Office 2007七大實用絕招串串燒

1、【精品文檔】如有侵權(quán)，請聯(lián)系網(wǎng)站刪除，僅供學(xué)習(xí)與交流Office 2007七大實用絕招串串燒.精品文檔.一、 數(shù)據(jù)一定不馬虎 啟動Excel 2007語音校對功能    作為一名財務(wù)人員，每天都要面對大量的數(shù)字。因此，數(shù)據(jù)錄入一定不能馬虎。不過，這話說起來容易，做起來可就難了。畢竟，誰都無法保證自己能夠時刻保持清醒。其實，您也不必太過著急。因為，Excel 2007已經(jīng)為我們提出了解決方案，我們只要啟動它的語音校對功能，就能輕松解決這一難題。    1. 在Excel 2007的主界面中，右擊功能標(biāo)簽，執(zhí)行“自定義

2、快速訪問工具欄”命令。    2. 切換到“自定義”標(biāo)簽，將“從下列位置選擇命令”設(shè)置為“不在命令區(qū)中的命令”。    3. 在下拉列表中找到并雙擊“按Enter開始朗讀單元格”一項，將其添加到快速訪問工具欄中，如圖1所示。圖1    4. 點(diǎn)擊“確定”按鈕，完成語音校對功能的設(shè)置。    等上述設(shè)置全部完成之后，我們就可以體會到語音校對的威力了。它的啟動非常簡單，只要我們點(diǎn)擊快速訪問欄中的“語音校對”按鈕即可。而伴隨著語音校

3、對的啟動，我們只要在單元格中輸入相應(yīng)數(shù)據(jù)，并擊打回車，系統(tǒng)便會自動將其讀出。這樣，當(dāng)我們?yōu)槊课回攧?wù)人員配上這么一位“電腦秘書”之后，出錯的機(jī)率也就隨之大大降低了，如圖2所示。圖2  二、 同步查看效率高 Word 2007雙文檔同步滾動查看     在日常工作中，我們經(jīng)常需要對兩份文檔進(jìn)行對比。而在寬屏彩顯滿天飛的今天，讓兩份文檔同屏顯示，顯然是一個最具效率的選擇。而這個要求，對于Word 2007來說，簡直不費(fèi)吹灰之力。    首先，我們要在Word 2007中打開欲進(jìn)行對比的兩篇文

4、檔。    然后，點(diǎn)擊“視圖”標(biāo)簽“并排查看”命令，進(jìn)入雙文檔同步查看模式，如圖3所示。圖3(點(diǎn)擊看大圖)    此時，兩篇文檔便在Word 2007的安排下，完成了同屏顯示。更令人興奮的是，它們之間還實現(xiàn)了同步關(guān)聯(lián)。當(dāng)我們對其中一篇文檔前后翻動時，另一篇文檔也會隨之自動移動，并且始終保持界面窗口中顯示的是文檔的相同位置。而正是這樣一個人性化的功能，讓W(xué)ord 2007的“并排查看”，顯得更為實用。 三、 再長文檔也不愁 啟動Word 2007自動滾動功能    &

5、#160;通常，我們都是使用翻頁鍵或滾動條，來實現(xiàn)對文章的翻頁。但如果打開的是一份長篇文檔，再使用這樣的方法，就顯得太過麻煩了。其實，Word 2007已經(jīng)為我們準(zhǔn)備了一個“法寶”，幫我們實現(xiàn)對長篇文檔的自動滾動。    1. 右擊Word 2007標(biāo)簽欄，執(zhí)行“自定義訪問工具欄”命令。    2. 切換到“自定義”標(biāo)簽，將“從下列位置選擇命令”一項設(shè)置為“不在功能區(qū)中的命令”。    3. 在下拉菜單中，找到并雙擊“自動滾動”命令，將其加入到快速訪問工具欄，如圖4所示。圖4

6、    4.  最后，點(diǎn)擊“確定”按鈕保存此次修改即可。    當(dāng)我們在快速訪問欄中點(diǎn)擊“自動滾動”按鈕之后，鼠標(biāo)就會馬上變形為“上下箭頭”形狀。而此時，我們只要輕輕對它進(jìn)行推動，文檔便開始跟著自動滾動了。至于為什么，您的電腦滾動速度過快。我想原因很簡單，那就是我們移動鼠標(biāo)的距離太大了。因為，鼠標(biāo)的位移大小就是影響滾動速度的唯一因素。   四、 省卻人工   雙文檔自動合并     上文中，我們談

7、到了雙文檔同屏顯示功能。而在實際工作中，文檔的合并也并不少見。不過，在這個Office 2007稱雄的時代，我們已經(jīng)不用再自己手工合并文件了。因為，借助Word 2007的文檔自動合并功能，所有任務(wù)都能夠輕松完成。    要使用Word 2007的文檔合并功能，首先需要打開待合并文檔。然后，點(diǎn)擊“審核”標(biāo)簽“比較合并”命令。稍后，Word會彈出一個對話框，要求我們指定待合并的兩個文件。等我們將信息按要求提供給Word之后，再次點(diǎn)擊“確定”按鈕。此時，一個簡潔的文檔合并窗口便自動彈了出來，如圖5所示。圖5(點(diǎn)擊看大圖)   &

8、#160;可以看到，在這個合并窗口中，其實包含了很多重要信息。其中，左側(cè)顯示為標(biāo)準(zhǔn)審閱面板，右側(cè)則顯示了原文檔1和原文檔2的內(nèi)容。至于中間，便是我們所需要的最終合并文件了。不過，對于這個合并結(jié)果，我們卻不能直接將其保存，而是要通過審閱功能，將文檔中的差異全部確認(rèn)之后，方可形成最終文件。雖然，這個要求，略微顯得麻煩了一些。但無疑，正是這樣小心謹(jǐn)慎的風(fēng)格，才最終保證了高質(zhì)量文件的生成。    五、 重復(fù)數(shù)據(jù)哪里“藏” 快速找出Excel重復(fù)數(shù)據(jù)     在以往的Excel軟件中，最讓人頭疼的便是查找重復(fù)數(shù)據(jù)了

9、。因為，老版本并沒有直接提供相應(yīng)的功能，我們只有通過人工的方式才能實現(xiàn)。而到了Excel 2007，這個問題終于得到了解決。    要在Excel 2007中查找重復(fù)數(shù)據(jù)，首先需要選中待查找單元格。然后，點(diǎn)擊“開始”標(biāo)簽“條件格式突出顯示單元格規(guī)則重復(fù)值”命令，調(diào)出設(shè)置對話框。隨后，再為重復(fù)數(shù)據(jù)設(shè)置一個醒目的顯示格式。最后，點(diǎn)擊“確定”按鈕，所有包含有重復(fù)數(shù)據(jù)的單元格，便都會被明顯得標(biāo)識出來了，如圖6所示。圖6    在Excel 2007中，我們除了能將重復(fù)數(shù)據(jù)全部挑出之外，還能將它們快速刪除。而且，這個操作更為

10、簡單。只要我們首先選中待搜索的單元格，然后點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)”標(biāo)簽“刪除重復(fù)項”命令。接下來，再從彈出的對話框中選擇待處理數(shù)據(jù)列。最后，點(diǎn)擊“確定”按鈕，即可完成重復(fù)數(shù)據(jù)的刪除任務(wù)，如圖7所示。圖7    六、 單詞加“線”有妙招 快速為多組單詞添加下劃線     為單詞添加下劃線，恐怕是件再平常不過的事情了?？删褪沁@項看似極為平常的任務(wù)，操作起來卻并不簡單。原來，很多朋友在為單詞添加下劃線時，都會借助工具欄上的“下劃線”按鈕。不過，由于單詞與單詞之間往往都用空格分隔，當(dāng)我們向一組單詞添加下劃線時，難免會“累及”

11、到這些空格。而這，顯然不是我們所需要的，如圖8所示。圖8    其實，這個問題在Word 2007中很好解決。我們只要事先選中待操作單詞，然后按動快捷鍵“Ctrl + Shift + W”?？纯?，是不是下劃線已經(jīng)按我們的要求添加好了？如圖9所示。圖9    七、 Word請別自做主 快速去除網(wǎng)址下劃線     在Word中，有一項智能化功能。能夠自動將用戶輸入的網(wǎng)址或電郵地址，轉(zhuǎn)換為超鏈接格式。不過，由于好多正式文檔對格式都有著嚴(yán)格要求，這些自動添加了下劃線的超鏈接文字，自然會影