xùn)練工作上有相當(dāng)?shù)膬r(jià)值。有效的訓(xùn)練計(jì)畫需要有關(guān)工作的詳細(xì)資料，它可提供有關(guān)準(zhǔn)備和訓(xùn)練計(jì)畫所應(yīng)安排的資料，諸如訓(xùn)練課程之內(nèi)容、所需訓(xùn)練之時(shí)間、訓(xùn)練人員之遴選等。 (5) 績(jī)效評(píng)估： 績(jī)效評(píng)估指的是將員工的實(shí)際績(jī)效與組織的期望做一比較。而透過(guò)工作分析可以決定出績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)。 (6) 其它： 工作經(jīng)過(guò)詳細(xì)分析后，還有許多其它的效用，如有助于工作權(quán)責(zé)權(quán)范圍的劃定；改善勞資關(guān)系，避免員工雙方無(wú)方因工

13、作內(nèi)容定義不清晰而產(chǎn)生的抱怨及爭(zhēng)議。此外，工作分析亦有助于人力資源研究與管理、工作環(huán)境不適、人事經(jīng)費(fèi)、轉(zhuǎn)調(diào)與升遷等問(wèn)題都有莫大的助益。 3、工作分析之程序 為了使工作分析執(zhí)行順暢，及確保分析結(jié)果之有效性，許多學(xué)者提出在執(zhí)行工作分析前應(yīng)先有計(jì)劃，規(guī)劃好整個(gè)工作分析流程，方能有效獲取資料及進(jìn)行分析。表一即是各家學(xué)者所提之工作分析流程： 4、工作分析的方法 (1)方法 進(jìn)行工作分析的方法，一般而言，有觀察法(observation method)、面談法(interview method)、問(wèn)卷法(questionnaire method)、工作日志法(work diary)、計(jì)量分析法及綜合法(c

14、ombination method)等，說(shuō)明如下表二： (2)方法之適用及優(yōu)缺點(diǎn)分析 工作分析的方法各有其適用的情況及使用所需注意的事項(xiàng)，在學(xué)者Casio(1992)之研究中，整理分析出在不同目的適用不同工作分析法會(huì)有較大的成效，如下表三所示： 另外，各工作分析法皆有其適用環(huán)境及相關(guān)優(yōu)缺點(diǎn)，因此，為了讓讀者更了解工作分析法應(yīng)如何選用，個(gè)人將各項(xiàng)工作分析法之優(yōu)缺點(diǎn)整理如表四所述。 5、工作分析的結(jié)果 透過(guò)工作分析程序所得到的資料結(jié)果，可作成兩種書面記錄，一為工作說(shuō)明書(job description)，一為工作規(guī)范(job specification)，前者說(shuō)明了工作之性質(zhì)、職責(zé)及資格條件等，后

15、者則是由工作說(shuō)明書衍生而來(lái)，著重在工作所需的個(gè)人特性，包含工作所需之技能、體力及能力等條件，這些皆是人力資源管理的基礎(chǔ)(如圖二所示)。 四、本研究之計(jì)劃與執(zhí)行 1、工作分析計(jì)劃擬定 為確保工作分析之結(jié)果符合公司需求及整個(gè)分析過(guò)程能有效進(jìn)行，在執(zhí)行工作分析之前，個(gè)人擬定了一套工作分析計(jì)劃。如下圖所示： 以下對(duì)計(jì)劃中每一環(huán)結(jié)做一說(shuō)明： (1) 確定責(zé)任歸屬 工作分析的計(jì)劃由誰(shuí)來(lái)倡導(dǎo)?由誰(shuí)來(lái)管理執(zhí)行?此責(zé)任最好是由最適于執(zhí)行該項(xiàng)工作的單位來(lái)主持(鎮(zhèn)天錫,1969)。以現(xiàn)今人力資源管理的發(fā)展情況來(lái)看，許多人力資源管理功能多由人力資源單位負(fù)責(zé)，再者，工作分析計(jì)劃會(huì)對(duì)組織中的許多單位、部門有影響，而人力資

16、源部的地位，是擔(dān)任單位間極其重要性的聯(lián)絡(luò)工作，因此，人力資源主管在直線單位作業(yè)與幕僚的服務(wù)之中，對(duì)此工作分析分析資料的廣泛使用，應(yīng)負(fù)其責(zé)任。 由于工作分析的專門性質(zhì)，故大多要求人力資源專家來(lái)執(zhí)行，因此，與公司高階主管訪談商議后，決定由人力資源部及一位人力資源專家共同負(fù)責(zé)整個(gè)工作分析計(jì)劃之進(jìn)行，并由筆者協(xié)助進(jìn)行。 (2) 確定工作分析目的與背景資料收集 分析目的 為解決S公司在第二章節(jié)敘述之問(wèn)題，與人力資源主管及專家多次討論后，確認(rèn)分析之目標(biāo)。其中，最重要的是希望員工與主管對(duì)其工作能重新了解和檢視，進(jìn)而修改公司原有之績(jī)效考核制度、晉升制度、薪資制度、招募與遴選制度，故在工作分析的過(guò)程中，著重在工

17、作內(nèi)容、職務(wù)與工作條件之確認(rèn)及職位所需之知識(shí)及技能上，并強(qiáng)調(diào)與任職者與主管的溝通與合作。 在職務(wù)說(shuō)明書的設(shè)計(jì)上，為使分析之資料具完整性且避免過(guò)于復(fù)雜，遂將工作分析的結(jié)果工作說(shuō)明書與工作規(guī)范，合并為職務(wù)說(shuō)明書。 分析前之資料收集 在相關(guān)資料收集上，以公司既有相關(guān)資料(如組織圖、各單位執(zhí)掌說(shuō)明書、訪談資料等)與工作分析方法、步驟之文獻(xiàn)資料為主。 (3)確定工作分析樣本與方法 工作分析樣本選定 因?yàn)榇舜喂ぷ鞣治鍪钦w性的，所有職位均為樣本，若同一職位任職者較多，則由人力資源主管、專家與直屬主管依據(jù)職位工作內(nèi)容與重要性決定參與分析人數(shù)。 分析方法之選用 工作分析方法以問(wèn)卷法為主，面談法為輔的方式進(jìn)行。

18、其理由除了前述文獻(xiàn)所提及之優(yōu)點(diǎn)外，尚有以下之理由： 問(wèn)卷法 a.公司員工共有二千余人，職位計(jì)有二百多個(gè)，在成本及時(shí)間考量下，為使資料收集較為容易，及避免占用太多員工工作時(shí)間，因此，采用問(wèn)卷法。 b.公司員工之學(xué)歷在高中、專科以上，在工作分析問(wèn)卷填答上只要稍加說(shuō)明，并不會(huì)有太大之問(wèn)題。 c.使用自行設(shè)計(jì)發(fā)展的問(wèn)卷，易于收集所需之資料且容易整理比較。 d.由員工親自填寫完問(wèn)卷后，須交由主管覆審，多一道審核程序，確保資料之正確性。 面談法 a.為避免問(wèn)卷法資料收集之不足或有誤，將采行與主管再次面談確認(rèn)。 b.針對(duì)各職位所需之KSA進(jìn)行二次確認(rèn)，并與主管討論員工之晉升發(fā)展路徑。 (4)工作分析問(wèn)卷之設(shè)

19、計(jì) 為讓全體員工了解及配合此次工作分析之進(jìn)行，在問(wèn)卷設(shè)計(jì)上考量了以下幾項(xiàng)因素： 撰寫“工作分析說(shuō)明”(見附錄一)，內(nèi)容說(shuō)明了此次活動(dòng)之目的、對(duì)公司及全體員工之重要性、須配合之事項(xiàng)及進(jìn)行流程等，降低員工之疑慮及不安。 配合職務(wù)說(shuō)明書所需數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)，以較簡(jiǎn)單明了之方式呈現(xiàn)，免除煩瑣之填寫項(xiàng)目，增加員工參與的意愿。 基于時(shí)間及成本之考量，工作分析問(wèn)卷與職務(wù)明書之格式一致，由員工填寫后交由主管審核，經(jīng)確定填寫正確后再打字存盤交回人力資源部。 在填答上，另外設(shè)計(jì)了“工作分析問(wèn)卷填寫說(shuō)明”(見附錄二)及“工作分析問(wèn)卷范例”(見附錄三)，幫助員工進(jìn)行問(wèn)卷之填答。 (5)進(jìn)行工作分析 在工作分析問(wèn)卷進(jìn)行發(fā)放前，

20、由人力資源主管于主管會(huì)議中提出整體規(guī)劃之流程與配合事項(xiàng)，在獲得高階主管及各單位之主管認(rèn)同與支持后，由各單位主管代為發(fā)布及協(xié)助員工進(jìn)行配合事項(xiàng)，以便于進(jìn)行下一階段之分析工作。 在問(wèn)卷發(fā)放上采漸進(jìn)方式進(jìn)行工作分析問(wèn)卷的填答。由于公司部門單位及職位數(shù)很多，加上各單位間工作內(nèi)容不同，為使工作分析之結(jié)果符合公司現(xiàn)狀與未來(lái)需要，故以單位為基準(zhǔn)，采取漸進(jìn)方式進(jìn)行。 在進(jìn)行工作分析填寫之前先向填寫者說(shuō)明此次活動(dòng)之目的，并說(shuō)明填寫項(xiàng)目之意義與原則，并帶領(lǐng)填寫者以范例之內(nèi)容流覽一次問(wèn)卷之全部?jī)?nèi)容。 問(wèn)卷填寫時(shí)間以二星期為限，填答者須在此二星期內(nèi)填答完畢并交由主管審核，確定無(wú)誤后再統(tǒng)一收集交回人力資源部。 (6)資

21、料整合與分析 各單位交回之工作分析之問(wèn)卷回收后，由工作分析人員進(jìn)行相關(guān)資料與問(wèn)卷的整理，并檢查各項(xiàng)之填寫是否完整，若有不清楚之處，再發(fā)回重新填寫。 (7)撰寫職務(wù)說(shuō)明書 由上一步驟之資料整合分析后，撰寫成職務(wù)說(shuō)明書初稿。 (8)檢討與修正 職務(wù)說(shuō)明書初稿完成后，由分析人員分別與各部門主管進(jìn)行面談，以確定整理之內(nèi)容維持原意，并對(duì)于疑慮之處加以厘清及做進(jìn)一步之確認(rèn)，最后進(jìn)行職務(wù)說(shuō)明書之修正。 2、工作分析之執(zhí)行與成果 正式進(jìn)行工作分析前，考量了各部門之工作內(nèi)容及可行時(shí)間，先行擬定了進(jìn)行時(shí)間表，基本上每個(gè)部門皆以二星期為限，若不可行，則可彈性調(diào)整。 (1)問(wèn)卷發(fā)放 進(jìn)行各部門之工作分析問(wèn)卷發(fā)放時(shí)，先

22、集合各部門之各級(jí)主管進(jìn)行半小時(shí)之說(shuō)明，說(shuō)明內(nèi)容有工作分析目的、工作分析問(wèn)卷填答、及問(wèn)題解答，并清楚告知此次活動(dòng)之進(jìn)行不會(huì)影響到員工現(xiàn)有權(quán)益，確定各主管皆明了如何進(jìn)行后，由主管輔導(dǎo)下屬進(jìn)行工作分析問(wèn)卷之填答。 (2)填答期間 雖然在工作分析問(wèn)卷填答前有過(guò)詳細(xì)的說(shuō)明，也進(jìn)行了問(wèn)題解決，但是仍是有許多問(wèn)題產(chǎn)生，因此，在此期間必須注意各部室之填寫狀況，并予以協(xié)助。 (3)問(wèn)卷回收及整理 對(duì)于回收之資料，首先必須檢查是否填寫完整，并仔細(xì)查看是否有不清楚、重疊或沖突之處，若有，便由工作分析與人力資源主管進(jìn)行討論，判斷是否對(duì)此任職者或其主管進(jìn)行面談，以確認(rèn)資料收集之正確性。 由于此次工作分析之問(wèn)卷已設(shè)計(jì)成半

23、結(jié)構(gòu)式之形式，且與職務(wù)說(shuō)明書格式相同，加上事先已請(qǐng)?zhí)顚懻邔?nèi)容轉(zhuǎn)換成計(jì)算機(jī)檔案，因此，工作分析員只需以原檔案進(jìn)行修改即可，不需再花費(fèi)許多時(shí)間將問(wèn)卷內(nèi)容轉(zhuǎn)換成計(jì)算機(jī)文書文件，且只要資料確認(rèn)無(wú)誤，即可完成職務(wù)說(shuō)明書之撰寫。 (4)工作分析成果 依據(jù)此次工作分析之目的進(jìn)行所獲得的成果即為職務(wù)說(shuō)明書，此職務(wù)說(shuō)明書內(nèi)容對(duì)公司改善方案之助益如下所述: 工作內(nèi)容、職務(wù)上 在職務(wù)說(shuō)明書上所列一至九項(xiàng)之工作職掌、權(quán)責(zé)上可提供公司厘清各工作內(nèi)容是否有無(wú)重復(fù)、疏漏的地方以及各職位的工作負(fù)荷是否平均，并進(jìn)行重新分配；在人員配置上，亦可根據(jù)工作內(nèi)容進(jìn)行現(xiàn)況修正及未來(lái)規(guī)劃；在考績(jī)上，由于職務(wù)說(shuō)明書詳細(xì)記載了各職位之工作內(nèi)

24、容，公司可依此對(duì)績(jī)效項(xiàng)目進(jìn)行評(píng)估，并設(shè)計(jì)出較客觀且具效度的評(píng)核項(xiàng)目及水準(zhǔn)來(lái)；薪資上，公司可依工作內(nèi)容進(jìn)行進(jìn)一步之評(píng)價(jià)，重新評(píng)估各職位相對(duì)公司的重要性，并調(diào)整薪資水準(zhǔn)，以達(dá)到薪資公平。 職位資格條件 各職位所列之任用資格條件，可幫助公司在招募人員時(shí)參考依據(jù)，并搭以遴選過(guò)程之改善，找尋適合的人才；在員工晉升方面，提供明確之資格要求，以防僅使用服務(wù)年資及筆試晉升方式的缺失；在訓(xùn)練與發(fā)展上可鼓勵(lì)員工依自己興趣，及生涯計(jì)劃，針對(duì)特定職位所需之資格條件進(jìn)修，一方面提升本職位之績(jī)效，另一方面亦有激勵(lì)的效果。 五、執(zhí)行過(guò)程之心得 工作分析，在以往課堂上之實(shí)務(wù)演練只需訪問(wèn)某一特定工作，根據(jù)受訪者答案予以分析，并

25、完成一份職務(wù)說(shuō)明書，然而此次工作分析的對(duì)象卻不再只是一位，而是全公司所有的職務(wù)。因此，個(gè)人從規(guī)劃到執(zhí)行莫不戰(zhàn)戰(zhàn)兢兢，并不斷與公司討論，希望能順利且圓滿的完成此次的工作分析。 整個(gè)工作分析活動(dòng)進(jìn)行前最重要的就是確認(rèn)工作分析的目的為何？期望分析后可得到什么樣的結(jié)果？再來(lái)就是考量如何與公司主管及員工溝通，獲得他們的支持。因此，做好整體規(guī)劃是非常重要的，另外，在執(zhí)行上更是須要不斷地與員工溝通方能成功地完成工作分析方案。 由于公司組織圖并不提供所有工作內(nèi)容，亦無(wú)法顯示出組織中實(shí)際的溝通型態(tài)，因此要了解公司所有工作每日的實(shí)際活動(dòng)及其職責(zé)是需要透過(guò)工作分析的。而在整個(gè)過(guò)程中最重要的是溝通，不只是和高階主管之

26、報(bào)告討論，和各單位主管亦須進(jìn)行溝通說(shuō)明，尤其是進(jìn)行工作分析問(wèn)卷填寫說(shuō)明時(shí)，要把握幾項(xiàng)原則，如：1.與主管密切配合，找出最了解工作內(nèi)容的員工，以及最能客觀描述職責(zé)的員工；2.與面談?wù)呓⑵鹑谇⒌母星?.準(zhǔn)備一份完整的問(wèn)題表格，并留下空白以供填寫；4.如果對(duì)方的工作并非每天都一成不變，則要求對(duì)方將各種工作責(zé)任列出，并依重要性程度排定順序。最后，在面談結(jié)東之后，告知填寫者將資料交予直屬上司閱覽一遍，以便做適度的修改及補(bǔ)充。事后，必須隨時(shí)待命，因?yàn)樵谡f(shuō)明后仍是有許多員工不知道如何填寫，而必須給予協(xié)助。 另外，在撰寫職務(wù)說(shuō)明書時(shí)，必須嚴(yán)格檢查每份資料，最佳的處理方法即是與主管討論職務(wù)說(shuō)明書初稿內(nèi)容是否正

27、確，或是有何資料遺漏須加以補(bǔ)充的。 總之，獲取高階主管之支持是維持整個(gè)方案順利進(jìn)行的最大助力，除此之外，若有專職負(fù)責(zé)的單位則能幫助督促方案的進(jìn)行。雖然工作分析是個(gè)浩大的工程，但是只要有完善的計(jì)劃及公司全體人員的支持，必能圓滿完成的。 六、結(jié)論與建議 工作分析是人力資源各項(xiàng)功能依據(jù)的基礎(chǔ)( Schuler & Jackson,1996)。此次工作分析之目的，除了職務(wù)說(shuō)明書之建立外，亦是配合其它改善方案。以下就工作分析執(zhí)行中所發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題與相關(guān)建議列舉如下： (1) 在職務(wù)說(shuō)明書上 職務(wù)說(shuō)明書并非一成不變，工作內(nèi)容、責(zé)任和權(quán)限、任用條件等均可能因內(nèi)、外環(huán)境改變而需加以修改，因此，職務(wù)說(shuō)明書應(yīng)適時(shí)調(diào)整

28、，始具有參考和運(yùn)用之價(jià)值，否則只是一堆歷史資料而已。 (2) 在相關(guān)改善方案上 職務(wù)說(shuō)明書只是相關(guān)改善方案的基礎(chǔ)，藉由此次活動(dòng)之執(zhí)行與成果，公司應(yīng)持續(xù)進(jìn)行相關(guān)改善方案，方能達(dá)到最大效益。 (3) 在各單位運(yùn)作上 各單位或部門主管可藉由此次職位相關(guān)資料之建立，確定單位內(nèi)各項(xiàng)工作之流程與員工之工作任務(wù)，及不同部門間須做聯(lián)結(jié)的項(xiàng)目及合作方式，以確保各項(xiàng)計(jì)劃、方案與工作都能順利完成，達(dá)到預(yù)定目標(biāo)。 參考文獻(xiàn) 1、中文部份 李廣州(民76)，現(xiàn)代企業(yè)人事管理，臺(tái)北：五南圖書出版公司。 郭昆謨等(民79)，人事管理，臺(tái)北：國(guó)立空中大學(xué)。 陳海鳴、余朝權(quán)(民77)，人事管理，臺(tái)北：華泰圖書文物公司。 傅肅良

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31、anagement, 6th ed., NJ: Prentice-Hall. Gary Dessler (1991). Personnel Management, 5th ed., NJ: Prebtuce-Hall. Ghorpade, J.V.(1988). Job Analysis : A handbook of the human resource director, 1st ed., NJ: Prentice-Hall. Hills, F.S., Bergmann, T.J. & Scarpello, V.G.(1994). Compensation Decision Making,

32、 2nd ed., NY: Harcourt Brace. Milkovich, G.T. & Newman, J.M.(1999). Compensation, 6th ed., NY: McGraw-Hill.Schuler, R.S. & Jackson, S.E.(1996). Human Resource Management, 6th ed., NJ: West. 附錄一 S公司工作分析說(shuō)明 1、目的 此次進(jìn)行工作分析的主要目的，主要是為了配合公司進(jìn)行各制度之制訂與修正。而此目的之達(dá)成須要有各職位之相關(guān)正確資料，因此，將藉由工作分析來(lái)了解各職位的工作內(nèi)容、職掌與權(quán)責(zé)；工作環(huán)境及擔(dān)任

33、此職位所必須具備的知識(shí)、技術(shù)、能力，以便利于公司進(jìn)行人力資源管理制度之修正。 2、重要性 (1)薪資制度上：為建立合理、公平之薪資給付之重要參考依據(jù)。 (2)在工作分配上： 藉由工作分析可了解各職位間工作內(nèi)容有無(wú)重復(fù)、疏漏及各職位的工作負(fù)荷是否平均，重新進(jìn)行工作的調(diào)整與分配。 (3)在招募遴選上： 可依照工作分析所決定出之任用資格來(lái)甄選新進(jìn)人員。 (4)在績(jī)效考核上 工作分析清楚地訂定各職位之工作職掌，讓主管與員工充份的了解工作的內(nèi)容為何，同時(shí)可根據(jù)各職位的工作內(nèi)容、職掌及權(quán)責(zé)來(lái)決定績(jī)效考核的項(xiàng)目與方法。 (5)在訓(xùn)練與晉升發(fā)展上 新進(jìn)員工可依據(jù)職務(wù)說(shuō)明書的引導(dǎo)，加速其適應(yīng)該職位。員工可以依據(jù)

34、職務(wù)說(shuō)明書上任用資格所規(guī)范之知識(shí)、技術(shù)與能力了解自己必須提升及培養(yǎng)的能力有那些，進(jìn)而提升員工參與訓(xùn)練的意愿，同時(shí)，也可依據(jù)擔(dān)任各職位所須具備的資格條件，根據(jù)自己的興趣與能力來(lái)規(guī)畫自己的未來(lái)發(fā)展路徑。 3、工作分析流程填寫個(gè)人之工作分析問(wèn)卷完成后交由部門各級(jí)主管復(fù)核(主管復(fù)核后請(qǐng)?jiān)趩?wèn)卷最后一頁(yè)簽章)各級(jí)主管復(fù)核后交由員工將問(wèn)卷建文件在磁盤建文件完成后連同磁盤與原始書面問(wèn)卷交由人資部門作最后復(fù)核 (填寫不完整者，退回補(bǔ)填) 4、各單位主管配合事項(xiàng) (1)將工作分析問(wèn)卷交由單位內(nèi)同仁填答(含部室經(jīng)理、科長(zhǎng)及其它員工)，若有部份的同仁擔(dān)任的為相同職位(即其工作內(nèi)容是完全相同的)，請(qǐng)主管依工作內(nèi)容之重要

35、性選擇其中一人填寫問(wèn)卷即可。 (2)請(qǐng)各位主管協(xié)助同仁填答工作分析問(wèn)卷，請(qǐng)?zhí)貏e注意，工作分析所要了解的是擔(dān)任“該職位”的工作內(nèi)容、及必須具備的任用資格等，而非目前擔(dān)任該職位“同仁”的工作內(nèi)容或資格。重點(diǎn)是“工作本身”，而非“人”。 (3)同仁問(wèn)卷填答完后，請(qǐng)各級(jí)主管負(fù)責(zé)復(fù)核之工作，檢查看看同仁是否有漏填或填答錯(cuò)誤部份(特別是工作職掌及擔(dān)任該職位之資格條件)，同時(shí)，在問(wèn)卷上進(jìn)行更正，審核無(wú)誤后，請(qǐng)發(fā)還同仁打字存盤。 (4)同仁建檔完成后，請(qǐng)交回人力資源部。 謝謝各位主管的協(xié)助！ 人力資源部 附錄二【工作分析問(wèn)卷填寫說(shuō)明】各位同仁您好： 公司目前將進(jìn)行各職位的工作分析，主要的目的是為了了解各職位的

36、工作職掌、工作環(huán)境及擔(dān)任該職位所需擁有之資格條件，進(jìn)而建立一個(gè)完整的職務(wù)說(shuō)明書，作為公司規(guī)劃人力資源相關(guān)制度的一項(xiàng)參考依據(jù)。 在您回答以下的問(wèn)題時(shí)，請(qǐng)以“所擔(dān)任的職位”為填答問(wèn)卷的考量基準(zhǔn)，做客觀的思考與回答，重點(diǎn)是“職位”，而非目前擔(dān)任此職位的“人”。您所提供的信息愈充份，對(duì)于制度規(guī)劃的幫助就愈大，敬請(qǐng)?jiān)敱M、客觀的填答。謝謝您的協(xié)助！ 敬祝 工作愉快！ 發(fā)文者：人力資源部 聯(lián)絡(luò)分機(jī)： 一、部室代碼：請(qǐng)參照公司部門代碼再填寫。 二、單位名稱：請(qǐng)?zhí)顚懛?wù)單位之名稱，例如，“人力資源部”。 三、四職稱級(jí)數(shù)、代主管：請(qǐng)?zhí)顚懽约褐毞Q級(jí)數(shù)，若有代理主管，例如三專一級(jí)代科長(zhǎng)，則職稱級(jí)數(shù)填“三專一級(jí)”、代

37、主管填“科長(zhǎng)”。 四、主要職掌：以二到三句話簡(jiǎn)單敘述所擔(dān)任職位的主要工作內(nèi)容。例如：人力資源部經(jīng)理的主要職掌為“負(fù)責(zé)公司人事制 度規(guī)章、員工福利及教育訓(xùn)練等相關(guān)事務(wù)之督導(dǎo)、規(guī)劃與執(zhí)行工作，以達(dá)到人力資源工作順利執(zhí)行之目的”。 五、工作職掌 (1)“工作項(xiàng)目”：可參考“總行各項(xiàng)事務(wù)分層負(fù)責(zé)表”中各部室之事務(wù)項(xiàng)目，由于部室主管所負(fù)責(zé)之事務(wù)項(xiàng)目較為綱要，因此，部室主管請(qǐng)?zhí)顚懢V要事務(wù)項(xiàng)目，而其它同仁，請(qǐng)?zhí)顚懠?xì)部的事務(wù)項(xiàng)目。以國(guó)外部進(jìn)口科為例，國(guó)外部主管之工作項(xiàng)目請(qǐng)?zhí)顚憽斑M(jìn)口信用狀之開發(fā)及修改”，而進(jìn)口科的同仁請(qǐng)?zhí)顚憽靶庞脿钪灠l(fā)”、“各項(xiàng)帳務(wù)之處理”，若“總行各項(xiàng)事務(wù)分層負(fù)責(zé)表”中之項(xiàng)目不足，請(qǐng)自行填寫工作項(xiàng)目。 (2)“工作方式”：請(qǐng)?jiān)谟覀?cè)工作方式的選項(xiàng)中選擇最合適者打“(”，若無(wú)合適者請(qǐng)?jiān)凇捌渌碧幷f(shuō)明；可復(fù)選。 工作方式說(shuō)明： 督導(dǎo)：指負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作項(xiàng)目之人員作業(yè)、進(jìn)度執(zhí)行、費(fèi)用使用的監(jiān)督、指導(dǎo)與管理。 規(guī)劃：指負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作項(xiàng)目之進(jìn)度、執(zhí)行流程與費(fèi)用之預(yù)先計(jì)劃。 擬定：指負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作項(xiàng)目之相關(guān)制度、規(guī)章與辦法之研擬制定。 管控：指負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作項(xiàng)目之預(yù)算與費(fèi)用支出的管理和控制。 維護(hù)：指負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作項(xiàng)目之相關(guān)資料的保護(hù)與關(guān)系的維持。 評(píng)估；指負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作項(xiàng)目之各項(xiàng)作業(yè)、績(jī)效的評(píng)核與分析。 執(zhí)行：指負(fù)責(zé)