電子文件管理基礎(chǔ)

1、.電子文件管理基礎(chǔ).第一講第一講 電子文件概述電子文件概述第二講第二講 電子文件管理工作概述電子文件管理工作概述 目錄提綱第三講第三講 電子文件的積累、鑒定與歸檔電子文件的積累、鑒定與歸檔 電子文件管理基礎(chǔ)電子文件管理基礎(chǔ).第一節(jié)、電子文件的產(chǎn)生與發(fā)展第一節(jié)、電子文件的產(chǎn)生與發(fā)展一、歷史的必然一、歷史的必然 二、電子文件的發(fā)展二、電子文件的發(fā)展歷程歷程 .第二節(jié)第二節(jié) 電子文件的概念電子文件的概念 一、什么是電子文件一、什么是電子文件 指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴(lài)計(jì)式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴(lài)計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱

2、讀、處理，并可在通信網(wǎng)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。絡(luò)上傳送的文件。. 電子文件的兩個(gè)重要特性 一是生成環(huán)境，即計(jì)算機(jī)和其他數(shù)碼設(shè)備。 二是可處理的數(shù)碼文件。.二、電子時(shí)代文件與檔案的關(guān)系二、電子時(shí)代文件與檔案的關(guān)系 第一，文件與檔案原本就是同一事物。 第二，文件與檔案之間已不再具有非常明顯的時(shí)間過(guò)程與空間異域的區(qū)分 第三，電子文件與電子檔案概念的一體化，有利于文檔管理的一體化。 第四，“檔案”是一個(gè)歷史性的概念，當(dāng)歷史翻過(guò)去了的時(shí)候，這個(gè)概念也應(yīng)回歸歷史。 .三、電子文件的種類(lèi)三、電子文件的種類(lèi) 1 1電子文件按載體劃分，主要有兩大類(lèi)電子文件按載體劃分，主要有兩大類(lèi)

3、2 2按照電子文件產(chǎn)生的領(lǐng)域，可以把它劃分按照電子文件產(chǎn)生的領(lǐng)域，可以把它劃分為三大類(lèi)為三大類(lèi) 3 3按電子文件的格式劃分類(lèi)別按電子文件的格式劃分類(lèi)別 數(shù)字文本(Digital Text)文件 數(shù)字影像(Digital Image)文件 數(shù)字圖形(Digital Graphic)文件 數(shù)字語(yǔ)音(Digital Voice)文件 數(shù)字視頻(Digital Video)文件 . 4 4按電子文件的組成方式可將其劃分為三按電子文件的組成方式可將其劃分為三大類(lèi)大類(lèi) (1)簡(jiǎn)單文件 (2)復(fù)合文件 (3)復(fù)雜文件 .第三節(jié)第三節(jié) 電子文件的特點(diǎn)電子文件的特點(diǎn) 一、信息的非人工直接識(shí)讀性一、信息的非人工直

4、接識(shí)讀性二、對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理的依賴(lài)性二、對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理的依賴(lài)性 三、文件信息的自由移動(dòng)性三、文件信息的自由移動(dòng)性.四、信息存儲(chǔ)的高密度性四、信息存儲(chǔ)的高密度性五、多種信息媒體的集成性五、多種信息媒體的集成性 六、文件形成與更改的可操作性六、文件形成與更改的可操作性.第二講第二講 電子文件管理工作概述電子文件管理工作概述 .第一節(jié)第一節(jié) 電子文件管理工作的原則與要求電子文件管理工作的原則與要求.第二節(jié)電子文件的管理體制第二節(jié)電子文件的管理體制 一、電子文件管理體制的基本原則一、電子文件管理體制的基本原則集中統(tǒng)一集中統(tǒng)一 具體內(nèi)容主要包括三個(gè)方面：1國(guó)家電子文件與電子檔案也應(yīng)按規(guī)定分別由各級(jí)、各

5、類(lèi)檔案保管機(jī)構(gòu)集中管理2全國(guó)檔案工作在各級(jí)人民政府領(lǐng)導(dǎo)下，由各級(jí)檔案行政管理機(jī)構(gòu)統(tǒng)一、分級(jí)、分專(zhuān)業(yè)管理。 3對(duì)黨政電子文件工作實(shí)行統(tǒng)一管理 .二、機(jī)構(gòu)內(nèi)部電子文件的管理體制二、機(jī)構(gòu)內(nèi)部電子文件的管理體制 1 1機(jī)構(gòu)內(nèi)部電子文件管理的組織體制機(jī)構(gòu)內(nèi)部電子文件管理的組織體制 2 2機(jī)構(gòu)內(nèi)部電子文檔管理的技術(shù)機(jī)制機(jī)構(gòu)內(nèi)部電子文檔管理的技術(shù)機(jī)制 .三、電子文件管理有關(guān)法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)三、電子文件管理有關(guān)法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn) 中華人民共和國(guó)電子簽名法國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)：電子文件歸檔與管理規(guī)范 GBT 188942002電子公文歸檔管理暫行辦法 國(guó)家檔案局第6號(hào)令公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則 .中華人民共和國(guó)電子簽名法信息化領(lǐng)域第一

6、部法律2005年4月1日施行國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)：電子文件歸檔與管理規(guī)范 GBT 188942002 引用了兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)： DA/T 18 檔案著錄規(guī)則 DA/T 22 歸檔文件整理規(guī)則. 管理者必備的知識(shí)技能v檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)v電子計(jì)算機(jī)應(yīng)用及自然科學(xué)基礎(chǔ)知識(shí)v一定的外語(yǔ)能力第三節(jié)電子文件的管理者第三節(jié)電子文件的管理者 .第三講第三講 電子文件的積累、鑒定與歸檔電子文件的積累、鑒定與歸檔 . 第一節(jié)電子文件的第一節(jié)電子文件的收集收集積累和鑒定積累和鑒定 一、電子文件的收集積累的范圍一、電子文件的收集積累的范圍 二、電子文件收集積累的要求二、電子文件收集積累的要求 三、電子文件的登記三、電子文件的登記 四、文

7、件的確認(rèn)與采集四、文件的確認(rèn)與采集 五、整理五、整理.第二節(jié)電子文件的歸檔第二節(jié)電子文件的歸檔 一、依法歸檔一、依法歸檔 1明確檔案室和檔案館在電子文件管理中的地位，賦予檔案室、檔案館接收、保管電子文件的職能 2通過(guò)相應(yīng)的法規(guī)明確電子文件的制作規(guī)程、確認(rèn)方式、歸檔手續(xù)等 3明確電子文件的法律效力 .二、電子文件歸檔的組織管理二、電子文件歸檔的組織管理1 1加強(qiáng)電子文件歸檔的組織領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)電子文件歸檔的組織領(lǐng)導(dǎo) 2 2采取措施，保證電子文件歸檔的質(zhì)量采取措施，保證電子文件歸檔的質(zhì)量 .三、電子文件的歸檔方式三、電子文件的歸檔方式邏輯歸檔邏輯歸檔 物理歸檔物理歸檔四、電子文件的歸檔范圍四、電子文件的歸檔范圍 五、電子