某公司行政后勤管理辦法

1、行政后勤管理辦法第一章 總 則第一條 為加強(qiáng)公司行政管理，規(guī)范工作流程，提高工作效率，更好地為公司經(jīng)營管理提供后勤服務(wù)，根據(jù)某公司相關(guān)規(guī)定，特制定本辦法。第二條 辦公室是公司行政后勤工作的歸口管理部門，負(fù)責(zé)建立健全公司行政后勤服務(wù)保障體系，制定完善相關(guān)管理制度和業(yè)務(wù)流程，組織提供后勤服務(wù)，監(jiān)督檢查公司各部門行政后勤相關(guān)管理工作。第三條 本辦法適用于公司辦公資產(chǎn)、辦公用品、行政接待、環(huán)境衛(wèi)生管理工作。第二章 辦公資產(chǎn)管理第四條 本辦法所稱辦公資產(chǎn)指公司行政辦公類固定資產(chǎn)和辦公用品以外的低值易耗品。第五條 公司辦公資產(chǎn)統(tǒng)一由辦公室歸口管理，負(fù)責(zé)辦公資產(chǎn)計(jì)劃編制、采購、調(diào)配、維修養(yǎng)護(hù)、存儲管理和報廢

2、處置等項(xiàng)工作，監(jiān)督指導(dǎo)各使用部門辦公資產(chǎn)管理工作。各使用部門負(fù)責(zé)辦公資產(chǎn)的計(jì)劃提請、驗(yàn)收、日常維護(hù)和使用管理工作。第六條 辦公資產(chǎn)的采購。(一)辦公資產(chǎn)由公司各使用部門根據(jù)公司計(jì)劃管理要求和流程提出需求計(jì)劃和明確的性能要求，提交辦公室。(二)辦公室收集、匯總審核后，編制辦公資產(chǎn)采購計(jì)劃，經(jīng)公司批準(zhǔn)后，依據(jù)公司物資采購管理制度和流程，組織辦理采購、發(fā)放工作。辦公用品每月采購一次。辦公室每月25日起統(tǒng)計(jì)各部門下月的需求計(jì)劃。第七條 采購驗(yàn)收。辦公資產(chǎn)到貨后，金額超過200元的，辦公室組織使用部門等相關(guān)人員驗(yàn)收。驗(yàn)收通過，辦理出入庫和接收手續(xù)；驗(yàn)收未通過，由辦公室采購人員與供應(yīng)商協(xié)調(diào)處理。由于使用部

3、門提供要求、標(biāo)準(zhǔn)不準(zhǔn)確，導(dǎo)致采購資產(chǎn)不符合使用要求的，公司根據(jù)獎懲相關(guān)規(guī)定追究使用部門和管理人員責(zé)任。第八條 保管和出入庫管理。辦公資產(chǎn)驗(yàn)收后，庫管人員辦理入庫手續(xù)，做好臺賬登記工作。入庫辦公資產(chǎn)應(yīng)參照公司庫房管理辦法規(guī)定，分類存放，加強(qiáng)保管。辦公資產(chǎn)出庫應(yīng)嚴(yán)格履行出庫手續(xù)，并做好相關(guān)記錄。第九條 辦公資產(chǎn)領(lǐng)用原則上實(shí)行以舊換新制度，舊物滅失或無法提供的須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。第十條 使用管理。辦公室和使用部門應(yīng)按固定資產(chǎn)和低值易耗品分類建立辦公資產(chǎn)臺賬，指定專人負(fù)責(zé)管理。各部門辦公資產(chǎn)管理人員應(yīng)在辦公室備案。第十一條 使用部門管理人員負(fù)責(zé)辦公資產(chǎn)的使用和日常維護(hù)管理，對辦公資產(chǎn)的正確使用和安全

4、負(fù)責(zé)。第十二條 辦公資產(chǎn)嚴(yán)禁自行維修，發(fā)生故障時使用人員應(yīng)立即通知辦公室，詳細(xì)說明情況，并填寫設(shè)備設(shè)施維修申請表，由辦公室聯(lián)系售后或安排維修。第十三條 資產(chǎn)清查、盤點(diǎn)及報廢管理。（一）辦公室應(yīng)定期、不定期地會同使用部門及財(cái)務(wù)部門進(jìn)行資產(chǎn)的清查盤點(diǎn)、核對賬目，做到賬物相符。盤點(diǎn)結(jié)果需填報資產(chǎn)盤點(diǎn)表：若出現(xiàn)盤虧,經(jīng)證實(shí)屬于非正常原因?qū)е?，則一律由責(zé)任部門及相關(guān)責(zé)任人按相應(yīng)價值賠償；若出現(xiàn)盤盈，則應(yīng)分析原因，并將盤盈資產(chǎn)納入資產(chǎn)報表。（二）對已不能正常工作，不能通過維修恢復(fù)其使用功能的，或是修復(fù)價值高于新購現(xiàn)值，確實(shí)需要報廢或淘汰的固定資產(chǎn)、低值易耗品，由使用部門提出報廢申請，辦公室應(yīng)進(jìn)行清查核實(shí)，

5、經(jīng)核實(shí)符合報廢要求的，辦公室提請公司總經(jīng)理審批。（三）報廢手續(xù)辦理周期：固定資產(chǎn)每半年一次，低值易耗品每季度一次。（四）報廢資產(chǎn)處置：辦公室應(yīng)根據(jù)報廢資產(chǎn)的實(shí)際情況選擇直接處理（損毀）、捐贈、變賣等處置方式。辦公室與托管使用部門應(yīng)共同參與。變賣價格確定后必須填寫資產(chǎn)出讓處置審批表，注明處置方式、變賣價格、價款收取的方式等，報經(jīng)批準(zhǔn)后辦理報廢資產(chǎn)轉(zhuǎn)移手續(xù)。處置后的收入一律交財(cái)務(wù)部門進(jìn)行賬務(wù)處理。辦公室對已經(jīng)報損、報廢的資產(chǎn)應(yīng)進(jìn)入報廢資產(chǎn)明細(xì)臺賬。公司紀(jì)檢監(jiān)察部門對辦公資產(chǎn)處置全過程進(jìn)行程序監(jiān)督。第十四條對于人為原因造成的資產(chǎn)損壞、滅失，公司視情節(jié)追究相關(guān)責(zé)任人責(zé)任。第三章 辦公用品管理第一節(jié) 組

6、織管理與辦公用品分類第十五條 公司辦公用品由辦公室集中管理，統(tǒng)一發(fā)放。 第十六條 公司辦公用品分為低值易耗類和設(shè)備設(shè)施類辦公用品。低值易耗類辦公用品指單位價值在100元以下或使用期限較短的辦公用品。主要包括鉛筆、圓珠筆、鋼筆、中性筆、橡皮、打印紙、復(fù)寫紙、印刷品、墨水、膠水、膠帶、釘書針、大頭針、曲別針、夾子、名片、賬冊、卷宗、檔案袋（盒）、標(biāo)簽、水杯、文件夾、文具盒、剪刀、釘書器、印泥、直尺等；也包括硒鼓等電腦耗材。 設(shè)備設(shè)施類辦公用品指單位價值在100元以上或使用期限較長的非固定資產(chǎn)類辦公用品。主要包括低端打印機(jī)、普通傳真機(jī)、計(jì)算器、電話機(jī)、飲水機(jī)、碎紙機(jī)、電腦軟硬件及外設(shè)、掃描儀、閃存盤

7、、移動硬盤、錄音筆、辦公桌椅、文件柜、檔案柜、沙發(fā)、茶幾等。第二節(jié) 計(jì)劃管理 第十七條 辦公用品由需求部門提出申請，辦公室辦公用品管理人員核對辦公用品領(lǐng)用計(jì)劃與辦公用品臺賬和庫存，無庫存時，編制辦公用品購置計(jì)劃，經(jīng)公司批準(zhǔn)后依據(jù)公司采購管理要求，實(shí)施采購。第三節(jié) 辦公用品購置 第十八條 年度采購計(jì)劃內(nèi)辦公用品，由辦公用品管理人員根據(jù)批準(zhǔn)的辦公用品購置計(jì)劃購置。計(jì)劃外或臨時需用辦公用品，由使用部門提出申請，主管領(lǐng)導(dǎo)審核，總經(jīng)理審批后，辦公室根據(jù)庫存情況決定是否購置。第十九條 辦公用品采購人員應(yīng)經(jīng)?？疾燹k公用品供應(yīng)商及市場價格，保證最優(yōu)性價比和質(zhì)量，降低采購成本。批量采購的常用辦公用品應(yīng)實(shí)行定點(diǎn)采

8、購。第二十條 對單價1,000元以上或一次購置價值超過2,000元的辦公用品，要進(jìn)行詢價、比價、議價后，實(shí)施采購。第四節(jié) 辦公用品領(lǐng)用第二十一條 每月各部門要在每月25-31日報領(lǐng)用計(jì)劃，100元以下由部門負(fù)責(zé)人簽字，100元以上的由主管領(lǐng)導(dǎo)簽字。計(jì)劃外或臨時需用的辦公用品由辦公室統(tǒng)一匯總、審核，報請總經(jīng)理審批后購買。第二十二條 每月辦公用品領(lǐng)用時間為1-5日，各部門根據(jù)批準(zhǔn)后的辦公用品領(lǐng)用計(jì)劃集中到辦公室領(lǐng)用。第二十三條 領(lǐng)取辦公用品時，領(lǐng)取人應(yīng)在領(lǐng)用登記單上簽字，辦公室辦公用品管理人員復(fù)核后方可領(lǐng)用。 第二十四條 設(shè)備設(shè)施類辦公用品及硒鼓等電腦耗材自第二次領(lǐng)用起應(yīng)以舊換新，如有故障或損壞，

9、應(yīng)及時申請修理或以舊換新，如遺失應(yīng)由責(zé)任人按價賠償。第二十五條 新員工到崗時，所需辦公用品由其所在部門報請辦公室審批后配備。第二十六條 員工離崗時，應(yīng)由其所在部門負(fù)責(zé)人、離崗員工、辦公室辦公用品管理人員三方交接辦公用品。如有丟失及人為損壞應(yīng)按價賠償。第五節(jié) 辦公用品管理第二十七條 各級辦公用品管理人員要建立辦公用品臺賬，做好辦公用品的發(fā)放和庫存管理，嚴(yán)格履行出入庫手續(xù)。第二十八條 辦公室辦公用品管理人員要定期或不定期組織盤點(diǎn)，核對臺賬與實(shí)物，保證賬實(shí)相符。 第二十九條 辦公用品管理人員應(yīng)防止辦公用品受潮、蟲蛀、損壞或丟失，保持辦公用品的功用和性能。第三十條 辦公室辦公用品管理人員應(yīng)根據(jù)辦公用品

10、的消耗或領(lǐng)用情況，確保合理的庫存種類和數(shù)量，以減少資金占用和滿足辦公需求。第三十一條 各部門領(lǐng)用的辦公用品應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理，發(fā)現(xiàn)問題及時和辦公室溝通，由辦公室協(xié)調(diào)處理。公司復(fù)印機(jī)等公共辦公用品由辦公室統(tǒng)一管理和維護(hù)。 § 第三十二條 員工應(yīng)愛護(hù)辦公用品，防止辦公用品的損壞和丟失，盡量減少辦公用品損耗，杜絕浪費(fèi)現(xiàn)象。 第三十三條 各部門的辦公設(shè)備設(shè)施嚴(yán)禁私自外借，如需外借應(yīng)經(jīng)本部門主管領(lǐng)導(dǎo)審批，并做好登記。第六節(jié) 印刷品的印刷印制管理§第三十四條 印刷品是指因工作需要而印刷、印制的辦公用品，包括宣傳品、書籍、文件、會議記錄簿、票據(jù)、名片等。第三十五條 印刷品的印刷印制由辦公

11、室統(tǒng)一審批，各部門到公司指定的印刷廠家辦理。第三十六條 印刷廠家由辦公室組織相關(guān)部門共同考察確定，印刷費(fèi)用由辦公室統(tǒng)一結(jié)算，計(jì)入各部門辦公費(fèi)用。第四章 接待管理第一節(jié) 接待基本原則第三十七條 公司接待工作應(yīng)遵循以下原則：(一)堅(jiān)持為促進(jìn)公司發(fā)展和提高經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)的原則。強(qiáng)化公關(guān)意識，規(guī)范接待管理，樹立企業(yè)形象，提高公司聲譽(yù)，并廣泛獲取信息。(二)堅(jiān)持嚴(yán)格按制度辦事、克服隨意性的原則。(三)堅(jiān)持周到與節(jié)約相結(jié)合的原則。根據(jù)來賓的身份和任務(wù)，約請有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)主持接待，并確定相關(guān)的人員陪同，按照相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)安排，既要熱情周到，也要講究節(jié)約，反對鋪張浪費(fèi)。(四)堅(jiān)持辦公室歸口管理與部門接待相結(jié)合的原則。辦公

12、室負(fù)責(zé)接待工作的統(tǒng)一管理，承辦重要接待事務(wù)。對涉及業(yè)務(wù)性較強(qiáng)的接待事務(wù)，由相關(guān)部門對口接待，辦公室配合。(五)堅(jiān)持尊敬來賓，做好服務(wù)的原則。接待工作要符合禮儀要求，不允許發(fā)生有損公司形象的事件。第二節(jié) 接待主要任務(wù)第三十八條 安排上級公司、業(yè)務(wù)單位、友鄰單位和兄弟單位來公司人員的吃、住、行。第三十九條 安排重要來賓的檢查、考察、調(diào)研等活動。第四十條 組織、承辦公司大型會議的會務(wù)工作，組織、承辦公司在外地以公司名義舉辦的各種重要業(yè)務(wù)會議。第四十一條 協(xié)助開展公共關(guān)系工作，協(xié)調(diào)好公司的外部關(guān)系，營造公司良好的外部環(huán)境。第三節(jié) 接待程序與規(guī)定第四十二條 開展接待工作的程序：(一)重要接待，包括上級公

13、司領(lǐng)導(dǎo)、地方黨政領(lǐng)導(dǎo)的視察、指導(dǎo)、檢查、調(diào)研及大型會議等重要活動的接待。需總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公會議研究確定后，由辦公室負(fù)責(zé)安排落實(shí)。(二)公務(wù)接待，包括上級部門有關(guān)人員、地方有關(guān)局委辦領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)單位領(lǐng)導(dǎo)來公司的業(yè)務(wù)活動。由各相關(guān)部門將來賓情況向公司主管領(lǐng)導(dǎo)匯報，辦公室根據(jù)公司主管領(lǐng)導(dǎo)的安排定點(diǎn)接待。(三)一般接待，對因業(yè)務(wù)洽談、工作交流而來訪的專業(yè)人員進(jìn)行的接待工作。由相關(guān)部門報請公司主管領(lǐng)導(dǎo)同意后落實(shí)，辦公室備案。(四)非公務(wù)接待，主要是參觀、訪問、考察接待，包括上級公司來賓、友好單位來賓等。由辦公室登記，報公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，按規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)接待，并確定相關(guān)人員陪同，辦公室負(fù)責(zé)落實(shí)，相關(guān)部門配

14、合。第四十三條 接待宴請工作的程序。業(yè)務(wù)宴請活動必須嚴(yán)格履行審批手續(xù)，并按以下程序進(jìn)行：(一)部門申請。由經(jīng)辦人填寫宴請審批單一式兩份，說明宴請標(biāo)準(zhǔn)、地點(diǎn)、參加人數(shù)、公司領(lǐng)導(dǎo)是否出席等內(nèi)容，報部門負(fù)責(zé)人審查同意。(二)領(lǐng)導(dǎo)審批。部門負(fù)責(zé)人審查同意后，由經(jīng)辦人上報公司主管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)。(三)接待落實(shí)。經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后，一份宴請審批單報辦公室備案，另一份申請部門留存。相關(guān)主責(zé)部門負(fù)責(zé)落實(shí)接待工作。(四)簽字報銷。接待宴請活動結(jié)束后，由接待人員結(jié)算，并整理好相關(guān)費(fèi)用單據(jù)，經(jīng)宴請部門負(fù)責(zé)人審核，公司辦公室、主管領(lǐng)導(dǎo)、總會計(jì)師、總經(jīng)理簽批后財(cái)務(wù)辦理報銷手續(xù)，并計(jì)入各部門費(fèi)用。第四十四條 用餐標(biāo)準(zhǔn)

15、：根據(jù)宴請的性質(zhì)與規(guī)模不同，分為工作餐、普通餐、宴會、重要宴會四個標(biāo)準(zhǔn)。 (一)工作餐：人均消費(fèi)20元以內(nèi)；(二)普通餐標(biāo)準(zhǔn)：人均消費(fèi)50元以內(nèi)；(三)宴會標(biāo)準(zhǔn)：人均消費(fèi)100元以內(nèi)；(四)重要宴會標(biāo)準(zhǔn)：人均消費(fèi)200元以內(nèi)；如因特殊情況需提高宴請標(biāo)準(zhǔn)的，必須說明原因，報公司主管領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)后方可進(jìn)行宴請，否則不予報銷。第四十五條 原則上公司不承擔(dān)外單位的食、宿、交通費(fèi)用，各部門在對外業(yè)務(wù)聯(lián)系中，須由公司承擔(dān)對方食、宿、交通費(fèi)用的，必須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并計(jì)入各部門費(fèi)用。第四十六條 車輛安排。客人接送及陪同需要專用車輛時，由辦公室具體安排落實(shí)。第五節(jié) 禮品管理第四十七條 禮品購置及審批要求：

16、(一)禮品購置應(yīng)根據(jù)公司對外開展業(yè)務(wù)工作的需要，由辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)并制定購置計(jì)劃，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)班子研究批準(zhǔn)后，由辦公室統(tǒng)一購置。(二)禮品的購置應(yīng)遵循“貨比三家，物美價廉”的原則，以最大限度降低費(fèi)用支出。(三)禮品購置原則上應(yīng)由辦公室專人負(fù)責(zé)。各部門需要購置禮品時，先填寫禮品審批單，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后報辦公室。確因工作需要，經(jīng)由主管領(lǐng)導(dǎo)指派購置的禮品，經(jīng)總經(jīng)理簽批后，各部門可直接購置，但應(yīng)報辦公室登記備案。(四)公司購置的禮品應(yīng)由辦公室專人保管。禮品的領(lǐng)取和發(fā)送履行審批登記手續(xù)。領(lǐng)取后未送出的禮品，應(yīng)及時退回辦公室重新進(jìn)行登記。第六節(jié) 相關(guān)要求第四十八條 根據(jù)接待工作需要，掌握接待工作規(guī)律，做到目標(biāo)

17、明確、思路清晰、計(jì)劃周密、主次分明、機(jī)動靈活。第四十九條 嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，堅(jiān)持請示報告制度，在授權(quán)范圍以外不得擅自做任何決定和承諾，未經(jīng)同意私自安排接待費(fèi)用或超出接待標(biāo)準(zhǔn)發(fā)生的接待費(fèi)用一律不予報銷。第五十條 宴請應(yīng)嚴(yán)格控制陪同人數(shù)，杜絕無關(guān)人員陪同。第五十一條 接待人員應(yīng)遵從公司員工禮儀有關(guān)要求，著裝整潔大方，言談舉止文明禮貌，服務(wù)熱情周到，充分展示公司的良好風(fēng)貌。第五十二條 接待人員應(yīng)不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，熟悉接待服務(wù)管理知識，掌握公共禮儀規(guī)范，了解公司的基本情況以及本省的政治、經(jīng)濟(jì)、人文、地理、風(fēng)俗民情和風(fēng)景名勝的一般知識，并具備應(yīng)變能力和語言表達(dá)能力。第五章 衛(wèi)生管理第五十三條 公司環(huán)

18、境衛(wèi)生由辦公室歸口管理，各部門、車間分工負(fù)責(zé)。第五十四條 衛(wèi)生清潔范圍包括公司范圍內(nèi)所有區(qū)域。 第五十五條 職責(zé)分工：(一)辦公樓會議室、洗手間、衛(wèi)生間、走廊地面等公共區(qū)域和公司領(lǐng)導(dǎo)班子成員辦公室衛(wèi)生由辦公室負(fù)責(zé)。(二)各辦公室區(qū)域由所在部門負(fù)責(zé)，各車間負(fù)責(zé)本職管轄范圍內(nèi)的衛(wèi)生管理工作。(三) 庫房由各分管部門負(fù)責(zé)，保持清潔整齊有序。(四) 辦公環(huán)境大掃除由辦公室不定期組織。第五十六條 衛(wèi)生要求：(一)辦公室地面、走廊、窗臺及辦公設(shè)施潔凈、無雜物和灰塵。(二)窗明幾凈，四壁光潔、無污跡，空氣清新，無亂貼亂掛。(三)生產(chǎn)作業(yè)區(qū)域、衛(wèi)生分擔(dān)區(qū)整潔、無雜物，標(biāo)識懸掛端正整潔，設(shè)備設(shè)施無污漬。(四)工

19、具、物品擺放有序，垃圾當(dāng)天清理。第五十七條 各部門、車間、站應(yīng)安排好值日表，落實(shí)責(zé)任。服從辦公室環(huán)境衛(wèi)生大掃除的統(tǒng)一安排，按時、保質(zhì)完成清潔任務(wù)。第五十八條 公司辦公室負(fù)責(zé)環(huán)境衛(wèi)生監(jiān)督工作，各部門環(huán)境衛(wèi)生列入各部門考核指標(biāo)，由公司考核小組進(jìn)行考核，實(shí)施獎懲。第七章 員工行為規(guī)范 第五十九條 上班時按規(guī)定著裝、坐姿端正。樹立良好的個人形象；以飽滿的工作態(tài)度投入到一天的工作中。第六十條 辦公室人員樹立服務(wù)意識，要在上級與下級、部門與部門之間起橋梁作用。第六十一條 辦公室謝絕吸煙、嚴(yán)禁大聲喧嘩，吵鬧、嚴(yán)禁閑聊。營造良好的工作環(huán)境；工作時間內(nèi)不得無故離崗、串崗，不得閑聊、吃零食，確保辦公環(huán)境的安靜有序。第六十二條 辦公室人員按時上下班，不得遲到或早退。 第六十三條 進(jìn)入他人辦公室，必須先敲門，征得許可方可進(jìn)入； 已開門或沒有門的情況下，應(yīng)先打招呼，如“您好”、“打擾一下”等