打印稿變電子檔及word技巧

1、辦公室教你如何把打印稿變成電子稿(太牛啦!你打一天的字都比不上她 2分鐘! 人手一份,留著以后用哈!教你如何將打印稿變成電子稿最近,我的一個(gè)剛剛走上工作崗位上的朋友老是向 我報(bào)怨,說(shuō)老板真的是不把我們這些新來(lái)工作的人不當(dāng)人看啊,什么粗活都是讓我們 做, 這不,昨天又拿了 10幾頁(yè)的文件拿來(lái),叫他打成電子稿,他說(shuō)都快變成打字工具了,我聽 之后既為他感到同情,同時(shí)教給他一個(gè)簡(jiǎn)單的方法,可以輕松將打印 稿變成電子稿,我想 以后對(duì)大家也有用吧,拿出來(lái)給大家分享一下。首先你得先把這些打印稿或文件通過(guò)掃描儀掃到電腦上去, 一般單位都有掃描儀, 如果沒(méi)有 也沒(méi)關(guān)系, 用數(shù)碼相機(jī)拍也行, 拍成圖片放到 WOR

2、D 里面去, 不過(guò)在些 之前, 你還得裝一下 WORD 自帶的組件, 03和 07的都行。點(diǎn)開始 -程序 -控制面板 -添加 /刪除程序,找到 Office-修改 找到 Microsoft Office Document Imaging 這個(gè)組件, Microsoft Office Document Imaging Writer 點(diǎn)在本機(jī)上運(yùn)行,安裝就可以了。首先將掃描儀安裝好,接下來(lái)從開始菜單啟動(dòng)“Mic rosoft Office/ Microsoft Office 工 具/Microsoft Office Document Scanning”即可開始掃描。提示 :Office 2003默

3、認(rèn)安裝中并沒(méi)有這個(gè)組件,如果你第一次使用這個(gè)功能可能會(huì)要求你 插入 Office2003的光盤進(jìn)行安裝。 由于是文字掃描通常我們選擇“黑白模式”, 點(diǎn)擊掃描, 開始調(diào)用掃描儀自帶的驅(qū)動(dòng)進(jìn)行掃描。這里也要設(shè)置為“黑白模式”,建議分辨率為300dpi 。掃 描完畢后回將圖片自動(dòng)調(diào)入 Office 2003種另外一個(gè)組件“Micros oft Office Document Imaging”中。點(diǎn)擊工具欄中的“使用 OCR 識(shí)別文字”按鍵,就開始對(duì)剛才掃描的文件進(jìn)行識(shí)別了。按下 “將文本發(fā)送到 Word”按鍵即可將識(shí)別出來(lái)的文字轉(zhuǎn)換到 Word中去了。 如果你要獲取部分 文字,只需要用鼠標(biāo)框選所需文

4、字,然后點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵選擇“將文本發(fā)送到 Word”就將選 中區(qū)域的文字發(fā)送到 Word 中 了。此軟件還有一小技巧:通過(guò)改變選項(xiàng)里的 OCR 語(yǔ)言, 可以更準(zhǔn)確的提取文字。 例如圖片里為 全英文, 把 OCR 語(yǔ)言改為“英語(yǔ)”可以確保其準(zhǔn)確率, 而如果是“默認(rèn)”則最終出現(xiàn)的可能 是亂碼還有:應(yīng)該說(shuō), PDF 文檔的規(guī)范性使得瀏覽者在閱讀上方便了許多,但倘若要從里面提取些資料, 實(shí)在是麻煩的可以?；貞浧甬?dāng)初做畢業(yè)設(shè)計(jì)時(shí)規(guī)定的英文翻譯,痛苦的要命,竟然傻到用 Print Screen截取畫面到畫圖板,再回粘到 word 中,夠白了:(最近連做幾份商務(wù)標(biāo)書, 從 Honeywell 本部獲取的業(yè)績(jī)資

5、料全部是英文版的 PDF ,為了不再被折磨,花費(fèi)了一個(gè)晚上 的時(shí)間研究 PDF 和 Word 文件的轉(zhuǎn)換,找到下面 2種方法,出于無(wú)產(chǎn)階級(jí)所謂的同甘共苦之 心,共享下:1、實(shí)現(xiàn)工具:Office 2003中自帶的 Microsoft Office Document Imaging應(yīng)用情景:目前國(guó)外很多軟件的支持信息都使用 PDF 方式進(jìn)行發(fā)布, 如果沒(méi)有 Adobe Reader , 無(wú)法查看其內(nèi)容, 如果沒(méi)有相關(guān)的編輯軟件又無(wú)法編輯 PDF 文件。 轉(zhuǎn)換為 DOC 格式則可以實(shí) 現(xiàn)編輯功能。 盡管有些軟件也可以完成 PDF 轉(zhuǎn)換為 DOC 的工作, 但很多都不支持中文, 我們 利用 Offi

6、ce 2003中的 Microsoft Office Document Imaging 組件來(lái)實(shí)現(xiàn)這一要求最為方便。使用方法:第一步:首先使用 Adobe Reader打開待轉(zhuǎn)換的 PDF 文件,接下來(lái)選擇“文件打印” 菜單,在打開的“打印”設(shè)置窗口中將“打印機(jī)”欄中的“名稱”設(shè)置為“Microsoft Office Document Image Writer”,確認(rèn)后將該 PDF 文件輸出為 MDI 格式的虛擬打印文件。編輯提示:如果你在“名稱”設(shè)置的下拉列表中沒(méi)有找到“Microsoft Office Document Image Writer”項(xiàng),那證明你在安裝 Office 2003的

7、時(shí)候沒(méi)有安裝該組件,請(qǐng)使用 Office 2003安裝光盤中的“添加 /刪除組件”更新安裝該組件。第二步:運(yùn)行 Microsoft Office Document Imaging,并利用它來(lái)打開剛才保存的 MDI 文件,選擇“工具將文本發(fā)送到 Word”菜單,并在彈出的窗口中勾選“在輸出時(shí)保持圖 片版式不變”,確認(rèn)后系統(tǒng)提示“必須在執(zhí)行此操作前重新運(yùn)行 OCR 。這可能需要一些時(shí) 間”,不管它,確認(rèn)即可。編輯提示:目前,包括此工具在內(nèi)的所有軟件對(duì) PDF 轉(zhuǎn) DOC 的識(shí)別率都不是特別完美, 而且轉(zhuǎn)換后會(huì)丟失原來(lái)的排版格式, 所以大家在轉(zhuǎn)換后還需要手工對(duì)其進(jìn)行后期排版和校對(duì) 工作。2、實(shí)現(xiàn)工具

8、:Solid Converter PDF應(yīng)用情景:利用 Office 2003中的 Microsoft Office Document Imaging組件來(lái)實(shí)現(xiàn) PDF 轉(zhuǎn) Word 文檔在一定程度上的確可以實(shí)現(xiàn) PDF 文檔到 Word 文檔的轉(zhuǎn)換, 但是對(duì)于很多“不規(guī) 則”的 PDF 文檔來(lái)說(shuō),利用上面的方法轉(zhuǎn)換出來(lái)的 Word 文檔中常常是亂碼一片。為了恢復(fù) PDF 的原貌,推薦的這種軟件可以很好地實(shí)現(xiàn)版式的完全保留,無(wú)需調(diào)整,而且可以調(diào)整成 需要的樣板形式。使用方法:1、下載安裝文件 Solid Converter PDF,點(diǎn)擊安裝。編輯提示:安裝前有個(gè)下載安裝插件的過(guò)程,因此需要保證

9、網(wǎng)絡(luò)連接通暢。2、 運(yùn)行軟件, 按工具欄要求選擇需要轉(zhuǎn)換的 PDF 文檔, 點(diǎn)擊右下的“轉(zhuǎn)換” (Convert 按扭,選擇自己需要的版式,根據(jù)提示完成轉(zhuǎn)換Excel 高級(jí)使用技巧1.編輯技巧2. 單元格內(nèi)容的合并3. 條件顯示4. 自定義格式5. 繪制函數(shù)圖象6. 自定義函數(shù)7. 矩陣計(jì)算8. 自動(dòng)切換輸入法9. 批量刪除空行10. 如何避免錯(cuò)誤信息11. 宏的使用12. 圖標(biāo)的應(yīng)用技巧1、編輯技巧1 編輯技巧(1 分?jǐn)?shù)的輸入如果直接輸入“1/5”,系統(tǒng)會(huì)將其變?yōu)椤?月 5日”,解決辦法是:先輸入“0”,然后輸 入空格,再輸入分?jǐn)?shù)“1/5”。(2 序列“001”的輸入如果直接輸入“001”,

10、系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)判斷 001為數(shù)據(jù) 1,解決辦法是:首先輸入“'”(西文 單引號(hào),然后輸入“001”。(3 日期的輸入如果要輸入“4月 5日”,直接輸入“4/5”,再敲回車就行了。如果要輸入當(dāng)前日期,按 一下“Ctrl+;”鍵。(4 填充條紋如果想在工作簿中加入漂亮的橫條紋, 可以利用對(duì)齊方式中的填充功能。 先在一單元格內(nèi)填 入“*”或“”等符號(hào), 然后單擊此單元格, 向右拖動(dòng)鼠標(biāo), 選中橫向若干單元格, 單擊“格 式”菜單,選中“單元格”命令,在彈出的“單元格格式”菜單中,選擇“對(duì)齊”選項(xiàng)卡, 在水平對(duì)齊下拉列表中選擇“填充”,單擊“確定”按鈕(如圖 1。圖1 (5 多張工作表中輸入相同的

11、內(nèi)容幾個(gè)工作表中同一位置填入同一數(shù)據(jù)時(shí),可以選中一張工作表,然后按住 Ctrl 鍵,再單擊 窗口左下角的 Sheet1、 Sheet2. 來(lái)直接選擇需要輸入相同內(nèi)容的多個(gè)工作表,接著在 其中的任意一個(gè)工作表中輸入這些相同的數(shù)據(jù), 此時(shí)這些數(shù)據(jù)會(huì)自動(dòng)出現(xiàn)在選中的其它工作 表之中。輸入完畢之后,再次按下鍵盤上的 Ctrl 鍵,然后使用鼠標(biāo)左鍵單擊所選擇的多個(gè) 工作表, 解除這些工作表的聯(lián)系, 否則在一張表單中輸入的數(shù)據(jù)會(huì)接著出現(xiàn)在選中的其它工 作表內(nèi)。(6 不連續(xù)單元格填充同一數(shù)據(jù)選中一個(gè)單元格,按住 Ctrl 鍵,用鼠標(biāo)單擊其他單元格,就將這些單元格全部都選中了。 在編輯區(qū)中輸入數(shù)據(jù),然后按住

12、Ctrl鍵,同時(shí)敲一下回車,在所有選中的單元格中都出現(xiàn)了這一數(shù)據(jù)。(7 在單元格中顯示公式如果工作表中的數(shù)據(jù)多數(shù)是由公式生成的, 想要快速知道每個(gè)單元格中的公式形式, 以便編 輯修改, 可以這樣做:用鼠標(biāo)左鍵單擊“工具”菜單, 選取“選項(xiàng)”命令, 出現(xiàn)“選項(xiàng)”對(duì) 話框, 單擊“視圖”選項(xiàng)卡, 接著設(shè)置“窗口選項(xiàng)”欄下的“公式”項(xiàng)有效, 單擊“確定” 按鈕 (如圖 2 。 這時(shí)每個(gè)單元格中的分工就顯示出來(lái)了。 如果想恢復(fù)公式計(jì)算結(jié)果的顯示, 就再設(shè)置“窗口選項(xiàng)”欄下的“公式”項(xiàng)失效即可。圖2(8 利用 Ctrl +*選取文本如果一個(gè)工作表中有很多數(shù)據(jù)表格時(shí),可以通過(guò)選定表格中某個(gè)單元格,然后按下

13、 Ctrl +*鍵可選定整個(gè)表格。 Ctrl +*選定的區(qū)域?yàn)?根據(jù)選定單元格向四周輻射所涉及到的有數(shù)據(jù) 單元格的最大區(qū)域。 這樣我們可以方便準(zhǔn)確地選取數(shù)據(jù)表格, 并能有效避免使用拖動(dòng)鼠標(biāo)方 法選取較大單元格區(qū)域時(shí)屏幕的亂滾現(xiàn)象。(9 快速清除單元格的內(nèi)容如果要?jiǎng)h除內(nèi)容的單元格中的內(nèi)容和它的格式和批注, 就不能簡(jiǎn)單地應(yīng)用選定該單元格, 然 后按 Delete 鍵的方法了。 要徹底清除單元格 , 可用以下方法:選定想要清除的單元格或單元 格范圍; 單擊“編輯”菜單中“清除”項(xiàng)中的“全部”命令, 這些單元格就恢復(fù)了本來(lái)面目。2、單元格內(nèi)容的合并 根據(jù)需要, 有時(shí)想把 B 列與 C 列的內(nèi)容進(jìn)行合并

14、, 如果行數(shù)較少, 可以直接用“剪切”和“粘貼”來(lái)完成操作,但如果有幾萬(wàn)行,就不能這樣辦了。解決辦法是:在 C 行后插入一個(gè)空列(如果 D 列沒(méi)有內(nèi)容,就直接在 D 列操作,在D 1中 輸入“=B1&C1”, D1列的內(nèi)容就是 B 、 C 兩列的和了。選中 D1單元格,用鼠標(biāo)指向單元格 右下角的小方塊“”, 當(dāng)光標(biāo)變成 " +" 后, 按住鼠標(biāo)拖動(dòng)光標(biāo)向下拖到要合并的結(jié)尾行處, 就完成了 B 列和 C 列的合并。 這時(shí)先不要忙著把 B 列和 C 列刪除, 先要把 D 列的結(jié)果復(fù)制一 下,再用“選擇性粘貼”命令,將數(shù)據(jù)粘貼到一個(gè)空列上。這時(shí)再刪掉 B 、 C 、 D

15、列的數(shù)據(jù)。下面是一個(gè)“&”實(shí)際應(yīng)用的例子。用 AutoCAD 繪圖時(shí),有人喜歡在 EXCEL 中存儲(chǔ)坐標(biāo)點(diǎn), 在繪制曲線時(shí)調(diào)用這些參數(shù)。 存放數(shù)據(jù)格式為“x, y”的形式, 首先在 Excel 中輸入坐標(biāo)值, 將 x 坐標(biāo)值放入 A 列, y 坐標(biāo)值放入到 B 列,然后利用“&”將 A 列和 B 列合并成 C 列,在 C1中輸入:=A1&", "&B1,此時(shí) C1中的數(shù)據(jù)形式就符合要求了,再用鼠標(biāo)向下拖動(dòng) C1單元 格,完成對(duì) A 列和 B 列的所有內(nèi)容的合并(如圖 3-4。合并不同單元格的內(nèi)容, 還有一種方法是利用 CONCATENATE

16、函數(shù), 此函數(shù)的作用是將若干文 字串合并到一個(gè)字串中,具體操作為“=CONCATENATE(B1,C1”。比如,假設(shè)在某一河流 生態(tài)調(diào)查工作表中, B2包含“物種”、 B3包含“河鱒魚”, B7包含總數(shù) 45,那么:輸入 “=CONCATENATE(" 本次河流生態(tài)調(diào)查結(jié)果:" , B2, "" , B3, " 為 " , B7, " 條 /公里。 " ” 計(jì) 算結(jié)果為:本次河流生態(tài)調(diào)查結(jié)果:河鱒魚物種為 45條 /公里。圖3圖4 3、條件顯示我們知道,利用 If 函數(shù),可以實(shí)現(xiàn)按照條件顯示。一個(gè)常用的例子,就是教

17、師在統(tǒng)計(jì)學(xué)生 成績(jī)時(shí), 希望輸入 60以下的分?jǐn)?shù)時(shí), 能顯示為“不及格”; 輸入 60以上的分?jǐn)?shù)時(shí), 顯示為 “及格 " 。 這樣的效果, 利用 IF 函數(shù)可以很方便地實(shí)現(xiàn)。 假設(shè)成績(jī)?cè)?A2單元格中, 判斷結(jié) 果在 A3單元格中。 那么在 A3單元格中輸入公式: =if(A2<60, “不及格”, “及格” 同 時(shí),在 IF 函數(shù)中還可以嵌套 IF 函數(shù)或其它函數(shù)。例如,如果輸入: =if(A2<60,“不及格”, if (A2<=90,“及格”,“優(yōu)秀 " 就把 成績(jī)分成了三個(gè)等級(jí)。如果輸入 =if(A2<60,“差 " , if (A

18、2<=70,“中”, if (A2<90,“良”,“優(yōu)” 就把成績(jī)分為了四個(gè)等級(jí)。再比如,公式: =if(SUM (A1:A5>0, SUM (A1:A5, 0 此式就利用了嵌套函數(shù),意思 是,當(dāng) A1至 A5的和大于 0時(shí),返回這個(gè)值,如果小于 0,那么就返回 0。 還有一點(diǎn)要提醒 你注意:以上的符號(hào)均為半角,而且 IF 與括號(hào)之間也不能有空格。4、自定義格式Excel 中預(yù)設(shè)了很多有用的數(shù)據(jù)格式,基本能夠滿足使用的要求,但對(duì)一些特殊的要求,如 強(qiáng)調(diào)顯示某些重要數(shù)據(jù)或信息、 設(shè)置顯示條件等, 就要使用自定義格式功能來(lái)完成。 Excel的自定義格式使用下面的通用模型:正數(shù)格式

19、,負(fù)數(shù)格式,零格式,文本格式,在這個(gè)通用 模型中, 包含三個(gè)數(shù)字段和一個(gè)文本段:大于零的數(shù)據(jù)使用正數(shù)格式; 小于零的數(shù)據(jù)使用負(fù) 數(shù)格式;等于零的數(shù)據(jù)使用零格式;輸入單元格的正文使用文本格式。 我們還可以通過(guò)使 用條件測(cè)試,添加描述文本和使用顏色來(lái)擴(kuò)展自定義格式通用模型的應(yīng)用。 (1 使用顏色 要在自定義格式的某個(gè)段中設(shè)置顏色, 只需在該段中增加用方括號(hào)括住的 顏色名或顏色編號(hào)。 Excel 識(shí)別的顏色名為:黑色 、 紅色 、 白色 、 藍(lán)色 、 綠色 、青色 和 洋紅 。 Excel 也識(shí)別按 顏色 X指定的顏色, 其中 X 是 1至 56之間的數(shù)字, 代表 56種顏色 (如圖 5。圖5 (2

20、 添加描述文本 要在輸入數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)之后自動(dòng)添加文本, 使用自定義格式為:"文本內(nèi) 容" ;要在輸入數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)之前自動(dòng)添加文本,使用自定義格式為:"文本內(nèi)容"。 符號(hào) 的位置決定了 Excel 輸入的數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)相對(duì)于添加文本的位置。(3創(chuàng)建條件格式 可以使用六種邏輯符號(hào)來(lái)設(shè)計(jì)一個(gè)條件格式:>(大于、 >=(大于 等于、 <(小于、 <=(小于等于、 =(等于、 <>(不等于,如果你覺(jué)得這些符號(hào)不 好記,就干脆使用“>”或“>=”號(hào)來(lái)表示。由于自定義格式中最多只有 3個(gè)數(shù)字段, Excel 規(guī)定最多只能在前兩個(gè)數(shù)字段

21、中包括 2個(gè)條 件測(cè)試, 滿足某個(gè)測(cè)試條件的數(shù)字使用相應(yīng)段中指定的格式, 其余數(shù)字使用第 3段格式。 如 果僅包含一個(gè)條件測(cè)試,則要根據(jù)不同的情況來(lái)具體分析。自定義格式的通用模型相當(dāng)于下式:> 0正數(shù)格式; < 0負(fù)數(shù)格式; 零格式; 文本格式。下面給出一個(gè)例子:選中一列, 然后單擊“格式”菜單中的“單元格”命令, 在彈出的對(duì)話 框中選擇“數(shù)字”選項(xiàng)卡, 在“分類”列表中選擇“自定義”, 然后在“類型”文本框中輸 入“"正數(shù) :"($#,#0.00;"負(fù)數(shù) :"($ #,#0.00;"零 "" 文本:"

22、”,單擊“確定”按鈕,完 成格式設(shè)置。這時(shí)如果我們輸入“12”,就會(huì)在單元格中顯示“正數(shù):($12.00”,如果 輸入“ -0.3”,就會(huì)在單元格中顯示“負(fù)數(shù):($0.30”,如果輸入“0”,就會(huì)在單元格 中顯示“零”,如果輸入文本“this is a book”,就會(huì)在單元格中顯示“文本:this isabook”。 如果改變自定義格式的內(nèi)容,“紅色 "正數(shù) :"($#,#0.00;藍(lán)色 "負(fù)數(shù) :"($ #,#0.00;黃色 "零 "" 文本:"”,那么正數(shù)、負(fù)數(shù)、零將顯示為不同的顏色。如 果輸入“Blue;R

23、ed;Yellow;Green”,那么正數(shù)、負(fù)數(shù)、零和文本將分別顯示上面 的顏色(如圖 6。圖6 再舉一個(gè)例子,假設(shè)正在進(jìn)行帳目的結(jié)算,想要用藍(lán)色顯示結(jié)余超過(guò) $50, 000的帳目,負(fù) 數(shù)值用紅色顯示在括號(hào)中,其余的值用缺省顏色顯示,可以創(chuàng)建如下的格式: “藍(lán)色 >50000 $#,#0.00_;紅色<0( $#,#0.00; $#,#0.00_” 使用條件運(yùn)算符也可 以作為縮放數(shù)值的強(qiáng)有力的輔助方式, 例如, 如果所在單位生產(chǎn)幾種產(chǎn)品, 每個(gè)產(chǎn)品中只要 幾克某化合物, 而一天生產(chǎn)幾千個(gè)此產(chǎn)品, 那么在編制使用預(yù)算時(shí), 需要從克轉(zhuǎn)為千克、 噸, 這時(shí)可以定義下面的格式: “>

24、;999999#,#0,_m"噸 "">999#,_k_m"千克 "#_k"克"” 可以看到, 使用條件格式, 千分符和均勻間隔指示符的組合, 不用增加公式的數(shù)目就可以改 進(jìn)工作表的可讀性和效率。另外,我們還可以運(yùn)用自定義格式來(lái)達(dá)到隱藏輸入數(shù)據(jù)的目的,比如格式"#; 0"只 顯示負(fù)數(shù)和零,輸入的正數(shù)則不顯示;格式“;”則隱藏所有的輸入值。 自定義格式 只改變數(shù)據(jù)的顯示外觀, 并不改變數(shù)據(jù)的值, 也就是說(shuō)不影響數(shù)據(jù)的計(jì)算。 靈活運(yùn)用好自定 義格式功能,將會(huì)給實(shí)際工作帶來(lái)很大的方便。5、繪制函數(shù)圖象做教

25、學(xué)工作的朋友們一定會(huì)遇到畫函數(shù)曲線的問(wèn)題吧!如果想快速準(zhǔn)確地繪制一條函數(shù)曲 線, 可以借助 EXCEL 的圖表功能, 它能使你畫的曲線既標(biāo)準(zhǔn)又漂亮。 你一定會(huì)問(wèn), 是不是很 難學(xué)呀?其實(shí)這一點(diǎn)兒也不難,可以說(shuō)非常簡(jiǎn)便,不信你就跟我試一試。以繪制 y=|lg(6+x3 |的曲線為例,其方法如下: 在某張空白的工作表中,先輸入函數(shù) 的自變量:在 A 列的 A1格輸入 "X=", 表明這是自變量, 再在 A 列的 A2及以后的格內(nèi)逐次從 小到大輸入自變量的各個(gè)值; 實(shí)際輸入的時(shí)候, 通常應(yīng)用等差數(shù)列輸入法,先輸入前二個(gè)值,定出自變量中數(shù)與數(shù)之間的步長(zhǎng), 然后選中 A2和 A3兩個(gè)

26、單元格, 使這二項(xiàng)變成一個(gè)帶黑色 邊框的矩形, 再用鼠標(biāo)指向這黑色矩形的右下角的小方塊“”, 當(dāng)光標(biāo)變成 " +" 后, 按住 鼠標(biāo)拖動(dòng)光標(biāo)到適當(dāng)?shù)奈恢?就完成自變量的輸入。輸入函數(shù)式:在 B 列的 B1格輸入函數(shù)式的一般書面表達(dá)形式, y=|lg(6+x3 |;在 B2格 輸入“=ABS(LOG10(6+A23”, B2格內(nèi)馬上得出了計(jì)算的結(jié)果。這時(shí),再選中 B2格, 讓光標(biāo)指向 B2矩形右下角的“”,當(dāng)光標(biāo)變成 " +" 時(shí)按住光標(biāo)沿 B 列拖動(dòng)到適當(dāng)?shù)奈恢?即完成函數(shù)值的計(jì)算。圖7繪制曲線:點(diǎn)擊工具欄上的“圖表向?qū)А卑粹o,選擇“X, Y 散點(diǎn)圖”(

27、如圖 7,然后在出 現(xiàn)的“X, Y 散點(diǎn)圖”類型中選擇“無(wú)數(shù)據(jù)點(diǎn)平滑線散點(diǎn)圖”;此時(shí)可察看即將繪制的函數(shù) 圖像,發(fā)現(xiàn)并不是我們所要的函數(shù)曲線,單擊“下一步”按鈕,選中“數(shù)據(jù)產(chǎn)生在列”項(xiàng), 給出數(shù)據(jù)區(qū)域,這時(shí)曲線就在我們面前了(如圖 8。圖8 需要注意:如何確定自變量的初始值, 數(shù)據(jù)點(diǎn)之間的步長(zhǎng)是多少, 這是要根據(jù)函數(shù)的具體特 點(diǎn)來(lái)判斷, 這也是對(duì)使用者能力的檢驗(yàn)。 如果想很快查到函數(shù)的極值或看出其發(fā)展趨勢(shì), 給 出的數(shù)據(jù)點(diǎn)也不一定非得是等差的,可以根據(jù)需要任意給定。從簡(jiǎn)單的三角函數(shù)到復(fù)雜的對(duì)數(shù)、 指數(shù)函數(shù), 都可以用 EXCEL 畫出曲線。 如果用得到, 你還 可以利用 EXCEL 來(lái)完成行列

28、式、 矩陣的各種計(jì)算, 進(jìn)行簡(jiǎn)單的積分運(yùn)算, 利用迭代求函數(shù)值 (如 x2=x7+4, 可用迭代方法求 x 值 , 等等, 凡是涉及計(jì)算方面的事, 找 EXCEL 來(lái)幫忙, 它一定會(huì)給你一個(gè)滿意的答案。6、自定義函數(shù)雖然 Excel 中已有大量的內(nèi)置函數(shù), 但有時(shí)可能還會(huì)碰到一些計(jì)算無(wú)函數(shù)可用的情況。 假如 某公司采用一個(gè)特殊的數(shù)學(xué)公式計(jì)算產(chǎn)品購(gòu)買者的折扣,如果有一個(gè)函數(shù)來(lái)計(jì)算豈不更方 便?下面就說(shuō)一下如何創(chuàng)建這樣的自定義函數(shù)。自定義函數(shù),也叫用戶定義函數(shù),是 Excel 最富有創(chuàng)意和吸引力的功能之一,下面我們?cè)?Visual Basic 模塊中創(chuàng)建一個(gè)函數(shù)。 在下面的例子中, 我們要給每個(gè)人

29、的金額乘一個(gè)系數(shù), 如果是上班時(shí)的工作餐, 就打六折; 如果是加班時(shí)的工作餐, 就打五折; 如果是休息日來(lái)就 餐,就打九折。首先打開“工具”菜單,單擊“宏”命令中的“Visual Basic編輯器”, 進(jìn)入 Visual Basic 編輯環(huán)境,在“工程-VBAobject”欄中的當(dāng)前表上單擊鼠標(biāo)右鍵,選擇 “插入” -“模塊”,在右邊欄創(chuàng)建下面的函數(shù) rrr ,代碼如下: Function rrr(tatol, rr If rr = " 上班 " Then rrr = 0.6 * tatol ElseIf rr = " 加班 " Then rrr = 0

30、.5 * tatol ElseIf rr = "休息日 " Then rrr = 0.9 * tatol End If End Function (如圖 9。圖9 這時(shí)關(guān)閉編輯器,只要我們?cè)谙鄳?yīng)的列中輸入 rrr(F2, B 2 ,那么打完折后的金額就算出 來(lái)了(如圖 10。圖 10 7、矩陣計(jì)算Excel 的強(qiáng)大計(jì)算功能,不但能夠進(jìn)行簡(jiǎn)單的四則運(yùn)算,也可以進(jìn)行數(shù)組、矩陣的計(jì)算。 (1數(shù)組和矩陣的定義矩陣不是一個(gè)數(shù), 而是一個(gè)數(shù)組。 在 Excel 里, 數(shù)組占用一片單元域, 單元域用大括號(hào)表示, 例如 A1:C3,以便和普通單元域 A1:C3相區(qū)別。設(shè)置時(shí)先選定單元域,同

31、時(shí)按 Shift + Ctrl +Enter 鍵,大括弧即自動(dòng)產(chǎn)生,數(shù)組域得以確認(rèn)。一個(gè)單元格就是一個(gè)變量, 一片單元域也可以視為一組變量。 為了計(jì)算上的方便, 一組變量 最好給一個(gè)數(shù)組名。例如 A=A1:C3、 B=E1:G3等。數(shù)組名的設(shè)置步驟是:選定數(shù)組域, 單擊“插入”菜單, 選擇“名稱”項(xiàng)中的“定義”命令, 輸入數(shù)組名, 單擊“確定”按鈕即 可。更簡(jiǎn)單的命名辦法為:選擇數(shù)組域,單擊名稱框,直接輸入名稱就行了。矩陣函數(shù)是 Excel 進(jìn)行矩陣計(jì)算的專用模塊。 用“插入”-“函數(shù)”命令打開“粘貼函數(shù)” 對(duì)話框(如圖 11,選中函數(shù)分類欄中的“數(shù)學(xué)與三角函數(shù)”,在右邊欄常用的矩陣函數(shù) 有:

32、 MDETERM計(jì)算一個(gè)矩陣的行列式; MINVERSE計(jì)算一個(gè)矩陣的逆矩陣; MMULT 計(jì)算兩個(gè)矩陣的乘積; SUMPRODUCT計(jì)算所有矩陣對(duì)應(yīng)元素乘積之和。 圖 11 (2矩陣的基本計(jì)算數(shù)組計(jì)算和矩陣計(jì)算有很大的區(qū)別,比如下面這個(gè)例子中, A 和 B 都是定義好的數(shù)組,因?yàn)?這兩個(gè)數(shù)組都是 3×3的, 輸出結(jié)果也是 3×3個(gè)單元格。 計(jì)算時(shí)先選定矩陣計(jì)算結(jié)果的輸出 域, 為 3×3的單元格區(qū)域, 然后輸入公式。 如果輸入“=A+B”或“=A-B”, 計(jì)算結(jié)果是數(shù) 組對(duì)應(yīng)項(xiàng)相加或相減, 輸入“=A*B”表示數(shù)組 A 和 B 相乘, 輸入“=A/B”表示數(shù)組

33、A 除數(shù)組 B 。如果要進(jìn)行矩陣計(jì)算,就要用到相應(yīng)的矩陣函數(shù)。矩陣相加、相減與數(shù)組的加減表達(dá)形 式是一樣的,也是“=A+B”和“=A-B”,表示矩陣相乘可以輸入“=MMULT(A,B”,而矩 陣相除是矩陣 A 乘 B 的逆矩陣,所以計(jì)算公式是“=MMULT(A, MINVERSE (B ”。公式輸入 后, 同時(shí)按 Shift +Ctrl +Enter 鍵得到計(jì)算結(jié)果。 對(duì)于更復(fù)雜的矩陣計(jì)算, 可以采用分步 計(jì)算。8、自動(dòng)切換輸入法在一張工作表中, 往往是既有數(shù)據(jù), 又有文字, 這樣在輸入時(shí)就需要來(lái)回在中英文之間反復(fù) 切換輸入法,非常麻煩。 如果你要輸入的東西很有規(guī)律性,比如這一列全是單詞,下一

34、列 全是漢語(yǔ)解釋,你可以用以下方法實(shí)現(xiàn)自動(dòng)切換。方法是:(1 選中要輸入英文的列, 單擊“數(shù)據(jù)”菜單, 選擇“有效性.”命令, 在彈出的“數(shù)據(jù) 有效性”對(duì)話框中, 選中“輸入法模式”選項(xiàng)卡, 在“模式”框中選擇“關(guān)閉 (英文模式”命令,單擊“確定”按鈕(如圖 12。圖 12 (2選中要輸入漢字的列,在“有效數(shù)據(jù)”對(duì)話框中,單擊“IME 模式”選項(xiàng)卡,在“模 式”框中選擇“打開”命令, 單擊“確定”按鈕。 這樣, 當(dāng)光標(biāo)在前一列時(shí), 可以輸入英文, 在下一列時(shí),直接可以輸入中文,從而實(shí)現(xiàn)了中英文輸入方式之間的自動(dòng)切換。9、批量刪除空行有時(shí)我們需要?jiǎng)h除 Excel 工作薄中的空行, 一般做法是將空

35、行一一找出, 然后刪除。 如果工 作表的行數(shù)很多, 這樣做就非常不方便。 我們可以利用“自動(dòng)篩選”功能, 把空行全部找到, 然后一次性刪除。 做法:先在表中插入新的一個(gè)空行, 然后按下 Ctrl+A鍵, 選擇整個(gè)工作 表, 用鼠標(biāo)單擊“數(shù)據(jù)”菜單, 選擇“篩選”項(xiàng)中的“自動(dòng)篩選”命令。 這時(shí)在每一列的頂 部, 都出現(xiàn)一個(gè)下拉列表框, 在典型列的下拉列表框中選擇“空白”, 直到頁(yè)面內(nèi)已看不到 數(shù)據(jù)為止(如圖 13。圖13在所有數(shù)據(jù)都被選中的情況下, 單擊“編輯”菜單, 選擇“刪除行”命令, 然后按“確定” 按鈕。 這時(shí)所有的空行都已被刪去, 再單擊“數(shù)據(jù)”菜單, 選取“篩選”項(xiàng)中的“自動(dòng)篩選”

36、命令,工作表中的數(shù)據(jù)就全恢復(fù)了。插入一個(gè)空行是為了避免刪除第一行數(shù)據(jù)。如果想只刪除某一列中的空白單元格, 而其它列的數(shù)據(jù)和空白單元格都不受影響, 可以先復(fù) 制 此列,把它粘貼到空白工作表上,按上面的方法將空行全部刪掉,然后再將此列復(fù)制, 粘貼到原工作表的相應(yīng)位置上。10、如何避免錯(cuò)誤信息在 Excel 中輸入公式后, 有時(shí)不能正確地計(jì)算出結(jié)果, 并在單元格內(nèi)顯示一個(gè)錯(cuò)誤信息, 這 些錯(cuò)誤的產(chǎn)生, 有的是因公式本身產(chǎn)生的, 有的不是。 下面就介紹一下幾種常見的錯(cuò)誤信息, 并提出避免出錯(cuò)的辦法。1錯(cuò)誤值:#含義:輸入到單元格中的數(shù)據(jù)太長(zhǎng)或單元格公式所產(chǎn)生的結(jié)果太大, 使結(jié)果在單元格中顯示 不下?；?/p>

37、是日期和時(shí)間格式的單元格做減法,出現(xiàn)了負(fù)值。解決辦法:增加列的寬度, 使結(jié)果能夠完全顯示。 如果是由日期或時(shí)間相減產(chǎn)生了負(fù)值引起 的,可以改變單元格的格式,比如改為文本格式,結(jié)果為負(fù)的時(shí)間量。2錯(cuò)誤值:#DIV/0!含義:試圖除以 0。這個(gè)錯(cuò)誤的產(chǎn)生通常有下面幾種情況:除數(shù)為 0、在公式中除數(shù)使用了 空單元格或是包含零值單元格的單元格引用。解決辦法:修改單元格引用,或者在用作除數(shù)的單元格中輸入不為零的值。 ）錯(cuò)誤值：VALUE! 含義：輸入引用文本項(xiàng)的數(shù)學(xué)公式。如果使用了不正確的參數(shù)或運(yùn)算符，或者當(dāng)執(zhí)行自動(dòng)更 正公式功能時(shí)不能更正公式，都將產(chǎn)生錯(cuò)誤信息VALUE!。 解決辦法： 這時(shí)應(yīng)確認(rèn)公式

38、或函數(shù)所需的運(yùn)算符或參數(shù)正確， 并且公式引用的單元格中包含 有效的數(shù)值。例如，單元格 C4 中有一個(gè)數(shù)字或邏輯值，而單元格 D4 包含文本，則在計(jì)算公 式=C4D4 時(shí)，系統(tǒng)不能將文本轉(zhuǎn)換為正確的數(shù)據(jù)類型，因而返回錯(cuò)誤值VALUE!。 ）錯(cuò)誤值：REF! 含義：刪除了被公式引用的單元格范圍。 解決辦法：恢復(fù)被引用的單元格范圍，或是重新設(shè)定引用范圍。 ）錯(cuò)誤值：N/A 含義：無(wú)信息可用于所要執(zhí)行的計(jì)算。在建立模型時(shí)，用戶可以在單元格中輸入#N/A，以表 明正在等待數(shù)據(jù)。任何引用含有#N/A 值的單元格都將返回#N/A。 解決辦法：在等待數(shù)據(jù)的單元格內(nèi)填充上數(shù)據(jù)。 ）錯(cuò)誤值：NAME? 含義：在公

39、式中使用了 Excel 所不能識(shí)別的文本，比如可能是輸錯(cuò)了名稱，或是輸入了一個(gè) 已刪除的名稱，如果沒(méi)有將文字串括在雙引號(hào)中，也會(huì)產(chǎn)生此錯(cuò)誤值 解決辦法：如果是使用了不存在的名稱而產(chǎn)生這類錯(cuò)誤，應(yīng)確認(rèn)使用的名稱確實(shí)存在；如果 是名稱，函數(shù)名拼寫錯(cuò)誤應(yīng)就改正過(guò)來(lái)；將文字串括在雙引號(hào)中；確認(rèn)公式中使用的所有區(qū) 域引用都使用了冒號(hào)（：）。例如：SUM（C1：C10）。 注意將公式中的文本括在雙引 號(hào)中。 ）錯(cuò)誤值：NUM! 含義：提供了無(wú)效的參數(shù)給工作表函數(shù)，或是公式的結(jié)果太大或太小 而無(wú)法在工作表中表示。 解決辦法：確認(rèn)函數(shù)中使用的參數(shù)類型正確。如果是公式結(jié)果太大或太小，就要修改公式， 使其結(jié)果在-

40、1×10307 和 1×10307 之間。 ）錯(cuò)誤值：NULL！ 含義：在公式中的兩個(gè)范圍之間插入一個(gè)空格以表示交叉點(diǎn)，但這 兩個(gè)范圍沒(méi)有公共單元格。比如輸入：“=SUM(A1:A10 C1:C10”，就會(huì)產(chǎn)生這種情況。 解決辦法： 取消兩個(gè)范圍之間的空格。上式可改為“=SUM(A1:A10 ,C1:C10” 11、宏的應(yīng)用 宏是一個(gè)指令集，用來(lái)告訴 EXCEL 來(lái)完成用戶指定的動(dòng)作。宏類似于計(jì)算機(jī)程序，但是它是 完全運(yùn)行于 EXCEL 之中的，我們可以使用宏來(lái)完成枯燥的、頻繁的重復(fù)性工作。 宏完成動(dòng) 作的速度比用戶自己做要快得多。例如，我們可以創(chuàng)建一個(gè)宏，用來(lái)在工作表的每

41、一行上輸 入一組日期，并在每一單元格內(nèi)居中對(duì)齊日期，然后對(duì)此行應(yīng)用邊框格式。我們還可以創(chuàng)建 一個(gè)宏，在“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框中指定打印設(shè)置并打印文檔。 由于宏病毒的影響和對(duì)編程的畏懼心理， 使很多人不敢用“宏”， 或是不知道什么時(shí)候可以 找宏來(lái)幫忙。其實(shí)你盡管放心大膽地去用，如果只是用“錄制宏”的方法，根本就沒(méi)有什么 難的，只是把一些操作象用錄音機(jī)一樣錄下來(lái)，到用的時(shí)候，只要執(zhí)行這個(gè)宏，系統(tǒng)就會(huì)把 那操作再執(zhí)行一遍。 下面給出了宏的應(yīng)用場(chǎng)合，只要用“錄制宏”就可以幫你完成任務(wù)，而不需要編程。如果想 對(duì)所錄制的宏再進(jìn)行編輯，就要有一定的 VBA 知識(shí)了。 * 設(shè)定一個(gè)每個(gè)工作表中都需要的固定形式的表

42、頭； * 將單元格設(shè)置成一種有自己風(fēng)格的形式； * 每次打印都固定的頁(yè)面設(shè)置； * 頻繁地或是重復(fù)地輸入某些固定的內(nèi)容，比如排好格式的公司地址、人員名單等； * 創(chuàng)建格式化表格； * 插入工作表或工作薄等。 需要指出的是，EXCEL 中的宏與 WORD 中的宏有些不同之處，對(duì)于錄制的操作，它會(huì)記住單 元格的坐標(biāo) （即所有的引用都是絕對(duì)的） 所以在涉及到與位置有關(guān)的操作時(shí)， ， 要格外注意。 如果相用相對(duì)引用， 可以借助于 Offset 方法， 比如下面的語(yǔ)句： ActiveCell.Offset(1,0. range("A1".select 宏的應(yīng)用是很廣的，上面提到的只是

43、一點(diǎn)點(diǎn)，如果真的用起來(lái)，你會(huì) 發(fā)現(xiàn)它有更豐富的內(nèi)容和更靈活的應(yīng)用方法。 12、圖表的應(yīng)用技巧 Excel 提供了 14 種標(biāo)準(zhǔn)的圖表類型，每一種都具有多種組合和變換。在眾多的圖表類型中， 選用那一種圖表更好呢？ 根據(jù)數(shù)據(jù)的不同和使用要求的不同，可以選擇不同類型的圖表。 圖表的選擇主要同數(shù)據(jù)的形式有關(guān)，其次才考慮感覺(jué)效果和美觀性。 下面給出了一些常見 的規(guī)則。 面積圖：顯示一段時(shí)間內(nèi)變動(dòng)的幅值。當(dāng)有幾個(gè)部分正在變動(dòng)，而你對(duì)那些部分總和感興趣 時(shí)，他們特別有用。面積圖使你看見單獨(dú)各部分的變動(dòng)，同時(shí)也看到總體的變化。 條形圖：由一系列水平條組成。使得對(duì)于時(shí)間軸上的某一點(diǎn)，兩個(gè)或多個(gè)項(xiàng)目的相對(duì)尺寸具 有可比性。比如：它可以比較每個(gè)季度、三種產(chǎn)品中任意一種的銷售數(shù)量。條形圖中的每一 條在工作表上是一個(gè)單獨(dú)的數(shù)據(jù)點(diǎn)或數(shù)