費(fèi)用管理的思考

1、費(fèi)用管理的思考 費(fèi)用管理的思考-合理、合規(guī)和合法 費(fèi)用管理的思考-合理、合規(guī)和合法 公司制定費(fèi)用管理規(guī)定時(shí)，一般從費(fèi)用開(kāi)支的合理性、合規(guī)性和合法性三方面考慮。合理性是費(fèi)用管理的基本要求。每一項(xiàng)費(fèi)用與對(duì)應(yīng)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)和公司營(yíng)運(yùn)是否相匹配，是否真實(shí)、是否節(jié)省，這些要求始終貫串費(fèi)用管理的全過(guò)程。比如：當(dāng)采購(gòu)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，與該業(yè)務(wù)相匹配的有運(yùn)費(fèi)、裝卸費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)以及業(yè)務(wù)人員的出差費(fèi)等，但真實(shí)發(fā)生的有運(yùn)費(fèi)、裝卸費(fèi)和出差費(fèi)，保險(xiǎn)費(fèi)沒(méi)發(fā)生，為了節(jié)約，運(yùn)費(fèi)不要發(fā)票、裝卸由員工完成、業(yè)務(wù)人員押車。這項(xiàng)業(yè)務(wù)的費(fèi)用開(kāi)支達(dá)到了最合理。這是對(duì)費(fèi)用開(kāi)支的合理判斷的通常方式。尤其在公司創(chuàng)立階段和小企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理中，運(yùn)用合理性來(lái)提

2、高效率和節(jié)約開(kāi)支，從而不計(jì)管理成本和涉稅風(fēng)險(xiǎn)。 合規(guī)性是費(fèi)用管理的必然要求。在合理性的基本要求下，結(jié)合公司的經(jīng)營(yíng)理念和目標(biāo)，對(duì)費(fèi)用開(kāi)支進(jìn)行規(guī)范化管理，而不能單靠主觀或客觀對(duì)合理性進(jìn)行判斷，公司就必須對(duì)費(fèi)用管理提出相關(guān)的管理規(guī)定。以上面的采購(gòu)業(yè)務(wù)為例，首先必須進(jìn)行預(yù)算管理，在成本控制的前提下，運(yùn)輸必須由正規(guī)的運(yùn)輸公司承運(yùn)，保險(xiǎn)也要買，裝卸有專業(yè)的人員，出差要提出申請(qǐng)。 那么，公司的費(fèi)用管理規(guī)定由誰(shuí)來(lái)制定呢？首先看誰(shuí)對(duì)該項(xiàng)費(fèi)用管理負(fù)責(zé)，再看誰(shuí)對(duì)該項(xiàng)費(fèi)用的發(fā)生負(fù)責(zé)。管理者制定規(guī)則，發(fā)生者按規(guī)則執(zhí)行。比如，營(yíng)銷費(fèi)用由市場(chǎng)部門負(fù)責(zé)管理，營(yíng)銷部門負(fù)責(zé)執(zhí)行。市場(chǎng)費(fèi)用由總裁辦負(fù)責(zé)管理，市場(chǎng)部門負(fù)責(zé)執(zhí)行，薪酬福

3、利及行政費(fèi)用由人力資源部門負(fù)責(zé)管理，各部門負(fù)責(zé)執(zhí)行等。當(dāng)執(zhí)行部門違反費(fèi)用管理規(guī)定時(shí)，應(yīng)由管理部門進(jìn)行審核，提出處理意見(jiàn)。例如“營(yíng)銷費(fèi)用中的“陳列費(fèi)用”，規(guī)定應(yīng)與陳列單位簽定協(xié)議書、提供已陳列的照片和取得發(fā)票，在費(fèi)用報(bào)銷時(shí)，如果按上述要求提供報(bào)銷資料，則按正常程序報(bào)銷，如果沒(méi)能提供或部分提供，應(yīng)市場(chǎng)部門對(duì)其進(jìn)行合理性判斷或?qū)σ?guī)則的應(yīng)用進(jìn)行調(diào)整。因?yàn)槿魏我?guī)范化管理本身就多少帶有些理想化色彩，但市場(chǎng)或外部環(huán)境并不能滿足你的要求。所以，合規(guī)性的管理具有個(gè)性的問(wèn)題按個(gè)案處理，共性的問(wèn)題則要調(diào)整規(guī)則。這就是通常說(shuō)的“規(guī)則是死的，人是活的”。這種管理思維在中小企業(yè)是普遍存在的，也是它生存的活力所在，也是費(fèi)用

4、管理的難點(diǎn)。 合法性是費(fèi)用管理的強(qiáng)制要求。合理性、合規(guī)性是公司經(jīng)營(yíng)管理的內(nèi)在要求，合法性則是國(guó)家對(duì)企業(yè)的強(qiáng)制要求。合法性主要是稅法和會(huì)計(jì)制度的規(guī)定。 稅法體現(xiàn)為公司的所有開(kāi)支都可以進(jìn)行帳務(wù)處理，但不符合規(guī)定的就要進(jìn)行稅收調(diào)整。規(guī)定可以分為三類，一是按標(biāo)準(zhǔn)，比如廣告費(fèi)的開(kāi)支標(biāo)準(zhǔn)按銷售收入的一定比例，醫(yī)藥行業(yè)為25%，還有業(yè)務(wù)應(yīng)酬費(fèi)、業(yè)務(wù)宣傳費(fèi)等。二是按條件，比如廣告費(fèi)列支的條件為1、是通過(guò)經(jīng)工商部門批準(zhǔn)的專門機(jī)構(gòu)制作；2、已實(shí)際支付，并取得相應(yīng)的發(fā)票，3、通過(guò)一定的媒體傳播。還有運(yùn)輸費(fèi)用等。三是應(yīng)取得相應(yīng)的發(fā)票。 曾經(jīng)有同行問(wèn)我，白條能不能做帳。我的回答是可以，但是有二個(gè)條件，一是公司愿意為白條

5、付出一定的稅務(wù)成本，包括：除了進(jìn)行企業(yè)所得稅納稅調(diào)整外，還有對(duì)應(yīng)的稅種及稅率和相關(guān)的罰款、滯納金，這樣計(jì)算可能開(kāi)支100元，需要承擔(dān)90元的稅務(wù)成本。二是如果有上級(jí)主管公司或上市公司的，責(zé)任人可能要承擔(dān)職業(yè)風(fēng)險(xiǎn)。 在業(yè)務(wù)操作過(guò)程中，合法性的基本要求是取得發(fā)票，特別規(guī)定的要取得合同或協(xié)議、開(kāi)支證明。發(fā)票的管理有三個(gè)內(nèi)容，一是發(fā)票的真?zhèn)危前l(fā)票內(nèi)容的真實(shí)性，三是發(fā)票的規(guī)范性。 會(huì)計(jì)制度的規(guī)定通常為二類，一是按規(guī)定的范圍，比如企業(yè)不得承擔(dān)屬于個(gè)人的支出：包括娛樂(lè)、健身、旅游、招待、購(gòu)物、饋贈(zèng)等支出、購(gòu)買商業(yè)保險(xiǎn)、個(gè)人行為導(dǎo)致的罰款、賠償、購(gòu)買住房、支付物業(yè)管理費(fèi)等支出。二是開(kāi)支標(biāo)準(zhǔn)，比如職工教育經(jīng)費(fèi)、工會(huì)經(jīng)費(fèi)等按規(guī)定提取率預(yù)提。違犯了會(huì)計(jì)制度的，除了稅收調(diào)整外，嚴(yán)重的要接受財(cái)政管理部門的處罰。 合理性、合規(guī)性和合法性三者之間相互關(guān)聯(lián)，又相互依賴?！按嬖诰褪呛侠怼钡模鼤r(shí)常出現(xiàn)既不合規(guī)，也不合法的現(xiàn)象，在中國(guó)的稅收依靠專用發(fā)票管理的前提下，這種現(xiàn)象是不可避免的。