文件編號(hào)及格式管理制度

1、文件編號(hào)及格式管理制度1 .目的確定文件的編號(hào)規(guī)則是為了使文件有分類標(biāo)準(zhǔn)，以便全公司內(nèi)統(tǒng)一，便于區(qū)分、傳遞、查找和存檔。2 .適用范圍適用于天津市屹馬汽車配件制造有限公司所有部門的行政文件、工藝技術(shù)文件、質(zhì)量管理體系文件。3 .術(shù)語(yǔ)和定義無(wú)4 .職責(zé)與權(quán)限4.1 總務(wù)人事部負(fù)責(zé)行政文件編號(hào)規(guī)則的制定和管理；4.2 質(zhì)檢部負(fù)責(zé)公司總體質(zhì)量管理體系文件編寫規(guī)則的制定和管理；4.3 各部門負(fù)責(zé)本部門文件編號(hào)的正確運(yùn)用。5 .工作程序5.1 代號(hào)說(shuō)明5.1.1 公司及部門代號(hào)說(shuō)明代號(hào)由兩位字母組成，其代號(hào)規(guī)定見(jiàn)下表：序號(hào)部門代號(hào)1總務(wù)人事部ZW2質(zhì)檢部ZJ3財(cái)務(wù)部CW4精益監(jiān)察科JY5生管物流部SG6

2、設(shè)備科SB7銷售科XS8庫(kù)房KF9凈化器車間CJ10工2科GY5.1.2 文件類別代號(hào)說(shuō)明序號(hào)名稱代號(hào)1通知TZ2通報(bào)TB3文SQ4會(huì)議紀(jì)要HY5聯(lián)絡(luò)書LL6報(bào)告BG7制度ZD8計(jì)劃JH9調(diào)令DL10任命書RM11力殺FA12合同HT13月報(bào)YB14周報(bào)ZB15日?qǐng)?bào)RB如有其他類型的文件應(yīng)取拼音字母前兩個(gè)。5.2 文件編號(hào)及識(shí)別號(hào)編制規(guī)則5.2.1 行政文件編號(hào)規(guī)則參照總務(wù)人事部下發(fā)的行政文件編制規(guī)則進(jìn)行，其中各部門代碼按照本規(guī)定5.1.1執(zhí)行。5.2.2 體系文件編號(hào)編制規(guī)則文件序號(hào)過(guò)程條款文件類別體系文件縮寫企業(yè)代號(hào)5.2.2.2 體系文件編號(hào)說(shuō)明a）體：代表質(zhì)量管理體系文件書寫（a代）b

3、）文件類別：X代表I-V類文件夾，也就是ISO9001標(biāo)準(zhǔn)4.2.1條款a）-e）類文件，用a-e 表質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)。 B代表質(zhì)量手冊(cè).c代表程序文件.d代表支持文件.e代表記錄、表單 c） TYM天津屹馬汽車配件制造有限公司d） XX ISO/TS16949: 2009標(biāo)準(zhǔn)條款e） XX文件序號(hào)，從 01-995.2.3 體系文件識(shí)別號(hào)編制規(guī)則5.2.3.1 公司級(jí)體系文件識(shí)別號(hào)構(gòu)成如下：TYM/XX- 00-000文件順序號(hào)年代號(hào)文件類別代號(hào)企業(yè)名稱代號(hào)5.2.3.2 部門級(jí)體系文件識(shí)別號(hào)構(gòu)成如下:TYM/XX/XX-0000-00 文件順序號(hào) 年月代號(hào) 文件類別代號(hào) 部門代號(hào) 企業(yè)名

4、稱代號(hào)5.2.3.3 使用說(shuō)明a）年代號(hào)取最后兩位數(shù)，月代號(hào)按當(dāng)前月份??；b）文件順序號(hào)：各部門分別按文件類型每月從01開(kāi)始順序編號(hào)，例：2011年4月第一個(gè)發(fā)布的文件取 “110401”。5.2.4 技術(shù)文件識(shí)別號(hào)編制規(guī)則5.2.4.1 技術(shù)文件識(shí)別號(hào)構(gòu)成如下：TYM / SG/ * - XX 5.2.4.2 技術(shù)文件識(shí)別號(hào)編制說(shuō)明：a）技術(shù)文件代號(hào)由技術(shù)文件名稱的漢語(yǔ)拼音縮寫組成，由24位大寫字母構(gòu)成。b）年份代號(hào)由當(dāng)前年份的后兩位數(shù)字構(gòu)成。c）文件順序號(hào)由三位數(shù)字構(gòu)成，不夠三位的用“0”補(bǔ)齊。5.3 文件的頁(yè)面設(shè)置5.3.1 頁(yè)眉采用公司標(biāo)識(shí)，放在文件的左上方， 與正文的左側(cè)平齊。頁(yè)眉的

5、顏色統(tǒng)一采用黑色，不包括委外制作復(fù)印的稿紙、單據(jù)等。尺寸要求為：a)A3 格式：高1.30cm ，寬9.62cm；b)A4 格式：高0.90cm ，寬6.69cm；c)B5 格式：高0.80cm ，寬5.87cm；5.3.2 頁(yè)腳將企業(yè)文化和公司口號(hào)的內(nèi)容融入到頁(yè)腳之中，具體要求為：a) 放在文件的右下角，與正文的右側(cè)平齊；b) 字體：統(tǒng)一采用華文行楷，傾斜，字與字之間留一空格；c) B5格式字號(hào)為12, A4格式字號(hào)為14, A3格式字號(hào)為16;d) 顏色統(tǒng)一采用黑色，不包括委外制作復(fù)印的稿紙、單據(jù)等。5.3.3 序號(hào)標(biāo)點(diǎn)a) “一” “二” “三”后面用頓號(hào)。b)(一)(二)(三)(1)

6、(2) (3) 等等，做序號(hào)時(shí)不加頓號(hào)及其他標(biāo)點(diǎn)。c) 1 2 3 A B C a b c 等等，阿拉伯?dāng)?shù)字和拉丁字母做序號(hào)時(shí)后面須用原點(diǎn)號(hào)“ . ”d)各層次序號(hào)依次為：一、 (一)1 (1)5.3.4 分界線必要時(shí)(如在W ord中)可在頁(yè)腳與正文中間加一條分界線，具體要求如下：a) 頁(yè)腳上方分界線統(tǒng)一使用雙線，長(zhǎng)度與文件尺寸相符，選用上粗下細(xì)的線條；b) 線條顏色為黑色，不包括委外制作復(fù)印的稿紙、單據(jù)等；d)線條磅數(shù)為：A4格式磅數(shù)為4磅；B5格式磅數(shù)為3磅；A3格式磅數(shù)為5磅。5.3.5 正文a) 正文字體：統(tǒng)一為宋體，字號(hào)為：小四號(hào)或者四號(hào)，特殊情況可自行調(diào)整；b )行間距要求為固定

7、值：28 磅，特殊情況可自行調(diào)整。5.3.6 頁(yè)邊距a) A3格式為上下、左右各2.5cmb) A4格式為上下、左右各2cmc) B5格式為上下、左右各1.5cm根據(jù)版面情況可做適當(dāng)調(diào)整。5.4 文件編號(hào)及格式管理5.4.1 行政類文件的編號(hào)及格式按照行政文件編制規(guī)則執(zhí)行；5.4.2 各部門編制的體系類文件在文件發(fā)放前需報(bào)請(qǐng)質(zhì)檢部的體系專員進(jìn)行編號(hào)備案后方可發(fā)放； 體系內(nèi)所需記錄表格由責(zé)任部門進(jìn)行編制，并報(bào)請(qǐng)質(zhì)檢部體系專員進(jìn)行編號(hào)備案后方可使用；5.4.3 體系文件的識(shí)別號(hào)由各發(fā)文部門進(jìn)行編號(hào)并記錄后即可發(fā)放；5.4.4 體系內(nèi)制度文件格式按照質(zhì)檢部部統(tǒng)一要求執(zhí)行。5.5 文件編號(hào)及格式的控制

8、5.5.1 文件在發(fā)放前須按照文件編號(hào)管理要求進(jìn)行編號(hào)后發(fā)放，如未按照上述要求執(zhí)行，各接受部門可拒絕接收；5.5.2 記錄表格格式按照主責(zé)部門下發(fā)的表格執(zhí)行，如現(xiàn)行記錄格式不能滿足要求，由主責(zé)部門調(diào)整并上報(bào)質(zhì)檢部備案后方可變更； 如現(xiàn)有表格不能滿足需要， 主責(zé)部門可自行設(shè)計(jì)表格并編號(hào)備案后方可使用。6.相關(guān)支持性文件序號(hào)文件編號(hào)文件名稱1TYM/XZ-ZD-001-2012行政文件編號(hào)規(guī)則7.質(zhì)量記錄序號(hào)記錄編號(hào)記錄名稱保存期限1TYM休 e-4.2.3-03文件發(fā)放/回收記錄3年2TYM休 e-4.2.3-01受控文件清單3年3TYM休 e- 4.2.3-06文件更改通知單3年4TYM休 e

9、-4.2.3-07文件銷毀申請(qǐng)單3年8.更改欄更改欄標(biāo)記處數(shù)更改文件號(hào)簽名日期9 .工作流程無(wú)10 .附表（電子版）物業(yè)安保培訓(xùn)方案為規(guī)范保安工作，使保安工作系統(tǒng)化/規(guī)范化，最終使保安具備滿足工作需要的知識(shí)和技能，特制定本教學(xué)教材大綱。一、課程設(shè)置及內(nèi)容全部課程分為專業(yè)理論知識(shí)和技能訓(xùn)練兩大科目。救護(hù)知識(shí)。2 ）職業(yè)其中專業(yè)理論知識(shí)內(nèi)容包括：保安理論知識(shí)、 消防業(yè)務(wù)知識(shí)、職業(yè)道德、法律常識(shí)、保安禮儀、作技能訓(xùn)練內(nèi)容包括：崗位操作指引、勤務(wù)技能、消防技能、軍事技能。二.培訓(xùn)的及要求培訓(xùn)目的1）保安人員培訓(xùn)應(yīng)以保安理論知識(shí)、消防知識(shí)、法律常識(shí)教學(xué)為主，在教學(xué)過(guò)程中，應(yīng)要求學(xué)員全面熟知保安理論知識(shí)及

10、消防專業(yè)知識(shí)，在工作中的操作與運(yùn)用，并基本掌握現(xiàn)場(chǎng)保護(hù)及處理知識(shí)道德課程的教學(xué)應(yīng)根據(jù)不同的崗位元而予以不同的內(nèi)容，使保安在各自不同的工作崗位上都能養(yǎng)成具有本職業(yè)特點(diǎn)的良好職業(yè)道德和行為規(guī)范）法律常識(shí)教學(xué)是理論課的主要內(nèi)容之一，要求所有保安都應(yīng)熟知國(guó)家有關(guān)法律、法規(guī)，成為懂法、知法、守法的公民，運(yùn)用法律這一有力武器與違法犯罪分子作斗爭(zhēng)。工作入口門衛(wèi)守護(hù)，定點(diǎn)守衛(wèi)及區(qū)域巡邏為主要內(nèi)容，在日常管理和發(fā)生突發(fā)事件時(shí)能夠運(yùn)用所學(xué)的技能保護(hù)公司財(cái)產(chǎn)以及自身安全。2、培訓(xùn)要求1）保安理論培訓(xùn)通過(guò)培訓(xùn)使保安熟知保安工作性質(zhì)、地位、任務(wù)、及工作職責(zé)權(quán)限，同時(shí)全面掌握保安專業(yè)知識(shí)以及在具體工作中應(yīng)注意的事項(xiàng)及一般情況處置的原則和方法。2）消防知識(shí)及消防器材的使用通過(guò)培訓(xùn)使保安熟知掌握消防工作的方針任