商學(xué)院檔案管理辦法

1、勤上商學(xué)院檔案管理辦法核準(zhǔn)：審核：承辦：錄Contents目錄Contents2第一章總則General3第二章檔案管理部門與職責(zé)Filemanagementdepartment,dutiesandresponsibilities3第三章檔案材料的歸檔Filematerialpurchasing4第四章檔案管理Filemanagement5第五章檔案銷毀規(guī)定Archivesdestroyedprovisions7第六章檔案室管理規(guī)定Archivesdestroyedprovisionsmanagementregulationsofthearchives第一章總則General第一條為了建立健全

2、商學(xué)院檔案管理制度，使檔案更有效地為商學(xué)院管理、經(jīng)營、研究等各項工作服務(wù)，根據(jù)中華人民共和國檔案法等有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司實際制定本辦法。第二條商學(xué)院檔案主要是指商學(xué)院在各種活動中形成的具有保存和使用價值的文字、法律文書、數(shù)據(jù)、圖片、錄音、錄像、圖紙等資料。第三條商學(xué)院檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)與分級管理相結(jié)合的原則。第四條本辦法適用于商學(xué)院全體員工。第二章檔案管理部門與職責(zé)Filemanagementdepartment,dutiesandresponsibilities第一條商學(xué)院設(shè)置檔案室及專職檔案管理員，檔案管理員須保持相對穩(wěn)定，調(diào)動工作時，須對檔案裝具、設(shè)備和檔案庫藏進(jìn)行清點并制作移交清冊

3、，并注明移交人、接交人、監(jiān)交人、移交時間等信息。具體職責(zé)為：（ 1）負(fù)責(zé)商學(xué)院檔案和工程資料的收集、整理、分類、鑒定、保管、統(tǒng)計、立卷歸檔等；（ 2）負(fù)責(zé)商學(xué)院成立、兼并、機(jī)構(gòu)重組、對外交往等重大經(jīng)濟(jì)活動和基建工程檔案的跟進(jìn)；（ 3）負(fù)責(zé)檔案管理的各項規(guī)章制度和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的制訂；（ 4）負(fù)責(zé)檔案提供利用服務(wù)；（ 5）嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，做好檔案密級劃控和守密、解密。第二條管理部設(shè)立檔案室，負(fù)責(zé)商學(xué)院檔案的集中統(tǒng)一管理，并對各部門的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。第三條商學(xué)院各部門根據(jù)實際情況設(shè)置專（兼）職檔案工作人員，該工作人員負(fù)責(zé)本部門歸檔材料的收集、整理工作。第四條日常管理工作中形成的文件材料應(yīng)

4、由具體承辦人負(fù)責(zé)積累、整理，并移交給綜合管理部檔案工作人員。第五條項目擔(dān)保、投資等工作中形成的技術(shù)文件材料由具體項目承辦人（或指定專人）負(fù)責(zé)確認(rèn)并根據(jù)流程運轉(zhuǎn)進(jìn)行積累，在本部門工作完成后交綜合管理部整理歸檔。第六條商學(xué)院各部門經(jīng)理負(fù)責(zé)督促具體承辦人員和專（兼）職檔案工作人員做好對本部門檔案資料的歸檔和管理工作。第三章檔案材料的歸檔Filematerialpurchasing第一條歸檔范圍。商學(xué)院檔案由文書檔案、項目檔案、會計檔案和聲像檔案等種類組成。其中文書檔案由以下部分組成：（1） 綜合類：商學(xué)院組建、變更涉及資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)變動等方面的材料；股東會、董事會、經(jīng)理辦公會形成的會議決定及其它材料；上級

5、下達(dá)的有關(guān)批復(fù)、規(guī)定等材料。（二）勞動人事類：公司人員聘任、解聘、工資、福利、勞保、退養(yǎng)、獎勵、懲處、考核、培訓(xùn)等文件材料。（3） 財務(wù)類：商學(xué)院資金管理、成本管理、投資管理、經(jīng)濟(jì)核算材料，年度預(yù)決算及各類財務(wù)統(tǒng)計賃證、財簿及報表。（4） 四）業(yè)務(wù)經(jīng)營類：業(yè)務(wù)計劃及執(zhí)行情況材料，擔(dān)保、投資原始材料和評估、評審、監(jiān)管的各類操作管理文件、各類合同、協(xié)議，抵押、質(zhì)押的各類法律文件和文書及有關(guān)商務(wù)糾紛的重要文電等。（5） 基本建設(shè)類：包括規(guī)劃、勘察、工程設(shè)計、建筑施工、竣工驗收階段的材料和公司房地產(chǎn)方面文件。（6） 固定資產(chǎn)管理類：設(shè)備購置報批文件和驗收調(diào)試使用、維修、轉(zhuǎn)讓、報廢、損毀、更新改造過程中

6、形成的材料。（7） 外事類：商學(xué)院與國外進(jìn)行業(yè)務(wù)合作、業(yè)務(wù)交流等文件材料。（八）審計監(jiān)察類：上級有關(guān)規(guī)定和商學(xué)院在監(jiān)察審計過程中形成的材料。（九）黨群類：黨務(wù)、工會、共青團(tuán)、婦女活動中形成的重要文件材料。第二條歸檔時間（一）本年度商學(xué)院各項管理工作中形成的文件材料應(yīng)在第二年3月底之前移交歸檔或由綜合管理部自行立卷、歸檔。（二）擔(dān)保、投資業(yè)務(wù)中形成的項目材料，應(yīng)在各有關(guān)部門工作完結(jié)后立即整理歸檔，歸檔材料的規(guī)范性與完整性由各部門經(jīng)理負(fù)責(zé)。（三）會計檔案在財政年度結(jié)束后，暫時由財務(wù)部門保管三年，待期滿后移交檔案部門。第三條歸檔要求（一）歸檔的文件材料應(yīng)完整、準(zhǔn)確地反映商學(xué)院（或部門）在各項活動中的

7、真實過程，必須是定稿后由商學(xué)院負(fù)責(zé)人簽發(fā)的原件。（二）歸檔的文件材料應(yīng)由檔案工作人員加以系統(tǒng)整理，按歸檔范圍分類組成保管單位（卷、冊、盒），并填寫卷內(nèi)文件目錄。（三）歸檔的案卷應(yīng)由檔案管理人員統(tǒng)一編制案卷目錄，案卷目錄一式兩份，一份由檔案管理人員存檔，另一份由歸檔部門留存，任何個人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。第四章檔案管理Filemanagement第四條檔案的分類與編目（一）檔案的分類是以商學(xué)院全部檔案為對象，根據(jù)擔(dān)保公司檔案分類大綱的規(guī)定進(jìn)行統(tǒng)一編號分類管理。（二）檔案管理人員對接收的各類歸檔材料及檔案要及時地進(jìn)行登記，并編制案卷目錄。第五條檔案的保管（一）檔案室必須有專門檔案庫房，配備專用的

8、檔案柜架，并且具備防火、防盜、防潮、防塵、防有害生物等安全措施。（二）檔案管理人員要定期對檔案進(jìn)行檢查、清點，發(fā)現(xiàn)有破損、蟲蛀、褪色等現(xiàn)象時應(yīng)及時修補(bǔ)、復(fù)制或進(jìn)行其他技術(shù)處理。第六條歸檔材料及檔案的移交（一）檔案管理人員接收歸檔材料及檔案時要認(rèn)真驗收，嚴(yán)格履行交接手續(xù)。管理人員調(diào)動工作時，必須辦理完移交手續(xù)后方可離崗。（二）商學(xué)院各部門發(fā)生變動、撤銷時，應(yīng)將原部門檔案移交公司檔案室保管。第七條檔案的鑒定（1） 檔案管理人員應(yīng)依據(jù)擔(dān)保公司文件材料歸檔范圍與保管期限表劃定歸檔案卷的保管期限。檔案保管期限分永久、長期（16-50年）、短期（15年以下）三種，凡介于兩種保管期限之間的檔案一律從長。（二

9、）商學(xué)院要定期對檔案的密級、時限進(jìn)行鑒定，鑒定工作由公司主管領(lǐng)導(dǎo)、部門業(yè)務(wù)人員和檔案管理人員參加的鑒定小組負(fù)責(zé)。（3） 對歸檔文件必須在每頁文件的右上角注明“歸檔”字樣，有密級的還應(yīng)注明“密級”。（4） 四）凡是已超過保管期限又確無保存價值的檔案應(yīng)在檔案銷毀清冊上登記，報送商學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)審批后由專人監(jiān)銷，檔案銷毀清冊應(yīng)立卷永久保存。第八條檔案室應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收入、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計，并制作檔案工作情況統(tǒng)計表。第九條檔案的利用（一）檔案管理人員應(yīng)編制各種檔案檢索工具，以保證及時、準(zhǔn)確地提供利用檔案信息。（二）檔案的借閱1、商學(xué)院各部門查閱檔案要在檔案室進(jìn)行。商學(xué)院員工查閱檔

10、案應(yīng)填寫檔案查閱單，根據(jù)所查閱檔案密級，由部門經(jīng)理、副總或總經(jīng)理確認(rèn)后，經(jīng)檔案管理人員審核后方可查閱。2、具有密級的檔案文件原則上不得復(fù)印，若特殊情況秘密級文件由分管副總批準(zhǔn)后復(fù)印，機(jī)密級文件由總經(jīng)理批準(zhǔn)后復(fù)印，復(fù)印人應(yīng)在復(fù)印件用完后自覺銷毀，以防泄密。3、商學(xué)院檔案文件一般不外借，如有特殊情況需要外借，必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，并嚴(yán)格歸還期限；檔案管理人員在核對無誤后方可收回。4、商學(xué)院各部門查閱其他部門的檔案必須經(jīng)歸檔部門同意并由本部門經(jīng)理及檔案所屬部門經(jīng)理簽字批準(zhǔn)后，再根據(jù)查閱手續(xù)進(jìn)行查閱。5、外單位人員查閱或利用商學(xué)院各部門的檔案，需持單位介紹信，并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。6、檔案利用者，在借閱檔案時必

11、須愛護(hù)檔案，不得涂改、抽拆檔案文件，未經(jīng)審批程序，不得擅自傳閱、轉(zhuǎn)借、復(fù)制檔案材料。（三）開發(fā)利用檔案信息應(yīng)遵守國家有關(guān)保密和知識產(chǎn)權(quán)等方面的法律、法規(guī)，任何個人不得擅自公布檔案內(nèi)容，對涉及侵犯商學(xué)院利益和第三者權(quán)益的行為，應(yīng)追究責(zé)任人相應(yīng)的法律責(zé)任。第五節(jié)檔案銷毀規(guī)定Archivesdestroyedprovisions第一條按規(guī)定需要銷毀檔案資料時，必須先通過檔案價值鑒定，無保存價值和保管期滿不須繼續(xù)保存的檔案，應(yīng)予以銷毀。第二條銷毀時必須填寫檔案銷毀審批表，實行兩人監(jiān)銷制度進(jìn)行檔案銷毀，經(jīng)檔案銷毀人簽字、監(jiān)毀人簽字、檔案主管部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀。第三條嚴(yán)禁將銷毀檔案轉(zhuǎn)做其它用途。第四條檔案銷毀清冊需歸檔，并長期保存。第六節(jié)檔案室管理規(guī)定Archivesdestroyedprovisionsmanagementregulationsofthearchives第一條檔案室實行專人管理，非管理人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。第二條檔案室內(nèi)的檔案柜要統(tǒng)一編號。做到存放有序，查找有據(jù)。第三條要愛護(hù)檔案，在整理、搬移、上架和提供利用過程中，要輕拿輕放，保持檔案整潔，發(fā)現(xiàn)破損時，要及時修補(bǔ)。第四條要認(rèn)真落實防火、防盜、防塵、防潮、防強(qiáng)光、防蟲、防鼠、防有害物體等“八防”措施。保持檔案室內(nèi)清潔，每周至少全面清掃一次。第五條檔案室內(nèi)嚴(yán)禁煙火，禁止存放與檔案無關(guān)