項目推介會詳細(xì)策劃方案

1、 項目推介會策劃一、活動背景（也可以是XXX公司介紹）二、活動目的1、借助XXX推介會的召開，使其成為行業(yè)間熱議的話題，進(jìn)一步提升XXX的整體品牌形象。2、增強(qiáng)客戶的信心,挖掘潛在品牌客戶。3、鞏固和豐富XXX的品牌形象,借勢提升其未來的行業(yè)核心競爭力。三、活動主題簡約時尚 吸引眼球四、活動時間注意時間安排要錯開受邀人員的正常上班時間五、活動地點(diǎn)結(jié)合會議規(guī)模，合理安排六、組織結(jié)構(gòu)主辦單位協(xié)辦單位承辦單位法律顧問七、會議邀請對象1、客戶：項目方新老客戶 工委會員2、嘉賓：政府相關(guān)領(lǐng)導(dǎo) 工委相關(guān)領(lǐng)導(dǎo) XXX公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo) 相關(guān)本地商會及行業(yè)協(xié)會領(lǐng)導(dǎo)3、媒體：專業(yè)媒體（待落實） 八、會議活動內(nèi)容九、推

2、介目的訴求重點(diǎn)：投資實力、發(fā)展前景、需求項目、合作形式。十、會議前期籌備工作1、制定工作時間表（倒計時），該表有工作項目、完成標(biāo)準(zhǔn)和要求、完成時間、跟進(jìn)責(zé)任人、審核審批人等欄目。2、由XXX部負(fù)責(zé)參會人員的邀約工作。（結(jié)合工委會員基礎(chǔ)，安排活動）3、會議相關(guān)合作方簽約。4、成立工作組，明確責(zé)任分工，具體職責(zé)分工如下：客戶邀請組（主要跟進(jìn)客戶邀請，落實客戶到會的準(zhǔn)確信息，以及酒店檔次確定和坐席的排位）客戶接待組（主要跟進(jìn)客戶接送、酒店住宿安排、車輛的安排、VIP客戶特別接待、禮品及宣傳品的派送、以及客戶臨時需求的解決）媒體邀請組（主要跟進(jìn)各專業(yè)媒體的邀請和到會的落實，以及新聞報道通稿的落實）策劃

3、包裝組（主要跟進(jìn)與外包策劃包裝制作公司的流程對接、現(xiàn)場布置方案、物料、燈光、音響、視頻、宣傳品的訂制等的落實）節(jié)目組（主要跟進(jìn)節(jié)目、主持人、禮儀、發(fā)言稿、串場詞的落實）后勤保障組（主要跟進(jìn)會場的確定、酒席餐食和酒水標(biāo)準(zhǔn)的確定、各類車輛的租賃、為會議服務(wù)所需物品的采購和運(yùn)送，其中主要是禮品、酒水、餐前小食品的采購、協(xié)助策劃包裝組的會議現(xiàn)場的布置，以及撤場的車輛人員保障）工程保障組（主要跟進(jìn)會議現(xiàn)場的電路保障、協(xié)助策劃包裝組會場布置及撤場保障）安保應(yīng)急組（主要跟進(jìn)會議現(xiàn)場的人員人身安全、物資防盜安全保障、遺失物品的招領(lǐng)、會場的消防安全、及車輛的引導(dǎo)停放指揮、與當(dāng)?shù)毓矙C(jī)關(guān)取得聯(lián)系，做到會議活動提前

4、申報）序號事項完成時間負(fù)責(zé)部門1會議時間最終確定會議召開前30天最好具體到人2與會議活動合作單位簽約會議召開前30天3會議地點(diǎn)最終確定會議召開前30天4請柬準(zhǔn)備會議召開前30天5發(fā)出會議前期邀請信息，初步統(tǒng)計參加會議人數(shù)會議召開前30天6電話與酒店溝通，下訂金預(yù)訂場地和住宿房間會議召開前30天7正式發(fā)出會議邀請會議召開前25天9禮品、接待服務(wù)項目籌備會議召開前25天10邀請領(lǐng)導(dǎo)出席會議會議召開前25天11招商說明會向客戶公布的政策的確定會議召開前20天12招商說明會多媒體演示文件會議召開前20天13邀請新聞媒體會議召開前20天14攝影攝相人員邀請會議召開前20天15新聞通稿、發(fā)言稿會議召開前2

5、0天16電腦及視聽設(shè)備會議召開前20天17展架及展示內(nèi)容會議召開前20天18會議物料、項目宣傳資料、會場布置物料籌備會議召開前20天19禮儀人員及相關(guān)禮儀用品(胸花、胸卡、簽字筆、合同書、香檳酒等)會議召開前10天20派發(fā)禮品準(zhǔn)備會議召開前10天結(jié)合需要進(jìn)行布置十一、會議活動內(nèi)容流程安排（按照時間順序，安排整個活動間的流程）簽到環(huán)節(jié)會場門口設(shè)簽到背景板、簽到臺；禮儀小姐接待來賓簽到，來賓在簽到簿上題名；簽到完畢，禮儀小姐向來賓派贈精美禮品，留念本次活動。中場酒會（例）上午集中推介會議結(jié)束，主持人請來賓移步到酒會現(xiàn)場，參加奧萊酒會。名貴紅酒、七彩雞尾酒、精致西式糕點(diǎn)等禮遇來賓，讓來賓享受芭蕾雨輕

6、松快樂時刻，創(chuàng)造更多機(jī)會?，F(xiàn)場整體布置構(gòu)想酒會現(xiàn)場擺設(shè)圓腳高吧臺，飾以紗綢，營造高雅氛圍；酒會側(cè)邊安排座椅，供來賓稍作歇息；清晰的指示系統(tǒng)，方便來賓參加活動各個環(huán)節(jié)。十二、具體要求（例）序號項目1統(tǒng)一印制請柬，并提前20天送至嘉賓，在會議活動前一天電話邀請確認(rèn)。2相關(guān)邀請人員須于會議開始前30分鐘在進(jìn)口處迎接嘉賓并陪同。（為嘉賓佩帶胸花、胸牌、并發(fā)放禮品領(lǐng)取證）3所有受邀嘉賓的禮品發(fā)放由邀請人憑請柬領(lǐng)取4嘉賓禮品為價值200元左右奧特萊斯公司的水晶紀(jì)念品（1個/人），項目宣傳資料（1套/人）5接待處設(shè)置在大堂進(jìn)出口處注：對于比較重要關(guān)鍵的步驟進(jìn)行要求提醒十三、部門協(xié)作與工作分解（例）（佛山項目

7、負(fù)責(zé)，各部門密切配合執(zhí)行，借用酒店的人力資源或和活動公司合作，共同完成會議活動）序號項目負(fù)責(zé)分管部門配備工作人員數(shù)目（各部門穿插換場使用）1嘉賓接待2宴席安排3貴賓名單4現(xiàn)場秩序與控制5現(xiàn)場控制、請柬設(shè)計、宣傳品設(shè)計6發(fā)言稿7防雨準(zhǔn)備、請柬制作、禮品采購、文具、宣傳品印刷8禮賓花9現(xiàn)場保潔10宣傳資料11車輛、水、飲料、香檳12宴會廳、酒店布置13電器電源14現(xiàn)場禮儀、布置、舞臺、媒體、攝影師跟蹤15其它部門人員隨時接受現(xiàn)場工作人員機(jī)動安排16現(xiàn)場安全由酒店保安、物業(yè)部協(xié)同負(fù)責(zé)維持現(xiàn)場秩序十四、會議后期工作序號事項負(fù)責(zé)部門招商意向洽談跟進(jìn)跟進(jìn)媒體會議新聞報道情況，提供相關(guān)資料會后總結(jié)十五、物料

8、清單（例）序號事項需要數(shù)量企業(yè)宣傳資料套裝（項目專題宣傳片、項目宣傳資料）400套2會議場地布置物料3驅(qū)風(fēng)清涼油、仁丹5盒十六、費(fèi)用支出（例）種類名稱說明單位數(shù)量單價小計備注餐飲、場租布場費(fèi)用酒店方收取,項11250012500按4小時計算會議場租酒店方收取席12500025000按4小時計算餐費(fèi)雞尾酒會（每位168元）+自助餐（每位138元）項400306122400此費(fèi)用按400人用餐計算物料制作簽到背板6*3.5MH,桁架繃高精噴繪項130003000尺寸待最后確定紅地毯布置全場走道鋪設(shè)紅地毯項130003000尺寸待最后確定舞臺主背景10*4MH,木結(jié)構(gòu)設(shè)計特殊造型，中間鏤空放置LED

9、項11500015000尺寸待最后確定采訪背景板6*3.5MH,桁架繃高精噴繪項130003000晚宴主背景6*3.5MH,木結(jié)構(gòu)設(shè)計特殊造型，中間鏤空放置投影項180008000簽到物料簽到本、筆一套， 項110001000簽約本簽約本20本本2040800簽約筆簽約筆10支支101201200領(lǐng)導(dǎo)胸花胸花30朵個3012360重要領(lǐng)導(dǎo)佩戴胸花臺花臺花七盆盤72201540臺花為簽到臺一盆；領(lǐng)導(dǎo)席三盆；主持臺一盆；簽約臺盆花2盆證件工作證、停車證各30張等套608.5510 邀請函份2007.51500只給重要領(lǐng)導(dǎo)，其他給電子邀請函租賃物料舞臺LED6*3.4MH,高清屏幕，租賃平方2418

10、0043200晚宴投影180寸投影幕+10000流明投影儀項11000010000人員費(fèi)用主持人男女主持各一名人21500030000趙榮+俎江濤 或者羅潔+王鵬 攝影現(xiàn)場拍照人員人210002000攝像全程錄像，現(xiàn)場同步，高清攝像機(jī)項112000120003人攝像 禮儀含服裝人835028002名禮儀為領(lǐng)導(dǎo)佩戴胸花，2名引導(dǎo)；2名在嘉賓休息室；2名在會場工作人員工作人員勞務(wù)費(fèi)人152003000工作人員有：統(tǒng)籌、跟主持、催場、音頻視頻播放、物料統(tǒng)籌等工作人員餐飲項115001500其它運(yùn)輸費(fèi)含2臺大巴，從珠江新城接送嘉賓到會場項11000010000包括現(xiàn)場設(shè)備運(yùn)輸?shù)?13310活動公司費(fèi)用

11、會議活動整體設(shè)計、活動執(zhí)行費(fèi)總費(fèi)用15%項1143410 21511.5稅費(fèi)總費(fèi)用10%項10.0%33482 總 合 計368303.5以上費(fèi)用未包括住宿費(fèi) 備注：由于場地尚未實際測量過，此報價涉及的具體大小尺寸，以及實際內(nèi)容都會有調(diào)整，落實場地后報價費(fèi)用將會有15%的上下幅度調(diào)整，特此知會。備注：1、由于場地尚未實際測量過，此報價涉及的具體大小尺寸，以及實際內(nèi)容都會有調(diào)整，落實場地后報價費(fèi)用將會有15%的上下幅度調(diào)整，特此知會。附件：安保預(yù)案為保障會議活動的順利舉行，有需要對會議的準(zhǔn)備、召開、善后各項工作進(jìn)行全面的人員保護(hù)和會場安全保障。我們始終堅持“安全第一，預(yù)防為主”的方針和“誰主管，

12、誰負(fù)責(zé)”的原則全面加強(qiáng)安保崗位責(zé)任制。圍繞防斷電、防火災(zāi)、防外勤車輛交通事故、會場內(nèi)外正常秩序維護(hù)為重點(diǎn)，充分考慮各種可能的突發(fā)狀況，認(rèn)真制定應(yīng)急預(yù)案 ，確保能高效完成此次大會的安保工作。一、認(rèn)真落實安保責(zé)任制 按照“誰主管，誰負(fù)責(zé)”的原則，明確各崗位責(zé)任，把各項責(zé)任目標(biāo)進(jìn)行量化、細(xì)化、深化，層層分解，目標(biāo)到人，并納入到會后總結(jié)考核之中。二、人員編制根據(jù)此次會議的內(nèi)容和規(guī)模，分成工作內(nèi)容不同的若干小組：1、防斷電、火災(zāi)小組職責(zé)：聯(lián)系會場物管方和電力局，確定會議當(dāng)天供電情況（有無斷電安排）。會議召開前一周，再次與供電局確認(rèn)有無供電變化。會議召開前十天，進(jìn)入現(xiàn)場查看電源總開關(guān)有無安全隱患。并與會場

13、方協(xié)商會議當(dāng)天，派專人看管會場電源總閘，防止意外或人為原因造成斷電情況。會議召開前十天，查看會場備用電源情況，如配電房、備用電能、后備發(fā)電機(jī)、以及安全通道、應(yīng)急照明燈等設(shè)備設(shè)施完好情況（獲得會場室內(nèi)平面圖）。會議召開前十天，現(xiàn)場查看安全火災(zāi)安全隱患，現(xiàn)場有無易燃、易爆、有毒等化學(xué)品?，F(xiàn)場滅火器材配置數(shù)量是否短缺，是否過期，消防栓、消防斧等是否損壞。安排一位工作人員負(fù)責(zé)堅守安全通道大門，正常情況下可配合維持現(xiàn)場秩序，緊急情況時負(fù)責(zé)安全通道的暢通及人員疏散時的秩序。（在該名工作人員順手處放置一臺干粉滅火器）2、會場外圍秩序疏導(dǎo)組公司邀請交通管理部門，在會場四周主干道路口增設(shè)交通安全管理人員。組織2-3名同事協(xié)助會場方保安，保證參加會議活動的車輛能夠安全、及時地停放至指定停車位，最好能人車分離。嚴(yán)防車輛擦刮、碰撞、甚至人員傷亡事故，以免現(xiàn)場擁堵或混亂。3、人員安保組分人群、分時間段提供各類客戶的安全保障服務(wù)。三、賓客住宿期間的保護(hù)范圍赴會的各界嘉賓，根據(jù)賓客級別，安排不同檔次的房間居住。 安保人員遵從以下幾點(diǎn)保障賓客的住宿安全：與酒店保安部門建立聯(lián)系，保證賓客在住