現(xiàn)行檔案整理的一般步驟與方法

1、第三章第三章 檔案的整理檔案的整理 本章講授本章講授 我國我國整理工作的歷史演變；新式整理工作的歷史演變；新式檔案整理方法的主要特點；現(xiàn)行檔案整理的一般檔案整理方法的主要特點；現(xiàn)行檔案整理的一般步驟與方法。步驟與方法。本章的重點是現(xiàn)行檔案整理的一般本章的重點是現(xiàn)行檔案整理的一般步驟與方法。步驟與方法。 第一節(jié)第一節(jié) 我國整理工作的歷史演變我國整理工作的歷史演變 第二節(jié)第二節(jié) 新式檔案整理方法的主要特點新式檔案整理方法的主要特點 第三節(jié)第三節(jié) 現(xiàn)行檔案整理的一般步驟與方法現(xiàn)行檔案整理的一般步驟與方法1第一節(jié)第一節(jié) 我國整理工作的歷史演變我國整理工作的歷史演變 我國傳統(tǒng)的檔案整理方法，以“案卷作為

2、檔案的根本保管單位。這與過去社會生產(chǎn)力水平低下、科技手段不興旺的狀況相適應(yīng)的，也符合過分強調(diào)檔案的平安和保密的時代背景。20世紀50年代，我國檔案學(xué)界在學(xué)習(xí)前蘇聯(lián)檔案工作經(jīng)驗的根底上，建立了具有中國特色的檔案學(xué)理論。當(dāng)時提出了靈活運用 “文件六個特征組卷的做法。 1987年國家檔案局公布的?機關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)標準?，正式將“立卷作為機關(guān)歸檔文件的標準整理方法確定下來。后來陸續(xù)出臺的?文書檔案案卷格式?、?檔號編制規(guī)那么?等一系列配套標準，形成了以“案卷為根底的檔案工作法規(guī)標準體系，并在全國范圍內(nèi)加以普及和推廣。2 在檔案保管和利用只能靠手工的條件下，傳統(tǒng)的立卷方法在實際工作中也確實發(fā)揮過重要

3、作用，不能說不是一種很好的整理方式。它按照一定的邏輯聯(lián)系，將分散的歸檔文件裝訂成“案卷這個保管單位，存放整齊，提取方便。在檢索上，通過編制卷內(nèi)文件目錄、案卷目錄甚至全引目錄等來提供檢索途徑，增強了手工檢索的針對性和有效性，這也正是這種方法能沿用并盛行幾十年的原因。 但傳統(tǒng)的整理方法本身也有許多缺乏，并給檔案工作的開展帶來了相當(dāng)?shù)呢撁嬗绊?，特別是計算機技術(shù)越來越多地應(yīng)用于檔案管理，其高效、快捷、靈活的檢索方式，使傳統(tǒng)整理方法的缺陷凸現(xiàn)得愈加明顯，同時也為整理方法的改革提供了真正的契機。傳統(tǒng)的以“案卷為保管單位的整理方法，主要有以下一些缺陷：3 一、傳統(tǒng)的立卷歸檔標準和方法復(fù)雜、模糊、繁瑣，在分類

4、、立卷、保管期限的劃定上隨意性較大，難以把握，從而使立卷質(zhì)量難以保證。另外，這種立卷方法的許多環(huán)節(jié)，如編頁號、裝訂等，完全是一種重復(fù)、枯燥的手工勞動，浪費大量人力物力資源； 二、也正式由于傳統(tǒng)的立卷方法不易掌握，再加上機關(guān)檔案專職人員較少，且又變動頻繁，使檔案行政管理部門不得不將工作重點放在重復(fù)、繁瑣的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)上，難以將本來就有限的人力物力投入到現(xiàn)代化管理、開發(fā)利用、執(zhí)法監(jiān)督工作中去，客觀上制約了檔案事業(yè)的開展； 三、不利于檔案的平安和保密。試想，利用者因需要卷內(nèi)的某份文件而將整卷借出去，倘假設(shè)喪失，損失的是多少件就不言自明；另外，假設(shè)是涉密檔案，即便不外借，利用者也只需要某一份文件，你

5、也得將整卷調(diào)出，還得盯著不讓看卷內(nèi)其他文件；4 四、不便于拾遺補漏時的插卷。有時歸檔文件的收集難免會有遺漏，裝訂后的案卷不便于增加、插入遺漏的文件，如拆卷再裝訂，既費時費力、勞民傷財又不利于檔案的保護； 五、傳統(tǒng)的立卷方法已成為現(xiàn)代化管理的障礙。裝訂起來的案卷，復(fù)印、縮微、掃描時十分不便，給檔案管理的數(shù)字化和現(xiàn)代化造成了困難。再加上計算機強大的、多途徑的檢索能力，人為地將歸檔文件歸類、組卷已無必要； 六、傳統(tǒng)的歸檔方法以“卷為單位，不便于統(tǒng)計。長期以來，統(tǒng)計檔案數(shù)量一直以“卷為單位，由于案卷的厚薄不一，卷內(nèi)文件數(shù)量多少不同，“卷和“件之間并無固定的對應(yīng)關(guān)系，也就反映不出檔案的數(shù)量。也正因為如此

6、，人們在統(tǒng)計檔案數(shù)量時，不得不同時5采用排架長度來作參考，但也無法具體地反映檔案的件數(shù)。也許有人會問，每個案卷上不是標明共有幾件嗎？但又有幾個人會去加總數(shù)呢？原因很簡單：太枯燥繁瑣了； 在此背景下，2000年12月國家檔案局發(fā)布了中華人民共和國檔案行業(yè)標準?歸檔文件整理規(guī)那么?，并于2001年1月1日起實施。 6第二節(jié)第二節(jié) 新式檔案整理方法新式檔案整理方法 的主要特點的主要特點 與傳統(tǒng)整理方法相比，?歸檔文件整理規(guī)那么?所規(guī)定的方法具有以下一些主要特點： 首先，通過簡化整理、深化檢索，實現(xiàn)重內(nèi)容而非形式的工作重點的轉(zhuǎn)移，實現(xiàn)雙重減負，為全面躍上現(xiàn)代化的平臺打好根底； 其次，分類方法固定為年度

7、、機構(gòu)問題、保管期限三種，并允許各單位視具體情況組合及簡化分類層次； 第三，將實體文件按“件進行整理，改變了以往文件實體整理以“卷為單位的思路； 第四，不再擬寫案卷標題；7 第五，裝訂以“件為單位進行，對裝訂材料不做統(tǒng)一規(guī)定，改“卷皮為“卷盒； 第六，將檔號模式由過去的“全宗號案卷目錄號案卷號件頁號改為“全宗號年度保管期限件號 ； 第七，用“歸檔文件目錄一種目錄取代沿用已久的“案卷目錄和“卷內(nèi)文件目錄兩種目錄； 第八，“將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使歸檔文件有序化。8第三節(jié)第三節(jié) 現(xiàn)行檔案整理的現(xiàn)行檔案整理的 一般步驟與方法一般步驟與方法 一、裝訂一、裝訂 歸檔

8、文件整理的根本單位為歸檔文件整理的根本單位為“自然件，即單份公自然件，即單份公文，以文，以“件為整理單位，進行文件級整理。件為整理單位，進行文件級整理?！耙患患侵冈趯嶓w上裝訂在一起，編目時也只表達為一個條目。是指在實體上裝訂在一起，編目時也只表達為一個條目。 在實際工作中，有些關(guān)聯(lián)性很強的公文，利用時通在實際工作中，有些關(guān)聯(lián)性很強的公文，利用時通常需要相互補充和查證，因此不宜分散，可以作為常需要相互補充和查證，因此不宜分散，可以作為“一一件來整理。如文件的正本與不同稿本；正文與附件件來整理。如文件的正本與不同稿本；正文與附件如附帶的圖表、統(tǒng)計數(shù)字，正文批準或發(fā)布的法規(guī)公如附帶的圖表、統(tǒng)計數(shù)

9、字，正文批準或發(fā)布的法規(guī)公文等；正文與公文處理單；來文與復(fù)文；原件與復(fù)制文等；正文與公文處理單；來文與復(fù)文；原件與復(fù)制件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文；報表、名冊、圖冊等。件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文；報表、名冊、圖冊等。 9 裝訂公文旨在從實體上最終確定裝訂公文旨在從實體上最終確定“件的形態(tài)，件的形態(tài)，固定公文頁次，防止公文張頁喪失，便于歸檔后的固定公文頁次，防止公文張頁喪失，便于歸檔后的保管和利用。保管和利用。 單份公文直接裝訂即可。多份公文作為一件的，單份公文直接裝訂即可。多份公文作為一件的，裝訂前應(yīng)先行排序，排序的規(guī)那么是：正本在前，裝訂前應(yīng)先行排序，排序的規(guī)那么是：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后

10、；原件在前，復(fù)制定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復(fù)文在前，件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復(fù)文在前，來文在后；漢文本在前，少數(shù)民族文字文本在后；來文在后；漢文本在前，少數(shù)民族文字文本在后；不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，中文本在前，外不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，中文本在前，外文本在后。如有公文處理單，可放在最前面，將其文本在后。如有公文處理單，可放在最前面，將其作為首頁加蓋歸檔章，更好地保護正本、維持原貌。作為首頁加蓋歸檔章，更好地保護正本、維持原貌。10 二、分類 分類是指將歸檔文件按其來源、時間、內(nèi)容和形式等方面的異同，分成假設(shè)干層次和類別，

11、構(gòu)成有機體系的過程。 合理選擇分類方法，很大程度上決定了分類的質(zhì)量。分類的方法很多，?歸檔文件整理規(guī)那么?中明確規(guī)定選擇年度、組織機構(gòu)問題和保管期限作為通用的分類方法。 應(yīng)特別注意?歸檔文件整理規(guī)那么?中問題分類的以下變化： 11 一是取消原來按“針對年度歸類的做法，統(tǒng)一按 “成文時間 判定公文所屬年度，以進一步簡化分類中的概念和操作。 二是提出“機構(gòu)問題兩種形式的分類法，機構(gòu)分類法與問題分類法不能同時采用，而應(yīng)根據(jù)機關(guān)歸檔文件的實際情況選擇其中一種。 三是明確提出將保管期限直接作為一種分類標準，不限定年度、保管期限、機構(gòu)問題在組合成復(fù)式分類法時的先后順序。規(guī)定年度、保管期限是必選項，機構(gòu)問題

12、可作為選擇項。12 三、排列 排列是指在分類方案的最低一級類目內(nèi)，根據(jù)一定的方法確定歸檔文件先后次序的過程。不同類別歸檔文件之間的排列、檔案盒的排架等那么不在此范圍內(nèi)。 歸檔文件應(yīng)按“事由原那么排列，即同一事由的相關(guān)公文應(yīng)當(dāng)排列在一起?！笆掠墒且粋€比較原那么性的概念，可以是指一件具體的事，或一個具體問題，或一段較緊密的工作過程等。通過界定“事由，使密切相關(guān)、參照性強的公文從實體上相對集中，可以進一步表達出最低一級類目內(nèi)歸檔文件之間的有機聯(lián)系，客觀反映某一“事由的發(fā)生、開展、結(jié)束的全過程，同時也便于目錄檢索和實體存取工作。13 歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)進行。會議文件、統(tǒng)計報表等成套性

13、公文可集中排列?！白畹鸵患夘惸渴侵阜诸悤r所確定的類目體系中設(shè)在最低一級的類目。例如按照“年度機構(gòu)保管期限分類，“保管期限即為最低一級類目。當(dāng)最低一級類目內(nèi)公文數(shù)量較大時，也可按事由結(jié)合時間、重要程度等排列。此外，成套性公文指某些有著較密切的聯(lián)系的系列公文可集中排列，如會議文件、統(tǒng)計報表、內(nèi)部刊物等。14 四、編號 編號是指將歸檔文件在全部文件中的位置標識為符號，并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明。編號應(yīng)以分類方案和文件排列順序依次進行。歸檔章設(shè)置必備項和選擇項，必備項包括全宗號、年度、保管期限和件號，選擇項為機構(gòu)問題項。其中的必備項必須編制；選擇項那么可根據(jù)單位實際需要選擇使用。 必備項包括：

14、1、全宗號 全宗號是檔案館對其接收范圍內(nèi)各立檔單位所編制的代號。全宗號往往由各級檔案館按照進館方案給定，有些新組建單位或暫未列入檔案館接收方案的單位，可將此項空置，留待同級檔案館給定全宗號后再行填寫。15 2、年度 年度指歸檔文件的形成年度，即形成和處理歸檔文件的年度。填寫此項時，應(yīng)采用公元紀年，以4位阿拉伯?dāng)?shù)字表示。如一九八八年表示為“1988，不能簡化為“88。 3、保管期限 保管期限是按照本單位制定的?檔案保管期限表?給歸檔文件劃定的保管期限，保管期限分為永久、長期、短期3種。 4、件號 件號即公文的排列順序號，它是反映歸檔文件在全宗中的位置和固定歸檔文件的排列先后順序的重要標識。件號分

15、為室編件號和館編件號兩種。 16 室編件號是指歸檔文件在分類方案的最低一級類目內(nèi)的排列順序號，按公文排列順序從“1開始標注。如采用“年度組織機構(gòu)保管期限進行分類，室編件號應(yīng)在同一年度內(nèi)、同一組織機構(gòu)的一個保管期限內(nèi)從“1開始逐件流水編號。館編件號那么是指檔案館在接受檔案室移交進館的永久、長期檔案時，對其重新編制的件號。為了防止重新蓋章或更換檔案盒，整理文件時應(yīng)預(yù)先設(shè)置館編件號項，并在歸檔章和檔案盒盒脊等處預(yù)留位置，供需要時直接填寫。17 機構(gòu)問題項為選擇項。填寫機構(gòu)項時，應(yīng)按照分類方案，填寫作為分類方案類目名的機構(gòu)名稱。如機構(gòu)太長，可使用機關(guān)內(nèi)部標準簡稱。填寫問題項時，那么可根據(jù)分類方案，直接

16、填寫“黨群、“行政、“業(yè)務(wù)等。 編號工程確定后，要以歸檔章的形式逐件標識在每一歸檔文件上，以明確歸檔文件在全宗中的“坐標，保證歸檔文件借閱后的正確歸位。歸檔章包括全宗號、保管期限、機構(gòu)問題等工程，有條件的單位可以直接刻在歸檔章上進行加蓋，以減少填寫工程的工作量。 歸檔章的規(guī)格為長45mm，寬16mm，分為均勻的6格，設(shè)置的工程主要為編號工程中的必備項。同時，也為機構(gòu)問題項預(yù)留了位置。18 在填寫這些工程時，應(yīng)嚴格按照順序進行，各項在歸檔章的位置不得打亂，以適應(yīng)標準化的需要。歸檔章的格式如下所示：（館編件號）（保管期限）（機構(gòu)或問題）（室編件號）（年度）（全宗號）19 不同的機關(guān)單位根據(jù)各自的不

17、同情況，可能需要在歸檔章上增加其他選擇工程，可在歸檔章的右側(cè)按8mm15mm增加空格填寫收文日期、收文號等，或填入歸檔章中機構(gòu)問題或館編件號等已明確空置而不用的空格位置中。 歸檔章一般應(yīng)加蓋在歸檔文件首頁上端居中的空白位置；如果領(lǐng)導(dǎo)批示或收文章等占用上述位置，可將歸檔章蓋在首頁的其他空白位置，但以上端為宜。歸檔章盡量不要壓住公文字跡，也不宜與批示文字等交叉。 五、編目 編目是指編制歸檔文件目錄。編目應(yīng)按照分類、排列的結(jié)果，逐類、逐件編制，以系統(tǒng)、全面地揭示歸檔文件的全貌。編目應(yīng)以“件為單位進行，在目錄中一件也只表達為一個條目。如來文與復(fù)文作為一件時，在歸檔文件目錄中只對復(fù)文進行編目，通過檢索復(fù)

18、文來實現(xiàn)對相應(yīng)來文的查找。20 歸檔文件目錄包括件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)和備注等工程。這些工程根本包括了構(gòu)成一份公文的主要要素，概括了歸檔文件內(nèi)容和形式方面的各種特征，能夠為利用者提供較完備的檢索渠道。 目錄中各工程的具體填寫要求如下： 1、件號 件號包括室編件號和館編件號，歸檔文件目錄中設(shè)置的“件號項，是指室編件號，應(yīng)與檔案室整理體系相吻合。檔案進館時再按進館要求編制館編件號并填入件號欄中，此時的件號指館編件號。 2、責(zé)任者 責(zé)任者是指公文作者即公文的發(fā)文機關(guān)或署名者。填寫時一般應(yīng)使用全稱或通用簡稱。21 3、文號 文號即發(fā)文的字號，是由發(fā)文機關(guān)按發(fā)文次序編制的順序號。發(fā)文字號由

19、機關(guān)代字、年度、順序號組成，如國辦發(fā)200388號。填寫時應(yīng)照實抄錄，代字、年度、順序號都不能省略，否那么將給查找和利用帶來困難。 4、題名 題名即公文標題，它直接表達公文內(nèi)容和中心主題，是了解歸檔文件內(nèi)容的主要檢索點。完整的題名結(jié)構(gòu)由作者、問題、文種三局部組成。 公文題名應(yīng)按照原樣抄錄下來，沒有標題或標題不標準的，可以自擬標題，外加“ 號。 22 5、日期 日期，即公文的形成時間。填寫時應(yīng)以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標注。如2006年8月16日，標注為20060816。 除單份公文作為一件的情況外，由幾份公文作為一件的，“件的日期應(yīng)以裝訂時排在前面的公文的日期為準。如正本與定稿為一件，以正本為準；正文與

20、附件為一件，以正文為準；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，以轉(zhuǎn)發(fā)文為準；來文與復(fù)文為一件，以復(fù)文為準。 6、頁數(shù) 頁數(shù)項要求填寫一件公文的總頁數(shù)，用于統(tǒng)計和核對。計算頁數(shù)時以公文中有圖文指與公文內(nèi)容相關(guān)的文字、圖畫等的頁面為一頁，空白頁不計。大張的公文或圖表折疊后，仍按未折疊前有圖文的頁面數(shù)計算頁數(shù)。來文與復(fù)文、正文與定稿等作為一件時，其頁數(shù)應(yīng)為構(gòu)成該“件的公文的頁數(shù)之和。23 7、備注 備注項用于填寫歸檔文件需要補充和說明的情況，包括密級、缺損、修改、補充、移出、銷毀等。 歸檔文件目錄的格式如下：備注頁數(shù)日期題名文號責(zé)任者件號24 填寫歸檔文件目錄時，應(yīng)使用符合檔案保護要求的字跡材料，如碳素墨水等，禁

21、止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水等不耐久的書寫材料進行填寫。已采用檔案計算機管理的單位，可直接使用檔案管理軟件生成并打印目錄。 歸檔文件目錄應(yīng)單獨裝訂成冊，并編制封面。 歸檔文件目錄封面的格式應(yīng)與目錄的編制方式一致，設(shè)置全宗名稱、年度、保管期限、機構(gòu)問題等工程。其中全宗名稱欄應(yīng)使用全稱或標準化簡稱填寫立檔單位的名稱。歸檔文件目錄封面式樣如下：25 歸檔文件目錄歸檔文件目錄 全宗名稱 年度保管期限機構(gòu)（問題）26 歸檔文件目錄及其封面等表格均可通過計算機生成并打印出來，將目錄裝訂在一起便可用于手工檢索。 六、裝盒 裝盒，指將歸檔文件按件號順序裝入檔案盒、填寫備考表、編制檔案盒封面及盒脊工程的過程。

22、歸檔文件應(yīng)嚴格按照件號的先后順序裝入檔案盒，與歸檔文件目錄中相應(yīng)條目的排列順序一致，保證檢索到公文條目后能對應(yīng)地找到公文實體。文件利用完畢后歸位時，同樣要注意將其按件號順序裝入相應(yīng)檔案盒中。 27 裝盒時，應(yīng)按照分類方法的不同，將不同類別的歸檔文件裝入不同的檔案盒中。這是因為實體查找時是由歸檔文件目錄條目對應(yīng)到檔案盒脊工程，再由盒脊工程對應(yīng)到盒內(nèi)公文歸檔章上工程，因此盒脊工程的設(shè)置必須與盒內(nèi)公文歸檔章的工程對應(yīng)，反映出歸檔文件的存址。 裝盒時，檔案盒只是歸檔文件的裝具，并不要求同一事由的歸檔文件必須裝在同一檔案盒內(nèi)，只需按照排列的先后順序依次裝盒，一盒裝滿后順次裝入下一盒即可。通常情況下，不同形成年度的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒；不同保管期限的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒；分機構(gòu)問題的情況下，不同機構(gòu)問題形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒。此外，可以視公文的數(shù)量，選擇厚