賬務(wù)系統(tǒng)的初始設(shè)置

1、賬務(wù)系統(tǒng)的初始設(shè)置賬務(wù)系統(tǒng)的初始設(shè)置也稱初始化，是指將一個(gè)通用賬務(wù)處理系統(tǒng)轉(zhuǎn)化為滿足企業(yè)實(shí)際需 求的專用系統(tǒng)的過程。包括建立和設(shè)置賬套、設(shè)置會(huì)計(jì)科目、設(shè)置輔助核算項(xiàng)目、設(shè)置貨幣 與匯率、錄入初始數(shù)據(jù)、用戶管理及其他設(shè)置等。（一）建立和設(shè)置賬套賬套是用于存放核算單位會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的實(shí)體，一個(gè)賬套代表一個(gè)核算單位，一個(gè)會(huì)計(jì)軟件通常允許同時(shí)建立多套賬，分別代表不同的會(huì)計(jì)核算單位。一、賬套基本信息建立賬套時(shí)一般需要指定賬套編號(hào)、賬套名稱、所屬行業(yè)、記賬本位幣、科目編碼規(guī)則、賬套存儲(chǔ)路徑、會(huì)計(jì)分期、會(huì)計(jì)年度開始日期、賬套啟用期間、賬套主管、核算單位信息等 等。（請(qǐng)回憶一下你在建賬時(shí)的賬套號(hào)是168嗎？賬套名稱

2、是東莞市華聯(lián)電子有限公司嗎？所屬行業(yè)是什么？行業(yè)性質(zhì)是新會(huì)計(jì)科目制度嗎？記賬本位幣是人民幣嗎？科目編碼規(guī)則 是4222嗎？該賬套存儲(chǔ)在是 C盤還是D盤？會(huì)計(jì)分期是多少？會(huì)計(jì)年度開始日期是哪年哪 月哪日？賬套啟用期間又是多少？還記得賬套主管是誰嗎？）其中：1賬套代碼與名稱每一個(gè)賬套都有相應(yīng)的賬套代碼和賬套名稱。賬套代碼一般可設(shè)置為數(shù)字碼，賬套名稱一般為使用該賬套的單位名稱。2所屬行業(yè)每個(gè)企業(yè)都屬于一個(gè)特定的行業(yè)，而不同行業(yè)都有一些特定的核算方式，所以不少會(huì)計(jì)軟件為不同行業(yè)預(yù)設(shè)一套會(huì)計(jì)科目和報(bào)表模板，以供建賬時(shí)選擇。3記賬本位幣每個(gè)會(huì)計(jì)賬套都必須指定一種貨幣為記賬本位幣。如果發(fā)生外幣業(yè)務(wù)則需要將外

3、幣折算為本位幣，然后再進(jìn)行賬務(wù)處理。4科目編碼規(guī)則會(huì)計(jì)科目編碼規(guī)則指代碼分多少級(jí)以及各級(jí)代碼的長度。不同賬套的科目編碼規(guī)則可以不同，如早期一般企業(yè)單位會(huì)計(jì)科目編碼的首級(jí)為3，而股份制企業(yè)的首級(jí)編碼則必須為4,這就需要我們根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行設(shè)置。在設(shè)置會(huì)計(jì)科目編碼時(shí)， 一級(jí)科目用財(cái)政部規(guī)定的代碼體系， 二級(jí)及以下各級(jí)科目可由 企業(yè)單位根據(jù)實(shí)際需要及軟件本身的限制進(jìn)行設(shè)置。但大家必須注意，科目代碼結(jié)構(gòu)一經(jīng)設(shè)定，在賬套正式啟用之后即不允許修改，所以代碼結(jié)構(gòu)必須慎重決定。5會(huì)計(jì)分期在目前主流的會(huì)計(jì)軟件中， 可以按照自然年度的自然月份劃分會(huì)計(jì)期間，也可以將自然年度劃分為12個(gè)以上或以下的會(huì)計(jì)期間，還可以根

4、據(jù)需要自定義任意的會(huì)計(jì)期間。因此在 建賬時(shí)，需要根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況進(jìn)行定義。小提示：“根據(jù)需要自定義任意的會(huì)計(jì)期間”只是某些會(huì)計(jì)軟件為適應(yīng)實(shí)際需要而設(shè)置的功能，不是現(xiàn)行法律法規(guī)的觀點(diǎn)。像這樣的“悖論”還有很多，如“成批審核”、“反記賬”、“反結(jié)賬”等，請(qǐng)大家結(jié)合第三章的內(nèi)容進(jìn)行學(xué)習(xí)。在考試時(shí)，一定要按照有關(guān)法規(guī)的規(guī)定做出正確的回答。請(qǐng)大家比較以下兩個(gè)題目：1. （判斷）會(huì)計(jì)核算軟件可以任意劃分會(huì)計(jì)期間，分期結(jié)算帳目，這是會(huì)計(jì)核算軟件靈活性的表現(xiàn)。（）2. （判斷）會(huì)計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)按照國家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度的規(guī)定劃分會(huì)計(jì)期間。顯然，第一個(gè)題目的答案是“錯(cuò)誤”，第二個(gè)題目的答案是“正確” 二、設(shè)置系統(tǒng)

5、參數(shù)系統(tǒng)參數(shù)又稱賬套選項(xiàng)， 用以規(guī)定如何使用賬務(wù)系統(tǒng)。賬套選項(xiàng)一般包括基本參數(shù)、憑證規(guī)則、賬簿規(guī)則、會(huì)計(jì)日歷等多方面的內(nèi)容。其中，憑證規(guī)則主要包括：制單控制。主要包括資金及往來赤字控制、預(yù)算控制、支票控制、現(xiàn)金流量控制內(nèi)容控制。例如規(guī)定憑證是否自動(dòng)編號(hào)、是否允許修改他人填制的憑證等。 審核控制。規(guī)定憑證是否需要審核、是否允許成批審核、出納是否需要簽字等。輸出控制。例如規(guī)定憑證顯示或打印時(shí)科目、核算項(xiàng)目的輸出格式等。（二）設(shè)置會(huì)計(jì)科目會(huì)計(jì)科目的設(shè)置一般要滿足會(huì)計(jì)核算的要求、報(bào)表編制的要求、會(huì)計(jì)管理的需要以及便(1)等。(2)(3)于計(jì)算機(jī)的分類、合并、更新等處理。 會(huì)計(jì)科目設(shè)置一般涉及以下內(nèi)容:

6、1科目代碼與助記碼科目代碼一般應(yīng)該使用數(shù)字進(jìn)行編碼。助記碼用于幫助記憶會(huì)計(jì)科目，可以設(shè)置也可以不設(shè)置。2.科目名稱科目名稱一般用漢字或英文字符表示，系統(tǒng)只在輸出時(shí)使用。3科目類別科目類別是對(duì)科目的經(jīng)濟(jì)性質(zhì)進(jìn)行的分類，有些業(yè)務(wù)處理可能要涉及到科目類別。4余額方向：余額方向用于指科目余額的計(jì)算方法，其中：（1）借方余額=期初余額+本期借方發(fā)生額-本期貸方發(fā)生額（2）貸方余額=期初余額-本期借方發(fā)生額 +本期貸方發(fā)生額小提示：請(qǐng)大家結(jié)合會(huì)計(jì)基礎(chǔ)的內(nèi)容來理解和熟練掌握上述兩個(gè)余額公式。5. 核算外幣指定科目核算的貨幣類型。6. 數(shù)量核算指定科目是否核算數(shù)量，如果核算，則應(yīng)給出計(jì)量單位。7. 輔助核算大

7、多數(shù)賬務(wù)處理軟件都提供輔助核算功能。8. 現(xiàn)金流量指是否為現(xiàn)金流量科目。如果在賬務(wù)系統(tǒng)中處理現(xiàn)金流量表，則該項(xiàng)設(shè)置是不可缺少的。（三）設(shè)置輔助核算項(xiàng)目1. 什么是輔助核算輔助核算是對(duì)賬務(wù)處理的一種補(bǔ)充，即實(shí)現(xiàn)更廣泛的賬務(wù)處理， 以適應(yīng)企業(yè)管理和決策的需要。輔助核算一般通過核算項(xiàng)目來實(shí)現(xiàn)。核算項(xiàng)目是會(huì)計(jì)科目的一種延伸， 但它又不同于一般的明細(xì)科目。 一個(gè)核算項(xiàng)目可以在多個(gè)科目下掛接，同時(shí)，一個(gè)會(huì)計(jì)科目既可以設(shè)置單一核算項(xiàng)目，也可以選擇多個(gè)核算項(xiàng)目。即核算項(xiàng)目與科目是多對(duì)多的關(guān)系，而明細(xì)科目與其上級(jí)科目只能是多對(duì)一的關(guān)系。2. 主要輔助核算項(xiàng)目常用的核算項(xiàng)目包括往來單位、部門、職員等類項(xiàng)目。3.

8、設(shè)置內(nèi)容輔助核算的設(shè)置包括兩個(gè)方面，一是輔助核算種類，一是具體的核算項(xiàng)目。（四）設(shè)置貨幣與匯率系統(tǒng)一般提供用戶輸入貨幣代碼、名稱及匯率等。用戶設(shè)置的每一種外幣，除了給出貨幣代碼、名稱、折算方式、小數(shù)位數(shù)之外，還應(yīng)選 定是固定匯率還是浮動(dòng)匯率，并至少給出本期期初匯率。（五）錄入初始數(shù)據(jù)1需要輸入系統(tǒng)的主要數(shù)據(jù)在系統(tǒng)啟用之前必須將各種初始數(shù)據(jù)輸入計(jì)算機(jī)，而且這項(xiàng)工作應(yīng)在會(huì)計(jì)科目、核算項(xiàng)目、貨幣的初始設(shè)置完成之后進(jìn)行。需要輸入系統(tǒng)的初始數(shù)據(jù)主要包括：（1）科目本位幣、外幣、數(shù)量的年初余額與本年累計(jì)發(fā)生額。如果系統(tǒng)在年初第一期 啟用，則只需輸入年初余額。（2）輔助核算項(xiàng)目的年初余額與本年累計(jì)發(fā)生額。用

9、戶一般只需要輸入最明細(xì)級(jí)科目的數(shù)據(jù)。（請(qǐng)注意“最明細(xì)級(jí)科目”與“明細(xì)科目”的區(qū)別。前者是指最底級(jí)科目，即其下再也 沒有其他科目的科目，后者泛指總賬科目以外的科目。）2初始數(shù)據(jù)的正確性檢驗(yàn)在系統(tǒng)正式啟用之后初始數(shù)據(jù)（如年初余額）將不允許修改。為此，系統(tǒng)提供有正確性 檢驗(yàn)的功能，例如，初始數(shù)據(jù)錄入之后通過“試算平衡”檢驗(yàn)是否滿足以下兩個(gè)平衡等式： 資產(chǎn)=負(fù)債+ 所有者權(quán)益 總賬科目的借方或貸方余額與發(fā)生額=下屬明細(xì)科目的借方或貸方余額與發(fā)生額小提示：請(qǐng)大家結(jié)合會(huì)計(jì)基礎(chǔ)的內(nèi)容來理解第二個(gè)平衡等式。（六）用戶管理賬務(wù)處理系統(tǒng)都具有用戶管理功能，包括設(shè)置操作員、為操作員分配操作權(quán)限和設(shè)置與更改密碼等。設(shè)

10、置操作員必須而且只能由擔(dān)當(dāng)系統(tǒng)管理員的電算主管進(jìn)行，一般操作員無權(quán)也無法進(jìn) 行更改。電算主管在初始化時(shí)要逐一為每一個(gè)操作員進(jìn)行權(quán)限分配，進(jìn)入日常處理之后如果工作發(fā)生變化也可以隨時(shí)對(duì)操作員增加權(quán)限或取消某些權(quán)限。電算主管在設(shè)置操作員時(shí)一般沒有為其設(shè)置密碼，而且其后也無權(quán)設(shè)置或更改操作員的密碼。（這一點(diǎn)與實(shí)際操作不同，請(qǐng)大家務(wù)必注意。）密碼是操作員進(jìn)入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的通行證， 操作員本人要盡早為自己設(shè)置密碼， 并且為了 安全要經(jīng)常更改自己的密碼。 密碼一般由字母、 數(shù)字或字母數(shù)字混合組成， 在長度相同的情 況下，使用字母數(shù)字混合編成，比單一使用數(shù)字能增加破譯的難度。（七）其他設(shè)置除上述設(shè)置內(nèi)容之外，一般還需要設(shè)置編碼方案、結(jié)算方式、賬簿格式、憑證類型、常 用摘要等。1設(shè)置憑證類型賬務(wù)處理系統(tǒng)為滿足分類管理的需求提供有設(shè)置憑證類型即俗稱憑證字的功能。企業(yè)可以根據(jù)需要自行設(shè)置， 即可設(shè)置成收付轉(zhuǎn)憑證， 也可