××公司的電子人力資源解決方案

1、××公司的電子人力資源解決方案在當今的競爭環(huán)境中，公司必須提供一些工具和新方法，使員工能夠高效工作并知曉公司信息。越來越多的公司領導把人力資源當成公司的戰(zhàn)略伙伴，并通過他們開發(fā)出新的工具，把原來由人力資源部門承擔的行政事務性工作轉由員工自己完成，同時把人力資源管理人員解放出來，讓他們關注于公司文化與價值觀的建立，提升公司領導才能和管理才能，戰(zhàn)略人力資源計劃和培訓及發(fā)展。為了提升組織效率及員工能力，有前瞻性的公司開始向基于Web的提高員工效率系統(tǒng)WOS投資。WOS包括一套綜合的應用及解決方案以輔助員工作一些日常行政事務性工作，行使一些人力資源的職能，使信息易于使用，提高溝通效

2、果以及學習。這些都能夠通過集成的、安全的、全球網絡完成。××公司的總裁兼CEO約翰.錢伯斯講到：“我們一直把開發(fā)能夠提升員工工作表現的在線工具和資源放在首要的位置，我們將盡最大努力向員工提供一個好的工作環(huán)境，使每一個人都有機會成功、發(fā)展、樂業(yè)。這一點也有很大的商業(yè)意義，因為科技使我們能夠根據業(yè)務需求調整人員配置，使我們的雇員能夠集中精力從事能夠增加更多附加值的商業(yè)活動。”他還講到：“我們的互聯網和公司內部的商業(yè)應用軟件使得我們每月節(jié)約幾百萬美元，使我們保持競爭優(yōu)勢并能夠投資于未來。同我們的競爭對手相比，××公司的員工在網絡行業(yè)中效率最高，人均產值為60萬

3、美金，差不多是第一大競爭對手網絡公司的兩倍?！比绻愕墓臼褂眠@一解決方案，你們的效率將得到更大的提高，并能減少行政開支，更重要的是員工可以在行政事務工作理順后，有時間關注更有價值的戰(zhàn)略性問題，同時也提升了公司的商業(yè)影響。下面是幾條令公司有興趣投資于WOS解決方案的原因，它們都將有助于公司提高效率：1. 高投資回報2. 通過自動化及自助服務減少開支3. 提高員工滿意度4. 利潤增加但公司實施一個完整的WOS解決方案最有吸引力的原因在于激勵員工，即在員工需要的時候，給他們提供工具和信息。受到激勵的員工可以使你的公司在當今的競爭環(huán)境中具有強大的競爭優(yōu)勢。運用提高員工效率系統(tǒng)，提升組織效率及員工能力

4、為提升組織效率及員工能力，HR部門應該從行政事務性工作中解脫出來，轉變成為公司在建立企業(yè)文化與價值觀及員工發(fā)展方面的戰(zhàn)略伙伴。這一轉換是提高整個組織效率和競爭力的轉型過程中的催化劑，互聯網和企業(yè)網的出現使公司得以實現這一轉型。在這一進程中主要有兩個方面的工作：通過建立基于溝通的系統(tǒng)，理順基于事務的系統(tǒng)并使之自動化。下面的表格就這兩方面做了一些對比，這兩方面的行為可以并行，而其相對重要程度則取決于公司的商業(yè)目標?；跍贤ǖ南到y(tǒng) 基于事務的系統(tǒng)· 公司層面的溝通 · 福利：健康保障，保險等· 員工指南 · 費用報銷· 人力資源導向 · 招

5、聘雇傭· 培訓及提高組織管理 · 薪酬及考核· 團隊發(fā)展 · 經費管理轉型的結果通過改變公司與雇員的溝通方式，××公司一直積極的推進公司轉型，人力資源部門在這一進程中作為公司在IT方面的伙伴創(chuàng)建了一系列工具和方法，用以使行政事務工作自動化，并且把信息傳遞給員工，這些工具包括：· ××公司新聞發(fā)布和查詢運用多層方法構造的系統(tǒng)，用以向全球員工過濾，發(fā)行，發(fā)布內部及外部新聞。· ××公司 My Yahoo與雅虎公司合作，建立了××公司版本的My Yahoo,向員

6、工提供個性化的新聞，股票，運動，天氣預報等信息服務。· “專用儀表板”通過Web鏈接，提供一系列與全球員工相關的信息和應用工具站點。除了溝通轉型之外，××公司也理順了網上招聘/雇傭系統(tǒng)，公司的目標是聘用、發(fā)展及保留業(yè)界最優(yōu)秀的10的人才，為達到這一目標，××公司實施了一個綜合的，基于Web的招聘系統(tǒng)，以便使?jié)撛诠蛦T能夠了解公司的文化和福利，查找職位空缺，申請職位，或者填寫簡歷以供招聘人員進行初步篩選。這一系統(tǒng)的實施，提高了公司篩選的人數和合格候選人的人數，使公司能夠找到更多的適合工作需求的候選人，除了完成公司聘用業(yè)界最優(yōu)10的人才的目標，這個系

7、統(tǒng)為公司在每個職位的招聘流程中節(jié)省了4000美元的費用。這個系統(tǒng)的另外一個應用領域就是在報銷方面，××公司創(chuàng)建了一個基于Web的應用系統(tǒng)，使報銷流程從四個星期縮短到四天，節(jié)省開支250萬美元，把每一個報銷流程的費用從25美元降低到3美元，并且避免了原來需要增加的10個全職雇員。在其他方面節(jié)省的可計算的開支為340萬美元。結論Ernst&Young LLP公司曾應邀對××公司的WOS進行過考查，結果表明××公司是運用這一引以為榮系統(tǒng)的最佳應用實例，該系統(tǒng)關注外部，從而在質量和數量方面都提升了內部的體系和流程。這些系統(tǒng)還幫助公司減

8、少了行政開支，提高了員工滿意度，減少員工流失，提高了員工效率。××公司的解決方案公司受益 可計算價值· 員工滿意度提高 · 通過轉型使用基于Web的溝通模式，公司每年在員工效率提升方面獲得1600萬美元的收益· 報銷流程優(yōu)化 · 整個項目到2000年為止，節(jié)約開支610萬美元，報銷流程縮短80至4天· 招聘費用降低 · 高效的Web簡歷系統(tǒng)每年為公司節(jié)省300萬美元開支· 員工流失減少 · 員工流失率從11.5降至8.6（降低幅度為27），部分原因是公司改進了招聘辦法，員工溝通和員工滿意

9、3; 合理配置現有人力資源 · 由于自動化程度的提高，人力資源部避免了增加27名雇員，每年為公司節(jié)省開支270萬美元· 培訓 · 在線培訓使銷售及技術支持人員能夠更快適應市場變化速度· 在線員工手冊及公司查詢目錄 · 在線員工手冊及公司查詢目錄使公司通過提高信息發(fā)布的準確性和效率，每年減少開支300萬美元提升組織效率及員工能力提升組織效率及員工能力使公司每年節(jié)約開支3500萬美元，××公司主要取得了如下效果：· 通過使用基于Web的報銷系統(tǒng)，每年節(jié)約開支250萬美元，該系統(tǒng)只需兩個人操作，每月處理11000分報銷單

10、據。· 通過對公司與員工的溝通轉型，每年在提高員工效率方面獲得1600萬美元的收益，同時信息效度提高100。· 提供基于Web的員工福利登記，該系統(tǒng)98的使用率使公司不必再使用原來基于電話的IVR系統(tǒng)。· 通過連接所有辦公室的現有網絡直播公司的錄像及經理會議，每年節(jié)約30萬美元，而參與的員工是原來的二倍。挑戰(zhàn)當今的人力資源部隨著公司業(yè)務的提速以及市場更加活躍，公司正在尋求新的有創(chuàng)意的方法以建立競爭優(yōu)勢，而他們經常發(fā)現的未開發(fā)的力量即是自己的員工。僅僅是理順內部人力資源流程和減少操作成本已不能滿足需要，××公司的資深人力資源副總裁Barbara

11、Beck講到：“我們的愿景已不局限于使人力資源更有效，而是使公司的業(yè)務更有效?！弊鳛榕c所有員工打交道的部門，人力資源部應致力于向員工提供更加清晰，激勵，有效的信息。多數的人力資源應用系統(tǒng)不能完全滿足這種挑戰(zhàn)而只是強化以公司為中心的高強度事務處理的架構，××公司基于Web的WOS解決方案則在提高人力資源和員工效率方面取得了很大的提高，同時也強化了公司核心價值觀，并逐步形成了信息富集文化，而這些成就已被高速增長的人均年產值（60萬美元）證明。××公司運用Web與其雇員建立了互動的基于知識的關系，提高了雇員在基礎人力資源工作操作方面的能力，同時人力資源部的員工

12、也成為網頁內容專家，通過Web，每一個雇員都和其他雇員及人力資源部相聯系。通過對核心人力資源流程的自動化，減少不比要環(huán)節(jié)，提高精度，××公司降低了營運成本。背景在過去幾年里，××公司的產值每年平均增加70，公司現有員工15000多人，在全球設立了230多家銷售辦事處。由于每季度公司要新雇傭1500員工，定期的溝通和知識傳遞變得十分關鍵。在這一增長速度下，公司需要合理調整以滿足新員工在加快反應速度時的信息需求。××公司同時也期望從人力資源方面降低成本，提高生產力，實時交換信息，提高效率和效度。××公司的人力資源系統(tǒng)的

13、解決方案開始是作為一個獨立的應用系統(tǒng)，員工利用這個系統(tǒng)來訪問或更新福利情況或查看以前被認為是人力資源工作范圍內的一些信息。隨著這些成功的實施，將人力成本發(fā)展成為一個競爭優(yōu)勢的想法也開始成形。××公司的人力資源部在運用網絡來鞏固核心價值觀和建立企業(yè)文化時就遇到了挑戰(zhàn)。隨著基礎行政工作鏈的形成，人力資源部就已經將工作擴展到提高經營效率方面，通過營建適應信息變化的合適環(huán)境以滿足需求。××公司力求最優(yōu)的組織結構和員工能力以便于：· 通過信息傳遞和管理提高員工工作效率· 人力資源方案和系統(tǒng)更加靈活和有效· 減少耗費在無價值工作上的時間

14、下面的案例演示說明了思在在同意最佳化組織和員工能力上的主要方法和積極性。它們包括了幾乎所有人力資源領域的工作，例如：員工薪酬、福利、招聘及錄用技巧和培訓更新等。這些努力可分成兩個積極方面：基于聯系的和基于任務的。基于溝通的系統(tǒng) 基于事務的系統(tǒng)· 企業(yè)內部溝通 · 福利：健康保障，保險等· 員工指南 · 費用報銷· 人力資源導向 · 招聘雇傭· 培訓及提高組織管理 · 薪酬及考核· 團隊發(fā)展 · 經費管理圖3 ××公司 信息分配方法向用戶提供目標總結文檔××

15、公司為了掌握各個不同部門的情況，以前每一個季度都要投入4萬五千美元用于資料復制。隨著組織的迅速擴大，這些資料很快就會變的過時，而如果更新或再次印刷投資巨大。解決方案：員工的交流是塑造組織文化，發(fā)展組織雇員一個必不可少的環(huán)節(jié)。但是，員工交流并不僅僅是在傳遞及時、準確、有效的信息，他們在交流的同時也在進行著信息共享，經驗交流，然后把獲取的知識應用于業(yè)務決策。××公司利用Web向員工發(fā)布信息，Web是一個既節(jié)時又省錢的交流方式。通過信息自動化和信息整合，××公司估計每年節(jié)省費用1千5百萬美元。有一個健康的電子平臺聯系每一個雇員，××公司只通

16、過一次性10萬美元的投資即得到了如此豐厚的回報。以下幾個方面的開發(fā)為公司帶來了員工生產效率的提高和公司效益的增長。· 通過××公司的IP/TV軟件播放公司所有的會議和特殊事件，使員工能夠在電腦桌面觀看。· 自動內容遞送，是每一個員工都可以隨時隨地遞送新聞，建議和意見和問題。· 自動行政公告，包括一張公告決策人的照片和組織結構圖。· 自動存檔系統(tǒng)· 每周兩次e-mail發(fā)送重要新聞的題頭，摘要和信息定位信息。· 專門的“沖浪板”社區(qū)，基于不同的級別、地區(qū)、功能，工程師，管理層設置不同的社區(qū)，聚焦公司的一些重大話題。雇

17、員目錄挑戰(zhàn)隨著公司員工隊伍的不斷擴大，保持員工目錄的更新要花費巨大的才力物力，紙張目錄既笨重又不方便調用。他的問題不僅僅在于目錄中員工的名字全不全，還在于有關員工的信息是不是準確。同時也很難記錄到會議室的位置，辦公臺和辦公室。解決方案現在××公司所有員工都可以利用一定的工具找到其他員工的聯絡信息和確定上下級關系。一個員工查找另一個員工的信息，不必知道他的姓或名的確切拼寫也可以找到。他可以鍵入一個范圍為然后搜索。該工具同時也使員工查找會議室，查看不同樓棟、不同樓層的辦公區(qū)地圖。這樣××公司的員工就可以很快鎖定其他員工的電話號碼、部門信息、和辦公間號碼。&#

18、215;×公司D的前臺接待人員就用它來確定員工的位置，轉接打進來的電話。有了網上辦公地圖，很容易找到會議室。此外，網上目錄取代為公司節(jié)省了至少18萬美元的費用。組織管理的發(fā)展和培訓挑戰(zhàn)作為一個學習性的組織，××公司在員工的在職培訓和職業(yè)發(fā)展上投入了大筆資金。員工也需要便利有效的培訓以跟進時刻都在變化之中的市場和技術要求。××公司原來的培訓過程投入大，收效慢，效果差，例如：培訓內容和安排等資料的復印成本高，淘汰快，因為不同版本的發(fā)布容易產生混淆。有限的培訓系統(tǒng)要求更多的HR專業(yè)人員參與進來。自己的員工參加了培訓，而部門經理不知情或未批準，卻要為此

19、支付費用。參加培訓課程的人員是否出席沒有準確記錄，培訓投入的收效無法估量?？冃гu估的過程又慢又煩瑣。解決方案××公司的勞動力優(yōu)化方案解決了幾個培訓問題。員工現在可以在網上查看關于培訓課程的最新信息。這些課程可以通過名稱、日期、地區(qū)等路徑取得。當員工選中了一個課程，他們能夠查看到關于該課程的另外一些信息，如培訓人數要求、課程大綱、地點、條件、日程安排、費用等。員工也可以查看到自己培訓的歷史記錄，需要的時候可以刪除。當一個員工報名參加培訓后，有關該課程的信息和費用情況會通過郵件自動傳誦到他的部門經理的手中。經理有權否決。如經理無反饋則視為同意。當培訓日期臨近的時候，該系統(tǒng)自動提

20、醒經理和參訓人員培訓的日期，時間和地點。HR指導方針挑戰(zhàn)在每一個季度增加近1500名新雇員，至少購并一家公司的情況下，維持一個一貫的人事政策是××公司考慮的一個重要問題。以前政策剛一定，新的員工或整個公司都加入進來，現有的政策又不適用了，而且會造成混淆和模糊。解決方案××公司選擇把他的政策手冊放到INTRANET上，這樣使員工可以立即了解到政策信息和工具。在線手冊還增加了全文搜索和多重索引，而且不斷更新，保證所有員工都能看到最新的版本。無論是費用報表的問題還是產假政策，都能在這里得到答案。公司與其員工建立良好關系的一個最好的辦法就是要開放。當公司的政策公

21、告被放上了Web，公司就幾乎向員工打開了所有的門。××公司把他旗下所有公司的政策法規(guī)的最新版都放到他的INTRANET上，這樣就減少了HR部門掌握各個公司人事政策差別的工作量。××公司只要少數幾個專家就可以取代對很多管理多面手的需要。勞動力優(yōu)化方案使公司的員工自己而不是通過HR人員就可以取到他們自己的信息。團隊發(fā)展團隊關系是××公司文化的一個重要部分。××公司致力于利用先進的技術塑造美好的未來，通過他對教育、醫(yī)療和職業(yè)培訓等領域的關注和努力提高人民的生活質量。例如，××公司網絡學院教程就是

22、15;×公司利用技術進行職業(yè)培訓的一種方式。通過與世界范圍的大專院校建立創(chuàng)新的合作伙伴關系，××公司已經建立了一個Web課程，向學生教授網絡的設計、構建和維護知識，以適應信息經濟的需求。該教程定位學員為網絡工作者，為他們進一步深造打下良好的基礎，畢業(yè)的學員將有機會獲得××公司網絡協會資格認證。××公司的團隊發(fā)展網站向員工提供各種志愿捐助的機會和活動的信息。通過使用網上表格，××公司使慈善活動更為簡易，并節(jié)省了運做此事的人工。事務處理服務費用報表挑戰(zhàn)隨著××公司的增長，費用報表的處理愈加

23、煩瑣。手工處理意味著人員的增加。公司的報表處理成本曾經出現超越發(fā)生費用的趨勢。每天處理200份報表，每份報表的處理成本達到25美元。營業(yè)間接成本每月近1萬6千美元，而且仍在隨著公司的增長而增長。員工也不滿意。按照正常的程序，他們要等上4周才能拿到薪酬，很多人在等待薪酬的過程中不得不透支消費。解決方案××公司網絡報表系統(tǒng)直接與美國郵政快遞接口，員工的費用情況可以自動通過該接口傳送到員工的手中。只要員工輸入費用，系統(tǒng)自動驗證，違反公司差旅規(guī)定的會自動標注。除了遞交新的費用報表以外，員工還可以瀏覽過去發(fā)生的費用報表和已定的出差情況。該系統(tǒng)還對隨機選擇的2%的報表的審核提供后端支持

24、。自動化使××公司處理費用報表成本減少了88%，由原來的每張報表25美元減少到每份3美元。報表處理時間大大縮短，原來用四周，現在只要四天，員工滿意度大大提高，員工的生產率也大幅提升。他們可以更多地集中精力于增值工作而不是管理活動。這個新系統(tǒng)的審核組件自動從遞交的報表中隨機選擇送交固定的審計員。他能夠辯識哪一個是合乎標準的，哪一個是不合乎標準的，并允許審計員對其作出接受或拒絕的處理。該系統(tǒng)將結果自動通知有關人員，而無需審計員自己動手。前端控制和后端自動操作相結合使公司只需兩個審計員即可審核所有報表。因為審核已不再是HR EXPENSE部門的主要職責，審核工作很快完成之后，他們

25、就可以投入其他增值性的工作當中去，比如趨勢分析和供應商關系的培育。應用網絡系統(tǒng)，兩個審計員即可完成對15000名員工的服務，照比其他同樣規(guī)模的公司，××公司至少可以節(jié)約10個人的成本，如此算來，他們每年可節(jié)約678000的人工費用。薪酬和工作表現挑戰(zhàn)快速反應和作出決定需要精確的，易于理解的和隨時可以獲得的信息，人工系統(tǒng)已不能適應××公司的高速增長，從而需要新的流程已提高生產力。××公司面臨如下的挑戰(zhàn)：· 由于存放地點不同，員工的薪酬信息和考評信息難以查找· 薪酬調整和工作表現排序流程操作緩慢· 考評流程不

26、一致，導致一些矛盾和額外的紙面工作· 管理，存放，調用紙件的成本日益增加· 對外部市場薪酬變化的反應遲緩· 不精確，不一致的人力資源衡量標準，例如，為銷售人員設定的目標難以實現解決方案把薪酬信息和工具交給經理，使他們能夠迅速、準確的作出決定，公司開發(fā)出應用軟件，從People Soft系統(tǒng)獲取統(tǒng)一預算數據，并自動計算期權，工資，獎金等。這一應用軟件包含以下三個功能：· 期權功能該功能允許經理們向稱職的直接下屬分配期權· 聚焦功能該功能允許經理們在每半年的考核時錄入工資調整建議和考評定級· 獎金功能該功能收集個人考評信息，這些信息由經理

27、根據對員工的評估提供，然后作為計算獎金的依據福利管理與登記挑戰(zhàn)一個組織的福利政策讓人們聯想到大量的文檔，令人困惑的法律文件，冗長的表格，費勁的流程。××公司也不例外。象大多數組織一樣，隨著職員數的增長，福利體系及流程的有效性變得越來越低。公司提供多達24種的福利項目供員工選擇，因此導致了以上問題。還有，公司福利支出高速上漲，但員工的滿意度卻下降了。例如，先前設定福利的過程（不論是在年度初或年度當中重新登記期間）即難于使用又不好操作。每位員工平均需要通過4次電話溝通才能確定他所期望的福利包，這使得××公司需要持續(xù)地印刷和分發(fā)有關福利供應商的手冊。其他的一些

28、問題如：人力資源及福利供應商的資料傳送慢，質量低更新福利信息及提供這些信息給員工的方法有效性差，耗費成本福利管理部門員工將大約40%60%的時間耗費在事務性工作上，而不是花在更加有價值的顧問性工作上。××公司設想出一種新的分發(fā)福利的辦法讓員工通過一個網上信息系統(tǒng)實現對自己福利計劃的管理。解決方案××公司 實施了一個基于網絡的，直接連接到福利供應商的信息及登記系統(tǒng)。通過員工自行申請，使福利管理部門人員增長的幅度相對放慢，在公司的人員從5000增長到15000時，福利管理部門的人員只從3個增加到6個。另外，這樣的效率也使負責福利協調的人員能承擔起全球范圍的福

29、利協調責任。其他一些良好的效果由于有關信息直接由員工輸入，因此數據的質量得到了最好的保障減少了辦公用紙，降低了相應成本人力資源工作人員能把精力更多地集中在戰(zhàn)略層面，例如文化建設及建設與供應者的聯系?？s短了反應的時間，更及時地得到最重要的福利信息。××公司的福利解決方案提供給員工以下一些選項：生活/工作事件指南給予員工在生活或工作當中一些事件處理的程序，如婚姻狀況的改變，孩子出生，終止在公司服務等等。關于福利關于可選福利的信息，提供給員工易于查詢及非常方便的鏈接。員工可以自行登記并且回顧他目前的選擇。供應商/聯系提供有關保險福利圖書館提供福利有關描述的摘要，聲明，以及公告。員

30、工還能通過表格選項獲得有關的福利申請表格。財產管理挑戰(zhàn)豐厚的××公司股票期權計劃是吸引高級人才及保留員工的關鍵競爭優(yōu)勢。××公司在考慮改進整個期權計劃及購買程序時，將考慮以下的一些具備高資歷的工作人員將6080%的時間用在管理方面，一些重復性的工作如回答有關財產的詢問及更新基本信息。所列出的準確的、更新過的關于目前財產價值信息并不總是得到很好的維護，也不一定能馬上得到。而且××公司正面臨管理股票計劃的費用不斷增長的問題。這樣的服務能讓大家看到的價值并不高，信息傳遞到員工還得花一段較長的時間。解決方案為了改變這一狀況，×

31、15;公司開發(fā)出一套員工能夠易于理解和使用的系統(tǒng)。員工能通過它直接了解關于個人股票期權以及員工購股計劃（ESPP）的有關報告。這種辦法使員工的滿意度得到提高，因為他們可以隨時計算出自己通過購股所獲得的凈利。財產管理部門的滿意度也提高了，因為他們能關注其他更具有價值的工作。值得一提的是，股票期權摘要信息包括有關員工所持有的股票的信息，如獲得的購股數，現價值，以及購買時間表等。此設定讓員工隨時能看到其股票信息，以及如果他留在公司的話，未來他通過購股能獲得的利益。ESPP包含實時的一些員工持有信息，包括購買時的價格，增加的認購數，以及總值。ESPP的稅賦摘要報告包含有關所得說方面的信息如售出股份的收入，由這些收