PPT制作方法(經(jīng)典)

1、1石化盈科業(yè)務(wù)技術(shù)部知識(shí)分享-PPT文檔的制作2014年1月2知識(shí)分享的準(zhǔn)備思路受眾分析與素材準(zhǔn)備 受眾的組成、接受習(xí)慣、希望從本次溝通中得到的內(nèi)容 收集石化盈科的CI材料、業(yè)務(wù)技術(shù)部的現(xiàn)用模板 自己手中有的培訓(xùn)素材培訓(xùn)需求PPT設(shè)計(jì)心得 PPT的Style 咨詢PPT中的YES&NO 如何設(shè)計(jì)整篇和單頁P(yáng)PTPPT制作技巧 工具的準(zhǔn)備 PPT的操作 PPT的修改與完善借助PPT的溝通 書面溝通：郵件發(fā)送注意事項(xiàng)等 演講技巧附錄 參考書目 PPT模板3PPT設(shè)計(jì)心得4目錄1選擇適當(dāng)?shù)腜PT風(fēng)格2PPT的整體設(shè)計(jì)3頁面設(shè)計(jì)的基本原則4PPT的配色5 5受眾分析是進(jìn)行一切溝通活動(dòng)的必要準(zhǔn)備

2、你的受眾是誰？聽眾有什么個(gè)性偏好？（色彩、語速、文字、結(jié)構(gòu)）聽眾想收獲什么？聽眾如何獲取信息？（視覺型、聽覺型、感覺型） 一個(gè)PPT只對(duì)一類人服務(wù)，不要試圖在一個(gè)PPT里面既講管理又講技術(shù) 演講PPT的場(chǎng)合非常重要，是一對(duì)一？或是一對(duì)多？或是公開演講你的PPT永遠(yuǎn)為受眾服務(wù)，設(shè)計(jì)的時(shí)候千萬不要以自我為中心!6 6根據(jù)所要傳遞的信息內(nèi)容選擇適當(dāng)?shù)腜PT風(fēng)格工作報(bào)告企業(yè)宣傳項(xiàng)目宣講培訓(xùn)課件咨詢方案休閑娛樂競(jìng)聘演說其他風(fēng)格7 7 “簡明”的頁面風(fēng)格 每一頁都有故事線，故事線概括了本頁的主要內(nèi)容 結(jié)構(gòu)完整，整套PPT有清晰的起承轉(zhuǎn)合的結(jié)構(gòu) 內(nèi)容完整，受眾通過PPT的閱讀就能掌握咨詢建議的全部內(nèi)容 PP

3、T內(nèi)容的各部分之間，有過渡頁相區(qū)隔，并體現(xiàn)結(jié)構(gòu)關(guān)系 所有的引用數(shù)據(jù)需要注明數(shù)據(jù)來源 作為交付物，每一頁都有公司的LOGO PPT中的畫圖主要是為了體現(xiàn)文字內(nèi)容的結(jié)構(gòu)關(guān)系，力求簡潔，盡量少用漸變色和陰影、戒顏色過亮、面積過大、或者位置過突出 不要使用消極、貶低的圖片和文字 盡量少使用動(dòng)畫，包括頁面切換動(dòng)畫以及頁面內(nèi)的動(dòng)畫 不要將客戶的LOGO與本公司的平放在一起，如果一定要同時(shí)使用兩個(gè)LOGO,可以分別在頁眉和頁腳使用通過PPT制作中的“YES”&“NO”了解什么是咨詢的PPT咨詢方案PPT應(yīng)有的特點(diǎn)咨詢方案PPT中應(yīng)避免的 8目錄1選擇適當(dāng)?shù)腜PT格2PPT的整體設(shè)計(jì)3頁面設(shè)計(jì)的基本原

4、則4PPT的配色9 9用講故事的思路來進(jìn)行PPT的設(shè)計(jì)整份PPT的故事每頁P(yáng)PT的故事n PPT架構(gòu)n PPT導(dǎo)航n 頁面排版n 視線引導(dǎo)只有被一條線索、一種結(jié)構(gòu)、一套邏輯貫穿起來的內(nèi)容才構(gòu)成為一個(gè)故事PPT的構(gòu)思設(shè)計(jì)1010在制作PPT前應(yīng)首先梳理出清晰的故事線1111整份PPT的故事設(shè)計(jì)（1）快速列出中心思想列出分析問題的經(jīng)典框架n分析可以獲得的素材n將素材放進(jìn)對(duì)應(yīng)的框架下完成金字塔構(gòu)建你的“金字塔”自上而下金字塔原理1212整份PPT的故事設(shè)計(jì)（2）完成金字塔n零星的素材n想辦法搜集更多n構(gòu)建初步的框架結(jié)構(gòu)n不斷發(fā)現(xiàn)新的素材材料n框架結(jié)構(gòu)逐步完善n調(diào)整素材材料分類n給框架補(bǔ)充新的內(nèi)容n形

5、成完整的框架結(jié)構(gòu)和內(nèi)容支撐n好的金字塔結(jié)構(gòu)可以不斷重復(fù)復(fù)用構(gòu)建你的“金字塔”自下而上金字塔原理1313最終成稿的整份PPT的情節(jié)有很多種類說明式片頭封面目錄過度過度過度正文過度結(jié)尾片頭封面封面內(nèi)頁封面結(jié)尾羅列式片頭場(chǎng)景一場(chǎng)景二場(chǎng)景三場(chǎng)景四場(chǎng)景五結(jié)局故事式PPT演義剖析式過度過度片頭封面抒情式你的情節(jié)片頭引子結(jié)尾過度問題方案剖析結(jié)尾背景事件觀點(diǎn)PPT演義 PPT有標(biāo)題頁、正文、結(jié)束頁三類幻燈片，體現(xiàn)你的邏輯性 完成PPT之后，切換到“瀏覽視圖”，整體看看有沒有不協(xié)調(diào)的地方1414單頁P(yáng)PT的故事設(shè)計(jì)（1）：邏輯關(guān)系的設(shè)計(jì)邏輯關(guān)系 PPT的結(jié)構(gòu)邏輯要清晰、簡明 常見的邏輯關(guān)系有并列、綜合、遞進(jìn)、層

6、級(jí)、沖突、包含、對(duì)比、關(guān)聯(lián)、交叉、組織、擴(kuò)散、強(qiáng)調(diào)、聯(lián)動(dòng)、循環(huán)等 各種PPT模板里都有現(xiàn)成的邏輯關(guān)系模板，在制作PPT時(shí)可以選擇使用，但往往簡單的模板更好用1515單頁P(yáng)PT的故事設(shè)計(jì)（2）：頁面排版的設(shè)計(jì)頁面排版視線引導(dǎo) 單個(gè)幻燈片布局要有空余空間，要有均衡感 12字真言：“能用圖，不用表；能用表，不用字” Magic Seven法則（7士259）：每張幻燈片傳達(dá)5個(gè)概念效果最好，7個(gè)概念人腦恰恰好可以處理，超過9個(gè)概念負(fù)擔(dān)太重了1616根據(jù)人們閱讀時(shí)的視線習(xí)慣將PPT的頁面劃分為不同區(qū)域主要視覺區(qū)高潛力區(qū)中軸區(qū)低潛力區(qū)終端區(qū)基本原則：從左到右、從上到下1717PPT頁面中視線引導(dǎo)的應(yīng)用趨向

7、相同形狀向下一號(hào)碼移動(dòng)沿箭頭移動(dòng)趨向相同顏色18目錄1選擇適當(dāng)?shù)腜PT格2PPT的整體設(shè)計(jì)3頁面設(shè)計(jì)的基本原則4PPT的配色1919PPT頁面設(shè)計(jì)的基本原則要懂點(diǎn)設(shè)計(jì)原則對(duì)齊聚攏對(duì)比重復(fù)降噪留白2020n 圖文排版是否對(duì)齊n 表格正文是否對(duì)齊n 頁面標(biāo)題是否對(duì)齊對(duì)齊n 段落間距是否對(duì)齊對(duì)齊是制作整潔PPT的首要原則2121小CASE2222n 無關(guān)內(nèi)容是否分離n 段落層次是否區(qū)隔n 圖片文字是否協(xié)調(diào)聚攏n 相關(guān)內(nèi)容是否匯聚通過聚攏形成有意義的內(nèi)容2323小CASE2424小CASE2525n 更改字號(hào)n 變換顏色對(duì)比n 突出重點(diǎn)通過對(duì)比捕捉注意力2626小CASE2727小CASE2828n

8、一致的排版n 一致的字體n 一致的配色重復(fù)n 一致的模板通過重復(fù)可以突出內(nèi)容的關(guān)聯(lián)性2929小CASE3030小CASE3131n 刪除多余的文字n 刪除多余的顏色n 刪除多余的特效降噪n 刪除多余的背景降噪是為了突出重點(diǎn)3232小CASE3333小CASE3434n 讓大腦可以思考n 讓眼睛可以休息留白n 讓視野可以聚焦留白是用于演示和講解的PPT經(jīng)常采用的技巧3535小CASE3636小CASE37目錄1選擇適當(dāng)?shù)腜PT格2PPT的整體設(shè)計(jì)3頁面設(shè)計(jì)的基本原則4PPT的配色3838將色彩應(yīng)用于PPT，幫助吸引眼球、渲染情境、表達(dá)觀點(diǎn) 如果在暗室(如大廳)中進(jìn)行演示，使用深色背景(深藍(lán)、灰等

9、)再配上白或淺色文字可取得不錯(cuò)的效果 暖色最適于用在顯著位置的主題上(如文本)，因?yàn)樗稍斐蓳涿娑鴣淼男Ч?燈光明亮的房間內(nèi)，白色背景配上深色文字處理會(huì)更好地維持視覺效果n冷色最適合做背景色，因?yàn)樗鼈儾粫?huì)引起我們的注意暖色暖色冷色冷色：紫、靛青、藍(lán)、碧綠、綠等暖色：紅、朱紅、橙、琥珀、黃等黑灰白灰色是由黑白按不同比例組成的一個(gè)色系，這個(gè)比例稱為灰度中性色大量冷(暖)色構(gòu)成主色調(diào)，少量暖(冷)色和中性色起緩沖作用暖色用于表現(xiàn)積極、正面的信息，冷色用于表達(dá)中性、負(fù)面 的信息3939PPT配色原則 整個(gè)PPT，包括圖表，最好不要超過4種顏色 整個(gè)PPT的幾種顏色，一定要協(xié)調(diào)，因此建議多用同一個(gè)色調(diào)的

10、 不要自造顏色，而應(yīng)用屏幕取色器，去扒已經(jīng)成功應(yīng)用的顏色 完成PPT之后，切換到“瀏覽視圖”，整體看看顏色有無突兀的地方http:/ 一些顏色有其慣用的含義，例如紅色表示警告，而綠色表示認(rèn)可 可使用這些相關(guān)顏色表達(dá)您的觀點(diǎn)，但由于這些顏色可能對(duì)不同國家的用戶具有不同的含義，請(qǐng)謹(jǐn)慎使用 根據(jù)不同的調(diào)查顯示，5% 至 8% 的人有不同程度的色盲，其中紅綠色盲為大多數(shù) 因此，請(qǐng)盡量避免使用紅色綠色的對(duì)比來突出顯示內(nèi)容 具有不同顏色的相同信息可能表達(dá)不同的含義 例如，使用紅色和橙色的文字顯著增強(qiáng)單詞“Hot”的含義，而使用藍(lán)色文字，則該單詞的含義就會(huì)被弱化 避免僅依靠顏色來表示信息內(nèi)容 應(yīng)做到讓所有用

11、戶，包括盲人和視覺稍有障礙的人都能獲取演示文稿中的所有信息4141參考色譜217.217.217146.208.80225.192.0247.229.18979.129.189169.171.175146.208.80225.192.0230.187.1320.112.19281.82.86146.208.80225.192.085.70.57淡色標(biāo)準(zhǔn)色重色0.112.19242PPT制作技巧4343定義你自己的工具箱4444定義取消操作次數(shù)，以便于多次返回4545OFFICE家族通用 Ctrl-C: 復(fù)制 Ctrl-X: 剪切 Ctrl-V: 粘貼 Ctrl-S: 保存 Ctrl-A: 全選

12、 Ctrl-Z: 撤銷上一動(dòng)作 Ctrl-Y: 恢復(fù)上一動(dòng)作 Ctrl-Alt-C:復(fù)制格式PPT專有 F5: 放映 SHIFT+F5: 從當(dāng)前頁開始放映 ESC: 取消放映 SHIFT+F9: 顯示或隱藏網(wǎng)格 ALT+F9: 顯示或隱藏參考線 ALT+SHIFT+ :升級(jí) ALT+SHIFT+ :降級(jí) ctrl+:放大文字 ctrl+:縮小文字 常用快捷鍵4646文本操作這幾個(gè)選項(xiàng)經(jīng)常要用到，基本保持在“不自動(dòng)調(diào)整”以及“自動(dòng)換行”文本輸入不要加陰影！在Bullet后面的文字，句末不要加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)！4747圖表操作4848圖片操作4949動(dòng)畫操作5050最多和最少的操作插入視頻與音頻插入Fla

13、sh動(dòng)畫對(duì)齊！5151文本格式的調(diào)整當(dāng)您編輯文本框的時(shí)候，水平的標(biāo)尺可能象下面一樣12上面的三角控制著段落第一行的縮進(jìn)下面的三角控制著段落第二行和第二行以后行的縮進(jìn)這些三角控制二級(jí)文本表格標(biāo)示表格標(biāo)示控制1212n未調(diào)整的粗體點(diǎn)未調(diào)整的粗體點(diǎn)（bullet)使得文本就象這樣對(duì)齊n調(diào)整過的粗體點(diǎn)(bullet)使得文本象這樣完美地左對(duì)齊這里的三角都是用來調(diào)整粗體點(diǎn)(bullet)，就是為了讓位于左邊的粗體點(diǎn)能夠?qū)R注意！千萬不要試圖用空格來對(duì)齊文本，這種方法不僅不可行并且是浪費(fèi)時(shí)間，并且這種方法會(huì)給以后調(diào)整文本格式帶來種種的麻煩5252開始制作PPT前，需要準(zhǔn)備PPT的模板做好模板的好處選擇模板

14、的原則使用模板的要求 采用統(tǒng)一的底版和模板，保持整篇PPT的格式統(tǒng)一 采用事先繪制好的圖表格式，根據(jù)需要的邏輯選擇性使用，節(jié)省制作PPT的時(shí)間 所有風(fēng)格中，最重要的是“簡明”的風(fēng)格，不會(huì)搶主題文字的風(fēng)頭商業(yè)場(chǎng)合，一般應(yīng)趨于保守的風(fēng)格如果做企業(yè)內(nèi)部報(bào)告，應(yīng)該用企業(yè)的模板；如果是做學(xué)術(shù)報(bào)告，可以使用白底色模板除非是特殊的場(chǎng)合，比如婚慶，生日宴會(huì)，不要用花哨的模板 用標(biāo)準(zhǔn)的、已被成功應(yīng)用的各類圖表工具，不要自造 使用PPT前，首先檢查母版，防止因母版的問題影響文檔一致性 從其他材料復(fù)制內(nèi)容過來，要選擇是否使用源格式，防止母版的混亂 從其他材料復(fù)制圖形和色彩過來，要選擇是否使用目標(biāo)主題，防止色彩的混亂

15、5353結(jié)束一套PPT的制作后，應(yīng)檢查和注意的事項(xiàng) PPT的大標(biāo)題，頁眉頁腳日期是否正確 每張PPT的標(biāo)題是否正確 PPT整體的協(xié)調(diào)性，包括每張PPT的字體，BULLET的大小、顏色和行距，多個(gè)圖形是否對(duì)齊 整篇PPT的顏色是否協(xié)調(diào)，不要用過于鮮艷的色彩 文字、圖片整體的擺放是否居中，最好不要把整張PPT充滿 運(yùn)用的模板與PPT是否符合邏輯和結(jié)構(gòu) 當(dāng)遇到細(xì)致，多元素的PPT時(shí)，最好以150的顯示比例進(jìn)行制作和檢查54借助PPT的溝通5555使用PPT的書面溝通需要注意以下幾點(diǎn)：1、頁面調(diào)整發(fā)送給客戶前，將頁面調(diào)整到適合閱讀的大小 256562、文件壓縮發(fā)送給客戶前，將PPT壓縮到合適的尺寸不能

16、一味求小，客戶方有打印和投影的需求57573、OFFICE版本確認(rèn)事先了解到客戶使用的OFFICE版本，避免其不能打開文件5858借助PPT的現(xiàn)場(chǎng)溝通，除演講技巧外，還需要注意注意事項(xiàng)3. 確定設(shè)備音頻和視頻功能，注意室內(nèi)光線，要明確如果發(fā)生什么事情可以給誰打電話2. 提前到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)，與設(shè)備人員共同進(jìn)行演示準(zhǔn)備工作5. 準(zhǔn)備備用圖像資料4. 過渡時(shí)間較長或回答聽眾問題時(shí)，建議保持空屏保障聽眾把注意力集中到你身上而不是屏幕上 1. 在演示前練習(xí)、練習(xí)、再練習(xí)，演示時(shí)再練習(xí)就太晚了 根據(jù)環(huán)保的原則，盡量不提供打印版的PPT 如果一定要打印，選擇打印成講義版：點(diǎn)擊“工具選項(xiàng)”命令，單擊“打印”選項(xiàng)卡“此文檔的默認(rèn)打印設(shè)置”標(biāo)題下，單擊“使用下列打印設(shè)置”在“顏色/灰度”框中選擇“灰度”模式，是黑白打印機(jī)上打印彩色幻燈片的最佳模式在“顏色/灰度”框中選擇“純黑白”模式，將大部分灰色陰影更改為黑色或白色，可用于打印草稿或清晰可讀的演講者備注和講義5959演講的過程中需要注意演講結(jié)構(gòu)需要包含開展白、主體演講、結(jié)束語1最大的忌諱是演講的時(shí)候，對(duì)著PPT照本宣科地念上面的文字KISS (Keep It