財(cái)務(wù)人員必備的excel技巧

1、財(cái)務(wù)人員必備的EXCEL超全秘籍也許你已經(jīng)在 Excel 復(fù)雜運(yùn)算，也許你認(rèn)為應(yīng)手的使用方法只不過是技巧入手，領(lǐng)略一下關(guān)于中完成過上百?gòu)堌?cái)務(wù)報(bào)表，也許你已利用Excel 函數(shù)實(shí)現(xiàn)過上千次的Excel 也不過如此，甚至了無新意。但我們平日里無數(shù)次重復(fù)的得心Excel 全部技巧的百分之一。本專題從Excel 中的一些鮮為人知的Excel 的別樣風(fēng)情。一、建立分類下拉列表填充項(xiàng)我們常常要將企業(yè)的名稱輸入到表格中，為了保持名稱的一致性，利用功能建了一個(gè)分類下拉列表填充項(xiàng)?！皵?shù)據(jù)有效性 ”1. 在 Sheet2 中，將企業(yè)名稱按類別 ( 如“工業(yè)企業(yè) ”、 “商業(yè)企業(yè) ”、“個(gè)體企業(yè) ”等 )分別輸入不

2、同列中，建立一個(gè)企業(yè)名稱數(shù)據(jù)庫(kù)。2. 選中 A 列 ( “工業(yè)企業(yè) ”名稱所在列 )，在 “名稱 ”欄內(nèi)， 輸入 “工業(yè)企業(yè) ”字符后， 按 “回車 ” 鍵進(jìn)行確認(rèn)。仿照上面的操作，將B、 C列分別命名為 “商業(yè)企業(yè) ”、 “個(gè)體企業(yè) ”3. 切換到 Sheet1 中，選中需要輸入 “企業(yè)類別 ”的列 (如 C 列 )，執(zhí)行 “數(shù)據(jù)有效性 ”命令，打開 “數(shù)據(jù)有效性 ”對(duì)話框。在 “設(shè)置 ”標(biāo)簽中，單擊 “允許 ”右側(cè)的下拉按鈕，選中 “序列 ”選項(xiàng)，在下面的 “來源 ”方框中，輸入 “工業(yè)企業(yè) ”， “商業(yè)企業(yè) ”， “個(gè)體企業(yè) ”序列 (各元素之間用英文逗號(hào)隔開 ) ，確定退出。再選中需要

3、輸入企業(yè)名稱的列 (如 D 列 )，再打開 “數(shù)據(jù)有效性 ”對(duì)話框，選中 “序列 ”選項(xiàng)后，在 “來源 ”方框中輸入公式： =INDIRECT(C1) ，確定退出。4. 選中 C 列任意單元格 (如 C4) ，單擊右側(cè)下拉按鈕， 選擇相應(yīng)的 “企業(yè)類別 ”填入單元格中。然后選中該單元格對(duì)應(yīng)的 D 列單元格 ( 如 D4) ，單擊下拉按鈕，即可從相應(yīng)類別的企業(yè)名稱列表中選擇需要的企業(yè)名稱填入該單元格中。提示：在以后打印報(bào)表時(shí)，如果不需要打印 “企業(yè)類別 ”列，可以選中該列，右擊鼠標(biāo)，選“隱藏 ”選項(xiàng)，將該列隱藏起來即可。二、建立 “常用文檔 ”新菜單在菜單欄上新建一個(gè)“常用文檔 ”菜單，將常用的

4、工作簿文檔添加到其中，方便隨時(shí)調(diào)用。1. 在工具欄空白處右擊鼠標(biāo)，選 “自定義 ”選項(xiàng)，打開 “自定義 ”對(duì)話框。在 “命令 ”標(biāo)簽中，選中 “類別 ”下的 “新菜單 ”項(xiàng)，再將 “命令 ”下面的 “新菜單 ”拖到菜單欄。按 “更改所選內(nèi)容”按鈕，在彈出菜單的“命名 ”框中輸入一個(gè)名稱( 如 “常用文檔 ”)。2. 再在 “類別 ”下面任選一項(xiàng) (如 “插入 ”選項(xiàng) )，在右邊 “命令 ”下面任選一項(xiàng) ( 如 “超鏈接 ”選項(xiàng)) ，將它拖到新菜單 (常用文檔第一個(gè)工作簿文檔列表名稱。)中，并仿照上面的操作對(duì)它進(jìn)行命名(如 “工資表 ”等)，建立重復(fù)上面的操作，多添加幾個(gè)文檔列表名稱。3. 選中

5、 “常用文檔 ”菜單中某個(gè)菜單項(xiàng) (如 “工資表 ”等 )，右擊鼠標(biāo)，在彈出的快捷菜單中，選“分配超鏈接打開 ”選項(xiàng)， 打開 “分配超鏈接 ”對(duì)話框。 通過按 “查找范圍 ”右側(cè)的下拉按鈕，定位到相應(yīng)的工作簿 (如 “工資 .xls 等”) 文件夾，并選中該工作簿文檔。重復(fù)上面的操作，將菜單項(xiàng)和與它對(duì)應(yīng)的工作簿文檔超鏈接起來。4. 以后需要打開 “常用文檔 ”菜單中的某個(gè)工作簿文檔時(shí)，只要展開 “常用文檔 ”菜單，單擊其中的相應(yīng)選項(xiàng)即可。提示：盡管我們將 “超鏈接 ”選項(xiàng)拖到了 “常用文檔 ”菜單中， 但并不影響 “插入 ”菜單中 “超鏈接 ”菜單項(xiàng)和 “常用 ”工具欄上的 “插入超鏈接 ”按

6、鈕的功能。三、讓不同類型數(shù)據(jù)用不同顏色顯示在工資表中，如果想讓大于等于2000 元的工資總額以“紅色 ”顯示，大于等于1500 元的工資總額以 “藍(lán)色 ”顯示，低于 1000 元的工資總額以 “棕色 ”顯示，其它以 “黑色 ”顯示，我們可以這樣設(shè)置。1. 打開 “工資表 ”工作簿，選中 “工資總額 ”所在列，執(zhí)行 “格式條件格式 ”命令，打開 “條件格式 ”對(duì)話框。單擊第二個(gè)方框右側(cè)的下拉按鈕，選中“大于或等于 ”選項(xiàng)，在后面的方框中輸入數(shù)值 “2000”。單擊 “格式 ”按鈕，打開 “單元格格式 ”對(duì)話框， 將“字體 ”的 “顏色 ”設(shè)置為 “紅色”。2. 按“添加 ”按鈕，并仿照上面的操作

7、設(shè)置好其它條件(大于等于1500 ，字體設(shè)置為 “藍(lán)色”；小于 1000 ，字體設(shè)置為“棕色 ”)。3. 設(shè)置完成后，按下 “確定 ”按鈕?？纯垂べY表吧，工資總額的數(shù)據(jù)是不是按你的要求以不同顏色顯示出來了。四、制作 “專業(yè)符號(hào) ”工具欄在編輯專業(yè)表格時(shí)， 常常需要輸入一些特殊的專業(yè)符號(hào)， 為了方便輸入， 我們可以制作一個(gè)屬于自己的 “專業(yè)符號(hào) ”工具欄。1. 執(zhí)行 “工具宏錄制新宏 ”命令，打開 “錄制新宏 ”對(duì)話框，輸入宏名如 “fuhao1 并”將宏保存在 “個(gè)人宏工作簿 ”中，然后 “確定 ”開始錄制。選中 “錄制宏 ”工具欄上的 “相對(duì)引用 ”按鈕，然后將需要的特殊符號(hào)輸入到某個(gè)單元格

8、中，再單擊“錄制宏 ”工具欄上的 “停止 ”按鈕，完成宏的錄制。仿照上面的操作，一一錄制好其它特殊符號(hào)的輸入“宏 ”。2. 打開 “自定義 ”對(duì)話框，在 “工具欄 ”標(biāo)簽中，單擊 “新建 ”按鈕，彈出 “新建工具欄 ”對(duì)話框，輸入名稱 “專業(yè)符號(hào) ”，確定后，即在工作區(qū)中出現(xiàn)一個(gè)工具條。切換到 “命令 ”標(biāo)簽中，選中 “類別 ”下面的 “宏 ”，將 “命令 ”下面的 “自定義按鈕 ”項(xiàng)拖到 “專業(yè)符號(hào) ”欄上 (有多少個(gè)特殊符號(hào)就拖多少個(gè)按鈕 ) 。3. 選中其中一個(gè) “自定義按鈕 ”，仿照第2 個(gè)秘技的第1 點(diǎn)對(duì)它們進(jìn)行命名。4. 右擊某個(gè)命名后的按鈕，在隨后彈出的快捷菜單中，選對(duì)話框，選中

9、相應(yīng)的宏(如 fuhao1 等 )，確定退出?！爸付ê?”選項(xiàng)，打開 “指定宏 ”重復(fù)此步操作，將按鈕與相應(yīng)的宏鏈接起來。5. 關(guān)閉 “自定義 ”對(duì)話框，以后可以像使用普通工具欄一樣，使用 “專業(yè)符號(hào) ”工具欄，向單元格中快速輸入專業(yè)符號(hào)了。五、打印工作表的不同區(qū)域有的工作表，經(jīng)常需要打印其中不同的區(qū)域，用“視面管理器 ”吧。1. 打開需要打印的工作表，用鼠標(biāo)在不需要打印的行(或列 ) 標(biāo)上拖拉，選中它們?cè)儆覔羰髽?biāo)，在隨后出現(xiàn)的快捷菜單中，選“隱藏 ”選項(xiàng)，將不需要打印的行( 或列 ) 隱藏起來。2. 執(zhí)行 “視圖視面管理器 ”命令，打開 “視面管理器 ”對(duì)話框，單擊 “添加 ”按鈕，彈出 “

10、添加視面 ”對(duì)話框，輸入一個(gè)名稱 (如 “上報(bào)表 ”)后，單擊 “確定 ”按鈕。3.將隱藏的行 ( 或列 )顯示出來，并重復(fù)上述操作， “添加 ”好其它的打印視面。4.以后需要打印某種表格時(shí)，打開 “視面管理器 ”，選中需要打印的表格名稱，單擊“顯示”按鈕，工作表即刻按事先設(shè)定好的界面顯示出來，簡(jiǎn)單設(shè)置、排版一下，按下工具欄上的“打印 ”按鈕，一切就 OK 了。六、讓數(shù)據(jù)按需排序如果你要將員工按其所在的部門進(jìn)行排序，這些部門名稱既的有關(guān)信息不是按拼音順序，也不是按筆畫順序，怎么辦 ?可采用自定義序列來排序。1. 執(zhí)行 “格式選項(xiàng) ”命令， 打開 “選項(xiàng) ”對(duì)話框， 進(jìn)入 “自定義序列 ”標(biāo)簽中

11、， 在 “輸入序列 ” 下面的方框中輸入部門排序的序列 (如 “機(jī)關(guān) ,車隊(duì) , 一車間 , 二車間 ,三車間 ”等 ) ，單擊 “添加 ”和“確定 ”按鈕退出。2. 選中 “部門 ”列中任意一個(gè)單元格， 執(zhí)行 “數(shù)據(jù)排序 ”命令，打開 “排序 ”對(duì)話框，單擊 “選項(xiàng)”按鈕，彈出 “排序選項(xiàng) ”對(duì)話框，按其中的下拉按鈕，選中剛才自定義的序列，按兩次 “確定”按鈕返回，所有數(shù)據(jù)就按要求進(jìn)行了排序。七、把數(shù)據(jù)徹底隱藏起來工作表部分單元格中的內(nèi)容不想讓瀏覽者查閱，只好將它隱藏起來了。1. 選中需要隱藏內(nèi)容的單元格 ( 區(qū)域 )，執(zhí)行 “格式單元格 ”命令，打開 “單元格格式 ”對(duì)話框，在 “數(shù)字 ”

12、標(biāo)簽的 “分類 ”下面選中 “自定義 ”選項(xiàng)，然后在右邊 “類型 ”下面的方框中輸入 “ ; 三”(個(gè)英文狀態(tài)下的分號(hào) ) 。2. 再切換到 “保護(hù) ”標(biāo)簽下，選中其中的“隱藏 ”選項(xiàng)，按 “確定 ”按鈕退出。3. 執(zhí)行 “工具保護(hù)保護(hù)工作表 ”命令，打開 “保護(hù)工作表 ”對(duì)話框，設(shè)置好密碼后， “確定”返回。經(jīng)過這樣的設(shè)置以后，上述單元格中的內(nèi)容不再顯示出來，就是使用Excel 的透明功能也不能讓其現(xiàn)形。提示：在 “保護(hù) ”標(biāo)簽下，請(qǐng)不要清除 “鎖定 ”前面復(fù)選框中的 “ ”號(hào)，這樣可以防止別人刪除你隱藏起來的數(shù)據(jù)。八、讓中、英文輸入法智能化地出現(xiàn)在編輯表格時(shí)， 有的單元格中要輸入英文，有的

13、單元格中要輸入中文，反復(fù)切換輸入法實(shí)在不方便，何不設(shè)置一下，讓輸入法智能化地調(diào)整呢?選中需要輸入中文的單元格區(qū)域， 執(zhí)行 “數(shù)據(jù)有效性 ”命令，打開 “數(shù)據(jù)有效性 ”對(duì)話框，切換到 “輸入法模式 ”標(biāo)簽下，按 “模式 ”右側(cè)的下拉按鈕，選中 “打開 ”選項(xiàng)后， “確定 ”退出。以后當(dāng)選中需要輸入中文的單元格區(qū)域中任意一個(gè)單元格時(shí)，中文輸入法( 輸入法列表中的第 1 個(gè)中文輸入法)自動(dòng)打開，當(dāng)選中其它單元格時(shí)，中文輸入法自動(dòng)關(guān)閉。九、讓 “自動(dòng)更正 ”輸入統(tǒng)一的文本你是不是經(jīng)常為輸入某些固定的文本，如“中華會(huì)計(jì)網(wǎng)?！倍鵁滥?？那就往下看吧。1. 執(zhí)行 “工具自動(dòng)更正 ”命令，打開 “自動(dòng)更正 ”

14、對(duì)話框。2. 在“替換 ”下面的方框中輸入 “pcw”(也可以是其他字符， “pcw”用小寫 ) ，在 “替換為 ”下面的方框中輸入 “中華會(huì)計(jì)網(wǎng)校 ”，再單擊 “添加 ”和 “確定 ”按鈕。3. 以后如果需要輸入上述文本時(shí)， 只要輸入 “pcw”字符，此時(shí)可以不考慮 “pcw”的大小寫，然后確認(rèn)一下就成了。十、在 Excel中自定義函數(shù)Excel 函數(shù)雖然豐富，但并不能滿足我們的所有需要。我們可以自定義一個(gè)函數(shù)，來完成一些特定的運(yùn)算。下面，我們就來自定義一個(gè)計(jì)算梯形面積的函數(shù)：1. 執(zhí)行 “工具宏 Visual Basic 編輯器 ”菜單命令 (或按 “Alt+F11 ”快捷鍵 )，打開 V

15、isual Basic 編輯窗口。2. 在窗口中，執(zhí)行 “插入模塊 ”菜單命令，插入一個(gè)新的模塊 模塊 1。3. 在右邊的 “代碼窗口 ”中輸入以下代碼：Function V(a,b,h)V = h*(a+b)/2End Function4. 關(guān)閉窗口，自定義函數(shù)完成。以后可以像使用內(nèi)置函數(shù)一樣使用自定義函數(shù)。提示：用上面方法自定義的函數(shù)通常只能在相應(yīng)的工作簿中使用。十一、表頭下面襯張圖片為工作表添加的背景，是襯在整個(gè)工作表下面的，能不能只襯在表頭下面呢？1. 執(zhí)行 “格式工作表背景 ”命令，打開 “工作表背景 ”對(duì)話框，選中需要作為背景的圖片后，按下 “插入 ”按鈕，將圖片襯于整個(gè)工作表下面

16、。2. 在按住 Ctrl單元格 (區(qū)域 ) 。鍵的同時(shí)，用鼠標(biāo)在不需要襯圖片的單元格(區(qū)域 )中拖拉，同時(shí)選中這些3. 按“格式 ”工具欄上的 “填充顏色 ”右側(cè)的下拉按鈕，在隨后出現(xiàn)的“調(diào)色板 ”中，選中 “白色”。經(jīng)過這樣的設(shè)置以后，留下的單元格下面襯上了圖片，而上述選中的單元格(區(qū)域 )下面就沒有襯圖片了(其實(shí)，是圖片被“白色 ”遮蓋了 )。提示：襯在單元格下面的圖片是不支持打印的。十二、用連字符“&”來合并文本如果我們想將多列的內(nèi)容合并到一列中，不需要利用函數(shù)，一個(gè)小小的連字符將它搞定 (此處假定將B、C、 D 列合并到一列中) ?！?amp;”能就1.在 D列后面插入兩個(gè)空列

17、(E 、F 列 )，然后在D1單元格中輸入公式：=B1&C1&D1。2. 再次選中 D1 單元格，用 “填充柄 ”將上述公式復(fù)制到 D 列下面的單元格中， B、 C、 D列的內(nèi)容即被合并到E 列對(duì)應(yīng)的單元格中。3. 選中 E 列，執(zhí)行 “復(fù)制 ”操作，然后選中 F 列，執(zhí)行 “編輯選擇性粘貼 ”命令，打開 “選擇性粘貼 ”對(duì)話框，選中其中的 “數(shù)值 ”選項(xiàng)，按下 “確定 ”按鈕， E 列的內(nèi)容 (不是公式 )即被復(fù)制到 F 列中。4. 將 B、C、D、 E 列刪除，完成合并工作。提示：完成第1、2步的操作，合并效果已經(jīng)實(shí)現(xiàn)，但此時(shí)如果刪除B、C、D列，公式會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤。故須進(jìn)行第

18、3 步操作，將公式轉(zhuǎn)換為不變的“值 ”。十三、生成績(jī)條常有朋友問 “如何打印成績(jī)條 ”這樣的問題，有不少人采取錄制宏或 VBA 的方法來實(shí)現(xiàn)，這對(duì)于初學(xué)者來說有一定難度。出于此種考慮，我在這里給出一種用函數(shù)實(shí)現(xiàn)的簡(jiǎn)便方法。此處假定學(xué)生成績(jī)保存在Sheet1工作表的A1至G64單元格區(qū)域中，其中第1 行為標(biāo)題，第 2 行為學(xué)科名稱。1. 切換到 Sheet2 工作表中， 選中 A1 單元格， 輸入公式： =IF(MOD(ROW()，3)=0 ，IF(0MOD?ROW() ，3(=1 ，sheet1 ！A，INDEX(sheet1 ！$A ：$G，INT(ROW()+4)/3)+1)，COLUMN

19、()。2. 再次選中 A1 單元格，用 “填充柄 ”將上述公式復(fù)制到時(shí)選中 A1 至 G1 單元格區(qū)域，用“填充柄 ”將上述公式復(fù)制到B1 至 G1 單元格中；然后，再同A2 至 G185 單元格中。至此，成績(jī)條基本成型，下面簡(jiǎn)單修飾一下。3. 調(diào)整好行高和列寬后， 同時(shí)選中 A1 至 G2 單元格區(qū)域 ( 第 1 位學(xué)生的成績(jī)條區(qū)域 ) ，按“格式 ”工具欄 “邊框 ”右側(cè)的下拉按鈕，在隨后出現(xiàn)的邊框列表中，選中選中的區(qū)域添加邊框 (如果不需要邊框，可以不進(jìn)行此步及下面的操作“所有框線 ”選項(xiàng)，為) 。4. 同時(shí)選中 A1 至 G3 單元格區(qū)域， 點(diǎn)擊 “常用 ”工具欄上的 “格式刷 ”按鈕

20、， 然后按住鼠標(biāo)左鍵，自 A4 拖拉至 G186 單元格區(qū)域，為所有的成績(jī)條添加邊框。按 “打印 ”按鈕，即可將成績(jī)條打印出來。十四、Excel幫你選函數(shù)在用函數(shù)處理數(shù)據(jù)時(shí)，常常不知道使用什么函數(shù)比較合適。Excel的“搜索函數(shù) ”功能可以幫你縮小范圍，挑選出合適的函數(shù)。執(zhí)行 “插入函數(shù) ”命令，打開 “插入函數(shù) ”對(duì)話框，在 “搜索函數(shù) ”下面的方框中輸入要求( 如“計(jì)數(shù) ”)，然后單擊 “轉(zhuǎn)到 ”按鈕，系統(tǒng)即刻將與 “計(jì)數(shù) ”有關(guān)的函數(shù)挑選出來，并顯示在 “選擇函數(shù) ”下面的列表框中。再結(jié)合查看相關(guān)的幫助文件，即可快速確定所需要的函數(shù)。十五、同時(shí)查看不同工作表中多個(gè)單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)有時(shí)，我們

21、編輯某個(gè)工作表(Sheet1) 時(shí)，需要查看其它工作表中(Sheet2、 Sheet3)某個(gè)單元格的內(nèi)容，可以利用Excel 的 “監(jiān)視窗口 ”功能來實(shí)現(xiàn)。執(zhí)行 “視圖工具欄監(jiān)視窗口”命令，打開 “監(jiān)視窗口 ”，單擊其中的“添加監(jiān)視 ”按鈕，展開 “添加監(jiān)視點(diǎn) ”對(duì)話框，用鼠標(biāo)選中需要查看的單元格后，再單擊 “添加 ”按鈕。重復(fù)前述操作，添加其它 “監(jiān)視點(diǎn) ”。以后，無論在哪個(gè)工作表中，只要打開 “監(jiān)視窗口 ”，即可查看所有被監(jiān)視點(diǎn)單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)和相關(guān)信息。十六、為單元格快速畫邊框在 Excel 2002 以前的版本中，為單元格區(qū)域添加邊框的操作比較麻煩，Excel 2002對(duì)此功能進(jìn)行了全新

22、的拓展。單擊 “格式 ”工具欄上 “邊框 ”右側(cè)的下拉按鈕，在隨后彈出的下拉列表中，選選項(xiàng)，或者執(zhí)行 “視圖工具欄邊框 ”命令，展開 “邊框 ”工具欄。“繪圖邊框 ”單擊工具欄最左側(cè)的下拉按鈕， 選中一種邊框樣式， 然后在需要添加邊框的單元格區(qū)域中拖拉，即可為相應(yīng)的單元格區(qū)域快速畫上邊框。提示：如果畫錯(cuò)了邊框，沒關(guān)系，選中工具欄上的“擦除邊框 ”按鈕，然后在錯(cuò)誤的邊框上拖拉一下， 就可以清除掉錯(cuò)誤的邊框。 如果需要畫出不同顏色的邊框， 可以先按工具欄右側(cè)的 “線條顏色 ”按鈕，在隨后彈出的調(diào)色板中選中需要的顏色后，再畫邊框即可。這一功能還可以在單元格中畫上對(duì)角的斜線。十七、控制特定單元格輸入文

23、本的長(zhǎng)度你能想象當(dāng)你在該輸入四位數(shù)的單元格中卻填入了一個(gè)兩位數(shù)， 或者在該輸入文字的單元格中你卻輸入了數(shù)字的時(shí)候， Excel 就能自動(dòng)判斷、即時(shí)分析并彈出警告，那該多好啊要實(shí)現(xiàn)這一功能，對(duì) Excel 來說，也并不難。!例如我們將光標(biāo)定位到一個(gè)登記 “年份 ”的單元格中， 為了輸入的統(tǒng)一和計(jì)算的方便， 我們希望 “年份 ”都用一個(gè)四位數(shù)來表示。 所以，我們可以單擊 “數(shù)據(jù) ”菜單的 “有效性 ”選項(xiàng)。在 “設(shè)置”卡片 “有效性條件 ”的“允許 ”下拉菜單中選擇 “文本長(zhǎng)度 ”。然后在 “數(shù)據(jù) ”下拉菜單中選擇 “等于”，且 “長(zhǎng)度 ”為“4?！蓖瑫r(shí)，我們?cè)賮淼?“出錯(cuò)警告 ”卡片中，將 “輸

24、入無效數(shù)據(jù)時(shí)顯示的出錯(cuò)警告 ”設(shè)為 “停止 ”，并在 “標(biāo)題 ”和“錯(cuò)誤信息 ”欄中分別填入 “輸入文本非法 ! ”和 “請(qǐng)輸入四位數(shù)年份。 ”字樣。很顯然，當(dāng)如果有人在該單元格中輸入的不是一個(gè)四位數(shù)時(shí)， Excel 就會(huì)彈出示的警告對(duì)話框，告訴你出錯(cuò)原因，并直到你輸入了正確 “樣式 ”的數(shù)值后方可繼續(xù)錄入。神奇吧 ?其實(shí)，在 Excel 的“數(shù)據(jù)有效性 ”判斷中，還有許多特殊類型的數(shù)據(jù)格式可選，比如 “文本類型 ” 啊， “序列大小 ”啊， “時(shí)間遠(yuǎn)近 ”啊，如你有興趣，何不自作主張，自己設(shè)計(jì)一種檢測(cè)標(biāo)準(zhǔn)，讓你的 Excel 展示出與眾不同的光彩呢。十八、成組填充多張表格的固定單元格我們知道

25、每次打開 Excel ，軟件總是默認(rèn)打開多張工作表。由此就可看出 Excel 除了擁有強(qiáng)大的單張表格的處理能力， 更適合在多張相互關(guān)聯(lián)的表格中協(xié)調(diào)工作。 要協(xié)調(diào)關(guān)聯(lián)， 當(dāng)然首先就需要同步輸入。 因此，在很多情況下， 都會(huì)需要同時(shí)在多張表格的相同單元格中輸入同樣的內(nèi)容。那么如何對(duì)表格進(jìn)行成組編輯呢 ?首先我們單擊第一個(gè)工作表的標(biāo)簽名 “Sheet1”，然后按住 Shift 鍵，單擊最后一張表格的標(biāo)簽名 “Sheet3”(如果我們想關(guān)聯(lián)的表格不在一起，可以按住 Ctrl 鍵進(jìn)行點(diǎn)選 )。此時(shí)， 我們看到 Excel 的標(biāo)題欄上的名稱出現(xiàn)了 “工作組 ”字樣， 我們就可以進(jìn)行對(duì)工作組的編輯工作了。在

26、需要一次輸入多張表格內(nèi)容的單元格中隨便寫點(diǎn)什么，我們發(fā)現(xiàn)， “工作組 ”中所有表格的同一位置都顯示出相應(yīng)內(nèi)容了。但是，僅僅同步輸入是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。比如，我們需要將多張表格中相同位置的數(shù)據(jù)統(tǒng)一改變格式該怎么辦呢?首先，我們得改變第一張表格的數(shù)據(jù)格式，再單擊 “編輯 ”菜單的 “填充 ”選項(xiàng)，然后在其子菜單中選擇“至同組工作表 ”。這時(shí)， Excel 會(huì)彈出 “填充成組工作表”的對(duì)話框，在這里我們選擇“格式 ”一項(xiàng)，點(diǎn) “確定 ”后，同組中所有表格該位置的數(shù)據(jù)格式都改變了。十九、改變文本的大小寫在 Excel 中，為表格處理和數(shù)據(jù)運(yùn)算提供最強(qiáng)大支持的不是公式，也不是數(shù)據(jù)庫(kù)，而是函數(shù)。不要以為 Exc

27、el 中的函數(shù)只是針對(duì)數(shù)字，其實(shí)只要是寫進(jìn)表格中的內(nèi)容， Excel 都有對(duì)它編輯的特殊函數(shù)。例如改變文本的大小寫。在 Excel 2002 中，至少提供了三種有關(guān)文本大小寫轉(zhuǎn)換的函數(shù)。它們分別是：“ =UPPER(源數(shù)據(jù)格 ) ”，將文本全部轉(zhuǎn)換為大寫； “ =LOWER(源數(shù)據(jù)格 ) ”，將文本全部轉(zhuǎn)換成小寫； “=PROPER(源數(shù)據(jù)格 ) ”，將文本轉(zhuǎn)換成 “適當(dāng) ”的大小寫，如讓每個(gè)單詞的首字母為大寫等。例如，我們?cè)谝粡埍砀竦?A1 單元格中輸入小寫的 “excel，”然后在目標(biāo)單元格中輸入 “ =UPPER(A1)，”回車后得到的結(jié)果將會(huì)是 “ EXCEL?！蓖瑯樱绻覀?cè)?A3

28、 單元格中輸入“ mr.weiwei ，然”后我們?cè)谀繕?biāo)單元格中輸入“ =PROPER(A3)，”那么我們得到的結(jié)果就將是“ Mr.Weiwei了?！倍⑻崛∽址械奶囟ㄗ址酥苯虞斎胪?， 從已存在的單元格內(nèi)容中提取特定字符輸入， 絕對(duì)是一種省時(shí)又省事的方法，特別是對(duì)一些樣式雷同的信息更是如此，比如員工名單、籍貫等信息。如果我們想快速?gòu)腁4 單元格中提取稱謂的話，最好使用“=RIGHT(源數(shù)據(jù)格，提取的字符數(shù) ) ”函數(shù)， 它表示 “從 A4 單元格最右側(cè)的字符開始提取2 個(gè)字符 ”輸入到此位置。 當(dāng)然，如果你想提取姓名的話，則要使用“=LEFT(源數(shù)據(jù)格，提取的字符數(shù)) ”函數(shù)了。還有

29、一種情況，我們不從左右兩端開始，而是直接從數(shù)據(jù)中間提取幾個(gè)字符。比如我們要想從A5 單元格中提取 “武漢 ”兩個(gè)字時(shí)，就只須在目標(biāo)單元格中輸入“=MID(A5,4,2) ”就可以了。意思是：在 A5 單元格中提取第4 個(gè)字符后的兩個(gè)字符，也就是第4 和第 5 兩個(gè)字。二十一、把基數(shù)詞轉(zhuǎn)換成序數(shù)詞將英文的基數(shù)詞轉(zhuǎn)換成序數(shù)詞是一個(gè)比較復(fù)雜的問題。因?yàn)樗鼪]有一個(gè)十分固定的模式：大多數(shù)的數(shù)字在變成序數(shù)詞都是使用的“th后”綴，但大凡是以“1、”“2、”“3結(jié)”尾的數(shù)字卻分別是以 “st、”“nd和” “rd結(jié)”尾的。而且， “11、”“12、”“13這” 3 個(gè)數(shù)字又不一樣，它們卻仍然是以 “th結(jié)”

30、尾的。因此，實(shí)現(xiàn)起來似乎很復(fù)雜。其實(shí)，只要我們理清思路，找準(zhǔn)函數(shù)，只須編寫一個(gè)公式，就可輕松轉(zhuǎn)換了。不信，請(qǐng)看：“ =A2&IF(OR(VALUE(RIGHT(A2,2)=11,12,13), th ,IF(OR(VALUE(RIGHT(A2)=1,2,3,CHOOSE(RIGHT(A2), st , nd , 。rd該公式),盡管一th長(zhǎng)串)，不”過含義卻很明確：如果數(shù)字是以 “11”、 “12、”“13”尾的，則加上結(jié)“th后”綴；如果第1 原則無效，則檢查最后一個(gè)數(shù)字，以“1結(jié)”尾使用 “st、”以 “2結(jié)”尾使用 “nd、”以 “3結(jié)”尾使用 “rd；”如果第1 、2原則都無效

31、，那么就用“th?！币虼?，基數(shù)詞和序數(shù)詞的轉(zhuǎn)換實(shí)現(xiàn)得如此輕松和快捷。二十二、用特殊符號(hào)補(bǔ)齊位數(shù)和財(cái)務(wù)打過交道的人都知道，在賬面填充時(shí)有一種約定俗成的“安全填寫法 ”，那就是將金額中的空位補(bǔ)齊，或者在款項(xiàng)數(shù)據(jù)的前面加上 “$之”類的符號(hào)。其實(shí)，在 Excel 中也有類似的輸入方法，那就是 “REPT”函數(shù)。它的基本格式是 “=REPT(“特殊符號(hào) ”，填充位數(shù) ) ”。比如，我們要在中A2 單元格里的數(shù)字結(jié)尾處用“#”號(hào)填充至16 位，就只須將公式改為“ =(A2&REPT( # -LEN(A2),16即”可；如果我們要將A3 單元格中的數(shù)字從左側(cè)用“ #號(hào)”填充至 16 位，就要改為

32、“=REPT(#,16-LEN(A3)&A3”；另外，如果我們想用“#”號(hào)將 A4 中的數(shù)值從兩側(cè)填充，則需要改為 “=REPT(#,8-LEN(A4)/2)&A4&REPT(#)8-LEN(A4)/2) ”；如果你還嫌不夠?qū)I(yè)，要在A5 單元格數(shù)字的頂頭加上“$符”號(hào)的話，那就改為：“ =(TEXT(A5, $#,#0.00 (&REPT(-LEN(TEXT(A5,#,16 $#,#0.00，一)定能”滿足你的要求。二十三、創(chuàng)建文本直方圖除了重復(fù)輸入之外，“REPT”函數(shù)另一項(xiàng)衍生應(yīng)用就是可以直接在工作表中創(chuàng)建由純文本組成的直方圖。 它的原理也很簡(jiǎn)單， 就是利

33、用特殊符號(hào)的智能重復(fù)， 按照指定單元格中的計(jì)算結(jié)果表現(xiàn)出長(zhǎng)短不一的比較效果。比如我們首先制作一張年度收支平衡表，然后將 “E列 ”作為直方圖中 “預(yù)算內(nèi) ”月份的顯示區(qū)，將 “G列 ”則作為直方圖中 “超預(yù)算 ”的顯示區(qū)。然后根據(jù)表中已有結(jié)果 “D列 ”的數(shù)值，用“Wingdings ”字體的 “N”字符表現(xiàn)出來。具體步驟如下：在 E3 單元格中寫入公式“=IF(D30,REPT(n,ROUND(D3*100,0), ，)”也拖動(dòng)填充柄至 G14 。我們看到，一個(gè)沒有動(dòng)用 Excel 圖表功能的純文本直方圖已展現(xiàn)眼前，方便直觀，簡(jiǎn)單明了。二十四、計(jì)算單元格中的總字?jǐn)?shù)有時(shí)候， 我們可能對(duì)某個(gè)單元

34、格中字符的數(shù)量感興趣，需要計(jì)算單元格中的總字?jǐn)?shù)。要解決這個(gè)問題，除了利用到“SUBSTITUTE”函數(shù)的虛擬計(jì)算外，還要?jiǎng)佑谩癟RIM”函數(shù)來刪除空格。比如現(xiàn)在 A1 單元格中輸入有 “how many words?”字樣，那么我們就可以用如下的表達(dá)式來幫忙：“=IF(LEN(A1)=0,0,LEN(TRIM(A1) -LEN(SUBSTITUTE(TRIM(A1), , )+1) ”該式的含義是先用“SUBSTITUTE”函數(shù)創(chuàng)建一個(gè)新字符串，并且利用“TRIM”函數(shù)刪除其中字符間的空格，然后計(jì)算此字符串和原字符串的數(shù)位差，從而得出 “空格 ”的數(shù)量，最后將空格數(shù) +1 ，就得出單元格中字符

35、的數(shù)量了。二十五、關(guān)于歐元的轉(zhuǎn)換這是 Excel 2002 中的新工具。如果你在安裝 Excel 2002 時(shí)選擇的是默認(rèn)方式，那么很可能不能在 “工具 ”菜單中找到它。不過，我們可以先選擇 “工具 ”菜單中的 “加載宏 ”，然后在彈出窗口中勾選 “歐元工具 ”選項(xiàng)， “確定 ”后 Excel 2002 就會(huì)自行安裝了。完成后我們?cè)俅未蜷_“工具 ”菜單，單擊 “歐元轉(zhuǎn)換 ”，一個(gè)獨(dú)立的專門用于歐元和歐盟成員國(guó)貨幣轉(zhuǎn)換的窗口就出現(xiàn)了。與 Excel 的其他函數(shù)窗口一樣，我們可以通過鼠標(biāo)設(shè)置貨幣轉(zhuǎn)換的 “源區(qū)域 ”和 “目標(biāo)區(qū)域 ”，然后再選擇轉(zhuǎn)換前后的不同幣種即可。所示的就是 “100歐元 ”分

36、別轉(zhuǎn)換成歐盟成員國(guó)其他貨幣的比價(jià)一覽表。當(dāng)然，為了使歐元的顯示更顯專業(yè)，我們還可以點(diǎn)擊Excel 工具欄上的 “歐元 ”按鈕，這樣所有轉(zhuǎn)換后的貨幣數(shù)值都是歐元的樣式了。二十六、給表格做個(gè)超級(jí)搜索引擎我們知道， Excel 表格和 Word 中的表格最大的不同就是內(nèi)容 (包括靜態(tài)文本 )都納入了數(shù)據(jù)庫(kù)的范疇之內(nèi)。我們可以利用行精確定位，就像網(wǎng)頁(yè)中的搜索引擎一樣。Excel 是將填入表格中的所有“函數(shù)查詢 ”，對(duì)目標(biāo)數(shù)據(jù)進(jìn)比如在所示的表格中， 從 A1 到 F7 的單元格中輸入了多名同學(xué)的各科成績(jī)。 而在 A8 A13 的單元格中我們則建立了一個(gè) “函數(shù)查詢 ”區(qū)域。我們的設(shè)想是，當(dāng)我們?cè)?“輸入

37、學(xué)生姓名”右邊的單元格， 也就是 C8 格中輸入任何一個(gè)同學(xué)的名字后， 其下方的單元格中就會(huì)自動(dòng)顯示出該學(xué)生的各科成績(jī)。具體實(shí)現(xiàn)的方法如下：到將光標(biāo)定位到C9 單元格中，然后單擊“插入 ”之 “函數(shù) ”選項(xiàng)。在如圖18 彈出的窗口中，選擇 “VLOOKUP”函數(shù)，點(diǎn) “確定 ”。在隨即彈出的“函數(shù)參數(shù) ”窗口中我們?cè)O(shè)置“ Lookup_value 指需”(要在數(shù)據(jù)表首列中搜索的值)為“ C8”(搜索我們?cè)诩碈8 單元格中填入的)Table_array)A2 B6)“ Col_vindex_num 指要”(搜索的數(shù)值在表格中的序列號(hào)) 為 “ 2即”(數(shù)值在第2 列)；“ Range_looku

38、p 指是”(否需要精確匹配) 為 “ FALSE表”(明不是。如果是，就為“ TURE”)。設(shè)定完畢按 “確定 ”。此時(shí)回到表格，單擊C9 單元格，我們看到“fx區(qū)”域中顯示的命令行為“=VLOOKUP(C8，A2 B6， 2 ， FALSE) 。”復(fù)制該命令行，在C10、 C11、C12、 C13 單元格中分別輸入：“ =VLOOKUP(C8， A2 C6， 3， FALSE) ；”“ =VLOOKUP(C8， A2 D6 ， 4， FALSE) ；”“ =VLOOKUP(C8，A2 E6， 5，F(xiàn)ALSE) ；”“ =VLOOKUP(C8，A2 F6，6， FALSE) ”(其參數(shù)意義同

39、C9 中一樣，不再贅述 )。接下來，我們就來檢驗(yàn) “VLOOKUP”函數(shù)的功效。試著在 “C8”單元格中輸入某個(gè)學(xué)生名，比如 “趙耀 ”，回車之下我們會(huì)發(fā)現(xiàn)， 其下方每一科目的單元格中就自動(dòng)顯示出該生的入學(xué)成績(jī)了。二十七、Excel工作表大綱的建立和 Word 的大綱視圖一樣， Excel 這個(gè)功能主要用于處理特別大的工作表時(shí)，難以將關(guān)鍵條目顯示在同一屏上的問題。 如果在一張表格上名目繁多， 但數(shù)據(jù)類型卻又有一定的可比性，那么我們完全可以先用鼠標(biāo)選擇數(shù)據(jù)區(qū)域，然后點(diǎn)擊 “數(shù)據(jù) ”菜單的 “分類匯總 ”選項(xiàng)。并在彈出菜單的 “選定匯總項(xiàng) ”區(qū)域選擇你要匯總數(shù)據(jù)的類別。最后，如圖 19 所示，現(xiàn)在

40、的表格不是就小了許多嗎 ?當(dāng)然，如果你還想查看明細(xì)的話，單擊表格左側(cè)的 “+”按鈕即可。二十九、熟悉Excel的 “從文本到語(yǔ)音”盡管目前已經(jīng)有許多軟件都致力于文本的機(jī)器朗讀，但微軟的Office不論從語(yǔ)音的柔和度和語(yǔ)氣的抑揚(yáng)頓挫都是其它同類軟件不可比擬的。按照 Office 的默認(rèn)安裝， 你可能還不能在Excel 的菜單中找到它， 在我們確認(rèn)安裝了“從文本到語(yǔ)音 ”的選項(xiàng)后，就可以在 Excel 的 “工具 ”菜單中看到 “語(yǔ)音 ”項(xiàng)目了。如圖 21 所示，打開一個(gè)表格，隨便選擇其中的內(nèi)容，然后單擊 “從文本到語(yǔ)音 ”工具欄上的 “朗讀單元格 ”按鈕，此時(shí)一個(gè)帶有磁性的聲音就開始一字一句地朗

41、讀了。 值得一提的是， 當(dāng)碰到標(biāo)點(diǎn)符號(hào)時(shí)，的朗讀會(huì)自動(dòng)停頓一會(huì)兒，然后再接著朗讀，這一點(diǎn)和其他軟件完全不同，筆者認(rèn)為 Excel這樣的處理更加自然。還有一點(diǎn)需要說明的是，如果你想調(diào)整Excel 2002 中語(yǔ)音朗讀的速度，可以在“控制面板”中雙擊 “語(yǔ)音 ”圖標(biāo)，然后在 “文字到語(yǔ)音 ”卡片上調(diào)整即可三十、 Excel 中 “攝影 ”功能的妙用這個(gè)功能比較另類，似乎和計(jì)算、統(tǒng)計(jì)、排序等等“正統(tǒng) ”功能格格不入，因?yàn)樗淖饔镁谷皇?“抓屏 ”!而且還不是像 “PrintScreen 按”鈕那樣 “一把亂抓 ”，而是允許讓你通過鼠標(biāo)進(jìn)行選擇， “指哪抓哪 ”。要找到這個(gè)功能還不太容易， 我們點(diǎn)擊

42、Excel “工具 ”菜單的 “自定義 ”選項(xiàng)。 在 “命令 ”卡片的“類別 ”中點(diǎn) “工具 ”，再在命令欄中找到 “攝影 ”按鈕，并將它拖到工具欄的任意位置。如果(23)該選定區(qū)域就被“拍 ”了下來。 然后將鼠標(biāo)移動(dòng)到需要顯示“照片 ”的地方 ( 當(dāng)然，也可以是另一張表格 )，再次按下 “攝影 ”按鈕， 這樣剛才被 “拍攝 ”的 “照片 ”就立即粘貼過來了。 當(dāng)然，和 “照片”一同出現(xiàn)的還有 “圖片 ”工具欄。很顯然， Excel 是將它作為一幅圖片來對(duì)待了，我們可隨意將它進(jìn)行旋轉(zhuǎn)、縮放處理。不過，請(qǐng)各位一定要注意：這可不是一般的照片!你可以試著改動(dòng)原來被我們“拍攝 ”下來的表格數(shù)據(jù)看看刷新

43、一下 “照片 ”，結(jié)果 “照片 ”中的數(shù)據(jù)竟然也被同步更新了！三十一、在多張表格間實(shí)現(xiàn)公用數(shù)據(jù)的鏈接和引用也許我們會(huì)奇怪，為什么每次打開 Excel ，軟件總是打開了一個(gè)由 3 張空白表格組成的文件組呢？如果你是專業(yè)的會(huì)計(jì)師、 統(tǒng)計(jì)師或者諳熟于此的表格高手， 就一定會(huì)明白， 由于計(jì)算項(xiàng)目的名目繁多、數(shù)據(jù)信息的頭緒復(fù)雜，單 * 一張表格往往解決不了所有的問題，多表格數(shù)據(jù)鏈接、多文件數(shù)據(jù)互動(dòng)才是以一當(dāng)十的制勝法寶。比如我們首先制作“Sheet1”為 “一班學(xué)生成績(jī)表”，“Sheet2”為 “二班學(xué)生成績(jī)表”，然后來到 “Sheet3”，想進(jìn)行 “一班 ”和 “二班 ”各科成績(jī)的比較以及“年級(jí)平均分 ”的計(jì)算。此時(shí)我們就可以將光標(biāo)定位到目標(biāo)位置，選擇好相關(guān)函數(shù)。然后在Excel 彈出的函數(shù)對(duì)話框中，利用數(shù)據(jù)列表右側(cè)的“”按鈕點(diǎn)擊一下其他表格中想引用的單元格就行了。你看，如圖24 所示，這時(shí)函數(shù)窗口中就會(huì)出現(xiàn)“×班學(xué)生成績(jī)表 ! ××單元格 ”的字樣了。此后，不管我們?cè)谠磫卧裰羞M(jìn)行怎樣的修改，在“Sheet3”的目標(biāo)位置都會(huì)適時(shí)進(jìn)行重新計(jì)算。三十二、 “馴服 ”剪貼板窗口每次當(dāng)你連續(xù)使用兩次 “復(fù)制 ”或 “剪切 ”命令時(shí)，剪貼板就會(huì)彈出來，和你爭(zhēng)奪有限的文檔顯示空間，讓人討厭。好在， “馴服 ”剪貼板