有關(guān)外貿(mào)業(yè)務(wù)流程范文

1、外貿(mào)業(yè)務(wù)流程詢盤報(bào)盤打樣試單大貨量產(chǎn)商檢訂艙報(bào)關(guān)結(jié)匯核銷退稅客戶開發(fā)一、 客戶開發(fā)從目前情況來(lái)看，做外貿(mào)，主要有兩種：一是跟單； 二是開發(fā)。為了更好的開發(fā)市場(chǎng)，新進(jìn)外貿(mào)業(yè)務(wù)人員首先必須：l 掌握基本的英語(yǔ)知識(shí)l 熟悉國(guó)際貿(mào)易知識(shí)（尤其是貿(mào)易術(shù)語(yǔ)、國(guó)際物流知識(shí)及付款方式的綜合運(yùn)用）l 公司及產(chǎn)品相關(guān)知識(shí)，如產(chǎn)品性能、 參數(shù)、 測(cè)試、 加工工藝、 生產(chǎn)流程、 設(shè)備、 人力、 產(chǎn)能、 包裝、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手、 客戶群等等。詳見附件 1.l 了解動(dòng)態(tài)的國(guó)內(nèi)、國(guó)際形勢(shì)（政治環(huán)境、文化背景、消費(fèi)習(xí)慣、匯率政策、退稅政策、自然災(zāi)害等等）。l 樹立國(guó)際貿(mào)易風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)。如信用風(fēng)險(xiǎn)、匯率風(fēng)險(xiǎn)、運(yùn)輸風(fēng)險(xiǎn)等。1. 開發(fā)客戶

2、的途徑：l 展會(huì)（展會(huì)應(yīng)注意的問(wèn)題，見附件）l 付費(fèi)B2Bl 免費(fèi)B2Bl 搜索引擎l 海關(guān)數(shù)據(jù)等2. 開發(fā)信l 內(nèi)容簡(jiǎn)潔l 主題明確l 多用被動(dòng)語(yǔ)態(tài)l 少用特殊字體、顏色、粗體等l 少用附件和圖片l 少用URL鏈接老外的建議：Dear C,As you mentioned last time, how to write a right email, pls find my reply as follows:1) short2) short3) short again4) delete all extra words5) make everything clear6) thats ok, or

3、der comes, ahHave a nice day!N參考范例：見附件 強(qiáng)調(diào)：1. 所有客人必須長(zhǎng)時(shí)期的跟進(jìn)；據(jù)統(tǒng)計(jì)，一般成交的客人，均來(lái)自第11次的跟進(jìn)。2. 跟進(jìn)的方式，可以是：新產(chǎn)品上市，價(jià)格更新、節(jié)日問(wèn)候、公司信息更新等， 也可結(jié)合客人網(wǎng)站最新信息，有針對(duì)的跟進(jìn)等等。3. 跟進(jìn)的頻率，可根據(jù)與客人的溝通進(jìn)度來(lái)判斷。一般為1周一次，或2周一次為宜。4. 所有與客人往來(lái)的郵件，均須按客戶別進(jìn)行整理保存、歸類管理，并定期刻盤留底。（具體的操作見附件）二、詢盤1. 須通過(guò)搜索引擎、B2B平臺(tái)、黃頁(yè)、IP地址、客戶網(wǎng)站等多種途徑查詢，了解客戶的真實(shí)性、公司規(guī)模、企業(yè)背景等。2、 客人的詢盤

4、，所有詢盤均要回復(fù)，且須在客人發(fā)出的24小時(shí)內(nèi)給予回復(fù)；如有不確定信息而造成不能及時(shí)給予全面回復(fù)的，也須答復(fù)客人，說(shuō)明可以回復(fù)的時(shí)間，以表示對(duì)客人的尊重。3、須根據(jù)詢盤內(nèi)容的針對(duì)性，分重點(diǎn)的回復(fù)和后續(xù)跟進(jìn)。三、報(bào)盤在掌握客戶相關(guān)背景等信息后，結(jié)合以下信息，有針對(duì)性的、全面的回復(fù)客人。1. 產(chǎn)品的最新成本（特別是原材料價(jià)格波動(dòng)比較大的行業(yè)，也可參照期貨市場(chǎng)走勢(shì)預(yù)期來(lái)調(diào)整成本）。2. 最新匯率（考慮人民幣匯率為浮動(dòng)匯率機(jī)制，建議在當(dāng)前匯率的基礎(chǔ)上，再提高1-3%來(lái)規(guī)避匯率風(fēng)險(xiǎn)）。3. 如報(bào)CIF、CNF價(jià)格，須與至少3家貨代聯(lián)系，咨詢最新海運(yùn)/空運(yùn)價(jià)格； 另外，CIF價(jià)格，須向保險(xiǎn)公司咨詢一切險(xiǎn)（

5、All risks）或客人特指的保險(xiǎn)險(xiǎn)別的保費(fèi)費(fèi)率等（一般情況下，一切險(xiǎn)的費(fèi)率為1.5-3）。4. 根據(jù)產(chǎn)品的客戶市場(chǎng)行情，實(shí)行有差別化的報(bào)價(jià)方式。5. 如果客戶信用指數(shù)不高，可辦理出口信用險(xiǎn)；并將出口信用險(xiǎn)的費(fèi)用（費(fèi)率為7）加進(jìn)報(bào)價(jià)中，以規(guī)避信用風(fēng)險(xiǎn)。6. 如何計(jì)價(jià)FOB=工廠成本+國(guó)內(nèi)費(fèi)用（報(bào)關(guān)費(fèi)，貨代操作費(fèi)，商檢費(fèi)，港雜費(fèi)，內(nèi)陸運(yùn)費(fèi)，銀行費(fèi)用等等）+利潤(rùn)C(jī)NF=FOB+海運(yùn)費(fèi)/空運(yùn)費(fèi)CIF=CNF+保險(xiǎn)費(fèi)（貨物總值x1.1x保費(fèi)費(fèi)率）7. 為了避免日后發(fā)生無(wú)謂的爭(zhēng)議，報(bào)價(jià)單須體現(xiàn)以下幾個(gè)方面的重要信息：l 產(chǎn)品名稱l 產(chǎn)品重要參數(shù)/特征l 單價(jià)l 交易方式l 付款方式l 最小訂購(gòu)量 MO

6、Ql 報(bào)價(jià)日期及有效期l 包裝方式l 裝箱/柜情況l 客戶信息8. 為了掌握?qǐng)?bào)價(jià)和談判的主動(dòng)權(quán)，可綜合運(yùn)用貿(mào)易術(shù)語(yǔ)、物流知識(shí)、付款方式及產(chǎn)品參數(shù)等條件，進(jìn)行動(dòng)態(tài)調(diào)整。附：A. 付款方式，安全系數(shù)從高到低排列：l 100% T/T (prepaid) + CIF/FOBl 30% T/T (prepaid) + 70% L/C + CIF/FOBl 100% L/C + CIF/FOBl D/Pl D/AB. 付款地域，安全系數(shù)從高到低排列：l 北歐四國(guó)l 德國(guó)、日本、新加波l 以色列、西歐、北美、澳洲l 東歐、中東、東南亞l 俄羅斯、印巴、拉美、非洲C. 如果是L/C付款的，須嚴(yán)格審證，主要包

7、括：l 開證行的資信（建議”保兌”）l 信用證的真實(shí)性l L/C條款 （文件要求，時(shí)間與地點(diǎn)等；尤其是軟條款 / 陷阱條款）注：1. 信用證是獨(dú)立性的文件。客戶開立的任何保函均屬無(wú)效文件。 2. 信用證是單據(jù)買賣，要保證單證相符，單單相符。3. 交單必須及時(shí)、準(zhǔn)確。4. 有任何依賴買方的文件條款，須全部刪除。5. 交單時(shí)間，須以賣方的時(shí)間為準(zhǔn)。6. 防止客戶與船公司、銀行串通，實(shí)行欺詐。9. 如何促成交易對(duì)業(yè)務(wù)人員來(lái)講，最重要的就兩個(gè)方面：一是怎么找到客戶，二是怎么成交。第一個(gè)問(wèn)題就是跟開發(fā)信有關(guān)，第二個(gè)問(wèn)題往往和價(jià)格有關(guān)，什么東西都談攏了，就差價(jià)格了。價(jià)格是業(yè)務(wù)人員永遠(yuǎn)繞不開的話題，也是比較

8、棘手的問(wèn)題。價(jià)格是很重要，但不是影響成交的關(guān)鍵因素。怎么讓客人在價(jià)格高于預(yù)期的情況下買你的產(chǎn)品？迂回策略是個(gè)可選擇的好方法之一，根據(jù)客人的目標(biāo)價(jià)量身定做。打個(gè)比方，賣一個(gè)LED燈，客人很喜歡，外型材料亮度都覺得不錯(cuò)，但是3.5美元的價(jià)格他覺得太貴了，他希望2.5美元左右，他能接受。這個(gè)時(shí)候我會(huì)告訴客人，這個(gè)價(jià)格相當(dāng)困難，外殼塑料要用PP代替ABS，還要摻50%以上的recycled material(回料)，另外LED用差一點(diǎn)的，亮度從12000MCD改成5000MCD，另外節(jié)省一切材料，把東西做輕做薄，彩盒包裝改成白盒，而且是一層紙的最軟的那種。外箱同樣用比較爛的。就可以達(dá)到目標(biāo)價(jià)了。這個(gè)時(shí)

9、候就是談判的關(guān)鍵，你把上述條件全部列出來(lái)，然后告訴客人，這就是基于您的目標(biāo)價(jià)，我們能給出的方案。我明白，價(jià)格盡管達(dá)到了，但是品質(zhì)肯定離您的要求比較遠(yuǎn)，那么這樣，我再給出第三套方案，在一和二里面折中一下，把價(jià)格控制在3.5和2.5之間，比如3美元或者2.98美元，讓客人比較容易接受。參考范例：見附件 四、打樣1. 樣品是檢驗(yàn)一個(gè)公司的開發(fā)及生產(chǎn)能力的依據(jù)。無(wú)論是ODM(orginal design manufacturer)，還是OEM(orginal equipment manufacturer), 客人都是要確認(rèn)樣品的；特別是OEM。2. 要非常明確了解客人的需求細(xì)節(jié)（圖紙、手工樣、色號(hào)、材

10、料、規(guī)格、印刷品等），還須與客人了解樣品費(fèi)和快遞費(fèi)等事宜。3. 樣品費(fèi)和快遞費(fèi)，依國(guó)際慣例和做法，一般情況下：a. 樣品貨值不高的，樣品免費(fèi)，客人承擔(dān)運(yùn)費(fèi)。b. 樣品貨值比較高的，客人支付一定的樣品費(fèi)，同時(shí)承擔(dān)運(yùn)費(fèi)。c. OEM，結(jié)合公司規(guī)定及客人的實(shí)際情況另議。d. 如果客人下單意向很高的，須送樣進(jìn)行檢測(cè)/認(rèn)證的，可承擔(dān)運(yùn)費(fèi)和樣品費(fèi)。樣品費(fèi)一般用TT或西聯(lián)匯款。使用西聯(lián)匯款時(shí)應(yīng)注意需要客戶提供準(zhǔn)確的信息，詳見公司資料2收款賬號(hào)。4. 在明確客人需求信息并收到樣品費(fèi)后，填寫樣品需求單，經(jīng)部門主管/經(jīng)理審核簽字后，交總經(jīng)理核準(zhǔn)，然后給工廠生產(chǎn)。生產(chǎn)完成后，仔細(xì)核對(duì)樣品與客戶要求是否相符，確認(rèn)正確

11、無(wú)誤后，快遞給客人。5. 自己須留存樣品（樣品附在客戶的樣品需求單后面，如樣品較大較多時(shí)，可在樣品上做好客戶標(biāo)識(shí)放在客戶樣品儲(chǔ)存柜，如客戶沒(méi)有特殊要求時(shí)可用PPT文檔附在樣品單后面）以便后續(xù)生產(chǎn)時(shí)，有據(jù)可查。同時(shí)保存好樣品需求單，并復(fù)印給相關(guān)部門，以便工廠生產(chǎn)和財(cái)務(wù)核算成本利潤(rùn)等。6. 樣品快遞后，及時(shí)跟進(jìn)各方面的進(jìn)度；最終無(wú)論質(zhì)量好與壞，下單與否，都必須得到客人的評(píng)價(jià)，并反映在周報(bào)表及月報(bào)表上。五、試單及大貨量產(chǎn)1. 客人確認(rèn)樣品后，客人一般會(huì)下一個(gè)或多個(gè)小批量試單，待小批量試單完成后，才會(huì)下大貨訂單。2. 無(wú)論是試單，還是大貨量產(chǎn)，先根據(jù)客人的指示及要求，結(jié)合最初的報(bào)價(jià)單，制作PI（pro

12、forma invoice），并跟催貨款。一般情況下，國(guó)外訂單我們可以要求客戶一次性付款，收到全款后才安排生產(chǎn)。3. PI要注意：a. 核對(duì)當(dāng)初與客人的報(bào)價(jià)，確保PI所包含的內(nèi)容需報(bào)價(jià)單一致；b. 須注意質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，尤其是OEM；c. 須提供公司銀行資料，以便客人付款；d. .須仔細(xì)核對(duì)訂單數(shù)量及金額（注意大小寫）；4. 填寫生產(chǎn)任務(wù)單，待部門主管/經(jīng)理審核簽字后，交總經(jīng)理核準(zhǔn)，然后給工廠安排生產(chǎn)。自己須保存好文件，以便后續(xù)核查； 并復(fù)印給相關(guān)部門，以便公司財(cái)務(wù)結(jié)算。5. 生產(chǎn)過(guò)程中，須持續(xù)跟進(jìn)生產(chǎn)進(jìn)度及產(chǎn)品質(zhì)量（確保質(zhì)量與樣品質(zhì)量或合同約定一致），同時(shí)與客人保持信息的及時(shí)溝通，以便客人掌握進(jìn)度

13、。尤其是發(fā)生了與交期有沖突的時(shí)候， 更是如此，否則影響客人的市場(chǎng)推廣而丟失訂單，或?qū)е滤髻r，甚至丟失客戶。6. 當(dāng)生產(chǎn)完成80%左右時(shí)，核對(duì)與客人的付款約定，如果與客人的付款方式是出貨前付清余款的，須將產(chǎn)品拍照給客人，跟催貨物余款。跟催時(shí)，須附上當(dāng)初的PI，以更好的推進(jìn)業(yè)務(wù)的發(fā)展。7. 所有文件，均需保存留底備查（包括貨運(yùn)單）。六、聯(lián)系貨代安排運(yùn)輸1、 多找?guī)准邑洿容^價(jià)格2、 選好貨代公司并確定好付款方式（爭(zhēng)取月結(jié)或者至少在客戶收到貨物后才付款）3、 提供貨運(yùn)公司需提供的資料（如：品名，HS編碼，數(shù)量，包裝重量，包裝尺寸，目的港，交易方式）。4、 安排運(yùn)輸后及時(shí)取得運(yùn)單并盡快提供給客戶，以便

14、客戶查詢，每天跟蹤貨運(yùn)信息直到客戶收到貨物。5、 客戶收到貨物后要及時(shí)跟客戶確認(rèn)收到的貨物是否與訂單相符。6、 跟蹤客戶對(duì)產(chǎn)品及公司的滿意度并反映在周報(bào)月報(bào)中。七、商檢 （按HS編碼查詢，為法檢商品則需要辦理）1. 根據(jù)出口產(chǎn)品的海關(guān)編碼，屬于法檢范圍內(nèi)的產(chǎn)品，須向當(dāng)?shù)厣唐窓z驗(yàn)檢疫局申報(bào)檢驗(yàn)。如果企業(yè)沒(méi)有報(bào)檢員，須委托具有報(bào)檢員資格的機(jī)構(gòu)進(jìn)行申報(bào)。2. 商檢的材料：合同、發(fā)票、裝箱單、廠檢單、包裝性能檢驗(yàn)結(jié)果單、報(bào)檢委托書；特殊行業(yè)的，須依據(jù)行業(yè)要求，另提供行業(yè)相關(guān)資料。3. 一般在生產(chǎn)完成了80%的時(shí)候，即可辦理商檢，以節(jié)省/縮短時(shí)間。4. 無(wú)論是否是法檢產(chǎn)品，有部分客人，需要自己的分公司驗(yàn)

15、貨，或委托第三方來(lái)驗(yàn)貨，同樣按以上方式處理。5. 無(wú)論是自己報(bào)檢，還是委托報(bào)檢，均需要跟進(jìn)進(jìn)度，預(yù)約商檢局來(lái)廠檢驗(yàn)。6. 商檢完成后，及時(shí)付款、領(lǐng)取出口貨物換證憑單，此單須在出口口岸商檢局更換商檢單。7. 如果有客人需要辦理Form A 原產(chǎn)地證的，我們也須及時(shí)提供相關(guān)資料，前往商檢局辦理。8. 如果客人只需辦理普通的產(chǎn)地證，且客人沒(méi)有具體要求的情況下，可在商檢局或貿(mào)促會(huì)辦理。9. 辦證所需資料： 營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、批準(zhǔn)證書/備案登記表、原材料增值稅發(fā)票、INOVICE、PL、產(chǎn)品工藝流程、加蓋中英文印章。10. 單證出來(lái)后，須復(fù)印留底備查。八、租船、訂艙1. 找?guī)准页墒斓?、服?wù)態(tài)度好

16、、有行業(yè)知名度、價(jià)格有優(yōu)勢(shì)的貨代，咨詢運(yùn)費(fèi)，港雜費(fèi)、內(nèi)陸運(yùn)費(fèi)（整柜拖柜）、貨代操作費(fèi)、船期、航程時(shí)間等等；并建立貨代信息。2. 比對(duì)報(bào)價(jià)時(shí)的運(yùn)費(fèi)差異，確定貨代，并安排訂艙（傳真或郵件一份托書）。一般情況下，可與報(bào)檢同步進(jìn)行。3. 如果是FOB交易方式的， 也須第一時(shí)間與客戶指定貨代取得聯(lián)系，確認(rèn)相關(guān)費(fèi)用、船期等相關(guān)信息。4. 訂艙須提供產(chǎn)品名稱、HS編碼、重量、體積、港口信息、交易方式，保險(xiǎn)等提單信息給貨代。待貨代安排好艙位后，會(huì)得到一個(gè)進(jìn)倉(cāng)編號(hào)和進(jìn)倉(cāng)地址及時(shí)間。然后，按要求將貨物送到指定地址。5. 通常情況下，在出具正本提單前，貨代會(huì)根據(jù)我們提供的訂艙信息出具提單確認(rèn)件和放單方式（書面提單或

17、電放提單；電放的須提供電放保函）。業(yè)務(wù)須仔細(xì)核對(duì)所有細(xì)項(xiàng)內(nèi)容，特別是L/C交易的，要特別謹(jǐn)慎，以免因小差錯(cuò)，而導(dǎo)致客人拒付。6. 貨物進(jìn)倉(cāng)后，須跟進(jìn)報(bào)關(guān)狀態(tài)及準(zhǔn)確船期等相關(guān)信息。 一般情況下，船期后兩天，船公司會(huì)開出正本提單，業(yè)務(wù)須及時(shí)跟進(jìn)提單。附：a. FOB：一般是貨代提單 (House B/L); 散貨情況，基本也是貨代提單。HBL非物權(quán)憑證；一般客人拿到HBL，須到目的港貨代那邊換取MBL。 b. CIF/CNF：船公司提單（Master B/L），MBL是物權(quán)憑證。7. 拿到提單后，根據(jù)與客人的交易方式和付款方式的約定，快遞提單或傳真提單副本（須屏蔽提單號(hào)和箱號(hào)，防止部分國(guó)家地區(qū)用提單副本取貨）給客戶。另外，到日本的貨，基本采取提單電放的方式。8. 提單拿到后，須安排支付貨代相關(guān)費(fèi)用，并提醒貨代公司及時(shí)退回核銷單（退稅聯(lián)）和報(bào)關(guān)單（退稅聯(lián)），以便后續(xù)安排核銷和退稅。10. 如果