0103112010采購付款管理流程

1、浙江三鼎織帶集團有限公司企業(yè)標準采購付款管理流程（試行）Q/SDZG -20101 目的 為完善織帶集團內部市場化運作體系，規(guī)范集團各項費用款項的付款流程，特制定本流程。2 適用范圍 本流程適用于浙江三鼎織帶集團所屬各部門、子公司。3 內容與要求3.1 采購申請3.1.1 各子公司根據生產計劃，提出采購需求。3.1.2 每月20日前，子公司上報集團生管部、設備部。3.1.3 每月25號前,子公司將經過生管部、設備部審核過的采購需求報集團財務管理部。3.1.4 集團財務管理部匯總后報相關中心總監(jiān)、副總裁審核，總裁審批。3.1.5 采購申請單按逐級審批原則進行審批。3.1.6 經審批后的采購申請，

2、由集團生管部下發(fā)至各子公司倉管部門，并由倉管部門抄送到子公司采購部門。3.1.7 采購部門根據各子公司的采購需求安排采購3.1.8 采購申請流程圖如下： 子公司采購需求按流程報批采購部安排供應商送貨采購部統一采購集團財務部社審核匯總上報集團生管部、設備部審核20日以前25日以前28日以前接材料入庫程序下發(fā)3.2 采購的驗收入庫原則上所有外購物資必須辦理驗收入庫手續(xù)。3.2.1 物料到達后，由倉管員根據申購單、送貨單驗收并開具入庫單，倉管員和倉庫主管必須在送貨單和入庫單上簽字確認。3.2.2 物品驗收完畢，由質檢等相關部門出具驗收報告。3.2.3 倉管員根據物品的物理、化學性質和用途，合理安排存

3、放地點。3.2.4 財務對入庫的物料進行數量、金額管理，入庫價格按采購定單價格入賬，估價入庫的單價由采購員按合同協議價格或約定結算價格為準。3.2.5 采購入庫流程如下：供應商送貨到子公司在格訊系統做入庫處理入庫單交財務作賬務處理采購部填寫采購單價 按實際入庫數寫入庫單和驗收報告 倉管員按采購訂單/預算送貨單驗收供應商結賬 入庫單作為結算依據 接結算流程3.2.6 單據的傳遞：入庫單第一聯留存，第二、第三、第四聯連同送貨單和檢驗報告交到采購部門，采購部門填寫單價經主管領導簽字確認后，提供第二聯結算聯、送貨單、檢驗報告作為申請付款的憑證，其余的聯次交到子公司財務處記賬。3.2.7 單據上交時間：

4、及時上交。3.2.8 入庫單聯次說明第1聯：存根聯（白色） 倉庫留存?zhèn)洳?，不得撕毀，必須連號；第2聯：結算聯（藍色） 交采購部門作為貨款結算的依據；第3聯：記賬聯（黃色） 財務核對后作為記賬的憑據；第4聯：會計聯（紅色） 也可以稱為備用聯，個別情況下作為運費結算、對賬的依據等。3.3 采購付款管理3.3.1 采購付款方式：貨到付款、款到發(fā)貨（預付百分比、自提）月結30天 月結60天、月結90天等。具體根據總裁審批的供應商付款時間審批表執(zhí)行。3.3.2 采購付款包括生產物料、設備的采購及其他物資的采購。3.3.3 對于生產物料、設備類及其他的采購，原則上金額在5,000元以上的，須簽訂采購合同（

5、采購合同的管理另見通知），否則，須提供申購單作為采購部向供應商采購的憑證。3.3.4 生產物料的付款，須要提供送貨單、入庫單、檢驗報告原件、合同和發(fā)票（增值稅專用發(fā)票憑復印件）等憑證，原則上送貨單、入庫單和檢驗報告上的數量必須一致。合同屬于一次性付清的須附原件，分次付清的由合同原件保管部門注明“與原件相符”等字樣；增值稅專用發(fā)票是復印件的，有財務人員在復印件上簽注“發(fā)票已收，與原件相符”等字樣。憑證的裝訂順序依次是發(fā)票、送貨單、入庫單、檢驗報告、合同等。3.3.5 生產物料的采購需要預付款的，合同、報告或者申購單上必須注明“預付”字樣，有合同的，需提供合同原件。3.3.6 對于預付的款項，原則

6、上經辦人在當月憑入庫單、送貨單、檢驗報告等單據到財務部門辦理銷賬手續(xù)。對于超過一個月的預付款項，財務應將該款項轉為經辦人個人借支并從當月工資中扣回，特殊情況需事先提供說明。3.3.7 因質量等原因需要退貨的，若在第一次驗收入庫時發(fā)現不合格的，不做入庫處理，直接退回。若入庫使用后需要退貨的，一律開具紅字入庫單，隨同藍字入庫單一起辦理貨款結算。不同批次采購入庫同時辦理退貨且分開結算的，應將紅字退貨單復印，有財務人員在復印件和原件上簽注“某批貨物某月某日已經結算”等字樣。3.3.8 設備類的付款分三種情形。1）預付時需提供申購單、合同復印件等。2）按合同約定付第二批等貨款時，需提供入庫單，合同、發(fā)票

7、和設備安裝完畢的驗收報告，驗收報告上必須有相關責任人簽字確認。3）付請余款或質保金時需提供合同、發(fā)票和質保期滿的驗收報告。驗收報告必須提供原件。合同是復印件的，應由合同保管人員在合同上復印件上簽注“與原件相符”等字樣。3.3.9 付款申請單必須注明以下內容：收款人名稱、開戶銀行及賬號、 附件張數、總計貨款、申請事由（款項內容）、付款金額（注意大小寫）。其中申請事由需簡要說明貨款時間、物資名稱、數量、單價、金額等。申請單上不得有任何字跡的涂改，大小寫金額必須一致，大寫前面要封頂，劃“X”或者寫“零”。3.3.10 財務部門對單據齊全的付款憑證進行全面審核后按逐級審批流程報批。3.3.11 資金部

8、根據已審批的付款申請單辦理付款。3.11 付款審批流程如下:供應商結賬（1）子公司財務處審核并簽注預算（3）子公司采購部填寫付款申請書（2） 秘書處復核（6）集團財務管理部、財務總監(jiān)審核（5）子公司負責人和總監(jiān)小組審核（4） 接關聯交易處理流程 資金部付款（8）按權限報批（7） 3.4 管理細則:3.4.1 原則上所有的采購，供應商必須在當月提供有效稅務發(fā)票。能提供增值稅專用發(fā)票不得提供增值稅普通發(fā)票（注：能提供增值稅普通發(fā)票的單位均可以開具增值稅專用發(fā)票）。3.4.2 采購部在填寫付款申請單時，付款項目必須與預算審批項目一致;入庫單數量、價格必須小于或等于預算審批的數量和價格，對超額的采購，必須經總裁（或授權人）審批后，方可通過審核，否則財務有權拒絕接受。 3.4.3 當月8號之前必須完成與供應商的對帳工作。3.4.4 當月要求付款的，不需供應商提供對賬單；對月結的供應商，必須提供對賬單。3.4.5 對賬單內容包括：本月采購金額、本月付款金額、本期余額、尚欠發(fā)票金額等。3.4.6 目標：必須是與供應商賬目核對清楚后方可出具財務報表，減少因暫估入賬而形成的入賬價值不準確。3.4.7 責任人：對帳工作由主辦會計負責完成。4 其他4.1 本流程由財務管理部負責解釋與修訂。4.2 本流程自2010年1月份開始實施，本次為