辦公軟件高級實例講解(第3單元)

1、第三課 文檔處理的綜合操作一、3.13.101.應(yīng)用樣式 2.修改樣式 3.新建樣式二、3.113.151.創(chuàng)建主控文檔、子文檔 2.創(chuàng)建題注、書簽3.自動編寫摘要4.創(chuàng)建目錄三、3.163.201.創(chuàng)建主文檔、數(shù)據(jù)源2.編輯主文檔 3.合并郵件 操作要求操作要求 操作步驟操作步驟 2022-3-2第2張第4題 1.應(yīng)用樣式將文檔中第一行樣式設(shè)置為“文章標(biāo)題”，然后居中，第二行樣式設(shè)置為“標(biāo)題注釋”。1. 1.打開打開KS3-4.docKS3-4.doc，文件另存為考，文件另存為考 生目錄下的生目錄下的A3.docA3.doc2. 2. 選定要應(yīng)用其樣式的文本。選定要應(yīng)用其樣式的文本。3.3.

2、單擊單擊“格式格式”工具欄上的工具欄上的“樣樣式式”下拉箭頭。每個樣式名稱顯下拉箭頭。每個樣式名稱顯示了該樣式的格式和摘要。示了該樣式的格式和摘要。4.4.單擊要應(yīng)用的樣式。單擊要應(yīng)用的樣式。 操作要求操作要求 操作步驟操作步驟 2022-3-2第3張1.應(yīng)用樣式將文章正文的第一段套用KSML1KSDOT3.DOT模板中的“正文段落3”樣式1. 1.單擊單擊“工具工具”菜單，然后單擊菜單，然后單擊“模板和加載項模板和加載項”。2.2.選擇選擇“管理器管理器”，在，在“樣式樣式”中選擇關(guān)閉中選擇關(guān)閉NomalNomal模板文件，然模板文件，然后打開后打開KSML1KSDOT3.DOTKSML1K

3、SDOT3.DOT模模板板3.3.將將“正文段落正文段落3”3”樣式復(fù)制到樣式復(fù)制到文檔中文檔中4.4.選定要應(yīng)用其樣式的文本。選定要應(yīng)用其樣式的文本。5.5.單擊單擊“格式格式”工具欄上的工具欄上的“樣樣式式”下拉箭頭。每個樣式名稱顯下拉箭頭。每個樣式名稱顯示了該樣式的格式和摘要。示了該樣式的格式和摘要。6.6.單擊要應(yīng)用的單擊要應(yīng)用的“正文段落正文段落3”3”樣式樣式 操作要求操作要求 操作步驟操作步驟 2022-3-2第4張2.修改樣式以正文為基準(zhǔn)樣式，將“正文01”樣式修改為：字體為隸書，字號為小四，字形為傾斜，字體顏色為紅色，陰影，行間距為固定值18磅，自動更新為當(dāng)前樣式的改動，并應(yīng)

4、用于正文第二段以正文為基準(zhǔn)樣式，將“正文02”樣式修改為：字體為華文細(xì)黑，字號為四號，字形為傾斜加初，字體顏色為粉紅色，行間距為固定值18磅，自動更新為當(dāng)前樣式的改動，并應(yīng)用于正文第三段1. 1. 單擊單擊“格式格式”菜單，然后菜單，然后單擊單擊“樣式樣式”。2. 2. 單擊要更改的樣式。單擊要更改的樣式。3. 3. 單擊單擊“更改更改”。4. 4. 單擊單擊“格式格式”，然后單擊，然后單擊要更改的格式類型。要更改的格式類型。要更改字符格式，例如字體要更改字符格式，例如字體類型和傾斜，單擊類型和傾斜，單擊“字體字體”。要更改行距和縮進(jìn)，單擊要更改行距和縮進(jìn)，單擊“段落段落”等。等。5. 5.

5、選中所需的格式選項，選選中所需的格式選項，選擇擇“自動更新自動更新”，單擊，單擊“確確定定”。 操作要求操作要求 操作步驟操作步驟 2022-3-2第5張3.新建樣式以正文為基準(zhǔn)樣式，新建“要點段落01”樣式：字體為仿宋，字號為四號，字體顏色為海綠色，下劃線為深藍(lán)色，行間距為固定值16磅，并應(yīng)用于正文第四段以正文為基準(zhǔn)樣式，新建“要點段落02”樣式：字體為華文彩云，字號為五號，字體顏色為藍(lán)-灰色，并應(yīng)用于正文第五段1.1. 選定要將其格式保存為樣式的選定要將其格式保存為樣式的文本。文本。2.2. 單擊單擊“格式格式”菜單，單擊菜單，單擊“樣式樣式”，然后單擊，然后單擊“新建新建”。3.3. 在

6、在“名稱名稱”中輸入中輸入“要點段要點段落落01”01”。4.4. 單擊單擊“格式格式”，然后選擇要，然后選擇要新建的格式類型。新建的格式類型。要選擇字符格式，例如字體類要選擇字符格式，例如字體類型和傾斜，單擊型和傾斜，單擊“字體字體”。要選擇行距和縮進(jìn)，單擊要選擇行距和縮進(jìn)，單擊“段段落落”等。等。5.5.單擊單擊“確定確定”。 操作要求操作要求 操作步驟操作步驟 2022-3-2第7張第11題 1.創(chuàng)建主控文檔、子文檔按照樣文3.11A把A3.doc創(chuàng)建成二級主控文檔，把標(biāo)題“習(xí)題12”創(chuàng)建成子文檔，以A3a.doc為文件名，另存到考生文件夾中1. 1.打開打開KS3-11.docKS3-

7、11.doc，文件另存為，文件另存為A3.docA3.doc2.2.將視圖切換到大綱視圖將視圖切換到大綱視圖 3.3.選擇選擇“顯示級別顯示級別2” 2” 4.4.將子文檔添加到主控文檔將子文檔添加到主控文檔在主控文檔中，選擇要獨立作為子文檔的在主控文檔中，選擇要獨立作為子文檔的標(biāo)題和文字。標(biāo)題和文字。 在在“大綱大綱”工具欄工具欄 上，單擊上，單擊“創(chuàng)建子文創(chuàng)建子文檔檔” ” 。 5.5.保存主控文檔保存主控文檔單擊單擊“文件文件”菜單中的菜單中的“另存為另存為”命令。命令。 為為主控文檔鍵入文件名主控文檔鍵入文件名A3a.doc A3a.doc ，然后單擊，然后單擊“保存保存”。 注意：注

8、意：Word 將根據(jù)主控文檔大綱中子文檔標(biāo)將根據(jù)主控文檔大綱中子文檔標(biāo)題的起始字符，自動為每個新子文檔指定題的起始字符，自動為每個新子文檔指定文件名。例如，以大綱標(biāo)題文件名。例如，以大綱標(biāo)題“習(xí)題習(xí)題12”開開頭的子文檔被命名為頭的子文檔被命名為“習(xí)題習(xí)題12.doc”。 操作要求操作要求 操作步驟操作步驟 2022-3-2第8張2.創(chuàng)建題注、書簽為文檔中每個插圖下方的圖題位置，設(shè)立如“圖1”等所示的題注（可以選擇3個圖添加）在標(biāo)題“12.1 激活單元格”位置插入書簽“第一節(jié)標(biāo)題”1. 1.選中要插入題注的圖形選中要插入題注的圖形2.2.選擇菜單選擇菜單“插入插入/ /題注題注”，在對話，在對

9、話框中輸入對圖形的說明框中輸入對圖形的說明3.3.點擊點擊“確定確定”，WordWord將自動對圖將自動對圖形進(jìn)行編號并加上說明。形進(jìn)行編號并加上說明。4.4.選中要插入書簽的標(biāo)題選中要插入書簽的標(biāo)題5.5.打開打開“插入插入書簽書簽”對話框，在對話框，在其對話框最上方其對話框最上方“書簽名書簽名”編輯框編輯框中輸入要添加的書簽名稱，單擊中輸入要添加的書簽名稱，單擊“添加添加”按鈕即可在光標(biāo)所在位置按鈕即可在光標(biāo)所在位置插入一個書簽標(biāo)志。插入一個書簽標(biāo)志。注意：注意：插入書簽后，在光標(biāo)位置并插入書簽后，在光標(biāo)位置并沒有什么變化，所有改變都在沒有什么變化，所有改變都在“書書簽簽”對話框列表中可看

10、到對話框列表中可看到 操作要求操作要求 操作步驟操作步驟 2022-3-2第9張3.自動編寫摘要生成自動編寫摘要，摘要類型為新建一篇文檔并將摘要置于其中，摘要長度為原長度的12%，把此摘要以A3b.doc為文件名，保存到考生文件夾中1. 1.單擊單擊“工具工具”菜單中的菜單中的“自動編寫自動編寫摘要摘要”命令，彈出命令，彈出“自動編寫摘要自動編寫摘要”對話框?qū)υ捒?.2.從從“摘要類型摘要類型”中選擇中選擇“新建一篇新建一篇文檔并將摘要置于其中文檔并將摘要置于其中”3.3.在在“相當(dāng)于原長的百分比相當(dāng)于原長的百分比”框中鍵框中鍵入入“12%”12%”4.4.單擊單擊“確定確定”，則摘要內(nèi)容將會

11、在，則摘要內(nèi)容將會在新建文檔中表現(xiàn)出來新建文檔中表現(xiàn)出來5. 5. 將文檔命名為將文檔命名為“A3b.doc”A3b.doc”，并保，并保存在考生文件夾中存在考生文件夾中 操作要求操作要求 操作步驟操作步驟 2022-3-2第10張4.創(chuàng)建目錄按照樣文3-11B建立目錄，放在文檔首部，目錄格式為正式，顯示頁碼，頁碼右對齊，顯示級別為3級，制表符前導(dǎo)符為“”。1. 1.將鼠標(biāo)移至文檔首部將鼠標(biāo)移至文檔首部2.2.在菜單欄選擇在菜單欄選擇“插入插入”|“|“索引索引和目錄和目錄”，選擇，選擇“目錄目錄”對話框?qū)υ捒?.3.在在“常規(guī)常規(guī)”中選擇格式為中選擇格式為“正正式式”，顯示級別為，顯示級別為

12、3 3級級4.4.選擇選擇“顯示頁碼顯示頁碼”，“頁碼右頁碼右對齊對齊”，制表符前導(dǎo)符為，制表符前導(dǎo)符為“”5.5.單擊單擊“確定確定”，在文檔首部就，在文檔首部就會創(chuàng)建如圖所示的目錄會創(chuàng)建如圖所示的目錄6.6.保存文檔保存文檔 操作要求操作要求 操作步驟操作步驟 2022-3-2第12張第16題1.創(chuàng)建主文檔、獲取數(shù)據(jù)： 以當(dāng)前活動窗口為郵件合并主文檔，套用信函的方式創(chuàng)建主文檔，打開數(shù)據(jù)源KSML1KSSJY3-16.XLS打開打開KS3-16.docKS3-16.doc，文件另存為，文件另存為考考 生目錄下的生目錄下的A3-16.docA3-16.doc；工具工具信函與郵件信函與郵件顯示郵

13、件顯示郵件合并工具欄合并工具欄( (選中選中) )。設(shè)置文檔類型工具設(shè)置文檔類型工具文檔類型文檔類型( (選選: :信函信函確定確定) )。打開數(shù)據(jù)源工具打開數(shù)據(jù)源工具選取數(shù)據(jù)源選取數(shù)據(jù)源查找范圍查找范圍(C:Win2011GJWKSML1KSSJY3-(C:Win2011GJWKSML1KSSJY3-16.XLS16.XLS打開打開確定確定) ) 操作要求操作要求 操作步驟操作步驟 2022-3-2第13張2、編輯主控文檔：2編輯主文檔：編輯主文檔： 按照樣文3-16A所示，在當(dāng)前主文檔前面插入合并域。 按照樣文3-16A所示，在文檔結(jié)尾處插入適當(dāng)?shù)腤ord域，使其每次合并時能輸入所需日期，

14、該域所用到的提示文字“請輸入日期!”，默認(rèn)填充文字“年月日”，默認(rèn)時間為2004年9月1日。 光標(biāo)定位在光標(biāo)定位在“您好：您好：”前面前面插入插入域工具域工具插入合并域插入合并域(選選:公司名公司名插插入入關(guān)閉關(guān)閉)。光標(biāo)定位在文檔結(jié)尾處光標(biāo)定位在文檔結(jié)尾處回車回車(新一新一行行)插入插入Word域域(選選:Fill-in)提示提示(輸入輸入:“請輸入日期請輸入日期!”)默認(rèn)填充文默認(rèn)填充文字字(輸入輸入“年月日年月日”)詢問一次詢問一次(選選中中)確定確定請輸入日期請輸入日期!(輸輸入入:“2004年年9月月1日日”)確定。確定。 操作要求操作要求 操作步驟操作步驟 2022-3-2第14張

15、3、合并郵件：按樣文3-16B依據(jù) “公司名” 進(jìn)行升序排序，然后將前3條記錄進(jìn)行合并，將結(jié)果以A3b.doc為文件名，保存到考生文件夾中。單擊收件人工具單擊收件人工具公司名下拉菜單公司名下拉菜單(高級高級)篩篩選和排序選和排序排序記錄排序記錄排序依據(jù)排序依據(jù)(選選:公司名公司名)升序升序(選中選中)確定確定確定。確定。合并到新文檔工具合并到新文檔工具合并記錄合并記錄(選中選中“從從”輸輸入入“1”到到“3”)確定確定請輸入日期請輸入日期(輸入輸入“2004年年9月月1日日”)確定確定生成合并后的文生成合并后的文件件(字母字母1)。文件文件保存保存保存位置保存位置(選選:考生文件夾考生文件夾)

16、文件文件名名(輸入輸入“A3b.doc”)保存。保存。 操作要求操作要求 操作步驟操作步驟 2022-3-2第15張第17題 1.創(chuàng)建主文檔、獲取數(shù)據(jù)： 以當(dāng)前活動窗口為郵件合并主文檔，套用信函的方式創(chuàng)建主文檔，打開數(shù)據(jù)源KSML1KSSJY3-17.XLS打開打開KS3-17.docKS3-17.doc，文件另存為，文件另存為考考 生目錄下的生目錄下的A3-17.docA3-17.doc；工具工具信函與郵件信函與郵件顯示郵件顯示郵件合并工具欄合并工具欄( (選中選中) )。設(shè)置文檔類型工具設(shè)置文檔類型工具文檔類型文檔類型( (選選: :信函信函確定確定) )。打開數(shù)據(jù)源工具打開數(shù)據(jù)源工具選取

17、數(shù)據(jù)源選取數(shù)據(jù)源查找范圍查找范圍(C:Win2011GJWKSML1KSSJY3-(C:Win2011GJWKSML1KSSJY3-17.XLS17.XLS打開打開確定確定) ) 操作要求操作要求 操作步驟操作步驟 2022-3-2第16張2、編輯主控文檔： 按照樣文3-17A 在當(dāng)前主文檔的適當(dāng)位置插入合并域“姓名”、“電話號碼”、“欠費月數(shù)”和“欠費金額”； 按照樣文3-17B在文檔結(jié)尾處插入適當(dāng)?shù)腤ord域，使其每次合并時能輸入所需日期，該域所用的提示文字“請輸入日期”，默認(rèn)填充文字“年月日”默認(rèn)時間為2004年9月10日，將編輯好的主文檔以A3a.doc為文件名，另存到考生文件夾中。光

18、標(biāo)定位在光標(biāo)定位在“您好您好:”前面前面插入合并域插入合并域(選選:姓名姓名)；光標(biāo)定位光標(biāo)定位“您的電話您的電話”后面后面插入合并域插入合并域(選選:電話號碼電話號碼)光標(biāo)定位在光標(biāo)定位在“個月個月”前面前面插入合并域插入合并域(選選:欠費月數(shù)欠費月數(shù))光標(biāo)定位在光標(biāo)定位在“元元”前面前面插入合并域插入合并域(選選:欠欠費金額費金額)光標(biāo)定位在文檔結(jié)尾處光標(biāo)定位在文檔結(jié)尾處插入插入Word域域(選選:Fill-in)提示提示(輸入輸入:“請輸入日期請輸入日期!”)默默認(rèn)填充文字認(rèn)填充文字(輸入輸入“年月日年月日”)詢問一次詢問一次(選選中中)確定確定請輸入日期請輸入日期!(輸入輸入:“2004年年9月月10日日”)確定；確定；文件文件另存為另存為保存位置保存位置(選選:考生文件夾考生文件夾)文件名文件名(輸入輸入“A3a.doc”)保存。保存。 操作要求操作要求