東銀控股集團本部費用報銷管理制度

1、東銀控股集團本部費用報銷管理制度1目的為加強公司費用管理，控制費用開支，根據(jù)國家財經(jīng)法規(guī)和公司相關制度有關規(guī)定，結合實際情況制定本制度。2范圍本制度適用于重慶東銀控股集團本部（以下簡稱“東銀控股集團”）。3方法和過程控制總則東銀控股集團費用實行預算管理，各部門發(fā)生的費用均不得超過預算，否則應按東銀控股計劃及預算調整審批流程執(zhí)行；各部門在年度預算范圍內在季末和月末的最后三個工作日，提交下季度預算和次月的費用計劃，經(jīng)審批后作為日常費用開支及報銷的控制標準；實行項目管理的費用按項目編制預算并進行控制，財務審計部按項目進行費用歸集，按月編制項目月度費用使用情況表報相關人員；財務審計部按部門進行費用的歸

2、集，除歸口管理的費用項目外，其他費用的劃分采取責任部門承擔的原則；費用報銷應真實可靠，所取得的原始單據(jù)必須內容真實、要素齊全，費用報銷應遵照權責發(fā)生制原則，即“當期費用當期報銷”，除需跨期完成的業(yè)務外。各項費用報銷規(guī)定差旅費報銷規(guī)定1）差旅費指員工因公出差發(fā)生的交通、住宿及生活補助等費用，因公出差是指員工離開公司辦公地點所在地的重慶主城區(qū)；2）各部門與所屬公司應盡量采取視頻的方式進行工作溝通，以減少出差的次數(shù)、人數(shù)；3）分管領導應加強對出差任務派遣、過程及結果的管理，出差人員回來以后，須填寫出差情況匯報表（直接在OA流程中填寫），作為差旅費報銷附件一并提報。4）人員的級別劃分和交通工具標準級別

3、級別內容交通工具標準飛機普通火車動車或高鐵輪船一級董事長、總裁頭等艙和商務艙軟臥一等座頭等艙二級副總裁、董事會秘書、總裁助理經(jīng)濟艙軟硬臥一等座二等艙三級其他職員經(jīng)濟艙硬臥二等座三等艙5）長途出差人員食宿報銷規(guī)定長途出差人員食宿標準如下（同時擔任多個職務的，標準從高執(zhí)行）級別劃分城市類別（住宿費）補助標準(每人每天)內部公司出差補助標準一類城市二類城市三類城市一級：董事長、總裁實報實銷實報實銷實報實銷實報實銷實報實銷二級：副總裁800650500-三級：董事會秘書、總裁助理650500450-四級：各部門正、副總經(jīng)理、職能經(jīng)理4003503006060五級：其他職員3503002606060注：

4、一類城市：是指上海、北京、深圳、廣州、拉薩、杭州、烏魯木齊；二類城市：是指除一類城市以外的所有省會城市、直轄市以及如下較發(fā)達二級城市：無錫、廈門、珠海、蘇州、寧波、大連、常州、青島、中山、威海、佛山、嘉興、淄博、舟山、包頭、煙臺、溫州、紹興、汕頭、惠州、揚州、東莞、鹽城；三類城市：除前面一類和二類城市以外的地區(qū)和縣市。住宿費憑發(fā)票在標準范圍內據(jù)實報銷，因工作需要或特殊情況超標的，一律報副總裁審批，副總裁超標由總裁審批；住宿費應提供消費清單并附刷卡消費小票，因客觀原因無法進行刷卡消費的，請在發(fā)票背后填寫原因并附上聯(lián)系 以便財務、審計人員查證；外出開會、學習和培訓等，凡是交款中已包含了食宿費用的，

5、不再享受食宿補貼。6）多位員工一同出差報銷規(guī)定同性別員工一同出差，須兩人合住一個房間，住宿費用可以按兩人住宿費標準合計的60%報銷；不同級別人員一同出差因特殊原因無法分開食宿的，住宿費用可按同行人員中的最高報銷標準執(zhí)行；不同部門人員一同出差，在相關票據(jù)不能分割的情況下，應注明各部門承擔的金額，由報銷人所在部門的分管領導簽字審批；7）在控制標準內，若住宿費用擠占了生活補助的，以標準減去住宿費超標部分為生活費補貼報銷依據(jù)，但生活補貼費不得超過上述標準；8）若出差期間發(fā)生業(yè)務招待費，按業(yè)務招待費相關規(guī)定報銷，如當天發(fā)生一次業(yè)務招待費時，當天的生活補助減半執(zhí)行，發(fā)生兩次業(yè)務招待費，當天不再報銷生活補助

6、；9）生活補助的天數(shù)標準：在下午2：00以前出發(fā)的，生活補助按一天計算，否則按半天計算；在下午2：00以后返回的按一天計算，否則按半天計算。市內交通費報銷規(guī)定1）市內交通費指員工因公發(fā)生市內近郊（包括出差地市內）的公交車、輕軌和出租車等交通費用；2）員工外出辦理公務，原則上以乘坐公共交通工具為主，若有緊急的事務方可乘坐出租車，并報分管領導簽字認可；3）各部門應于每月28日前統(tǒng)一報銷本部門市內交通費，詳細填寫東銀控股集團出租車費報銷審批表，應分明細詳細填列，且各項明細與相應單據(jù)相匹配；4）出租車發(fā)票要求：盡量提供機打票，若不是機打票請按次粘貼（相同金額的發(fā)票應連號）。業(yè)務招待費報銷規(guī)定1）業(yè)務招

7、待費指根據(jù)業(yè)務需要發(fā)生的招待客戶的所有費用，包括餐費、禮品費、參觀游覽費、小禮品費、服務費、車船費及應由公司承擔的客戶的交通、住宿費等；2）業(yè)務招待費用報銷時，應填制東銀控股集團業(yè)務招待費報銷審批表，分明細詳細填列，且各項明細與相應單據(jù)相匹配；3）所有招待費用報銷均必須附正規(guī)發(fā)票，原則上不得使用替票；4）200元以上的開支，必須刷卡消費并在報銷時附銀行卡支付小票、消費清單或菜單，因客觀原因無法進行刷卡消費的，請在發(fā)票背后填寫原因并附上聯(lián)系 以便財務、審計人員查證；5）接待應遵循節(jié)儉原則，力求“光盤”，在接待時紅酒、白酒必須自帶，清單上不能有此兩種酒的消費記錄；6）業(yè)務招待費發(fā)票要求：同一次業(yè)務

8、不能同時使用多個單位的發(fā)票，按金額大小分次粘貼（相同金額的發(fā)票應連號）。通訊費報銷規(guī)定1）通訊費指員工因工作原因而發(fā)生的 費、座機費、電報、 、企業(yè)電子郵箱、上網(wǎng)等費用；2）通訊費用實行限額報銷制度，員工憑通訊費發(fā)票在標準額度內據(jù)實報銷；3）通訊費報銷標準如下崗位限額報銷標準董事長、總裁實報實銷副總裁800元/月董事會秘書、總裁助理450元/月部門正經(jīng)理、副總經(jīng)理、職能經(jīng)理250元/月主管150元/月其他員工50-100元/月其他員工的通訊費報銷標準由各部門視其工作內容提出申請，報經(jīng)分管領導批準后交辦公室和財務審計部備案并執(zhí)行；因工作需要經(jīng)常對外聯(lián)系的特殊崗位，報經(jīng)總裁或總裁授權人批準后，可在

9、上述額度基礎上適當予以提高；公司對于長途出差的員工每天給予20元的通訊費補貼，因長途出差和其他臨時性工作原因導致話費超支的，經(jīng)分管領導批準，并提交話費清單報辦公室、財務部審核屬實后，可以對因公超支的部分進行報銷；除標準在100元以下的人員可憑定額發(fā)票報銷外，其他人員必須憑打印的正式發(fā)票到財務報銷；4）所有報銷通訊費用的員工必須24小時開機。如有未開機并因此而影響工作的行為，將視情節(jié)輕重給予20-500元的罰款，同時不予報銷當月通訊費用。會議費報銷規(guī)定1）會議費指公司召開董事會、股東會、或經(jīng)批準參加集團、行業(yè)協(xié)會、政府等所組織會議的參會費用；2）東銀控股集團內部會議應事前編制會議預算，并經(jīng)分管領

10、導審批后作為借款或報銷的附件，同時應按照會議預算向子公司收取費用，原則上應收支平衡；3）內部會議費用開支規(guī)定：每天用餐標準不高于100元/人/餐（含酒水飲料）參會人員（含會議組織人員）住宿標準：不超過前述.5.1出差標準的50%。會議期間因公發(fā)生的合理的 費、上網(wǎng)費、復印費、打印費可以報銷。4）會議費中包含食宿費用的，不再報銷住宿和生活補貼。報銷時，應將會議通知、會議紀要及相關領導批復作為附件，連同發(fā)票等有效票據(jù)一并提交。部門活動費用報銷規(guī)定1）部門活動費用指各部門內部，以及部門之間為加強團隊凝聚力，所開展的聚餐、體育運動、學習培訓、娛樂等活動而產(chǎn)生的費用；2）部門活動費用按每月每人150元限

11、額標準，在標準內憑發(fā)票據(jù)實報銷；3）部門活動費用的人數(shù)，以每月15日人力資源部發(fā)給財務部的在冊人數(shù)為準。其他費用報銷規(guī)定1）未在上述單獨規(guī)定的其他費用，其開支應嚴格按照公司相關規(guī)定辦理，報銷時應附上相應的合同、協(xié)議、審批表等；2）培訓費的開支應嚴格按人力資源部相關制度執(zhí)行，報銷時應附上相應的合同、協(xié)議、審批表、培訓通知、經(jīng)批準的預算等資料；3）辦公用品由各部門在預算范圍內按月編制需求計劃交行政辦公室，行政辦公室匯總報分管領導審批后集中進行采購。報銷時，必須附有明細清單等從供貨商處取得的原始單據(jù)（如對方送貨單、商超電腦小票）。4）低值易耗品若實際購置費超過審批額，或購置品種與辦公用品購置申請表不

12、符的，財務部應拒絕支付款項，并要求申購部門重新履行申購審批程序并取得完整的批準文件；5）裝修和維修支出要有申請報告和預算明細。屬于辦公室裝修的，還應提交裝修方案，并按裝修流程進行事前審批。以上申請報告、預算、方案是訂立合同的必備支持性文件。備用金和借款管理規(guī)定備用金的管理1）只有平時因工作所需開支較為頻繁的崗位才允許借支備用金。備用金由經(jīng)辦人員填寫備用金審批表，并按借款流程辦理。2）備用金應在每年12月28前交回財務部門，在日常報銷時可不歸還。如崗位發(fā)生變動時，應將借支的備用金交回財務部門。該崗位接替人員按相關流程重新辦理備用金的借支3）備用金原則上實行“?？顚Ｓ谩敝?。已領取備用金的人員原則上

13、不允許日常再另行借支，應在業(yè)務發(fā)生后及時辦理報銷手續(xù)。如因經(jīng)辦特殊事項超出備用額度時，可按相關規(guī)定辦理借款。借款的管理1）指公司員工因公出差、接待客戶、購買物品或其它業(yè)務需要而向公司所借款項。2）財務部門可根據(jù)業(yè)務情況，確定借款的合理限額，并嚴格控制員工借取大額款項。出差借款計算依據(jù)為：預計交通費+預計天數(shù)*住宿及補貼標準+合理的機動費用3）借款應在指定日期內報銷或還清。對上次借款尚未還清者，財務部門可不批準再次借款。每季度財務部應清理借款，向每個借款人以郵件或RTX方式發(fā)送對賬通知,通知當事人核對借款及及時清還或報賬沖銷。4）員工離開集團公司（含集團內公司內部調動），員工應及時到財務部門償還

14、欠款，并經(jīng)財務部簽字確認后，有關部門方可辦理離職或調動手續(xù)。5）借款僅限因公事項，公司任何人不得因私借用公款。6）借款報銷時，應填寫費用報銷單據(jù)；如借款人有需要歸還的借款，應附資金部開具的收款收據(jù)。7）一筆借支款應以一次完成報銷沖賬為原則。報銷單據(jù)的管理規(guī)定單據(jù)填寫要點1）必填項：部門、填報日期、費用項目、金額、原借款金額、報銷人、借款事由2）注意事項費用項目按本次報銷項目分項填列，摘要請寫明具體原因；金額需按實際發(fā)生額填列，且與后附票據(jù)核對無誤；金額大小寫必須一致，且不能有任何涂改若有借款，需寫明原借款金額，按應退余額或應補付款分別填列。報銷人必須由本人親自簽名或注明誰代簽。 借款人簽收：需

15、借款人本人簽收單據(jù)粘貼要求1）從左上角向右依次錯開、按次依順序粘貼。2）除定額發(fā)票、交通工具發(fā)票外，其它發(fā)票一律填寫公司全稱，不得填寫公司簡稱或個人名稱，且應與合同上的單位名稱保持一致；如合同簽訂單位名稱發(fā)生變更，應出具工商局有效證明。3）發(fā)票應使用稅務局認可的有效發(fā)票作為報銷憑據(jù)。報銷時如發(fā)票遺失或毀損，應書面寫明遺失或毀損原因，并提供能證明業(yè)務發(fā)生真實性的憑據(jù)（如對方發(fā)票加蓋公章等），經(jīng)分管領導簽字同意并確認其業(yè)務發(fā)生的真實性后，可予以報銷。各業(yè)務項目的相關單據(jù)及附件要求項目填寫單據(jù)類型借款的附件報銷的附件差旅費借款單、差旅費報銷單發(fā)票、報銷單據(jù)粘貼單、收據(jù)（借款金額大于沖賬金額時附）、東

16、銀控股計劃及預算調整審批表（預算外時附）、業(yè)務招待費報銷審批表(發(fā)生業(yè)務招待費時附) 市內交通費費用報銷單發(fā)票、報銷單據(jù)粘貼單、出租車費報銷審批表業(yè)務招待費借款單、費用報銷單發(fā)票、報銷單據(jù)粘貼單、業(yè)務招待費報銷審批表、東銀控股計劃及預算調整審批表（預算外時附）、收據(jù)（借款金額大于沖賬金額時附）通訊費費用報銷單發(fā)票、報銷單據(jù)粘貼單、話費清單機動車費借款單、費用報銷單發(fā)票、報銷單據(jù)粘貼單、車輛維修申請單會議費借款單、費用報銷單會議計劃、會議通知及相關領導批復發(fā)票、報銷單據(jù)粘貼單、會議通知、會議紀要及相關領導批復行政辦公費費用報銷單發(fā)票、報銷單據(jù)粘貼單、從供貨商處取得的原始小票低值易耗品購置費借款單

17、、費用報銷單發(fā)票、報銷單據(jù)粘貼單、合同、協(xié)議、東銀控股計劃及預算調整審批表（預算外時附）其他借款單、領款單、費用報銷單合同、協(xié)議發(fā)票、報銷單據(jù)粘貼單、合同、協(xié)議、東銀控股計劃及預算調整審批表（預算外時附）不符合以上要求的，財務部有權拒絕報銷。借款及報銷審批流程審批流程各環(huán)節(jié)要點1）經(jīng)辦人按規(guī)定填寫相應的單據(jù)和審批表，交部門負責人審核；2）部門負責人對該業(yè)務有無預算及額度進行確認；3）分管領導對業(yè)務的合理性、必要性、真實性進行審核；4）財務人員對單據(jù)填寫的規(guī)范性、原始單據(jù)的有效性、審批手續(xù)的合規(guī)性進行審核。報銷時間規(guī)定每周：每周二、四實行集中報銷付款，上午8：30至12：00為報銷單據(jù)審核時間，

18、下午1：00至5：00為付款時間（遇國家節(jié)假日或月度財務結賬日除外）。緊急事項借款實行例外管理，可根據(jù)具體情況安排款項支付。月度：每月1-3日為財務結賬時間，該期間暫停報銷付款。（遇節(jié)假日順延）1）費用應在發(fā)生當月內報銷；費用自發(fā)生之日起超過30日報銷的，應書面寫明延期報銷的理由，經(jīng)分管領導簽字同意，同時財務部認可其合理理由的，可予以報銷。2）費用自發(fā)生之日起超過30日辦理報銷的，分管領導不同意或財務部不認可其延期報銷理由的，將不再予以報銷該費用；如有相關借款，財務部書面通知人力資源部，對借款人的借款余額從工資中強制扣除，并告知借款人。3）年度：每年12月31日前發(fā)生的費用，必須在12月31日前報銷；如約定付款期滯后于報銷期的，應先辦理掛帳，到期日再辦理付款；如12月31日前因付款后未取得發(fā)票或未