淺談公路工程款支付結(jié)算中的內(nèi)部控制(一)

1、淺談公路工程款支付結(jié)算中的內(nèi)部控制(一)    摘要：公路工程款支付是公路工程項目財務(wù)管理的核心內(nèi)容，如何做好工程款支付結(jié)算是業(yè)主、承包商、監(jiān)理單位共同關(guān)心的問題，本文時施工過程中相關(guān)的工程款支付控制及與此有關(guān)的問題進行了論述，以促使業(yè)主加強財務(wù)管理。 關(guān)鍵詞；工程款支付；支付憑證；控制 工程款支付結(jié)算是公路工程項目財務(wù)管理的核心內(nèi)容，也是業(yè)主、承包商、監(jiān)理單位共同關(guān)心的問題。項目業(yè)主應(yīng)認(rèn)真研究國內(nèi)基本建設(shè)項目工程款支付的有關(guān)規(guī)定和要求。執(zhí)行FIDIC條款的項目還應(yīng)參照國際慣例。 工程款的結(jié)算支付由于辦理過程復(fù)雜(主要是技術(shù)資料齊全、支付明細(xì)表格繁多、數(shù)

2、據(jù)準(zhǔn)確性高、勾稽關(guān)系復(fù)雜)、結(jié)算單位多、支付憑據(jù)不盡相同、資金支付量大等特點。給財務(wù)人員帶來沉重負(fù)擔(dān)，有可能發(fā)生錯付現(xiàn)象。對此，筆者就公路工程款支付結(jié)算中的有關(guān)內(nèi)部控制問題談一下自己的看法。 一、加強工程款支付控制的重要意義 (一)加強工程款支付管理有利于合理調(diào)度資金，確保工程進度 公路工程項目不但施工周期長，而且需要資金巨大。只有事先對各項預(yù)付款、應(yīng)付款及保函和保證金進行科學(xué)測算，才能合理籌集相應(yīng)資金，既保證工程開工前的資金需要又可以減少不合理的資金占用。 (二)有利于及時準(zhǔn)確地結(jié)清債權(quán)債務(wù)關(guān)系 公路工程項目涉及款項往來單位很多。比如高速公路項目，主線、連接線、房建、交通工程、設(shè)備材料供應(yīng)等

3、可能涉及尚百家單位，如果考慮分包商支付就更多了。加強工程款支付管理，也包括對支付合同、支付程序與制度、支付科目、賬務(wù)核對等管理。根據(jù)合同支付，按照程序支付，定期核對往來賬戶是確保支付工作有條不紊的關(guān)鍵措施。 (三)有利于竣工決算的編制 實踐證明，公路工程項目竣工后遲遲編不了竣工決算。原因有多方面，但是支付遺留問題較多甚至不能與承包商對清工程款往來賬是一個重要的影響因素。重復(fù)支付、多支、少支、漏支等情況也時有發(fā)生。所有這些工作必須在收尾階段進行集中清理與核對，徹底結(jié)清有關(guān)工程款往來方面的債權(quán)債務(wù)關(guān)系，才能使決算工作順利進行。 二、工程款支付憑證的控制 支付任何一筆款項必須依據(jù)合法憑據(jù)，工程款也不

4、例外。工程款的支付不僅要依據(jù)主要領(lǐng)導(dǎo)核批的諸如發(fā)票等付款憑證。還要具備其他一些重要的憑證。 就工程款而言，這類依據(jù)主要有三種 一是關(guān)于項目有關(guān)的合同，一般包括建筑安裝合同和貨物采購合同，建筑安裝合同中又包括土建合同、路面合同、房建合同、交通工程合同、機電合同、綠化合同、連接線合同等。實際工作中，財務(wù)人員必須對合同條款。包括通用條款和強制性條款，進行認(rèn)真學(xué)習(xí)，仔細(xì)研究，對支付方式、支付時間都應(yīng)心中有數(shù)。對于建筑安裝合同，由于合同條款較多，數(shù)量較大，一般為訂本式，付款時不可能把一本合同全部作為支付憑證裝訂進去，因此，在第一次付款時只須將涉及到的金額、付款時間、付款條件等條款的合同章節(jié)復(fù)印一份作為此

5、次付款憑證就可以了，以后付工程進度款無須再次復(fù)印臺同，只須在憑證摘要里注明合同見某年某月某號憑證，憑結(jié)算單(發(fā)票、收據(jù))手續(xù)齊全后即可付款。 二是中期支付證書，支付證書包括中期支付證書和終期支付證書。中期支付證書是由承包商報送，經(jīng)旁站、駐地及總監(jiān)代表逐級簽字并最終報業(yè)主核準(zhǔn)的工程施工進度支付憑證。終期支付證書是工程款的最終結(jié)算憑證，除了要考慮收尾工程量之外，還應(yīng)該考慮各種索賠、價格調(diào)整、變更等因素，這是工程竣工結(jié)算的法律文件。支付證書既是完成工程量的證明，也是支付工程價款、扣收工程預(yù)付款、保留金的依據(jù)，是工程款支付中最重要的支付憑證。對于按支付證書付款的，作為支付憑證的單據(jù)要復(fù)雜一些。包括中期

6、支付證書、中間計量支付匯總表(為竣工決算時正確歸集交付使用資產(chǎn)而做的報表，業(yè)主根據(jù)實際情況，可做可不做)、承包商開具的發(fā)票、收據(jù)(當(dāng)業(yè)主在支付證書中支付材料預(yù)付款時承包商應(yīng)開具收據(jù))、代扣代繳稅票(若存在代扣代繳)、業(yè)主開具的收據(jù)(主要是扣開工預(yù)付款、借款、保留金)。 三是工程款支付審批單，是由業(yè)主的財務(wù)、工程、計劃等業(yè)務(wù)部門根據(jù)實際項目管理機構(gòu)、職能設(shè)置以及項目工程款的財務(wù)支付程序自行設(shè)置的一種內(nèi)部自制支付憑證。由于業(yè)主或承包商，有時也包括材料供應(yīng)商，為確保工程的進度、材料的及時供應(yīng)，由業(yè)主預(yù)先支配給承包商或供應(yīng)商一筆款項，待以后扣回的支付憑證，這類憑證常見的有借款報告、動員預(yù)付款審批單等。

7、 三、開工預(yù)付款與保留金的控制 (一)開工預(yù)付款 1開工預(yù)付款的支付條件 按照公路工程國內(nèi)招標(biāo)文件范本(2003年版)規(guī)定，承包商與業(yè)主簽訂了臺同協(xié)議書，并向業(yè)主提供了履約保函和開工預(yù)付款保函、經(jīng)監(jiān)理工程師簽認(rèn)無誤的開工預(yù)付款支付證書后，業(yè)主應(yīng)向承包商支付開工預(yù)付款。歸納起來支付工程預(yù)付款條件有以下幾點：雙方簽定了合同、承包商提交了保函、總監(jiān)簽付的開工預(yù)付款證書。滿足這三個條件的合同、保函、支付證書在支付時，財務(wù)都應(yīng)有一份，分別按照上述工程款支付憑據(jù)的保管、存檔進行處理。 2支付時間及額度控制 按照規(guī)定，在承包商提交了履約保函和簽訂了合同協(xié)議書并提交了開工預(yù)付款保函后的28天內(nèi)，業(yè)主應(yīng)向承包商

8、支付該筆款項。在收到開工預(yù)付款保函至支付該筆款項的28天內(nèi)，財務(wù)人員應(yīng)該做好以下幾項工作。 首先，核對開工預(yù)付救金額是否與招標(biāo)文件上規(guī)定的相同。開工預(yù)付款支付比例一般不超過臺同金額的10，但在實際操作中經(jīng)常出現(xiàn)兩種情況，就是開工預(yù)付款銀行保證金額超過或不足合同金額的10，在遇到這種情況時大都按照就低不就高的原則進行處理，即超過臺同金額的10，按合同金額的10支付開工預(yù)付款：不足合同金額10的，按照開工預(yù)付款保函金額支付開工預(yù)付款。 其次，對保函的真?zhèn)芜M行查詢?，F(xiàn)在保函開具的金額越來越大，出具保函的銀行又不盡相同，各個銀行出具保函的銀行級別規(guī)定又不一樣，為了降低財務(wù)的風(fēng)險和考察承包商的財務(wù)能力，

9、應(yīng)該對保函的真?zhèn)芜M行查詢。保函的查詢應(yīng)以書面形式進行。對收到的查復(fù)書應(yīng)和保函一起存檔備查。 3開工預(yù)付款的使用監(jiān)督與扣回 按照規(guī)定，承包商不得將該預(yù)付款用于與本工程無關(guān)的支出。監(jiān)理工程師有權(quán)監(jiān)督承包人對該項費用的使用，如經(jīng)查實承包人濫用開工預(yù)付款，業(yè)主有權(quán)立即通過銀行發(fā)出通知收回開工預(yù)付款保函的方式將該款收回。這要求我們制訂出一系列的資金管理規(guī)章制度，不僅僅是針對開工預(yù)付款，而且還應(yīng)該包括凡與本工程相關(guān)的其他資金，通過規(guī)章制度對承包人的資金從收、付、轉(zhuǎn)上進行全面的監(jiān)管。 開工預(yù)付款在期中支付證書的累計金額未達到合同金額的30之前不予扣回，在達到臺同金額30之后。開始按工程進度以固定比例(即每完

10、成合同金額的1，扣回開工預(yù)付款的2)分期從各月的期中支付證書扣回，全部金額在期中支付證書的累計金額達到合同金額的80時扣完。 (二)保留金 保留金也稱工程質(zhì)量保證金或工程尾款。是按合同規(guī)定，從承包商應(yīng)得工程款中延緩支付的部分款項，是承包商履約義務(wù)的擔(dān)保。是對履約保證金或擔(dān)保的補充。這里我們說一下保留金的扣留和償還。一般情況下，保留金與開工預(yù)付款的扣回情形差不多。也是在期中支付證書的累計金額達到臺同金額30之后開始扣，按工程進度以固定比例分期從各月的期中支付證書扣回，全部扣留金額累計達到合同總金額(不含暫定金額)的5停止扣留。 隨著工程竣工和維修期滿，業(yè)主應(yīng)相應(yīng)退還承包商的工程保留金。這里就涉及

11、到何時退還保留金的問題。按照公路工程國內(nèi)招標(biāo)文件范本(2003年版)規(guī)定，缺陷責(zé)任期一般為兩年，當(dāng)某項工程實質(zhì)上完工并交工驗收合格，業(yè)主頒發(fā)全部工程的交工證書后，按合同規(guī)定的退還比例簽發(fā)支付證書，如果頒發(fā)的是部分工程交工證書，則按該部分工程占整個工程的百分比計退。從獲得業(yè)主簽發(fā)缺陷責(zé)任終止證書(缺陷責(zé)任期一般為兩年)后，退還剩余的保留金，如果頒發(fā)的缺陷責(zé)任終止證書僅是部分工程缺陷責(zé)任終止證書，應(yīng)繼續(xù)扣留與完成剩余工作所需費用比例相當(dāng)?shù)谋Ａ艚稹?四、中期支付工程進度款的控制 中期支付是整個工程支付最為頻繁、往來款項發(fā)生最多的過程，有的工程完工可能要進行幾十次的中期支付，因此，認(rèn)真對待每一期的中期

12、支付，不僅是日常財務(wù)工作的需要，也為日后工程竣工決算打下良好的基礎(chǔ)。在中期支付中往往涉及到本期結(jié)算工程進度款、材料預(yù)付款、扣回開工預(yù)付款、扣留的保留金、借款、稅金、代為支付款項的發(fā)生，使中期支付過程較為繁瑣。在這里。我們強調(diào)的是中期支付中各種款項的扣回扣留。開工預(yù)付款和保留金的扣款方法已在上面論述過了不再重復(fù)，下面就如何控制好材料預(yù)付款和工程借款的支付與扣回談一下筆者的看法。 (一)材料預(yù)付款的控制 工程材料供應(yīng)的好壞不僅關(guān)系到工程的進度，更關(guān)系到工程的質(zhì)量，因此選擇信譽好、實力強的材料供應(yīng)商對合同雙方都有好處。對材料的管理與控制首先應(yīng)從銀行賬戶上進行控制，我們可以要求承包商在業(yè)主指定銀行開設(shè)

13、材料專門賬戶。負(fù)責(zé)材料的收、付、轉(zhuǎn)款。其次是要做好工程材料數(shù)量和金額的控制，累計支付材料預(yù)付款的數(shù)量不能超過合同清單規(guī)定的數(shù)量(工程變更除外)。累計支付材料預(yù)付款的金額不應(yīng)超過臺同剩余的工作量金額，預(yù)付款材料的品種應(yīng)與工程計劃進度相吻合。再次是材料預(yù)付款的扣回要及時，按照規(guī)定，當(dāng)材料用于永久工程之中時，材料預(yù)付款應(yīng)從期中支付證書中扣回，扣回期不應(yīng)超過3個月，在預(yù)計竣工前3個月，將不再支付材料預(yù)付款。 (二)借款的控制 公路工程項目實施過程中，由于進度的變化以及承包商自身資金周轉(zhuǎn)困難等原因，通常會發(fā)生一些借款。借款是業(yè)主為確保工程項目順利實施而為承包商提供的一種臨時性資金保證，提供這一資金保證的

14、起因有可能是承包商，也有可能緣于業(yè)主。工程借款涉及到多方面利益，如何控制好借款的規(guī)模和扣回時間，是值得我們關(guān)注的問題。一般在工程招標(biāo)文件中業(yè)主都有規(guī)定要求承包商提供一定數(shù)額的信貸證明，其作用就是承包商在本工程資金周轉(zhuǎn)出現(xiàn)困難的情況下，通過信貸證明自行從金融機構(gòu)解決。但在實際工作中，承包商大都不愿意從金融機構(gòu)融資，主要是時間和成本問題，于是從業(yè)主借款成了承包商最理想途徑。其實業(yè)主也可根據(jù)自身資金保證供給情況為承包商提供一定數(shù)額的借款，雖然這會增加業(yè)主資金的成本和財務(wù)風(fēng)險，但相對于工程的整體效益而言還是可行的，不過這種借款必須從以下幾方面進行嚴(yán)格控制。 1惜款的必要性控制。因為在施工過程中，除了承包商帶來的流動資金外，還有業(yè)主支付的開工預(yù)付款、材料預(yù)付款和中期支付工程進度款，這些款項基本上可以維持工程周轉(zhuǎn)，有的承包商由于自身實力不足和