現(xiàn)行檔案整理的一般步驟與方法

1、第三章第三章 檔案的整理檔案的整理 本章講授本章講授 我國(guó)我國(guó)整理工作的歷史演變；新式整理工作的歷史演變；新式檔案整理方法的主要特點(diǎn)；現(xiàn)行檔案整理的一般檔案整理方法的主要特點(diǎn)；現(xiàn)行檔案整理的一般步驟與方法。步驟與方法。本章的重點(diǎn)是現(xiàn)行檔案整理的一般本章的重點(diǎn)是現(xiàn)行檔案整理的一般步驟與方法。步驟與方法。 第一節(jié)第一節(jié) 我國(guó)整理工作的歷史演變我國(guó)整理工作的歷史演變 第二節(jié)第二節(jié) 新式檔案整理方法的主要特點(diǎn)新式檔案整理方法的主要特點(diǎn) 第三節(jié)第三節(jié) 現(xiàn)行檔案整理的一般步驟與方法現(xiàn)行檔案整理的一般步驟與方法1第一節(jié)第一節(jié) 我國(guó)整理工作的歷史演變我國(guó)整理工作的歷史演變 我國(guó)傳統(tǒng)的檔案整理方法，以“案卷作為

2、檔案的根本保管單位。這與過(guò)去社會(huì)生產(chǎn)力水平低下、科技手段不興旺的狀況相適應(yīng)的，也符合過(guò)分強(qiáng)調(diào)檔案的平安和保密的時(shí)代背景。20世紀(jì)50年代，我國(guó)檔案學(xué)界在學(xué)習(xí)前蘇聯(lián)檔案工作經(jīng)驗(yàn)的根底上，建立了具有中國(guó)特色的檔案學(xué)理論。當(dāng)時(shí)提出了靈活運(yùn)用 “文件六個(gè)特征組卷的做法。 1987年國(guó)家檔案局公布的?機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)?，正式將“立卷作為機(jī)關(guān)歸檔文件的標(biāo)準(zhǔn)整理方法確定下來(lái)。后來(lái)陸續(xù)出臺(tái)的?文書檔案案卷格式?、?檔號(hào)編制規(guī)那么?等一系列配套標(biāo)準(zhǔn)，形成了以“案卷為根底的檔案工作法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)體系，并在全國(guó)范圍內(nèi)加以普及和推廣。2 在檔案保管和利用只能靠手工的條件下，傳統(tǒng)的立卷方法在實(shí)際工作中也確實(shí)發(fā)揮過(guò)重要

3、作用，不能說(shuō)不是一種很好的整理方式。它按照一定的邏輯聯(lián)系，將分散的歸檔文件裝訂成“案卷這個(gè)保管單位，存放整齊，提取方便。在檢索上，通過(guò)編制卷內(nèi)文件目錄、案卷目錄甚至全引目錄等來(lái)提供檢索途徑，增強(qiáng)了手工檢索的針對(duì)性和有效性，這也正是這種方法能沿用并盛行幾十年的原因。 但傳統(tǒng)的整理方法本身也有許多缺乏，并給檔案工作的開展帶來(lái)了相當(dāng)?shù)呢?fù)面影響，特別是計(jì)算機(jī)技術(shù)越來(lái)越多地應(yīng)用于檔案管理，其高效、快捷、靈活的檢索方式，使傳統(tǒng)整理方法的缺陷凸現(xiàn)得愈加明顯，同時(shí)也為整理方法的改革提供了真正的契機(jī)。傳統(tǒng)的以“案卷為保管單位的整理方法，主要有以下一些缺陷：3 一、傳統(tǒng)的立卷歸檔標(biāo)準(zhǔn)和方法復(fù)雜、模糊、繁瑣，在分類

4、、立卷、保管期限的劃定上隨意性較大，難以把握，從而使立卷質(zhì)量難以保證。另外，這種立卷方法的許多環(huán)節(jié)，如編頁(yè)號(hào)、裝訂等，完全是一種重復(fù)、枯燥的手工勞動(dòng)，浪費(fèi)大量人力物力資源； 二、也正式由于傳統(tǒng)的立卷方法不易掌握，再加上機(jī)關(guān)檔案專職人員較少，且又變動(dòng)頻繁，使檔案行政管理部門不得不將工作重點(diǎn)放在重復(fù)、繁瑣的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)上，難以將本來(lái)就有限的人力物力投入到現(xiàn)代化管理、開發(fā)利用、執(zhí)法監(jiān)督工作中去，客觀上制約了檔案事業(yè)的開展； 三、不利于檔案的平安和保密。試想，利用者因需要卷內(nèi)的某份文件而將整卷借出去，倘假設(shè)喪失，損失的是多少件就不言自明；另外，假設(shè)是涉密檔案，即便不外借，利用者也只需要某一份文件，你

5、也得將整卷調(diào)出，還得盯著不讓看卷內(nèi)其他文件；4 四、不便于拾遺補(bǔ)漏時(shí)的插卷。有時(shí)歸檔文件的收集難免會(huì)有遺漏，裝訂后的案卷不便于增加、插入遺漏的文件，如拆卷再裝訂，既費(fèi)時(shí)費(fèi)力、勞民傷財(cái)又不利于檔案的保護(hù)； 五、傳統(tǒng)的立卷方法已成為現(xiàn)代化管理的障礙。裝訂起來(lái)的案卷，復(fù)印、縮微、掃描時(shí)十分不便，給檔案管理的數(shù)字化和現(xiàn)代化造成了困難。再加上計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的、多途徑的檢索能力，人為地將歸檔文件歸類、組卷已無(wú)必要； 六、傳統(tǒng)的歸檔方法以“卷為單位，不便于統(tǒng)計(jì)。長(zhǎng)期以來(lái)，統(tǒng)計(jì)檔案數(shù)量一直以“卷為單位，由于案卷的厚薄不一，卷內(nèi)文件數(shù)量多少不同，“卷和“件之間并無(wú)固定的對(duì)應(yīng)關(guān)系，也就反映不出檔案的數(shù)量。也正因?yàn)槿绱?/p>

6、，人們?cè)诮y(tǒng)計(jì)檔案數(shù)量時(shí)，不得不同時(shí)5采用排架長(zhǎng)度來(lái)作參考，但也無(wú)法具體地反映檔案的件數(shù)。也許有人會(huì)問(wèn)，每個(gè)案卷上不是標(biāo)明共有幾件嗎？但又有幾個(gè)人會(huì)去加總數(shù)呢？原因很簡(jiǎn)單：太枯燥繁瑣了； 在此背景下，2000年12月國(guó)家檔案局發(fā)布了中華人民共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)?歸檔文件整理規(guī)那么?，并于2001年1月1日起實(shí)施。 6第二節(jié)第二節(jié) 新式檔案整理方法新式檔案整理方法 的主要特點(diǎn)的主要特點(diǎn) 與傳統(tǒng)整理方法相比，?歸檔文件整理規(guī)那么?所規(guī)定的方法具有以下一些主要特點(diǎn)： 首先，通過(guò)簡(jiǎn)化整理、深化檢索，實(shí)現(xiàn)重內(nèi)容而非形式的工作重點(diǎn)的轉(zhuǎn)移，實(shí)現(xiàn)雙重減負(fù)，為全面躍上現(xiàn)代化的平臺(tái)打好根底； 其次，分類方法固定為年度

7、、機(jī)構(gòu)問(wèn)題、保管期限三種，并允許各單位視具體情況組合及簡(jiǎn)化分類層次； 第三，將實(shí)體文件按“件進(jìn)行整理，改變了以往文件實(shí)體整理以“卷為單位的思路； 第四，不再擬寫案卷標(biāo)題；7 第五，裝訂以“件為單位進(jìn)行，對(duì)裝訂材料不做統(tǒng)一規(guī)定，改“卷皮為“卷盒； 第六，將檔號(hào)模式由過(guò)去的“全宗號(hào)案卷目錄號(hào)案卷號(hào)件頁(yè)號(hào)改為“全宗號(hào)年度保管期限件號(hào) ； 第七，用“歸檔文件目錄一種目錄取代沿用已久的“案卷目錄和“卷內(nèi)文件目錄兩種目錄； 第八，“將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使歸檔文件有序化。8第三節(jié)第三節(jié) 現(xiàn)行檔案整理的現(xiàn)行檔案整理的 一般步驟與方法一般步驟與方法 一、裝訂一、裝訂 歸檔

8、文件整理的根本單位為歸檔文件整理的根本單位為“自然件，即單份公自然件，即單份公文，以文，以“件為整理單位，進(jìn)行文件級(jí)整理。件為整理單位，進(jìn)行文件級(jí)整理?！耙患患侵冈趯?shí)體上裝訂在一起，編目時(shí)也只表達(dá)為一個(gè)條目。是指在實(shí)體上裝訂在一起，編目時(shí)也只表達(dá)為一個(gè)條目。 在實(shí)際工作中，有些關(guān)聯(lián)性很強(qiáng)的公文，利用時(shí)通在實(shí)際工作中，有些關(guān)聯(lián)性很強(qiáng)的公文，利用時(shí)通常需要相互補(bǔ)充和查證，因此不宜分散，可以作為常需要相互補(bǔ)充和查證，因此不宜分散，可以作為“一一件來(lái)整理。如文件的正本與不同稿本；正文與附件件來(lái)整理。如文件的正本與不同稿本；正文與附件如附帶的圖表、統(tǒng)計(jì)數(shù)字，正文批準(zhǔn)或發(fā)布的法規(guī)公如附帶的圖表、統(tǒng)計(jì)數(shù)

9、字，正文批準(zhǔn)或發(fā)布的法規(guī)公文等；正文與公文處理單；來(lái)文與復(fù)文；原件與復(fù)制文等；正文與公文處理單；來(lái)文與復(fù)文；原件與復(fù)制件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文；報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等。件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文；報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等。 9 裝訂公文旨在從實(shí)體上最終確定裝訂公文旨在從實(shí)體上最終確定“件的形態(tài)，件的形態(tài)，固定公文頁(yè)次，防止公文張頁(yè)喪失，便于歸檔后的固定公文頁(yè)次，防止公文張頁(yè)喪失，便于歸檔后的保管和利用。保管和利用。 單份公文直接裝訂即可。多份公文作為一件的，單份公文直接裝訂即可。多份公文作為一件的，裝訂前應(yīng)先行排序，排序的規(guī)那么是：正本在前，裝訂前應(yīng)先行排序，排序的規(guī)那么是：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后

10、；原件在前，復(fù)制定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復(fù)文在前，件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復(fù)文在前，來(lái)文在后；漢文本在前，少數(shù)民族文字文本在后；來(lái)文在后；漢文本在前，少數(shù)民族文字文本在后；不同文字的文本，無(wú)特殊規(guī)定的，中文本在前，外不同文字的文本，無(wú)特殊規(guī)定的，中文本在前，外文本在后。如有公文處理單，可放在最前面，將其文本在后。如有公文處理單，可放在最前面，將其作為首頁(yè)加蓋歸檔章，更好地保護(hù)正本、維持原貌。作為首頁(yè)加蓋歸檔章，更好地保護(hù)正本、維持原貌。10 二、分類 分類是指將歸檔文件按其來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等方面的異同，分成假設(shè)干層次和類別，

11、構(gòu)成有機(jī)體系的過(guò)程。 合理選擇分類方法，很大程度上決定了分類的質(zhì)量。分類的方法很多，?歸檔文件整理規(guī)那么?中明確規(guī)定選擇年度、組織機(jī)構(gòu)問(wèn)題和保管期限作為通用的分類方法。 應(yīng)特別注意?歸檔文件整理規(guī)那么?中問(wèn)題分類的以下變化： 11 一是取消原來(lái)按“針對(duì)年度歸類的做法，統(tǒng)一按 “成文時(shí)間 判定公文所屬年度，以進(jìn)一步簡(jiǎn)化分類中的概念和操作。 二是提出“機(jī)構(gòu)問(wèn)題兩種形式的分類法，機(jī)構(gòu)分類法與問(wèn)題分類法不能同時(shí)采用，而應(yīng)根據(jù)機(jī)關(guān)歸檔文件的實(shí)際情況選擇其中一種。 三是明確提出將保管期限直接作為一種分類標(biāo)準(zhǔn)，不限定年度、保管期限、機(jī)構(gòu)問(wèn)題在組合成復(fù)式分類法時(shí)的先后順序。規(guī)定年度、保管期限是必選項(xiàng)，機(jī)構(gòu)問(wèn)題

12、可作為選擇項(xiàng)。12 三、排列 排列是指在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，根據(jù)一定的方法確定歸檔文件先后次序的過(guò)程。不同類別歸檔文件之間的排列、檔案盒的排架等那么不在此范圍內(nèi)。 歸檔文件應(yīng)按“事由原那么排列，即同一事由的相關(guān)公文應(yīng)當(dāng)排列在一起?！笆掠墒且粋€(gè)比較原那么性的概念，可以是指一件具體的事，或一個(gè)具體問(wèn)題，或一段較緊密的工作過(guò)程等。通過(guò)界定“事由，使密切相關(guān)、參照性強(qiáng)的公文從實(shí)體上相對(duì)集中，可以進(jìn)一步表達(dá)出最低一級(jí)類目?jī)?nèi)歸檔文件之間的有機(jī)聯(lián)系，客觀反映某一“事由的發(fā)生、開展、結(jié)束的全過(guò)程，同時(shí)也便于目錄檢索和實(shí)體存取工作。13 歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)進(jìn)行。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性

13、公文可集中排列?！白畹鸵患?jí)類目是指分類時(shí)所確定的類目體系中設(shè)在最低一級(jí)的類目。例如按照“年度機(jī)構(gòu)保管期限分類，“保管期限即為最低一級(jí)類目。當(dāng)最低一級(jí)類目?jī)?nèi)公文數(shù)量較大時(shí)，也可按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列。此外，成套性公文指某些有著較密切的聯(lián)系的系列公文可集中排列，如會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、內(nèi)部刊物等。14 四、編號(hào) 編號(hào)是指將歸檔文件在全部文件中的位置標(biāo)識(shí)為符號(hào)，并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明。編號(hào)應(yīng)以分類方案和文件排列順序依次進(jìn)行。歸檔章設(shè)置必備項(xiàng)和選擇項(xiàng)，必備項(xiàng)包括全宗號(hào)、年度、保管期限和件號(hào)，選擇項(xiàng)為機(jī)構(gòu)問(wèn)題項(xiàng)。其中的必備項(xiàng)必須編制；選擇項(xiàng)那么可根據(jù)單位實(shí)際需要選擇使用。 必備項(xiàng)包括：

14、1、全宗號(hào) 全宗號(hào)是檔案館對(duì)其接收范圍內(nèi)各立檔單位所編制的代號(hào)。全宗號(hào)往往由各級(jí)檔案館按照進(jìn)館方案給定，有些新組建單位或暫未列入檔案館接收方案的單位，可將此項(xiàng)空置，留待同級(jí)檔案館給定全宗號(hào)后再行填寫。15 2、年度 年度指歸檔文件的形成年度，即形成和處理歸檔文件的年度。填寫此項(xiàng)時(shí)，應(yīng)采用公元紀(jì)年，以4位阿拉伯?dāng)?shù)字表示。如一九八八年表示為“1988，不能簡(jiǎn)化為“88。 3、保管期限 保管期限是按照本單位制定的?檔案保管期限表?給歸檔文件劃定的保管期限，保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期3種。 4、件號(hào) 件號(hào)即公文的排列順序號(hào)，它是反映歸檔文件在全宗中的位置和固定歸檔文件的排列先后順序的重要標(biāo)識(shí)。件號(hào)分

15、為室編件號(hào)和館編件號(hào)兩種。 16 室編件號(hào)是指歸檔文件在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)的排列順序號(hào)，按公文排列順序從“1開始標(biāo)注。如采用“年度組織機(jī)構(gòu)保管期限進(jìn)行分類，室編件號(hào)應(yīng)在同一年度內(nèi)、同一組織機(jī)構(gòu)的一個(gè)保管期限內(nèi)從“1開始逐件流水編號(hào)。館編件號(hào)那么是指檔案館在接受檔案室移交進(jìn)館的永久、長(zhǎng)期檔案時(shí)，對(duì)其重新編制的件號(hào)。為了防止重新蓋章或更換檔案盒，整理文件時(shí)應(yīng)預(yù)先設(shè)置館編件號(hào)項(xiàng)，并在歸檔章和檔案盒盒脊等處預(yù)留位置，供需要時(shí)直接填寫。17 機(jī)構(gòu)問(wèn)題項(xiàng)為選擇項(xiàng)。填寫機(jī)構(gòu)項(xiàng)時(shí)，應(yīng)按照分類方案，填寫作為分類方案類目名的機(jī)構(gòu)名稱。如機(jī)構(gòu)太長(zhǎng)，可使用機(jī)關(guān)內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)簡(jiǎn)稱。填寫問(wèn)題項(xiàng)時(shí)，那么可根據(jù)分類方案，直接

16、填寫“黨群、“行政、“業(yè)務(wù)等。 編號(hào)工程確定后，要以歸檔章的形式逐件標(biāo)識(shí)在每一歸檔文件上，以明確歸檔文件在全宗中的“坐標(biāo)，保證歸檔文件借閱后的正確歸位。歸檔章包括全宗號(hào)、保管期限、機(jī)構(gòu)問(wèn)題等工程，有條件的單位可以直接刻在歸檔章上進(jìn)行加蓋，以減少填寫工程的工作量。 歸檔章的規(guī)格為長(zhǎng)45mm，寬16mm，分為均勻的6格，設(shè)置的工程主要為編號(hào)工程中的必備項(xiàng)。同時(shí)，也為機(jī)構(gòu)問(wèn)題項(xiàng)預(yù)留了位置。18 在填寫這些工程時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照順序進(jìn)行，各項(xiàng)在歸檔章的位置不得打亂，以適應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)化的需要。歸檔章的格式如下所示：（館編件號(hào)）（保管期限）（機(jī)構(gòu)或問(wèn)題）（室編件號(hào)）（年度）（全宗號(hào)）19 不同的機(jī)關(guān)單位根據(jù)各自的不

17、同情況，可能需要在歸檔章上增加其他選擇工程，可在歸檔章的右側(cè)按8mm15mm增加空格填寫收文日期、收文號(hào)等，或填入歸檔章中機(jī)構(gòu)問(wèn)題或館編件號(hào)等已明確空置而不用的空格位置中。 歸檔章一般應(yīng)加蓋在歸檔文件首頁(yè)上端居中的空白位置；如果領(lǐng)導(dǎo)批示或收文章等占用上述位置，可將歸檔章蓋在首頁(yè)的其他空白位置，但以上端為宜。歸檔章盡量不要壓住公文字跡，也不宜與批示文字等交叉。 五、編目 編目是指編制歸檔文件目錄。編目應(yīng)按照分類、排列的結(jié)果，逐類、逐件編制，以系統(tǒng)、全面地揭示歸檔文件的全貌。編目應(yīng)以“件為單位進(jìn)行，在目錄中一件也只表達(dá)為一個(gè)條目。如來(lái)文與復(fù)文作為一件時(shí)，在歸檔文件目錄中只對(duì)復(fù)文進(jìn)行編目，通過(guò)檢索復(fù)

18、文來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)相應(yīng)來(lái)文的查找。20 歸檔文件目錄包括件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)和備注等工程。這些工程根本包括了構(gòu)成一份公文的主要要素，概括了歸檔文件內(nèi)容和形式方面的各種特征，能夠?yàn)槔谜咛峁┹^完備的檢索渠道。 目錄中各工程的具體填寫要求如下： 1、件號(hào) 件號(hào)包括室編件號(hào)和館編件號(hào)，歸檔文件目錄中設(shè)置的“件號(hào)項(xiàng)，是指室編件號(hào)，應(yīng)與檔案室整理體系相吻合。檔案進(jìn)館時(shí)再按進(jìn)館要求編制館編件號(hào)并填入件號(hào)欄中，此時(shí)的件號(hào)指館編件號(hào)。 2、責(zé)任者 責(zé)任者是指公文作者即公文的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。填寫時(shí)一般應(yīng)使用全稱或通用簡(jiǎn)稱。21 3、文號(hào) 文號(hào)即發(fā)文的字號(hào)，是由發(fā)文機(jī)關(guān)按發(fā)文次序編制的順序號(hào)。發(fā)文字號(hào)由

19、機(jī)關(guān)代字、年度、順序號(hào)組成，如國(guó)辦發(fā)200388號(hào)。填寫時(shí)應(yīng)照實(shí)抄錄，代字、年度、順序號(hào)都不能省略，否那么將給查找和利用帶來(lái)困難。 4、題名 題名即公文標(biāo)題，它直接表達(dá)公文內(nèi)容和中心主題，是了解歸檔文件內(nèi)容的主要檢索點(diǎn)。完整的題名結(jié)構(gòu)由作者、問(wèn)題、文種三局部組成。 公文題名應(yīng)按照原樣抄錄下來(lái)，沒(méi)有標(biāo)題或標(biāo)題不標(biāo)準(zhǔn)的，可以自擬標(biāo)題，外加“ 號(hào)。 22 5、日期 日期，即公文的形成時(shí)間。填寫時(shí)應(yīng)以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。如2006年8月16日，標(biāo)注為20060816。 除單份公文作為一件的情況外，由幾份公文作為一件的，“件的日期應(yīng)以裝訂時(shí)排在前面的公文的日期為準(zhǔn)。如正本與定稿為一件，以正本為準(zhǔn)；正文與

20、附件為一件，以正文為準(zhǔn)；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，以轉(zhuǎn)發(fā)文為準(zhǔn)；來(lái)文與復(fù)文為一件，以復(fù)文為準(zhǔn)。 6、頁(yè)數(shù) 頁(yè)數(shù)項(xiàng)要求填寫一件公文的總頁(yè)數(shù)，用于統(tǒng)計(jì)和核對(duì)。計(jì)算頁(yè)數(shù)時(shí)以公文中有圖文指與公文內(nèi)容相關(guān)的文字、圖畫等的頁(yè)面為一頁(yè)，空白頁(yè)不計(jì)。大張的公文或圖表折疊后，仍按未折疊前有圖文的頁(yè)面數(shù)計(jì)算頁(yè)數(shù)。來(lái)文與復(fù)文、正文與定稿等作為一件時(shí)，其頁(yè)數(shù)應(yīng)為構(gòu)成該“件的公文的頁(yè)數(shù)之和。23 7、備注 備注項(xiàng)用于填寫歸檔文件需要補(bǔ)充和說(shuō)明的情況，包括密級(jí)、缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等。 歸檔文件目錄的格式如下：備注頁(yè)數(shù)日期題名文號(hào)責(zé)任者件號(hào)24 填寫歸檔文件目錄時(shí)，應(yīng)使用符合檔案保護(hù)要求的字跡材料，如碳素墨水等，禁

21、止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水等不耐久的書寫材料進(jìn)行填寫。已采用檔案計(jì)算機(jī)管理的單位，可直接使用檔案管理軟件生成并打印目錄。 歸檔文件目錄應(yīng)單獨(dú)裝訂成冊(cè)，并編制封面。 歸檔文件目錄封面的格式應(yīng)與目錄的編制方式一致，設(shè)置全宗名稱、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)問(wèn)題等工程。其中全宗名稱欄應(yīng)使用全稱或標(biāo)準(zhǔn)化簡(jiǎn)稱填寫立檔單位的名稱。歸檔文件目錄封面式樣如下：25 歸檔文件目錄歸檔文件目錄 全宗名稱 年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）26 歸檔文件目錄及其封面等表格均可通過(guò)計(jì)算機(jī)生成并打印出來(lái)，將目錄裝訂在一起便可用于手工檢索。 六、裝盒 裝盒，指將歸檔文件按件號(hào)順序裝入檔案盒、填寫備考表、編制檔案盒封面及盒脊工程的過(guò)程。

22、歸檔文件應(yīng)嚴(yán)格按照件號(hào)的先后順序裝入檔案盒，與歸檔文件目錄中相應(yīng)條目的排列順序一致，保證檢索到公文條目后能對(duì)應(yīng)地找到公文實(shí)體。文件利用完畢后歸位時(shí)，同樣要注意將其按件號(hào)順序裝入相應(yīng)檔案盒中。 27 裝盒時(shí)，應(yīng)按照分類方法的不同，將不同類別的歸檔文件裝入不同的檔案盒中。這是因?yàn)閷?shí)體查找時(shí)是由歸檔文件目錄條目對(duì)應(yīng)到檔案盒脊工程，再由盒脊工程對(duì)應(yīng)到盒內(nèi)公文歸檔章上工程，因此盒脊工程的設(shè)置必須與盒內(nèi)公文歸檔章的工程對(duì)應(yīng)，反映出歸檔文件的存址。 裝盒時(shí)，檔案盒只是歸檔文件的裝具，并不要求同一事由的歸檔文件必須裝在同一檔案盒內(nèi)，只需按照排列的先后順序依次裝盒，一盒裝滿后順次裝入下一盒即可。通常情況下，不同形成年度的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒；不同保管期限的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒；分機(jī)構(gòu)問(wèn)題的情況下，不同機(jī)構(gòu)問(wèn)題形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒。此外，可以視公文的數(shù)量，選擇厚