公司合同管理系統(tǒng)

1、SY-004:企業(yè)合同管理系統(tǒng)(ECMS)EnterPrise Contract Management System、客戶的業(yè)務(wù)問題隨著競爭越來越激烈，很多企業(yè)在提出優(yōu)化管理的同時意識到信息化工作的必要性，如何盡快、迅速提高公司業(yè)務(wù)和人員運作效率，增強公司的生命力和競爭力，成為公司全體員工、特別是管理層所共同關(guān)注的焦點！合同管理涉及到企業(yè)與外界經(jīng)濟活動的最直接前沿，如何有效的管理合同，是合同管理按企業(yè)規(guī)則有效運行，是每個企業(yè)在新經(jīng)濟環(huán)境中取得有利位置的重要手段。在企業(yè)的合同管理過程中，主要涉及：項目管理招標申請合同申請合同審批合同招標合同執(zhí)行合同付款合同檔案八個大的方面，合同管理過程其實是企業(yè)

2、管理中合同信息流的完整流動過程，當一個合同管理信息流流動完成后，也就表示一個合同生命周期的完成。二、產(chǎn)品滿足客戶的業(yè)務(wù)需求能力企業(yè)合同管理系統(tǒng)(ECMS)能有效的將解決企業(yè)，機關(guān)等用戶的合同管理的需求，主要表現(xiàn)在： 1）以工作項目為數(shù)據(jù)的源頭，使企業(yè)的所有合同必須約束在以批準的項目基礎(chǔ)上，有效制約了合同簽訂的隨意性，使任何合同均有據(jù)可依。 2）以工作流為基礎(chǔ)，將合同的審批納入企業(yè)規(guī)定的工作流范疇，避免手工辦理合同時審批過程的隨意性，不同類型的合同自動按規(guī)定的審批路徑進行流轉(zhuǎn)。 3）在自動審批過程中，節(jié)約了大量的人力時間，避免因簽字不斷追找領(lǐng)導(dǎo)的繁瑣手續(xù)。 4）合同執(zhí)行過程透明公開，每一合同的簽

3、訂到執(zhí)行完成均可有相關(guān)部門全程監(jiān)控。 5）合同執(zhí)行過程中實現(xiàn)合同金額的上限控制，有效的解決合同付款過程中的資金控制。 6）完善的合同臺帳，提供了企業(yè)每年成本控制的基本數(shù)據(jù)。 7）可與成本控制系統(tǒng)無縫集成。 8）支持企業(yè)所有合同的管理：材料采購合同，承包合同，承攬合同，對外承包合同，服務(wù)合同，基建合同等。 9）材料采購合同可與物質(zhì)管理系統(tǒng)進行集成，基建合同可與基建管理系統(tǒng)進行集成，承攬合同可與項目管理系統(tǒng)進行集成。三.產(chǎn)品功能簡述· 工作項目管理企業(yè)計劃部門或綜合管理部門對批準實施的工作項目進行下達，同時可以下達項目資金作為執(zhí)行的控制依據(jù)。對項目進行合同執(zhí)行過程管理，一個項目可以對應(yīng)多

4、個合同 · 招標申請執(zhí)行部門對需要進行招標的項目首先申請招標，通過工作流審批完成后，執(zhí)行部門進行招標環(huán)節(jié)，如果不需要招標可直接進入合同申請環(huán)節(jié)。 · 合同申請項目執(zhí)行部門或項目主管部門對需要簽訂合同的工作項目起草合同文本及技術(shù)協(xié)議等文檔附件，通過工作流在網(wǎng)上進行會簽。· 合同招標如果需要招標的合同，記錄合同招標過程文檔，如乙方評價記錄，乙方資質(zhì)文件，招標會簽記錄等。如進行議標記錄議標記錄。· 工作流根據(jù)合同管理的生命周期，對應(yīng)的工作流有：招標申請工作流，合同會簽工作流，合同變更工作流，乙方資質(zhì)審查工作流（備選），合同付款申請工作流，合同驗收工作流（備選）

5、· 合同審批合同起草后，工作流自動實現(xiàn)網(wǎng)上流轉(zhuǎn)，合同審批工作流能完成各類復(fù)雜的審批流程。· 合同執(zhí)行合同批準后，進入合同自行階段，包括大量的執(zhí)行過程文檔記錄。如：階段驗收文檔，合同變更文檔，合同索賠文檔，合同驗收文檔等。· 合同付款合同執(zhí)行階段，可以分階段進行付款，付款前必須進行付款申請，系統(tǒng)自動計算本次付款的最大金額，同時提醒質(zhì)保金和付款歷史。如果啟用項目資金控制，在付款申請?zhí)峤磺斑€將檢查本合同對應(yīng)項目的可用資金情況，如資金不足，則不能提交付款申請。· 合同檔案合同執(zhí)行完畢，合同管理部門對本合同進行歸檔管理，修正存檔號。歸檔的合同進入合同檔案管理，可以

6、對合同進行全面的合同管理，同時提供合同臺帳供合同管理人員使用。四.產(chǎn)品功能詳解系統(tǒng)組成項目管理項目招標管理是指針對成本中心下達的項目及項目預(yù)算進行招標活動進行的管理，主要功能包括：項目立項、項目預(yù)算、供應(yīng)商及承包商、合作企業(yè)管理、評委專家?guī)旃芾怼⒄袠藴蕚涔芾?、招標實施管理、招標結(jié)束管理等，需要特別說明的是，項目必須來自成本中心下達的項目，而預(yù)算可能分為兩種情況：一種是帶預(yù)算的招標，一種是不帶預(yù)算的招標。帶預(yù)算的招標結(jié)算時可以在可用預(yù)算范圍內(nèi)直接辦理結(jié)算，而不帶預(yù)算的招標在結(jié)算時必須先追加預(yù)算才能辦理付款手續(xù)。項目準備項目準備是合同管理的基礎(chǔ)，企業(yè)必須先對企業(yè)的所有工作進行規(guī)劃，建立企業(yè)工作項目

7、樹，然后各工作部門對企業(yè)下達的工作進行項目申請和合同申請。項目準備按如下步驟進行：企業(yè)工作規(guī)劃類型管理定義企業(yè)工作規(guī)劃模型企業(yè)工作管理中心定義工作管理中心工作規(guī)劃各部門申請項目項目下達項目申請項目申請是各承擔部門對企業(yè)規(guī)劃的工作分類進行明細項目的申請，批準后完成立項，然后才可以進行合同準備工作。招標管理項目招標管理將企業(yè)的招標過程進行全過程管理，項目的資料準備開始，這項工作一般由各申請部門完成，通常也稱為企業(yè)內(nèi)部立項過程。立項資料準備完畢后，由企業(yè)主管部門辦理相關(guān)的審定手續(xù)，并將審定手續(xù)登記到軟件系統(tǒng)中，批準手續(xù)完成后，就可以確定本項目的資金來源了，至此為止，企業(yè)內(nèi)部的立項過程才可以正式結(jié)束。

8、根據(jù)不同部門、不同性質(zhì)的項目，可以靈活地選擇和組織不同的臨時招標機構(gòu)或小組，招標機構(gòu)確立時，也可在專家?guī)熘须S機選擇專家評委，專家評委可以選擇企業(yè)內(nèi)部專家，也可以選擇外面的專家，至此，招標工作正式啟動。招標機構(gòu)著手準備招標文件，確定出臺或直接分發(fā)或網(wǎng)上發(fā)布的方式進行標書傳遞。對通過資質(zhì)審查的承包商所提交的招標文件進行管理，投標文件包括：封面，招標文件目錄，商務(wù)文件，技術(shù)文件，商務(wù)文件又包括：招標函、招標授權(quán)、招標報價表、分項報價一覽表，貨物說明一覽表，偏差表，招標保函，資格證明文件，招標文件修正文件，制造廠家資格及授權(quán)，交貨進度表，招標人現(xiàn)場代表派遣計劃表，超重或超尺寸貨物清單，主要設(shè)備、部件制

9、造商名單及分包商名單，培訓(xùn)計劃，安裝，須調(diào)試和調(diào)試中提供安裝和相關(guān)服務(wù)，產(chǎn)品樣本，承諾書，備品備件制造構(gòu)件等。而技術(shù)文檔則包括：技術(shù)說明，設(shè)備性能，參數(shù)保證，業(yè)績證明，質(zhì)量認證證明文件，生產(chǎn)許可證明文件，標準檢測報告，技術(shù)規(guī)范/規(guī)格和圖樣，設(shè)計聯(lián)絡(luò)會安排，技術(shù)文件提交進度表，施工計劃，工程機械設(shè)備清單等。資料準備完畢后，招標機構(gòu)即可辦理招標手續(xù)，開標，評標和定標。招標記錄文件有：供應(yīng)商評價記錄表，供應(yīng)商資質(zhì)審查表，招標記錄表，談判記錄表，招標結(jié)果記錄表，招標結(jié)果會簽表，供應(yīng)商評分記錄表等。將相關(guān)記錄登記到軟件系統(tǒng)中，最后進入合同簽訂手續(xù)合同會簽合同文書是在招標工作完成后進行的后續(xù)工作。本模塊主

10、要完成合同法律文本的相關(guān)管理功能。包括合同規(guī)范文本，格式合同文本，合同文本起草，合同文本審批紀錄，合同文本鑒定等功能。企業(yè)合同文本可以分為兩大類，一類是規(guī)范文本，一類是格式文本。兩類文本均可采用模板管理方式，以合同類型為基礎(chǔ)，將行業(yè)內(nèi)通用的規(guī)范文本作為標準合同文本，起草部門從模板中取得標準文本稍加修改后即可形成一個合同草本。 合同文本起草 待辦事宜 已處理任務(wù) 任務(wù)監(jiān)控 掛起任務(wù)根據(jù)合同管理要求，可以設(shè)定很多網(wǎng)上審批的工作流，對需要的合同審批事項先定義號各類word 文檔的模板，然后企業(yè)人員需要申請時只要將內(nèi)容填好，然后有工作流自動完成網(wǎng)上審批工作。在網(wǎng)上起草申請，并發(fā)送給相關(guān)負責人

11、進行審批，實現(xiàn)無紙化辦公。審批人可以在網(wǎng)上直接對申請內(nèi)容進行修改、審批，注明審批意見，并蓋章或簽名。申請內(nèi)容在多個審批人之間按順序自動流轉(zhuǎn)，審批過程即可以在建立審批模板時設(shè)定，也可以由起草者設(shè)定?？梢栽趯徟芾碇懈鶕?jù)單位要求設(shè)置模板的統(tǒng)一格式，可以設(shè)置每個模板的使用者、管理者和修改者。具有使用權(quán)限的用戶能夠使用模板起草申請；具有管理權(quán)限的用戶能夠在表單管理中管理使用該模板起草的申請；具有修改權(quán)限的用戶能夠?qū)δ０暹M行維護。審批的流程即可以采用固定流程，一個模板梆定一個流程的方式，也可以設(shè)定允許在流轉(zhuǎn)過程中自定義流程或修改已設(shè)定的流程，流程支持直流、分流、并流、條件分支、流程嵌套以及各種協(xié)辦、聯(lián)辦

12、等復(fù)雜流程。在審批中，可以按照角色進行審批的流轉(zhuǎn)，可以通過相對路徑找到相應(yīng)的崗位，如審批者的上級領(lǐng)導(dǎo)，當前審批者的上級領(lǐng)導(dǎo)。流程中可以支持退文的功能，可以退到以前的任何一級，也可以退回到發(fā)起人.在審批過程中，支持痕跡保留，電子印章，手寫簽名、全文批注。可以實現(xiàn)催辦，督辦，統(tǒng)計。合同執(zhí)行管理合同執(zhí)行管理是指自合同登記之日起到合同結(jié)束這一時間段的合同狀態(tài)。合同執(zhí)行管理主要就是對這一階段一個合同形成的各類狀態(tài)變更記錄，招標記錄，驗收記錄，工作進度信息，通過進度監(jiān)控，可以全面掌握一個合同的執(zhí)行情況，對合同的進度進行有效監(jiān)督，對合同付款進度進行有效管理。項目合同和非項目合同均直接起草合同文本，合同文本可

13、以直接手工輸入，也可以直接從合同模板中導(dǎo)入。合同模板管理可以有效地對企業(yè)的規(guī)范合同文本進行管理，所有起草合同的部門均可直接使用合同模塊進行合同起草。合同文本必須登記到軟件系統(tǒng)中，在登記合同正本的同時，也必須將合同的所有附件同時進行登記。合同正文登記之前，由于管理的需要，必須將合同的基本項信息抽取出來，錄入到或補錄到合同信息主表中，常見的如合同乙方、合同金額、工程明細、合同進度等。合同各類信息登記完成以后，合同管理人員或承擔合同的部門必須編制合同進度計劃和合同付款進度表，以利用合同執(zhí)行階段的監(jiān)督。合同文本起草：項目承擔部門或上級主管部門起草合同文本，提交到系統(tǒng)中，系統(tǒng)自動選擇工作流進行網(wǎng)上流轉(zhuǎn)，

14、起草人只需要監(jiān)控流轉(zhuǎn)進度即可直到合同目前審批的進度。合同會簽：工作流自動找到相應(yīng)的審批人，完成自動流轉(zhuǎn)，不可人工干預(yù)審批過程。合同變更申請：當合同執(zhí)行階段需要進行合同變更時，相關(guān)部門提交變更申請，網(wǎng)上審批。合同變更審批：審批合同變更申請，批準后變更有效，可依駁回申請。合同執(zhí)行文檔管理：管理合同執(zhí)行過程中的各類文檔，如階段驗收報告，階段付款文檔，合同變更文檔等。合同索賠管理：當合同出現(xiàn)糾紛時，需要進行合同索賠管理，記錄合同索賠相關(guān)文檔。合同驗收申請：合同驗收申請，可選功能。合同驗收審批：合同驗收申請審批，可選功能。合同付款可以對成本中心的付款申請功能進行改造和加強，付款申請時必須附帶上合同號，經(jīng)

15、審批后財務(wù)辦理付款時必須根據(jù)合同號結(jié)合付款計劃進行付款，否則不予付款。合同費用管理主要是針對合同的預(yù)付款、階段付款、質(zhì)保金、索賠收款等進行全面管理。同時對各類合同進行費用統(tǒng)計，費用分析，追加減少預(yù)算資金等。如果企業(yè)的預(yù)算工作很細，則可以結(jié)合預(yù)算管理，在成本中心軟件中直接下達和變更預(yù)算，而付款時財務(wù)也可直接利用原有的預(yù)算控制合同的付款。合同付款申請：可以對合同進行多次付款，單合計付款不能大于合同總額。合同付款審批：對付款申請進行審批。合同歸檔合同管理部門定期對自行完畢的合同進行歸檔處理，歸檔時校正合同號和合同歸檔號。歸檔后的合同自動結(jié)束，不可對本合同進行任何操作。合同工作流本系統(tǒng)涉及工作流如下：

16、n 招標申請工作流（可選）n 招標資料準備工作流（可選）n 供應(yīng)商推薦工作流（可選）n 標書審核工作流（可選）n 合同會簽工作流n 合同變更申請工作流（可選）n 項目開工申請工作流（可選）n 項目驗收工作流（可選）n 合同付款申請工作流在每個工作流中，都包含了各種類型的分支處理，如合同付款申請工作流，在定義時將材料采購合同，燃料采購合同等多種判斷條件同時設(shè)置在一個工作流中即可，沒有必要對每種類型的合同單獨設(shè)置一個工作流，這樣將不利于工作流的管理，也不利于以后工作流的改變。合同臺帳綜合查詢時針對領(lǐng)導(dǎo)和專業(yè)合同管理人員進行的功能設(shè)置，主要對合同的原始資料，合同執(zhí)行進度，合同的付款，合同的結(jié)束資料進

17、行全面綜合的查詢。五.產(chǎn)品獨特之處順宇ECMS系統(tǒng)是一個技術(shù)先進、功能強大的網(wǎng)絡(luò)化合同管理平臺。它集成了目前主流的計算機與通信技術(shù)科學(xué)、管理與行為科學(xué)、系統(tǒng)工程與人機工程學(xué)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)以及圖文處理技術(shù)，可以綜合處理合同文本中涉及到的各種格式的語音、數(shù)據(jù)、文字、圖像等文件。同時，本系統(tǒng)結(jié)合客戶的實際需要，進行了一系列改進和創(chuàng)新，使之無論在技術(shù)架構(gòu)、系統(tǒng)結(jié)構(gòu)、管理思想、使用性能上都達到了國內(nèi)先進水平，并具有一些特色鮮明的優(yōu)勢：n 內(nèi)嵌基于角色的工作流引擎，國內(nèi)唯一在工作流中轉(zhuǎn)移條件無需編程；n 采用橫縱向相結(jié)合功能菜單，符合人的視覺流程；n 引入portal技術(shù)，實現(xiàn)用戶主頁面的內(nèi)容個

18、人定制；n 引入sybase 公司的datawindow技術(shù)，全面解決中間層的技術(shù)難題；n C#成熟架構(gòu)，全面支持WebService，跨平臺、擴展無極限；n 根據(jù)不同級別設(shè)置權(quán)限管理，用戶權(quán)限設(shè)置簡單靈活，確保信息安全；n 首創(chuàng)基于合同生命過程的全過程管理思想，真正實現(xiàn)了合同從需求，生成，執(zhí)行，結(jié)束完整周期的管理，使企業(yè)的合同管理跨上了一個可以信賴，實用完善的工作平臺；n 合同相關(guān)文檔在線編輯，支持WORD/EXCEL、審批過程痕跡保留、支持電子印章、手寫簽名。n 系統(tǒng)中首次引入文檔服務(wù)器，將合同文檔和數(shù)據(jù)庫分離，避免數(shù)據(jù)庫處理大量文檔數(shù)據(jù)而引起的擁塞。n 首次在合同管理軟件中引入工作執(zhí)行追

19、蹤思想，實現(xiàn)工作任務(wù)從指派到合同執(zhí)行到合同完成的全過程管理。n 支持用戶自定義WEB服務(wù)器集群，用戶可以根據(jù)系統(tǒng)的實際負載隨時改變web服務(wù)器的配置。六.主要技術(shù)參數(shù)本協(xié)同辦公系統(tǒng)可以分布式運行方式進行程序運行以及數(shù)據(jù)傳輸。本協(xié)同辦公系統(tǒng)支持服務(wù)器集群、分發(fā)式服務(wù)器和二級服務(wù)器，系統(tǒng)兼容性好，系統(tǒng)能夠運行于Windows98、Windows2000、WindowsXP、Windows2003、LINUX、Unix及小型機操作系統(tǒng)等各種操作平臺上。七.我們的服務(wù)購買順宇ECMS系統(tǒng)只是我們合作的開始，山東順宇的“五八六三”管家式服務(wù)（“五心”服務(wù)精神、八項服務(wù)承諾、六大服務(wù)內(nèi)容、三級服務(wù)體系）盡

20、可以使我們的客戶安枕無憂，盡享軟件系統(tǒng)帶來的無限辦公樂趣，而無任何后顧之憂。7.1 “五心”服務(wù)精神：專心、耐心、細心、貼心、放心7.2八項服務(wù)承諾：提供1小時內(nèi)的服務(wù)請求響應(yīng)，省內(nèi)24小時到達現(xiàn)場，省外三天內(nèi)到達。簡單問題8小時內(nèi)提供解決方案。復(fù)雜問題24小時內(nèi)提供解決方案。終身免費維護升級及終身免費技術(shù)支持。終身免費協(xié)助重裝軟件系統(tǒng)、數(shù)據(jù)恢復(fù)工作。終身免費指導(dǎo)數(shù)據(jù)備份、二次開發(fā)。終身免費指導(dǎo)涉及到本系統(tǒng)的軟、硬件及計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。實現(xiàn)7X24小時的在線服務(wù)。7.3六大服務(wù)內(nèi)容：7.3.1定制服務(wù) 根據(jù)客戶的具體工作模式，我們會與客戶共同分析工作流程和其中的數(shù)據(jù)邏輯變化，以及特殊業(yè)務(wù)規(guī)則，免費把這些具有客戶行業(yè)特征、日常運作特性的管理功能整理成適合客戶的實用、貼身、低成本的解決方案，并將方案配置實現(xiàn)，即根據(jù)客戶的需求定制系統(tǒng)。7.3.2升級服務(wù) 對于購買產(chǎn)品的客戶，我們提供免費升級服務(wù)，在系統(tǒng)升級之后的3-6個月，各版本的客戶享受隨系統(tǒng)升級而升級的服務(wù)，將使自己的系統(tǒng)保持在最先進的狀態(tài)。7.3.3二次開發(fā)服務(wù)隨著用戶使用的深入和企業(yè)的發(fā)展，客戶往往需要對系統(tǒng)進行二次開發(fā)乃至多次開發(fā)，我們將根