總賬業(yè)務(wù)操作手冊(cè)

1、UG010美的（中山）電風(fēng)扇制造有限公司ERP管理信息系統(tǒng)財(cái)務(wù)管理總賬業(yè)務(wù)操作手冊(cè) 文檔作者：邱東軍建立日期：2003-10-31修改日期：控制編號(hào)：MDJK_UG_GL_010版 本：1. 0審批人：美的金科項(xiàng)目經(jīng)理賽意咨詢項(xiàng)目經(jīng)理 拷貝編號(hào)_文檔控制修改記錄日期作者版本注釋2003-10-31邱東軍1.0沒(méi)有前面的版本審閱者姓名職位陳躍龍美的金科項(xiàng)目經(jīng)理張泓賽意咨詢項(xiàng)目經(jīng)理傳閱者拷貝號(hào)姓名部門資料管理員項(xiàng)目資料室美的金科項(xiàng)目實(shí)施小組成員賽意咨詢公司項(xiàng)目實(shí)施小組成員文檔保存人員注意：如果你接到本文檔的電子備份件并要打印出來(lái)時(shí)，為了文檔控制請(qǐng)將你的名字寫在封面的相應(yīng)位置。如果你接到本文檔的硬拷

2、貝件時(shí)，為了文檔控制請(qǐng)將你的名字寫在封面的相應(yīng)位置。目錄文檔控制ii介紹5適用范圍5內(nèi)容5相關(guān)文檔5會(huì)計(jì)科目6科目結(jié)構(gòu)6定義部門/明細(xì)科目/產(chǎn)品段7憑證處理9正常憑證9經(jīng)常性日記賬13FSG報(bào)表16定義行集16定義列集17定義報(bào)表18使用報(bào)表19其他功能20Oracle會(huì)計(jì)期介紹20會(huì)計(jì)期管理20查詢和報(bào)表21日記賬的查詢21賬戶余額/發(fā)生額查詢21常用報(bào)表22介紹適用范圍本文檔適用于美的（中山）電風(fēng)扇制造有限公司（以下簡(jiǎn)稱美的金科）財(cái)務(wù)管理涉及總賬業(yè)務(wù)的操作培訓(xùn)。本方檔所有示圖來(lái)源(職責(zé))：FS.GL風(fēng)扇中山總賬普通用戶內(nèi)容美的金科具有法人資格，在ERP系統(tǒng)中有獨(dú)立的會(huì)計(jì)賬套，財(cái)務(wù)管理的相關(guān)

3、業(yè)務(wù)在相應(yīng)的功能模塊完成，本文從如下幾部分對(duì)總賬模塊的操作培訓(xùn)進(jìn)行相關(guān)闡述：1. 會(huì)計(jì)科目2. 憑證處理3. FSG報(bào)表4. 其他功能5. 查詢和報(bào)表相關(guān)文檔本文檔的相關(guān)文檔有：l 賽意咨詢公司項(xiàng)目準(zhǔn)備文檔格式規(guī)范1.1l 賽意咨詢公司美的（中山）電風(fēng)扇制造有限公司ERP項(xiàng)目解決方案會(huì)計(jì)科目會(huì)計(jì)科目主要涉及以下兩部分內(nèi)容：1. 科目結(jié)構(gòu)2. 定義會(huì)計(jì)科目科目結(jié)構(gòu)Oracle的科目結(jié)構(gòu)Oracle的科目結(jié)構(gòu)不同于傳統(tǒng)的科目結(jié)構(gòu)，它是由若干個(gè)段組合而成的，每個(gè)段和其它段可以組合成若干個(gè)會(huì)計(jì)科目。段的定義Oracle的段是構(gòu)成科目結(jié)構(gòu)的單位，建立若干段及組合產(chǎn)生科目結(jié)構(gòu)。每個(gè)段要求指定其是科目段、平

4、衡段、部門段或都不是?？颇慷危合喈?dāng)于傳統(tǒng)會(huì)計(jì)的會(huì)計(jì)科目編碼。整個(gè)會(huì)計(jì)科目結(jié)構(gòu)必須有且只能有一個(gè)科目段，對(duì)于定義科目段的段值，要求指定其類型是資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益、收入或費(fèi)用。平衡段：該段也叫公司段，以解決多公司會(huì)計(jì)問(wèn)題。整個(gè)科目結(jié)構(gòu)必須有且只能有一個(gè)平衡段，總賬模塊保證對(duì)于每一個(gè)平衡段段值的所有日記賬分錄的借貸平衡。部門段：該段用于部門費(fèi)用、車間成本的核算。美的金科的科目結(jié)構(gòu)美的金科科目結(jié)構(gòu)：* * * * * *公司段 部門段 會(huì)計(jì)科目段 明細(xì)科目段 產(chǎn)品段 內(nèi)部公司段公司段：固定值為03 。部門段：為四位數(shù)，代表需要考核費(fèi)用、成本的部門，美的金科可自行定義 。會(huì)計(jì)科目段：由美的集團(tuán)統(tǒng)一錄

5、入，如要增加需向集團(tuán)財(cái)務(wù)部申請(qǐng)；明細(xì)科目段：對(duì)會(huì)計(jì)科目段的一種補(bǔ)充，美的金科可自行定義。產(chǎn)品段：用于計(jì)算產(chǎn)成品完全成本，美的金科可自行定義。內(nèi)部公司段：用于識(shí)別內(nèi)部公司的段值，美的金科可自行定義。定義部門/明細(xì)科目/產(chǎn)品段定義部門（成本中心）圖一 路徑：設(shè)置-定義部門/明細(xì)科目段方法：在圖一界面“值集”的“名稱”輸入“MD_FS_CC”，回車，進(jìn)入圖二界面；l 將光標(biāo)移到“值；有效”欄，輸入部門（成本中心）代碼，注意一旦存盤后就不能更改；l “說(shuō)明”欄錄入部門（成本中心）名稱。圖二注意：對(duì)于用于匯總的成本中心，需要將“父項(xiàng)”欄選擇為“是”，同時(shí)需指定累計(jì)組為哪一級(jí)成本中心，然后點(diǎn)擊“定義子范圍

6、”，定義此成本中心所匯總的范圍，即低值和高值，然后為這個(gè)范圍內(nèi)的成本中心指定“范圍類型”，即母或子，一般情況下選擇“子”。定義明細(xì)科目段路徑和方法同部門段，所不同的是在“值集名稱”欄輸入的“MD_FS_SUB”，而不是“MD_FS_CC”。定義產(chǎn)品段路徑和方法也同部門段，所不同的是在“值集名稱”欄輸入的“MD_FS_PRO”，而不是“MD_FS_CC”。憑證處理憑證處理主要涉及如下內(nèi)容：正常憑證處理（輸入、修改、紅沖、過(guò)賬）、經(jīng)常性日記賬等正常憑證憑證的輸入 圖三憑證的輸入同日常憑證沒(méi)有多大區(qū)別，只不過(guò)在Oracle中稱為“日記賬”，而不是憑證。路徑：日記賬/輸入方法：直接點(diǎn)擊“新建批（B）”

7、批名：所謂批即為了實(shí)際操作方便，提高工作效率，將若干日記賬匯總成一個(gè)批，每個(gè)批至少有一個(gè)日記賬。為區(qū)別，我們給每個(gè)批取一個(gè)名稱，即批名。建議的名稱規(guī)則為：年月+流水號(hào)，如200310-01。會(huì)計(jì)期：即選擇當(dāng)期業(yè)務(wù)所屬會(huì)計(jì)期?？刂瓶傤~（可選）：有時(shí)一個(gè)批下有若干個(gè)日記賬，為了防止出錯(cuò)，可以在“控制總額欄”預(yù)先輸入控制總額，以便檢查輸入的日記賬金額是否準(zhǔn)確。之后，點(diǎn)擊“日記賬(J)”進(jìn)入日記賬，如圖四所示：圖四日記賬名稱：給單個(gè)日記賬取一個(gè)名稱，一個(gè)批名下可以有若干個(gè)不同的日記賬名稱。日記賬種類：日記賬所屬種類，默認(rèn)“.記賬憑證”。摘要說(shuō)明：即日常會(huì)計(jì)憑證摘要欄。行：表示會(huì)計(jì)科目行的行號(hào)，為便于增

8、減，一般以10的倍數(shù)增加行號(hào)。科目編碼：輸入會(huì)計(jì)科目編碼。借項(xiàng)（貸項(xiàng)）：輸入金額存盤：輸入金額后，即可按CtrL+S存盤。憑證的修改日常操作中，由于操作失誤，在日記賬末過(guò)賬時(shí)，我們可以對(duì)其修改。路徑：日記賬/輸入，同輸入日記賬；如圖三所示查詢：輸入要查詢的批名或會(huì)計(jì)期等查詢條件，點(diǎn)擊“查找”，即進(jìn)入該日記賬批 修改：在需要修改的地方直接進(jìn)行修改，修改完畢按CtrL+S鍵存盤。注：如果已經(jīng)過(guò)賬則不能直接進(jìn)行修改，需要紅沖原日記賬，再重新做一筆新日記賬。憑證的紅沖日常操作中，由于操作失誤或其他原因，需要對(duì)修改原日記賬，但是在總賬中又已過(guò)賬，我們不能再對(duì)其修改，只能對(duì)其紅沖，然后再重新做一筆正確的日

9、記賬。圖五路徑：日記賬/輸入，同日記賬輸入；查詢：如圖三所示，在“批”輸入需要紅沖的批名，或在“日記賬”輸入日記賬名稱，也可以限定其他的條件，如類別等，之后點(diǎn)擊“查找”，選出要紅沖的日記賬批或日記賬。沖賬：沖賬的方法有三種，具體如下：l 如果要紅沖整個(gè)日記賬批，點(diǎn)擊“其他活動(dòng)（M）”，如圖五所示，之后出現(xiàn)“其他活動(dòng)”窗口，點(diǎn)擊“沖銷批“R”進(jìn)行沖銷，沖銷時(shí)注意選擇要沖銷的會(huì)計(jì)期和沖銷的方法（轉(zhuǎn)換借項(xiàng)/貸項(xiàng)或紅字沖銷），系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)該日記賬批的每一筆日記賬進(jìn)行紅沖并產(chǎn)生日記賬，審核無(wú)誤后過(guò)賬。l 如果要紅沖該日記賬，點(diǎn)擊“復(fù)核日記賬（U）”，進(jìn)入該日記賬，如圖四所示，紅沖日記賬有兩種途徑，一種是直

10、接點(diǎn)擊“其他活動(dòng)”，同紅沖日記賬批，另一種方法是直接點(diǎn)擊“其他明細(xì)”，進(jìn)入“其他明細(xì)”窗口，如圖六所示，選擇紅沖日記賬所在的會(huì)計(jì)期，選擇紅沖方法（轉(zhuǎn)換借項(xiàng)/貸項(xiàng)或紅字沖銷），點(diǎn)擊“沖銷日記賬”以確認(rèn)。l 如果暫時(shí)不生成紅沖日記賬，可以先定義紅沖日記賬，需要時(shí)再生成紅沖日記賬。具體操作步驟為：首先定義紅沖日記賬，然后再生成紅沖日記賬。定義紅沖日記賬：在查詢到要紅沖的日記賬后，點(diǎn)擊“復(fù)核日記賬（U）”，進(jìn)入該日記賬，如圖四所示，點(diǎn)擊“其他明細(xì)”，進(jìn)入“其他明細(xì)”窗口，如圖六所示，選擇紅沖日記賬所在的會(huì)計(jì)期，選擇紅沖方法（轉(zhuǎn)換借項(xiàng)/貸項(xiàng)或紅字沖銷），不要點(diǎn)擊“沖銷日記賬”直接存盤即可。生成紅沖日記賬

11、：有多種方法生成紅沖日記賬，除以上方法外（注：不同的是不再需要選擇會(huì)計(jì)期和紅沖方法），另外還有一種方法：從“日記賬-生成-沖銷”路徑進(jìn)入，輸入相關(guān)條件，查找到要生成的紅沖日記賬，如圖七所示，在“期間”欄打上勾，存盤或點(diǎn)擊“沖銷”，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成紅沖日記賬。圖六圖七憑證的過(guò)賬當(dāng)日記賬完成時(shí)，檢查無(wú)誤后可對(duì)其過(guò)賬，只有過(guò)賬才能更新明細(xì)賬，即我們查詢某個(gè)科目的余額或運(yùn)行資產(chǎn)負(fù)債表時(shí)，數(shù)據(jù)來(lái)源只包括已過(guò)賬的日記賬。日記賬過(guò)賬非常方便，可以在我們認(rèn)為需要時(shí)隨時(shí)過(guò)賬。路徑：日記賬/過(guò)賬過(guò)賬：首先輸入查詢條件，查找到需要過(guò)賬的日記賬，如圖八所示。過(guò)賬之前可以先復(fù)核批，也可以直接過(guò)賬，選中要過(guò)賬的日記賬打上勾

12、直接存盤或點(diǎn)擊“過(guò)賬”。 圖八注意：在輸入日記賬時(shí)，也可以直接過(guò)賬，如圖五所示，直接點(diǎn)擊“過(guò)賬”即可。經(jīng)常性日記賬定義經(jīng)常性日記賬為了操作方便，我們可以對(duì)日常操作中經(jīng)常出現(xiàn)的相同或類似的日記賬，定義一個(gè)重復(fù)性記賬。路徑：日記賬/定義/經(jīng)常性圖九批：輸入經(jīng)常性批名稱；說(shuō)明：對(duì)經(jīng)常性日記賬進(jìn)行的描述，即說(shuō)明。自動(dòng)復(fù)制：即經(jīng)常性日記賬拷貝的來(lái)源，當(dāng)要定義兩個(gè)類似的日記賬時(shí)，可以先定義一個(gè)經(jīng)常性日記賬，另一個(gè)日記賬就可以拷貝該日記賬，然后再做適當(dāng)?shù)男薷摹Ｈ沼涃~：用來(lái)定義經(jīng)常性日記賬的名稱，同輸入日記賬一樣，一個(gè)批允許有多個(gè)日記賬；類別：用來(lái)定義經(jīng)常性日記賬的分類，同輸入日記賬的分類；有效日期：（可選）

13、輸入此經(jīng)常性日記賬的使用期間限制。行（N）：點(diǎn)擊進(jìn)入下一界面，如圖十所示，輸入行號(hào)和相關(guān)的賬戶圖十生成經(jīng)常性日記賬定義了經(jīng)常性日記賬后，根據(jù)需要我們可以隨時(shí)將它產(chǎn)生為日記賬，注意會(huì)計(jì)期！路徑：日記賬/生成/經(jīng)常性生成：選擇需要生成的經(jīng)常性日記賬，如圖十一所示，打上勾， 選擇相應(yīng)的會(huì)計(jì)期間，存盤或點(diǎn)擊“生成（G）”即可，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)產(chǎn)生日記賬，之后進(jìn)入日記賬輸入界面進(jìn)行相應(yīng)的修改或完善形成最終憑證，最后過(guò)賬。圖十一FSG報(bào)表FSG報(bào)表是財(cái)務(wù)報(bào)表生成器（Financial Statement Generator）的英文簡(jiǎn)稱，無(wú)需編程即可建立自定義報(bào)表的一種強(qiáng)有力的靈活工具?？蓸O大地方便我們財(cái)務(wù)人員查

14、詢和統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，我們的資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、費(fèi)用表等都是通過(guò)FSG報(bào)表生成的。FSG報(bào)表最基本的兩項(xiàng)是行集和列集，定義好行集和列集后，將它們組合成報(bào)表就可以使用。定義行集定義行集是用來(lái)定義報(bào)表行的數(shù)據(jù)信息，主要是取源于哪一個(gè)（些）會(huì)計(jì)科目。路徑：報(bào)表/定義/行集，如圖十二所示；圖十二名稱：指此行集的名稱；說(shuō)明：對(duì)行集的說(shuō)明；定義行：點(diǎn)擊“定義行（R）”進(jìn)入定義行界面，如圖十三所示：圖十三行：對(duì)報(bào)表的每一行定義相應(yīng)的信息，為方便增減，一般以10為倍數(shù)輸入行的序號(hào)；我們可以對(duì)每一項(xiàng)定義名稱，即“行項(xiàng)目”，此名稱顯示在該行的最左邊；定義行信息：點(diǎn)擊“帳戶分配（A）”進(jìn)入下一界面，如圖十四所示；圖十四定義

15、列集定義列集是用來(lái)定義報(bào)表列的信息，主要是行的會(huì)計(jì)科目以何種方式取值；路徑：報(bào)表/定義/行集，如圖十五所示；圖十五名稱：同行集的名稱；說(shuō)明：同行集的說(shuō)明。定義列信息：點(diǎn)擊“定義列（B）”進(jìn)入列信息，如圖十六所示：圖十六金額類型：如圖十所示，金額類型分很多種，按F9進(jìn)行選擇，常用的有兩種“期間至今-實(shí)際”、“年度至今-實(shí)際”，分別指該月（年）指定會(huì)計(jì)科目的實(shí)際借方發(fā)生額與貸方發(fā)生額的差； 定義報(bào)表定義好行集和列集后，需要將它們組合成報(bào)表。路徑：報(bào)表/定義/報(bào)表，如圖十七所示；圖十七使用報(bào)表路徑：報(bào)表/請(qǐng)求/財(cái)務(wù)； 如圖十八所示系統(tǒng)自帶報(bào)表及開(kāi)發(fā)人員開(kāi)發(fā)的報(bào)表在：報(bào)表/請(qǐng)求/標(biāo)準(zhǔn)中；圖十八其他功能Oracle會(huì)計(jì)期介紹Oracle 會(huì)計(jì)期一般有五種：從未打開(kāi)：在該會(huì)計(jì)期，日記賬不可以輸入或過(guò)賬；未來(lái)：可以輸入日記賬，但不能過(guò)賬；打開(kāi)：可以輸入日記賬，也可以過(guò)賬；關(guān)閉：不能輸入日記賬，也不能過(guò)賬，需要時(shí)還可以打開(kāi)；永久關(guān)閉：相比“關(guān)閉”不同的是不能再打開(kāi)。會(huì)計(jì)期管理路徑：設(shè)置/會(huì)計(jì)期管理，如圖十九所示圖十九 最近打開(kāi)：打開(kāi)要作賬務(wù)處理的會(huì)計(jì)期。 狀態(tài)：按Ctrl+L，選擇相關(guān)的狀態(tài)存盤