軟件項目溝通計劃(共3頁)

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上項目溝通計劃項目溝通計劃（ProjectCommunicationPlan） 什么是項目溝通計劃 項目溝通計劃是對于項目全過程的溝通工作，溝通方法、溝通渠道等各個方面的計劃與安排。 就大多數(shù)項目而言，溝通計劃的內(nèi)容是作為項目初期階段工作的一個部分。同時，項目溝通計劃還需要根據(jù)計劃實施的結(jié)果進行定期檢查，必要時還需要加以修訂。所以項目溝通計劃管理工作是貫穿于項目全過程的一項工作，項目溝通計劃是和項目組織計劃緊密聯(lián)系在一起的，因為項目的溝通直接受項目組織結(jié)構(gòu)的影響。 項目溝通計劃的內(nèi)容 項目溝通計劃包括四個方面的具體工作，如下圖所示：1、編制項目溝通計劃前的準(zhǔn)備工作 1）

2、收集信息 項目溝通內(nèi)容方面的信息； 項目溝通所需溝通手段的信息； 項目溝通的時間和頻率方面的信息； 項目信息來源與最終用戶方面的信息。 2）所獲信息的加工處理 對收集到的溝通計劃方面的信息進行加工和處理也是編制項目溝通計劃的重要一環(huán)，而且只有經(jīng)過加工處理過的信息，才能作為編制項目溝通計劃的有效信息使用。 2、項目溝通需求的確定 項目溝通需求的確定是在信息收集的基礎(chǔ)上，對項目組織的信息需求做出的全面決策，其內(nèi)容包括： 項目組織管理方面的信息需求； 項目內(nèi)部管理方面的信息需求； 項目技術(shù)方面的信息需求； 項目實施方面的信息需求； 項目與公眾關(guān)系的信息需求。 3、溝通方式與方法的確定 在項目溝通中，

3、不同信息的溝通需要采取不同的溝通方式和方法，因此在編制項目溝通計劃過程中還必須明確各種信息需求的溝通方式和方法。影響項目選擇溝通方式方法的因素主要有以下幾個方面： 溝通需求的緊迫程度； 溝通方式方法的有效性； 項目相關(guān)人員的能力和習(xí)慣； 項目本身的規(guī)模。 4、項目溝通計劃的編制 項目溝通計劃的編制是要根據(jù)收集的信息，先確定出項目溝通要實現(xiàn)的目標(biāo)，然后是根據(jù)項目溝通目標(biāo)和確定項目溝通需求去分解得到項目溝通的任務(wù)，進一步根據(jù)項目溝通的時間要求去安排這些項目溝通任務(wù)，并確定出保障項目溝通計劃實施的資源和預(yù)算。 項目溝通計劃書的內(nèi)容除了前面給出的目標(biāo)、任務(wù)、時間要求、具體責(zé)任、預(yù)算與資源保障以外，一般

4、還應(yīng)該包括下列特殊內(nèi)容： 信息的收集和歸檔格式要求； 信息發(fā)布格式與權(quán)限的要求； 對所發(fā)布信息的描述； 更新和修訂項目溝通管理計劃的方法； 約束條件與假設(shè)前提。項目溝通計劃主要包括以下兒個方而的內(nèi)容。 (1)描述信息收集和文件歸檔的結(jié)構(gòu)，這一結(jié)構(gòu)用于收集和保存不同類型的信息。舉例來說，一個項目組的成員出席了一個會議并帶回一些有價值的信息和資料，它將如何歸檔和保存在哪里?如果一個供應(yīng)商送來了一本新產(chǎn)品樣本，它將如何歸檔和保存在哪里?如果同一供應(yīng)商兒個月后又送來了一本新產(chǎn)品樣本，如何處理這本新樣本與舊樣本?如果在項目中不同的成員負(fù)責(zé)訪談不同的部門，他們的訪談結(jié)果和發(fā)現(xiàn)會影響到其他成員下一步的研究，

5、那么這些訪談信息應(yīng)如何處理和在成員之間共享?對于這樣的信息資料如果缺乏及時清晰的整理和保存，就會造成信息的缺失和部門間或成員間信息的不一致，所以，有必要制定和遵循一個制度，將與項目有關(guān)的重要信息資料和文件進行建檔管理。 (2)項目干系人聯(lián)系方式。應(yīng)該有一個專用于項目所有相關(guān)人員聯(lián)系方式的小冊子，包括項目組成員、項目組上級領(lǐng)導(dǎo)、行政部人員、技術(shù)支持人員、出差訂房、訂票等系統(tǒng)中相關(guān)的人員，座機號碼、手機號碼、職能等等，應(yīng)一一列上，做到簡潔明了，最好能有特殊人員的一些具體的標(biāo)注，能夠做到在一打開小冊子的同時就能將所有的相關(guān)人員的資料了然于胸，正所謂知己知彼，這樣一來，很多在平時大費周章的事，就能在養(yǎng)

6、成的良好的習(xí)慣中，輕松應(yīng)對。 (3)傳送重要項目信息的格式。項目組的成員在準(zhǔn)備書而的和口頭的狀態(tài)報告時，是否存在可以遵循的格式?是否所有的縮寫詞和定義都有一個列表?在不同的項目文件中它們需不需要被重復(fù)列出?建立一個項目本身統(tǒng)一的文件模板，是正規(guī)管理的一部分，所以必須統(tǒng)一各種文件模板，并提供報告編寫指南。 (4)用于創(chuàng)建信息的日程表。是否已經(jīng)分配資源去創(chuàng)建、聚集和發(fā)送關(guān)鍵項目信息?項目干系人是否知道什么時候期望提交不同的信息?什么時候他們需要參加重要的會議?時間安排是否考慮到了關(guān)鍵項目文件的審評和批準(zhǔn)?保證時間以建立關(guān)鍵項目信息和確保其質(zhì)量是很重要的。 (5)獲得信息的訪問方法。誰能看到一個草擬

7、的文件?每個人都能訪問所有的項目文件嗎?哪些信息在線保存以及哪些只保存在硬拷貝中或以其他形式保存?每個人都能檢查硬拷貝中的文件嗎? (6)工作匯報方式。明確表達(dá)項目組成員對項目經(jīng)理或項目經(jīng)理對上級和相關(guān)人員的工作匯報方式，明確什么時間，什么形式。比如項目組成員對項目經(jīng)理通過E-mail發(fā)送周報;項目經(jīng)理對直接客戶和上級按月通過E-mail發(fā)送月報;緊急匯報通過電話及時溝通;每兩周項目組進行一次當(dāng)前工作溝通會議;每周同客戶和上級進行一次口頭匯報等等。 (7)溝通計劃維護人。隨著項目推進和發(fā)展，需要更新溝通管理計劃和方法。要明確做出變更時誰來更新溝通計劃?新的計劃如何發(fā)送?對哪些相關(guān)人員發(fā)送? 對于大多數(shù)項目，溝通計劃的大部分工作作為項目前期