工程檔案管理策劃書

1、.章節(jié)節(jié)節(jié)章一 ： 一二三一 一 第第第第第第遞檔案管理流程3項目文件的收集4項目文件的整理8項目文件的移交8檔案管理內(nèi)容9節(jié) 計劃、統(tǒng)計報表的編制與傳1 0信息管理10竣工資料及施工記錄移交11第一章 總則本標準規(guī)定了通天國際電力工程有限公司檔案的管理工作的流程和內(nèi)容。本標準適用于通天國際電力工程有限公司檔案管理工作。引用標準中華人民共和國檔案法(中華人民共和國主席令1987第58號)中華人民共和國檔案法實施辦法(國家檔案局令 第5號)國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范(DA/T 28-2002)科學技術檔案案卷構成的一般要求 (GB/T 11822-2008)重大建設項目檔案驗收辦

2、法(檔發(fā)20062號)建設項目(工程檔案驗收辦法(國檔發(fā)19928號)電子文件歸檔與管理規(guī)范(GB/T18894-2002)«照片檔案管理規(guī)范(GB/T11821-2002)中國南方電網(wǎng)有限責任公司電子文件歸檔與整理規(guī)范(Q/CSG21804-2009)中國南方電網(wǎng)有限責任公司項目檔案管理規(guī)定(Q/CSG213058-2013第二章檔案管理流程我項目部檔案管理以單項工程為管理單位，收集保存從項目開工 至竣工投產(chǎn)的全套工程檔案資料。按項目檔案管理過程分為項目文件 收集、項目文件整理、項目文件移交歸檔三個流程。第一節(jié)項目文件的收集一、收集要求1 、文件材料必須收集齊全、完整。各單位參照本

3、規(guī)定附錄B中的歸檔范圍進行項目文件的收集，包括文字、圖表、聲像、照片、電 子文件等不同形式和紙質(zhì)、錄像帶、錄音帶、光盤等不同載體的應當 歸檔保存的全部項目文件。2 、質(zhì)量要求：歸檔文件材料應以原件歸檔，一般不使用復印件； 字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、簽字認可手續(xù)完備；歸檔文件材料 幅面要求采用A4紙（297 x 210mm尺寸；文 件材料的載體和書寫材料 應符合耐久性要求，嚴禁使用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水、復 寫紙書寫和簽批，熱感傳真紙應復印后歸檔；錄音、錄像文件應保證 載體的有效性；長期存儲的電子文件使用不可擦除型光盤。3 、各類文件應按文件形成的先后順序或項目完成情況及時收集。二、

4、收集方法應使用收集袋（盒）對項目文件材料進行存放。收集袋是在文件收 集過程中所使用的用以分門別類裝放文件的袋子 （盒），收集文件時分 類保存并擬出案卷題名，標示在文件袋上即可形成收集袋。第二節(jié)項目文件的整理一、整理要求項目所形成的全部項目文件應按檔案管理的要求， 在檔案人員的 指導下，由文件形成部門（單位）負責整理，將項目文件進行分類后，按其形成規(guī)律和有機聯(lián)系組成案卷(組卷)。案卷質(zhì)量應符合中國 南方電網(wǎng)有限責任公司項目檔案管理規(guī)定(Q/CSG213058-2013的要求，分類、組卷、排列、編目規(guī)范、系統(tǒng)。二、組卷原則組卷應遵循工程建設各階段項目文件材料的形成規(guī)律， 保持卷內(nèi) 文件材料的有機聯(lián)

5、系和案卷的成套、 系統(tǒng)，便于項目檔案的保管和利 用。三、組卷方法我單位形成的施工文件，按單項工程、單位工程組卷。原材料質(zhì) 量證明文件，一般應按專業(yè)、品種、型號組卷。設備文件按專業(yè)、臺 件組卷。成冊、成套的項目文件宜保持其原有形態(tài)。同一卷內(nèi)有不同 保管期限的文件，該卷保管期限從長。四、卷內(nèi)文件的排列(1) 文字材料按時間、專業(yè)順序排列。同一事項的請示與批復、 同一文件的主件與附件不能分開，并按批復在前、請示在后，主件在 前、附件在后的順序排列。(2) 圖紙按專業(yè)、圖號順序排列。(3)既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。 有譯文的外文資料，譯文在前，原文在后。五、案卷的編目(1)

6、編制卷內(nèi)文件頁號卷內(nèi)文件按有書寫內(nèi)容的頁面編號，單面書寫的文件在右下角，雙面書寫的文件，正面在右下角，背面在左下角。以件為單位編 寫頁號，每份文件頁號均從“ 1”開始。印刷成冊的科技文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內(nèi)目 錄，不必重新編寫頁碼?？⒐D每冊自成一卷，不必重新編寫頁號。案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號，案卷脊背裱裝 于案卷裝具脊背處。(2) 編制案卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表、案卷脊背案卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表、案卷脊背的樣式具體見附錄 Co由建設單位向各參 建單位提供項目檔案分類編號方案，各參建單位在項目文件移交前， 檔號、案卷題名一般用鉛筆在檔案裝具上臨時編制，通過電子檔

7、案管理信息系統(tǒng)著錄案卷、卷內(nèi)目錄，待項目文件通過歸檔審查移交給建設單位進行匯總整理， 統(tǒng)一編目后，再打印案 卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表、案卷脊背裝盒。案卷按照“案卷封面一 卷內(nèi)目錄一文件材料一備考表”的順序進行排列。(3) 編制檢索工具參建單位完成整理后，編制好科技檔案分類目錄和卷內(nèi)目錄作 為案卷清冊，準備接受項目文件歸檔審查。建設單位辦公室部門完成項目檔案的匯總整理后， 為每一個單 項工程設立相應的項目檔案目錄夾。 檔案目錄夾按照“竣工檔案立卷 說明一科技檔案分類目錄 一對應分類目錄中的卷內(nèi)目錄”的順序 排列?？⒐n案立卷說明標題字體采用二號黑體、 正文字體采用三號 仿宋體。竣工檔案立卷說明應

8、包含下列內(nèi)容：工程概況：包括工程名稱、開工時間、竣工時間、建設單位、設計單位、施工單位、監(jiān)理單位、運行維護單位、工程造價等。立卷依據(jù)、案卷數(shù)量、信息化程度及保管條件、檔案編制有關人員等。六、案卷的裝訂(1) 案卷的裝訂要求文件右下頁邊齊整、無倒頁；破損的文件應修復；去掉留存在文件材料上的金屬物；文件幅面參差不齊的應折疊或托裱為統(tǒng)一幅 面。圖紙按GB/T10609.3技術制圖、復制圖的折疊方法進行折疊，一般要求向內(nèi)折疊后幅面為 A4(297m麗210mm)尺寸，標題欄外露。案卷內(nèi)文件可采用整卷裝訂或以件為單位裝訂兩種形式，圖 紙可不裝訂。裝訂時應采用棉繩三孔一線左側(cè)裝訂或使用裝訂寶裝訂，也可采用

9、不 銹鋼鋼釘進行裝訂(永久保存的除外)。裝訂的案卷厚度一般不超過 40mm以件為單位裝訂的文件或不裝訂的圖紙在每份文件材料的右上 角加蓋檔號章，檔號章樣式見附錄 E。(2) 裝具規(guī)格及制成材料檔案盒采用220g以上的單層無酸牛皮紙板雙裱壓制。檔案盒外表尺寸為 310mrH 220mm厚度分別為1。、20、30、40、50、60mm案卷表格（案卷目錄、卷內(nèi)目錄、備考表）規(guī)格為：297m儲210mm宜采用70g以上白色書寫紙制作。案卷封面、案卷脊背和案卷表格中的字跡要清晰端正。第三節(jié)項目文件的移交一、移交項目檔案時，應同時移交紙質(zhì)和電子文件，以及音像、 照片等其它載體形式的文件。項目電子文件的歸檔

10、應依據(jù) 中國南方 電網(wǎng)有限責任公司電子文件歸檔與整理規(guī)范執(zhí)行。二、收集整理的項目文件與工程建設階段同步歸檔，工程建設 每完成一個階段，相應的職能部門即向辦公室部門移交經(jīng)整理的項目 文件歸檔。除后評價文件外，各職能部門收集整理的項目文件最遲在 工程投產(chǎn)后90天內(nèi)完成歸檔。三、除保管自身形成的檔案，還應根據(jù)本規(guī)定的條款，適當增 加項目檔案的制作和移交份數(shù)。向建設單位移交的項目檔案要求至少 為兩套，在工程投產(chǎn)后45天內(nèi)完成歸檔。第二章檔案管理內(nèi)容第一節(jié) 計劃、統(tǒng)計報表的編制與傳遞工程項目經(jīng)理部結合公司經(jīng)營部，負責計劃、統(tǒng)計報表的編制與傳遞， 每月按規(guī)定時間向公司、監(jiān)理方及建設方提交各類統(tǒng)計報表。一、

11、工程開工前所報資料工程開工前，應向項目法人或監(jiān)理工程師提交下列文件：A-01工程開工報審表（WA-03施工組織設計報審表（H） A-04專項/重要施工方案報審表（H） .A-05 方案報審表（HD A-08人員資格報審表（W A-09主要施工機械/工器具/安全用具報審表（W A-11主要測量計量器具/試驗設備檢驗報審表（W A-13進度計劃報審表（W 二、施工過程中每月按時上報施工過程中，每月按時向公司本部、監(jiān)理工程師及項目法人單位報送以下各表：當月工程形象進度表；施工實物工程量完成情況統(tǒng)計表；完成投資額統(tǒng)計表；施工質(zhì)量報表，綜合反映報告期內(nèi)的施工質(zhì)量狀況、 存在的問題和采取的措施；提出下一月

12、的工程計劃和要求；第二節(jié)信息管理一、信息管理的目標保證信息可靠、快速、準確的流通和傳遞，充分發(fā)揮信息的引導與勾通作用，提高工程質(zhì)量和服務質(zhì)量，提高顧客滿意度。信息管理流程圖：流流流 令饋自3 指反信二、信息管理的措施施工現(xiàn)場由技術員、材料員、及其它管理人員組成信息流通渠道， 及時向項目經(jīng)理匯報整理相關信息，利用項目部網(wǎng)絡或傳真及時快捷 的與各相關部門勾通。及時向業(yè)主方匯報以下信息：按業(yè)主的相關要求及規(guī)定的格式，提供投資計劃完成情況統(tǒng) 計報表；施工實物工程量完成情況統(tǒng)計報表，形象進度情況（應與投資統(tǒng)計報表相一致）；施工質(zhì)量狀況報表，應反映報告期內(nèi)的施工質(zhì)量狀況、存在的問題和采取的措施；物資統(tǒng)計報

13、表，其中應反映各種材料定貨、加工、運輸、到貨情況、質(zhì)量情況、是否滿足施工要求以及存在的問題。各種計劃、統(tǒng)計資料均實行計算機管理，書面資料和電子文檔同時提交與項目法人。利用公司信息管理平臺，及時上網(wǎng)進入相關模塊反映現(xiàn)場的各種進度與問題，使公司上級清楚現(xiàn)場的情況與存在的問題，給予幫助解決。也及時的根據(jù)現(xiàn)場情況調(diào)整網(wǎng)絡計劃，合理的控制工期。利 用電腦及相關的軟件對實際工程量、材料供應情況、設備管理情況等 進行合理的統(tǒng)計。第三節(jié)竣工資料及施工記錄移交竣工資料及施工記錄及時整理，按照 GB/T19001-ISO9001質(zhì)量體 系文件竣工資料編制交付程序進行，并結合業(yè)主方的要求，編制 竣工資料電子版予以移

14、交。一、工程竣工資料及施工記錄工程開工、竣工報告；竣工圖紙及施工圖會審紀要；設計變更通知單，材料代用清單及簽訂；自購材料的供貨商資質(zhì)證明、出廠質(zhì)量合格證明及試驗報告；項目法人供應材料的資質(zhì)證明、產(chǎn)品合格證及試驗報告；工程實驗報告及試驗記錄；施工缺陷處理明細表、附圖以及工程遺留問題；中間檢查、竣工驗收記要及工程啟動驗收證書等驗收文件。以上所有施工記錄表應簽字，手續(xù)齊全，并有監(jiān)理工程師簽證。二、資料移交和要求1、資料驗收移交程序 .竣工資料和施工記錄的移交工作由項目部負責，各施工隊協(xié)助，公司工程部把關。 .分部、分項工程完工后，由施工隊質(zhì)檢員負責將原始施工記錄收 集、檢查、整理，上交給項目部質(zhì)檢員及技術員審核、匯總后， 提交監(jiān)理工程師審驗。 .監(jiān)理工程師審驗后，按照原始施工記錄把數(shù)據(jù)輸入計算機，并打 印出要求份數(shù)，再對照原始記錄簽字和經(jīng)監(jiān)理工程師簽證。 .所有承包范圍內(nèi)的全部工程達到溪洛渡右岸電站送電廣東士500kV同塔雙回直流輸電工程-昭通換流站工程施工驗收規(guī)范的 規(guī)定后，將竣工驗收報告報給監(jiān)理工程師，監(jiān)理工程師復核確認 具備竣工驗收條件后，簽署意見，并報項目法人批準，組織正式 竣工驗收。 .竣工驗收現(xiàn)場檢查結束后，根據(jù)驗收組提出的工程缺陷及修改意 見，立即組織人員消除缺陷，消缺工作完成后，向項目法人提出 復檢申請。 .工程復檢合格后，由項目部向項目法人交付全