行政辦公室日常管理制度

1、辦公室日常管理制度一、考勤制度1、請(qǐng)假必須填寫(xiě)請(qǐng)假條，并請(qǐng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。假期結(jié)束按時(shí)上班并要提前找辦公室主任銷(xiāo)假。如果假期結(jié)束還不能上班，必須按規(guī)定續(xù)假，否則視為曠工。2、不準(zhǔn)代替請(qǐng)假，特殊原因也必須電話(huà)請(qǐng)假，再請(qǐng)別人代填假條。3、必須在當(dāng)日班前會(huì)前請(qǐng)假，否則視為遲到。4、請(qǐng)假每個(gè)月不能超過(guò)3 天（婚喪、分娩、大病等除外） 。5、班前會(huì)和當(dāng)日總結(jié)會(huì)前簽到簽退，凡遲到早退半小時(shí)扣除半天考勤，遲到超過(guò)一小時(shí)，視為曠工。6、無(wú)故曠工 1 日內(nèi)由行政辦公室處理，停職反省寫(xiě)出深刻檢查，1 日以上者交公司處理。二、現(xiàn)場(chǎng)管理制度1、行政辦公室各分辦公室實(shí)行現(xiàn)場(chǎng)6S 管理，保證辦公室清潔，物品擺放整齊有序

2、。2、各辦公室的設(shè)備禁止外人操作，保證設(shè)備完好。3、行政辦公室人員著裝要雅致大方，舉止文明，禮貌待人，集體活動(dòng)時(shí)必須統(tǒng)一穿工作服，女員工把頭發(fā)盤(pán)起。4、在公司范圍內(nèi)行走不準(zhǔn)勾肩搭背，嚴(yán)禁串崗。5、辦公室電腦不準(zhǔn)用來(lái)上網(wǎng)玩游戲、聽(tīng)音樂(lè)、聊天等，做與工作無(wú)關(guān)的事情。不準(zhǔn)圍成一團(tuán)、嬉戲、打鬧、閑聊。6、上班時(shí)間禁止吃東西。7、講話(huà)要文明，有禮貌。上門(mén)辦事的要熱情接待，接電話(huà)時(shí)必須說(shuō)“您好、再見(jiàn)” ，杜絕“不知道、不清楚”等詞語(yǔ)。如有涉及公司機(jī)密，不可告知的內(nèi)容要委婉的拒絕。三、值班制度1、為進(jìn)一步加強(qiáng)和規(guī)范公司行政辦公室值班管理制度，結(jié)合實(shí)際情況，制定本規(guī)定：2、行政辦公室所屬行政科長(zhǎng)、宣傳科長(zhǎng)、檔

3、案科長(zhǎng)及行政科人員。3、科長(zhǎng)全天候值班，每人一天輪流值班。4、行政科人員每天早7：30 至晚 21： 00 除正常工作時(shí)間外的其余時(shí)間。5、值班科長(zhǎng)負(fù)責(zé)主持辦公室班前會(huì)和班后會(huì)，落實(shí)辦公室當(dāng)日工作完成情況后向辦公室主任匯報(bào)，以便按計(jì)劃安排第二天工作。6、行政科值班人員必須堅(jiān)守辦公室，負(fù)責(zé)值班時(shí)段的電話(huà)接聽(tīng)、客房和會(huì)議室安排、會(huì)議通知、領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的事務(wù)等。 遇到突發(fā)事件和職責(zé)外事件要立即向辦公室主任報(bào)告。 特別是緊急會(huì)議通知，必須立即通傳。7、行政科值班員下班后負(fù)責(zé)清理辦公室衛(wèi)生，走后關(guān)好門(mén)窗和樓道電燈。8、值班人員要做好值班記錄。9、值班人員要按照“值班表”編排輪流值班，需要調(diào)整時(shí)，提前向辦

4、公室主任請(qǐng)示。10、值班人員實(shí)行交接班制度。四、例會(huì)制度1、每天召開(kāi)班前會(huì)和班后會(huì)，每月召開(kāi)一次工作總結(jié)會(huì)。2、班前會(huì)上午8： 00 召開(kāi)，班后會(huì)下午5：50 召開(kāi)。每月總結(jié)月底下午召開(kāi)。五、郵件收發(fā)管理制度1、為保障公司全體員工的個(gè)人信件、訂閱報(bào)刊能及時(shí)收到，根據(jù)需要，特制定本制度。2、辦公室內(nèi)勤每天負(fù)責(zé)收取分發(fā)信件、報(bào)刊，并對(duì)各類(lèi)信件采用不同的收發(fā)辦法，并做好登記。3、屬于掛號(hào)信、包裹單、匯款單等由辦公室內(nèi)勤及時(shí)通知本人或家屬，收件人或其家屬直接到辦公室簽字領(lǐng)取。4、收件人委托工作人員代收的信件或特殊信件，如：國(guó)外或境外信件，破損信件等，工作人員要特殊收管，及時(shí)通知收件人或其家屬，并直接面

5、交收件人。5、一般信件，要及時(shí)通知收件人領(lǐng)取。6、查無(wú)收件人的信件，要注明情況退回。7、凡是只寫(xiě)明“山西通洲煤焦集團(tuán)收”的信件，由辦公室文書(shū)負(fù)責(zé)拆閱，視情況處理；寫(xiě)明董事長(zhǎng)收的信件，由辦公室主任拆閱后視情況處理。8、凡收到信件、報(bào)刊須及時(shí)分發(fā)，不得積壓，造成信件延誤或遺失按有關(guān)規(guī)定追究責(zé)任。六、電視臺(tái)設(shè)備管理制度1、電視臺(tái)全部設(shè)備及器材均為公司資產(chǎn)。2、各類(lèi)設(shè)備及器材均應(yīng)有專(zhuān)人保管，使用前須征得保管人的同意，遇有特殊情況，須經(jīng)電視臺(tái)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可動(dòng)用。3、保管人不得私自出借、互換或拆御設(shè)備。保管人對(duì)設(shè)備要定期清潔、養(yǎng)護(hù)、檢修并做好記錄，保證設(shè)備完好率。4、攝錄像系統(tǒng)、編輯系統(tǒng)、照相機(jī)、電視節(jié)目收

6、轉(zhuǎn)系統(tǒng)等屬貴重設(shè)備，確定專(zhuān)人使用，其它人員不得擅自動(dòng)用設(shè)備。5、使用設(shè)備應(yīng)嚴(yán)格遵守操作規(guī)程，及時(shí)作好使用情況記錄，使用中發(fā)生異常情況或事故，應(yīng)立即停機(jī)、斷電并迅速報(bào)告，由辦公室指定專(zhuān)人查明原因，進(jìn)行處理，做好情況記錄，屬違章操作或人為事故，要追究當(dāng)事人責(zé)任，并按學(xué)校有關(guān)規(guī)定處理。6、新到設(shè)備開(kāi)機(jī)前必須熟讀說(shuō)明書(shū)，掌握使用方法和操作規(guī)程，否則不可使用，驗(yàn)收設(shè)備的技術(shù)人員有責(zé)任向使用人員介紹新設(shè)備的性能及使用方法。7、私人不得借用電視臺(tái)的設(shè)備、儀器。七、有線(xiàn)電視管理制度1、閉路電視系統(tǒng)安裝維護(hù)工作實(shí)行統(tǒng)一管理，所有安裝維護(hù)及改造工作都需要事先與辦公室聯(lián)系并進(jìn)行登記。2、辦公室將在2 日內(nèi)做安排，技

7、術(shù)人員將進(jìn)行系統(tǒng)安裝維護(hù)。3、安裝維護(hù)完成后，將在5 個(gè)工作日內(nèi)派人對(duì)安裝維護(hù)情況回訪(fǎng)。4、凡未經(jīng)辦公室許可私自進(jìn)行安裝維護(hù)工作，由此所產(chǎn)生的一切后果由當(dāng)事人負(fù)責(zé)，情節(jié)嚴(yán)重的上報(bào)相關(guān)部門(mén)追求責(zé)任。5、維護(hù)人員必須詳細(xì)記錄安裝時(shí)間、工作過(guò)程、所用材料。6、如遇特殊情況須立即進(jìn)行安裝維護(hù)工作的，則事后要補(bǔ)填安裝登記表。7、維護(hù)人員需熟悉閉路電視系統(tǒng)的工作原理、線(xiàn)路分布、連接。8、維護(hù)人員需隨時(shí)注意設(shè)備工作狀態(tài)，并做好運(yùn)行記錄。9、負(fù)責(zé)閉路電視系統(tǒng)為正常維護(hù)工作，認(rèn)真對(duì)待用戶(hù)反映的問(wèn)題。10、雷雨季節(jié)，強(qiáng)雷天氣需關(guān)閉系統(tǒng)所有電源，待雷雨過(guò)后重新啟動(dòng)設(shè)備。11、設(shè)備擺放科學(xué)、合理、整齊，做到防漏電、防

8、雷擊，防靜電、方便操作使用，保證設(shè)備安全正常運(yùn)行。12、室內(nèi)設(shè)備每周維護(hù)檢查一次，使之經(jīng)常保持良好運(yùn)行狀態(tài)。13、對(duì)千線(xiàn)放大器和分支分配器每半年維護(hù)檢查一次，維護(hù)時(shí)間和設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)應(yīng)做詳細(xì)紀(jì)錄，如發(fā)生雷擊，電擊而導(dǎo)致設(shè)備損壞的，應(yīng)急時(shí)維修更換。14、臨時(shí)需要購(gòu)買(mǎi)的材料，急時(shí)向公司申請(qǐng)，領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可購(gòu)買(mǎi)。15、設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)， 應(yīng)及時(shí)排除，個(gè)人不能解決的應(yīng)急時(shí)向有關(guān)部門(mén)反映。進(jìn)行維修或更換。16、每年檢查一次設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)，不能使用的應(yīng)及時(shí)報(bào)廢，做好低質(zhì)易耗品登記。八、會(huì)議室管理制度1、會(huì)議室音響設(shè)備、器材等由行政辦公室宣傳科負(fù)責(zé)管理。2、會(huì)議室衛(wèi)生、供水、會(huì)標(biāo)等實(shí)際會(huì)務(wù)工作由行政科負(fù)責(zé)。3、各

9、個(gè)會(huì)議室的用電設(shè)備、音響設(shè)備安排專(zhuān)人管理，掌握會(huì)議室設(shè)備的操作要領(lǐng)，對(duì)近期會(huì)議安排心中有數(shù)。重要會(huì)議須提前到達(dá)會(huì)場(chǎng)，檢查落實(shí)會(huì)議室準(zhǔn)備情況。4、音響設(shè)備管理人員應(yīng)熟練掌握會(huì)議室內(nèi)各種設(shè)備的使用操作方法，保持其經(jīng)常處于良好狀態(tài)，發(fā)現(xiàn)故障及時(shí)報(bào)告處理。5、會(huì)議室音響由專(zhuān)人管理，任何無(wú)關(guān)人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入，更不可隨意操作相關(guān)設(shè)備（包括投影議）。6、連接自帶設(shè)備（如IT 、電臺(tái)錄音等），請(qǐng)?jiān)跁?huì)議室預(yù)定時(shí)向管理員提出相關(guān)要求，根據(jù)設(shè)備的兼容性、連接線(xiàn)接口是否匹配等情況，需提前30 至 60 分鐘到場(chǎng)。7、會(huì)議結(jié)束后，辦公室應(yīng)安排人員做好衛(wèi)生清掃、關(guān)閉所有電器設(shè)備，關(guān)嚴(yán)窗，鎖好門(mén)。8、會(huì)議室音響設(shè)備管理

10、人員應(yīng)本著認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度去做好音響設(shè)備的日常維護(hù)和管理工作。每季度應(yīng)對(duì)音響設(shè)備進(jìn)行清點(diǎn)和檢查，平時(shí)應(yīng)不定期做好日常檢查和維護(hù)工作，確保設(shè)備有較高的完好率。發(fā)現(xiàn)失竊，及時(shí)報(bào)案。9、音響設(shè)備使用前，應(yīng)檢查線(xiàn)路連接是否正確，電壓是否正常，確保設(shè)備用電安全。未經(jīng)管理人員同意，嚴(yán)禁私自改動(dòng)設(shè)備線(xiàn)路的連接。音響設(shè)備使用完畢后，要關(guān)閉音響，切斷電源，做到人走電斷。各音響設(shè)備和場(chǎng)地的保管單位應(yīng)由指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管，所借音響設(shè)備場(chǎng)地的鑰匙應(yīng)由借用人或指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管。10、新設(shè)備交付使用，要把說(shuō)明書(shū)、保修卡、供應(yīng)商、驗(yàn)收單等設(shè)備資料及時(shí)收集和保存，配合公司檔案管理部門(mén)做好建檔工作； 對(duì)各套設(shè)備按場(chǎng)地分類(lèi)， 在保管

11、人員變動(dòng)時(shí)， 做好設(shè)備和檔案資料移交工作；年終對(duì)音響設(shè)備使用記錄進(jìn)行總結(jié)統(tǒng)計(jì)，統(tǒng)計(jì)結(jié)果存入設(shè)備管理檔案。九、郵件收發(fā)管理制度1、為保障公司全體員工的個(gè)人信件、訂閱報(bào)刊能及時(shí)收到，根據(jù)需要，特制定本制度。2、辦公室內(nèi)勤每天負(fù)責(zé)收取分發(fā)信件、報(bào)刊，并對(duì)各類(lèi)信件采用不同的收發(fā)辦法，并做好登記。3、屬于掛號(hào)信、包裹單、匯款單等由辦公室內(nèi)勤及時(shí)通知本人或家屬，收件人或其家屬直接到辦公室簽字領(lǐng)取。4、收件人委托工作人員代收的信件或特殊信件，如：國(guó)外或境外信件，破損信件等，工作人員要特殊收管，及時(shí)通知收件人或其家屬，并直接面交收件人。5、一般信件，要及時(shí)通知收件人領(lǐng)取。6、查無(wú)收件人的信件，要注明情況退回。

12、7、凡是只寫(xiě)明“山西通洲煤焦集團(tuán)收”的信件，由辦公室文書(shū)負(fù)責(zé)拆閱，視情況處理；寫(xiě)明董事長(zhǎng)收的信件，由辦公室主任拆閱后視情況處理。8、凡收到信件、報(bào)刊須及時(shí)分發(fā)，不得積壓，造成信件延誤或遺失按有關(guān)規(guī)定追究責(zé)任。公文管理規(guī)定第一條為了規(guī)范公司各類(lèi)公文的收發(fā)、審批、處理，特制定本制度。第二條本規(guī)定適用于公司各部門(mén)。第三條本公司公文， 是傳達(dá)貫徹上級(jí)指示精神、 請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題，指導(dǎo)或商洽工作的重要工具，由辦公室實(shí)行統(tǒng)一管理、科學(xué)管理、保密管理，真正做到規(guī)范、準(zhǔn)確、及時(shí)、安全。第四條 公文管理在公司分管經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下，由辦公室主任、秘書(shū)、文書(shū)和檔案管理員負(fù)責(zé)，對(duì)上級(jí)公文的接收、閱辦、整理、歸檔和公司內(nèi)部公

13、文的起草、核對(duì)、簽發(fā)、歸檔進(jìn)行管理，相關(guān)部門(mén)要密切配合。第五條上級(jí)來(lái)文、函件、傳真，均由辦公室文書(shū)登記編號(hào)，并附“公文閱辦卡” ，由辦公室主任提出分送或擬辦意見(jiàn)，及時(shí)送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批閱處理。第六條對(duì)于急件、 急電，或是無(wú)法及時(shí)請(qǐng)示辦公室主任批辦的特殊情況下， 文秘可視情況直接送分管領(lǐng)導(dǎo)批示或交由相關(guān)部門(mén)處理，再另行匯報(bào)。第七條機(jī)、絕密文件不得自行處理，要單獨(dú)造冊(cè)，安全存放。一般的函件，可由辦公室轉(zhuǎn)有關(guān)部門(mén)處理。第八條業(yè)務(wù)往來(lái)的文件由辦公室主任和文書(shū)根據(jù)文件內(nèi)容要求經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批示后， 交有關(guān)部門(mén)處理。第九條凡是寫(xiě)給 “通洲集團(tuán)公司” 且沒(méi)有具體處室和姓名的函件一律由辦公室文書(shū)拆閱。部門(mén)和姓名的直接轉(zhuǎn)

14、給相關(guān)部門(mén)處理。寫(xiě)明第十條要符合國(guó)家的方針、 政策、法律、法規(guī)和上級(jí)的有關(guān)辦法等。 如提出新的政策規(guī)定應(yīng)盡量與原來(lái)的有關(guān)政策銜接，并加以說(shuō)明。第十一條情況要確實(shí)，觀(guān)點(diǎn)要明確，文字要簡(jiǎn)練，條理要清楚，層次要分明，篇幅要簡(jiǎn)短。第十二條引用的公文要寫(xiě)明標(biāo)題、 發(fā)文機(jī)關(guān)、公文編號(hào)和發(fā)文時(shí)間。公文如有附件，則在正文后注明附件及其順序。第十三條在使用簡(jiǎn)稱(chēng)時(shí)，應(yīng)先用全稱(chēng)，再加以說(shuō)明。字體要規(guī)范，年、月、日、人名、地名、文件名稱(chēng)、事物名稱(chēng)等一般不要用簡(jiǎn)稱(chēng)。約定俗成的可以用簡(jiǎn)稱(chēng)。第十四條注意數(shù)字的寫(xiě)法， 正式的文件中除文件編號(hào)、統(tǒng)計(jì)表、計(jì)劃表、 序號(hào)專(zhuān)用術(shù)語(yǔ)和百分比等必須用阿拉伯?dāng)?shù)字外，其他均用漢字書(shū)寫(xiě)。第十五

15、條公文由辦公室秘書(shū)和文書(shū)根據(jù)相關(guān)會(huì)議或精神起草， 由辦公室主任核稿， 送主管副總審批，然后安排打印，辦公室蓋章、發(fā)送。分送要填寫(xiě)文件收發(fā)登記表。第十六條核稿的重點(diǎn)： 看有無(wú)必要行文要素； 是否符合國(guó)家的方針政策、法律法規(guī)；與本單位已發(fā)公文是否銜接、是否相互抵觸； 所涉及的要求和措施是否明確， 切實(shí)可行；行文關(guān)系和公文格式是否符合相關(guān)規(guī)定或是習(xí)慣； 文字?jǐn)⑹鍪欠穹衔姆ㄟ壿嫞?標(biāo)點(diǎn)符號(hào)是否合適等。 如發(fā)現(xiàn)不妥之處，必須進(jìn)行修改，屬于重要內(nèi)容或是原則性問(wèn)題，則應(yīng)退回起草部門(mén)修改。第十七條專(zhuān)業(yè)性公文由相關(guān)部門(mén)起草，分管副總審批后按原程序進(jìn)行。第十八條重大決策、規(guī)章制度、人事任免、機(jī)構(gòu)設(shè)置、以及其他重

16、要公文，由董事長(zhǎng)簽發(fā)。一般性公文由分管副總簽發(fā)。第十九條簽發(fā)的公文， 不得做任何修改，如需要修改的需要重新送簽。公文發(fā)送的范圍、 份數(shù)根據(jù)其內(nèi)容確定，需要的發(fā)夠，無(wú)關(guān)的不發(fā)。第二十條每年總結(jié)完畢后， 將一年來(lái)形成的文書(shū)，按相關(guān)檔案管理規(guī)定和要求整理、分類(lèi)、 組卷歸檔，并確定保存期限。第二十一條重要的會(huì)議材料，包括通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、講話(huà)、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議紀(jì)要等公司內(nèi)部發(fā)文； 上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的與本公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)有關(guān)的決定、 通知、指示、命令、條例、規(guī)定、批復(fù)等；公司對(duì)外的正式發(fā)文和與相關(guān)單位來(lái)往文書(shū)都在歸檔范圍。第二十二條公司內(nèi)部的各種工作計(jì)劃、 總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；與有關(guān)單位簽訂的

17、重要合同、協(xié)議、意向書(shū)等；公司內(nèi)部獎(jiǎng)懲、任免等文字材料；員工工資、福利等方面的材料；大事記，反映本公司重要活動(dòng)的簡(jiǎn)報(bào)，照片，其他資料；公開(kāi)媒體上有關(guān)通洲的報(bào)道； 通洲報(bào)；其他一些有價(jià)值的資料也都需要?dú)w檔管理。第二十三條需要銷(xiāo)毀的公文，應(yīng)登記造冊(cè)，寫(xiě)明發(fā)文單位或部門(mén)、標(biāo)題、文號(hào)、份數(shù)，報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可銷(xiāo)毀。第二十四條各處室、各單位及各有關(guān)人員，對(duì)公文中涉及國(guó)家、政府或本公司應(yīng)保密的事項(xiàng)，必須嚴(yán)守機(jī)密不準(zhǔn)隨便向他人泄露。第二十五條紅頭文件只適用于需遵照?qǐng)?zhí)行的制度、規(guī)定、決定、決議、紀(jì)要、任命等。第二十六條所有發(fā)文， 文件原稿 ( 經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字 ) 審核稿件連同正本二份送辦公室存檔。 有領(lǐng)導(dǎo)指示

18、的，還應(yīng)附批復(fù)件。第二十七條公司發(fā)文，一定要由辦公室統(tǒng)一編號(hào)：以公司名義對(duì)外發(fā)文，一律晉通焦（年) 號(hào)；公司黨委發(fā)文，用晉通黨( 年 ) 號(hào)。檔案管理制度一、總則1、為規(guī)范檔案管理工作，特制定本辦法。二、公司檔案范圍公司建檔范圍確立為：1、公司設(shè)立、變更的申請(qǐng)、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料；2、公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)理會(huì)形成的文件材料；3、財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)及其管理方面的文件材料；4、經(jīng)營(yíng)管理方面的文件材料；5、生產(chǎn)技術(shù)管理方面的文件材料；6、產(chǎn)品生產(chǎn)、能夠消耗、安全生產(chǎn)方面的文件材料；7、儀器、設(shè)備方面的文件材料；8、基本建設(shè)、工程設(shè)計(jì)、施工、竣工、維修方面的文件材料；9、科研、技

19、術(shù)引進(jìn)、轉(zhuǎn)讓方面的材料；10、教育培訓(xùn)方面的文件材料；11、信息、情報(bào)方面的文件材料；12、黨群（工、青、婦）組織方面的文件材料；13、其他具有利用和保存價(jià)值的文件材料。以上文件材料包括決議、決定、條例、規(guī)章制度等法規(guī)性文件，各類(lèi)會(huì)議文件、重要記錄、工作計(jì)劃、工作規(guī)劃和工作總結(jié)。公司檔案還包括聲像資料：1、照片檔案：新聞、科技、藝術(shù)照片，由原版、翻版底片、照片、文字說(shuō)明構(gòu)成；2、影片檔案：原版底片、拷貝及文字說(shuō)明；3、錄音檔案：唱片、錄音帶；4、錄像檔案：政治、經(jīng)濟(jì)、科技、文娛、廣告活動(dòng)。三、公司檔案管理體制1、公司檔案工作，實(shí)行集中與分散管理相結(jié)合的體制。由行政辦公室檔案科負(fù)責(zé)主體檔案的管理

20、，并對(duì)其他部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行督促和指導(dǎo)。2、根據(jù)有關(guān)檔案法規(guī)規(guī)定精神，各部門(mén)形成的文件材料原則上由本部門(mén)負(fù)責(zé)立卷和歸檔，并定期向公司檔案部門(mén)移交保管。四、檔案管理工作( 一 ) 、檔案材料的收集：1、建立、健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時(shí)間、保管期限；2、對(duì)遺缺不全的檔案，采取不同措施，積極收集齊全；3、及時(shí)辦理完畢的文件上交回收，在次年檢查齊全后整理立卷歸檔。( 二 ) 、檔案的歸檔、立卷與管理。1、區(qū)分全宗，確定立檔單位。2、分類(lèi)。依據(jù)檔案來(lái)源、時(shí)間、題目、內(nèi)容、字母順序分成若干層次和類(lèi)別。3、歸檔前將資料分類(lèi)，分組放置在待辦卷宗內(nèi)。4、案卷排列。立卷按永久、長(zhǎng)期、短期分別組卷，

21、卷內(nèi)文件把正文、底稿、附件請(qǐng)示和批復(fù)放在一起，編制案卷目錄和卷內(nèi)目錄。5、整理案卷，使之厚度適宜，控制在1cm至 2cm之間，材料過(guò)窄應(yīng)加襯邊；材料過(guò)寬應(yīng)折疊整齊；字跡難辨認(rèn)的，應(yīng)附抄件；以每一案卷端正書(shū)寫(xiě)標(biāo)題。6、每年對(duì)檔案進(jìn)行一次清理：1）、清除不必要保存的材料；2）、對(duì)破損和褪色的材料進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。( 三 ) 、檔案的保管：1、防止檔案的損壞，延長(zhǎng)檔案的壽命，維護(hù)檔案的安全；2、做好檔案室的防盜、防水漬、防潮、防蟲(chóng)蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強(qiáng)光等工作。( 四 ) 、檔案的鑒定：1、從檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、可靠程度、名稱(chēng)等方面鑒別檔案的價(jià)值。2、確定各類(lèi)檔案的保存期限表。其中財(cái)務(wù)檔案

22、見(jiàn)財(cái)務(wù)檔案保存期限表。公司檔案保管期限分永久、長(zhǎng)期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長(zhǎng)。( 五 ) 、檔案的銷(xiāo)毀：1、對(duì)已失效的檔案，認(rèn)真鑒定，編制銷(xiāo)毀清冊(cè)，該清冊(cè)永久保存；2、辦理銷(xiāo)毀手續(xù)，經(jīng)董事會(huì)或總經(jīng)理批準(zhǔn)，方能銷(xiāo)毀；3、銷(xiāo)毀時(shí)要有二人以上監(jiān)銷(xiāo)，并在清冊(cè)上簽字。( 六 ) 、檔案借閱、利用工作1、凡需使用檔案者，均須填寫(xiě)文件借閱單，依據(jù)借閱權(quán)限和檔案密級(jí)，經(jīng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能借閱3、借閱期限不得超過(guò)三個(gè)星期，到期歸還；如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4、借閱檔案者應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫(huà)、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時(shí)，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，

23、應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。5、外單位借閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱，且不得帶離檔案室。其抄摘內(nèi)容也須總經(jīng)理同意且審核后方能帶出。五、附則1、檔案部門(mén)積極采用電腦信息系統(tǒng)對(duì)檔案進(jìn)行管理，提高管理效率。2、本辦法由行政辦公室解釋、補(bǔ)充，由公司總經(jīng)理批準(zhǔn)頒行。接待管理制度為加強(qiáng)公司對(duì)外接待工作的管理，促進(jìn)對(duì)外接待工作規(guī)范化，本著“熱情禮貌、服務(wù)周到、厲行節(jié)約、對(duì)口接待，嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一管理”的原則，制定本制度。一接待范圍1、來(lái)訪(fǎng)接待。2、會(huì)議、培訓(xùn)和其他重大活動(dòng)。3、公務(wù)性接待。包括各級(jí)、上級(jí)部門(mén)來(lái)我公司檢查、調(diào)研、指導(dǎo)、聯(lián)系工作。二接待程序堅(jiān)持先請(qǐng)示后接待原則：1、各部門(mén)向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告

24、來(lái)客人數(shù)及事由；2、公司領(lǐng)導(dǎo)同意；3、辦公室核實(shí)后，按規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)安排或配合有關(guān)部門(mén)接待。三接待辦法1、對(duì)上級(jí)部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)接待，由公司領(lǐng)導(dǎo)參加；2、縣以上相關(guān)部門(mén)的主要負(fù)責(zé)人由公司領(lǐng)導(dǎo)接待，一般工作人員實(shí)行對(duì)等接待。四、接待標(biāo)準(zhǔn)及要求1、本公司接待人員由公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)情況確定，安排客飯。由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)作陪。2、凡臨時(shí)性接待或迎檢工作需要煙、水果等物品的，應(yīng)事先報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)同意后由辦公室統(tǒng)一安排。3、就餐后原則上不安排與工作無(wú)關(guān)的其他活動(dòng)。4、確需超標(biāo)準(zhǔn)超范圍接待的，需經(jīng)請(qǐng)示公司領(lǐng)導(dǎo)同意后方可安排。5、因工作需安排住宿的，請(qǐng)示公司領(lǐng)導(dǎo)同意后，由辦公室具體負(fù)責(zé)安排客房。包括洗漱用具、床上用品、開(kāi)水，茶葉等。6、

25、用餐原則上在公司機(jī)關(guān)食堂，由辦公室通知食堂做好接待工作。7、業(yè)務(wù)洽談需用會(huì)議室的，應(yīng)提前與辦公室聯(lián)系說(shuō)明，由辦公室負(fù)責(zé)安排。8、因工作接待需送禮品的，由公司領(lǐng)導(dǎo)安排，公司辦公室核實(shí)人數(shù)、按程序領(lǐng)取、發(fā)放。會(huì)議管理規(guī)定第一條為加強(qiáng)公司現(xiàn)代化建設(shè)，加快發(fā)展步伐，保障信息溝通，有關(guān)指令、精神、部署的及時(shí)性，達(dá)到相互協(xié)調(diào)，政令暢通，特制定本規(guī)定。第二條本規(guī)定適用于公司組織的各種會(huì)議。第三條例會(huì)和公司領(lǐng)導(dǎo)決定召開(kāi)的會(huì)議， 如總經(jīng)理辦公會(huì)議、 中層干部會(huì)議、 全體職工大會(huì)等由辦公室組織安排。 由公司名義通知公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參加的專(zhuān)業(yè)會(huì)議， 辦公室協(xié)同其他專(zhuān)門(mén)部門(mén)組織安排。第四條辦公室在收到會(huì)議通知后， 及時(shí)準(zhǔn)

26、確地把會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、主題通知與會(huì)人員。 特殊情況及時(shí)請(qǐng)示相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。第五條辦公室協(xié)同后勤等部門(mén)， 做好會(huì)議室的會(huì)議準(zhǔn)備工作和會(huì)議接待工作。 大型會(huì)議需要保衛(wèi)處協(xié)助做好會(huì)議安保工作。第六條嚴(yán)格會(huì)議的組織性和紀(jì)律性，準(zhǔn)時(shí)到會(huì)，不得中途離開(kāi)。不得無(wú)故遲到，缺席。第七條會(huì)議要聽(tīng)取不同意見(jiàn)，與會(huì)者要嚴(yán)肅認(rèn)真對(duì)待會(huì)議議題，要議而有決，達(dá)到集中統(tǒng)一。特殊問(wèn)題、難點(diǎn)問(wèn)題可適當(dāng)擱置下次會(huì)議或會(huì)后商討解決。第八條相關(guān)人員在收到會(huì)議通知后要嚴(yán)格認(rèn)真的準(zhǔn)備會(huì)議。第九條開(kāi)會(huì)期間，特別是有人發(fā)言時(shí)，應(yīng)把手機(jī)等通訊工具設(shè)置為靜音或關(guān)機(jī)狀態(tài)。第十條會(huì)議由辦公室秘書(shū)記錄，要求字跡清晰， 內(nèi)容完整，并妥善保存記錄本， 定期歸檔備

27、查。重要會(huì)議要制作音頻或視頻文件存檔備查。第十一條總經(jīng)理辦公會(huì)議是公司最高的決策機(jī)構(gòu)。 主要包括：公司年度、季度工作計(jì)劃和具體工作安排，重大決策、重大投資或項(xiàng)目、重要合同、規(guī)章制度、人事任免、機(jī)構(gòu)設(shè)置和變動(dòng)、員工福利待遇、安全、生產(chǎn)、供銷(xiāo)、財(cái)務(wù)等臨時(shí)出現(xiàn)重大問(wèn)題等。第十二條總經(jīng)理辦公會(huì)議參加人員：董事長(zhǎng)、總經(jīng)理、副總經(jīng)理、工會(huì)主席、辦公室主任，和會(huì)議特別要求參加的人員。會(huì)議由辦公室主任記錄。第十三條總經(jīng)理辦公會(huì)議會(huì)后由辦公室整理會(huì)議內(nèi)容， 視情況以文件的形式下發(fā)會(huì)議紀(jì)要， 督促各相關(guān)單位執(zhí)行。第十四條中層干部會(huì)議向下傳達(dá)上級(jí)有關(guān)文件、 會(huì)議精神，安排落實(shí)執(zhí)行措施， 向上反映日常經(jīng)營(yíng)情況、臨時(shí)出

28、現(xiàn)問(wèn)題等，是公司日常運(yùn)作的紐帶機(jī)構(gòu)。第十五條中高層干部會(huì)議由總經(jīng)理， 或者常務(wù)副總經(jīng)理， 或者相關(guān)副總經(jīng)理主持， 公司中層以上干部參加，由辦公室秘書(shū)做會(huì)議記錄。第十六條中層干部議會(huì)后視實(shí)際情況， 需要形成文件下發(fā)的由辦公室整理，起草、印發(fā)， 并負(fù)責(zé)檢查會(huì)議決定的落實(shí)情況及時(shí)上報(bào)相關(guān)負(fù)責(zé)人。印章管理規(guī)定第一條為規(guī)范公司印章使用，以利于公司發(fā)展，特制定本制度。第二條本規(guī)定適用于公司各部門(mén)。第三條本規(guī)定所指印章是在公司發(fā)行或管理的文件以及憑證文書(shū)等與公司權(quán)利義務(wù)有關(guān)的文件上，需以公司名稱(chēng)或有關(guān)部門(mén)名義證明其權(quán)威作用而使用的印章。 主要是指印鑒： 公司向主管機(jī)關(guān)登記的公司章、法人私章、合同章、財(cái)務(wù)專(zhuān)用

29、章等具有法律效力的印章；部門(mén)章：刻有公司部門(mén)名稱(chēng)的印章，不具備對(duì)外法律效力。第五條公司印章的制定、 改制與廢止經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)批準(zhǔn)后由辦公室發(fā)文頒布， 同時(shí)，如有需要更換或廢止的印章應(yīng)由印章管理使用部門(mén)迅速將印章交還辦公室入檔。第六條公司印章遺失、 損毀、被盜的情況下，印章管理者應(yīng)迅速向辦公室遞交原因報(bào)告書(shū)， 辦公室根據(jù)情況依本制度有關(guān)規(guī)定的手續(xù)予以處理。第七條辦公室應(yīng)建立印章登記臺(tái)帳和影子。 每個(gè)印章的起印、 廢止、使用部門(mén)與管理者等詳細(xì)情況均應(yīng)登記入臺(tái)帳，并將此臺(tái)帳永久保存；第八條每次蓋章（公章）必須有主管領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)，辦公室根據(jù)情況填寫(xiě)印章使用登記表， 每次用印必須都有登記，寫(xiě)明文件名、使用

30、時(shí)間、批準(zhǔn)人、經(jīng)辦人等。代理使用要在備注中說(shuō)明。董事長(zhǎng)的私章使用要經(jīng)本人同意方可用印，并在備注中特別注明。第九條公司印章的使用原則上由印章管理人擔(dān)任。 印章使用人必須嚴(yán)格控制用印范圍， 并仔細(xì)核實(shí)印章使用是否獲準(zhǔn)。 用印完畢應(yīng)將用印情況予以記錄。 代理實(shí)施用印的人在用印后應(yīng)將用印依據(jù)或用印申請(qǐng)表交印章管理人審查，同時(shí)用印依據(jù)或用印申請(qǐng)表上應(yīng)有代理人簽字。第十條公章主要用于上報(bào)或下發(fā)的文件、 員工外出的介紹信、證明、信函等； 各部門(mén)上報(bào)的月度、年度計(jì)劃、報(bào)表，財(cái)務(wù)處信貸業(yè)務(wù)相關(guān)資料等。第十一條用印必須遵循正確的方法：公司印章應(yīng)蓋在文件正面；蓋印文件必要時(shí)應(yīng)蓋騎縫??； 印章一般蓋于公司名稱(chēng)、 部門(mén)

31、名稱(chēng)的中部，并能騎年蓋月半遮日；蓋印除特殊規(guī)定之外，一律用朱紅印泥； 部門(mén)文件份數(shù)較多，可蓋只須保留原件的份數(shù)， 其他可采用復(fù)印方式。做到不漏蓋，不錯(cuò)蓋，濃淡均勻，清晰完整。小車(chē)管理制度第一條：為了適應(yīng)集團(tuán)公司小車(chē)管理改革的需要， 制定本辦法。 本辦法適用于集團(tuán)所屬各單位小車(chē)。第二條：車(chē)輛由行政辦公室統(tǒng)一管理。第三條：車(chē)輛出行實(shí)行派車(chē)制度，領(lǐng)導(dǎo)專(zhuān)用車(chē)由領(lǐng)導(dǎo)調(diào)派，其它車(chē)輛由行政辦公室統(tǒng)一調(diào)派。第四條：用車(chē)單位（人）填寫(xiě)用車(chē)申請(qǐng)單要經(jīng)分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)。分管副總不在公司，可以電話(huà)告知辦公室，隨后補(bǔ)辦。用車(chē)人要提前申請(qǐng)用車(chē)，每天8：20 以前必需把申請(qǐng)單送到辦公室，8：30 以后不在派車(chē)，特殊情況逐情

32、處理。第五條：司機(jī)憑派車(chē)單出車(chē)。 持蓋有派車(chē)專(zhuān)用章的派車(chē)單到公司門(mén)登記外出里程和時(shí)間， 門(mén)衛(wèi)蓋章（出行章）后放行出差車(chē)輛。第六條：司機(jī)要如實(shí)填寫(xiě)派車(chē)單車(chē)輛行使情況，詳細(xì)記錄。行駛途徑，加油、過(guò)路費(fèi)、停車(chē)費(fèi)等。第七條：車(chē)輛外出必須當(dāng)日返回公司。確因工作需要，路途遙遠(yuǎn)不能當(dāng)時(shí)返回，可酌情處理。但必須保證車(chē)輛安全，如因停放不慎造成車(chē)輛損壞或零件丟失，責(zé)任均由司機(jī)自負(fù)。第八條：車(chē)輛返回公司后， 司機(jī)持派車(chē)單到公司門(mén)衛(wèi)登記返回時(shí)里程和時(shí)間， 門(mén)衛(wèi)值班員簽字、蓋章（車(chē)輛返回章）確認(rèn)返回后把派車(chē)單交回辦公室。第九條：除出差外，其余時(shí)間車(chē)輛統(tǒng)一停放到所屬各公司院內(nèi)。第十條：車(chē)輛外出前必須辦理以上派車(chē)手續(xù)， 不

33、辦理或辦理不完整以上派車(chē)手續(xù)出車(chē)， 本月結(jié)算時(shí)，其本次行駛里程在本月行駛里程中核減。第十一條：以車(chē)輛折舊租用形式抵頂車(chē)款的轉(zhuǎn)讓車(chē)輛， 在車(chē)款未付清前， 車(chē)輛登記證由集團(tuán)公司辦公室統(tǒng)一保管，還清車(chē)款時(shí)交車(chē)主。第十二條：隨車(chē)手續(xù)由司機(jī)保管，登記證、保單由辦公室保管。相關(guān)手續(xù)由辦公室負(fù)責(zé)辦理。發(fā)生事故由辦公室負(fù)責(zé)與保險(xiǎn)公司進(jìn)行理賠。第十三條：司機(jī)遵守交通法規(guī)和公司規(guī)章制度，服從調(diào)派，不得借故刁難不出車(chē)。第十四條：司機(jī)要堅(jiān)守崗位，隨時(shí)待命出車(chē)，需要請(qǐng)假應(yīng)提前申請(qǐng)， 杜絕突發(fā)請(qǐng)假而不能出車(chē)延誤工作。第十五條：司機(jī)要愛(ài)護(hù)車(chē)輛，保持車(chē)輛清潔衛(wèi)生，要按期保養(yǎng)，保持車(chē)況良好。第十六條：嚴(yán)禁酒后駕車(chē)或讓他人駕車(chē)，

34、更不準(zhǔn)讓無(wú)證人員駕駛車(chē)輛。第十七條：行車(chē)時(shí)，注意力要高度集中，不得接、打電話(huà)，要確保乘坐人員及車(chē)輛安全。第十八條：嚴(yán)格執(zhí)行車(chē)輛轉(zhuǎn)讓合同和車(chē)輛租用合同 。車(chē)主及司機(jī)承擔(dān)安全風(fēng)險(xiǎn)及車(chē)輛相關(guān)的法律責(zé)任。第十九條：對(duì)出車(chē)情況進(jìn)行逐日登記， 并認(rèn)真核對(duì)派車(chē)單填寫(xiě)內(nèi)容是否準(zhǔn)確完整， 以便考核時(shí)查對(duì)。第二十條：司機(jī)負(fù)責(zé)按期年審車(chē)輛。如有違章要及時(shí)處理，必須在三個(gè)月以?xún)?nèi)處理完畢， 隨后并要進(jìn)行查詢(xún)，是否注銷(xiāo)違章記錄，避免給以后車(chē)輛手續(xù)辦理造成麻煩。如不能按期處理，給予500 元罰款的處罰。第二十一條：以車(chē)核定費(fèi)用周轉(zhuǎn)金，事前向財(cái)務(wù)處打借條預(yù)支，用于該車(chē)的費(fèi)用周轉(zhuǎn)。第二十二條：各車(chē)輛正常規(guī)定費(fèi)用在所屬公司報(bào)支。第二十三條：保險(xiǎn)費(fèi)、二保費(fèi)、運(yùn)管費(fèi)、過(guò)路費(fèi)為正常開(kāi)支，由公司支付。油料消耗，維修保養(yǎng)及其它開(kāi)支依照各車(chē)的車(chē)輛租用合同約定標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。第二十四條：車(chē)輛租用合同中第 4 條 1 款規(guī)定的部分租車(chē)費(fèi)為司機(jī)工資，由租車(chē)所屬公司財(cái)務(wù)處以車(chē)對(duì)司機(jī)逐月核發(fā)。第二十五條：考核按月進(jìn)行，每月20 日截止核算，年終匯總結(jié)算。第二十六條：由集團(tuán)行政辦公室（留神峪公司辦公室）負(fù)責(zé)考核統(tǒng)計(jì)匯總，由財(cái)務(wù)處負(fù)責(zé)核準(zhǔn)結(jié)算。第二十七條：實(shí)際行駛里程以車(chē)輛里程表顯示為準(zhǔn)，結(jié)合派車(chē)單出車(chē)記錄考核。每