物業(yè)檔案管理.doc

1、物業(yè)檔案管理物業(yè) 檔案管理檔案資料的管理是物業(yè)管理工作的一個(gè)重要組成部分，科學(xué)、規(guī)范的檔案管理能有效的為各項(xiàng)管理工作提供指引和服務(wù)。在建立完善檔案資料的過(guò)程中，為使其更加科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)、高效，我們將結(jié)合本項(xiàng)目的具體情況，運(yùn)用質(zhì)量管理體系，使物業(yè)管理檔案的建立有章可循，有據(jù)可查。通過(guò)對(duì)管理體系文件和資料的控制管理，確保其有嚴(yán)格的分類(lèi)、編號(hào)、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放、管理和更改的規(guī)定。2.1管理內(nèi)容1、建立資料的收集、分類(lèi)整理、歸檔管理制度。2、在日常管理中要建立交接班、項(xiàng)目故障與維修、保養(yǎng)等登記制度。3、檔案資料包括：與物業(yè)相關(guān)的工程圖紙、檔案和竣工驗(yàn)收資料；實(shí)施管理和服務(wù)工作中的各種制度、規(guī)程、流程、記錄

2、、圖表、函件等。2.2管理層次第一層次：以建設(shè)部頒發(fā)的全國(guó)物業(yè)管理示范小區(qū)標(biāo)準(zhǔn)建立管理檔案框架，為檔案管理的第一層次； 第二層次：結(jié)合本項(xiàng)目物業(yè)的實(shí)際情況，對(duì) ISO9000 質(zhì)量管理體系文件及公共事務(wù)、公共管理制度進(jìn)行適應(yīng)性修改，形成檔案資料的第二層次； 第三層次：在物業(yè)管理實(shí)際運(yùn)作中，以執(zhí)行 ISO9000 質(zhì)量管理體系文件及相關(guān)規(guī)章制度形成的各種現(xiàn)場(chǎng)、實(shí)際記錄為內(nèi)容，形成檔案資料管理第三層次。按資料載體的類(lèi)型采用恰當(dāng)且安全的保存方式，對(duì)經(jīng)常使用的日常管理檔案采用定期歸檔方式保存，嚴(yán)格按檔案管理相關(guān)制度進(jìn)行，所有資料實(shí)行“雙檔”（電腦檔案、文本檔案）管理。2.3 文件的分類(lèi)行政文件：公司級(jí)

3、人事任免、獎(jiǎng)懲決定、通知決策等，以紅頭文件形式發(fā)布；公司日常往來(lái)函、公司級(jí)會(huì)議紀(jì)要、中心級(jí)行政文件、部門(mén)級(jí)行政文件以非紅頭文件形式發(fā)布。業(yè)務(wù)文件：包括各類(lèi)管理制度、組織架構(gòu)、職務(wù)說(shuō)明書(shū)等。其他文件：包括新聞稿件、宣傳海報(bào)等（不需編號(hào)）。外來(lái)文件：包括外來(lái)公文和外來(lái)標(biāo)準(zhǔn)/法規(guī)。外來(lái)公文指政府部門(mén)、上級(jí)公司下發(fā)的公文。外來(lái)標(biāo)準(zhǔn)/法規(guī)指政府部門(mén)制定的與公司業(yè)務(wù)有關(guān)的各種行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、管理/技術(shù)規(guī)范、法律法規(guī)；上級(jí)公司下發(fā)的各種管理制度等。4 2.4 文件的 編號(hào)1、文件編號(hào)分類(lèi)列表文件分類(lèi)及序號(hào)分配 文件級(jí)別文件分類(lèi)及代碼文件序號(hào)分配質(zhì)量手冊(cè) 一級(jí) QM 20(以年號(hào)為版本標(biāo)識(shí)) 程序文件 二級(jí) QP

4、01、02、03操作文件 三級(jí) WI 01、02、03記錄文件 四級(jí) QR 01、02、032、物業(yè)項(xiàng)目名稱(chēng)各區(qū)域統(tǒng)一編制,編碼原則為城市稱(chēng)名首字符+項(xiàng)目名稱(chēng)首字符。3、項(xiàng)目需要編制作業(yè)指導(dǎo)書(shū)的接口文件時(shí)，應(yīng)區(qū)分業(yè)務(wù)類(lèi)別，在文件編碼時(shí)，需加上具體業(yè)務(wù)類(lèi)別。2.5檔案資料的管理1、所有資料實(shí)行“雙檔”管理，即為同一份文件要同時(shí)用文本檔案和電腦檔案進(jìn)行管理。此外，檔案在保存時(shí)要根據(jù)檔案的具體形式用多種形式的儲(chǔ)存方式，如電腦磁盤(pán)、光盤(pán)、錄像帶、錄音帶、膠卷、照片、圖表等，并采用相適應(yīng)的保管、儲(chǔ)存方法但每個(gè)樣式的資料必須納入電腦管理。盡可能把其他形式的檔案資料轉(zhuǎn)化為電腦儲(chǔ)存，便于查找和利用。檔案室電腦

5、要設(shè)置密碼，電子文本要?dú)w類(lèi)放好。2、電腦文件必須由專(zhuān)人按照規(guī)定設(shè)置子目錄進(jìn)行分類(lèi)文件管理，并定期清除過(guò)期無(wú)效文件。文件按照文件使用性質(zhì)及重要性進(jìn)行分類(lèi)，并編制相應(yīng)的文件目錄。當(dāng)文件有所變動(dòng)時(shí)，應(yīng)及時(shí)調(diào)整目錄的有關(guān)數(shù)據(jù)，以利查閱者及時(shí)找到有效的文件。3、檔案的鑒定必須由物業(yè)服務(wù)中心經(jīng)理或其指定人員負(fù)責(zé)，對(duì)檔案是否有效、作廢、復(fù)印人份數(shù)以及保存期限、保存數(shù)量等做出決定，其他未經(jīng)授權(quán)人士無(wú)權(quán)決定。4、組卷按不同業(yè)務(wù)性質(zhì)分塊，以?xún)?nèi)容分類(lèi)，逐一編號(hào)，登記成冊(cè)，編輯目錄，并按不同業(yè)務(wù)部門(mén)分柜保存。物業(yè)服務(wù)中心資料，管理員負(fù)責(zé)檔案保管，做到檔案標(biāo)識(shí)清晰，分類(lèi)明確，易于查找；檔案出室必須由具備資格的人經(jīng)過(guò)登記

6、后方可借出。檔案管理人員需按時(shí)檢查檔案借閱情況，以便及時(shí)收回在外文件，防止因管理疏忽導(dǎo)致的文件丟失。5、室內(nèi)保管環(huán)境要求達(dá)到防火、防潮、防變質(zhì)等要求，配置有效的滅火器材，并放置適當(dāng)?shù)母稍飫┯靡苑莱保瑱n案管理人員需及時(shí)進(jìn)行檢查和清理，保證文檔保管條件符合管理要求。6、貫徹執(zhí)行國(guó)家保密法，物業(yè)服務(wù)中心部分檔案按其保密程度，有密級(jí)之分并以避免泄漏、遺失，避免給業(yè)主、物業(yè)服務(wù)中心帶來(lái)?yè)p失和不良影響。資料分為絕密、機(jī)密、秘密三級(jí)，其他為普通檔案，不同密級(jí)的檔案在保管和運(yùn)用方面要區(qū)別對(duì)待。7.文件保存要求 序號(hào)表格名稱(chēng)編號(hào)版次記錄頻次保管期保管部門(mén)01 工作信息記錄 QR-綜合-01 A/0 不定期 2

7、年 管理處 02 社區(qū)文化活動(dòng)計(jì)劃 QR-綜合-02A/0 不定期 2 年 管理處 03 社區(qū)文化活動(dòng)總結(jié) QR-綜合-03A/0 不定期 2 年 管理處 04 社區(qū)文化活動(dòng)統(tǒng)計(jì)表 QR-綜合-04A/0 不定期2 年 管理處 05 社區(qū)文體組織登記表 QR-綜合-05 A/0 不定期長(zhǎng)期 管理處 06 水電抄表臺(tái)帳 QR-綜合-06A/0 月 長(zhǎng)期 管理處 07 水電分析p 報(bào)表 QR-綜合-07A/0 月長(zhǎng)期 管理處 08 信息公示登記表 QR-綜合-08A/0 不定期2 年 管理處 09 標(biāo)識(shí)配置統(tǒng)計(jì)表 QR-綜合-09A/0 年 長(zhǎng)期 管理處 10 鑰匙領(lǐng)借用登記表 QR-綜合-10A

8、/0 不定期 長(zhǎng)期 各部門(mén) 11 卡發(fā)放異常情況登記表.QR-綜合-11A/0 不定期 長(zhǎng)期 管理處 12 停車(chē)卡申請(qǐng)表 QR-綜合-12A/0 不定期 長(zhǎng)期 管理處 13 卡盤(pán)點(diǎn)表.QR-綜合-13A/0 月 長(zhǎng)期 管理處 14 空置房檢查記錄 QR-綜合-14A/0 月 2 年 管理處 15 廣告、招牌申請(qǐng)表 QR-綜合-15A/0 不定期 長(zhǎng)期 管理處 16 突發(fā)事件處理記錄表.QR-綜合-16A/0 不定期 2 年 品質(zhì)管理部 管理處 17 房屋接管驗(yàn)收表 QR-綜合-17A/0 日 長(zhǎng)期 工程管理部 管理處 18 房屋驗(yàn)收問(wèn)題處理匯總表 QR-綜合-18A/0 不定期 長(zhǎng)期 工程管理

9、部 管理處 19 鑰匙移交清單 QR-綜合-19A/0 不定期 長(zhǎng)期 管理處 20 物業(yè)移交驗(yàn)收表 QR-綜合-20A/0 不定期 長(zhǎng)期 工程管理部 管理處 21 住戶(hù)基本情況登記表 QR-綜合-21A/0 不定期 長(zhǎng)期 保管部門(mén) 22 房屋裝修施工備案登記表 QR-綜合-22A/0 專(zhuān)用 長(zhǎng)期 管理處 業(yè)主檔案 23 房屋裝修施工備案登記證 QR-綜合-23A/0 專(zhuān)用 2 年24 裝修施工人員登記表 QR-綜合-24A/0 專(zhuān)用 長(zhǎng)期25 裝修巡查記錄 QR-綜合-25 A/0 日查 長(zhǎng)期26 違章整改通知單 QR-綜合-26A/0 專(zhuān)用 長(zhǎng)期27 顧客投訴及意見(jiàn)處理記錄表 QR-綜合-27A/0 不定期 長(zhǎng)期 品質(zhì)管理部 管理處 28 物品搬遷放行條 QR-綜合-28A/0 不定期 2 年 管理處 29 業(yè)主（用戶(hù)）委托維修安裝單 QR-綜合-29A/0 不定期 2 年 管理處 30 清潔服務(wù)日檢查記錄 QR-綜合-30A/0 日2 年 管理處 31 清潔服務(wù)月驗(yàn)收表 QR-綜合-31A/0 月匯總2 年 管理處 32 消殺（毒）工作記錄表 QR-綜合-32A/0 月 2 年 管理處 33 消殺工作月驗(yàn)收表 QR-綜合-33A/0 月匯總 2