學(xué)十條小經(jīng)驗(yàn) Excel文檔打印得心應(yīng)手

1、學(xué)十條小經(jīng)驗(yàn) Excel文檔打印得心應(yīng)手Excel表格編輯的最后一項(xiàng)任務(wù)往往是打印。在實(shí)際工作中，我們的打印任務(wù)往往不是那么簡(jiǎn)單輕松，比如我們希望只打印工作表中需要的區(qū)域，或者希望能打印公式本身而不是公式的計(jì)算結(jié)果等等。Excel能為我們提供靈活的打印選擇，我們需要進(jìn)行巧妙設(shè)置。1.可打印區(qū)域的設(shè)置很多情況下我們并不需要打印工作表的全部，而只需要打印某一內(nèi)容，那么此時(shí)，我們需要為打印指定打印區(qū)域。方法是，先點(diǎn)擊菜單命令“視圖分頁(yè)預(yù)覽”，然后在預(yù)覽視圖中選擇要打印的單元格區(qū)域，點(diǎn)擊菜單命令“文件打印區(qū)域設(shè)置打印區(qū)域”或者點(diǎn)擊右鍵，在彈出菜單中點(diǎn)擊“設(shè)置打印區(qū)域”命令。這樣，打印時(shí)就會(huì)只打印我們選

2、中的區(qū)域部分了。如果設(shè)置完成后需要向已有的打印區(qū)域添加單元格，那么只要選中要添加的單元格，然后在該區(qū)域上點(diǎn)擊右鍵，在彈出菜單中選擇“添加到打印區(qū)域”即可，如圖1所示。還有一種辦法也可以實(shí)現(xiàn)這個(gè)任務(wù)。那就是先在工作表中選擇要打印的區(qū)域，然后點(diǎn)擊菜單命令“文件打印”，在打開(kāi)的“打印內(nèi)容”對(duì)話框中，選中“選定區(qū)域”單選項(xiàng)，如圖2所示。此種方法也是非常簡(jiǎn)單實(shí)用的。2.頁(yè)眉頁(yè)腳的設(shè)置點(diǎn)擊菜單命令“文件頁(yè)面設(shè)置”，然后在打開(kāi)的對(duì)話框中點(diǎn)擊“頁(yè)眉/頁(yè)腳”，或者直接點(diǎn)擊菜單命令“視圖頁(yè)眉和頁(yè)腳”，都可以打開(kāi)如圖3所示對(duì)話框。我們要做的，只是在“頁(yè)眉”或“頁(yè)腳”下方的下拉列表中選擇需要的頁(yè)眉頁(yè)腳樣式就可以了。當(dāng)

3、然，我們還可以自定義頁(yè)眉或頁(yè)腳。只要點(diǎn)擊對(duì)話框中“自定義頁(yè)眉”或“自定義頁(yè)腳”按鈕，然后單擊“左”、“中”或“右”編輯框，再單擊相應(yīng)的按鈕，就可以在該位置插入相應(yīng)內(nèi)容。當(dāng)然，我們也可以直接在編輯框中輸入我們所需要的內(nèi)容。3.打印公式要想打印公式，那得先在工作表上顯示公式。方法是先點(diǎn)擊菜單命令“工具公式審核公式審核模式”。此時(shí)，含公式的單元格顯示的就是公式本身而非公式的計(jì)算結(jié)果了，如圖4所示。此時(shí)，按正常情況打印，就可以得到含公式的工作表了。4.黑白色打印在屏幕上為不同單元格指定不同顏色是非常好看的，但未必打印到紙上也好看。尤其是我們的打印機(jī)并非彩色打印機(jī)時(shí)。此時(shí)我們更需要簡(jiǎn)單的黑白色打印。其實(shí)

4、完成這個(gè)任務(wù)很簡(jiǎn)單。只要點(diǎn)擊菜單命令“文件頁(yè)面設(shè)置”，打開(kāi)“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框。然后點(diǎn)擊“工作表”選項(xiàng)卡，選中“單色打印”復(fù)選項(xiàng)就可以了。如圖5所示。5.重復(fù)標(biāo)題工作表如果比較跨頁(yè)，我們當(dāng)然需要在每一頁(yè)中都能夠看到表格的標(biāo)題行。這一點(diǎn)在Excel中很容易實(shí)現(xiàn)。還是在如圖5所示的對(duì)話框的“工作表”選項(xiàng)卡中，在“打印標(biāo)題”下的“頂端標(biāo)題行”右側(cè)的輸入框內(nèi)輸入標(biāo)題行所在的行號(hào)，或在“左端標(biāo)題列”右側(cè)的輸入框輸入標(biāo)題列所在的列號(hào)，如圖6所示，就可以使每一頁(yè)都能打印標(biāo)題行或標(biāo)題列。在此對(duì)話框中，如果我們?cè)凇按蛴^(qū)域”右側(cè)的輸入框中輸入要打印的單元格區(qū)域，也可以實(shí)現(xiàn)只打印選定區(qū)域的目的。此外，如果需要打印行

5、號(hào)和列標(biāo)，那么勾選該選項(xiàng)卡下方的“行號(hào)列標(biāo)”復(fù)選項(xiàng)就可以了。6.批注和錯(cuò)誤單元格”嗉 鞅砉 討芯 迦肱 锨榭魷屢 遣換崠蠐隼吹摹 綣 褂昧斯 劍 敲淳 ；岢魷忠恍豢殺苊獾拇砦籩擔(dān) ?REF!等，而默認(rèn)情況下這些錯(cuò)誤值是要打印出來(lái)的。我們可以根據(jù)需要選擇是否打印批注或錯(cuò)誤值。仍然是打開(kāi)“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框的“工作表”選項(xiàng)卡。對(duì)于錯(cuò)誤值來(lái)說(shuō)，我們只需要在“錯(cuò)誤單元格打印為”右側(cè)的下拉列表提供的“顯示值”、“空白”、“”、“#N/A”等幾種方式中作出相應(yīng)的選擇就可以了。對(duì)于批注，我們則可在“批注”右側(cè)的下拉列表中選擇“如同工作表中的顯示”選項(xiàng)或“工作表末尾”選項(xiàng)。這樣，就可以在原位置打印批注或在工作表末尾集中打印批注，如圖7所示。當(dāng)然，在此之前，我們得先讓工作表中的批注顯示出來(lái)。方法是：?jiǎn)蝹€(gè)的批注，我們可以右鍵單擊包含批注的單元格，在彈出菜單上點(diǎn)擊“顯示/隱藏批注”命令。若要顯示所有批注，則可以點(diǎn)擊菜單命令“視圖批注”。7.在指定位置分頁(yè)Excel會(huì)根據(jù)行高列寬自動(dòng)分頁(yè)，但這種分頁(yè)往往不符合我們的需要，所以，我們還會(huì)經(jīng)常需要手動(dòng)分頁(yè)。選中某行或某列，點(diǎn)擊菜單命令“插入分頁(yè)符”，可以在該行的上方或該列的左側(cè)插入分頁(yè)符，使選中的行或列位于另外一頁(yè)。如果選中某單元格，點(diǎn)擊菜單命令“插入分頁(yè)符”，可以在