某公司考勤機說明書

1、 第一章 安裝說明.1 系統(tǒng)需求硬件需求：需要配備奔騰233以上的計算機，最少64M存。軟件需求：Win95/98/ME/2000操作系統(tǒng)。1.2 程序安裝第一步：點擊“光盤”中setup文件； 第二步：按提示一步一步往下執(zhí)行，直至安裝完成。 第三步：如果程序安裝后無法運行，則請安裝數據庫引擎，打開安裝盤分別運行“MDAC2.6與Jet4.0”數據庫引擎。1.3 進入系統(tǒng) 安裝完成后，點擊桌面上“浩順綜合版考勤管理系統(tǒng)”圖標，并輸入用戶名稱與密碼：注：55系列考勤（55A，55B，55E，55F，55K，55N）則選55系列，V系列考勤機（V5，V6，V7）則選擇喜瑞系列，Z系列指紋機（Z1，

2、Z2）則選擇Z系列注意事項系統(tǒng)初始用戶名稱為“ZY”，密碼為“zy”(小寫)，用戶可在進入系統(tǒng)后通過“用戶管理”進行密碼修改與用戶新增工作。第二章 基礎設置功能描述 本模塊主要用于設置考勤系統(tǒng)的基礎信息，主要包括公司設置、軟件注冊、考勤制度、節(jié)日設定、固定公休、班次設置與輪班設置，是整個系統(tǒng)的數據基礎部分。2.1 公司設置功能描述本模塊主要用于設置公司名稱，是報表打印與軟件注冊的基礎。系統(tǒng)界面操作方法第一步：在主菜單中選擇“基礎設置”，然后選擇“公司設置”。第二步：輸入公司名稱。第三步：保存。注意事項公司名稱一定要設置，否則報表中將不能體現公司名稱，并且不能注冊和算注冊碼。2.3 考勤制度功能

3、描述本模塊主要用于設置公司的考勤制度，是用于計算員工遲到、早退、缺勤、曠工、延長加班的依據。系統(tǒng)界面操作方法第一步：在主菜單中選擇“基礎設置”，然后選擇“考勤制度”。第二步：點擊“修改”。第三步：根據您公司的考勤制度進行相關設定。第四步：點擊“保存”。2.4 節(jié)日設定功能描述本模塊主要用于設定法定節(jié)日，是計算節(jié)日加班的依據。系統(tǒng)界面操作方法在主菜單中選擇“基礎設置”，然后選擇“節(jié)日設定”。 節(jié)日新增： 第一步：點擊“新增”； 第二步：輸入節(jié)日名稱； 第三步：選擇開始日期與終止日期； 第四步：點擊“保存”； 節(jié)日刪除： 第一步：選擇日期； 第二步：點擊“刪除”或者選中日期右鍵刪除；2.5 固定公

4、休功能描述本模塊主要用于設定員工每周的固定休息日，是計算公休加班的依據之一。操作方法在主菜單中選擇“基礎設置”，然后選擇“固定公休”。 固定公休新增：第一步：選擇員工第二步：選擇公休類型；第三步：保存； 固定公休修改：具體操作同固定公休新增。 固定公休刪除：第一步：選擇員工；第二步：公休類型不選擇，即為空；第三步：保存；注意事項A、“選擇員工”：先通過“員工查詢”（通過輸入查詢條件，如：輸入部門、或者工號、或者，如果都不輸入條件則查詢全部），將可選員工保存至“可選員工列表中”，然后通過“添加/添加全部”來將可選員工添加至“已選員工列表中”；2.6 班次設置功能描述本模塊主要用于設定公司的作息時

5、間，是考勤計算的基礎。系統(tǒng)界面 圖1 班次錄入圖2 班段錄入操作方法在主菜單中選擇“基礎設置”，然后選擇“班次設置”。 班次新增第一步：點擊“新增”（圖1）；第二步：輸入上下班時間（圖2），具體如下： 輸入班次名稱，選擇班段類別，輸入開始刷卡、上班時間、下班時間、終止刷卡、休息時長，選擇是否上班刷卡、是否下班刷卡、是否計遲到、是否計早退、是否計缺勤、是否計曠工等。 班次修改第一步：在班次設置中選擇所要修改的班次，然后點擊“修改” （圖1）；第二步：在班段錄入中選擇所要修改的班段，然后直接修改（圖2）；第三步：保存； 班次刪除第一步：在班次設置中選擇所要刪除的班次（圖1）；第二步：點擊刪除，即將

6、刪除整個班次（圖1）。 班段刪除第一步：在班次設置中選擇所要修改的班次，然后點擊“修改” （圖1）；第二步：在班段錄入中選擇所要刪除的班段（圖2）；第三步：刪除（圖2）；注意事項A、開始刷卡、上班時間、下班時間與終止刷卡一定要輸入；B、休息時長，可根據需要設置，通常不用設置；C、如果上班允許不打卡，則“是否上班刷卡”前面不打勾；如果上班要打卡，則“是否上班刷卡”前面要打勾； D、如果下班允許不打卡，則“是否下班刷卡”前面不打勾；如果下班要打卡，則“是否下班刷卡”前面要打勾； E、如果為加班段，則通常將班段類別選擇為“平時加班”；F、通常班段類別為“出勤”，并且要計遲到、計早退、計缺勤、計曠工，

7、此時在“是否計遲到”、“是否計早退”、“是否計缺勤”、“是否計曠工”前面均要打勾。G、如果班段類別為“平時加班”，則一般不用計遲到、計早退、計缺勤、計曠工，此時在“是否計遲到”、“是否計早退”、“是否計缺勤”、“是否計曠工”前面均不打勾。 H、若一個班次超過一個班段，則只要點擊 “新增”（圖2），即可進入新班段的錄入（班段可以這么理解：若上午與下午屬出勤，晚上要加班，一天刷6次卡，則上午為第一班段，下午為第二班段，晚上為第三班段）。I：若整個班段落在第二天，則開始時間要設為前一天時間，如：22:00。2.7輪班設置功能描述本模塊主要用于設定公司的固定輪班規(guī)律。系統(tǒng)界面操作方法在主菜單中選擇“基

8、礎設置”，然后選擇“輪班設置”。 輪班規(guī)律新增：第一步：點擊“新增”；第二步：輸入輪班規(guī)律名稱；第三步：選擇輪班類型；第四步：輸入輪班周期；第五步：選擇“班次”與并輸入連續(xù)上班“天數”，然后點擊右下角“保存”，直至所選擇的班次所對應的連續(xù)上班天數總和與輪班周期一樣為止。第六步：保存。 輪班規(guī)律修改：第一步：選擇所要修改的輪班規(guī)律；第二步：點擊“修改”；第三步：其他同輪班規(guī)律新增一樣操作；第四步：保存。 輪班規(guī)律刪除：第一步：選擇所要刪除的輪班規(guī)律；第二步：點擊“刪除”。第三章 人事管理功能描述本模塊主要用于管理部門信息與企業(yè)員工基本檔案，是整個系統(tǒng)的數據基礎部分。3.1部門結構設置功能描述本模

9、塊主要用于對部門的增加、刪除與修改。系統(tǒng)界面操作方法在主菜單中選擇“人事管理”，然后選擇“部門設置”。 部門新增：第一步：選定一個上級部門；第二步：點擊“新增”按鈕；第三步：在彈出的部門錄入框中輸入部門名稱；第四步：點擊“保存”按鈕。 部門修改：第一步：選定要修改的部門；第二步：點擊“修改”按鈕；第三步：在彈出的部門錄入框中輸入新的部門名稱；第四步：保存。 部門刪除：第一步：選定要修改的部門；第二步：點擊“刪除”按鈕。注意事項A、部門設置最多只能設置兩級；B、只要不同上級部門，其下級部門名稱可以一樣；C、刪除部門必須先刪除其下級部門與其所有員工檔案。3.2員工基本資料功能描述本模塊能夠實現對員

10、工人事資料的管理。操作方法在主菜單中選擇“人事管理”，然后選擇“人事管理”。 人事檔案建立第一步：點擊“新增”；出現如下界面：注：藍色為基本資料第二步：輸入工號、卡號、與部門，其他信息可根據需要錄入;第三步：保存。 人事檔案修改第一步：選擇要修改的員工，可通過快速查詢或高級查詢來查找所要修改的員工的人事檔案，并在左邊員工列表中選中它；第二步：輸入修改容;第三步：保存。 人事檔案刪除第一步：選擇要修改的員工，可通過快速查詢或高級查詢來查找所要修改的員工的人事檔案，并在左邊員工列表中選中它；第二步：點擊“刪除”。注意事項A、卡號要求輸入8位數，如果沒有輸滿8位，則自動在前面補0；B、人員新增之前要

11、先新增部門，因為新增人員時一定要選擇其所屬部門。C、快速查詢：先輸入查詢條件，如：輸入工號、或者卡號、或者、或者部門，然后點擊“快速查詢”，查詢結果將顯示在左邊員工列表中；D、高級查詢：先點擊“高級查詢”，接著設置“查詢條件”，然后進行查詢，查詢結果將顯示在左下角的員工列表中。第四章 終端管理4.1人員注冊功能描述 將卡片信息（人員工號、卡號與等）下傳到考勤機上。系統(tǒng)界面操作方法 增加注冊第一步：點擊“搜索卡鐘”按鈕，然后進行搜索考勤機；第二步：選擇員工；第三步：選中“考勤機”；第四步：點擊“增加注冊”。 刪除注冊第一步：點擊“搜索卡鐘”按鈕，然后進行搜索考勤機；第二步：選擇員工；第三步：選中

12、“考勤機”；第四步：點擊“刪除注冊”。4.2數據采集功能描述 主要功能是從卡鐘讀記錄，清除卡鐘數據、與將文本記錄讀入數據庫等。系統(tǒng)界面操作方法 數據采集在窗體右邊的設備列表中選中一個要讀記錄的設備，點擊讀數據采集按鈕，就會將卡鐘中的刷卡記錄讀出來，并寫入到數據庫。同時會在當前目錄下形成一個以當天日期為名字的文本文件，記錄讀出的全部刷卡記錄。若讀記錄成功，則點讀全部記錄按鈕右邊的按鈕可以看到所讀到的記錄。 清除數據在窗體右邊的設備列表中選中一個要清除數據的設備，點擊清除數據按鈕，就會清除卡鐘中所有的刷卡記錄。 讀文本記錄為了操作方便，本系統(tǒng)允許從文本文件直接讀數據到數據庫，點擊讀文本記錄按鈕后，

13、會出現文件選擇對話框，選中要導入的文件，點確定，就會將文本中的記錄寫入數據庫。請注意要導入的文本文件必須是devidyearmonthdayhourminmarkcard格式的。注意事項導入數據到數據庫有兩種方式： A：直接點讀全部記錄按鈕，就會將卡鐘上的記錄數據直接寫入數據庫。 B：用硬件產商提供的程序（在DLL目錄下）先將卡鐘上的記錄數據寫入到文本文件中，再點讀文本記錄按鈕，將文本記錄寫入到數據庫中。 操作時就注意消息欄上的信息提示。 讀文本記錄結束時，消息欄上會提示正確、錯誤記錄數，產生錯誤記錄的可能原因有：時間日期格式不正確、文本格式不是devidyearmonthdayhourmin

14、markcard的、該卡號在人員表中不存在等。同時錯誤記錄會記錄在當前目錄下的err.txt文件中，請進行確認、調試。4.3卡鐘設置功能描述主要功能是對卡鐘進行一些相關設置。操作方法 背光設置：設置卡鐘的背光，可根據需要選擇背光常閉、背光常亮、背光時段。然后點擊設置，若卡鐘聯接正常，則會更改卡鐘的背光設置。 刷卡設置：根據需要設定重復刷卡間隔時間、不同卡間隔與刷卡時卡鐘顯示卡號還是工號后，點擊設置，若卡鐘聯接正常，則會更改卡鐘刷卡設置。 下發(fā)系統(tǒng)時間將電腦上時間下傳到考勤機上。 考勤機初使化將卡鐘會恢復出廠設置。此項設置請謹慎使用。 修改機號根據需要修改考勤機的機號。 下發(fā)通知發(fā)布一些通知等信

15、息。在沒有刷卡時，卡鐘上就顯示該通告消息。公司名稱亦是顯示在卡鐘上。第五章 考勤管理功能描述本模塊主要用于排班、請假、加班、補卡與自動識別班登記。5 .1排班登記功能描述本模塊主要用于設定員工每天所上的班次或調班，是計算出勤情況的依據之一。系統(tǒng)界面操作方法在主菜單中選擇“考勤管理”，然后選擇“排班登記”。 新增：第一步：選擇員工；第二步：選擇起止時間；第三步：選擇與起止時間所對應的班次。第四步：保存。 調班：具體操作同排班新增。 打?。旱谝徊剑狐c擊“瀏覽排班表”；第二步：設置查詢條件，并點擊“查詢”按鈕；第三步：打印預覽。注意事項A、“選擇員工”方法同“2.5固定公休”；B、調班實際上就是重新

16、進行排班登記即可；C、清空排班登記，只要選擇人員與日期圍，然后不選擇班次，則就可以清除之前所登記的班次。 D、在打印排班表時，請先選擇起始日與終止日。5 .2請假登記功能描述本模塊主要用于設定員工請假、加班與調休登記，是計算出勤情況的依據之一。系統(tǒng)界面操作方法在主菜單中選擇“考勤管理”，然后選擇“請假登記”。 新增：第一步：選擇員工；第二步：選擇起止時間；第三步：選擇登記類別，如果是進行公休加班與節(jié)日加班登記，則可不用輸入起始時間與終止時間，因為是屬于全天的，但要選擇加班所上班次。第四步：保存。 刪除：若為單條刪除，則：第一步：在請假登記列表中選中要刪除的請假記錄；第二步：在請假登記列表中右鍵

17、選擇“單條刪除”；若為條件刪除，則：第一步：輸入相關條件，如：部門、工號、起始日、終止日或請假類別。第二步：在請假登記列表中選中右鍵選擇“條件刪除”； 修改請假類別名稱：第一步：點擊“登記類別”右側的“設置”按鈕；第二步：在彈出的“請假類別設置窗體”中，在列表中先選中所要修改的請假類別；第三步：輸入新類別名稱；第四步：點擊“保存”按鈕。注意事項A、“選擇員工”方法同“2.5固定公休”；B、當起始時間與終止時間為跨夜時，則要加24:00，比如：整個夜班請假，則起始時間為24:00，終止時間為32:00。C、調休是指休息日轉為正常出勤，通常法定節(jié)假日需要調休。5 .3補卡登記功能描述本模塊主要用于

18、給員工補打卡，是計算出勤情況的依據之一。系統(tǒng)界面操作方法在主菜單中選擇“考勤管理”，然后選擇“補卡登記”。 補卡新增：第一步：選擇員工；第二步：選擇起止時間；第三步：輸入補卡時間。第四步：保存。 補卡刪除：若為單條刪除，則：第一步：在補卡登記列表中選中要刪除的請假記錄；第二步：在補卡登記列表中右鍵選擇“單條刪除”；若為條件刪除，則：第一步：輸入相關條件，如：部門、工號、起始日、終止日。第二步：在補卡登記列表中選中右鍵選擇“條件刪除”。5.4 可上班次設置功能描述本模塊主要用于設定員工每天可上的班次，然后軟件根據所設置的班次與原始刷卡時間來自動識別其所上的班次，不過自動識別班次會存在一定誤差，在

19、實際應用中要慎重使用。系統(tǒng)界面操作方法在主菜單中選擇“考勤管理”，然后選擇“可上班次設置”。 可上班次新增：第一步：選擇員工；第二步：選擇可上班次；第三步：保存； 可上班次修改：具體操作同可上班次新增。 可上班次刪除：第一步：選擇員工；第二步：可上班次不選擇，即為空；第三步：保存；注意事項 多個可上班次只要相應選擇多次，每選擇一次班次意味新增一個班次。第六章 數據處理功能描述 本模塊主要用于數據處理與數據統(tǒng)計，是考勤軟件的核心部分。6.1 數據處理功能描述本模塊是考勤計算的核心，員工的出勤日報表就是通過這一步計算出來。系統(tǒng)界面操作方法在主菜單中選擇“數據處理”，然后選擇“數據處理”。第一步：選

20、擇起止時間；第二步：點擊“確定”，然后系統(tǒng)開始進行數據處理，這一步可能要花較長我時間，請耐心等待，直至數據處理完成。注意事項A、數據處理之前必須完成以下工作：1）設置好班次；2）設置好考勤制度；3）設置好固定公休；4）排班或調班，排班與調班，只要進入“排班登記”中進行相關登記；5）如果要求自動識別所上班次，則要求在“可上班次設置”中設置好員工可上班次；6）采集考勤機上的數據；7）若有請假，則要先進行請假登記；8）若有公休加班與節(jié)日加班，則要先進入“請假登記”中進行加班登記；9）若平時加班需要審核，則要先進入“請假登記”中進行平時加班登記；10）若有調休，則要先進入“請假登記”中進行調休登記；1

21、1）若有員工需要補打卡，則要先進入“補卡登記”中進行人工補卡；B、通過“數據處理”將計算出員工每天的出勤時間、遲到、早退、缺勤、曠工、請假、加班等；C、數據處理中班次選擇的優(yōu)先順序是先是排班表所登記的班次，其次是可上班次中所登記的班次，最后是人員錄入中的固定班次。6.2 數據統(tǒng)計功能描述本模塊是將數據處理所得出的每天考勤結果的匯總。系統(tǒng)界面操作方法在主菜單中選擇“數據處理”，然后選擇“數據統(tǒng)計”。第一步：選擇起止時間；第二步：點擊“確定”，然后系統(tǒng)開始進行數據統(tǒng)計。注意事項 如果軟件未注冊，則數據統(tǒng)計時最多只能統(tǒng)計前15天數據。第七章 報表查詢功能描述 本模塊主要用于考勤相關報表的查詢與打印，

22、主要包括原始數據、考勤日報、考勤月報與相關異常報表的查詢與打印。7.1 原始數據功能描述本模塊主要用于將從考勤機所采集上來的員工次刷卡的數據轉化為天的刷卡數據，與對天刷卡數據的查詢與打印，還包括報表顯示/打印欄目的選擇設置。系統(tǒng)界面操作方法在主菜單中選擇“報表管理”，然后選擇“原始數據”。 數據調整：將每天次刷卡轉為天刷卡第一步：選擇起止時間；第二步：點擊“數據調整”。 報表欄目設置：第一步：點擊“設置”第二步：選擇報表顯示/打印欄目；第三步：保存； 快速查詢：第一步：在查詢條件中輸入員工部門、或者工號、或者卡號、或者，可輸入其中一項、或多項、或者都不輸入（代表查詢全部）；第二步：點擊“快速查

23、詢”，然后查詢結果將體現在原始數據列表中。第一步：點擊“高級查詢”；第二步：設置查詢條件；第三步：點擊“查詢”，然后查詢結果將體現在原始數據列表中。注意事項A、在高級查詢中應注意以下事項：a、先設置查詢欄目，如選擇“部門”，接著選擇查詢條件，如選擇“等于”，然后輸入或選擇條件值，如部門為02；然后如果設置的條件必須同時滿足，則要選擇“并且”；如果所設置的條件只要滿足其中的一個條件即可，則要選擇“或者”；b、條件設置完成之后，點擊“查詢”，這樣查詢結果將在原始數據列表中體現出來。B、對于要查看剛采集上來的數據，則要先進行“數據調整”，其作用是將次刷卡轉化為天刷卡時間。7.2 考勤日報功能描述本模

24、塊主要用于查詢與打印員工的考勤日報表與考勤日報表的人工修改。系統(tǒng)界面操作方法在主菜單中選擇“報表管理”，然后選擇“考勤日報”。 報表欄目設置：操作方法同“原始數據”； 快速查詢：操作方法同“原始數據”；高級查詢：操作方法同“原始數據”；考勤日報表人工修改：第一步：先“快速查詢”或“高級查詢”；第二步：在列表中右鍵“修改”；第三步：選擇用戶名與密碼；第四步：進行相關修改；第五步：點擊“保存”。注意事項A、打印時報表欄目的數量有一定限限制，系統(tǒng)會自動給予提示；B、查看日報時要先經過快速查詢或高級查詢，然后才能在考勤日報列表中體現出來。C、報表中基本術語解釋如下： 1）班次：如果班次為000，代表是

25、休息日；如果班次為空，則代表是該員工沒有排班、沒有可上班次、也沒有可上班次； 2）、缺勤與曠工：當員工遲到、早退時間超過某一界限時計為缺勤/曠工，二者區(qū)別是缺勤的界限比曠工的界限小，比如：當遲到/早退超過60分鐘時計為缺勤，當遲到/早退超過120分鐘時計為曠工，這種區(qū)分的目的是60分鐘至120分鐘以的扣款與超過120分鐘的扣款不同。3）、漏卡：指班次設置中要求上下班要刷卡，但實際沒有刷卡，則將計為漏卡。比如：上午要求刷2次卡，下午要求刷2次卡，晚上要求刷2次卡，如果晚上沒刷卡，則漏卡為2次。4）延長加班：下班次時間到了，但沒有下班，還在繼續(xù)加班，當加班時間超過考勤制度中所設定的加班界限時，則計為延長加班；5）公休加班：當固