辦公電話管理制度

1、1 / 3 精品文檔，值得擁有 集團(tuán)總部辦公電話管理規(guī)定 （內(nèi)部使用） 1 目的 為維護(hù)集團(tuán)公司電話通訊系統(tǒng)的正常運(yùn)行、加強(qiáng)信息反饋，提高電話的使 用率，保證聯(lián)絡(luò)及時(shí)、通暢，特制定本制度。 2 適用范圍 集團(tuán)總部各職能部門和廊坊開發(fā)區(qū)內(nèi)各成員企業(yè)和單位。 3 管理職責(zé) 3.1 集團(tuán)辦公室為辦公電話管理的歸口部門。 3.2 各單位綜合辦負(fù)責(zé)各自的電話管理工作。 4 辦公電話申報(bào)、安裝、統(tǒng)計(jì)管理 4.1 當(dāng)現(xiàn)有電話線路不能滿足工作需要時(shí)，應(yīng)及時(shí)辦理電話增容手續(xù)。各職能 部門、各成員企業(yè)話機(jī)增容由部門或企業(yè)提出申請(qǐng)報(bào)集團(tuán)辦公室。 集團(tuán)辦公室 收到申請(qǐng)后將進(jìn)行調(diào)研確認(rèn)， 并形成書面意見報(bào)集團(tuán)主管領(lǐng)導(dǎo)審

2、定。 經(jīng)主管領(lǐng) 導(dǎo)審定后，采取以下兩種方式之一進(jìn)行增容： 4.1.1 內(nèi)部調(diào)節(jié)，即改變同一電話不串機(jī)原則，此種方法適用于業(yè)務(wù)量不大， 而且對(duì)外交流機(jī)會(huì)較少的部門。 4.1.2 增設(shè)電話 , 即向電信部門申報(bào)電話安裝業(yè)務(wù)。 4.2 根據(jù)主管領(lǐng)導(dǎo)審定意見，由話務(wù)員負(fù)責(zé)辦理內(nèi)部調(diào)節(jié)或增設(shè)電話手續(xù)。 4.2.1 內(nèi)部調(diào)節(jié) , 由話務(wù)員通知物業(yè)維修人員進(jìn)行安裝， 串機(jī)連接后由話務(wù)員進(jìn) 行備案，以便日后維修工作的正常進(jìn)行。 4.2.2 增設(shè)電話，由話務(wù)員到電信局辦理增補(bǔ)手續(xù)， 及時(shí)與電信局方面溝通 , 并 通知物業(yè)維修部門予以配合，確保盡快實(shí)現(xiàn)裝機(jī)、通話。 4.3 電話安裝完畢，由話務(wù)員進(jìn)行通話試驗(yàn)，試驗(yàn)

3、合格后及時(shí)通知各部門、各 企業(yè)，以利工作開展。 2 / 3 精品文檔，值得擁有 4.4 隨著集團(tuán)外埠市場(chǎng)開發(fā)速度的加快 , 辦公通訊工具數(shù)量不斷上升、更新速 度加快，為了保持聯(lián)系通暢，通訊方式、通訊工具的統(tǒng)計(jì)工作由各成員企業(yè)綜 合辦人員或各部門行政助理及時(shí)完成，將所在公司 （部門 ）的辦公電話及主要工 作人員手機(jī)、呼機(jī)等報(bào)話務(wù)員備案，以便日后查詢。 5 固定辦公電話維修 5.1 當(dāng)電話出現(xiàn)故障時(shí)，向話務(wù)室報(bào)修。 5.2 由話務(wù)員通知物業(yè)維修人員， 到現(xiàn)場(chǎng)分析故障原因， 如為虛擬網(wǎng)內(nèi)部故障， 則由維修人員自行排除 ; 由于外部原因造成的故障，由公司維修人員通知話務(wù) 臺(tái)，話務(wù)臺(tái)向電信局統(tǒng)一進(jìn)行障礙

4、申報(bào)，聯(lián)系維修事宜。 5.3 話務(wù)員及時(shí)填寫電話維修登記表 （見附表），并做好跟蹤查驗(yàn)。 6 話費(fèi)管理程序 6.1 每月月未由話務(wù)員對(duì)集團(tuán)公司固定辦公電話進(jìn)行話費(fèi)統(tǒng)計(jì)，核算各部室、 各成員企業(yè)電話費(fèi)， 列出費(fèi)用清單， 并按公司內(nèi)部財(cái)務(wù)交易結(jié)算制度要求進(jìn)行 匯總，將集團(tuán)公司辦公費(fèi)用清單連同交易結(jié)算單一并交與財(cái)務(wù)部門， 同時(shí)與財(cái) 務(wù)部門核對(duì)委托銀行付帳單，如有不符，立即進(jìn)行查證核實(shí)。 6.2 各單位、各部門全體員工要樹立節(jié)儉辦事的意識(shí)，做到長(zhǎng)話短說，提高效 率，嚴(yán)禁利用公司電話閑聊和辦私事。 7 附則 7.1 本規(guī)定由集團(tuán)辦公室負(fù)責(zé)解釋。 7.2 本規(guī)定自 2001 年 5 月 21 日起執(zhí)行。 附件：電話維修登記表3 / 3 精品文檔，值得擁有 電話維修登記表 報(bào)修時(shí)間 年 月 日 時(shí) 分 故障號(hào)碼 故障現(xiàn)象 （1）摘機(jī)無音 （2）錯(cuò)號(hào)