文檔資料管理制度及實施措施

1、精品辦公文檔9、文檔資料管理制度及實施措施（一）目的 ：為了規(guī)范工程文件資料管理，明確工程中有關(guān)文件資料的接收、分發(fā)、回收、存檔的具體工作程序，劃分各部門的職責(zé)，確保各有關(guān)方均能及時獲得，順利進行工作，特制定本文件資料管理制度。（二）管理內(nèi)容及要求1、文件資料的接收、分發(fā)1.1 、對施工方、監(jiān)理方、質(zhì)監(jiān)站等相關(guān)單位發(fā)送至工程部的文件資料進行收集登記、 分類、歸檔，需傳遞的及時傳遞。1.2 、設(shè)計院發(fā)來的的圖紙和設(shè)計變更，資料員分類、編號、登記、并留一份原件歸檔， 需發(fā)放的報部門經(jīng)理批準后按規(guī)定的份數(shù)分發(fā)至相關(guān)單位，并做好發(fā)放記錄臺帳， 電子版及時報備公司工程部。1.3 、為避免工程文件資料圖紙

2、分發(fā)過程中可能出現(xiàn)的錯發(fā)重發(fā)現(xiàn)象，領(lǐng)取單位應(yīng)指定領(lǐng)取人名單，并書面?zhèn)浒腹こ滩抠Y料員；工程部資料員按報備名單發(fā)放工程文件資料圖紙。2、版本更新2.1 、工程文件、資料、圖紙均應(yīng)做明顯狀態(tài)標(biāo)識，以確認是否為有效版本。精品辦公文檔2.2 、新接收改版文件、資料、圖紙，如是整卷、整冊、整袋改版的則在圖紙袋上加注版次，如是對前版文件某一張（某幾張、某一部分）進行改版的，要在文件袋上清楚的注明將前卷冊文件哪一張 （哪幾張，哪一部分）作廢更換。3、圖紙資料的補遺和索賠3.1 、圖紙資料如遇交付清單不符、短缺，難以辯認等問題時，工程部應(yīng)立即通知設(shè)計部門，限期補齊和更換。3.2 、如圖紙資料未按合同日期提供，資

3、料員應(yīng)及時報告工程部經(jīng)理，督促落實。4、圖紙不符的處理收到圖紙資料，工程部認為該圖紙資料與工程項目不符不能執(zhí)行應(yīng)注明原因，及時將圖紙資料送還設(shè)計部門。5、對單位、分部（分項）工程的有關(guān)要求5.1 、工程部所有文件按單位工程或分部（分項）工程分類，并在工程的施工組織過程中不斷補充、完善。單位分部（分項）工程驗收前應(yīng)組編完畢， 并作為驗收必要條件，不符合要求者不予驗收。5.2 、歸檔文件資料要字跡清晰，圖面整潔。編制文件資料應(yīng)打印或使用黑、紅墨水書寫。5.3 、在竣工后移交給有關(guān)單位和部門，移交單簽字齊全后掃描精品辦公文檔件報備公司工程部。5.4 、工程技術(shù)資料的編制流程：工程技術(shù)資料應(yīng)采用國家統(tǒng)一的格式、表格。5.5 、工程技術(shù)資料應(yīng)隨施工進度同步收集、整理、整編，應(yīng)做到齊全、準確、真實、可信，不得弄虛作假，對確認歸檔的資料，不得涂改、刪除、更換。6、工程檔