會計電算化下內(nèi)部控制的初探

1、         09-12-09 13:38:00     作者：謝卓宇    編輯：studa20【摘 要】隨著電子技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，會計電算化已在各個企業(yè)普及開來。財政部也頒布了內(nèi)部會計控制規(guī)范基本規(guī)范（試行），并指出：“電子信息技術(shù)控制要求運用電子信息技術(shù)手段建立內(nèi)部會計控制系統(tǒng)，減少和消除人為操縱因素，確保內(nèi)部會計控制的有效實施?！睍嬰娝慊蠼o企業(yè)的內(nèi)部控制帶來了新的挑戰(zhàn)，本文就如何建立一整套適合電算化會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度

2、進(jìn)行了初步探討。 【關(guān)鍵詞】會計電算化 內(nèi)部控制 內(nèi)部控制是企業(yè)單位為保護(hù)其資產(chǎn)安全、保證信息的完整和正確、促進(jìn)經(jīng)營管理政策得以有效實施、提高經(jīng)營效率、控制經(jīng)營風(fēng)險、防止舞弊行為發(fā)生進(jìn)而制定的各項規(guī)章制度、組織措施、業(yè)務(wù)處理手續(xù)等控制措施的總稱。電子信息技術(shù)日益普及，企業(yè)建立了電算化會計系統(tǒng)后，會計核算和財務(wù)管理環(huán)境發(fā)生了很大的變化：一方面，由于使用了計算機(jī)，會計數(shù)據(jù)處理的速度加快了，會計核算的準(zhǔn)確性和可靠性也有了很大的提高，減少了因疏忽大意及計算失誤造成的差錯；另一方面，會計電算化的實施，也為企業(yè)的內(nèi)部控制帶來了許多前所未有的新問題，對企業(yè)內(nèi)部控制制度造成了極大的沖擊。 一、會計人員的配備發(fā)

3、生了變化 企業(yè)使用計算機(jī)處理會計和財務(wù)數(shù)據(jù)后，企業(yè)會計核算的人員配備發(fā)生了很大的變化，會計部門的組成人員從原來由財務(wù)、會計專業(yè)人員組成，轉(zhuǎn)變?yōu)橛韶攧?wù)、會計專業(yè)人員和計算機(jī)數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)的管理人員及計算機(jī)專家組成，所以各企業(yè)在引進(jìn)會計人員和會計分工上遇到了新的問題。 二、會計電算化后的主要風(fēng)險 在電算化方式下，內(nèi)部控制的內(nèi)容在傳統(tǒng)方式的基礎(chǔ)上，又出現(xiàn)了許多新的問題，主要有以下幾個方面： （一）原始數(shù)據(jù)所帶來的風(fēng)險 在電算化會計中，電子計算機(jī)輸出的數(shù)據(jù)是在程序控制之下，對輸入的原始數(shù)據(jù)自動進(jìn)行加工處理，并儲存于磁性介質(zhì)上。所有記賬、分析及編制會計報表等工作均在計算機(jī)程序的控制下自動進(jìn)行。然而，電腦中

4、的原始數(shù)據(jù)必須是由人工事先進(jìn)行審核和輸入計算機(jī)的，這就要求一切數(shù)據(jù)的處理方法和過程都必須規(guī)范化，并保持準(zhǔn)確性和相對的穩(wěn)定性，這樣才能保證會計信息質(zhì)量的真實性、完整性和準(zhǔn)確性，避免可能發(fā)生得問題。 （二）操作人員的舞弊風(fēng)險 在手工會計系統(tǒng)中，對于一項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的每個環(huán)節(jié)都要經(jīng)過某些具有相應(yīng)權(quán)限人員的審核和簽章。但會計電算化后，職能劃分發(fā)生了巨大的變化。因為業(yè)務(wù)處理全部都是以電算化系統(tǒng)為主，電算化功能的高度集中導(dǎo)致了職責(zé)的集中，某些人員既可從事數(shù)據(jù)的輸入，又可負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的輸出和報送。因此，如果不加強(qiáng)內(nèi)部控制，就會使某些計算機(jī)操作人員直接對使用中的程序和數(shù)據(jù)庫進(jìn)行個性操縱處理結(jié)果，加大出現(xiàn)錯誤的風(fēng)險。

5、（三）會計檔案無紙化和電腦操作無形化帶來的風(fēng)險 在手工會計系統(tǒng)中，企業(yè)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生均記錄于紙張之上，增、刪、修改了的會計憑證或會計賬冊都可以從各自的筆跡和印章上分清責(zé)任。會計電算化后，會計憑證轉(zhuǎn)變?yōu)橐晕募⒂涗浶问絻Υ嬖诖判越橘|(zhì)上，使會計核算無紙化，修改數(shù)據(jù)不留痕跡。電磁介質(zhì)也易受損壞，且有丟失或毀損的危險。所以會計電算化對會計檔案管理形式提出了更高的要求。不僅要保存好相關(guān)的紙質(zhì)數(shù)據(jù)文件，還要保存、保管好已存儲在電子介質(zhì)中的各種會計數(shù)據(jù)和計算機(jī)程序。如計算機(jī)機(jī)內(nèi)及磁盤內(nèi)會計信息安全保護(hù)、計算機(jī)病毒防治，以及計算機(jī)操作管理等。      09-12-09

6、 13:38:00     作者：謝卓宇    編輯：studa20三、如何在會計電算化下加強(qiáng)內(nèi)部控制 （一）電算化下會計處理操作程序的具體控制 為了保證信息處理質(zhì)量，減少產(chǎn)生差錯和事故的概率，應(yīng)制定嚴(yán)格的操作規(guī)程。操作規(guī)程主要指計算機(jī)業(yè)務(wù)處理過程的具體操作步驟和具體要求，包括各種操作命令、各種設(shè)備的使用說明以及非常情況的處理等。其內(nèi)容主要包括： 1.各種錄入的數(shù)據(jù)均需經(jīng)過嚴(yán)格的審批并具有完整、真實的原始憑證； 2.數(shù)據(jù)錄入員對輸入數(shù)據(jù)有疑問，應(yīng)及時核對，不能擅自修改； 3.發(fā)生輸入內(nèi)容有誤的，需按系統(tǒng)提供的功能加

7、以改正，如編制補(bǔ)充登記或負(fù)數(shù)沖正的憑證加以改正； 4.開機(jī)后，操作人員不能擅自離開工作現(xiàn)場； 5.要做好日備份數(shù)據(jù)，同時還要有周備份、月備份。 當(dāng)然，這些制度還必須隨著企業(yè)經(jīng)營的變化而不斷修改完善。只有通過完備詳盡的制度才能減少錯誤的發(fā)生，從源頭上確保會計信息的真實性和可靠性。 （二）電算化下會計處理如何利用職責(zé)分工進(jìn)行管理控制 職責(zé)分工首先是將電算化部門與用戶部門的職責(zé)相分離。會計核算軟件正式投入使用后，原有會計機(jī)構(gòu)必須做相應(yīng)調(diào)整，對各類人員制定崗位責(zé)任制度。會計電算化后的工作崗位可分為基本會計崗位和電算化會計崗位?；緯媿徫豢砂ǎ簳嬛鞴?、出納、會計核算、稽核、會計檔案管理等工作崗位；

8、電算化會計崗位包括：直接管理、操作、維修計算機(jī)及會計軟件系統(tǒng)等工作崗位。機(jī)構(gòu)調(diào)整必須同組織控制相結(jié)合，以實現(xiàn)職權(quán)分離，有效地限制和及時發(fā)現(xiàn)錯誤或違法行為。如規(guī)定系統(tǒng)開發(fā)人員和維護(hù)人員不能兼任系統(tǒng)操作員和管理人員等。 不相容職責(zé)的恰當(dāng)分離可以為避免單獨一人從事和隱瞞違法行為提供合理的保證。也可以考慮增加施行違法行為的難度，增加被逮住或結(jié)果失敗的可能性，并加大對此類行為的懲罰力度。 (三)電算化下如何加強(qiáng)賬套的系統(tǒng)安全 加強(qiáng)賬套系統(tǒng)安全控制主要應(yīng)從防止未經(jīng)授權(quán)的人員擅自動用系統(tǒng)各種資源。保護(hù)程序和數(shù)據(jù)的安全，減少因外界因素導(dǎo)致計算機(jī)故障等方面入手。主要的控制措施包括：1.訂立內(nèi)部操作制度，禁止非電

9、腦操作人員操作財務(wù)專用電腦；2.設(shè)置操作權(quán)限限制；3.操作人員身份的密碼控制，規(guī)定交接班手續(xù)和登記運行日志；4.數(shù)據(jù)存儲和處理相隔離，嚴(yán)格控制系統(tǒng)軟件的安裝與修改，對系統(tǒng)軟件進(jìn)行定期的預(yù)防性檢查，系統(tǒng)被破壞時，要求系統(tǒng)軟件具備緊急響應(yīng)、強(qiáng)制備份、快速重構(gòu)和快速恢復(fù)的功能。 （四）電算化下如何加強(qiáng)內(nèi)部審計 內(nèi)部審計既是公司、企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)的重要組成部分，也是強(qiáng)化內(nèi)部會計監(jiān)督的制度安排。加強(qiáng)內(nèi)部審計能檢查出發(fā)生的錯誤，打消作弊或犯罪的意圖。內(nèi)審人員應(yīng)定期規(guī)則地檢查與計算機(jī)有關(guān)的控制目標(biāo)、過程以及遵照情況，核實數(shù)據(jù)和程序的完整性。對會計資料定期進(jìn)行審計，審查電算化會計賬務(wù)處理是否正確，是否遵照會計法及有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定，審核費用簽字是否符合有關(guān)內(nèi)控制度，憑證附件是否規(guī)范完整等；審查電子數(shù)據(jù)與書面資料的一致性，如查看賬冊內(nèi)容，做到賬表相符，對不妥或錯誤的賬表處理應(yīng)及時調(diào)整；監(jiān)督數(shù)據(jù)保存方式的安全、合法性，防止發(fā)生非法修改歷史數(shù)據(jù)的現(xiàn)象；對系統(tǒng)運行各環(huán)節(jié)進(jìn)行審查，防止存在漏洞。 （五）電算化會計檔案管理工作 在實行會計電算化之后，隨著存儲介質(zhì)的改變，對會計檔案管理的要求也比較嚴(yán)格。同時，對會