金地房地產(chǎn)材料采購過程控制_百度文庫

1、材料采購過程控制程序1.目的保證所采購的材料、設(shè)備和服務(wù)價格合理并符合規(guī)定的質(zhì)量要求及工期要求。2.適用范圍適用于公司房地產(chǎn)開發(fā)所需的由建材供應(yīng)部負(fù)責(zé)采購的材料、設(shè)備和服務(wù)。3.引用文件3.1 GFP6-3材料供應(yīng)商控制程序3.2 GFP6-4材料(設(shè)備選型清單確定程序3.3 GFP9-1項目總體計劃控制程序3.4 GFP10-1材料(設(shè)備檢驗及檢驗狀態(tài)控制程序*3.5 GFP13-1不合格控制程序3.6 GFP15-1材料貯存搬運(yùn)控制程序4.定義4.1大型設(shè)備:指電梯、空調(diào)設(shè)備、電氣設(shè)備、水處理設(shè)備等。4.2材料:指大型設(shè)備以外的其它建筑材料。5.職責(zé)5.1總經(jīng)理負(fù)責(zé):審批大型設(shè)備、金額大于

2、 100萬元(含 100萬元的報價表 (見 GFP6-5-F4和合同章使用審批表(見 GFP6-5-F1;審批材料付款申請表 (見 GFP6-5-F5。5.2主管副總經(jīng)理負(fù)責(zé):審批總額大于等于 30萬元、小于 100萬元的報價表及 審核大型設(shè)備及總額大于等于 100萬元的報價表;審批金額大于等于 30萬元,小于 100萬元及大型設(shè)備的合同章使用審批表;簽訂大型設(shè)備及金額在 30萬元(含 30萬 元以上的材料的訂貨合同;負(fù)責(zé)合同更改不了及退不了貨時的處理;審核材料付款 申請表。5.3建材供應(yīng)部經(jīng)理負(fù)責(zé):審核工程材料采購計劃;審批金額在 1萬元(含 1萬元以上、小于 30萬元的報價表;審核大型設(shè)備

3、及總額大于等于 30萬元的報 價表;審核所有合同章使用審批表;簽訂金額在 1萬元(含 1萬元以上、30萬 元以下材料的訂貨合同;審核材料付款申請表。5.4材料采購主辦負(fù)責(zé):編制工程材料采購計劃;記錄合同談判要點、起草材 料訂貨合同及 合同章使用審批表 ; 負(fù)責(zé)簽收 工程材料采購?fù)ㄖ獑?(見 GFP6-5-F3 并轉(zhuǎn)發(fā)至采購員; 簽訂金額在 1萬元以下的材料訂貨合同; 審批金額在 1萬元以下的 報 價表;審核金額在 1萬元(含 1萬元以上報價表;所有合同的前期談判及參與所有合同的談判;材料退貨、合同更改的聯(lián)系;材料進(jìn)貨的統(tǒng)計;參加材料復(fù)檢;審核 材料付款申請表。5.5采購員負(fù)責(zé):填制報價表及采購

4、,并對所采購的材料/服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行驗證; 協(xié)助材料采購主辦進(jìn)行材料進(jìn)貨的統(tǒng)計;參加并聯(lián)系供應(yīng)商有關(guān)人員參加材料復(fù)檢;填 寫材料付款申請表。5.6工程部項目施工負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)制訂工程材料采購范圍(見 GFP6-5-F2、工程 部施工副經(jīng)理、經(jīng)理審批。5.7行政部計劃督辦負(fù)責(zé)審批工程材料采購計劃。5.8計劃財務(wù)部經(jīng)理負(fù)責(zé):在合同章使用審批表上簽署資金運(yùn)作情況意見,在 審批通過后的合同上蓋合同章。5.9總會計師負(fù)責(zé):審核材料付款申請表。6.資格或培訓(xùn)執(zhí)行本程序無需特別的資格和培訓(xùn)。7.程序7.1材料采購范圍的制訂7.1.17.1.2材料采購主辦。 7.1.3 工程材料采購范圍的填寫、審批應(yīng)在施工合同簽定后

5、兩周內(nèi)完成;當(dāng)采 購范圍有變化時,應(yīng)按 7.1.1規(guī)定確定新的工程材料采購范圍,并在采購前一個月 發(fā)至建材供應(yīng)部。7.2材料采購計劃的制訂7.2.1材料采購主辦根據(jù)建筑材料(設(shè)備選型定板通知單(見 GFP6-4-F4、 工程材料采購范圍、項目總體計劃,編制工程材料采購計劃,報建材供應(yīng)部經(jīng) 理審核、主管副總經(jīng)理審批。7.2.2建材供應(yīng)部材料采購主辦將審批通過后的工程材料采購計劃送工程部施 工副經(jīng)理及預(yù)決算室主管備案。7.3工程材料采購范圍變更時,按 7.1和 7.2條的規(guī)定執(zhí)行,項目總體計劃 變更時,按 7.2條的規(guī)定執(zhí)行。7.4采購7.4.1采購前期準(zhǔn)備7.4.1.1材料采購主辦根據(jù)采購范圍及

6、采購計劃審核工程材料采購?fù)ㄖ獑?見 GFP6-5-F3無誤后簽收,匯報建材供應(yīng)部經(jīng)理,根據(jù)建材供應(yīng)部經(jīng)理安排,將工程材 料采購?fù)ㄖ獑伟l(fā)至采購員。Word 版文件來自 :地產(chǎn)交流群 群號 :127644268原版文件僅限群內(nèi)成員交流7.4.1.2采購員根據(jù)工程材料采購?fù)ㄖ獑?視采購金額不同情況按如下方法處 理:a.采購金額小于 0.1萬元的材料,可從認(rèn)可供應(yīng)商一覽表(見 GFP6-3-F5中 選一家供應(yīng)商。b.采購金額大于等于 0.1萬元,小于 1萬元的材料,除獨家生產(chǎn)或獨家代理外,應(yīng) 從認(rèn)可供應(yīng)商一覽表中選至少二家供應(yīng)商進(jìn)行報價。c.采購金額大于 1萬元 (非大型設(shè)備 的材料, 除獨家生產(chǎn)或獨

7、家代理外, 應(yīng)從 認(rèn) 可供應(yīng)商一覽表中選至少三家供應(yīng)商進(jìn)行報價。d.大型設(shè)備如電梯、中央空調(diào)設(shè)備等,應(yīng)從認(rèn)可供應(yīng)商一覽表中至少選三家進(jìn) 行報價,在總經(jīng)理決定下可采用招標(biāo)方式。7.4.1.3采購員將供應(yīng)商報價填寫于報價表,視采購金額不同情況按如下方法 處理:a. 金額少于 1萬元的,送材料采購主辦審批;b. 金額大于等于 1萬元,少于 30萬元的,送材料采購主辦審核、建材供應(yīng)部經(jīng)理 審批;c. 金額大于 30萬元(含 30萬元小于 100萬元的,送材料采購主辦、建材供應(yīng)部 經(jīng)理審核、主管副總經(jīng)理審批;d. 7.4.2采購合同的簽訂 7.4.2.1 7.4.2.2根據(jù)材料采購?fù)ㄖ獑?、審批后的報價表

8、:a. 材料采購主辦負(fù)責(zé)金額小于 1萬元的訂貨合同的談判;b. 建材供應(yīng)部經(jīng)理負(fù)責(zé)金額大于 1萬元(含 1萬元,小于 30萬元的合同的談判。 c. 主管副總經(jīng)理負(fù)責(zé)大型設(shè)備及金額大于 30萬元(含 30萬元的合同的談判。7.4.2.3材料采購主辦根據(jù)談判好的合同要點,于談判后 2個工作日內(nèi)起草訂貨合 同后,按以下幾種情況進(jìn)行辦理(審批時間:建材供應(yīng)部經(jīng)理、計劃財務(wù)部經(jīng)理均不超 過 0.5個工作日,主管副總經(jīng)理、總經(jīng)理均不超過 1個工作日:a. 金額小于 1萬元的訂貨合同, 由材料采購主辦簽訂, 并填寫 合同章使用審批表 , 報建材供應(yīng)部經(jīng)理審批,計劃財務(wù)部經(jīng)理簽署意見后蓋合同章;b. 金額大于

9、 1萬元(含 1萬元,小于 30萬元的合同,由建材供應(yīng)部經(jīng)理簽訂; 由材料采購主辦填寫合同章使用審批表,報建材供應(yīng)部經(jīng)理審批,計劃財務(wù)部經(jīng)理 簽署意見后蓋合同章;c. 大型設(shè)備及金額大于 30萬元(含 30萬元,小于 100萬元的合同,由主管副總 經(jīng)理簽訂;由材料采購主辦填寫合同章使用審批表,報建材供應(yīng)部經(jīng)理審核,主管 副總經(jīng)理審核,計劃財務(wù)部經(jīng)理簽署意見后蓋合同章;d. 大型設(shè)備及金額大于 100萬元的合同,由主管副總經(jīng)理簽訂;由材料采購主辦填 Word 版文件來自 :地產(chǎn)交流群 群號 :127644268原版文件僅限群內(nèi)成員交流寫合同章使用審批表,報建材供應(yīng)部經(jīng)理、主管副總經(jīng)理審核,總經(jīng)理

10、審批,計劃 財務(wù)部經(jīng)理簽署意見后蓋合同章;7.4.2.4合同簽訂蓋合同章后,由材料采購主辦負(fù)責(zé)將合同原件送資料室存檔,并 送一份復(fù)印件至預(yù)決算室主管、計劃財務(wù)部經(jīng)理備案。7.4.3材料的進(jìn)貨、搬運(yùn)、入庫、貯存、出庫、檢驗、移交7.4.3.1材料的進(jìn)貨由采購員根據(jù)訂貨合同負(fù)責(zé)實施。7.4.3.2材料的搬運(yùn)、 入庫、 貯存、 出庫按 GFP15-1材料貯存搬運(yùn)控制程序 進(jìn)行。7.4.3.3材料的檢驗按 GFP10-1材料(設(shè)備檢驗及檢驗狀態(tài)控制程序進(jìn)行。7.4.4不合格材料的處理按 GFP13-1不合格控制程序進(jìn)行。7.4.5補(bǔ)貨及退貨處理7.4.5.1同類品種材料的補(bǔ)貨按如下程序辦理:a. 因設(shè)

11、計變更原因而補(bǔ)貨, 由工程部填寫 工程材料采購?fù)ㄖ獑?和 補(bǔ)貨申請單 (見 GFP6-5-F7 , 經(jīng)工程部施工副經(jīng)理、 設(shè)計副經(jīng)理審批后, 交由建材供應(yīng)部安排采購。b. 若不是因設(shè)計變更原因而補(bǔ)貨,第一次補(bǔ)貨由工程部填寫補(bǔ)貨申請單,經(jīng)工 程部施工副經(jīng)理審批后,連同相應(yīng)的工程材料采購?fù)ㄖ獑伟l(fā)給建材供應(yīng)部安排采購; 第二次補(bǔ)貨,補(bǔ)貨申請單需提交主管副總經(jīng)理審批,其他程序同上;第三次補(bǔ)貨, 補(bǔ)貨申請單需提交總經(jīng)理審批,其他程序同上。7.4.5.2規(guī)定辦理。副總經(jīng)理處理。7.4.5.3材料的品種更改分以下三種情況處理:a.合同簽訂前,再按 7.4.2和 7.4.3規(guī)定辦理。b.合同簽訂后,材料未生產(chǎn)

12、出來前或生產(chǎn)出來未發(fā)貨前,材料采購主辦與供應(yīng)商協(xié) 商取消合同,若取消不了合同,則視責(zé)任情況經(jīng)建材供應(yīng)部經(jīng)理簽署意見后,報主管副 總經(jīng)理處理。c.合同簽訂后,材料已生產(chǎn)出來或材料已運(yùn)到公司倉庫或工地,材料采購主辦則盡 量與供應(yīng)商聯(lián)系退貨,如退不了,則視責(zé)任情況經(jīng)建材供應(yīng)部經(jīng)理簽署意見后,報主管 副總經(jīng)理處理。7.4.5.4材料剩余的處理材料剩余時,材料采購主辦負(fù)責(zé)聯(lián)系退貨,若退不了,則視責(zé)任情況經(jīng)建材供應(yīng)部 經(jīng)理簽署意見后,報主管副總經(jīng)理處理。7.5合同款項及搬運(yùn)費(fèi)用的支付合同款項的辦理由采購員根據(jù)訂貨合同中有關(guān)要求,填寫材料付款申請書,并 報上級領(lǐng)導(dǎo)審批,搬運(yùn)費(fèi)用按公司有關(guān)財務(wù)規(guī)定進(jìn)行辦理。(

13、一般情況審批時間:材料 采購主辦、建材供應(yīng)部經(jīng)理、計劃財務(wù)部經(jīng)理、總會計師均不超過 1個工作日,主管副 Word 版文件來自 :地產(chǎn)交流群 群號 :127644268原版文件僅限群內(nèi)成員交流總經(jīng)理、總經(jīng)理均不超過 2個工作日;急件審批時間:材料采購主辦、建材供應(yīng)部經(jīng)理、 財務(wù)部經(jīng)理、總會計師合計不超過 1個工作日,主管副總經(jīng)理、總經(jīng)理合計不超過 2個 工作日。7.6違約處理及補(bǔ)救措施7.6.1違約按訂貨合同中有關(guān)規(guī)定追究違約責(zé)任。7.6.2因供應(yīng)商違約(例如無法供貨或供貨不合格等的補(bǔ)救措施由材料采購主辦負(fù) 責(zé)提出,報建材供應(yīng)部經(jīng)理審核后報主管副總經(jīng)理審批。7.7材料進(jìn)貨的統(tǒng)計7.7.1材料進(jìn)貨

14、的統(tǒng)計由采購員協(xié)助,材料采購主辦負(fù)責(zé),詳細(xì)統(tǒng)計已進(jìn)材料的品 種、數(shù)量、規(guī)格、價格及費(fèi)用承擔(dān)單位、付款情況,并將其填入材料采購月報表(見 GFP6-5-F8,于次月 5日前報建材供應(yīng)部經(jīng)理、預(yù)決算室主管、財務(wù)部、主管副總經(jīng)理 各一份。7.7.2信息員根據(jù)材料采購月報表將應(yīng)扣施工隊材料款的各類材料進(jìn)行統(tǒng)計并 及時錄入工程材料應(yīng)扣款匯總表(見 GFP6-5-F6,每月 3日前打印該表交材料采購 主辦審核后,于當(dāng)月 5日前報建材供應(yīng)部經(jīng)理、預(yù)決算室主管、財務(wù)部、主管副總經(jīng)理 各一份。8.記錄 8.3工程材料采購計劃原件由建材供應(yīng)部經(jīng)理保存至工程材料采購?fù)瓿珊?2年, 復(fù)印件由材料采購主辦、采購員保存。

15、8.4工程材料采購?fù)ㄖ獑?、補(bǔ)貨申請單、報價單原件由材料采購主辦負(fù) 責(zé)保存至工程材料采購?fù)瓿梢荒旰笠平粰n案室永久保存,復(fù)印件由采購員保存。8.5材料訂貨合同原件一份由檔案室永久性保存,一份由建材供應(yīng)部經(jīng)理保存至工 程材料采購?fù)瓿梢荒旰笠平粰n案室永久保存,復(fù)印件由材料采購主辦、計劃財務(wù)部、預(yù) 決算室保存。8.6 材料付款申請書原件由計劃財務(wù)部兼職資料員永久保存,復(fù)印件由采購員、 材料采購主辦保存至采購?fù)瓿珊蟀肽辍?.7材料采購月報表原件由材料采購主辦負(fù)責(zé)保存至工程材料采購?fù)瓿梢荒旰? 移交檔案室保存。8.8工程材料應(yīng)扣款匯總月報表由材料采購主辦負(fù)責(zé)保存至工程結(jié)算完一年后, 交檔案室保存。9.附件9

16、.1. GFP6-5-F1合同章使用審批表Word 版文件來自 :地產(chǎn)交流群 群號 :127644268原版文件僅限群內(nèi)成員交流GFP6-5 材料采購過程控制程序 版本:1 第 6 頁,共 14頁9.2. GFP6-5-F2工程材料采購范圍9.3. GFP6-5-F3工程材料采購?fù)ㄖ獑?.4. GFP6-5-F4報價表9.5. GFP6-5-F5材料付款申請書9.6. GFP6-5-F6工程材料應(yīng)扣款匯總表9.7. GFP6-5-F7補(bǔ)貨申請單9.8. GFP6-5-F8材料采購月報表Word 版文件來自 :地產(chǎn)交流群群號 :127644268原版文件僅限群內(nèi)成員交流C:ISOGFPGFP6-

17、5GFP6-5-F1.2合同章使用審批表 GFP6-5-F2.3工程材料采購范圍第 頁, 共 頁 下清單中所列材料由建材供應(yīng)部負(fù)責(zé)采購。 工程部項目 施工負(fù)責(zé)人 日 期:建材供應(yīng)部材料采購主辦日 期:工程部施工 副 經(jīng) 理 日 期:工程部經(jīng)理日 期:說明:1. 本表一式三份,工程部、建材供應(yīng)部各存一份。2. 本表中材料名稱、質(zhì)量、用途說明、序號必須填寫,其它各項未確定前可不予填寫。GFP6-5-F3.1工程材料采購?fù)ㄖ獑?GFP6-5-F4.1報價表 附:各供應(yīng)商報價表。GFP6-5-F5.1 材料付款申請書 編號： 用 途 合同編號 合同名稱 收款單位名稱 收款單位開戶行 合同造價 第一次付

18、款 本次付款金額 累計付款金額 付款比例 采購員 材料采購 主辦意見 建材供應(yīng)部 經(jīng)理意見 主管副總經(jīng) 理意見 計劃財務(wù)部 經(jīng)理意見 總會計師意見 總經(jīng)理意見 董事長意見 % % % 第二次付款 第三次付款 收款單位帳號 Word版文件來自:地產(chǎn)交流群 群號:127644268 原版文件僅限群內(nèi)成員交流 備注 附：開箱驗貨單共 頁；委托單共 頁。 原版文件下載地址: GFP6-5-F7.1 補(bǔ)貨申請單 補(bǔ)貨原因 （第 次） 序號 1 材料名稱 生產(chǎn)廠家 材料編號 規(guī)格 質(zhì)量 數(shù)量 進(jìn)貨日期 2 補(bǔ) 貨 內(nèi) 4 容 5 3 Word版文件來自:地產(chǎn)交流群 群號:127644268 原版文件僅限群內(nèi)成員交流 工程部施工 副經(jīng)理意見 設(shè)計變更 說明 工程部設(shè)計副經(jīng)理： 主管 副總經(jīng)理 審批 總經(jīng)理審批 簽名： 日期： 說明： 凡屬設(shè)計變更原因而造成的補(bǔ)貨， 經(jīng)工程部施工副經(jīng)理、 設(shè)計副經(jīng)理簽字