組展商如何與展館合作為參展商和觀眾提供優(yōu)質(zhì)服務(wù) 2

1、組展商如何與展館合作為參展商和觀眾提供優(yōu)質(zhì)服務(wù) 以第十四屆上海國(guó)際汽車工業(yè)展覽會(huì)為例摘要：會(huì)展服務(wù)質(zhì)量的高低，直接影響到組展商與參展商的合作關(guān)系。廣義上的會(huì)展服務(wù)，既包括發(fā)生在展覽現(xiàn)場(chǎng)的租賃、廣告、保安、清潔、展品運(yùn)輸、倉(cāng)儲(chǔ)、展位搭建等專業(yè)服務(wù)，也包括餐飲、旅游、住宿、交通、運(yùn)輸?shù)认嚓P(guān)行業(yè)的配套服務(wù)。會(huì)展服務(wù)質(zhì)量的高低，直接影響到組展商與參展商的合作關(guān)系。參展商是展覽會(huì)的主體，主辦單位的收益主要來(lái)自企業(yè)支付的參展費(fèi)用。因此，主辦單位與參展商之間的價(jià)值傳遞是非常重要的。在激烈競(jìng)爭(zhēng)的市場(chǎng)壓力下，隨著市場(chǎng)化、國(guó)際化的日益擴(kuò)大，參展商與主辦方傳統(tǒng)的買賣關(guān)系必將難以繼續(xù)維系。為了組展的順利進(jìn)行，主辦方往

2、往會(huì)盡己所能取得參展商的滿意和信任。參展商不再愿意僅僅作為參展費(fèi)用的支付者，而是希望能夠從主辦方那里獲得更多的服務(wù)。關(guān)鍵詞：會(huì)展服務(wù)；組展商；參展商 序 言業(yè)界把會(huì)展組織者稱為組展商。展覽會(huì)的組織者（即組展商）是展館經(jīng)營(yíng)的最直接客戶，組展商是連接展館于參展商及各類資源的重要紐帶。只有通過(guò)組展商與各方面的溝通合作，才能保證展會(huì)的正常運(yùn)作。據(jù)有關(guān)資料顯示，對(duì)于單一的展館而言，只有當(dāng)他的利用率達(dá)到60%至70%時(shí)，才可能發(fā)揮出最佳的市場(chǎng)效益。但我國(guó)展館目前整體的利用率盡在10%到30%之間?！翱蛻艟褪巧系邸笔欠?wù)行業(yè)的圣經(jīng)，要提高展館的利用率，使會(huì)展業(yè)達(dá)到快速而健康發(fā)展的目的，最有效的訣竅之一就是認(rèn)

3、識(shí)客戶的需要，根據(jù)客戶的要求使出租展館的效益達(dá)到最高。參展商是組展者最直接、最重要的客戶。組展商整合種種資源，目的就是希望參展商在展會(huì)上能夠贏得利益，或是直接的銷售額；或是達(dá)成商務(wù)貿(mào)易洽談，尋找新的合作伙伴；或是退出新產(chǎn)品等等。本篇文章以第十四屆上海國(guó)際汽車工業(yè)展覽會(huì)為例談?wù)劷M展商如何讓與展館合作，為參展商和觀眾提供全面、專業(yè)、優(yōu)質(zhì)的展會(huì)（現(xiàn)場(chǎng)）服務(wù)。展覽會(huì)前的準(zhǔn)備一、首先要了解此次展覽會(huì)要涉及到哪些部門，并怎樣更好而又合理的協(xié)調(diào)組織好這些部門，為展覽會(huì)的成功舉辦而鋪路，如：旅游業(yè)，餐飲娛樂(lè)業(yè)，交通運(yùn)輸業(yè)，租憑服務(wù)業(yè)，廣告印刷業(yè)，海關(guān)驗(yàn)收業(yè)，通訊郵電業(yè)，銀行保險(xiǎn)業(yè)，酒店住宿。我們可以看到展覽業(yè)

4、促進(jìn)了相關(guān)行業(yè)的發(fā)展，同時(shí)主動(dòng)權(quán)又完全掌握在展覽的組織策劃者手中。因此要求策劃者本著以上實(shí)際出發(fā)，真正意義上策劃一場(chǎng)全面而又深度的展會(huì)。第十四屆上海國(guó)際汽車工業(yè)展覽會(huì)由中國(guó)汽車工業(yè)協(xié)會(huì)、中國(guó)國(guó)際貿(mào)易促進(jìn)委員會(huì)上海市分會(huì)、中國(guó)國(guó)際貿(mào)易促進(jìn)委員會(huì)汽車行業(yè)分會(huì)主辦，上海市國(guó)際展覽有限公司、德國(guó)慕尼黑國(guó)際博覽集團(tuán)/IMAG國(guó)際展覽會(huì)與交易會(huì)有限公司承辦，特別支持單位為中國(guó)機(jī)械工業(yè)聯(lián)合會(huì)，支持單位為中國(guó)汽車工程學(xué)會(huì)。二、組展商的具體做法如下（一）市場(chǎng)調(diào)研，市場(chǎng)調(diào)研對(duì)于組展商來(lái)說(shuō)特別重要。（2） 要求組展商1、具有敏銳的市場(chǎng)調(diào)查能力和超前的市場(chǎng)知識(shí)，策劃者在策劃展覽本身要有這種創(chuàng)新意識(shí)，即對(duì)周圍和未來(lái)的事

5、業(yè)的關(guān)心與思考。組展商在準(zhǔn)備策劃這個(gè)展會(huì)時(shí)，不僅提前到實(shí)地考察,而且收集了大量的相關(guān)信息,從而能夠成功的策劃舉辦這屆展覽會(huì)。2、可行性分析報(bào)告。展覽會(huì)的實(shí)地考察、企業(yè)的反應(yīng)，相關(guān)資料的整理，通過(guò)這些信息的觀察和自身的經(jīng)驗(yàn)，確立展覽會(huì)的“可行性”或“不可行性”做出最終的判斷。（3） 展覽場(chǎng)地的確定、規(guī)模及時(shí)間。組展商根據(jù)市場(chǎng)調(diào)查，最終確定展會(huì)召開，必須充分考慮到展會(huì)的場(chǎng)地、規(guī)模及時(shí)間的確定根據(jù)國(guó)際慣例。當(dāng)然展會(huì)規(guī)模和起點(diǎn)高其影響力度也就更高，但這對(duì)于展會(huì)策劃者來(lái)說(shuō)風(fēng)險(xiǎn)和投資太大，造成很大的壓力，日前我國(guó)根據(jù)場(chǎng)館規(guī)模及相應(yīng)配套設(shè)施以及展覽知識(shí)還遠(yuǎn)不及歐美等展覽業(yè)發(fā)達(dá)的國(guó)家（以國(guó)際展覽會(huì)策劃為例）必

6、須要充分考慮到國(guó)際展的要求，因此，實(shí)現(xiàn)服務(wù)流程的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化勢(shì)在必行。第十四屆上海國(guó)際汽車工業(yè)展覽會(huì)會(huì)議主題：2011上海車展確定主題是“創(chuàng)新·未來(lái)”。主題演繹全球氣候變暖背景下，催生出的全球產(chǎn)業(yè)界新的科技革命，“創(chuàng)新”加速推進(jìn)新興產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，綠色環(huán)保已然成為全球產(chǎn)業(yè)發(fā)展的一大趨勢(shì)。在此背景下，不少國(guó)家提出“綠色新政、綠色經(jīng)濟(jì)”，制定未來(lái)可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略，廣泛應(yīng)用低碳技術(shù)，搶占未來(lái)發(fā)展制高點(diǎn)。同樣，中國(guó)汽車產(chǎn)業(yè)也通過(guò)科技創(chuàng)新，不斷提升產(chǎn)品核心競(jìng)爭(zhēng)力，通過(guò)實(shí)施核心戰(zhàn)略(即產(chǎn)品戰(zhàn)略)，保持中國(guó)汽車產(chǎn)業(yè)的可持續(xù)發(fā)展?？梢韵嘈?，以創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)發(fā)展，以發(fā)展迎接未來(lái)，低碳技術(shù)、綠色經(jīng)濟(jì)、可持續(xù)發(fā)展的

7、理念，將成為2011上海車展的主旋律，是中國(guó)汽車業(yè)謀求更高境界的永恒不變的主題。展覽日程：2011上海車展在全球汽車業(yè)聚集中國(guó)，中國(guó)汽車業(yè)迅速發(fā)展的背景下舉辦。根據(jù)展期安排，4月19日、20日為媒體日，僅對(duì)境內(nèi)外新聞媒體開放;4月21日、22日為專業(yè)觀眾參觀日;4月23日至28日為公眾參觀日。此次車展將使用上海新國(guó)際博覽中心全部13個(gè)室內(nèi)展館以及室外臨時(shí)展館和室外場(chǎng)地，總規(guī)模超過(guò)20萬(wàn)平方米，創(chuàng)歷屆上海車展之最。從展館安排來(lái)看，乘用車11個(gè)館(W1-W3，E1-E7及N5)，比上屆增加2個(gè)館;汽車零部件室內(nèi)2個(gè)館(W4-W5)加上室外臨時(shí)展館。此外，室外還將設(shè)立商用車展區(qū)、輪胎、音響展區(qū)以及媒

8、體區(qū)，貴賓休息區(qū)和會(huì)議室、新聞中心等功能區(qū)。（4） 場(chǎng)館方在軟硬件資源上滿足組展商的需求1、硬環(huán)境的考慮：、場(chǎng)館的交通是否便利；、場(chǎng)館周圍的酒店、娛樂(lè)設(shè)施是否齊全C、場(chǎng)館的交通運(yùn)輸方式是怎樣安排的是否有貨運(yùn)電梯場(chǎng)館倉(cāng)庫(kù)的庫(kù)容量有多大D、場(chǎng)館的面積及場(chǎng)地的合理化分配（制定展位圖做考察）與相關(guān)租用配套設(shè)備。E、研討會(huì)的場(chǎng)地安排2、軟環(huán)境的考慮場(chǎng)館內(nèi)部保衛(wèi)設(shè)施是否到位場(chǎng)館的停車場(chǎng)及休息場(chǎng)所是否合理場(chǎng)館的水電供應(yīng)情況場(chǎng)館的衛(wèi)生清理工作會(huì)議期間場(chǎng)館提供的相應(yīng)服務(wù)（五）租賃方式的選擇：1、以場(chǎng)館實(shí)際建筑面積計(jì)算，按平方米/元/天來(lái)整體計(jì)算場(chǎng)地租金。2、按場(chǎng)地實(shí)際搭建展位（標(biāo)準(zhǔn)3*3）即每個(gè)展位/天/元計(jì)算

9、總體租金，根據(jù)具體的租賃方式，在確定場(chǎng)地后，場(chǎng)館一般要求租用方支付定金，該定金支付根據(jù)場(chǎng)館租賃的規(guī)模來(lái)算大約為整個(gè)租金的30%，也就是說(shuō)整個(gè)場(chǎng)館的費(fèi)用為一百萬(wàn)，確定場(chǎng)地租賃合同后要求支付30萬(wàn)的租金，因此這是舉辦展會(huì)的一項(xiàng)很大的費(fèi)用投入。展覽會(huì)的規(guī)模，根據(jù)自己的實(shí)力做出預(yù)算。要充分考慮舉辦展覽會(huì)的時(shí)間，如果同期在同一個(gè)地方一個(gè)日期內(nèi)有2到3個(gè)展覽與其發(fā)生沖突，這將勢(shì)必影響招展的力度，這樣很容易分散參展的注意力。三、展覽會(huì)招展工作（一）會(huì)議展覽的招展工作與展銷會(huì)有很大的不同：A、展覽的展即展示參展者構(gòu)成，覽即看觀眾構(gòu)構(gòu)成的。如果是專業(yè)的展覽會(huì)，還需要邀請(qǐng)專業(yè)人士或同行業(yè)內(nèi)人士參加，普通大眾不是展

10、覽會(huì)的邀請(qǐng)對(duì)象。一般這種招展對(duì)象具有以下特點(diǎn)：實(shí)力比較雄厚，重視產(chǎn)品和品牌的宣傳；技術(shù)力量雄厚，一般為技術(shù)領(lǐng)域領(lǐng)頭羊或是生產(chǎn)者本身；規(guī)模和檔次都要比較高；注重參觀對(duì)象注意展覽會(huì)議期間的相關(guān)行業(yè)研討會(huì)注意參展的同行B、重點(diǎn)突破幾個(gè)知名的大型企業(yè)，以知名的大型企業(yè)帶動(dòng)小型企業(yè)的參展。要求特裝修，把整個(gè)展覽會(huì)場(chǎng)裝飾起來(lái)。以先期參展的優(yōu)惠方式吸引參展商參展，并盡快落實(shí)參展商的展位，費(fèi)用。取得國(guó)內(nèi)外行業(yè)協(xié)會(huì)的支持，通過(guò)行業(yè)協(xié)會(huì)邀請(qǐng)參展對(duì)象做招商工作。（因?yàn)樵趪?guó)外很多行業(yè)協(xié)會(huì)是因各個(gè)行業(yè)自身組成的，本身就是多行業(yè)領(lǐng)頭羊的綜合體現(xiàn)）C、具體操作組展商根據(jù)展會(huì)情況制定好招展計(jì)劃（因?yàn)檫@樣有利于安排展會(huì)進(jìn)程，合

11、理安排時(shí)間。）分配具體招展對(duì)象公關(guān)工作（按照業(yè)務(wù)員的各個(gè)優(yōu)勢(shì)，充分的發(fā)揮其潛能，挖掘客戶）。資金運(yùn)作的到位（展覽是以展位租賃的形式進(jìn)行交易的。確定展位不一定確定的費(fèi)用到位，因此在招展中最終確定的企業(yè)參展還是在于資金到位。）廣告宣傳：廣告宣傳是非常重要的，一般分兩階段a.前期招商宣傳b.后期的品牌宣傳，即觀眾的宣傳、普通大眾的宣傳 專業(yè)觀眾的宣傳c.會(huì)期會(huì)場(chǎng)廣告宣傳展覽會(huì)的服務(wù)：在組展過(guò)程中，主辦單位或展覽承辦商不可缺少的要為每家參展商提供一本優(yōu)質(zhì)的會(huì)展服務(wù)手冊(cè)。這本服務(wù)手冊(cè)制作的既要有吸引力，又要通俗易懂，還要標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。一方面，不要把手冊(cè)的讀者當(dāng)作會(huì)展界高手，要把他們想象成初入展覽大門的新人，

12、把一切可能想到的問(wèn)題和解決方案都要寫進(jìn)去。另一方面，及時(shí)和大會(huì)主辦方溝通，了解本屆展覽會(huì)服務(wù)的新變化。最后，你的會(huì)展服務(wù)應(yīng)該具有查詢方面的功能，可讀性強(qiáng)。這樣既完整性又易查性的會(huì)展手冊(cè)，可以節(jié)省會(huì)展工作人員和參展商的時(shí)間，減少摩擦。第十四屆上海國(guó)際汽車工業(yè)展覽服務(wù)手冊(cè)主要包括以下幾個(gè)方面：展覽內(nèi)容方面。包括展覽的中英文名稱、展覽舉辦城市及場(chǎng)館的名稱；展覽日期，包括進(jìn)場(chǎng)、出場(chǎng)日期；展覽承包商名字、地址、電話、傳真或其他相關(guān)承包商；詳述攤位租金付款方式（如果需要提供材料和服務(wù)的程序）；相關(guān)規(guī)定；敘說(shuō)展覽的內(nèi)容等；訂購(gòu)單方面。包括正式合同信息、攤位承包公司名稱和其他指示標(biāo)志、家具租借、裝潢和地毯、運(yùn)

13、輸、安置和拆除勞工、電力、消防、攤位清理等；其他相關(guān)服務(wù)方面。包括邀請(qǐng)函、配套宣傳策劃、住宿及行程安排、交通旅游、視聽設(shè)備、攝影、花藝、盆景租借、呼叫裝置、模特兒現(xiàn)場(chǎng)展示或接待等。服務(wù)要?jiǎng)?wù)實(shí)會(huì)展服務(wù)也要體現(xiàn)重實(shí)效和“以人為本”的思想。比如，展覽會(huì)的布局完全以展品大類來(lái)劃分，方便觀眾參觀；參觀者剛踏進(jìn)展覽館就能得到一份用不同文字編成的會(huì)展服務(wù)手冊(cè)或參觀指南；展場(chǎng)內(nèi)還有就餐中心區(qū)、休息場(chǎng)所、便捷通道等等。這些都體現(xiàn)著主辦方無(wú)微不至的服務(wù)理念，也充分地體現(xiàn)了會(huì)展優(yōu)質(zhì)服務(wù)的魅力。展會(huì)期間的組織協(xié)調(diào)工作一、展覽會(huì)布展期的工作安排1、設(shè)立場(chǎng)地前臺(tái)接待負(fù)責(zé)參展企業(yè)報(bào)到登記根據(jù)參展報(bào)名情況落實(shí)參展證的派發(fā)和展

14、品進(jìn)入場(chǎng)地確認(rèn)派發(fā)參展企業(yè)在參會(huì)期間的參會(huì)指南進(jìn)行一些相關(guān)企業(yè)的咨詢活動(dòng)，介紹展場(chǎng)的大體安排情況2、酒店接待處設(shè)立前臺(tái)接待處進(jìn)行參展展商住宿登記住宿表要求a.企業(yè)名稱 b.房間號(hào)碼c.酒店聯(lián)系電話d.房主姓名場(chǎng)館現(xiàn)場(chǎng)協(xié)調(diào)工作負(fù)責(zé)監(jiān)督現(xiàn)場(chǎng)施工，即根據(jù)參展企業(yè)要求進(jìn)行裝修的展位施工對(duì)現(xiàn)場(chǎng)工作中注意防火、防電、防盜等工作為企業(yè)協(xié)調(diào)現(xiàn)場(chǎng)租賃業(yè)務(wù)根據(jù)企業(yè)報(bào)名表，布置安排會(huì)場(chǎng)場(chǎng)外的廣告宣傳（一般為參展企業(yè)根據(jù)要求而設(shè)立的）交通運(yùn)輸安排及搬運(yùn)工作（組展商要充分與展館人員合作）企業(yè)運(yùn)輸展品的接待及裝卸搬運(yùn)工作協(xié)調(diào)二、展覽會(huì)的開幕式組織工作在開幕式前要求所有的室內(nèi)、室外的布展工作完成，準(zhǔn)備迎接參觀者的參觀，如何

15、做好開幕式也是組展商的協(xié)調(diào)體現(xiàn)。1、確定邀請(qǐng)參加展覽會(huì)開幕式貴賓名單2、確定邀請(qǐng)參展企業(yè)的記者名錄3、開幕式的場(chǎng)地搭建要求挑選突出的位置；一般設(shè)為展廳大門正前方要求布展的莊重大方要求放音設(shè)備到位相關(guān)的禮儀及場(chǎng)地氛圍設(shè)計(jì)要求開幕式主持人講話內(nèi)容的審定，及參加嘉賓講話內(nèi)容的審定要求：簡(jiǎn)單明了，突出主題，在最短的時(shí)間內(nèi)表達(dá)中心開幕式時(shí)間一般為10-15分鐘開幕式結(jié)束后，帶領(lǐng)嘉賓參觀及講解的人員到位，以及會(huì)后的安排工作三、展覽會(huì)召開期間的組織工作展覽會(huì)召開期間的所有工作進(jìn)入最后結(jié)束的倒計(jì)時(shí)工作，前期大量的組織工作得到體現(xiàn)在于幾天的展覽會(huì)效果，參展商滿意，參觀者滿意，才能說(shuō)明展會(huì)的成功。要求：做好大會(huì)的

16、參觀人數(shù)的統(tǒng)計(jì)、分類。發(fā)放大會(huì)的展覽會(huì)刊（每天定時(shí)發(fā)放，要根據(jù)參觀對(duì)象的身份發(fā)放）協(xié)調(diào)展會(huì)期限研討會(huì)會(huì)議組織安排工作，做好研討會(huì)與展覽會(huì)有機(jī)結(jié)合做好最后的中間人形象，積極為企業(yè)牽線搭橋，為企業(yè)服務(wù)為企業(yè)提供洽談間（休息室）為企業(yè)提供簽訂合同場(chǎng)所及時(shí)將參觀者的信息反饋給企業(yè)積極與企業(yè)溝通，了解企業(yè)的想法及要求統(tǒng)計(jì)大會(huì)的成交額做好記錄積極聽取參會(huì)代表對(duì)大會(huì)的意見和建議根據(jù)參會(huì)信息，再次邀請(qǐng)參會(huì)企業(yè)參加第二年的展會(huì)第十四屆上海國(guó)際汽車工業(yè)展覽會(huì) 活動(dòng)精彩豐富 建立良好交流平臺(tái)主辦方在確保上海車展精彩、成功的同時(shí)，精心安排了四大重要活動(dòng)，內(nèi)容精彩紛呈，為各界人士構(gòu)建了良好的交流與合作平臺(tái)。1、媒體日

17、4月19日、20日，各主要廠商將在自己展臺(tái)或場(chǎng)館會(huì)議室召開新聞發(fā)布會(huì)。具體新聞發(fā)布會(huì)日程安排屆時(shí)將公布于車展官方網(wǎng)站。2、高峰論壇 4月18日，在浦東嘉里中心大酒店上海大宴會(huì)廳舉辦“上海車展CEO高峰論壇”。屆時(shí)，將邀請(qǐng)中央有關(guān)部委和上海市領(lǐng)導(dǎo)、國(guó)內(nèi)主要汽車集團(tuán)和國(guó)際跨國(guó)公司CEO出席并演講，共同商討“十二五”期間中國(guó)汽車工業(yè)的發(fā)展方向，加強(qiáng)中外汽車界的進(jìn)一步交流與合作。3、設(shè)計(jì)師之夜 4月19日晚在浦東錦江湯臣洲際大酒店，主辦方將繼續(xù)舉辦“2011上海汽車設(shè)計(jì)師之夜”，再度匯聚世界汽車業(yè)一流知名設(shè)計(jì)師，聚合汽車設(shè)計(jì)的前沿理念。4、技術(shù)交流會(huì) 展覽會(huì)期間，將舉行數(shù)十場(chǎng)技術(shù)交流會(huì)，形式包括大型采

18、購(gòu)專場(chǎng)、整車與零部件的配套專場(chǎng)、上下游供應(yīng)鏈貿(mào)易洽談專場(chǎng)等，內(nèi)容涉及汽車制造、加工、工藝等。其中，尤為值得一提的是“海峽兩岸車載電子論壇”，就車載電子系統(tǒng)未來(lái)發(fā)展方向的可能性展開頭腦風(fēng)暴，為兩岸同行提供切磋技術(shù)、交流信息的舞臺(tái)。四、撤展展會(huì)的撤展工作一般為大會(huì)的最后一天下午提前一個(gè)小時(shí)，進(jìn)行會(huì)場(chǎng)登記情況工作和出訪工作。派送撤館通知要求：1、保持館內(nèi)秩序2、要求每個(gè)參展商清理自己的展品，并保管好3、按照先后有序的組織出館工作4、進(jìn)行最后的清理工作五、會(huì)后總結(jié) 展覽會(huì)的會(huì)后總結(jié)，是以后展覽會(huì)的延續(xù)，也是成功案例的表現(xiàn)，因此組展商在結(jié)束整個(gè)展會(huì)后，要求對(duì)整個(gè)展覽會(huì)工作及整體情況進(jìn)行一個(gè)整體分析，以便今后工作的合理開展。結(jié) 語(yǔ) 面臨新的發(fā)展形勢(shì)，展覽組織者、展館、承建