企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理計(jì)劃

1、企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理計(jì)劃為了加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理，保證會(huì)計(jì)檔案的安全、完整、及時(shí)，更好地為公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)服務(wù)，根據(jù)中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法和中華人民共和國(guó)檔案法的規(guī)定，結(jié)合本公司實(shí)情，特制定符合公司現(xiàn)狀的會(huì)計(jì)檔案管理制度。一、會(huì)計(jì)檔案管理的定義會(huì)計(jì)檔案管理是指對(duì)會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專(zhuān)業(yè)材料，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料、證據(jù)建立會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷(xiāo)毀等管理制度，保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。二、會(huì)計(jì)檔案的范圍會(huì)計(jì)檔案的范圍包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專(zhuān)業(yè)材料，記錄和反映各公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括：1、會(huì)計(jì)憑證

2、類(lèi)：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會(huì)計(jì)憑證。2、會(huì)計(jì)賬簿類(lèi)：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片（以記賬憑證和原始發(fā)票代替）、輔助賬薄和其他會(huì)計(jì)賬薄。3、財(cái)務(wù)報(bào)告類(lèi)：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說(shuō)明，其他財(cái)務(wù)報(bào)告。4、發(fā)票類(lèi)：增值稅專(zhuān)用發(fā)票、普通發(fā)票、收據(jù)、服務(wù)業(yè)發(fā)票等其他發(fā)票。5、其他類(lèi)：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對(duì)賬單，發(fā)票領(lǐng)用登記簿，會(huì)計(jì)檔案移交、保管、銷(xiāo)毀清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案借閱登記本，各類(lèi)財(cái)務(wù)證件以及其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專(zhuān)業(yè)資料。三、會(huì)計(jì)檔案的立卷各種會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按會(huì)計(jì)檔案材料的關(guān)聯(lián)性，分門(mén)別類(lèi)地組成幾個(gè)類(lèi)型的案卷，將各卷按順序編號(hào)。（一）會(huì)計(jì)憑證（案卷號(hào)：1連

3、續(xù)流水號(hào)，連續(xù)流水號(hào)每年從1開(kāi)始連續(xù)）1、記賬憑證于每月結(jié)賬日（2月為最后一天，12月或春節(jié)月份根據(jù)通知要求，其他月均為30日）后一周內(nèi)打印完畢，匯總打印到二級(jí)科目；每月20日前完成上月會(huì)計(jì)憑證裝訂工作，按年、分月妥善保管歸檔；2、整理憑證，按編號(hào)順序排列，檢查日期、編號(hào)、附件張數(shù)、收訖、付訖章及有關(guān)部門(mén)人員印章是否齊全；3、摘除憑證內(nèi)的金屬物(如釘書(shū)釘、大頭針、回形針)，將大的附件按憑證大小折疊好，避開(kāi)左上角裝訂位置，便于翻閱；4、在每本憑證上加附封皮、封底，于左上角打孔，棉線裝訂，并將裝處粘貼覆蓋；5、憑證封皮上填寫(xiě)憑證種類(lèi)、本月總冊(cè)數(shù)、本冊(cè)編號(hào)、起止日期、號(hào)碼，會(huì)計(jì)主管人員、憑證審核人員

4、和裝訂人員（騎縫處）簽章；6、每月末將裝訂成冊(cè)的憑證，統(tǒng)一登記目錄，按編號(hào)順序入柜保存；7、出納不得裝訂憑證。（二）會(huì)計(jì)賬簿（案卷號(hào)：2連續(xù)流水號(hào)）1、會(huì)計(jì)賬簿每年打印一次，在第二年的3月底前必須將所有明細(xì)賬打印完畢，并整理歸檔；2、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬科目需打印至最底層科目；資產(chǎn)、負(fù)債類(lèi)科目輔助賬類(lèi)型按客戶、職員、供應(yīng)商核算的需分別按照每一個(gè)客戶、職員、供應(yīng)商打印核算項(xiàng)目明細(xì)賬，除上述科目以外的其他科目明細(xì)賬打印至二級(jí)；3、賬簿整理：賬簿啟用表填寫(xiě)齊全，內(nèi)容與各個(gè)賬戶相符，賬頁(yè)數(shù)齊全，序號(hào)排列連續(xù)；4、會(huì)計(jì)賬簿的裝訂順序（1）會(huì)計(jì)賬簿裝訂封面（2）賬簿啟用表（3）賬戶目錄、備考表（4）

5、按本賬簿頁(yè)數(shù)，順序裝訂項(xiàng)頁(yè)（5）會(huì)計(jì)賬簿裝訂封底5、會(huì)計(jì)賬簿裝訂后應(yīng)牢固、平整、不得有折角，掉頁(yè)現(xiàn)象，賬簿裝訂的封口處，應(yīng)加蓋裝訂人印章，裝訂后，會(huì)計(jì)賬簿的脊背應(yīng)平整，并注明所屬年度及賬簿名稱和編號(hào)；6、賬簿封面上標(biāo)明賬簿名稱、所屬年度、編號(hào)，編號(hào)一年一編，順序?yàn)椋含F(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、總賬、明細(xì)賬、核算項(xiàng)目明細(xì)賬、固定資產(chǎn)卡片。（三）會(huì)計(jì)報(bào)表（案卷號(hào)：3連續(xù)流水號(hào)）獨(dú)立核算體次年1月份將上年12個(gè)月月度會(huì)計(jì)報(bào)表按照資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、費(fèi)用明細(xì)表、應(yīng)交稅金明細(xì)表、現(xiàn)金流量表等報(bào)表的順序，加裝報(bào)表封皮，填寫(xiě)報(bào)表目錄，加蓋企業(yè)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員、制表人印章后，入柜保存。合并報(bào)表及各核算體年

6、報(bào)需在次年2月份按上述要求裝訂完成。（四）其他會(huì)計(jì)檔案立卷1、發(fā)票類(lèi)：增值稅專(zhuān)用發(fā)票抵扣聯(lián)每月按認(rèn)證的先后順序，附“認(rèn)證結(jié)果通知書(shū)”、“認(rèn)證結(jié)果清單”并加“征稅/扣稅單證匯總封面”后裝訂成冊(cè)，具體裝訂要求同記賬憑證；除增值稅專(zhuān)用發(fā)票以外的其他發(fā)票、收據(jù)存根聯(lián)（或記賬聯(lián)）均按25份/本、100本/捆打包，并在包外易見(jiàn)處注明開(kāi)票期間、發(fā)票（或收據(jù)）號(hào)碼段。2、其他類(lèi)：銀行余額調(diào)節(jié)表須每月打印后簽字（獨(dú)立核算體由主辦會(huì)計(jì)簽字，公司由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人指定的專(zhuān)人簽字）；銀行余額調(diào)節(jié)表與銀行對(duì)賬單分銀行，按1-12月順序裝訂成冊(cè)；其他會(huì)計(jì)檔案按類(lèi)分別裝訂成冊(cè)，并具名編制人、保管人。四、會(huì)計(jì)檔案的歸檔保管1、獨(dú)立

7、核算體的會(huì)計(jì)檔案管理員為主辦會(huì)計(jì)，公司設(shè)立專(zhuān)職會(huì)計(jì)檔案管理員。會(huì)計(jì)檔案管理員負(fù)責(zé)全部會(huì)計(jì)檔案的整理、裝箱、保管、調(diào)閱、銷(xiāo)毀等一系列工作。2、出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。3、會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類(lèi)。會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起，定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類(lèi)，且以下會(huì)計(jì)檔案保管期限為最低保管期限，如需增加細(xì)化檔案名稱的，可比照類(lèi)似檔案的保管期限。（1）保管期限為年的：月/季度財(cái)務(wù)報(bào)告、內(nèi)部往來(lái)對(duì)賬表、會(huì)計(jì)檔案借閱登記清冊(cè)。（2）保管期限為5年的：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單。（3）保管期限為10年的：月度納稅申報(bào)表。（4）保管期限為15年

8、的：會(huì)計(jì)憑證類(lèi)、除現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬以外的其他賬薄、會(huì)計(jì)移交清冊(cè)。（5）保管期限為25年的：現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬。（6）保管期限為永久的：固定資產(chǎn)卡片（以記賬憑證和原始發(fā)票代替）、年度財(cái)務(wù)報(bào)告、年度納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)。五、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)的建立1、根據(jù)會(huì)計(jì)檔案立卷編號(hào)，按年分月順序登記會(huì)計(jì)檔案的保管清冊(cè)。2、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)以書(shū)面形式建立，次年裝訂成冊(cè)。六、會(huì)計(jì)檔案的借閱使用規(guī)定1、借閱對(duì)象:財(cái)務(wù)人員、法務(wù)部、審計(jì)部、外審機(jī)構(gòu)等。2、借閱地點(diǎn)：除國(guó)家行政執(zhí)法部門(mén)以外的借閱人，借閱地點(diǎn)只能在公司及所屬門(mén)店的辦公區(qū)域內(nèi)，不得將會(huì)計(jì)檔案攜帶外出；如遇特殊情況

9、，須經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理批準(zhǔn)后方可攜帶外出。3、借閱時(shí)間：借閱檔案必須在借閱日起兩天內(nèi)歸還，如需延期使用，須再次辦理借閱手續(xù)，行政執(zhí)法部門(mén)的除外。4、借閱要求:借閱會(huì)計(jì)檔案人員，不得轉(zhuǎn)借他人，不準(zhǔn)在案卷中標(biāo)畫(huà)，不得拆散原卷冊(cè)，更不得抽換。不準(zhǔn)刪改、圈點(diǎn)或勾畫(huà)檔案內(nèi)容，不準(zhǔn)泄密、失密，做到歸還檔案完好無(wú)損。需要復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的，也應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理批準(zhǔn)后，由檔案管理人員負(fù)責(zé)辦理。5、借閱登記:建立會(huì)計(jì)檔案借閱登記簿，將借閱人姓名、部門(mén)、日期、內(nèi)容、用途、審批人、歸還時(shí)間等情況逐項(xiàng)登記清楚。借閱登記清冊(cè)歸檔保管。6、借閱審批管理:6.1公司財(cái)務(wù)及內(nèi)審人員借閱會(huì)計(jì)檔案的審批規(guī)定6.1.1除出納外財(cái)務(wù)及內(nèi)審人員借閱當(dāng)年

10、憑證、賬簿等紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案：需報(bào)檔案保管員登記備查。6.1.2除出納外財(cái)務(wù)及內(nèi)審人員借閱以前年度憑證、賬簿等紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案：需到檔案保管員處登記，經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理審批同意后方可借閱。6.1.3出納人員一律不得借閱憑證、賬簿等會(huì)計(jì)檔案。6.2獨(dú)立核算門(mén)店財(cái)務(wù)人員借閱會(huì)計(jì)檔案的審批規(guī)定6.2.1除出納外財(cái)務(wù)人員如需借閱憑證、賬簿等紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案均需經(jīng)主辦會(huì)計(jì)審批，由檔案保管員登記，如無(wú)檔案保管員的由主辦會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)登記。6.2.2出納與主辦會(huì)計(jì)在同一地點(diǎn)辦公的，則出納人員一律不得借閱憑證、賬簿等會(huì)計(jì)檔案；出納與主辦會(huì)計(jì)不在同一地點(diǎn)辦公的，如有其他財(cái)務(wù)人員則出納人員一律不得借閱憑證、賬簿等會(huì)計(jì)檔案；出納與主辦會(huì)計(jì)不

11、在同一地點(diǎn)辦公的，且無(wú)其他財(cái)務(wù)人員的則需將借閱用途由主辦會(huì)計(jì)報(bào)財(cái)務(wù)經(jīng)理審批后方可。6.3非財(cái)務(wù)人員借閱會(huì)計(jì)檔案的審批規(guī)定6.3.1一律憑內(nèi)部工作聯(lián)系單經(jīng)所屬部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到檔案保管員處登記，經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理審批同意后方可借閱。6.3.2為確保公司財(cái)務(wù)信息安全，除財(cái)務(wù)人員及公司內(nèi)審人員外不得開(kāi)通30天（含）以上的財(cái)務(wù)核算軟件（）操作權(quán)限。如確有工作需要的，需經(jīng)分管財(cái)務(wù)副總審批后，僅開(kāi)通工作期內(nèi)與工作內(nèi)容相關(guān)的賬套查詢權(quán)限，該工作期不得超過(guò)30天。七、會(huì)計(jì)檔案的交接1、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人調(diào)動(dòng)時(shí)，應(yīng)辦理會(huì)計(jì)檔案移交手續(xù)。2、單位機(jī)構(gòu)變動(dòng)或檔案管理人員調(diào)動(dòng)時(shí)，應(yīng)辦理交接手續(xù)，由原管理人員編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，列

12、明應(yīng)當(dāng)移交的會(huì)計(jì)檔案名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容，并將全部裝箱逐一點(diǎn)交，接管人員一接收。3、單位機(jī)構(gòu)變動(dòng)如公司終止的，在終止和辦理注銷(xiāo)登記手續(xù)之前形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由終止單位的上級(jí)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人安排落實(shí)檔案存放地點(diǎn)及相關(guān)人員代管；如公司之間合并的，原各單位的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管，單位合并后原各單位仍存續(xù)的，其會(huì)計(jì)檔案仍應(yīng)由原各單位保管。4、會(huì)計(jì)檔案交接時(shí)由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人及上級(jí)財(cái)務(wù)指定人員負(fù)責(zé)監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)上簽名或者蓋章。5、會(huì)計(jì)檔案交接時(shí)由于未按照規(guī)定及時(shí)辦理交接手續(xù)進(jìn)行檔案移交導(dǎo)致責(zé)任不清的，一律由

13、接替人承擔(dān)。八、會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，可以按照以下程序銷(xiāo)毀：1、由會(huì)計(jì)檔案管理人員提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，編制會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，列明銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷(xiāo)毀時(shí)間等內(nèi)容。2、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)。3、銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)、審計(jì)部門(mén)、保安部門(mén)共同監(jiān)銷(xiāo)。4、監(jiān)銷(xiāo)人在銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷(xiāo)毀的會(huì)計(jì)檔案，報(bào)上一級(jí)財(cái)務(wù)部門(mén)審批；銷(xiāo)毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽名蓋章。5、保管期限已滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，產(chǎn)權(quán)憑證、注冊(cè)資本入賬憑證、股權(quán)轉(zhuǎn)讓?xiě){證等，不得銷(xiāo)毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)