展會(huì)工作流程(全面完整版)

1、展會(huì)工作流程（全面完整版）（可以直接使用，可編輯 全面完整版資料，歡迎下載）展會(huì)流程展會(huì)方案工作流程：流程 次序任務(wù)主題任務(wù)描述時(shí)間計(jì) 劃責(zé)任部門(mén)/人說(shuō)明展會(huì)方案展前 30天前期 準(zhǔn)備 工作1確定展示需 求論證并確定目前提供展示3天策劃部討論會(huì)方案并符合展示要求。參展設(shè)備清 單詳細(xì)參展設(shè)備需求清單， 安裝需求區(qū)域介紹展板宣傳冊(cè)準(zhǔn)備1天席文華2方案設(shè)計(jì)結(jié)合市場(chǎng)需求設(shè)計(jì)詳細(xì)招 展方案3天外聯(lián)部第一次設(shè)計(jì) 方案評(píng)審共冋參與第一次設(shè)計(jì)方案 論證、評(píng)審提出修改方案 提出改進(jìn)要求進(jìn)行第二次 評(píng)審。3天策劃部討論會(huì)第二次設(shè)計(jì) 方案評(píng)審，確 定展會(huì)設(shè)計(jì) 萬(wàn)案進(jìn)行二輪設(shè)計(jì)評(píng)審，細(xì)化 設(shè)計(jì)方案，去除不合格設(shè) 計(jì)思

2、路。制定符合形象的 展示萬(wàn)案3天策劃部第三次設(shè)計(jì) 方案送交學(xué) 校相關(guān)老師 評(píng)審由老師評(píng)審，并進(jìn)行調(diào)整 后，最終確定設(shè)計(jì)方案。展前 20天策劃部討論會(huì)拾建根據(jù)方案制疋具體施 工計(jì)劃。確定展板設(shè)計(jì)圖3合同簽署完成施工效果圖并與合作 方簽署合作合同。3天外聯(lián)部4展會(huì)工作分 解任務(wù)書(shū)分解工作任務(wù)書(shū)2天蔡騰聯(lián)系租用音響等相關(guān)事宜2天易雅芝各部提交最終參會(huì)人員。3天蔡騰交至蔡騰 處確認(rèn)邀請(qǐng)情況2天蔡騰產(chǎn)品準(zhǔn)備完畢，現(xiàn)場(chǎng)輔助 產(chǎn)品準(zhǔn)備完畢、3天宣傳材料準(zhǔn)備完畢包裝運(yùn)輸搭建展前 5 天1前期搭建展柜制作，噴繪等3天宣傳部2布展施工、設(shè)備安裝調(diào)試1參展搭建2產(chǎn)品到位，調(diào)試人員到位2天宣傳部現(xiàn)場(chǎng)布展1基本搭建完成

3、2完成各自區(qū)域設(shè)備安裝、 調(diào)試2天搭建組參展展會(huì)2 天展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)1展前提醒展會(huì)紀(jì)律注意事項(xiàng)現(xiàn)場(chǎng)指揮組2展中參展工作手冊(cè)2天現(xiàn)場(chǎng)指揮組撤展展后1天撤展1拆除展位收好帳篷，桌椅等2展商產(chǎn)品組織好展商的撤離3現(xiàn)場(chǎng)衛(wèi)生清 潔處理好展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)的衛(wèi)生4總結(jié)會(huì)對(duì)此次展會(huì)的總結(jié)，并寫(xiě) 出總結(jié)報(bào)告討論會(huì)2021 第四屆全國(guó)汽車(chē)用品（鄭州）交易會(huì)暨第四屆汽車(chē)羊剪絨產(chǎn)品訂貨會(huì)一、組織機(jī)構(gòu)：主辦單位：中國(guó)汽車(chē)用品行業(yè)聯(lián)合會(huì)中國(guó)汽車(chē)維修行業(yè)協(xié)會(huì)鄭州市人民政府承辦單位：宏達(dá)國(guó)際車(chē)業(yè)廣場(chǎng)鄭州鑫達(dá)實(shí)業(yè)二、交易會(huì)時(shí)間：2008 年 6 月 30 日7 月 2 日三、交易會(huì)地點(diǎn)：鄭州國(guó)際會(huì)展中心四、活動(dòng)內(nèi)容：汽車(chē)用品展銷(xiāo) /訂貨/行

4、業(yè)交流 /主題活動(dòng)五、展會(huì)流程：6 月 30 日 7 月 2 日 09 ：0017： 00展銷(xiāo)/ 訂貨/行業(yè)交流6 月 28 日 09 ： 0017：0029 日 09 ：00 21：00參展商全體布展，地點(diǎn)：會(huì)展中心一層展館6 月 30 日 08 ： 3016：30參觀商報(bào)到、登記、領(lǐng)參觀證7 月 1 日2 日 09 ：00 16 ：30參觀商報(bào)到、登記、領(lǐng)參觀證、展銷(xiāo) /交流/ 訂貨7 月 2 日 15 ：00 21 ：00 撤展六、主題活動(dòng)時(shí)間安排：6 月 29 日 09 ： 30-11 ：002021 中國(guó)汽車(chē)用品流通商頒獎(jiǎng)典禮地點(diǎn)：金水陽(yáng)光生態(tài)園6 月 30 日 09 ： 009：3

5、0開(kāi)幕儀式 會(huì)展中心正廣場(chǎng) B 館前6 月 30 日 13 ： 30-17 ：40流行趨勢(shì)發(fā)布會(huì)地點(diǎn)：會(huì)展中心軒轅堂6 月 30 日 19 ：00 21：00 答謝晚宴地點(diǎn)：會(huì)展中心軒轅堂7 月 1 日 上午、時(shí)間待定20072021 中國(guó)汽車(chē)用品行業(yè)優(yōu)秀供應(yīng)大會(huì)及頒獎(jiǎng)典禮 地點(diǎn)：金水陽(yáng)光生態(tài)園2021羊剪絨訂貨會(huì)工作內(nèi)容安排表時(shí)間節(jié)點(diǎn)類別工作重點(diǎn)完成到位時(shí)間部門(mén)與負(fù)責(zé)人備注4月2日4月30日展會(huì)信息收 集會(huì)刊信息收集整理每周整理1次彭毅傳至策劃部，6月15日前完成展會(huì)快訊一期內(nèi)容的整理、設(shè)計(jì)、制作4月15日前完成彭毅傳至策劃部，便于及時(shí)設(shè)計(jì)制 作專業(yè)雜志廣告內(nèi)容提供確定每月18日前趙利傳至媒

6、體設(shè)計(jì)制作會(huì)場(chǎng)室外整體形象模擬效果圖方案4月20日前彭毅廣告招商負(fù)責(zé)人：高峰展館導(dǎo)視指示系統(tǒng)方案4月30日前彭毅展館內(nèi)外方案參展指南設(shè)計(jì)、信息整理制作及會(huì)期內(nèi)容數(shù)據(jù)確認(rèn)4月25日前彭毅趙利會(huì)展部、策劃部、綜合服務(wù)部共同完成全國(guó)專業(yè)雜志廣告設(shè)計(jì)每月19日前趙利策劃部傳至雜志確定所有主題活動(dòng)場(chǎng)地、各地商會(huì)及重點(diǎn) 采購(gòu)商接待賓館，費(fèi)用預(yù)算并簽訂協(xié)議流 行趨勢(shì)發(fā)布會(huì)程序及幻燈片制作4月20日前周孝文趙利（4月21日）策劃綜合服務(wù)部審計(jì)部、會(huì)展部配合完成所有協(xié)議合作酒店的洽談及協(xié)議的簽署4月20前馮贊策劃綜合服務(wù)部、會(huì)展部配合指定運(yùn)輸、票務(wù)單位、交通單位洽談及協(xié)議簽署4月21日前高峰策劃綜合服務(wù)部、會(huì)展

7、部配合完成綜合服務(wù)部人員的培訓(xùn)、完成6000組觀眾邀請(qǐng)的信息處理4月24日前閆軍策劃綜合服務(wù)部。會(huì)展部協(xié)作完成觀眾邀請(qǐng)及發(fā)布會(huì)籌備向各地商會(huì)發(fā)文組織各省采購(gòu)團(tuán)，向13個(gè)專業(yè)委員會(huì)會(huì)員發(fā)文組織參觀采購(gòu)團(tuán)4月20日前5月20日前完成 組團(tuán)工作聯(lián)合會(huì)綜合服務(wù)部對(duì)協(xié)作，負(fù)責(zé)人：閆軍流行趨勢(shì)發(fā)布會(huì)籌備會(huì)議溝通、接待會(huì)議4月21日前聯(lián)合會(huì)和鑫達(dá)會(huì)展部策劃綜合服務(wù)部、會(huì)展部展會(huì)快訊、展會(huì)宣傳資料 郵寄（4月份）4月30日前閆軍策劃綜合部、會(huì)展部、聯(lián)合會(huì)全國(guó)專業(yè)市場(chǎng)定點(diǎn)出差方案及觀眾邀請(qǐng)累計(jì)1.5萬(wàn)組4月30日前閆軍策劃綜合服務(wù)部、會(huì)展部會(huì)刊及證件系列會(huì)刊封面、封底設(shè)計(jì)方案確定4月30日前彭毅策劃部、會(huì)展部工

8、作證、參展證、布展證、出門(mén)證、參觀證、停車(chē)證等設(shè)計(jì)完畢4月30日前彭毅策劃部、會(huì)展部展示公司流行趨勢(shì)、入口門(mén)樓展示搭建公司價(jià)格溝通4月19日前彭毅確定搭建公司及初步方案禮儀公司禮儀公司的聯(lián)絡(luò)比價(jià)及確定4月30日前彭毅策劃部、審計(jì)部預(yù)定住宿晚宴聯(lián)絡(luò)比價(jià)、預(yù)定活動(dòng)所需住宿、答謝晚宴場(chǎng)地4月30日前閆軍晚宴場(chǎng)地及餐飲公司的確定5月5日5月31日會(huì)展中心全面對(duì)接工作1、場(chǎng)地交接、搭建、入場(chǎng)、布展、配套 服務(wù)設(shè)施、撤展事宜2、 廣告、會(huì)議室、組委會(huì)辦公設(shè)施3、餐飲配套服務(wù)5月10日前閆軍高峰策劃綜合服務(wù)部會(huì)展部晚宴場(chǎng)地確定答謝晚宴活動(dòng)場(chǎng)地協(xié)議、餐飲合作協(xié)議5月10日前閆軍策劃綜合部聘人展會(huì)所需各類人員的

9、招聘到位5月25日前王德生行政部、策劃部培訓(xùn)工作接待、交通、酒會(huì)、貨運(yùn)、現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)及咨詢?nèi)藛T、場(chǎng)館布展服務(wù)人員培訓(xùn)及演練5月5日6月20日前閆軍、高峰、胡霞、彭毅、趙利行政部、策劃綜合部、會(huì)展部開(kāi)幕式程序方案確定主要邀請(qǐng)人員及程序安排5月15日前周孝文策劃部具體實(shí)施組委會(huì)所需設(shè)備會(huì)場(chǎng)組委會(huì)所需各類設(shè)備用品統(tǒng)計(jì)及聯(lián)絡(luò)相關(guān)公司5月31日前閆軍高峰策劃部、會(huì)展部負(fù)責(zé)實(shí)施和對(duì)接宣傳及主題活動(dòng)方案展會(huì)快訊二期、展會(huì)宣傳資料郵寄5月25日前閆軍策劃綜合服務(wù)部、會(huì)展部針對(duì)全國(guó)重點(diǎn)專業(yè)市場(chǎng)的上門(mén)宣傳推廣（展會(huì)宣傳資料、門(mén)票等發(fā)放）5月5日一一6月10日閆軍完成專業(yè)觀眾1.8萬(wàn)組郵件短信郵件5月30日前閆軍綜合服

10、務(wù)部、會(huì)展部專業(yè)網(wǎng)站、廣場(chǎng)網(wǎng)站趙利內(nèi)容及時(shí)更新匯總聯(lián)合會(huì)專業(yè)觀眾組團(tuán)情況，安排接待細(xì)節(jié)5月20日前聯(lián)合會(huì)閆軍策劃綜合部、聯(lián)合會(huì)新聞發(fā)布會(huì)方案細(xì)節(jié)及分工執(zhí)行5月24日前聯(lián)合會(huì)周孝文策劃綜合部、會(huì)展部易損件專業(yè)觀眾聯(lián)系10000組6月10日聯(lián)合會(huì)閆軍策劃綜合部、聯(lián)合會(huì)、合作單位設(shè)計(jì)制作工作證、參觀證、參展證5月31日前彭毅策劃部、會(huì)展部聯(lián)合會(huì)活動(dòng)工作人員名片彭毅噴繪設(shè)計(jì)制作彭毅活動(dòng)指示、導(dǎo)視系統(tǒng)趙利、高峰晚宴方案確疋請(qǐng)柬分配及程序安排5月25日前閆軍策劃部、會(huì)展部（金水陽(yáng)光）餐標(biāo)確定及協(xié)議簽署5月31日前閆軍策劃部、審計(jì)部場(chǎng)地對(duì)接和全流程接待方案5月31日前閆軍策劃綜合部專題活動(dòng)確定專業(yè)委員會(huì)、頒

11、獎(jiǎng)典禮、高峰論壇方案細(xì)節(jié)及分工執(zhí)行5月31日前聯(lián)合會(huì) 周孝文 閆軍 高峰王德生聯(lián)合會(huì)、策劃綜合部、會(huì)展部、行政部流行趨勢(shì)發(fā)布會(huì)方案細(xì)節(jié)及分工執(zhí)行各主要廠家展期會(huì)議安排及排期表6月日6月15日接待方案展會(huì)當(dāng)日現(xiàn)場(chǎng)接待方案制6月10日前閆軍、高峰策劃綜合部、會(huì)展部答謝晚宴現(xiàn)場(chǎng)接待方案6月10日前閆軍策劃綜合部后勤方案交通、餐飲、各種物料等后勤方案6月10日前閆軍策劃綜合部、行政部配合禮儀公司聯(lián)絡(luò)制作類別拱門(mén)等內(nèi)容征集、數(shù)量定6月15日前高峰會(huì)展部條幅、氣球、彩旗內(nèi)容收集、數(shù)量、尺度6月18日前彭毅確定并印制花籃、植物定購(gòu)?fù)醯律姓俊徲?jì)部禮炮、音響、舞臺(tái)購(gòu)租（開(kāi)幕式）6月10日前彭毅策劃部、審計(jì)

12、部演出隊(duì)確定6月10日前彭毅策劃部、審計(jì)部定開(kāi)幕式、發(fā)布會(huì)舞臺(tái)搭建及價(jià)格6月10日前彭毅策劃部、審計(jì)部參展商廣告位的統(tǒng)計(jì)展會(huì)期有廣告位的參展商確定與廣告資料收集6月15日前高峰會(huì)展部匯報(bào)會(huì)議召開(kāi)6月10日前各項(xiàng)工作進(jìn)展匯報(bào)會(huì)議6月11日（周一）聯(lián)合會(huì)議各項(xiàng)事務(wù)的協(xié)調(diào)確定/各職責(zé)部門(mén)方案的上交設(shè)計(jì)制作開(kāi)幕背景板、活動(dòng)宣傳板內(nèi)容確定6月15日前周孝文內(nèi)容體現(xiàn)周年慶及招商銷(xiāo)售內(nèi)容專業(yè)委員會(huì)背景及其他6月15日前彭毅頒獎(jiǎng)典禮及其他物料6月15日前彭毅接待處物料（接待說(shuō)明）6月15日前趙利、高峰活動(dòng)流程、接待牌展會(huì)手提袋、信封6月15日前彭毅策劃部相關(guān)人士邀請(qǐng)相關(guān)媒體的聯(lián)絡(luò)邀請(qǐng)6月20日前趙利策劃部主題

13、活動(dòng)人員邀請(qǐng)6月20日前聯(lián)合會(huì)聯(lián)合會(huì)、閆軍剪彩儀式參加人員邀請(qǐng)、確定6月20日前郭總、聯(lián)合會(huì)策劃部擬定程序綜合部執(zhí)行6月15日6月27日設(shè)計(jì)制作答謝晚宴背景板6月20日前彭毅策劃綜合部配合執(zhí)行答謝晚宴條幅、指示6月20日前彭毅晚宴酒店處活動(dòng)海報(bào)、指示牌6月20日前閆軍、彭毅專題活動(dòng)用宣傳條幅、海報(bào)、物料6月20日前彭毅宣傳廣告道旗安置6月20日前彭毅短信群發(fā)6月20日前趙利6月份專業(yè)網(wǎng)站、公司網(wǎng)站宣傳6月20日前趙利體現(xiàn)規(guī)模、檔次、全國(guó)性和地方特色大眾媒體宣傳6月趙利電視、電臺(tái)宣傳6月1 1 29日全國(guó)專業(yè)雜志宣傳按原計(jì)劃定總分工表制定詳細(xì)的總詳細(xì)分工表6月18日前周孝文主要負(fù)責(zé)人參加分工會(huì)展

14、會(huì)期間總分工大會(huì)6 月 18 日周孝文責(zé)任到人餐飲交通午餐定制6月20日前閆軍策劃綜合部人員接送車(chē)輛的聯(lián)絡(luò)、跟車(chē)人員確定閆軍活動(dòng)當(dāng)日展臺(tái)搭建標(biāo)準(zhǔn)展臺(tái)搭建、門(mén)楣等參展商特裝展臺(tái)搭建6 月 22 日 27 日高峰會(huì)展中心、會(huì)展部、聯(lián)合會(huì)設(shè)施完備會(huì)場(chǎng)設(shè)施的調(diào)試、完善實(shí)地演練6月27日前周、閆、高、彭、胡、趙各部門(mén)負(fù)責(zé)人后勤服務(wù)各環(huán)節(jié)物料準(zhǔn)備、接待處的搭建、辦公室交接6月27日前閆、 趙、高會(huì)展部、綜合部安全保衛(wèi)、清潔衛(wèi)生6月27日前高峰會(huì)展部布展參展企業(yè)全體布展高峰主會(huì)場(chǎng)現(xiàn)場(chǎng)氣氛營(yíng)造布置（氣球、條幅、拱門(mén)、彭毅會(huì)展中心室內(nèi)/外場(chǎng)地布置，策彩旗）劃部及合作單位現(xiàn)場(chǎng)氛圍營(yíng)造布置活動(dòng)各類指示牌的安置6月

15、28、 29彭毅策劃部、合作單位、會(huì)展中心參展商已定廣告位布置8 :30 18: 00彭毅策劃部及合作單位參展廠家進(jìn)場(chǎng)布展程序執(zhí)行/協(xié)調(diào)高峰6 月28現(xiàn)場(chǎng)接待及發(fā)證、住宿閆軍桌椅、須知張貼開(kāi)業(yè)典禮現(xiàn)場(chǎng)布置彭毅舞臺(tái)搭建，背景噴繪布張掛、29專題場(chǎng)地布專題活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)氛圍布置6月 28、 29彭毅日置活動(dòng)所需各類物料備置聯(lián)合會(huì)晚宴現(xiàn)場(chǎng)布置流行趨勢(shì)發(fā)布會(huì)布置答謝晚宴現(xiàn)場(chǎng)布置6月29 日拱門(mén)、條幅、協(xié)調(diào)維護(hù)現(xiàn)場(chǎng)總協(xié)調(diào)6月 28、 29高峰緊急事務(wù)處理高峰后勤展現(xiàn)場(chǎng)衛(wèi)生清潔6月 28、 29高峰安全防護(hù)主持人開(kāi)場(chǎng)白組委會(huì)領(lǐng)導(dǎo)講話周孝文開(kāi)幕儀式燃禮炮剪彩9009:30周孝文詳見(jiàn)開(kāi)幕式流程演岀活動(dòng)彭毅政府領(lǐng)導(dǎo)致

16、歡迎詞彭毅開(kāi)展展銷(xiāo)、交流、訂貨9 :3017: 00宣傳促銷(xiāo)宏達(dá)宣傳資料的發(fā)放招商部于經(jīng)理促銷(xiāo)活動(dòng)（抽獎(jiǎng)）6 月30流行趨勢(shì)發(fā)布會(huì)閆軍主題活動(dòng)答謝晚宴閆軍日各廠家新產(chǎn)品發(fā)布會(huì)閆軍參觀商報(bào)到、登記閆軍參觀商憑證領(lǐng)取參展證閆軍客戶接待參觀商憑證領(lǐng)取午餐票、晚宴請(qǐng)貼09:0016: 30閆軍重點(diǎn)客戶的跟蹤交流高峰、于濟(jì)強(qiáng)展會(huì)調(diào)研被邀重點(diǎn)人士接待、安排王德生客戶接送客戶的接送（由展館至金水陽(yáng)光生態(tài)園）策劃綜合部、閆軍拍照活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)拍照、錄象彭毅晚宴現(xiàn)場(chǎng)晚宴現(xiàn)場(chǎng)接待安排閆軍現(xiàn)場(chǎng)秩序安全維護(hù)活動(dòng)主會(huì)場(chǎng)秩序主會(huì)場(chǎng)外區(qū)域秩序答謝晚宴主持人開(kāi)場(chǎng)白19 : 0021 :00策劃部見(jiàn)詳細(xì)方案領(lǐng)導(dǎo)講話晚宴開(kāi)始閆軍晚宴收

17、尾各項(xiàng)工作閆軍7月1日開(kāi)展展銷(xiāo)、交流、訂貨9 :00 17：00客戶接待現(xiàn)場(chǎng)協(xié)調(diào)現(xiàn)場(chǎng)總協(xié)調(diào)緊急事務(wù)處理宣傳促銷(xiāo)招商招展宣傳資料的發(fā)放及現(xiàn)場(chǎng)交流高峰、于濟(jì)強(qiáng)促銷(xiāo)活動(dòng)（抽獎(jiǎng)）主題活動(dòng)聯(lián)合會(huì)頒獎(jiǎng)典禮具體安排見(jiàn)主題活動(dòng)案中國(guó)汽車(chē)用品行業(yè)發(fā)展論壇客戶接待重點(diǎn)客戶的跟蹤回訪交流高峰、于濟(jì)強(qiáng)現(xiàn)場(chǎng)秩序場(chǎng)地清潔7月2日開(kāi)展展銷(xiāo)、交流、訂貨9 : 00 15： 00接待與7月1日相同撤展參展商的貨品撤展15： 00 21:00高峰、閆軍7 日月后期維護(hù)客戶回訪、各類信息統(tǒng)計(jì)歸檔成績(jī)鞏固閆軍、高峰、于濟(jì)強(qiáng)門(mén)崗接待流程圖展覽項(xiàng)目的工作流程一. 接洽階段獲取參展客戶信息上門(mén)拜訪客戶取得客戶參展相關(guān)資料明確設(shè)計(jì)圖交付日期

18、二. 設(shè)計(jì)階段與設(shè)計(jì)師溝通并即時(shí)同客戶進(jìn)行展位設(shè)計(jì)的交流向客戶交付設(shè)計(jì)初稿、設(shè)計(jì)說(shuō)明、工程報(bào)價(jià)研究客戶反饋意見(jiàn)并再次修改交付最后定稿之設(shè)計(jì)圖及工程報(bào)價(jià)三. 簽約階段同客戶確定工程價(jià)格明確同客戶的相互配合要求簽定合同四. 制作階段 根據(jù)部門(mén)工作單完成制作及準(zhǔn)備工作安排客戶到工廠實(shí)地察看制作及準(zhǔn)備情況完成主辦、主場(chǎng)、展館等各項(xiàng)手續(xù)五. 現(xiàn)場(chǎng)施工階段現(xiàn)場(chǎng)展位搭建處理現(xiàn)場(chǎng)追加、變更項(xiàng)目配合客戶展品進(jìn)場(chǎng)客戶驗(yàn)收六. 展會(huì)期間及撤場(chǎng)階段安排展會(huì)期間現(xiàn)場(chǎng)應(yīng)急服務(wù)和增值服務(wù)配合客戶展品離場(chǎng)現(xiàn)場(chǎng)拆除七. 后續(xù)跟蹤服務(wù)展會(huì)的后續(xù)總結(jié)報(bào)告為客戶提供行業(yè)會(huì)展信息和分析邀請(qǐng)客戶參觀公司其他服務(wù)案例一. 項(xiàng)目接洽階段1.

19、 獲取參展客戶信息：以下一些渠道是有可能幫助獲得最初步 的客戶信息的上屆展覽會(huì)的會(huì)刊一一一般比較成熟和已經(jīng)固定的展會(huì)，行業(yè)中 的主要廠商基本上會(huì)繼續(xù)參展，所以上屆會(huì)刊是很好的渠道。會(huì)刊資 料往往登載有平面圖（可以看出是否展位屬于特裝，一般面積在36平米以上是需要特別布置的）、展商的聯(lián)系方式和簡(jiǎn)介（有些展會(huì)也 會(huì)把公司的展會(huì)負(fù)責(zé)人姓名登在上面）。會(huì)刊資料可以配合現(xiàn)場(chǎng)實(shí)景 照片進(jìn)行比較，重要展會(huì)進(jìn)行拍攝存檔（數(shù)碼相片統(tǒng)一存放路徑電腦 備份、相片紙打印編號(hào)存檔以方便查閱）。展會(huì)專設(shè)網(wǎng)站 比較有規(guī)模的展會(huì)基本上建有專門(mén)的網(wǎng)頁(yè)，一 般有對(duì)下屆展會(huì)的宣傳和以往展覽的回顧， 有些不僅會(huì)列出上屆的展 商，為顯

20、示其展會(huì)效益，網(wǎng)上也上傳一些布置得挺美觀的展位照片。行業(yè)資訊媒體一一行業(yè)資訊媒體比較熟悉其行業(yè)的展會(huì)和廠商， 有些專門(mén)的采訪類欄目，類似展會(huì)快報(bào)的性質(zhì)，里面有參展商市場(chǎng)宣 傳方面的負(fù)責(zé)人信息。正在服務(wù)客戶的參展商手冊(cè)和平面圖 一一如果在每次展會(huì)上有 已經(jīng)在服務(wù)的客戶參展，最好能夠通過(guò)他們獲得展位平面圖（在為新 客戶服務(wù)時(shí)也要盡可能獲得所有展商的平面圖），上面是最新的參展 商，該屆展會(huì)的特裝客戶可以一目了然。2. 上門(mén)拜訪客戶：會(huì)展行業(yè)的業(yè)務(wù)特殊性在于它的客戶基本是確 定的，只是客戶需要選擇不同的供應(yīng)商而已。 很多的客戶會(huì)進(jìn)行邀稿 競(jìng)標(biāo)，這些是很多展覽公司都可以進(jìn)入的， 有些供應(yīng)商關(guān)系已經(jīng)固定

21、的客戶需要通過(guò)其他機(jī)會(huì)再進(jìn)入。 很多時(shí)候，確實(shí)要參展的特裝客戶 是需要展覽服務(wù)的，可以進(jìn)行登門(mén)拜訪的。通過(guò)對(duì)客戶的交談，詳細(xì)了解客戶的意圖，明確客戶希望展示的 主題，偏愛(ài)色調(diào)，是否開(kāi)辟洽談區(qū)，需要媒介設(shè)備等。有些客戶會(huì)提 供他們的公司介紹給展覽公司，但即便有對(duì)方的公司介紹，通過(guò)交流， 業(yè)務(wù)人員需要得知其以往的展臺(tái)情況，特別是為什么會(huì)放棄原有的合 作關(guān)系，有哪些地方是不滿意的。有些客戶通常邀請(qǐng)很多家比稿，但最后選中的方案是幾個(gè)方案的 集合，對(duì)于這種客戶事先很難分辨。也有個(gè)別客戶已經(jīng)有了搭建商， 只是為了形式，或是為了通過(guò)比稿得到一份現(xiàn)成的設(shè)計(jì)圖， 最后自己 另外找人做。目前會(huì)展行業(yè)比較混亂，該種

22、情況希望可以通過(guò)與客戶 交流能夠提前得以發(fā)覺(jué)。3. 取得客戶參展相關(guān)資料：如果得到客戶的認(rèn)可，同意為其展 覽提供策劃設(shè)計(jì)，通常需要得到客戶的以下資料 一一展館平面圖、展 位面積、展商手冊(cè)、客戶公司介紹資料、客戶公司全稱、客戶標(biāo)準(zhǔn)司 標(biāo)、客戶標(biāo)準(zhǔn)字體、客戶標(biāo)準(zhǔn)色標(biāo)、參展產(chǎn)品名稱規(guī)格和數(shù)量登、參 展產(chǎn)品用電要求、重點(diǎn)參展產(chǎn)品、展位制作預(yù)算。通常不管是何種情況，客戶都會(huì)提供設(shè)計(jì)本身需要的資料，但對(duì) 于展覽服務(wù)公司來(lái)說(shuō)，獲得客戶的費(fèi)用運(yùn)算是最關(guān)鍵的，在投標(biāo)比稿 中尤為重要。有些客戶會(huì)給一個(gè)大概的范圍，但有些客戶不愿透露， 甚至本身也沒(méi)有事先有預(yù)算。我們可以收集該客戶的以往同行業(yè)展位照進(jìn)行比較，或者把一

23、些展位圖給客戶參考選擇，并告知其大致費(fèi)用， 請(qǐng)其選擇參考?？蛻粢话銜?huì)選擇其風(fēng)格和價(jià)格都比較接近的展臺(tái)圖參展商手冊(cè)和客戶要求關(guān)系到設(shè)計(jì)師的方案是否能夠達(dá)到入圍 中標(biāo)，應(yīng)該盡可能齊全地從客戶那邊獲得。 展商手冊(cè)涉及到了展館的 技術(shù)參數(shù)和規(guī)則要求等?？蛻粢罂蓮囊韵聨讉€(gè)方面明確：展位結(jié)構(gòu)、 展位材質(zhì)要求、色彩要求、設(shè)計(jì)重點(diǎn)、照明要求、展板數(shù)量、展位高 度等。4. 明確設(shè)計(jì)圖交付日期，制定工作計(jì)劃：同客戶明確首稿的交 付時(shí)間和要求，會(huì)同設(shè)計(jì)師進(jìn)行安排。對(duì)于大的項(xiàng)目，應(yīng)該制定一份 工作時(shí)間明細(xì)表，有需要可以提交給客戶。二. 設(shè)計(jì)階段1 .向設(shè)計(jì)師轉(zhuǎn)交客戶設(shè)計(jì)要求并隨時(shí)與客戶進(jìn)行展位設(shè)計(jì)的相 關(guān)溝通交流為

24、形成設(shè)計(jì)部的統(tǒng)一安排，業(yè)務(wù)人員應(yīng)該把與客戶在項(xiàng)目接洽中 獲得的客戶設(shè)計(jì)要求和可能的需求風(fēng)格， 填寫(xiě)設(shè)計(jì)明細(xì)表，轉(zhuǎn)交給設(shè) 計(jì)部的負(fù)責(zé)人在設(shè)計(jì)師出圖中，業(yè)務(wù)人員應(yīng)該保持同客戶的隨時(shí)聯(lián)系，把握其 可能的變化。如果有必要，應(yīng)該把設(shè)計(jì)師介紹給客戶，讓雙方可以有 直接的聯(lián)系。對(duì)于需要親自去考察測(cè)量的場(chǎng)地，可以由業(yè)務(wù)人員或者設(shè)計(jì)師安 排去現(xiàn)場(chǎng)。設(shè)計(jì)師應(yīng)注意同工程施工人員保持聯(lián)系， 了解最新的展示 材料，避免設(shè)計(jì)采用的材料陳舊或者有些設(shè)計(jì)無(wú)法實(shí)地施工。2. 向客戶交付設(shè)計(jì)初稿、設(shè)計(jì)說(shuō)明、工程報(bào)價(jià)展臺(tái)初稿定下以后，會(huì)同供應(yīng)商得到成本價(jià)，制作明晰的報(bào)價(jià)單。 一般展臺(tái)設(shè)計(jì)的報(bào)價(jià)有一個(gè)比較細(xì)分的順序， 既是為了方便具

25、體列項(xiàng) 也有助與讓客戶明了并樂(lè)于接受，往往按照設(shè)計(jì)圖從天到地或者從外 到里按順序羅列，防止漏掉項(xiàng)目。在報(bào)價(jià)中要對(duì)材料、顏色、形狀及 尺寸進(jìn)行盡可能完整的描述。一份完整的報(bào)價(jià)就是一份詳細(xì)的工單， 便于把握施工成本核算及施工的準(zhǔn)確性。展覽設(shè)計(jì)承建中，有一部分費(fèi)用是可以由客戶自己向展館支付 的，但往往實(shí)踐中都是展覽公司代交的， 應(yīng)在報(bào)價(jià)中凡代場(chǎng)館收費(fèi)的 項(xiàng)目一定要注明，比如電箱申請(qǐng)、場(chǎng)地管理費(fèi)等。有些客戶要求在提交設(shè)計(jì)圖時(shí)同時(shí)附上設(shè)計(jì)說(shuō)明，但有些要求比 較簡(jiǎn)單，只要看到實(shí)際的效果圖就可以；一些形成規(guī)模的企業(yè)比較注 重形象宣傳，盡管沒(méi)有明確要求設(shè)計(jì)圖附有說(shuō)明， 但從今后正規(guī)化考 慮，應(yīng)該提倡設(shè)計(jì)師寫(xiě)設(shè)

26、計(jì)說(shuō)明。一般可以就展位風(fēng)格、材質(zhì)說(shuō)明、 展位功能、色彩說(shuō)明、照明說(shuō)明、設(shè)計(jì)重點(diǎn)等幾個(gè)方面進(jìn)行闡述。交 圖時(shí)，如果能夠安排設(shè)計(jì)師一起同客戶見(jiàn)面的就好， 可由設(shè)計(jì)師向客 戶說(shuō)圖，解釋該方案的賣(mài)點(diǎn)和最大的與眾不同。3. 研究客戶反饋意見(jiàn)并進(jìn)行再次修改客戶如果是多家比稿的話，就會(huì)有一番篩選。如果要求我們繼續(xù) 修改，那么應(yīng)仔細(xì)了解其真實(shí)意圖。有些客戶經(jīng)過(guò)第一次接觸后，即 便是原來(lái)對(duì)展覽陌生的要說(shuō)出個(gè)一二來(lái)。 應(yīng)仔細(xì)同其溝通。如果客戶 要求重新以不同風(fēng)格再次出圖，應(yīng)該綜合具體情況。4. 交付最后定稿之設(shè)計(jì)圖及工程報(bào)價(jià)三. 簽約階段1. 同客戶確定工程價(jià)格在報(bào)價(jià)確定價(jià)格時(shí)，一定要保證所有的材料和特別要求公司

27、是能 夠做到的。否則一旦客戶確認(rèn)而現(xiàn)場(chǎng)無(wú)法達(dá)到要求的話， 將造成不好 影響。2. 明確同客戶的相互配合要求展館現(xiàn)場(chǎng)搭建的時(shí)間一般都比較緊張，只有 2-3天的安排，這其 中還有客戶的展覽產(chǎn)品需要布置，有時(shí)涉及到需要提前申報(bào)的事宜， 應(yīng)同客戶協(xié)調(diào)好雙方負(fù)責(zé)的范圍。3. 簽定合同四. 制作階段1 .根據(jù)部門(mén)工作單完成制作及準(zhǔn)備工作根據(jù)具體項(xiàng)目的需要，安排 AV設(shè)備、木工結(jié)構(gòu)制作、地毯供應(yīng) 商、美工制作等部分按照設(shè)計(jì)圖的要求和客戶的制定進(jìn)行制作。注意 在制作過(guò)程中如果有變動(dòng)，應(yīng)及時(shí)同設(shè)計(jì)師聯(lián)系，有需要業(yè)務(wù)人員應(yīng) 照會(huì)客戶。2 .安排客戶到工廠實(shí)地察看制作及準(zhǔn)備情況一般客戶確認(rèn)最后的效果圖后就只是等待到

28、時(shí)進(jìn)場(chǎng)，有些項(xiàng)目較 大或者是客戶特別注重的項(xiàng)目會(huì)在制作中進(jìn)行監(jiān)督， 我們應(yīng)做好安排 其到公司或工廠間參觀的準(zhǔn)備。3.完成主辦、主場(chǎng)、展館等各項(xiàng)手續(xù)有些項(xiàng)目應(yīng)該是要于開(kāi)展前向展館或者主辦方進(jìn)行申報(bào)的，如果 該部分工作是由我們來(lái)完成就要就定水、電、氣與客戶確認(rèn)，并向主 辦方提供必要的材料，如電圖等進(jìn)行審批。對(duì)于某些特殊用材如霓虹 燈、高空氣球等等還要進(jìn)行特別的審批。五. 現(xiàn)場(chǎng)施工階段1. 現(xiàn)場(chǎng)展位搭建現(xiàn)場(chǎng)施工的好壞決定了項(xiàng)目設(shè)計(jì)是否得到了實(shí)現(xiàn)?，F(xiàn)在有很多的 展覽公司只注重設(shè)計(jì)不注重搭建， 造成了客戶的不滿，這也是展覽服 務(wù)中經(jīng)常有客戶更換供應(yīng)商的原因。一般在搭建中客戶也會(huì)在現(xiàn)場(chǎng)布 置展品，此時(shí)最好具體負(fù)責(zé)該項(xiàng)目的業(yè)務(wù)服務(wù)人員能到現(xiàn)場(chǎng)陪同，有必要，設(shè)計(jì)師也可以到現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督施工，并同客戶即時(shí)交流。盡管實(shí)際 的效果不能馬上體現(xiàn)，但是很多客戶希望能得到這樣的服務(wù)。 如果業(yè) 務(wù)人員確實(shí)有原因不能在現(xiàn)場(chǎng)，應(yīng)該把負(fù)責(zé)搭建布置的聯(lián)系人介紹給 客戶。2. 處理現(xiàn)場(chǎng)追加、變更項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)中經(jīng)常會(huì)有一些設(shè)計(jì)中本身沒(méi)有預(yù)料到的情況出現(xiàn)，而且客 戶也會(huì)臨時(shí)提出一