檔案庫房管理制度

1、縣 檔案管理制度匯編二一一年十月十日檔案庫房管理制度一、專人管理，外人不得擅入。二、嚴格遵守檔案安全、保密的有關規(guī)定，嚴防破壞和竊密。三、認真保管檔案資料，未經允許不準攜帶檔案外出，不準將檔案外借，嚴防遺失。四、做好防火、防盜、防灰、防蟲、防光、防潮、防霉、防高溫、防高濕等“九防”工作。五、庫房內嚴禁吸煙，不準存放易燃易爆物品及食物。六、庫房內保持整潔和通風良好，定期開關空調、去濕機，并作好每日的溫濕記錄（庫房溫度應控制在14-240c<±2，濕度應控制在45-60%<±5%>）。七、經常檢查庫房內電源線路及其他安全設施，及時排除各種隱患。八、保持庫房內衛(wèi)

2、生，檔案入庫要作消毒處理，人員入庫換鞋，穿工作服。九、庫房和檔案柜鑰匙妥善保管，人離落鎖。十、庫房內檔案定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時匯報，及時解決。二一一年十月十日檔案保管制度 一、對各門類、載體檔案均由檔案室集中整理，案卷質量必須符合規(guī)范要求，方予接收入室。全部檔案分別按不同門類、載體、保管期限排列、編號、固定位置。二、庫房管理應嚴格執(zhí)行檔案庫房技術管理暫行規(guī)定做好防火、防高溫、防盜、防塵、防潮、防有害生物、防蛀、防有害氣體。庫房內嚴禁吸煙和使用明火，嚴禁存放易燃、易爆物品。三、堅持定期或不定期檢查、統(tǒng)計檔案，如有破損、字跡褪變、霉變生蟲等情況，應及時采取補救措施，確保檔案的完整與安全。

3、四、經常保持庫房、柜架整潔整齊，定期對庫房內電器、線路、消防設施進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，檔案人員離開庫房時，必須切斷電源，關好門窗。五、堅持溫濕度測記和調節(jié)，檔案庫房的溫度應控制在14度至24度之間，相對濕度應控制在45%-60%之間。六、檔案庫房由專人管理，非庫房工作人員未經許可不得擅入，檔案交接應嚴格履行手續(xù)。二一一年十月十日檔案收集制度一、檔案收集包括檔案的接收、征集以及網絡數(shù)據(jù)采集等方式。二、檔案材料收集范圍：凡是對我單位有參考利用價值的各類原始材料都屬于檔案收集范圍。三、檔案材料收集堅持定期送交制度和聯(lián)系催要制度。（一）定期送交制度。形成檔案材料的各職能部門，應在文件材料辦理完畢

4、的第二年，按照檔案室的歸檔時間、歸檔質量的要求，歸檔到檔案室。（二）聯(lián)系催要制度。檔案工作人員應經常了解和掌握形成檔案材料的信息，及時向形成材料的部門催收應歸檔的材料。四、收集材料的要求。（一）收集入檔案的材料必須是辦理完畢的原始材料（原件），要完整齊全、真實、文字清楚。（二）不符合歸檔要求的檔案材料，檔案室將責成檔案材料形成的相關職能部門按要求完成。1.載體紙張要求。歸檔材料統(tǒng)一使用A4（80G）規(guī)格的辦公用紙（專業(yè)特殊要求的除外）。2.載體字跡要求。只能用炭素墨水、藍黑、黑色墨水書寫。禁止使用純藍、紅色墨水、圓珠筆、鉛筆書寫。3.現(xiàn)代化設備形成的材料要求。禁止色帶打印、墨水打印材料歸檔；禁

5、止傳真形成材料歸檔。（三）材料必須齊全、完整。1.各部門完成的當年工作職責應該有相應材料佐證。包括錄音、錄像、照片、幻燈片、圖片、表格及文字材料。2.整件事情形成的成套材料必須配齊，保持文件材料之間的邏輯聯(lián)系。二一一年十月十日檔 案 接 收 制 度一、檔案室應依據(jù)歸檔范圍，按時認真做好文件材料的移交接收工作，并與有關部門及人員辦理好移交接收登記手續(xù)。二、歸檔的文件材料必須齊全、完整，不完整、不準確以及不符合歸檔要求的文件材料，檔案室應要求有關部門和人員進行補交、整理，做好補收補立工作。三、接收時間：文書檔案應在第二年第一季度前移交接收；業(yè)務檔案在辦結完畢后移交接收；會計檔案按有關要求移交接收。

6、二一一年十月十日檔 案 整 理 制 度一、檔案的整理工作必須按照一定的原則和要求，根據(jù)其形成特點和規(guī)律進行整理。二、根據(jù)國家檔案局的檔案分類原則，結合本單位實際，編制科學的檔案分類方案。三、根據(jù)文件材料所反映的不同問題，區(qū)別不同保管期限，進行系統(tǒng)整理、合理組卷。四、經過整理的檔案，必須保持文件之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。五、案卷的封面要采用國家規(guī)定的標準格式，并按規(guī)定填寫。六、案卷編目要正確，案卷題名要簡明，要準確反映卷內文件內容，書寫要用毛筆或鋼筆，字跡要工整、清晰。二一一年十月十日檔 案 修 改 補 充 制 度一、檔案的修改、補充必須是以維護歷史真實面貌為前提，以維護檔案的完整、準確為

7、原則。二、檔案一般不得隨意修改，如確因工作需要修改已歸檔的檔案，必須持有經領導批準的“檔案修改、補充通知單”。三、修改內容較小時，可直接在頁面“杠改”、“刮改”或者發(fā)送“變化通知單”，修改后應在修改處加蓋“更改章”。四、修改內容較多時，應另外行文，原文作廢。新文列入原文目錄并注明所代替的原文編號。作廢的文件應注意新文的編號，根據(jù)需要另行保管。五、對修改后的檔案，入檔案室前要認真檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施，以維護檔案的安全。二一一年十月十日檔 案 借 閱 制 度一、因工作需要借閱檔案，須認真填寫“檔案借閱登記簿”，借閱密級以上檔案，需經有關領導批準并履行完備手續(xù)方可查閱。二、查閱檔案一般在閱覽室

8、內，因工作需要借出檔案，必須辦理借閱登記手續(xù)。外單位借閱檔案應持有介紹信，并經有關領導批準。三、借閱者必須愛護檔案，不準拆散、圈點、涂改、抽出、轉借他人，必須注意保密和保證檔案的絕對安全。四、檔案外借時間一般不超過一周，借閱者要按期歸還檔案。檔案管理人員對借出的檔案應及時催還。五、歸還檔案的必須當面點清，并在登記簿上注銷。發(fā)現(xiàn)損壞、丟失，立即追查，并立即報告辦公室。二一一年十月十日檔 案 保 密 制 度一、按照中華人民共和國檔案法、中華人民共和國保守秘密法有關規(guī)定，遵守各項檔案管理制度，自覺執(zhí)行保密制度。二、嚴格執(zhí)行檔案接收、借閱、鑒定和銷毀制度，認真履行登記、審批、簽字手續(xù)。三、外借檔案，必

9、須有安全保護措施，節(jié)假日前及時催還，防止丟失。四、未經批準，不得隨意復印、摘抄檔案。五、非專職人員未經許可，不得進入檔案庫房。二一一年十月十日檔 案 統(tǒng) 計 工 作 制 度一、檔案室應按照檔案管理要求和我院實際情況，認真做好統(tǒng)計工作。二、按年度做好檔案接收、保管、借閱、銷毀的統(tǒng)計工作。三、按年度做好檔案管理人員狀況、檔案設施情況的統(tǒng)計等工作。四、建立健全檔案統(tǒng)計的登記臺帳、統(tǒng)計應及時，數(shù)據(jù)要準確、可靠，帳物相符。五、加強對統(tǒng)計數(shù)據(jù)的利用和分析，及時提供給領導及有關部門，為制定計劃、規(guī)劃和總結經驗提供依據(jù)。二一一年十月十日檔 案 鑒 定 銷 毀 制 度一、檔案的鑒定、銷毀工作，應由檔案管理部門和

10、有關職能部門組成鑒定小組進行這一工作。二、鑒定小組根據(jù)國家有關檔案保管期限的規(guī)定，對檔案進行甄別，對已超過保管期限的檔案進行鑒定，鑒定工作結束后應提出工作報告。三、要銷毀的檔案必須慎之又慎，嚴格審查，對確無保存價值的檔案進行登記造冊，送交領導審批后辦理銷毀。四、凡需銷毀的檔案送造紙廠化漿，應指定兩人負責監(jiān)銷，防止檔案遺失和泄密，監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽名。五、銷毀清冊形成的檔案專項保管。二一一年十月十日檔案利用制度1、查閱利用本檔案室檔案資料，需出示個人身份有效證件。檔案資料一律不外借，只能在“查閱室”內閱覽，如需復印，由檔案室出示復印件，并加蓋檔案室查檔專用章及檔案室公章。2、本單位工作人員利

11、用檔案資料，借閱者需要親自登記“查閱登記”或出據(jù)“借條”，用后及時還回。不得擅自更改內容，保證檔案資料的完整，避免有損壞、丟失檔案資料的現(xiàn)象發(fā)生。 3、外單位利用本檔案室檔案資料需要出示介紹信，不收取查閱費用。 4、 檔案資料查閱利用后，要立即放回原處，不得隨處亂放，以免丟失。二一一年十月十日檔案整理編目制度      一、按照國家有關規(guī)定和檔案工作規(guī)范要求，檔案室內所有檔案必須按全宗進行整理，同一個全宗的檔案不能分散，不同全宗的檔案不能混雜，各全宗檔案存放有序。      二、檔案的系統(tǒng)整理，應在文件收

12、集齊全的基礎上，按照一定的原則和屬性進行整理、分類、編號、排架。 三、檔案實體的分類、編號和排架，一經確定，不可隨意變動。 四、編制不同門類檔案的文件目錄、專題目錄、文件字號索引等多種檢索工具，逐步編制配套的檔案室指南，全宗介紹等參考資料。 五、各部門在每年三月底前完成上年度各類文件材料的歸檔工作。      六、重大活動、重要會議、工程項目、設備檔案隨時移交，隨時歸檔。二一一年十月十日安全保衛(wèi)制度及責任制為確保檔案安全，提高檔案管理人員的安全防范意識，維護檔案室正常工作秩序，特制定本制度。 一、檔案室主任是檔案室安全保衛(wèi)工作第一責任人，負責抓好本檔案室的安全保衛(wèi)工作，辦公室主任是直接責任人，辦公室其他人員協(xié)助做好安全保衛(wèi)工作。 二、堅持貫徹“預防為主”的方針，定期對全體干警進行安全教育，對安全責任落實到人。三、認真做好檔案庫房的安全保衛(wèi)工作，確保庫房及檔案的安全，非本室工作人員未經許可一律不得入內。 四、檔案庫房、閱檔室屬重要部位，嚴禁吸煙，嚴禁攜帶易燃、易爆、腐蝕物品及火種入內，嚴禁違規(guī)用電行為，不準在庫房內堆放雜物。 五、切實做好防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲、防光