行政管理辦公自動化

1、行政管理辦公自動化復(fù)習(xí)資料1.2 政府管理信息化一、信息 物質(zhì) 能量 信息 廣義上看，指反映物質(zhì)世界各種事物特征、形態(tài)和運(yùn)動變化的一種客觀存在，與人們主觀上是否感覺到它的存在沒有關(guān)系。 狹義的信息是指信息接受的主體所感覺到的并能理解的反映物質(zhì)世界各種事物特征、形態(tài)和運(yùn)動變化的一種客觀存在 。 2信息的特點(diǎn) 1）信息具有無限性和普遍性。 在整個宇宙時空中，信息是無限的，即使是在有限的空間中，信息也是無限的。一切事物運(yùn)動的狀態(tài)和方式都是信息，事物是無限多樣的，事物的發(fā)展變化更是無限的，因而信息是無限的。 2）信息具有轉(zhuǎn)化性和價值性信息可以轉(zhuǎn)化，在一定的條件下，信息可以轉(zhuǎn)化為物質(zhì)、能量。最主要的條件

2、是信息必須被人們有效地利用。正確而有效地利用信息，就可能在同樣的條件下創(chuàng)造更多的物質(zhì)財富和能量。3）信息價值相對性信息的價值與接受信息的對象有關(guān).不同知識、性別、地區(qū)的人對信息的理解不同，體現(xiàn)的價值不同。4）信息動態(tài)性和價值的時效性.5）信息的共享性易被復(fù)制，可以廣泛傳播6) 信息的依附性 信息不能獨(dú)立存在，需要依附于一定的載體； 同一個信息可以依附于不同的媒體；它可以有不同載體用不同的方法來載荷。7) 信息具有可偽性8) 信息具有有序性信息的基本功能在于維持和強(qiáng)化世界的有序性。信息是認(rèn)識事物獲得知識的來源。信息是管理的基礎(chǔ)，是一切系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)自組織的保證。信息是控制的靈魂。信息是思維的材料。二、

3、信息化 國家信息化是指在國家統(tǒng)一規(guī)劃和推動下，在農(nóng)業(yè)、工業(yè)、科學(xué)技術(shù)、國防和社會生活各個方面應(yīng)用信息技術(shù)，深入開發(fā)、廣泛利用信息資源，加速實(shí)現(xiàn)國家現(xiàn)代化的進(jìn)程。上述國家信息化的定義包括三層含義：一是國家要統(tǒng)籌規(guī)劃，推動信息化建設(shè)；二是經(jīng)濟(jì)、社會各個領(lǐng)域要應(yīng)用信息技術(shù)，深入開發(fā)利用信息資源；三是信息化是一個不斷發(fā)展的過程。 1）信息化是不斷深入應(yīng)用信息技術(shù)的過程，也是信息資源不斷開發(fā)利用的過程。 2）信息化是一個持續(xù)發(fā)展、不斷演進(jìn)的過程，由于信息技術(shù)在不斷發(fā)展，沒有終結(jié)（摩爾定律）。 3）信息化是推動社會、經(jīng)濟(jì)變革的過程 4）信息化是改革創(chuàng)新的過程1）信息化與經(jīng)濟(jì)變革 首先，提高工作效率和經(jīng)濟(jì)效

4、益。 其次，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)的調(diào)整和優(yōu)化2）信息化與管理變革 首先，促使組織結(jié)構(gòu)朝向扁平化發(fā)展。 其次，信息成為重要的管理內(nèi)容。 最后，管理者的角色和定位發(fā)生調(diào)整。3）信息化與社會變革 首先，城市模式受到挑戰(zhàn)。 其次，終身學(xué)習(xí)成為可能和需要 再次，職業(yè)結(jié)構(gòu)發(fā)生變化。 又次，娛樂方式越來越依賴于網(wǎng)絡(luò)。 最后，電子社區(qū)將成為新的熱點(diǎn)4.現(xiàn)代信息技術(shù)特點(diǎn)、內(nèi)容 1）特點(diǎn) 數(shù)字化。網(wǎng)絡(luò)化。自動化。多樣化。 （2）內(nèi)容 網(wǎng)絡(luò)通訊 電子貨幣 電子社區(qū) 可視電話和會議電視電話 可視圖文信息系統(tǒng) 圖文電視廣播系統(tǒng) 1）社會生活高度復(fù)雜化使政府公共管理必須采取信息化方法。 2）產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)的高新技術(shù)化而使得智力勞動階層

5、在總?cè)丝谥械谋壤杆偕仙?，這一階層的工作、生活方式必然要求政府管理的信息化。 3）信息大爆炸和現(xiàn)代信息技術(shù)的普及，社會公眾的政治參與要求和程度迅速提高，要求政府公共管理的迅速信息化。 4）要在當(dāng)代社會成本效益核算的標(biāo)準(zhǔn)下，保證政府管理的高效率，就必須實(shí)現(xiàn)政府管理的信息化。1.3 辦公自動化 一、辦公系統(tǒng) （一）辦公 辦公是人類處理集體事務(wù)的一類活動，是信息處理的重要組成部分。通常辦公已經(jīng)成為完成各種事務(wù)工作的總稱。一般而言，凡是從事非物質(zhì)生產(chǎn)的信息處理和管理活動，都可以稱為辦公。 1)辦公內(nèi)容。 制定計劃（安排）。組織實(shí)施（落實(shí)）。監(jiān)督控制（檢查）。 2)辦公行為。確定性事務(wù)處理和非確定型事務(wù)

6、處理。 3)辦公方式。 信息的傳遞，信息的采集，信息的加工，信息的存儲 4)辦公活動的協(xié)同性。 （二）辦公室 確定型事務(wù)處理辦公室，非確定型事務(wù)處理辦公室，混合型事務(wù)處理辦公室。 （1）日常性工作 A、公文處理B、會議工作C、信息處理D、機(jī)關(guān)事務(wù)管理E、印章管理F、檔案管理工作 G、信訪工作H、機(jī)要保密工作I、公關(guān)工作 （2）綜合協(xié)調(diào)工作A、工作任務(wù)的協(xié)調(diào)B、管理事務(wù)的協(xié)調(diào)C、領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的協(xié)調(diào) （3）輔助決策工作 A、信息準(zhǔn)備B、提供方案 C、承擔(dān)決策事務(wù)D、協(xié)助實(shí)施和檢查 (三) 傳統(tǒng)辦公系統(tǒng)的問題 辦公活動的基礎(chǔ)是腦力勞動，卻建立在傳統(tǒng)的手工操作基礎(chǔ)上，效率低下，不能適應(yīng)現(xiàn)代社會生產(chǎn)力的發(fā)展

7、。 信息時代大量信息的產(chǎn)生給辦公系統(tǒng)帶來極大壓力。效率低下與信息激增矛盾，造成辦公人員與費(fèi)用的俱增。導(dǎo)致管理、監(jiān)控工作和內(nèi)耗的增加，以及人員、部門間的相互扯皮。 辦公系統(tǒng)原則上是一個信息系統(tǒng)。該系統(tǒng)不僅容納大量信息，而且要能快速反應(yīng)。手工處理方式無法容納大量信息，更不能快速反應(yīng)。 科學(xué)決策是辦公現(xiàn)代化的主要特征。要實(shí)現(xiàn)科學(xué)決策，就必須快速準(zhǔn)確獲取大量信息和參考模型。然而在傳統(tǒng)辦公系統(tǒng)中，十分困難。二 辦公自動化一）內(nèi)涵 1 辦公自動化產(chǎn)生的背景 辦公效率低下 信息量的急劇增加 新的辦公工具的應(yīng)用l 辦公自動化（Office Automation, 簡稱OA） 作為一個術(shù)語是由美國通過汽車公司D

8、.S.哈特于1936年首次提出。 l 20世紀(jì)70年代美國麻省理工學(xué)院教授M.C. Zisman為辦公自動化下了一個較為完整的定義：“辦公自動化就是將計算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、系統(tǒng)科學(xué)及行為科學(xué)應(yīng)用于傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理難以處理的數(shù)量龐大且結(jié)構(gòu)不明確的、包括非數(shù)值型信息的辦公事務(wù)處理的一項綜合處理技術(shù)。” 日本人工智能專家渡部和： 辦公自動化的長遠(yuǎn)目標(biāo)是改善人們的工作效率，使辦公室的工作人性化，為人們的活動提供支持，辦公室成為真正活動的場所。l IT屆: 采用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，基于工作概念，為企業(yè)內(nèi)部人員提供方便會計的信息，高效率協(xié)同工作，為企業(yè)的管理和決策提供科學(xué)依據(jù)。辦公自動化（Office Automat

9、ion, 簡稱OA）是指辦公人員利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，不斷使人的辦公業(yè)務(wù)活動物化于人以外的各種設(shè)備中，并由這些設(shè)備與辦公人員構(gòu)成服務(wù)于某種目標(biāo)的人機(jī)信息處理系統(tǒng)，以達(dá)到提高工作質(zhì)量、工作效率的目的 。 其核心是：提高整體工作效率。 人機(jī)系統(tǒng)：一方面要依靠先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備；另一方面要依靠訓(xùn)練有素的人才3 辦公自動化的要素：辦公人員是辦公自動化的第一要素 上層決策人員 、中層管理人員 基層辦公人員 、輔助人員 組織機(jī)構(gòu)決定辦公模式的層次等級 組織機(jī)構(gòu)決定辦公系統(tǒng)的管理層次等級 辦公條件是影響辦公質(zhì)量的重要因素 包括辦公制度、辦公信息、辦公工具和辦公環(huán)境。辦公制度決定了辦公業(yè)務(wù)的流程，辦公工具是辦公自

10、動化得以實(shí)現(xiàn)的物質(zhì)和技術(shù)前提，辦公信息是辦公自動化的基礎(chǔ)，環(huán)境影響到辦公自動化系統(tǒng)的規(guī)模和功能。 4 辦公自動化主要的技術(shù)支撐： 支持理論：行為科學(xué)、管理科學(xué)、系統(tǒng)科學(xué)等 直接利用的技術(shù)：計算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)5 辦公自動化層次:按辦公功能劃分辦公自動化系統(tǒng)分為三個層次 事務(wù)處理型:包括辦公事務(wù)處理和機(jī)關(guān)行政事務(wù)處理兩大部分最基本的應(yīng)用，主要是文字處理、個人日程安排、行文辦理、函件處理、文檔資料管理、編輯排版、電子報表、人事管理、工資管理，以及其它事務(wù)處理。 管理控制型 包含事務(wù)處理型。該層次的OA主要是MIS，它利用各業(yè)務(wù)管理環(huán)節(jié)提供的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，提煉出有用的管理信息，把握業(yè)務(wù)進(jìn)程，降低經(jīng)營風(fēng)險

11、，提高經(jīng)營效率。輔助決策型最上層的應(yīng)用，它以事務(wù)處理型和管理控制型辦公系統(tǒng)的大量數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，同時又以其自有的決策模型為支持。該層次的OA主要是決策支持系統(tǒng) 三個層次模型的相互關(guān)系 管理型的辦公自動化系統(tǒng)包含了事務(wù)型的辦公自動化系統(tǒng)，而決策型的辦公自動化系統(tǒng)又包括了管理型辦公自動化系統(tǒng)，它們?nèi)呓M成了一個三重嵌套的關(guān)系。 這三者的嵌套關(guān)系為：事務(wù)型辦公自動化系統(tǒng)為基礎(chǔ)層；管理型辦公自動化系統(tǒng)為中間層，它包含前者，而且又以其自身自有的MIS系統(tǒng)為支持；決策型辦公自動化系統(tǒng)為最高層，以前兩者的大量數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，同時又以自身的決策模型為支持。 相交關(guān)系：辦公自動化的目標(biāo)不僅是盡可能地借助機(jī)器來完成常規(guī)的

12、辦公事務(wù)處理，更主要的是通過辦公自動化為領(lǐng)導(dǎo)者提供決策支持所需要的信息，而這些信息多數(shù)依賴于中間層（管理型）的MIS系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫。這樣就使三個層次系統(tǒng)之間發(fā)生了密切聯(lián)系，而它們之間的分界往往是模糊的，下圖給出了三者之間的。 目前，國內(nèi)外的辦公自動化系統(tǒng)，大部分還屬于狹義的辦公自動化范疇。6 辦公自動化的意義、要求1）是國民經(jīng)濟(jì)信息化建設(shè)的重要組成部分，是經(jīng)濟(jì)社會網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的客觀需要。2）推動政府機(jī)構(gòu)改革進(jìn)程3）推進(jìn)廉政、高效、公平、務(wù)實(shí)政府的建設(shè)。 信息化加強(qiáng)了政府信息置換功能，提高政府決策和公共政策的水平和質(zhì)量 信息可以在組織內(nèi)為更多人分享，行政程序進(jìn)一步簡化 政府信息公開促使政府信息增值利用

13、，起到透明和公開的作用4）推動民主參政、議政的發(fā)展。5）有利于建設(shè)高素質(zhì)的國家公務(wù)員隊伍、選拔任用優(yōu)秀人才6）是國際形式發(fā)展的需要7辦公自動化對政府管理的要求1）進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)政務(wù)公開化、民主化 2）提升政府工作質(zhì)量 a可選擇性 b普遍性 c公平性3）調(diào)整政府工作方式4）降低政府成本、提高效率 a降低機(jī)構(gòu)與人員費(fèi)用的開支b降低公務(wù)處理的成本c組織內(nèi)外資源連為一體 d辦事程序更加簡化、便捷和高效 e使政府管理動態(tài)化成為可能5)轉(zhuǎn)換政府管理的內(nèi)容6)提升對政府廉政形象的認(rèn)同 a隨著辦公自動化開展和政務(wù)公開，公眾的政治利益會通過網(wǎng)絡(luò)得以迅速表達(dá)，政治社會化程度達(dá)到很大提高。 b對官僚的的監(jiān)督可以利用網(wǎng)絡(luò)

14、信息技術(shù)。7)提高政府官員的素質(zhì)8)健全信息管理制度 a健全信息基礎(chǔ)設(shè)施保障制度b健全信息產(chǎn)品安全認(rèn)證制度c健全信息管理制度d健全信息問題匯報制度e健全信息人員培訓(xùn)制度f 健全信息安全制度g健全辦公自動化組織制度。 8 辦公自動化實(shí)施問題 1)系統(tǒng)安全難以令人滿意 2)與oa配套的規(guī)章制度不健全 3)自動化與手工操作的矛盾。 4)領(lǐng)導(dǎo)重視和工作人員的支持不夠（二）辦公自動化的發(fā)展現(xiàn)狀與未來趨勢 1 國外辦公自動化的發(fā)展歷程 辦公自動化發(fā)展較好的國家首推美國 1998年，美國國會通過了政府文書工作消除法案 國外學(xué)者巴美國的辦公自動化一般分為三個階段： 1975年以前為第一階段，特點(diǎn)是采用單機(jī)設(shè)備

15、，如復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)。這個階段還談不上辦公自動化，只能說是采用成熟技術(shù)及電子設(shè)備對傳統(tǒng)辦公設(shè)備進(jìn)行改造，以提高辦公效率，這是美國辦公自動化發(fā)展的基礎(chǔ)期。 19751982是辦公自動化發(fā)展的第二個階段，這個階段有兩個特征：一是出現(xiàn)了以信息處理為主要對象的辦公自動化系統(tǒng)，二是出現(xiàn)了一些具有綜合能力的辦公設(shè)備，如語言通訊系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)關(guān)鍵部分業(yè)務(wù)運(yùn)行自動化。 1983年以后為第三個階段，其特點(diǎn)是辦公過程趨向綜合管理自動化，辦公系統(tǒng)除了具有一般的事務(wù)處理和信息處理能力外，還增加了輔助決策能力，辦公環(huán)境趨于綜合化和一體化。 。2 我國OA發(fā)展情況1)我國OA發(fā)展過程我國的辦公自動化從20世紀(jì)80年代初進(jìn)入啟

16、蒙階段 , 80年代中期，制定了辦公自動化的發(fā)展目標(biāo)及遠(yuǎn)景規(guī)劃。20世紀(jì)80年代末，我國開始大力發(fā)展辦公自動化，到現(xiàn)在已經(jīng)有十幾年的歷史。這個階段我國建立了一批能體現(xiàn)國家實(shí)力的國家級OA系統(tǒng) .20世紀(jì)90年代中期后，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)(如100M以太網(wǎng))、群件系統(tǒng)(特別Microsoft Exchange Server和Louts Notes)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)(成熟的關(guān)系數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng))和各種面向?qū)ο箝_發(fā)工具(如Microsoft Visual Studio)等技術(shù)和產(chǎn)品日漸成熟而被廣泛應(yīng)用，同時由于國內(nèi)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展引發(fā)市場競爭的逐漸激烈，以及政府管理職能的擴(kuò)大和優(yōu)化，這一切導(dǎo)致政府和企業(yè)對辦公自動

17、化產(chǎn)品的需求快速增長。這時，辦公自動化開始進(jìn)入一個快速的發(fā)展階段。 2)整體特點(diǎn) 總結(jié)我國辦公自動化的發(fā)展，這樣體現(xiàn)在以下方面： 第一，國家和各級政府重視。雖然起步晚，但很重視。1985年成立專業(yè)領(lǐng)導(dǎo)小組和專家小組，編寫指導(dǎo)書，從總體上進(jìn)行規(guī)劃和部署，使我國辦公自動化能夠順利發(fā)展。近些年國家日益重視這方面發(fā)展，特別是網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和高新辦公設(shè)備的生產(chǎn)。 第二，辦公自動化支撐技術(shù)發(fā)展迅速。近年來，我國日益成熟的中文信息技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)等辦公自動化支撐技術(shù)已為我國辦公自動化的發(fā)展作了技術(shù)準(zhǔn)備。我國的計算機(jī)數(shù)量和網(wǎng)絡(luò)用戶現(xiàn)在已經(jīng)居于世界前列 4 辦公自動化發(fā)展趨勢 各國的經(jīng)驗表明：國家經(jīng)濟(jì)現(xiàn)代化必須依賴各級管理