ISO文控管理解決方案

1、ISO文控管理解決方案ISO文控管理     隨著市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈，上市公司、集團(tuán)公司，合規(guī)管理已經(jīng)在各行各業(yè)普及開(kāi)來(lái)，品質(zhì)管理已成為企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的最重要指標(biāo)，企業(yè)文檔管理需要建立一套完整嚴(yán)謹(jǐn)?shù)腎SO文控管理體系，節(jié)省大量文件管理的人工成本，通過(guò)在系統(tǒng)中建立企業(yè)的文控中心，落實(shí)質(zhì)量管理理念，幫助企業(yè)規(guī)范管理，提高文控管理效率，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公。ISO體系幾乎為所有重視品質(zhì)的企業(yè)所認(rèn)知。各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)ISO，GMP，SOX法案等等讓眾多企業(yè)提升了企業(yè)管理能力。但多數(shù)企業(yè)雖然實(shí)施的標(biāo)準(zhǔn)管理，卻沒(méi)有一套管理系統(tǒng)幫助標(biāo)準(zhǔn)落實(shí)，多數(shù)企業(yè)都在這個(gè)過(guò)程中面臨困擾。ISO文控管理

2、難題n 難以保證大量文件的安全性，遇到病毒感染更盤(pán)所壞，或非法盜用等情況時(shí)，數(shù)據(jù)安全受到威脅。n 大量的體系文件儲(chǔ)存在員工電腦中，文檔不能分級(jí)別分權(quán)限查看管理，造成機(jī)密文件泄漏。n 文檔經(jīng)常經(jīng)多個(gè)人修改，缺乏對(duì)文檔的操作記錄，工作失誤后造成責(zé)任推諉。n 質(zhì)量文件的建立、變更，需由相關(guān)人員來(lái)辦理審核和分發(fā)，多人共同審核費(fèi)時(shí)費(fèi)力，辦理周期長(zhǎng)、審核效率低。n 隨著時(shí)間積累，文件逐漸增多，快速查找調(diào)閱文件變得越來(lái)越困難。n 文件有時(shí)關(guān)聯(lián)許多其他文檔，如需徹底了解一份文件經(jīng)常需要查詢(xún)調(diào)用多份文檔。n 公司部門(mén)及分公司人員眾多，同一項(xiàng)目多人協(xié)作極為不便，跨地域協(xié)同辦公更為困難。n 采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理，當(dāng)需

3、要多人同時(shí)查閱時(shí)，會(huì)造成大幅復(fù)印、打印、發(fā)放工作，紙張成本很高，浪費(fèi)嚴(yán)重。n 文件修改后，沒(méi)有形成新版本文件的版本號(hào)記錄，導(dǎo)致文件版本混亂、使用不正確等情況。n 由于缺乏及時(shí)的通知，造成發(fā)放后的接收不及時(shí)，員工對(duì)文件的緩急程度等不清楚。n 文件編號(hào)越來(lái)越長(zhǎng)，手動(dòng)編號(hào)非常困難，浪費(fèi)很多時(shí)間，容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，造成編號(hào)混亂。致得E6協(xié)同文檔管理系統(tǒng)解決方案    數(shù)據(jù)安全無(wú)憂用戶(hù)擁有唯一的用戶(hù)帳號(hào)和密碼用于登陸系統(tǒng)，避免帳號(hào)混用造成機(jī)密外泄。² 安全備份功能，支持自動(dòng)備份數(shù)據(jù)庫(kù)和完整數(shù)據(jù)備份兩種方式。當(dāng)文檔或硬盤(pán)因人員誤操作或病毒感染等原因?qū)е缕茐臅r(shí)，

4、可以利用完整備份的數(shù)據(jù)在第一時(shí)間進(jìn)行恢復(fù)，充分保證內(nèi)部核心數(shù)據(jù)的完整和安全。 ² 文檔存儲(chǔ)加密功能，支持文檔加密存儲(chǔ)，避免外部人員非法盜用資料。開(kāi)啟文檔存儲(chǔ)加密后，系統(tǒng)會(huì)對(duì)資料混淆加密，若資料被非法竊取，則在其他計(jì)算機(jī)中無(wú)法打開(kāi)。權(quán)限管理    權(quán)限受控機(jī)制，針對(duì)系統(tǒng)內(nèi)不同等級(jí)、不同部門(mén)用戶(hù)設(shè)置對(duì)文檔的訪問(wèn)控制，例如某些用戶(hù)只可以查看閱讀資料，有的用戶(hù)可以編輯、打印資料。高級(jí)用戶(hù)可以刪除、下載相關(guān)資料，全面控制資料的安全。系統(tǒng)日志與審計(jì)    完善的系統(tǒng)日志和審計(jì)記錄，系統(tǒng)自動(dòng)記錄用戶(hù)對(duì)文檔的所有相關(guān)操作

5、及操作時(shí)間，一旦出現(xiàn)問(wèn)題可有據(jù)可尋。流程管理自定義文件審核流程以適應(yīng)企業(yè)內(nèi)部管理的需求，流程人員中可在審批過(guò)程進(jìn)行加簽、收回、修訂等操作，流程每次處理，節(jié)點(diǎn)相關(guān)人員都會(huì)收到即時(shí)消息、郵件、短信提示，加快流程運(yùn)轉(zhuǎn)，提高審核效率。高級(jí)搜索    強(qiáng)大的高級(jí)搜索功能，可以基于資料正文、文件名/后綴、創(chuàng)建者、編號(hào)、屬性、創(chuàng)建時(shí)間、更新時(shí)間、目錄等屬性組合搜索。忘記文件名稱(chēng)也可以快速的找到所需資料。關(guān)聯(lián)文檔    系統(tǒng)自動(dòng)為文檔生成唯一編號(hào)，通過(guò)唯一編號(hào)，可實(shí)現(xiàn)不同類(lèi)型間文檔的相關(guān)關(guān)聯(lián)，方便查看，無(wú)需逐個(gè)查找。跨時(shí)間、地域管

6、理    系統(tǒng)采用B/S結(jié)構(gòu)，SSL連接，一臺(tái)服務(wù)器，客戶(hù)端通過(guò)瀏覽器憑帳號(hào)和密碼就可以進(jìn)入系統(tǒng)進(jìn)行相關(guān)操作，如在外地出差只要有可以聯(lián)網(wǎng)的電腦就可以使員工在其權(quán)限下進(jìn)行ISO文檔的查詢(xún)和閱讀學(xué)習(xí)。紙質(zhì)文檔電子化系統(tǒng)支持掃描功能，可將紙質(zhì)文件掃面為單張jpg格式文件，或多頁(yè)pdf格式文件，使得紙質(zhì)文檔得以電子化保存，大大節(jié)約了紙張成本。版本號(hào)管理系統(tǒng)支持版本號(hào)的管理，支持查看版本歷史，可查看操作人、IP、日志、時(shí)間等信息。即時(shí)消息系統(tǒng)支持系統(tǒng)消息的發(fā)送，也可通過(guò)短信，郵件等形式發(fā)送。當(dāng)版本修改后或有加急文件需要處理，則可及時(shí)的通知各個(gè)部門(mén)，同時(shí)避免了版本混亂帶來(lái)